sistema de administración de documentos electrónicos · • memorandum, • informes, • ......

Sistema de

Administración de

Documentos

Electrónicos

Índice

1. Introducción

2. Generar GEDO2.1. de un documento cualquiera2.2. de un formulario T2.3. providencia

3. Caratular un EE

4. Adjuntar GEDO a un EE

5. Enviar EE a destino

6. Expediente de Alta y/o Cese

7. Producción de CCOO

1. Introducción

DOCENTES

NO DOCENTES

ALUMNOS

Inscripción matriculación

asistencia

Alta y cese

asistencia

cobro

Becas comedor

Salario familiar

accidentes

derivaciones

Cambio de turno

Designaciones

POF

Documentación en papel:• libros de actas, • registros, • declaraciones juradas, • fichas docentes, • memorandum, • informes, • remitos, • planillas, etc.

Documentación digital: • SADE, • Sial, • Sistema de Gestión Escolar, • Sistema de Gestión Educativa, • Inscripción on line,• Sistema de Gestión de Matrícula.

Expediente en papel Expediente electrónico

Conjunto de documentos

Conjunto de documentos digitalizados

Firmados por quien los produce

Firmados digitalmente

Se elevan físicamente Se envían electrónicamente a través del SADE

Agilizar los tiempos de gestión administrativa de distintos trámites

Altas y ceses docentes

Salario familiar

Becas de comedor

Corrección de errores en SIAL

Comunicaciones oficiales: pedidos de información de juzgados

Trámites de cooperadora

Reconocimiento de antigüedad

¿Qué trámites se realizan por SADE?

ESC 30 DE 30 ALTA INTERINOSOL GARCÍADNI 78450801

Expediente ElectrónicoEEComunicación OficialCCOO

Documentos digitalizadosGEDO

¿En qué consiste un EE?

GEDO –-- Generador Electrónico de Documentos Oficiales

CCOO ---- Comunicaciones Oficiales

EE -–------ Expediente Electrónico

Escritorio Único y módulos

2. Generar GEDO

Digitalización de los documentos

GEDO

Documento digital – Documento electrónico

1. Ingresar al módulo GEDO

Generación del documento electrónico - GEDO

2. Generar GEDO 2.1. De un documento cualquiera

2. Iniciar el documento

3. Seleccionar el tipo de documento a generar

4. Pulsar el botón “Producido yo mismo”

5. Asignar un nombre al documento y pulsar el botón “Seleccionar archivo”

6. Seleccionar el archivo alojado en la computadora y pulsar el botón “Abrir” para subirlo.

7. Verificar que el archivo se haya adjuntado y pulsar el botón “Firmar Yo Mismo el Documento”

8. Firmar el documento pulsando el botín “Firmar con Certificado”

9. El programa devolverá el número con el que identificaremos el GEDO producido

2. Generar GEDO 2.2. De un formulario t

A diferencia de otros documentos, el formulario t debe ser firmado por la autoridad que designa. Es por eso que se envía a firmar y no genera número de GEDO hasta que se haya hecho.

1. Ingresar el al módulo GEDO

2. Iniciar un nuevo documento

3. Seleccionar el tipo de documento a generar

4. Confirmar la acción pulsando el botón “Producirlo yo mismo”

5. Asignar un nombre al documento y pulsar el botón “Seleccionar archivo”

6. Seleccionar el archivo alojado en la computadora y pulsar el botón “Abrir” para subirlo.

7. Verificar que el archivo se haya adjuntado y pulsar el botón “Firmar Yo Mismo el Documento”

8. Enviar a firmar a la Supervisión que corresponda pulsando el botón “Enviar a firmar”Importante: Verificar antes que la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme” haya sifo seleccionada.

9. Escribir el nombre y apellido de quien debe firmar el documento. Cuando aparezca en la lista desplegable, seleccionarlo. Confirmar la acción pulsando el botón “Aceptar”.

10. Cuando el documento haya sido firmado aparecerá en la parte inferior de la portada del módulo GEDO. Desde ahí deberá copiarse el número que el sistema le asignó.

2. Generar GEDO 2.3. Providencia / Informe

La providencia es un informe que redacta para dar detalles sobre el EE.

1. Ingresar al módulo GEDO

2. Iniciar el documento

3. Seleccionar el tipo de documento a generar, en este caso “Providencia”

4. Pulsar el botón “Producirlo yo mismo” para confirmar la acción

5. Redactar el documento. En Referencia se describe brevemente el motivo de la nota.

6. Concluida la redacción, pulsar el botón “Firmar Yo Mismo el Documento”

7. Firmar el documento pulsando el botín “Firmar con Certificado”

8. El programa nos devolverá el número con el que identificaremos el GEDO producido

Acrónimo de Providencia

3. Caratular un EE

GEDO –-- Generador Electrónico de Documentos Oficiales

CCOO ---- Comunicaciones Oficiales

EE -–------ Expediente Electrónico

1. Ingresar al módulo EE

2. Pulsar el botón “Caratular Interno”

3. Se abrirá una ventana para completar con los datos de la carátula

Los tres espacios se completan con la descripción del trámite que genera en EE.

En algunos casos (alta y ceses) se solicita que la misma sea detallada.

El contenido puede variar según el D.E. y/o Delegación Contable.

4. En el espacio “Código de Trámite” se escribe o selecciona la trata que corresponda

5. Se confirman los datos pulsando el botón “Caratular”

6. En la ventana siguiente se cargan los “Datos de Control” que varían según el tipo de EE Se confirman pulsando el botín “Guardar”

7. El programa devolverá el número con el que identificaremos el GEDO producido

Año de producción del EECódigo del Ministerio

N.º de EE Código de la escuela

ESC303022

4. Adjuntar documentos GEDO a un EE

1. Ingresar al EE pulsando el botón “Ejecutar”

2. Completar los campos con la información correspondiente al GEDO y confirmar la acción pulsando el botón “Vincular Documento”

3. Visualizar que el GEDO aparezca en el listado

4. Pulsar el botón “Salir sin Pase” )esto evitará perder la viculación si el sistema se cae)

5. Repetir los pasos 2, 3, y 4 tantas veces como documentos deba adjuntar

5. Enviar EE a destino

1. Una vez que se adjuntaron todos los documentos pulsar el botón “Realizar Pase”

2. Completar con los datos necesarios: motivo, estado, destino

2. Motivo: se explicita el por qué se devuelve o se tramita el EE

En el caso de las altas y ceses generalmente se copia y pega la información del motivo de la caratulación.

3. Estado: seleccionar de la lista desplegable en estado que corresponda

Cuando iniciamos un trámite seleccionaremos “Tramitación”

1. Motivo y Estado cuando hay un error de caratulación

Cuando hay un error en la caratulación seleccionar “Guarda Temporal” y se explicita en el motivo.

1. Destino: si es un usuario...

Se selecciona “Usuario” y el nombre del destinatario de la lista desplegable.

1. Destino: si es una repartición...

Se selecciona “Sector”, la repartición y el sector correspondiente de la lista desplegable.

6. Expediente de alta y/o cese

ESC 30 DE 30 ALTA INTERINOSOL GARCÍADNI 78450801

ALTA/CESE docente

Se tramitan dos expedientes en forma paralela:

De Designación De Cobro

211 212

Contiende documentos concernientes a la designación (designaciones de junta, formulario t, resolución, etc).

Contiene documentos que permitirán el cobro de haberes (declaración jurada de cargos, cuil, recibo de sueldo, etc).

Previo a la caratulación...

Sugiero armar la carpeta con los documentos escaneados y un archivo de texto conteniendo la información básica del trámite. Esto nos permitirá ir guardando la información necesaria para el armado del EE.

Información para caratular el EE de alta

Información para caratular el EE ABM de alta

Documentación necesaria para la realización del expediente

Códigos de trata y destinatario

ESC 30 DE 30

ALTA INTERINO SIN LICENCIA

SOL GARCÍA

CUIL 27-78450801-0

CC 887 MOD. 16 HS

(POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ALTA INTERINO SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

Escuela y distrito

Tipo de trámite – algunas veces se solicita también la fecha.

Nombre y apellido del docente

Cuil del docente

Información sobre el cargo

Observaciones

211 – Carátula del Expediente de designación

ESC 30 DE 30

ABM ALTA INTERINO SIN LICENCIA

SOL GARCÍA

CUIL 27-78450801-0

CC 887 MOD. 16 HS

(POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ABM ALTA INTERINO SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

Escuela y distrito

Tipo de trámite – algunas veces se solicita también la fecha.

Nombre y apellido del docente

Cuil del docente

Información sobre el cargo

Observaciones

212 – Carátula del Expediente de cobro

Información para caratular el EE de alta

Caratulación del Expediente de designación

1. Iniciar el EE

ESC 30 DE 30 ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

TRATAMEGC0211A

ESC 30 DE 30 ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

MEGC0211A

2. Caratular EE

ESC 30 DE 30 ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

3. Completar los datos de control

Año de producción del EECódigo del Ministerio

N.º de EE Código de la escuela

4. Registrar el número de EE

1. Iniciar el EE

ESC 30 DE 30 ABM ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

TRATAMEGC0212A

ESC 30 DE 30 ABM ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ABM ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

ESC 30 DE 30 ABM ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

MEGC0212A

2. Caratular EE

ESC 30 DE 30 ABM ALTA SUPLENTE SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

3. Completar los datos de control

Año de producción del EECódigo del Ministerio

N.º de EE Código de la escuela

4. Registrar el número de EE

EXPEDIENTE DE DESIGNACION

ESC 30 DE 30 ALTA INTERINO SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

EE ABM EX-2018-3429780-MEGYA-ESC203030

EXPEDIENTE DE COBRO

ESC 30 DE 30 ABM ALTA INTERINO SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

EE ALTA EX-2018-3429780-MEGYA-ESC203030

Enviar expedientes a destino

ESC 30 DE 30 ALTA INTERINO SIN LICENCIA SOL GARCÍA CUIL 27-78450801-0 CC 887 MOD. 16 HS (POR JUBILACION DE JUANITO LAGUNA)

EE ABM EX-2018-3429780-MEGYA-ESC203030Código de la

delegación contable

DGPDYND

Número de delegación

0330

Sistema de

Administración de

Documentos

Electrónicos