sistema de administración de seguros (sas) presenta

Sistema de Administración

de Seguros (SAS)

Sistema de Administración

de Seguros (SAS)

PresentaPresenta

Características PrincipalesCaracterísticas Principales

• Muy fácil de utilizar– Diseñado para personas que no saben de sistemas

• Poderoso, rápido y flexible– La captura es rápida y simple– La información puede ser consultada y operada desde varios

ángulos• Varias modalidades de uso

– Personal, en red, acceso remoto vía Internet• Crecimiento modular

– Inicie con un usuario y crezca según sus necesidades• Trae integrada la base de datos del Servicio Postal

Mexicano– Con sus 55226 códigos postales

• El sistema es suyo sin pagos ni activaciones mensuales– No dependa de nadie para utilizarlo

RequerimientosRequerimientos

• Sistema operativo Windows XP, Vista, Windows 7 u 8

• 512 Mb de RAM para Windows XP

• 2 Gb de RAM para Windows Vista, 7 u 8

• 50 Mb de espacio inicial en disco

• Microsoft Office Profesional 2003 o 2007 o 2010 o 2013 o Microsoft Access Runtime 2007

Como recibe el sistemaComo recibe el sistema

• Usted recibe el Sistema de Administración de Seguros vía electrónica (e-mail o descarga).

• La licencia otorgada es exclusiva para el equipo donde usted lo instala.

• Dependiendo de la configuración deseada el sistema puede ser instalado en modos de operación diferentes.

Modos de operaciónModos de operación

• Instalación con almacenamiento en la PC

• Instalación con almacenamiento en USB

• Instalación en red

• Acceso personal remoto vía Internet

• Acceso multiusuario remoto vía Internet

Componentes principalesComponentes principales

• La Aplicación– Es el programa que le

atiende en todo momento y le permite manejar los datos de su sistema.

• La Base de Datos– Es el lugar físico donde

se almacena la información del sistema.

Base de Datos

Aplicación

Con almacenamiento en la PC

• La aplicación y la base de datos se instalan dentro de la PC para mejorar el rendimiento.

• Se recomienda cuando se desea velocidad y no se requiere movilidad de datos

Con almacenamiento en USBCon almacenamiento en USB

• La aplicación se instala dentro de la PC

• La base de datos se instala dentro de la memoria USB para poder llevarla consigo y que nadie mas pueda revisar los datos

• E necesaria una estricta vigilancia contra virus para evitar que la USB no se infecte

La base de datos se encuentra en una USB

Red básicaRed básica

• Las aplicaciones se instalan en ambos equipos.

• La base de datos se instala en un equipo que funge como servidor.

• Ambos acceden a la base de datos y comparten la misma información.

Instalación en una redInstalación en una red

• Las aplicaciones se instalan en los equipos de los usuarios.

• La base de datos se instala en el equipo que funge o es un servidor.

• Todos acceden a la base de datos y comparten la misma información.

• Se recomienda para grupos de usuarios que desean compartir la misma información

Equipo móvil

InternetEquipo en casa

u Oficina

Acceso remoto personalAcceso remoto personal• Ideal para personas con

alta movilidad pero cuidando la posible perdida de datos por asalto, extravío, etc.

• El equipo móvil se conecta al de casa u oficina a través de Internet.

• El equipo móvil solo usa los recursos del de casa u oficina

• Solo requiere la licencia del equipo de casa u oficina

• NO se pueden usar los 2 equipos al mismo tiempo (uno o el otro)

• Algunos proveedores de Internet pueden limitar el acceso

LaptopTablet

Smartphone

Acceso remoto multiusuarioAcceso remoto multiusuario

• Los usuarios locales solo requieren la aplicación.

• El servidor requiere la aplicación y la base de datos .

• Los usuarios remotos no requieren ninguno de los tres elementos ya que entran en sesión en el servidor.

• Todos los usuarios acceden a la base de datos en el servidor.

• Se requiere un servidor formal y las licencias correspondientes de acceso remoto.

Manejo generalManejo general

La descripción de los controles que usted va a ver a continuación, es común

a todas los módulos y todas las ventanas del sistema.

Muestra de una ventanaMuestra de una ventanaBotón de Selección

Sección de búsqueda

Botones de navegación

Area de datos

Pestañas de información adicional

El área de datosEl área de datos

En esta área es donde cargamos y editamos la información

Las pestañas de informaciónLas pestañas de información

Sección de búsquedaSección de búsqueda

Permite localizar el registrodeseado para ir a él

El botón de selecciónEl botón de selección

Botón de selección presionado

El botón de selecciónEl botón de selecciónBotón de selección presionado

Para que sirve el botón de selección

• Para ver información detallada de un registro– Solo seleccione éste y presione el botón Detalles

• Para borrar registros– Solo selecciónelo y presione la tecla Suprimir

• Para guardar las modificaciones realizadas– Solo haga click en el botón de selección cuando se

vea el lápiz

Información detalladaInformación detalladaAlgunas pestañas cuentancon listas de informacióncomo ésta

Información detalladaInformación detallada

Los contactos indicados en la listacontienen más información

Información detalladaInformación detallada

Solo seleccione al quedesee de la lista

y presione el botónde detalles para verla información

Información detalladaInformación detalladaPuede seleccionar otroregistro sin cerrar laventana de detalles

Información detalladaInformación detalladaY la ventana de detallesse ajustará a la nuevaselección

Presione el botón Si para borrar el registro

Borrando registrosBorrando registros

Una vez seleccionado el registroPresiona la tecla <Supr>

Guardando modificacionesGuardando modificacionesAl empezar a editar un registrovera aparecer un lápiz en la partesuperior del botón de selección

Presiónalo para guardar los cambios ópresiona <Esc> para cancelarlos

Los botones de navegaciónLos botones de navegaciónLos botones de navegaciónse encuentran en la esquinaInferior izquierda

Se parecen en su uso a losde una video casetera

Los botones de navegaciónLos botones de navegación

Ir al primer registro

Ir al registro anterior

Ir al siguiente registro

Ir al último registro

Abre un nuevo registro

El Menú PrincipalEl Menú Principal

Los 4 módulos principalesLos 4 módulos principales

• Aseguradoras• Agentes• Clientes• Pólizas

AseguradorasAseguradoras

AseguradorasAseguradorasEn esta pestaña se indica la informacióngeneral de la aseguradora

AseguradorasAseguradorasRecuerde que tenemos integrados los55226 códigos postales de todo el país

Los códigos postales están disponiblesen Aseguradoras, Agentes y Clientes

AseguradorasAseguradorasAquí se indican los teléfonos, fax,sitio web, e-mail general, etc

Tiene capacidad para almacenar eldirectorio telefónico de cada aseguradora

AseguradorasAseguradorasEn esta pestaña se indican a los personas quefungen como contacto en las aseguradoras

El SAS podría almacenar a todo elpersonal de cada aseguradora

Además se pueden almacenar teléfonos ycorreos personales de cada contacto

Aquí se indica que agentes nuestrostrabajan con que aseguradoras

AseguradorasAseguradorasAquí se listan las pólizas que tienecada una de las aseguradoras conlas que trabaje

De aquí podemos ir aldetalle de cada póliza

AseguradorasAseguradorasAquí podemos agregar pequeñas notasrespecto a alguna aseguradora

En esta pestaña, podemos ligar documentosde nuestra computadora a alguna aseguradora

Los documentos pueden ser imágenes, cartas, hojasde calculo, PDF’s, presentaciones, etc.

AseguradorasAseguradorasEn esta pestaña, podemos generar losprincipales reportes de una aseguradora

Indique el periodo de tiempo delque desea el reporte

Puede generar el reporte para imprimir oun PDF en un correo a enviar por Outlook

AgentesAgentes

AgentesAgentesEn esta pestaña se indica la informacióngeneral del agente

AgentesAgentesAquí se indican los teléfonos, fax,sitio web, e-mail, etc

Tiene capacidad para almacenar unsinúmero de elementos

AgentesAgentes

Aquí se indica en que aseguradorastrabaja este agente

Se define la misma información porel lado de las aseguradoras

AgentesAgentesAquí se listan las pólizas que tienecada uno de los agentes registrados

AgentesAgentesAquí podemos agregar pequeñas notasrespecto a alguno los agentes registrados

AgentesAgentes

En esta pestaña, podemos ligar documentosde nuestra computadora a algún agente

Imagine… Identificaciones, contratos,fotografías, curriculums, etc., etc.

AgentesAgentesEn esta pestaña, podemos generar losprincipales reportes de un agente

ClientesClientes

ClientesClientesEn esta pestaña se indica la informacióngeneral del cliente

ClientesClientesAquí se indican los teléfonos, fax,sitio web, e-mail general, etc

Tiene capacidad para almacenar eldirectorio telefónico de cada cliente

ClientesClientesEn esta pestaña se indican a los personas quefungen como contacto con los clientes

El SAS podría almacenar a todo elpersonal de cada cliente

Además se pueden almacenar teléfonos ycorreos personales de cada contacto

ClientesClientesAquí se listan las pólizas que tienecada uno de los clientes con losque trabaje

ClientesClientesAquí se indican las cuentas bancarias de uncliente con las que se pagan sus pólizas

ClientesClientesAquí se lleva el control de esas tareas quenos mantienen ocupados con los clientescomo cotizar, emitir, entregar, etc.

De aquí podemos ir aldetalle de cada tarea

Tareas verdes: En tiempoTareas amarillas: Ultimo díaTareas rojas: Vencidas

ClientesClientesAquí se listan los siniestros de lasdiferentes pólizas de los clientes

De aquí podemos ir aldetalle de cada siniestro

ClientesClientesAquí podemos agregar pequeñas notasrespecto al cliente

ClientesClientes

En esta pestaña, podemos ligar documentosde nuestra computadora a algún cliente

ClientesClientesEn esta pestaña, podemos generar losprincipales reportes de un cliente

PólizasPólizas

PólizasPólizasEn esta pestaña se indica la informacióngeneral de la póliza

PólizasPólizasPara pólizas de gastos médicos degrupo puede indicar a los empleadosy sus dependientes

PólizasPólizasAquí se listan los recibos generadospara cobrar la póliza

Los recibos se generande manera automatizada

PólizasPólizasAquí se indican los endosos asociados a la póliza

PólizasPólizasY llevar un control de los siniestros

PólizasPólizasAquí podemos agregar pequeñas notasrespecto a la póliza

PólizasPólizasEn esta pestaña, podemos ligar documentosde nuestra computadora a alguna póliza

El orden de captura recomendado

• El orden de captura es el mismo que el orden de los módulos principales en el menú.– Aseguradoras– Agentes– Clientes– Pólizas

• De esta forma al llegar a capturar las pólizas usted no tiene que brincar y regresar a otros módulos por falta de información.

Ligando documentosLigando documentos

Ligando documentosLigando documentosCampo para ligar documentos

Que es ligar un documento?Que es un hipervínculo?

• Un hipervínculo es una liga que vamos a realizar entre documentos almacenados en nuestra computadora, en la red o en Internet (como fotografías, imágenes de un scanner, hojas de cálculo de Excel, documentos en Word), archivos PDF, páginas de Internet, etc) y los datos del Sistema de Administración de Seguros.

• Los documentos ligados, NO se almacenan en el Sistema por lo que es importante el ubicarlos en un lugar común para recordar que no debemos borrarlos deliberadamente sin desconectarlos antes del mismo.

Que es ligar un documento?Que es un hipervínculo?

• Los documentos a ligar pueden ser modificados externamente pero deberán ser guardados con el mismo nombre y en el mismo lugar para que la conexión con el sistema no se vea afectada.

• Todos los campos en el sistema que pueden ser manejados como una liga o hipervínculo, están coloreados de amarillo

• Para ligar los documentos externos al sistema, haga click con el botón derecho en el campo amarillo y busque en el menú la opción Hipervínculo

Que documentos puedo ligar al SAS?

• Pólizas• Identificaciones• Facturas• Cheques• Estados de cuenta• Comprobantes de

domicilio• Tarjetas de crédito• Cartas• Contratos

• Actas• Cedulas fiscales• Comprobantes de pago• Curps• Actas de nacimiento• Actas de matrimonio• Actas constitutivas• Resultados médicos• Documentación del Art.

Imagine la información a incluir

Accese sus documentos desde cualquier lugar

• Nuestro sistema tiene la capacidad de integrar los documentos ligados con su Dropbox, Google Drive o algún otro.

• Esto le da la posibilidad de consultar los documentos desde su Tablet, Smartphone o Laptop y reenviarlos cuando a donde usted lo desee.

Nota importanteNota importante

• Los hipervínculos y el ligado de documentos solo funcionan cuando se corre el Sistema de Administración de Seguros con el Access que viene incluido en el Office Profesional

• Si usted corre nuestro sistema con el Access Runtime 2007 o 2010, esta función no operará.

• Los documentos ligados al sistema deben almacenarse en el folder de Documentos diseñado para tal fin para poder recuperar rápidamente la información en caso de falla o virus.

Como ligo los documentosComo ligo los documentosClick con el botón derecho

Como ligo los documentosComo ligo los documentos

Siempre ligue sus documentosubicándolos en el disco de reddefinido para el SAS (Z:)

El campo Texto puede ser modificado a su gustoy es lo que aparecerá dentro del campo amarillo

El de Dirección debe indicar siemprela ubicación del documento

Como ligo los documentosComo ligo los documentosDocumento ligado

Como ligo los documentosComo ligo los documentosPresione el botón de selecciónPara guardar los cambios

Como ligo los documentosComo ligo los documentosPara abrir el documento ligado solo haga click en el campo amarillo

Indique Si en la pregunta de seguridad

Como ligo los documentosComo ligo los documentos

Reportes implícitosReportes implícitosEn ocasiones verá este icono que indicaque existe un reporte de la informaciónmostrada. Presiónelo para obtenerlo

O este que le indicará que puede enviarel reporte por correo (Outlook) en un PDF

Reportes implícitosReportes implícitos

Haga click sobre el reportepara verlo mas de cerca

Reportes implícitosReportes implícitos

ReportesReportes

ReportesReportesEl sistema cuenta con un menú de reportesque agrupa 4 categorías principales

ReportesReportes

• Pólizas emitidas

• Renovaciones

• Recibos por cobrar

• Recibos cobrados y comisiones

ReportesReportes

• Cada una de estas 4 categorías puede ser agrupada por:– Cliente– Agente– Aseguradora– Ramo

ReportesReportes

• Adicionalmente los módulos de Clientes, Aseguradoras, Agentes y Ramos cuentan con un menú de reportes similar y se encuentra en la última pestaña del módulo

ReportesReportes

• En este caso, usted puede elegir a uno de los elementos del módulo y obtiene los reportes de ese elemento agrupando por alguno del resto.

ReportesReportes

• Ejemplo: Escojo un agente y obtengo las pólizas emitidas de ese agente agrupadas por ramo.

Reporte o correo dePólizas emitidas porJosé Luis Gutierrezagrupadas por ramo

Consideraciones de Impresión

• Debe haber al menos una impresora instalada y marcada como predeterminada ya que el formato de los reportes se basa en los parámetros de la impresora predeterminada.

Procesos automatizadosProcesos automatizados

• Un proceso automatizado es aquel en donde nos permite ahorrar tiempo en la captura de información

• El proceso generalmente se ejecuta con solo presionar un botón.

• El sistema tiene dos procesos automatizados:– La generación de los recibos de una póliza– La renovación de la póliza

Generación de recibosGeneración de recibosPresione el botón GenerarSeleccione los cargos de los

recibos y presione Aceptar

Generación de recibosGeneración de recibosLe indicará los recibosgenerados presione Aceptar

Renovación de la pólizaRenovación de la pólizaPara renovar la pólizapresione este botón

Renovación de la pólizaRenovación de la pólizaSolo actualice los valoresnecesarios y presione Aceptar

Otros módulos auxiliaresOtros módulos auxiliares

• Los módulos auxiliares son partes del sistema donde se puede agregar o cambiar la información que se utiliza en él. Ejemplo:– Bancos– Personal– Status de pólizas– Tipos de póliza– Etc.

• Estos módulos están a su disposición desde el menú y se manejan de la misma forma que los módulos principales

Otros módulos auxiliaresOtros módulos auxiliares

• Acciones• Asentamientos• Bancos• Colonias• Conductos de cobro• Departamentos• Estados• Formas de pago• Frecuencias de pago

• Monedas• Municipios y

Delegaciones• Paises• Pendientes• Personal• Poblaciones• Status de pólizas• Tipos de pólizas• Títulos

Buscando informaciónBuscando información

• El sistema cuenta con un módulo de búsqueda de información en el cual con solo tener algún dato, el sistema es capaz de buscar entre toda la información tratando de localizar dicho dato.

• El dato debe ser indicado entre asteriscos Ejemplo: *Chihuahua*

• Una vez indicado el dato, presione ejecutar y revise todas las pestañas para ver en que módulos coincidió la información

• Puede emitir reportes de las secciones que tuvieron coincidencias con el dato proporcionado

Buscando informaciónBuscando información

Botón de búsqueda

Los resultados aparecerán en las diferentes pestañas de acuerdo a su coincidencia con el criterio de búsqueda

Buscando informaciónBuscando informaciónCriterio de búsqueda Pestañas de información

Exportando a Excel y a WordExportando a Excel y a Word

• El sistema cuenta con opciones para exportar la información del mismo a Excel y a Word

• Puede hacerlo desde cualquier módulo del sistema incluso desde los reportes

• Busque en el menú superior Herramientas• Luego Vínculos con Office• Y luego seleccione Analizar con Microsoft

Excel o Publicar con Microsoft Word• Una vez exportada la información guárdela en

el formato de la aplicación correspondiente

Exportando a Excel y a WordExportando a Excel y a Word

Generando documentos PDFGenerando documentos PDF

• Existen en el mercado un sinnúmero de aplicaciones para generar documentos en PDF. La mas común porque pertenece a la compañía que originó el formato es el Adobe Acrobat y el Adobe Reader

• Los archivos PDF pueden manejarse de 2 maneras distintas:– Adobe Reader - Solo lee e imprime los PDF’s

– Generadores PDF - Aplicaciones para crear PDF’s• Algunos generadores de PDF’s tiene un costo (como

Adobe Acrobat) y otros son gratuitos como (PDFWriter, doPDF, PDFCreator, etc.). Nosotros le recomendamos doPDF

• SAS incluye una copia del Adobe Reader

Como generar un PDF en el sistema

• Instale doPDF en su computadora• Al instalarlo se creara una impresora virtual

de doPDF

Impresora virtualcreada por doPDF

• Cada vez que usted “imprima” un reporte del sistema en esta impresora virtual, se le preguntará donde desea colocar el archivo pdf y con que nombre.

• Puede generar archivos pdf con reportes del sistema o con cualquier aplicación como Word, Excel, PowerPoint, etc.

Genere un reporteen el sistema

Mándelo imprimira la impresora deldoPDF

El envío de la impresiónse verá como se muestra

Respaldos de informaciónRespaldos de información

• El sistema esta instalado generalmente en el disco Z: de su computadora.

• Usted solo tiene que copiar el contenido de ese disco a un disco externo, a una memoria USB o a un disco de red.

Tel.: (55)-5564-4822Tel.: (55)-5564-4822E-mail: info@datakey.com.mxE-mail: info@datakey.com.mxSitio Web: Sitio Web: www.datakey.com.mxwww.datakey.com.mx

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