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Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI
Rosario Morelli, PMPrmorelli@syrium-online.com
Primer móduloDefiniciones iniciales
Etapas en los proyectos
• Formulación: − identificación de las necesidades de la organización −priorización de las soluciones en función de los
objetivos estratégicos de la organización −definición de objetivos del proyecto
• Gestión: −actividades necesarias para concretar los objetivos
del proyecto seleccionado
• Evaluación: −de los resultados del proyecto y su impacto en el
contexto de la organización
Bibliografía del curso
Capítulos 1 a 7 y capítulo 11 de la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos” (Project Management Body of Knowledge Guide) del Project Management Institute (PMI®)El PMBOK Guide ® :
• describe el subconjunto de conocimientos y prácticas generalmente aceptadas
• establece un lenguaje común
PMI ® y PMBOK ® son marcas del Project Management Institute , Inc. que están registradas en los Estados Unidos de América y en otras naciones.El PMI ® no ha participado en el desarrollo de este programa , tampoco ha revisado su contenido y no tiene ningún interés financiero sobre este programa, que no está hecho en su representación y al que no ha contribuido de ninguna forma.
Agenda
• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos
• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas
• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto
• Definición de programa, portafolio y subproyecto
• Ciclo de vida y fases de un proyecto
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?
Pricewaterhouse Coopers, 2004 , investiga 200 organizaciones de diversas industrias en 35 países y concluye que:
• Más de 50% fracasan (total: 10,638 proy), representando mas de 7 mil millones de dólares
• Solo 2.5% son terminados en tiempo y presupuesto
¿25% del PBI en proyectos?
¿30% de los costos de un proyecto son en gestión?
Resolución de proyectos en año 2000
Exitosos28%
Fracasados23%
Incumplidos49%
“EXTREME CHAOS 2001” informe del Standish Group
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos (1994-2000)
1627 26 28
53 3346 49
31 4028 23
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1994 1996 1998 2000
Fracasados
Incumplidos
Exitosos
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?
Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos (1994-2000)
1627 26 28
53 3346 49
31 4028 23
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1994 1996 1998 2000
Fracasados
Incumplidos
Exitosos
Sobreplazo: 222%Sobrecosto: 189%
Sobreplazo: 63%Sobrecosto: 45%
Alta gerencia 18
Usuarios 16
Director del Proyecto 14
Objetivos de negocio claros 12Alcance minimizado (costos y tiempo menores) 10
Infraestructura de software estándar 8
Requerimientos básicos firmes 6
Metodologías formales 6
Estimaciones razonables 5
Otros 5
97% de los proyectos exitosos
Los principales factores de éxito
Modelos de Madurez de Capacidades
El “Capability Maturity Model” (CMM) es un modelo para la mejora y evaluación de procesos para la industria del software que tiene amplia aceptación. Define 5 niveles posibles de madurez para las organizaciones que desarrollan y mantienen software (el más maduro es el nivel 5)):
– Nivel 1, Inicial– Nivel 2, Repetible– Nivel 3, Definido– Nivel 4, Gestionado– Nivel 5, Optimizado
Necesidad de profesionalizar laGestión de Proyectos
• Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse:−A satisfacción del cliente−En el plazo establecido−Sin recursos adicionales
• Considerando los diferentes grupos de intereses
• Con responsabilidad social, profesional y personal
Necesidad de profesionalizar laGestión de Proyectos
Tener claro los procesos involucrados en la dirección de proyectos nos ayuda a planificarlos, ejecutarlos y controlarlos así como a comunicarnos adecuadamente
Profesionalizar la gestión de proyectos
Los proyectos son instrumentos por medio de los cuales se implementan las nuevas estrategias de negocio
La dirección de proyectos es una profesión relativamente
joven y emergente
Gestión de proyectos: profesión emergente
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010
• Más de 300.000 miembros y de 350.000 certificados como Project Management Professional (PMP) y más de 3 millones de copias del PMBOK en circulación
• 25 años para alcanzar los 10.000 miembros; 10 años para superar los 250.000
Indicador: Project Management Institute (PMI®)
Gestión de proyectos, ciencia o arte
• Las empresas de hoy necesitan que los productos se hagan mas rápido, baratos y fáciles de usar
• Muchos directores de proyectos inexpertos confían en el enfoque de arte, o sea su habilidad para manejar gente
• La gestión real de proyectos es la aplicación de procesos sistemáticos, definidos y acordados por la comunidad de directores, para iniciar, planificar, ejecutar , controlar y cerrar un proyecto
• El arte de la Gestión de Proyectos debería centrarse en como los gerentes usan la ciencia de la gestión de proyectos
¿Qué es un PROYECTO?
“Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.”
Elaboración gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos
¿Qué es un PROYECTO?
“Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.”
Las organizaciones realizan trabajo a través de proyectos y operaciones
Ambos:• requieren gente• están limitados por restricciones (recursos)• son planificados, ejecutados y controlados• son realizados para alcanzar objetivos de la
organización
PERO:• los proyectos son temporarios y únicos (como
sus equipos y las oportunidades)• las operaciones son continuas y repetitivas
¿Qué es Gestión de Proyectos?
Es la aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo El Director del Proyecto
es el responsable de alcanzar los objetivos
Dirección de Proyectos
Dirección de ProyectosFundamentos de la Dirección de Proyectos
Fundamentos de la Dirección de Proyectos
Gestión en General
Área de Aplicación
Habilidades
interpersonales
Comprensión
del entorno
Disciplinas de dirección
El Director del Proyecto:
Es el responsable individual por:• Planificar y organizar el trabajo• Gestionar las actividades diarias del proyecto• Entregar los resultados del proyecto al cliente• Interactuar con los interesados
Proveedores
Gerencia
Cliente
Área de Seguridad
Departamento Legal
Funcionarios
Depto. Financiero
ArquitectoProgramadoresTesteadoresDocumentadores
Prensa
El DP es el primer contacto del proyecto
Auditoria
...y un Director de Proyecto DEBE:
• Negociar con quien le asigna recursos• Definir la organización del Proyecto• Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de que son
conocidos y comprendidos• Asegurarse que se desarrollen descripciones de trabajo
detalladas• Identificar las necesidades de formación y entrenamiento
de todos los INTERESADOS. E implementar ese entrenamiento!
• Mantener los recursos del equipo enfocados en desarrollar y ejecutar el Plan
• Ajustar el Plan cuando sea necesario
siempre son el recurso más valioso
y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...
Programa, Portafolio y Subproyecto
• Programa: proyectos relacionados con dirección coordinada para lograr beneficios y controles que no se obtendrían si se dirigieran individualmente
• Portafolio: conjunto de proyectos o programas (no necesariamente relacionados) y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio
• Subproyectos: subdivisión de los proyectos en componentes para facilitar la gestión. Pueden ser considerados como proyectos y dirigidos como tales
Ejemplo de relaciones entre portafolio, programas, proyectos
y subproyectosObjetivos estratégicos del negocio
Proyecto x.A
…
Proyecto x.J
Programa x.K
Proyecto x.N.n
…
Proyecto x.N.1…
Programa x.N
Otros x.O
Otros ...
Subproy x.N.1.n
…
Subproy x.N.1.1
Subproy x.A.2
Subproy x.A.1
Subproy x.A.2.2
Subproy x.A.2.1
Subproy x.A.2.3
Portafolio wPortafolio w
Portafolio xPortafolio x
Proyecto w.A
Proyecto w.BSubproy w.B.2
Subproy w.B.1
Proyecto …
Ciclos de vida
• Ciclo de vida del producto: entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha
• Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto)
• Fases: división en partes del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de facilitar su control
IdeaOperación y
mantenimientoCiclo de vida del proyecto
Fase inicial
Fase xxx
Fase final
Fase yyy
Ciclo de vida del producto
Fases de un Proyecto
• Fase: secuencia lógica diseñada para asegurar la definición y elaboración apropiada del producto del proyecto
• Cada fase se caracteriza por –como mínimo- un entregable y se le asociará un tiempo y un costo para completarla
• Fin de fase tiene una revisión de entregables y del rendimiento del proyecto para:
a. Detectar/corregir errores costo-efectivamente
b. Evaluar ¿debe comenzar la próxima fase?
Ejemplo: Construcción de una máquina embotelladora
Fase EntregableFactibilidad Documento
Diseño Planos, cálculo veloc., costos
Prototipo Prototipo construido
Construcción Embotelladora construida
Prueba Documentos de resultados, propuestas de cambio
Instalación Embotelladora en la fábrica
Ciclo de vida del Proyecto
Fases de un Proyecto
El conjunto de fases constituye el ciclo de vida del Proyecto
¿Información relevante?
Tipo de Información Ejemplo: en fase “Diseño de policlínica”
El trabajo técnico de cada fase
1. Diseñar los planos2. Especificaciones del mobiliario
Cuándo se generan los entregables
1. A los 30 días de comenzada la fase2. A los 5 días luego del anterior
Cómo se revisa y valida c/producto
1. Contra estándares de …2. Existencia de 3 proveedores mínimo
Roles involucrados en cada fase
1. Equipo de arquitectos y Jefe de Div. Arquitectura, Tec. control de calidad
Procedimientos de aprobación
1. Firmas de Jefe División Arquitectura, del Médico responsable y del Director de Proyecto
Cuándo se hace la transferencia tecnológica
1. Durante las instancias de relevamiento y de aprobación
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software
Modelo del ciclo de vida: es el conjunto de fases estándar en que se divide el ciclo de vida de los proyectos. Ejemplo:
• Modelo Cascada: Tiene definido un sistema de desarrollo lineal y asume que los requerimientos luego de definidos permanecen estables..
• Modelo Incremental: Provee un desarrollo progresivo donde cada versión agrega nuevas funcionalidades.
• Modelo Espiral: El software es desarrollado siguiente un enfoque en espiral o iterativo en lugar de lineal..
• Modelo Prototipamiento: Usando para desarrollar prototipos que clarifiquen los requerimientos del usuario
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software
• Modelo Rapid Application Development (RAD): Usado para producir sistemas rápidamente sin sacrificar la calidad
• Extreme programming (XP): Desarrolladores programan en partes y debe escribir los tests para su propio código.
• Scrum: Desarrollo iterativo en la que cada repetición se refiere como sprints, la cual es normalmente de 30 días. Generalmente se reúnen cada día en una reunión corta, llamada scrum, para decidir que realizar ese día. Funciona mejor para tecnología orientada a objetos y requiere fuerte liderazgo para coordinar el trabajo.
Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software
Características de los ciclos de vida
Costo Cantidad de personas
Salidas de gestión del proyecto:
Acta
Ejecución
Tiempo
ComienzoOrganización Cierre
Plan del Proyecto
Entregables aceptados
Docs archivados
Influencia de los interesados
Costo de los cambios
Grado
Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto
Bajo
Alto
Características de los ciclos de vida
Riesgos e incertidumbre
Características de los ciclos de vida
Grado
Impacto de las variables en función del tiempo del proyectoBajo
Alto
Control de avance del cursoProductos de gestión de
proyectos
• Ciclo de vida del proyecto• Línea Base del Alcance:
– Declaración del Alcance – EDT – Diccionario de la EDT
• Cronograma• Plan de Gestión de RRHH• Plan de Gestión de las Comunicaciones• Plan de Gestión de Riesgos• Plan de Gestión de la Configuración• Plan de Gestión de Cambios
• Acta de Constitución• Registro de interesados y Estrategia de
gestión de los interesados• Documento de Requisitos, Plan de
gestión de requisitos y Matriz de trazabilidad
• Lista de actividades, Red, Recursos y Duración
• Registro de riesgos
Plan para la Dirección del Proyecto
Documentos del Proyecto
Repaso
• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos
• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas
• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto
• Definición de programa, portafolio y subproyecto
• Ciclo de vida y fases del proyecto.
Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI
Rosario Morelli, PMPrmorelli@syrium-online.com
Fin del primer móduloDefiniciones iniciales
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