reuniones efectivas

Reuniones efectivas

Agenda

• Motivación

• Pasos para una reunión efectiva

• Herramientas

• Resumen

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Motivación

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“De nuevo a perder el tiempo!”

“tengo mucho trabajo y no puedo asistir por que nunca se termina a tiempo …”

“se va por las ramas …”

“… nunca se resuelve nada”

“la verdad, no se ni por que me llamaron …”

¿Porqué hablamos de reuniones efectivas?

Motivación

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Importancia de las reuniones

• Permiten a los equipos de trabajo resolver

problemas, organizarse, intercambiar nuevas

ideas, etc.

• Permiten intercambiar información valiosa.

• Permiten tomar decisiones.

• Generan un ámbito de discusión.

• Son una oportunidad de poner en práctica las

habilidades de escucharse, generar

confianza, retroalimentarse y de aprender de los

otros.

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Entonces … ¿qué piensan que son las “reuniones efectivas”?

Motivación

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Tipología de las reuniones

Según el objetivo:• Informativas• Consultivas• Formativas• Decisorias

Según el contenido:• De información ascendente, descendente u horizontal.• Privadas o públicas• Formales o informales

Según su frecuencia:• Periódicas• Esporádicas o puntuales

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Pasos

1Planificación

2Convocatoria

3Ejecución

4Documentación

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1. Planificación

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¿Es la reunión necesaria?

¿Qué es lo que quiero lograr con la reunión?

¿Quiénes son los involucrados directos?

¿Dónde será la reunión?

¿Hay algún material que sea necesario distribuir antes de la reunión?

¿Es la reunión necesaria?

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2. Convocatoria

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Ítems que no pueden faltar:• Objetivo• Orden del día• Fecha / Hora / Lugar / Duración• Participantes

Adicionales:• Material adicional para la reunión

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3. Ejecución – “antes”

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1. Esperar a los asistentes ¿?

2. Presentaciones / Pre-reunión

3. Informar sobre la orden del día y el objetivo de la

reunión

4. Informar sobre los roles de los participantes y lo que

se espera de cada uno

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3. Ejecución – “durante”

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El coordinador de la reunión comienza a seguir la orden

del día.

Algunos tips:

• Evitar que se extiendan los tiempos planeados• Evitar que se desvíen la conversación de los temas

planeados.• Evitar la minimización de los problemas.• Negociar los conflictos.

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3. Ejecución – “cierre”

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El coordinador de la reunión recapitula y repasa sobre la

orden del día las decisiones tomadas. Asigna los

pendientes a cada responsable.

Algunos tips:

• Definir las condiciones de los pendientes y plazos.• En casos de quedar puntos en conflicto defina un

plan de trabajo (Planifique reunión o coordine pendientes).

• Evalúe la calidad de los resultados de acuerdo a lo planificado.

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4. Documentación y comunicación

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El coordinador de la reunión será responsable de la

documentación y posterior comunicación de las

decisiones tomadas.

• La mente humana es frágil, registre, anote, escriba o grabe … no importa el “cómo”, lo que importa es que se haga!

Herramientas

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Outlook

Tips de uso

• Crear como cita e invitar a los asistentes.

• Especificar los puntos a tratar en la reunión.

• Adjuntar los documentos que sean necesarios.

• Incluir alerta a la cita.

Herramientas

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Presentaciones

Tips de uso• Incorporar una agenda a la

presentación

• Considerar el tiempo que demora la presentación

• Solo poner el texto necesario

• Usar gráficos facilita la interpretación en temas complejos

• Utilizar las plantillas provistas

Herramientas

Tips de uso

• Utilizar texto en viñetas

• Con frases cortas y concisas

• Usar abreviaturas para los nombres de los participantes

• Respetar el orden cronológico

• Dejar claros los puntos pendientes

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Plantilla de minuta de reunión

Resumen

1. Realizar solo las reuniones que sean indispensables

2. Tomar conciencia de los costos o consecuencias de las reuniones

3. Definir y detallar el objetivo de la reunión

4. Convocar únicamente a los participantes necesarios

5. Documentar y comunicar los resultados de la reunión

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Para tener siempre en cuenta …

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