tics aplicadas a salud

TICs aplicadas para

mejorarla operatividad y la gestión

de un centro de salud.

José L. Ciani (1,2), Débora S. Guevara (1), Mauricio G. Magurno(1)

1 2

Caso de EstudioSoluciones implementadas en el Instituto Santa Lucía

Paraná (ISLP), centro de salud privado, ambulatorio,

situado en la ciudad de Paraná, Prov. de Entre Ríos,

Argentina

Entre los años 2007-2009

ISLP adquirió y

refuncionalizó un viejo

sanatorio dotándolo de la

infraestructura y la

tecnología necesaria para

el ejercicio de la medicina

actual y el confort que

exigen los pacientes

Se realizan prácticas médicas

ambulatorias: consultas, estudios de

diagnóstico, tratamiento y cirugías,

principalmente oftalmológicas y otras

especialidades médicas sin internación:

plástica, piel, otorrinaringología, etc

- 14 médicos oftalmólogos, oculplásticos y residentes de oftalmología

- 17 personas de apoyo: técnicos, enfermeros, secretarias, administración,

limpieza, vigilancia…

- 33.000 prácticas anuales

TICs en el ámbito de salud - (e-salud)

El desarrollo actual de las TICs (Tecnologías de la Información y la

Comunicación) ha avanzado y ayudando en mucho, a satisfacer las

necesidades operativas y de gestión de un centro de salud.

El dinamismo del concepto de TICs nos lleva, hoy en día, no sólo

a cuales sistemas debemos instalar sino que también como

integrarlos para obtener los mejores resultados.

Planteo del problema

El diseño edilicio, exigía la diagramación de los sistemas tecnológicos ….El

disparador fue:“¿por donde debemos prever que pasarán los cables?”.

Pero como equipo de gestión, nos faltaba realizar una tarea más importanteantes de poder brindar el dato….:

-Evaluar integralmente nuestras necesidadesoperativas y de gestión

- relevar posibles soluciones- tener en cuenta nuestra experiencia institucional- asesorarnos e investigar el mercado en busca de aquellas soluciones tecnológicas que fueran apropiadas.

Objetivo

Incorporar aquellos sistemas tecnológicos que sean necesarios para lograr una organización eficiente de las actividades médicas y no médicas del Instituto, teniendo en cuenta que:

- Sean lo más independientemente posible de la labor humana.

- Tengan un costo de implementación razonable en función de las opciones de mercado disponibles.

Necesidades concretas

• Comunicación interna: personal <-> médicos, médicos -> pacientes.

• Gestión de turnos: personales, telefónicos o por web, volcándolos a

agendas, vinculado con proceso de admisión y administración contable.

• Historia Clínica digitalizada.

• Banco de Estudios e Imágenes digitalizado.

• Educación y actualización profesional, médica y técnica.

• Servicios de información al paciente y divulgación científica.

• Indicadores de gestión: múltiples parámetros.

• Manejo de la Seguridad - Bioseguridad.

• Soporte a la administración contable, recursos físicos y tecnológicos.

TICs como soluciones, optimización a través de la integración

Ante estas necesidades, las Tecnologías de la Información y la Comunicación

son las soluciones que hoy en día por naturaleza aparecen.

La pregunta planteada era : ¿Cuáles tecnologías debíamos adoptar?.

La respuesta: sistemas informáticos + ….

. …. sistemas: telefónicos, de video, control de acceso, de audio, anti-incendio, anti-intrusos…..

Para optimizar los recursos tecnológicos es indispensable además lograr su

integración, intercomunicación que se debe dar con la mínima intervención del usuario.

Necesidades Sistemas involucrados

Comunicación interna Telefónico – Audio

Turnos, agendas, admisión Informático – Telefónico - Web

Historia Clínica Informático

Estudios e Imágenes Informatico - Video

Educación y Capacitación Informatico – Video – Audio

Información al paciente y

divulgación científica

Informático – Telefónico - Video

Audio

Indicadores de gestión Informático – Telefónico – Video

Acceso

Seguridad bienes y personas Acceso –Anti Incendio Anti

Intrusos - Video – Informático-

Telefónico

Bioseguridad Acceso – Informático

Soporte adm. Contable Informático

Soporte adm. Recursos

Físicos y Tecnológicos

Informático – Video Acceso

Características de los sistemas

Sistema informático:

- 2 servidores, módem IP ADSL, 20 PCs, 4 impresoras, 2 notebook.

- Ambos servidores son gemelos respecto a su hardware.

- Todos demás sistemas establecen comunicación con éste.

Sistema telefónico:

- Central analógica-digital escalable

- 4 líneas externas y 34 internas

- Configurada desde y envía reportes hacia el

servidor 2

Sistema de Audio:

- 5 circuitos independientes con sus respectivos elementos

- con vinculaciones entre si y con otros sistemas. (Telefónico y Video)

Sistema de video:

- 2 circuitos independientes

- S con 11 cámaras analógicas, 2 puestos control + 3 via web, grabación

- M=14 bocas interfase con: cámaras analógicas, dispositivos de captura,

salidas de video, grabadora, TV y Monitores

Características de los sistemas

Sistema de Control de Acceso y horarios del personal.

- 8 sensores de proximidad a tarjeta, 1 detector biométrico.

- Hab. 17 puertas (Seguridad – Bioseguridad) con registro en Servidor 2

Sistema anti-incendio / intrusos:

- Anti-incendio 20 sensores, luces y alarmas, aviso telefónico

- Anti-intrusos: 15 sensores infrarrojo, 10 apertura, configuraciones para

permitir guardia medica, aviso vía inalambrica.

Características de los sistemas

Software

Sistemas Operativos: Windows Server para servidores

Windows XP para terminales

Servidor 1: WinMed: Turnos, admisiones e historia clínica

Nero y PDF Convert: Banco de imágenes

Servidor 2: Hewlett Packard: Impresión de alta demanda

Soyal: Control de acceso y horarios,

NEC Topaz: control telefónico

EverFocus: video de seguridad y medico

Office

Terminales: soft medico: WinMed, CellCount, PC Lab retina, Visualtg, Atlas

soft contable: Holistor.

Office

Interacción de sistemas

Sistema Interface Sistema

Telefónico Puerto analógico Audio

Telefónico Operador - Red Datos IP Informático

Equipamiento Médico USB - Operador Informático

Informático Placa de video Video

Video Placa de video – Red IP Informático

Sonido Placa de audio Informático

Acceso Red Datos IP Informático

Anti-incendio Puerto analógico Telefónico

Anti-intrusos Puerto analógico Telefónico

Equipamiento Médico Placa de Video Informático

Redes

Se optó por la alternativa de cableado (vs. inalámbricos).

- Seguridad: red cableada + difícil de vulnerar que una inalámbrica.

- Velocidad: UTP Cat 6 250Mbps / 54 Mbps router en 2008 (hoy 150Mbps).

- Disponibilidad: - garantizada por correcta planificación de cada boca

- inalámbrica es mas versátil pero necesidad repetidores.

- Confiabilidad: cableados = inalámbricos Problema: Soft sensible a microcortes.

- Interferencia: -Cables apantallados. Resiste interferencias, emisión baja.

- tecnología inalámbrica 2.4 y 5.8ghz interferencias en celulares, etc

- Costo: Cable: 7500 m, optimizaron de dispositivos estándar a

interconectar. Costo final respecto a tecnología inalámbrica – 30 %

- Diagramación: Estructurado: UTP T6 EIA/TIA 768: Voz + datos

Coaxil : Video, Audio analógico

Obtención de indicadores de gestión

• Para la obtención se toman datos provenientes de varios sistemasproporcionados por el software que corre sobre servidores.

• En la mayoría de los casos no hay compatibilidad directa por lo que

hay que “cortar y pegar” datos.

• El fin es que sirvan de insumo a la gerencia operativa del Instituto para

ajustar diversos aspectos organizativos, optimizar el trabajo del

personal, recursos tecnológicos utilizados y mejorar la atención a los

pacientes.

Indicadores de gestión

Indicador Sistemas

Pacientes admitidos: por día, franja horaria, personal

de admisión involucrado, medico, práctica

realizada, obra social

Informático

Solicitud de turnos: origen, franja horaria ,

recepcionista, tasa de faltas

Informático –

Telefónico - Web

Asistencia del personal, llegadas tarde, descansos,

dedicación de personal contratado por horaInformático –

Acceso - Video

Desempeño/Ocupación del Personal Informatico - Acceso

Atención al paciente presencial: agilidad, demoras. Informatico – Video

Atención telefónica: atenciones, demanda no

satidfecha, desempeño por telefonistaInformático –

Telefónico

Resultados: Mejoramiento de la comunicación interna

Médico-personal: es ágil y personalizada mediante teléfonos internos en cada uno de los puestos de trabajo previstos, en consultorios, sala de estudios, oficinas, recepción, admisión, enfermería, etc.

Médico-paciente: llamado por teléfono conectado al sistema de audio central - evita el llamado a viva voz - los pacientes esperan en las salas de esperas confortables.

Resultados:Turnos, Agendas, Admisión e HC Digital

• Mayor versatilidad un solo software con todas las funciones

• Elimina el uso de papel y archivos físicos.

• Base de datos parcialmente abierta que resulta sencillo extraer datos para

indicadores de Gestión

• Historia Clínica conforme a ley argentina N°26529 con medios que aseguran la

preservación de su integridad, autenticidad, inalterabilidad, perdurabilidad y

recuperabilidad de los datos. (accesos restringidos con claves de identificación,

medios no re-escribibles de almacenamiento Back Up en DVD, control de

modificación de campos, etc. )

Resultados:Banco de estudios e imágenes digitalizado

• Adquisición directa de señales desde los equipos médicos

• Ingreso manual de datos por un operador en plantillas preformadas.

• Eliminación de papeles en circulación y archivo

• Desde cada terminal informática autorizada tener acceso a los estudios de los pacientes .

Resultados: Educación y actualización médica y técnica

• Tele educación: transmisión On-Line (imagen+audio) de cirugías al ateneo para capacitar a los residentes médicos, sin que estos estén presente en el sitio quirúrgico. - personas + bioseguridad dentro del recinto.

• Teleconferencias desde el ateneo y oficina de dirección con otros centros.

Resultados:Información al paciente y divulgación científica

• Material propio adquirido por diferentes sistemas

• Integración de sistemas informáticos, con video y audio centralizado

• Producción de videos informativos y de divulgación científica

• Monitores LCD de grandes dimensiones en las salas de espera.

Resultados:Indicadores de gestión conformados

• Gran impacto para la organización de las actividades del Instituto

• El uso de TICs posibilitó la medición un sinnúmero de parámetros

• En función de estos indicadores se han tomado decisiones:

-redistribuyendo al personal de apoyo en diferentes puestos

-redefiniendo sus horarios de trabajo, etc.

Resultados tras 3 meses:• + 17 % pacientes atendidos,

• + 26 % la cantidad de consultas telefónicas atendidas…

• - 32 % tiempos de espera. Consulta médica o trámites.

Sin ampliar la cantidad de profesionales, ni personal de apoyo, ni lainfraestructura física o tecnológica del instituto.

Resultados:Seguridad de los bienes y las personas, bioseguridad

• Se ha logrado mantener al público en general en sectores comunesmediante el uso de controles de acceso y vigilados por cámaras.

• Bioseguridad de áreas críticas: el control de acceso implementado reguló el ingreso al área no permitiéndoselo a personal no capacitado o ajeno al área redundando en una mejora de la bioseguridad.

Resultados:Soporte administración contable, recursos

• Soporte a la administración contable:

Aumentó su facilidad de uso y seguridad con una reestructuración del sistema

informático y el software necesario.

• Soporte a la administración de recursos físicos y tecnológicos:

Informático: Bases de datos y doc de equipamiento e instalaciones

Vinculándolo a otros sistemas se abren nuevas posibilidades para la gestión:

- control de funcionamiento de equipamiento mediante comparación

de imágenes de video

- control de la movilidad de equipos médicos utilizando los sensores

de proximidad utilizado para el acceso de personas.

Conclusiones

• Las mejoras en la operatividad lograda con la adopción de un conjunto de sistemas basados en TICs son notorias luego de 1 año de implementadas.

• La utilización de las TICs:

- brindan información confiable para la gestión

- automatizan, facilitan, dejan registro certeros de la realización de un sinnúmeros de actividades operativas de apoyo o médicas,

- reducen el número de papeles en circulación

- mejoran la comunicación interna

- facilitan el manejo de registros y su permanente utilización, como los ejemplifican las Historias Clínicas Digitales y Estudios de Diagnóstico.

- diminuyen errores y perdidas de tiempo innecesarias.

Conclusiones

• Tecnologías y sistemas antes ligados casi exclusivamente a otros rubros, hoy

están siendo utilizados para fines relativos a la salud. Ej: sistemas de control de acceso para mejorar la bioseguridad de áreas críticas hospitalarias.

• Las posibilidades de las TICs y su integración abre nuevos horizontes para

obtener datos indispensables para elaborar indicadores de gestión, que

permitan organizar personal, tiempos y actividades que se plasman en una

mejora de la operatividad de toda la institución.

• Una mayor integración de sistemas automatiza acciones que son realizadas por

operadores lo que reducirían tiempos y gastos en salud.

Conclusiones

• Las tecnologías involucradas, el diseño de los dispositivos que integran los sistemas, velocidades a la que funcionan, el software y las posibilidades de interconexión están en avance permanente, encontrándose día a día nuevas funcionalidades.

• La aplicación beneficiosas de TICs en salud en el presente es indudable, esto es solamente una ínfima parte de lo que se estima será en el futuro cercano

• El uso de sistemas basados en TICs en salud redunda en mejoras operativas y de gestión, elevando la calidad en la atención de los pacientes, complementando, pero solamente en la justa medida, el ejercicio de la medicina y el arte de curar.

Preguntas ? , Contactos…

José Luis CianiAsesor Técnico y en Gestión de Instituciones de Salud

E-mail: jlciani@yahoo.com.ar

Cel Ext 54 9 343 4643688

Instituto Santa Lucía Paranáwww.isantaluciaparana.com.ar

E-mail: ingclinica@isantaluciaparana.com.ar

GEIC – Grupo de Estudios en Ingeniería Clínicawww.ingclinica.org.ar

E-mail: geic@bioingenieria.edu.ar