tarjeteros y formularios cap 4

TARJETEROS Y FORMULARIOSRECURSOS PARA EL MANEJO DE DATOSProfa. Carmen M. Maldonado

¿QUÉ ES UN TARJETERO O FICHA DE REGISTRO?

Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota, de manera breve y lógica, cierta información.

Estos registros en tarjeta se guardan tarjeteros, conocidos como ficheros.

VENTAJAS DE LOS TARJETEROS

Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio.

Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas.

Facilitan:Anotar, procesar y localizar datosDescartar o añadir nuevas tarjetasOrganizar y reorganizar las tarjetas en

orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto

BASES DE DATOS EN TARJETEROS

Empleados Solicitudes de empleo Visitantes frecuentes Clientes y suplidores de bienes o

servicios Miembros de organizaciones cívicas

Inventario de mercancía, equipo o docu-mentos

Cuentas de clientes Mantenimiento y reparación de equipo Títulos de libros y nombres de autores Recetas de cocina

PROPÓSITO DE LOS TARJETEROS

Para proveer información de referencia Como registro acumulativos de anota-

ciones o asientos Como recordatorios de asuntos

pendientes

TARJETA ÍNDICE-INFORMACIÓN DE REFERENCIA

TARJETA DE ASIENTO O ANOTACIÓN Fecha Hora

Si por alguna razón no puede asistir tenga la bondad de notificarlo con 1

día de anticipación.

Nombre: _________________________

# Expediente____________________

Dr.

Carl

os

A. C

orr

ea

Med

icin

a In

tern

a

TARJETAS CRONOLÓGICOS

Sirven de recordatorio para asuntos pendientes y para dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedien-tes prestados, pagos pendientes, asuntos en proceso y reuniones. Lay Away

CARACTERÍSTICAS DE LOS TARJETEROS

TARJETEROS VISIBLES

La información clave para localizar las tarjetas se anota en el borde inferior.

Este borde sobresale de la tarjeta anterior.

Las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada. Esto permite leer la información clave de las tarjetas con tan sólo abrir la sección del tarjetero.

TARJETEROS VERTICALES

La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anota en el borde superior.

Las tarjetas descansan en su borde inferior.

No hay que retirar las tarjetas para ver la información que contienen.

LAS GUÍAS

Son tarjetas indicadoras y están hechas de un material fuerte y resistente.

Las guía se coloca al principio de la sección a la que pertenece.

En el sistema alfabético se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas

RÓTULO: ES LA PARTE IMPRESA O TÍTULO ESCRITO EN LA PESTAÑA SUPERIOR DE LA GUÍA.

Es sencillo si indica el número o la letra o com-binación de letras con las que comienza la sección.

110RReRod

Es doble cuando indica el número o la letra o com-binación de letras con que comienza la sección y el número o la letra o combinación de letras con la que termina.

225-249B-D

D-DelGa-Go

Sencillo Doble

LAS TARJETAS

Medidas5 x 36 x 48 x 5

REGLAS GENERALES PARA LAS TARJETAS

Determinar el orden en que se debe considerar el nombre del individuo, de la institución o del asunto, según las reglas.

Escribir el nombre tal y como se debe codificar en mayúscula sólida.

Tres (3) espacios del margen izquierdo Dos (2) espacios del borde superior

Luego del nombre codificado, se escribe a dos (2) espacios verticales el nombre y la dirección, tal y como aparece en el documento y cualquier otro dato relevante.

MODELO DE TARJETA

DÍAZ COLÓN CARLOS E 103-38-4051

CARLOS E DÍAZ COLÓN PO BOX 1378 SAN JUAN PR 00902-1378 1-787-724-2137 cediaz@coqui.net SS 550-75-2896 Límite de crédito $10,000

EL FORMULARIO

Es un impreso con espacios en blanco para anotar una diversidad de datos.

Es un medio eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar más rápida-mente información de naturaleza repetitiva.

TIPOS DE FORMULARIOS

Solicitudes de empleo Órdenes de compra Factura (formulario de egreso)

El uso de los formularios le facilita a las empresas la facturación y el cobro.

FORMULARIOS

VentajasLa uniformidad en la presentación de los

datos hace más fácil su localización, manejo, archivo y procesamieto.

Los proceso se realizan en menos tiempo, ya que se facilita anotar la información.

Se obtiene la información necesaria y se evita que se olvide la inclusión de ciertos datos.

Se pueden procesar y tramitar los asuntos más rápidamente.

MODELOS DE FORMULARIOS

PARTES DEL FORMULARIO

Información estática- las palabras impresas para completar. Nombre Dirección Fecha Teléfono Lugar del accidente El número de la póliza Sueldo annual

Información variable- información que se anota en los espacios en blanco

REFERENCIA

Correa, C., Díaz, A., (2004) Administración de Documentos, Sistemas, procedimientos y tecnología, McGraw-Hill