srm- negociacion con proveedores- 2014-02

La Gestión

Estratégica de

COMPRAS

Un tema en la

agenda del N° 1 !

El nuevo rol proactivo de Compras

Comprender las necesidades del usuario y armonizarlas

con el Negocio de la Cía. Hoja de Acuerdo Cliente-Proveedor

Desafiar especificaciones y analizar materiales sustitutos.

Elaborar estimaciones de necesidades para el largo plazo.

Evaluar los métodos actuales de entrega y stock.

Desafiarlos para mejorarlos.

Evaluar y desafiar las fuentes y los costos tradicionales.

Buscar proactivamente nuevas fuentes o nuevos procesos

Utilizar la estrategia de asignación de proveedores

Auditar el desempeño del proveedor

Automatizar las actividades que no agregan valor=Tiempo! Ing. Carlos A. Conti -

COMPRAS y la cadena de Valor de la Cía

ESTRUCTURA

(Finanzas, Planificación, Comunicaciones, Legales)

GESTION DE RR.HH.

(Contratación, Capacitación, Desarrollo, Sistema de Remuneraciones)

DESARROLLO TECNOLOGICO

( Diseño Productos, Procesos, I&D, Investigación de Mercado, Sistemas )

ABASTECIMIENTOS

(Materias primas, Componentes, Maquinarias, Servicios, Tecnología, Prestaciones)

LOGISTICA

INTERNA

Recepción

Almacenes,

Distribución

Pago Proveedores

Recoleccion de

datos.

Acceso

a clientes

OPERACIONES Montaje,

Fabricación

Operaciones de

sucursales

LOGISTICA

EXTERNA

Procesamiento

de Pedidos

Almacén de productos

Distribución física

Cobranzas

SERVICIO

POS VENTA

Instalación

Reparaciones

Soporte

MKTG

& VENTAS

Fuerza de Ventas

Propuestas

Comercial

Publicidad

Promociones

Selección de canales

Relacion c/ Canales

Ing. Carlos A. Conti -

La cadena de Valor estratégica de Abastecimientos

Calificar proveedores en base al Posicionamiento

Competitivo de la Cía.

Seleccionar los proveedores en base al

“Costo Global de Abastecimiento”.

Concepto de Calidad en toda la operación.

Relaciones a largo plazo y estables.

La información fluye libre y ‘OnLine’ en la cadena.

El Valor de la cadena como cultura estratégica.

Ing. Carlos A. Conti -

UNA FUNCION del

responsable de Compras

Ser el ARQUITECTO

del Flujo de DATOS

para construir

el sistema de INFORMACION

QUE PERMITA LA GESTION !

M.F.O. – Modelo Funcional Objetivo

REGISTRO DE

PROVEEDORES

PLIEGO DE

CONDICIONES

GRALES

BIBLIOTECA

DE PLIEGOS

PLIEGOS STD DE

COND. PARTIC.

POR RUBRO

REGISTRO DE

ASPIRANTES A

PROVEEDOR

EVALUACION DE

PROVEEDORES

VENDOR RATE CATALOGACION

RUBROS Y SUB

RUBROS

CODIFICACION DE CADA

PRODUCTO ó SERVICIO

NORMAS Y ESPECIFIC

TECNICAS

REGISTRO INFORMATICO DE

BIENES Y SERVICIOS

REGISTRO DE INFORMES

TECNICOS DE OFERTAS

REUNIONES DE APERTURA Y DE

ADJUDICACION

PORTAL WEB DE LAS

LICITACIONES & CONCURSOS

EN CURSO

REGISTRO DE REQUERIMIENTOS

PENDIENTES

ACUERDOS Y CONTRATOS MARCO

TABLERO DE COMANDO DE

COMPRAS

REGISTRO DE COMPRAS x RUBROS Y

SUB RUBROS y por ABC de Proveedor

SISTEMA E.R.P. CON UN AGIL y

EFICIENTE MODULO DE COMPRAS

SISTEMA MONITOREO

PRECIOS Y VARIABLES

PLAN DE COMPRAS ANUAL y

CRONOGRAMA MENSUAL de

EJECUCION

>>

Normas y

Procedimientos de

Compras -

AUDITORIA

SISTEMA DE ALMACENES

SISTEMA PAGO A

PROVEEDORES

PROFESIONALISMO EN COMPRAS

PLIEGO

DEFINE DE ANTEMANO EL EXITO O EL FRACASO DE UNA GESTION, EN ESPECIAL LA FORMA Y PLAZOS DE ENTREGA Y LOS CRITERIOS DE EVALUACION

EXISTE UNA GRAN TENDENCIA A DESESTIMARLO… ERROR !

COMPRAS ES EL DUEÑO DEL PLIEGO = ES RESPONSABLE POR SU ELABORACION y PRESENTACION ANTE EL MERCADO.

PROFESIONALISMO EN COMPRAS

COMPRA DE UN PRODUCTO NUEVO

PLIEGO

TECNICO (DE QUE ESTA HECHO).

CONDICIONES DE USO DE LA COMPRA MAGNITUD A MEDIANO PLAZO DEL CONSUMO PREVISTO

FUNCIONAL (PARA QUE ESTA HECHO).

EL COMPRADOR DEBE • PARTICIPAR EN LA CONFECCION DE LOS PLIEGOS DE BASES y CONDICIONES PARTICULARES …FUNDAMENTAL ! • ANALIZAR LOS QUE RECIBA E INTERACTUAR CON EL USUARIO • RECOMENDAR AQUELLAS MODIFICACIONES QUE CONSIDERE ATENTEN CONTRA LA COMPETITIVIDAD O DE ACUERDO A LAS CONDICIONES DEL MERCADO SE CORRA RIESGO DE TENER UN PROCEDIMIENTO FRACASADO.

¡PLIEGOS ACTUALIZADOS CONTINUAMENTE CON LA EXPERIENCIA…!

Guardar última versión adecuadamente

PLIEGOS DE CONDICIONES PARTICULARES

PROFESIONALISMO EN COMPRAS

PLIEGO DE

COND. PARTIC.

STD x RUBRO

I.G.P.P.

PLIEGO DE

COND. GRALES

ANEXOS

ESTANDAR

ANEXOS

ESPECIFICOS

PLANILLAS

PLANILLA DE

COTIZACION

siempre

desagregada

PLIEGO DE

ESPECIF. TECNIC

STD x RUBRO

PLIEGO DE

COND. PARTIC.

STD x RUBRO

¿ Cómo adjudico ?

I.G.P.P.

ANEXOS

ESPECIFICOS

PLANILLAS

PLANILLA DE

COTIZACION

siempre

Lo más

desagregada

CAPITULO SIGLA CONTENIDO STANDARD

0 C.I. CARTA NVITACION A PRESENTAR PROPUESTA SI

1 P.C.G. PLIEGO DE CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SI

2 P.C.P. PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES NO

3 P.E.T.P. PLIEGO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS PARTICULARES NO

4 I.G.P.P. INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTAS SI

ANEXO I M.E.T.G. MANUAL DE ESPECIF.TECNICAS GENERALES (REGLAS DEL BUEN ARTE) SI

ANEXO II P.D.G. PLANILLA DE DATOS GARANTIZADOS NO

ANEXO III P.A. PLANILLA DE ANTECEDENTES NO

ANEXO IV P.COT. PLANILLA DE COTIZACION NO

ANEXO V GYS GARANTIAS Y SEGUROS SI

ANEXO VI MCAL MANUAL DE CALIDAD ( RECEPCION - HOMOLOGACION – CERTIFICACION) SI

ANEXO VII PEYL PLAN DE ENTREGAS - LUGARES NO

ANEXO SEGURIDAD E HIGIENE SI

ANEXO OTRAS CONDICIONES ESPECIFICAS NO

PLIEGO DE CONDICIONES

REGLA DE ORO

DEL HOMBRE DE NEGOCIOS

INCERTIDUMBRE ANTES ? ... SÍ !

= MAS COMPETENCIA en el mercado.

=> MENORES COSTOS !

INCERTIDUMBRE DESPUES ? ... NO !

= ERRORES y/o RETRASOS en entregas.

• => MAYORES COSTOS !

La gestión es un continuo…nos volveremos a ver !

• TECNICO • COMERCIAL • PROCESOS • ADMINISTRATIVO

EL COMPRADOR PROFESIONAL ACTUA EN CUATRO PLANOS.

EL OFICIO DE COMPRAR

INCITAR A LOS INTERLOCUTORES INTERNOS A CONCEBIR LOS PRODUCTOS EN TERMINOS DE FUNCIONALIDAD.

SABER DESCUBRIR LOS BUENOS PROVEEDORES.

INTERESARSE EN CONOCER LOS NUEVOS PRODUCTOS PARA INCITAR A INNOVAR.

PLANO TECNICO

EL OFICIO DE COMPRAR

DAR A CONOCER SU PODER DE COMPRA - EN TODO EL HORIZONTE - PARA ESTIMULAR LA COMPETENCIA

CONSOLIDAR REQUERIMIENTOS LO MAS POSIBLE

CERRAR CONTRATOS CLAROS, COMPLETOS Y EQUILIBRADOS. … PENSAR EN LA RECEPCIÓN !

PLANO COMERCIAL

EL OFICIO DE COMPRAR

CONOCER - EL FUNCIONAMIENTO- Y LOS PROCESOS DE LAS OTRAS AREAS DE LA CIA.

PLANO DE PROCESO

EL OFICIO DE COMPRAR

IMPULSAR LA REING. DE LOS PROCESOS DE COMPRAS.

PLANO ADMINISTRATIVO

CUMPLIR NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES

PROLIJIDAD ADMINISTRATIVA

El trabajo del responsable de Compras

“Asegurar la posibilidad de efectuar la compra”

Verificar las necesidades de los usuarios. S.L.A.

Inteligencia de mercado

Localizar y calificar las fuentes.

Reunir las ofertas y analizar costos/precios.

Negociar precios y condiciones más favorables.

Documentar las operaciones y celebrar contratos.

Realizar seguimiento y agilizar si es necesario.

Informar sobre el avance y/ó problemas surgidos

Cancelar contratos en caso necesario

Administración del área y los recursos.

Ing. Carlos A. Conti -

Tus problemas

no se pueden resolver

en el mismo plano mental que tenias

cuando los creaste..

Si buscas resultados distintos...

No hagas siempre lo mismo

Albert Einstein

El camino del ÉXITO

• Certificación del Proveedor en base a medidas ciertas y cuantificables de desempeño.

• Los proveedores son Socios a largo plazo.

• Involucramiento tecnológico del proveedor

ej. unión para nuevos desarrollos

• Desarrollo conjunto para mejora continua de procesos.

• Establecer vínculos operativos mediante intercambio de datos (internet), integrando la programación, ordenes de trabajo, stock y los circuitos de recepción, facturación y pago.

Módulo de compras catalogadas (´CARRITO´) en M.R.O.

Vendor Rate y e-Payment Ing. Carlos A. Conti -

Mejor base de proveedores

Clasificación de las empresas proveedoras

Suministros y/o proveedores estratégicos

Insumos ó servicios potenciados con valor agregado

Insumos repetitivos o consumibles = Commodities

Evaluación desempeño del proveedor (Vendor Rate)

Selección de criterios de negociación

Basados en el mercado: fuentes múltiples ó escasas

Basados en los costos ( conocimientos, desempeño)

Con Valor agregado: especialización, tecnología

Ing. Carlos A. Conti -

¿Que define la calidad del proveedor?

Calidad y confiabilidad del producto/servicio.

Seguridad total de suministro.

Adecuado Lead-time de entrega

Cumplimiento puntual de las entregas

Tecnología adecuada o de avanzada

Nivel confiable de atención y servicio

Precios muy competitivos.

Organización rentable con procesos y sistemas

eficientes

Ing. Carlos A. Conti -

Conozca a su proveedor Quiénes componen la dirección de la empresa?

Se orientan a las ventas o hacia el Mktg?

Antecedentes, reputación, informes bancarios?

Cuál es su plan de negocios? Tiene planes de crecimiento?

Cuáles son los planes del proveedor hacia el futuro, en

relación con el producto que actualmente provee ?

Cuál es la capacidad global del proveedor ?

Situación financiera, capital de trabajo, es sólida?

El proveedor comprende la relación que lo une a la Cía?

Conoce las instalaciones o ha efectuado inspecciones ?

Ing. Carlos A. Conti -

El factor que pone a prueba

en forma definitoria

la Calidad Total del proveedor es

la satisfacción de los usuarios

con el apoyo de un sistema

de relevamiento de datos

que asegure trazabilidad (Vendor Rate)

Ing. Carlos A. Conti -

COSTO GLOBAL DE ABASTECIMIENTO

• El PRECIO CONTRACTUAL

es sólo una parte del COSTO GLOBAL.

• Los demás COSTOS son:

1) De la GESTIÓN.

2) De la NO CALIDAD.

Ing. Carlos A. Conti -

COSTO GLOBAL

DE ABASTECIMIENTO

Precio del Producto ó Servicio.

Costos de la GESTIÓN

Gestión de Compras - Control de Calidad

Gestión de Inventario - Programación y seguimiento

Gestión de Logística - Administración de los Pagos

Costos del SERVICIO mal prestado=No Calidad Mala Calidad del producto - Malo ó nulo Servicio Pos-Venta

Incumplimiento en cantidad y plazos.

Falta de capacitación técnica.

REDUCCIÓN DEL COSTO GLOBAL= >MÁS BENEFICIOS

Ing. Carlos A. Conti

Reducción del Costo Global de Abastecimiento

• Reingeniería de Compras: proceso de compras más corto, poniendo en paralelo las actividades propias de la Gestión ( No al ‘convoy’)

• Integración de la Compra: proveedores ‘integradores’ de partes o etapas (transferencia de más tareas al proveedor = ahorro de recursos). Empowerment al proveedor

• Reducir al punto óptimo la cantidad de proveedores.

• Programación conjunta de pedidos y entregas. Filosofía J.I.T. Uso de Internet para intercambio de datos.

• Logística: entregas al punto (stock de línea) siempre, para minimizar ‘al límite’ los stocks.

Ing. Carlos A. Conti -

Reducción del Costo Global de Abastecimiento

• Calidad Vs Precio: presión sobre proveedores con compras según criterios “duros” de Calidad y para certificar ISO 9000 (nosotros y ellos).

• Control de la Perfomance: Vendor Rating: mayor y mejor seguimiento de la prestación (cumplimientos en tiempo y en forma) del proveedor sobre bases cuantificables con criterios imparciales y objetivos.

• Reingeniería de Pagos: integrando el subproceso de pagos al proceso de abastecimiento

Ing. Carlos A. Conti -

Mejoramiento del desempeño del proveedor

FASE ‘0’ Orden interno

Ponga su casa en orden.- Haga su propia reingeniería.

FASE 1 Toma de conciencia. La calidad empieza en al proveedor

Medición y evaluación bajo criterios objetivos del desempeño del proveedor (Vendor Rate).

FASE 2 Selección de proveedores en función del C.G.A.

Selección de Proveedores que puedan y quieran evolucionar hacia el C.G.A.-

FASE 3 Afianzamiento del modelo de C.G.A

Mayor Calidad & Mejoramiento del desempeño. Certificación del proveedor en base a

medidas ciertas y cuantificables de desempeño y Homologación de productos.

FASE 4- Los proveedores son socios a largo plazo

Consolidación de la Cadena de Valor. Desarrollo conjunto para la mejora continua de

procesos y reducción del C.G.A..- Procurement: establecer vínculos operativos mediante

intercambio de datos (vía web), integrando programación, órdenes de trabajo, stocks y

circuitos de recepción, facturación y pago. (Paredes de vidrio)

Ing. Carlos A. Conti -

PERFIL DE LOS COSTOS

Proveedor Proveedor preferido Alianza

Ing. Carlos A. Conti -

Costo

del

Producto

y/ó

Servicio

GANANCIA

Costo de la

No Calidad

Costo de

Gestion

Costo de No Calidad

Costo de Gestion

AHORRO

COMPRADOR

Costo

del

Producto

y/ó

Servicio

GANANCIA

AHORRO PROVEEDOR

Costo

del

Producto

y/ó

Servicio

GANANCIA

AHORRO PROVEEDOR

Costo de Gestion

AHORRO

COMPRADOR

La voluntad de tener éxito

es importante.

Pero mucho más importante...

es la voluntad de

preparar el éxito. Ing. Carlos A. Conti -

Alianzas Estratégicas

En términos genéricos se entienden como la negociación y el arbitraje de habilidades, acceso y capital.

• Permiten alcanzar la ‘masa crítica’ necesaria para acceder a

informaciones, tecnologías y mercados relevantes en un entorno cada vez más dominado por ‘jugadores globales’.

• Toda asociación no funciona bien entre desiguales ( proclividad a la deserción).

• Desde el plano filosófico, los beneficios del ‘partnering’ no

generan mayores discusiones.

• Formas asociativas hay muchas, el único límite lo impone la creatividad aplicada por los potenciales aliados y ... lo que normalmente falta... es la actitud de compartir y confiar.

Ing. Carlos A. Conti -

PARTNERSHIP “Socios en el Negocio”

• El concepto es “ Hacer Negocio juntos ” y el estilo a aplicar es “OPEN KIMONO”.

• El proveedor participa en el Desarrollo (innovación) de nuevos productos/procesos en la Cadena de Valor (compiten las cadena de valor),

• Sobre la Calidad de los proveedores uno elabora la propia.

Ing. Carlos A. Conti -

35

Estilo “ Open Kimono”

Compromiso mutuo estableciendo relaciones de buena

fé y de largo plazo.

Actitud de apertura franca en el intercambio de

información = “paredes de vidrio”.

Sensibilidad ante las necesidades mutuas.

Compromiso con la asistencia recíproca en el desarrollo

de sistemas y productos/servicios.

Planes y/o programas orientados a la formación de

joint.ventures y/ó el aumento de la cadena de valor.

El costo mutuo de aseguramiento de la calidad, en

relación con los suministros, debe disminuír en forma

continua a lo largo de la relación.

Ing. Carlos A. Conti -

ACUERDOS MARCO ó

ESTRATÉGICOS

• Lapso de tiempo (vigencia) definido,

renovable

• Cantidad total incierta y no comprometida.

• No existe compromiso de monto mínimo.

• El monto final resulta de la demanda real del

mercado durante la vigencia.

• Se asegura la exclusividad de provisión.

• Se puede dar estimación de la cantidad.

Ing. Carlos A. Conti -

Condiciones necesarias en

los Acuerdos marco ó estratégicos

• Cooperación e Intercambio de Información: ambas partes se comprometen a resolver todo tipo de problemas y/ó situaciones que surjan y que

deriven de la relación entre ambas, y al intercambio de toda información necesaria para mejorar la relación existente.

• Mutuo Beneficio: el negocio debe resultar beneficioso para ambos y no debe existir desequilibrio en la ecuación económica de alguna de las partes.

Ing. Carlos A. Conti -

Condiciones necesarias en

los Acuerdos marco ó estratégicos

• Concepto claro de “PartnerShip”

‘ser socios en el negocio’

• Carácter Voluntario: ambas partes entienden

que la relación beneficia a ambos, y por lo tanto

se esfuerzan en armar y mantener la relación,

respetando la independencia recíproca.

Ing. Carlos A. Conti -

Ing. Carlos A. Conti -

NEGOCIACIÓN en renovación y/ó prórroga

de los acuerdos marco ó estratégicos

• El proveedor debe acompañar el proceso del

Cliente, debe adaptarse a la estructura de costos

del Cliente (con mejores precios y/ó con mayor

valor agregado en el servicio, con el correr del

tiempo).

• El proveedor debe esforzarse para seguir siendo el

más competitivo de los posibles proveedores.

Ing. Carlos A. Conti -

NEGOCIACIÓN en renovación y/ó prórroga

de los acuerdos estratégicos

• El Proveedor tiene como ventaja el hecho de la experiencia

y el conocimiento profundo del proceso al cual presta su

servicio, eso le permite bajar sus propios costos.

• El Cliente debe testear el mercado a fin de no perder

eficiencia y debe obligarse a comparar en iguales

condiciones de servicio, a fin de demostrar la confianza

depositada en el proveedor. FIRST REFUSAL

Ing. Carlos A. Conti -

Optimización de la cadena

estratégica de Abastecimiento

Situación anterior

Proveedor

Primario

Nuestro

Proveedor

Nuestra

Empresa

Ing. Carlos A. Conti -

Situación futura deseada

Proveedor

Primario

Nuestro

proveedor

Nuestra

Empresa

Ing. Carlos A. Conti -

¡Muchas

gracias

por

vuestra

atención!

Ing. Carlos A. Conti -