sistemas administrativos profesor: dr. jorge rubén vazquez facultad de ciencias económicas - uba

Sistemas Administrativos

Profesor: Dr. Jorge Rubén Vazquez

Facultad de Ciencias Económicas - UBA

Estructura

JVz

Preparado por: Rocío Perez

La Estrategia y La Estrategia y la Organizaciónla OrganizaciónLa Estrategia y La Estrategia y la Organizaciónla Organización

JVz

ESTRUCTURA

Existen diferentes maneras de representarla:

- Las seis partes básicas de la organización;- Los organigramas;- Los organigráficos;- La estructura de redes.

DISTINTAS MANERAS DE REPRESENTAR UNA

ORGANIZACIÓN

- Esquema de los siete círculos

- La planificación organizacional

- La organización según su estrategia

- Seis partes básicas de lo organización

JVz

El Esquema de las El Esquema de las Siete Eses Siete Eses

o de los Siete Círculos.o de los Siete Círculos.

El Esquema de las El Esquema de las Siete Eses Siete Eses

o de los Siete Círculos.o de los Siete Círculos.

Henry Mintzberg

JVz

Esquema de las Siete Eses

By R. Waterman Jr, T. Peters, J. Phillips

JVz

La organización

EstiloHabilidades

Estrategia

Estructura

Sistemas

Metas

Subordinantes

Staff o personal

de apoyo

JVz

El esquema de los 7 círculos

• Estructura

• Estrategia

• Sistemas

• Estilo

• Staff o Personal de apoyo

• Habilidades

• Metas subordinantes

JVz

ESTRUCTURA

ESQUEMA DE LOS SIETE CÍRCULOS

JVz

ESTRATEGIA

Planificación para enfrentar situaciones

futuras

JVz

SISTEMAS

Cursos de acción

JVz

ESTILO

Creencias y valores

JVz

HABILIDADES

Atributos

JVz

METAS SUBORDINANTES

Visión

JVz

PERSONAL

Operarios, empleados

JVz

ESTRUCTURA

Implica dividir tareas y la forma de hacerlo. Es coordinar, organizar los

recursos de la organización y desarrollar la habilidad para centrarse en las dimensiones

releventes (pocas) para la empresa en un determinado momento y

teniendo la opción de poder modificarla.

JVz

ESTRATEGIA

Son todas aquellas acciones realizadas por una empresa que responden o se anticipan a los

cambios en el medio externo, en sus consumidores o en sus competidores. Es la manera con la que una organización busca

diferenciarse competitivamente para llegar a lo que quiere ser.

Debe ser clara y bien definida.

JVz

SISTEMAS

Son todos los procedimientos formales e informales que hacen que la organización

funcione día a día. Es la manera de hacer las cosas y de organizarlas para que se alcancen

con eficiencia (exelencia + rapidez) los objetivos buscados.

JVz

ESTILO

Es la manera de proceder de una organización reflejada en la manera de actuar de los

miembros que la integran. Está formado por la cultura, las creencias, los valores que toma la

empresa y que coinciden con los de la alta dirección.

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PERSONAL

Está integrado por todas las personas que trabajan en la organización, quienes deben ser

nutridos, desarrollados, protegidos y debidamente ubicados. Es una variable de gran importancia porque una gran empresa necesita

de un buen personal, considerado como un RRHH.

JVz

HABILIDADES

Son los atributos de la organización y de las personas que en ella trabajan, que deben ser

explotadas a tiempo y deben poder modificarse cuando asi lo requiera el mercado. Por tanto, es de gran importancia, que se arraiguen y cerzcan en la

organización nuevas habilidades de manera permanente, desechando las que ya no le son útiles

a la empresa.

JVz

METAS SUBORDINANTES

Son los conceptos que sirven de guía para definir la forma de actuar de una organización, los

objetivos más importantes, los puntos de partida sobre los que se construye el sistema. Es por ello

que adquieren un valor fundamental para los miembros de la organización, porque es el motor

que la moviliza.

JVz

La Planificación La Planificación OrganizacionalOrganizacionalLa Planificación La Planificación OrganizacionalOrganizacional

JVz

La Organización La Organización según su según su

EstrategiaEstrategia

La Organización La Organización según su según su

EstrategiaEstrategia

JVz

Las Seis Partes Las Seis Partes Básicas de la Básicas de la OrganizaciónOrganización

Las Seis Partes Las Seis Partes Básicas de la Básicas de la OrganizaciónOrganización

Henry Mintzberg

JVz

LAS SEIS PARTES LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA BASICAS DE LA ORGANIZACIONORGANIZACION

• Factores situacionales.

• Los mecanismos de coordinación.

• Los parámetros fundamentales del diseño.

JVz

Son influenciadas por:

LAS SEIS PARTES LAS SEIS PARTES BASICAS DE LA BASICAS DE LA ORGANIZACIONORGANIZACION

• Factores situacionales.

• Los mecanismos de coordinación.

• Los parámetros fundamentales del diseño.

JVz

Factores situacionales :

- Edad y tamaño;- Sistema técnico (tecnología);- El medio ambiente;- El poder

LAS 6 PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Núcleo de operaciones• Ápice estratégico• Línea intermedia• Tecnoestructura• Unidades de apoyo• Ideología

JVz

LAS SEIS PARTES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN JVz

Apice

Estratégico

Línea

Media

Nucleo Operativo

Tecno-

Estructura

Staff de

Apoyo

Ideología

Seis partes básicas de la organización...Seis partes básicas de la organización...JVz

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

• Elementos básicos de la Estructura

• Van cambiando de acuerdo a un cierto orden

JVz

LOS 6 MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN

• Adaptación Mutua

• Supervisión directa

• Estandarización del proceso de trabajo

• Estandarización de los resultados

• Estandarización de las habilidades

• Estandarización de las normas

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ADAPTACIÓN MUTUA

• Comunicación Informal

• Interacción• Circunstancias

difíciles

JVz

SUPERVISIÓN DIRECTA

• Uno ordena a otros• Grupo de personas • “Líder”

JVz

ESTANDARIZACIÓN DEL PROCESO DE TRABAJO

• Programación• Instrucciones

JVz

ESTANDARIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

• Especificación de Resultados

JVz

ESTANDARIZACIÓN DE LAS HABILIDADES

• Trabajador• Conocimientos• Fuera de la

organización

JVz

ESTANDARIZACIÓN DE LAS NORMAS

• Creencias comunes

JVz

PARÁMETROS PARÁMETROS FUNDAMENTALES FUNDAMENTALES

DE DISEÑODE DISEÑO

• Determinan la división del trabajo y el logro de la coordinación

JVz

PARAMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO

• Especialización del trabajo.• La formalización del comportamiento.• La capacitación.• El adoctrinamiento.• Los sistemas de planeación y control.• La agrupación de unidades.• El tamaño de la unidad.• Los dispositivos de enlace.• La descentralización.

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Parametros de diseño1) Posiciones Individuales

@ Especialización del Trabajo Horizontal Vertical

@ Formalización del comportamiento

Organizaciones Organicas Organizaciones Burocraticas

@ Capacitación Estandarización de conoc. y habilidades

@ Adoctrinamiento Creencias

2) Referido al diseño de la superestructura

* Agrupación de unidades

Funcion desempeñada

Mercado atendido

* Tamaño de la unidad

Control +

Coordinación

* Vinculos Laterales Sistemas de planeacion y control

Dispositivos de enlace

Estructura Matriz

Dispositivos de enlace Posiciones de enlace

Grupos de trabajo

Administradores Integradores

Estructura Matriz

3) Diseño del sistema de la organización

Centralización

Descentralización

Ejecutivo

Oficina de programas Comite Ejecutivo

Propulsion Localizacion Construcc.De Camara

Diseño deSatelites

Proyecto 1

Proyecto 3

Proyecto 2

Estructura Matriz

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO

• Número de tareas de un determinado puesto

• Control de tareas

• Especialización horizontal

• Especialización vertical

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ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL

• Pocas tareas muy definidas

JVz

ESPECIALIZACIÓN VERTICAL

• El trabajador no tiene control sobre las tareas desempeñadas

JVz

FORMALIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO

• Estandarización de los procesos de trabajo mediante imposición de instrumentos de operación, descripción de puestos, reglas, reglamentos, etc.

• Organizaciones burocráticas y orgánicas

JVz

CAPACITACIÓN

• Uso de programas formales para establecer y estandarizar los conocimientos y habilidades requeridas para el desempeño dentro de la organización

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ADOCTRINAMIENTO

• Programas y técnicas que estandarizan normas

• Sensibilizan a los miembros

• Sustituto de la formalización y la capacitación

• Creencias profundamente arraigadas

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AGRUPACIÓN DE UNIDADES

• Selección de bases a partir de las cuales se agrupan los puestos

• Función desempeñada

• Mercado atendido

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TAMAÑO DE LA UNIDAD

• Número de posiciones contenidas en una sola unidad

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SISTEMAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

• Para estandarizar los resultados

• Sistemas de planeación de las acciones: especifican las acciones antes de emprenderlas

• Sistemas de control de desempeño: especifican los resultados deseados

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DISPOSITIVOS DE ENLACE

• Mecanismos para estimular la adaptación mutua dentro y entre las unidades

• Posiciones de enlace• Grupos de trabajo temporales y

permanentes• Administradores integradores• Estructura matriz

JVz

DESCENTRALIZACIÓNDESCENTRALIZACIÓN

• Difusión del poder en la toma de decisiones

• Centralización

• Descentralización Vertical

• Descentralización Horizontal

JVz

LA DESCENTRALIZACION

• Centralización.

• Descentralización.

• Descentralización Vertical.

• Descentralización Horizontal.

• Descentralización Selectiva.

• Descentralización Paralela.

JVz

CONFIGURACIONES

JVz

CONFIGURACIONESCONFIGURACIONES

Surgen de la combinación de los mecanismos básicos de

coordinación, las seis partes básicas de la organización y de los tipos de

descentralización. Son siete las posibilidades originadas:

LAS CONFIGURACIONES

• Organización Empresarial.• Organización Máquina.• Organización Diversificada.• Organización Profesional.• Organización Innovadora.• Organización Misionaria.• Organización Política.

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ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL• Ápice estratégico• Centralización • Adaptación mutua

JVz

ORGANIZACIÓN MÁQUINA• Tecnoestructura• Descentralización

horizontal limitada• Estandarización del

proceso de trabajo

JVz

ORGANIZACIÓN DIVERSIFICADA• Línea intermedia• Descentralización

vertical limitada• Estandarización de

la producción

JVz

ORGANIZACIÓN PROFESIONAL• Núcleo Operativo• Descentralización

horizontal• Estandarización de

habilidades

JVz

ORGANIZACIÓN INNOVADORA

• Personal de Apoyo• Descentralización

selectiva• Adaptación mutua

JVz

ORGANIZACIÓN MISIONARIA

• Ideología• Descentralización• Estandarización de

normas

JVz

ORGANIZACIÓN POLÍTICA

• Ninguna• Varias

JVz

OrganigramasOrganigramasOrganigramasOrganigramas

JVz

C on tab ilid ad

F in an zas P rod u cc ió n

P u b lic id ad

M arke tin g

G eren te G ra l.

Es una foto a un momento dado..

JVz

Ventajas:

- Constituye un medio de información;- Constituye un medio de análisis;- Permite visualizar las posiciones o cargos;- Permite visualizar las relaciones entre cargos;- Permite identificar la cadena de mando;-Permite concer a la organización.

Limitaciones:

- Son una representación estática;- No pueden representarse relaciones y/o puestos no estrictamente definidos;- Muestra las relaciones formales dentro de la organización;- Es una representación simplificada de la realidad;- Para que otorguen utilidad deben ser actualizados continuamente.

Distintos tipos de autoridad

De línea

De Staff

Funcional

Departamentalización

Por producto

Por funciones

Por zonas geográficas

Mixtas

Dentro de la organización los gerentes de cada departamento deberán:

Delegar

Descentralizar sus obligaciones

Gerente General

Producción

Finanzas

Administración

Comercialización

Ejemplo... Armemos un organigrama con las siguientes

áreas

P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o me rc ia lizac ió n

G e re nte G e ne ra l

Queda conformado entonces...

Podemos visualizar la autoridad de línea

Adicionamos a la empresa un asesor impositivo...

A s e s o r Im po s itivo C o nta b le

P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o m e rc ia liza c ió n

G e re nte G e ne ra l

Podemos identificar entonces la autoridad de staff

El organigrama podría ser tambien...

A s e s o r Im po s itivo C o nta ble

P ro duc c ió n F ina nza s A dm in is tra c ió n C o m e rc ia liza c ió n

G e re nte G e ne ra l

Sistemas

Vemos aquí la existencia de una autoridad funcional

Lo que estamos haciendo es departamentalizar...

Y si agregamos....

Fábrica Buenos Aires

Mantenimiento Capital Federal

Calidad Distintos Productos

Publicidad Producto A

Distribución Producto B

Ventas

Quedará...

A s e s o r Im po s itivo C o nta ble

P ro duc to A P ro duc to B

F á br ic a

P ro duc to A P ro duc to B

M a nte nim ie nto

P rduc to A P ro duc to B

C a lida d

P ro duc c ió n F ina nza s A dm inis tra c ió n

P ro duc to A P ro duc to B

V e nta s

P ro duc to A P ro duc to B

D is tr ibuc ió n

P ro duc to A P ro duc to B

P ublic ida d

C o m e rc ia liza c ió n

G e re nte G e ne ra l

Bs. As.Capital

Vemos los distintos tipos de departamentalización...

Estructura de Estructura de RedesRedes

Estructura de Estructura de RedesRedes

Serra y Kastika

JVz

La idea es que todos puedan comunicarse con todos...

Es el tejido por el cual una persona se comunica con el resto

horizontal y verticalmente...

JVz

C on tab ilid ad

F in an zas P rod u cc ió n

P u b lic id ad

M arke tin g

G eren te G ra l.

C on tab ilid ad

F in an zas P rod u cc ió n

P u b lic id ad

M arke tin g

G eren te G ra l.

Es una foto a un momento dado..

JVz

Existen distintas formas de graficarlas...

JVz

Se basa fundamentalmente en cruzar dos ejes que vayan desde...

Actividades operativas

Materiasprimas

Cliente

Actividades de soporte

JVz

Y que continúen por ejemplo...

Finanzas

Producción Marketing

Investigación y desarrollo

Estructuracircular

JVz

Finanzas

Producción Marketing

Investigación y desarrollo

Fabricación

Distribución

Vtas.

Sistemas

CalidadContabilidad

Cpras.

Mantenimiento Publicidad

Otras operaciones

JVz

Rel.autoridad

JVz

Interacción

JVz

Clusters Productividad Desarrollo

JVz

Ventaja:

Permite visualizar las relaciones formales e informales dentro de la organización.

Limitación:

Puede resultar tediosa, costosa y de difícil interpretación.

JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES

A rm ad o d e u n eq u ip o es p ec ia l p a ra u n p royec to c on c re to .

E q u ip o p a ra e l p royec to "P lanm en s u a l d e p ed id os p re fe rid os "

J e feP u b lic id ad

V en d ed orC ap ita l

V en d ed orIn te rio r

J e feV en tas

J e feP rod u c to

G eren te c om erc ia l

J e feP rog ram as

G eren te P rod u cc ió n

C ob rad orIn te rio r

G eren te F in an c ie ro G eren te p e rs on a l

G eren te G en era l

Departamentalización Matricial

G eren c iaC rem as

G eren c iac os m é ticac ap ila rp a rah om b res

G eren c iap rod u c tos p a rap e lu q u ería

V en tas A d m in is trac ió n C om erc ia liz ac ió n P rod u cc ió n

G .G .

JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES

DE UN ORGANIGRAMA CLASICO A UNA ESTRUCTURA DE REDES

V tas . P u b lic . D is tr.

M arke tin g

S is t. C on t. C om p r.

F in an zas

P rog . F ab . C a lid . M an t.

P rod u cc ió n

P rod . A P rod . B

In ves tig ac ió n y D esarro llo

G E R E N C IAG E N E R A L

JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES

Departamentalización funcional con Jefes de producto

P rod u cc ió n A d m in is trac ió n V en tas

C rem as C osm é tica cap ila rp ara h om b res

P rod u c tos exc lu s ivosp ara p e lu q u ería

C om erc ia lizac ió n

G E R E N C IAG E N E R A L

JORGE R. VAZQUEZ & ASOCIADOS-CONSULTORES

Organizaciones Jerárquicas y Neuronales

OrganigráficosOrganigráficosOrganigráficosOrganigráficos

Henry Mintzberg

JVz

Dibujando como funcionan realmente las compañías

Henry Mintzberg y Ludo Van der HeydenHarvard Business Review Sept.-Oct. 1999

JVz

Que le muestra un organigrama acerca de su empresa?

Em presa Alum nos de JVz S .A.

N om b reP u es toS u e ld o

R esp on sab ilid ad es

D ep artam en toC an t. d e p erson as

TareasH orario

e tce tce tce tc

N om b reC arg o

P erson as b a jo su m an d oS u e ld o

JVz

El organigrama, a veces complejo, no permite identificar

Como trabaja su compañía

Que partes se conectan entre sí

Como los procesos y las personas interactúan

“Que ideas” deben aplicarse y “donde”

...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos dan a los Managers un nuevo sentido a dichas preguntas.

JVz

Organigrama de un diario

Recursos Hum anos Producc ion F inanzas

G erente G enera l

E ditor E ditor

Je fe de E dic ion

E ditor G enera l E ditor de Pagina

Publicador

JVz

Organigráfico del diario...

noticias publicidadcartas fotos

chistes

Preparación del contenido

Make up de la pagina

impresiondistribucion

sociedad sociedad

finanzas

Administracion

Promocion

Compras RRHH

JVz

Organigráfico de bancoOrganigráfico de banco

Depósitos AseguradoraOperaciones De Banca

Operaciones de corretaje

JVz

JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvzJvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz JvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvzjvJzvjzjvzjvzjvzjvzjvzjvjvzjvzjvzjvzjvz

Depósitos AseguradoraOperaciones De Banca

Operaciones de corretaje

El organigráfico debe ser analizado. En él, se puede ver como trabaja la empresa y se pueden descubrir ciertos

procesos que deben ser mejorados

Así, podemos llegar al siguiente organigráfico mejorado...

JVz

AseguradoraOperaciones De Banca

clienteDepósitosOperaciones

de corretaje

Organigrama de un bancoJVz

...con su flexibilidad y realismo, los organigráficos

dan a los Managers un nuevo sentido a muchas de las

preguntas antes mencionadas.

JVz

Ventaja...

Creatividad

Dirección

Delsegación

Coordinación

Colaboración

Transformación de las estructuras

...no está todo escrito

Muchas Gracias por su atención

Siempre recuerde...

JVz

... y

Recuerde:

No todo está

escrito...

JVzMuchas Gracias por su

Atención

GRACIAS POR ESCUCHARME

JVz