secretaría de administración y finanzas
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Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa
Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto
21-09-2011
Universidad Veracruzana
Avances del Proyecto
Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios
Informe al: 30/04/11 30/05/11 17/08/11 21/09/11 30/04/11 30/05/11 17/08/11 17/08/11
Administración de Recursos Humanos (10 Trámites)
10% 40.5% 57% 62.2% 20% 42.% 48% 51%
Administración de Recursos Financieros (24 Trámites)
19.3% 50.4% 54.5% 58.0% 23.6% 60% 65% 65%
Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites)
57.7% 68.3% 82.5% 85.4% 66.3% 70.7% 78.8% 82.1%
Total 29.2% 53.1% 64.7% 68.5% 36.6% 57.6% 63.9% 66.0%
Fecha de Reporte Miércoles 21 de Septiembre 2011
Periodo Reportado Junio-Septiembre 2011
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico
Solicitud de constancias
Pago de sueldos y prestaciones
Préstamo personal
Autorización de condonación
Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina
Entrega de la nomina para pago
Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos
65%
30%
65%
65%
90%
92%
65%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)
Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )
Pago directo a proveedores
Transferencias y reprogramación presupuestal
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
65%
65%
65%
90%
65%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos
Cobro de cuotas y aranceles
Expedición de recibos oficiales
Constancia de sueldos y salarios
Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros
55%
55%
55%
55%
92%
Universidad Veracruzana
Trámites prioritarios
Fase 1Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2Propuesta de
Mejora
Fase 3Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas CapacitaciónImplantación
Requisiciones
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Transferencias de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios
92%
92%
92%
92%
72.2%
Universidad Veracruzana
Prioridad trámite Resumen
1Registro de Bienes Muebles • Liberados desde el punto de vista informático
• Elaborado el programa de capacitación e implementación. Falta aprobación.
• Pendiente equipamiento (Terminal portátil e impresoras de código de barras)
Transferencias de bienes mueblesRetiro de bienes en desuso
2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)
3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales• Se corrigen aspectos operativos detectados en
la Prueba piloto.
4
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) • Se han realizado 4 reuniones de trabajo
(23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la USIIU y DSIA para analizar la propuesta
• Pendiente programa de desarrollo
Vale (Solicitud y Reposición)
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)
5 Retiro de personal (Hoja de servicios) • Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de simplificación el 31 de Agosto
• Se crearon los grupos de trabajo• Se han llevado a cabo 3 reuniones de trabajo 5,7,
Y 8 de Septiembre) con la USIIU y DSAI para analizar las propuestas de simplificación y definir el alcance
• Pendiente elaborar programa de trabajo tomando en cuenta la priorización establecida
6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal
7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios)
8 Autorización de Condonación
Universidad Veracruzana
Prioridad trámite Resumen
9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables • En proceso elaboración de un programa de
trabajo
10 Movimientos de personal académico (vía SISPER)• En proceso análisis normativo
11 Revisión de Cargas Académicas
12 Patronatos y Fideicomisos • En proceso elaboración de un programa de
trabajo
13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) • Idem. Prioridades 5,6,7 y 8
14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios)
• En proceso elaboración de un programa de trabajo
15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)
16
Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina
• Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización.
• Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa
• Determinar fecha de comunicación
17 Entrega de la Nómina para Pago
• Se amplía el alcance incluyendo devolución, cancelación, reposición de cheques y desconcentración de pagos a Vicerrectorías. Se inició en Xalapa
Universidad Veracruzana
Prioridad Trámite Resumen
18Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios)
• Idem. Prioridades 5,6,7 y 8
19Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos
• En proceso su propuesta
20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)• Forman parte de la prioridad 17
21 Entrega de cheques en caja
22 Mantenimiento de Vehículos • En revisión la propuesta de simplificación
23 Renta de Vehículos • En proceso su propuesta
24 Renta de Autobuses
25 Control y pago de Servicios Básicos • Aún no se inicia
Universidad Veracruzana
Problemas
SAF El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado
La firma electrónica debe ser un proyecto prioritario. Incide el las propuestas de simplificación
SIIU
La armonización contable es un proyecto que impacta en los proyectos de simplificación administrativa
Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio
Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio
La Disponibilidad Financiera y la Reserva del Presupuesto en el POA , son proyectos planteados que deben ser atendidos e interrelacionados con Egresos y Requisiciones.
Universidad Veracruzana
Seguimiento Agosto-Septiembre
En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.
En proceso Continuar la etapa de pruebas de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa
Continuar con etapa de capacitación e implementación en nóminas
En proceso Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA
En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Registro de Bienes Muebles
1
1
Transferencias de bienes muebles 1
Retiro de bienes en desuso 1
Requisición (Gestores y Beneficiarios) 2 2
Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 3 2
SUMA 7
* Gestores y Beneficiarios
Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
4
3
Vale (Solicitud y Reposición) 2
Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4
Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2
SUMA 11
Universidad Veracruzana
Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)
Retiro de personal (Hoja de servicios) 5 1
Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal 6 2
Préstamo personal (Gestor y Beneficiario) 7 2
Autorización de condonación 8 1
Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario) 13 2
Entrega de la Nómina para Pago 17 2
Constancia de Sueldos y Salarios 18 1
SUMA 11
* Gestores y Beneficiarios
Total de trámites del Proyecto de Simplificación 40 100%
Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA
29 72.5%
Universidad Veracruzana
Universidad Veracruzana
Universidad Veracruzana
Hallazgos al SAU Debilidades
Se desatendió el mantenimiento del SAU Se corre el riesgo de que al descentralizar se transfieran procesos complejos por centrarse en simplificar trámites
No se ha asegurado el proceso de Gestión del SAU ni se han mantenido los procesos Se trabaja por áreas y no por procesos transversales
No está actualizado el Calendario de revisión del SAU.En la metodología propuesta, faltó capacitación a los comandos en algunos temas como la administración de proyectos, riesgos, mapeo
Las áreas no se aseguran de contar con indicadores para revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del SAU Algunos proyectos de mejora no están tomando en cuenta los cambios que afectan al SAU
No se observa un análisis de riesgos ni un plan de contingencia para el proyecto de simplificación
En el seguimiento al SAU se toman acciones aisladas que no han sido suficientes es necesario que la Alta Dirección tome acciones para demostrar eficacia del SAU
No se ha gestionado el ambiente de trabajo Analizar idoneidad de los seis procedimientos
En el Proyecto de simplificación no incluyó criterios de validación y verificación en sus etapas
Existen acciones correctivas cuyo plan de atención está desactualizado
No existen acciones que anticipen una operación fuera de control
Universidad Veracruzana
Universidad Veracruzana
Representante
Sub-Representante
Control de documentos
Responsable de proceso
Responsable de proceso
Responsable de proceso
Control de documentos
Representante de proceso
Representante de proceso
Representante de proceso
Control de documentos
Control de documentos
ARH ARF ABS
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