proyecto de grado (hasta apartado 3)
Post on 07-Mar-2016
233 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Experimental
de los Llanos Centrales
“Rómulo Gallegos”
San Juan de los Morros – Edo. – Guárico
Área de Ingeniería en Sistemas
Escuela de Informática
ELABORACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL
CONTROL DE CITAS Y EXPEDICÍÓN DE EXÁMENES MÉDICOS EN LOS
DEPARTAMENTOS DE LABORATORIO, BACTERIOLOGÍA Y
CITOLOGÍA DEL CENTRO MÉDICO IPAS-ME UBICADO EN
SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUÁRICO (Proyecto de Investigación presentado en el curso de Proyecto de Grado I)
Junio, 2011
Autores: González, Ramón
Trujillo, Yessenia
Prof.: Elian Carrillo
Sección 2
iii
INTRODUCCIÓN
El crecimiento de la población ha obligado a los Centro Clínicos,
Hospitalarios y Ambulatorios a desarrollarse y prestar mejores servicios ya que cada
día es mayor el número de personas que acuden a estos centros en busca de mejorar
su salud y calidad de vida. Esto trajo consigo el aumento de la cantidad de
información que estos deben ejecutar con respecto a los procesos administrativos de
estas organizaciones, así como también toda la información acerca de los pacientes.
Hay que tener en cuenta que la administración de una empresa es punto clave para el
éxito de dicho centro y que las personas que allí laboren tienen que hacerlo de forma
organizada y sinérgica.
Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo
nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, y todos ellos forman parte
esencial de la gestión empresarial; es por ello que su adecuado tratamiento y
manipulación influye en la calidad y eficacia a la cual está destinado dicho recurso.
En las áreas médicas unos de los aspectos más relevantes, es el papel que
juega la tecnología, en el desenvolvimiento de tareas importantes, como su
contribución para la realización de intervenciones quirúrgicas con la ayuda de
aparatos electrónicos entre los cuales se destacan por ejemplo: el rayo láser y las
cámaras microscópicas, pero el ordenador como si, usualmente no figura como
herramienta importante para el control de ciertos procesos dentro de sus actividades,
como el control efectivos de datos relacionados con pacientes, controles
administrativos, soporte informativo, entre otros.
Es pertinente analizar los factores que conllevan la aplicación de herramientas
tecnológicas, para su desarrollo, funcionamiento y operación en los centros de salud,
de forma que se puedan mejorar las actividades llevadas a cabo, haciéndolas efectivas
y rápidas, elevando la calidad del servicio, al mismo tiempo que se actúa en
consonancia con la realidad actual.
1
CONTEXTO DE PROBLEMATIZACIÓN
Planteamiento del Problema
El Instituto de Previsión Asistencial Social del Personal del Ministerio de
Educación (IPAS-ME), ubicado en San Juan de los Morros, estado Guárico, es un
centro médico de atención al personal que laboran dentro del Ministerio de
Educación, como también para la comunidad en general, considerada unidad de
servicio tipo II, atiende una porción de 55.000 a 99.000 personas por año, prestando
servicios de atención médica en distintas especialidades, así como también
realización de estudios médicos o de laboratorio.
Esta institución cuenta con diferentes departamentos que le permiten al equipo
médico y así a los pacientes, recibir una atención integral, esto a través de las distintas
modalidades para referencia, comparaciones y demás, logrando un diagnóstico
preciso. Haciendo referencia al departamento de laboratorio general, el cual está
comprendido por tres (3) departamentos (Laboratorio, Citología y Bacteriología), es
uno de los núcleos o áreas más importantes y frecuentadas de la institución, ya que
este se encarga de la examinación de muestras microbiológicas, para el arrojo de
resultados que le permitirán al personal médico la manifestación de un correcto
diagnóstico y tratamiento de enfermedades.
El funcionamiento de esta unidad de laboratorio general, en el departamento
de laboratorio, comprende en los turnos mañana en un horario de 7:30 AM a 12:00
PM, y 1:00 PM a 6:00 PM para su correspondiente en la tarde, este horario de trabajo
está comprendido en los siguientes términos:
Extracción de muestras microbiológicas: Para este fin, se comprende un
horario matutino de 7:30 AM a 9:30 AM, y de 1:00 PM a 3:00 PM para el
vespertino.
2
Solicitud de Citas y Entrega de Exámenes: El personal administrativo inicia
su faena laboral en horarios duales, mañana 8:00 AM a 12:00 PM, tarde 1:00
PM a 6:00 PM.
Con respecto a la solicitud de citas, estos se encuentran sujetos a una cantidad
limitada de treinta (60) cupos por turno, es decir un total de ciento veinte (120)
vacantes por día, haciendo excepciones por casos clasificados como emergencia o
urgentes, que no requieren de la solicitud o disponibilidad de un cupo o día pautado.
Este departamento maneja la realización y expedición de los siguientes
estudios médicos:
3
Exámenes (Tipos) Manejo
Antígeno Prostático Total
Dengue Total
Heces Total
Orina Total
Toxoplasmosis Parcial (Miércoles)
Hematológica Total
Helicobacter Pylori Total
Prueba de Embarazo Sanguíneo Total
H.I.V Total
PT PTT Total
Serología Total
Hepatitis Total
Tipaje Total
Química Sanguínea Total
Hematología Total
Tabla 1. Tipos y Manejo de Exámenes
La forma de laborar en este departamento está estructurada de la siguiente
forma:
4
1. Petición de Citas: El paciente asiste al departamento y solicita una cita, esta se
formaliza a través de un cuaderno de control, en donde el administrativo
encargado procede a revisar las fechas posibles para la asignación, habiendo
tenido la aceptación del paciente del día asignado, este procede a la
sustracción de datos básicos como: Nombre, Apellido, Cédula, Edad y Tipo
de Examen, y finalmente la reafirmación de la previa.
2. Atención y sustracción de muestras: Los pacientes citados son atendidos por
orden de llegada, (así mismo lo clasificados de emergencia) para la toma de la
muestra y su posterior análisis por el equipo de bioanalistas.
3. Transcripción de Exámenes: Luego del estudio realizado a las muestras por el
personal bioanalítico, se procede al arrojo de resultados, el cual el personal
analista hace anotaciones manuales (haciendo salvedad ocasional en la
química sanguínea y la hematología) en formatos o boletas determinados por
la institución, para ser luego traspasados al personal administrativo encargado
de la transcripción oficial y final de los estudios, en formatos o boletas
aprobadas por la institución; luego de ser firmados y sellados por los
bioanalistas, estos son almacenados por orden alfabético en un acordeón o
carpeta alfabetizada.
4. Entrega de Exámenes: Esto va a depender del tipo de examen realizado, pero
generalmente los resultados se entregan al día hábil siguiente de la obtención
de la muestra, dentro del horario laborable por el personal administrativo;
todo esto respondiendo a la petición del paciente.
5
El funcionamiento del departamento de Bacteriología, está comprendido en un
horario diurno, que va desde las 8:00 AM a 12:00 PM, periodo durante el cual se
realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrega de
resultados; este departamento las solicitudes para estudios son pocas, por lo cual no
es necesario la solicitud de citas; vale destacar que el galeno especializado en esta
área es el encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de
los estudios bacteriológicos realizados (Bacteria Presente, Bacteria Ausente y
Antibiograma).
Respecto al funcionamiento del departamento de Citología, este labora en un
horario vespertino que abarca desde la 2:00 PM hasta las 6:00 PM, periodo durante el
cual se realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrada de
resultados; este departamento no es de alta frecuencia, por lo cual no es necesario la
solicitud de citas. Vale destacar que el galeno especializado en esta área es el
encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de los estudios
citológicos realizados.
Como un requisito establecido para todos los departamentos pertenecientes al
núcleo de Laboratorio General, de forma mensual y por turnos, se hace entrega de
estadísticas, este documento refleja en cuantías la relación de exámenes-extracciones-
pacientes dados dentro de un periodo mensual, el cual se pautan los días 25 de cada
mes para su entrega.
La densidad de las informaciones y datos, así como también la complejidad de las
operaciones ejecutadas, resulta en una serie de inconvenientes que afectan
directamente el rendimiento del personal, y proporcionalmente, el núcleo de
Laboratorio General, lo que lleva a la indagación de aspectos como las metodologías
usadas para la ejecución de las actividades que esta unidad realiza.
6
Demarcado por el tradicionalismo y el costumbrismo, la modalidad manual
empleada para manejo y ejecución de las distintas actividades, resulta en una gran
desventaja, puesto a que el humano tiende a la deficiencia de sus aptitudes laborales,
esto a casusa de distintos factores, como: cantidad de trabajo, periodos de
cumplimiento, presión en la celeridad de la ejecución de actividades, entre otras, que
generan resultados indeseados, incumpliendo con los objetivos establecidos.
La unidad de laboratorio general no es indiferente a los problemas planteados
anteriormente, basados en el funcionamiento del mismo, los inconvenientes y
consecuencias radican en los siguientes aspectos:
Control de Citas
El uso de cuadernos o libros de control no resulta beneficioso ni cómodo al
personal, ya sea por errores en la escritura y equivocación en la numeración de
pacientes, da cabida a la dudosa integridad de los datos, así mismo no se puede
realizar consultas rápidas y específicas necesarias a la hora de la realización de las
estadísticas, generando una manipulación mediocre de los datos, el rebaso de los
cupos autorizados por turno y por día, y el no aprovechamiento de los datos para
realizar operaciones adicionales.
Transcripción de Resultados
El proceso dual de transcripción de los resultados obtenidos de los estudios
médicos (transcripción bioanalista y administrativa) residen en un problema para el
departamento, puesto que la cantidad de boletas usadas (una (1) por estudio) es
numerosa, generando un agotamiento rápido de estas y a su vez ocasionando un gasto
económico elevado, además del desgaste de los empleados, derivado en
equivocaciones, que engrandecen aún más el problema.
7
Expedición y entrega de resultados
Por la cantidad de boletas que el administrativo tiene que manejar para la
transcripción oficial de los resultados, tiende a ser un contratiempo y factor generador
de inconvenientes dentro del departamento, puesto que conlleva a la confusión de los
resultados, la asociación análisis-paciente, así como la alfabetización y por su puesto
pérdidas; en caso de que se generara la última, el paciente tendría que realizar de
nuevo el proceso, puesto que no existe respaldo de los resultados. Todo esto lleva a
que el departamento no cumpla con las expectativas concebidas por toda
organización, que es la eficacia en la atención al cliente.
Boletas de Resultados
Las planillas o boletas usadas para la expedición de los resultados están basados
en modelos antiguos que ya en muchos casos son obsoletos, impidiendo al personal
encargado de la revisión de las muestras expresar los resultados de manera correcta y
rápida, no permitiendo la estandarización de los modelos expedidos, para usos
externos al centro de salud, además que por descontinuación, estos modelos de
boletas ya no se encuentran en el mercado, dificultando así su obtención.
Manejo de Estadísticas
El resumen de cuantías en relación entre pacientes, muestras y exámenes,
resulta en una labor tediosa y engorrosa, ya que se realiza de forma manual a través
del control llevado por los cuadernos o libros manejados por el personal de cada
departamento (Laboratorio, citología y bacteriología), arrojando resultados de dudosa
credibilidad. Vale destacar que la expresión de los resultados arrojados por estas
estadísticas, funcionan a su vez como herramienta de inventario, es decir, los
instrumentos utilizados como jeringas, soluciones, bases, entre otros útiles, son
estandarizados y ordenados en un aparatado de este documento, el cual es remitido a
la sede central del IPAS-ME, ubicado en Caracas, de allí parte la importancia en la
correcta expresión y credibilidad de los datos en este documento.
8
Es pertinente en este caso la aplicación de un sistema automatizado para el
control y expedición de exámenes o estudios médicos, en el núcleo de laboratorio,
conformado por los departamentos de Laboratorio General, Bacteriología y Citología
del centro de salud IPAS-ME, puesto que el desarrollo y aplicación del mismo
permitiría a este núcleo hacer efectivas sus operaciones y procesos generales, así
como también se presentaría la sistematización como un elemento innovador para
este centro y así mismo impulsando a otras áreas a la aplicación de herramientas
tecnológicas para el mejoramiento de procesos.
Es importante averiguar el porqué, actualmente son pocos los Centro Clínicos,
Hospitalarios y Ambulatorios, en especial el IPAS-ME, que no han implantado
Sistemas de Información que faciliten el manejo de datos utilizando herramientas
informáticas que hagan el proceso más fácil, factible y practico.
En base a las razones expuestas podemos gestionar las siguientes
interrogantes:
¿Por medio de la aplicación de un sistema automatizado de control y
expedición de exámenes médicos se podría mejorar los procesos llevados a cabo
dentro del Instituto IPAS-ME?
¿Será provechoso el uso de nuevas tecnologías o sistemas automatizados
dentro del centro de salud?
¿La capacidad adaptativa del personal con respecto al manejo de sistemas
automatizados afectará el funcionamiento ventajoso de la herramienta planteada?
9
Objetivos
Objetivo General
Diseñar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de
exámenes de los departamentos de laboratorio, bacteriología y citología del centro
médico IPAS-ME ubicado en San Juan de los Morros estado Guárico
Objetivos Específicos
Determinar la Situación actual de los procesos de Control y Expedición de los
exámenes por paciente del instituto IPAS-ME.
Diagnosticar las necesidades y requerimientos para desarrollar un sistema
acorde a las demandas de la institución.
Elaborar un programa con una interfaz gráfica que sea de fácil manejo a los
entes administrativos de la institución.
Capacitar al personal de la institución para su adaptabilidad al manejo del
sistema propuesto.
Ejecutar pruebas para la evaluación del sistema a nivel de funcionamiento y
gráfico a través de la puesta en marcha en la institución.
● Implementar el nuevo Sistema de Información para que se ejecute ambiente
real de forma definitiva.
10
Justificación
En el área de la Salud, el manejo de grandes cantidades de datos e
información no es solo necesario sino evidentemente obligatorio, debido a que toda
persona en algún momento de su vida ha necesitado de los servicios que prestan los
centros de salud.
Toda aquella persona que tiene en su cargo una institución dedicada a velar
por la integridad de la salud del hombre, podrá contar con esta nueva propuesta para
hacer frente a los retos de hoy día, y estos fundamentalmente se basan en realizar los
procesos con rapidez, organización y mantener la competitividad, para ser una
organización prestigiosa y de calidad.
El lograr un control eficiente en los procesos de atención al cliente, así como
la propia administración, citas y expedición de exámenes por paciente del centro de
salud por medio de la automatización y el uso creativo de la tecnología, es una buena
opción y a la vez incrementa y aporta grandes beneficios como la agilización en la
atención de pacientes, disminución de gastos en recursos materiales como papel, así
como también ser más amigables con el medio ambiente.
Es necesario capacitar a los estudiantes y profesional en el ámbito informático,
para que estos sean capaces de cubrir las expectativas y ambiciones de los
empresarios y dueños de determinadas organizaciones (en este caso El IPAS-ME) y
desarrollar un Sistema automatizado el cual optimice algunos procesos y le de
beneficios a los usuarios para que dicho sistema cumpla con los objetivos requeridos.
Es indudable que este centro de salud, necesita un mecanismo que permita
controlar los procesos de manera efectiva. Por esta razón el Sistema de Información
propuesto permitirá almacenar y mantener disponible toda la información necesaria al
(los) encargado(s) del manejo del Sistema, las veces que sea necesarios y en
cualquier momento (dicha información sea de pacientes e información interna).
Con esta propuesta se pretende también agilizar los procesos y que toda la
información este siempre segura, lo que se traduce a ahorro de tiempo, dinero y este
ayudara a disminuir los errores y pérdidas que se puedan generar.
11
Por todas estas razones se justifica la elaboración de un Sistema Automatizado
para el control de citas y expedición de estudios médicos, dada su importancia en el
ámbito de la salud, desarrollando así una herramienta que mejore la calidad de los
procesos mediante la posibilidad de contar con información veraz y oportuna para la
toma de decisiones en un momento dado.
12
ENFOQUE INTERPRETATIVO
Plataforma Tecnológica Pertinente para el Desarrollo de la Investigación
Para fines del diseño y creación de la herramienta tecnológica destinada al
mejoramiento de los procesos en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, se
decidió usar el complemento de estructuración web HTML conjuntamente con el
lenguaje de programación PHP; vale destacar que la herramienta a crear, se basará en
un modelo web, es decir un portal, por el cual se manejarán las operaciones
destinadas al control de citas, carga y expedición de exámenes, bajo un ambiente de
ejecución local, es decir, no tendrá acceso a la red.
Se considera pertinente la aplicación de este tipo de herramienta porque para
su ejecución no es necesario que los computadores cuenten con grandes
especificaciones hardware ni software, haciendo que el uso de esta se pueda trasladar
cualquier computador sin importar su rendimiento; además de ser compatible con
todos los exploradores de red, lo cual no limita el funcionamiento óptimo de la
herramienta.
Con respecto a la manipulación y almacenamiento de datos, se destinará el
complemento MYSQL, este permite una fácil, eficaz y eficiente manipulación de los
datos, en procesos de almacenamiento y de extracción en operaciones de consultas y
ediciones, además de su adaptabilidad a las gestiones de instituciones, en donde se
manejan grandes cantidades de datos, aunado a esto, su compatibilidad con los
distintos lenguajes hace que esta herramienta sea la más indicada para complementar
al sistema a crear.
13
Para efectos de la compenetración entre el sistema y el gestor de base de
datos, se destina la herramienta para ejecución de archivos de manera local,
WampServer, este va a gestionar las solicitudes referentes al llamado a la base de
datos que el sistema requiera en un momento dado; se considera pertinente su
utilización debido a su característica de licencia libre, que facilita su obtención y
utilización bajo ambientes rígidos, además de su propiedad en el aseguramiento y
resguardo de las bases de datos.
De acuerdo a la tecnología necesaria para la implementación del Sistema de
control y expedición de estudios médicos, para el núcleo de laboratorio general del
IPAS-ME, se evaluó bajo dos enfoques: Hardware y Software.
Hardware:
En cuanto a Hardware, el equipo en donde se va a implementar el sistema
propuesto, debe cubrir con los siguientes requisitos mínimos:
Procesador Pentium 1.2 Ghz
Tarjeta Madre
512 de Memoria RAM
Disco duro de 60 GB
Monitor SVGA
Teclado
Ratón (Mouse)
Puerto USB 2.0
De acuerdo con las características de Hardware necesarias para el desarrollo e
implementación del sistema, la institución cuenta con dos (2) equipos informáticos u
ordenadores en buen estado, que cumple con los requisitos mínimos; cuenta con un
procesador de 1.2 Ghz, 512 de memoria RAM, disco duro de 80 GB, unidad de CD-
ROM, 4 puertos USB 2.0, monitor LCD, teclado y ratón.
14
Software
En cuanto a Software, el equipo en donde se va a implementar el sistema
propuesto, debe cubrir los siguientes requisitos mínimos:
Sistema Operativo (Cualquier Distribución).
Navegador o Explorador Web (Cualquier Clase).
Herramientas Software como Apache, PHP y MySql, contenidas en una
paquetería de nombre WampServer.
A nivel de software, dicha institución educativa posee medianamente las
características necesarias, para la correcta implementación del sistema, se necesita la
instalación del Paquete de herramientas software WampServer. Vale destacar que el
software necesario para la implementación del sistema a desarrollar, está disponible
en el mercado de forma gratuita y sin costo, la instalación y condicionamiento del
equipo informático no significara coste a la institución, debido a que los generadores
de este proyecto cuentan con los conocimientos y herramientas necesarios para el
condicionamiento del equipo informático.
15
La Transdisciplinariedad en el Desarrollo de la Investigación
El ramo de la salud ha sido y será siempre una de las áreas fundamentales en
la vida del hombre, ya que esta se encarga de velar por la integridad y salvaguarda de
su condición física y mental, respecto a esto la Organización Mundial de la Salud
(OMS) en su constitución de 1946 define:
“La salud es el estado de completo bienestar físico, mental,
espiritual, emocional y social, y no solamente la ausencia de
afecciones o enfermedades. La salud implica que todas las
necesidades fundamentales de las personas estén cubiertas:
afectivas, sanitarias, nutricionales, sociales y culturales” ¹. (p.1)
Por esta misma característica, es imperante el manejo eficiente y eficaz de la
información obtenida de pacientes que hacen vida en las distintas instituciones
salubres; son la informática y la tecnología quienes van a permitir la evolución y
desarrollo de los centros de salud hacía la prestación de mejores servicios, con
respecto al manejo de los datos de los pacientes que hacen vida en los mismos, y de
tal manera permitir que las gestiones sean eficaces y objetivas. Con respecto a esto la
Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud (OMS), establece en
referencia a los Sistemas de Información en Salud (SIS):
“Es un mecanismo de recolección, procesamiento, análisis y
transmisión de información necesaria para organizar y operar los
servicios de salud y, también, para la investigación o planeación
con miras a controlar de enfermedades. La concepción de los
SIS como sistemas abiertos, complejos y en los que son parte
constitutiva, nos permite comprender problemas actuales de los
sistemas de información y orientar acciones para enfrentarlos.
Esta concepción es más acorde también con una concepción de
salud en el sentido amplio, y no solamente limitada a lo
médico”. ² (p. 30)
16
Esta institución considera a los sistemas de información como una
herramienta útil no solo para la gestión de los datos que se manejan dentro de las
instituciones de salud, sino también pueden reflejar datos estadísticos para la ejercer
controles sobre enfermedades, epidemias, entre otros que puedan ser establecidos
como relaciones sectoriales, y así mismo medibles para beneficio común.
La herramienta a crear por los investigadores actúa en ambos sentidos, es
decir, la tecnología aplicada hacia el campo de salud; en referencia al manejo de la
información del paciente que hace vida en la institución, esto a través de la
estructuración de órdenes y procedimientos que van a permitir una correcta gestión
dentro del núcleo de laboratorio general, con el fin de mejorar las operaciones en
tópicos como control de citas, carga y expedición de análisis médicos y estadísticas,
de los departamentos que en este núcleo se desempeñan, todo ello para hacer practico,
rápido y eficiente el desempeño del núcleo para aumentar la calidad en la atención
que brinda el instituto IPAS-ME.
17
RECORRIDO METODOLÓGICO-TECNOLÓGICO
Metodología y Modelo de Desarrollo Tecnológico
Para la estructuración de sistemas de información destinadas hacia cualquier
función, es necesaria la consulta de procedimientos o patrones que guíen al
desarrollador/investigador por un proceso que tenga como fin el acabado de este,
asegurando que esté enteramente en concordancia con los requerimientos y
especificaciones obtenidas. Respecto a esto Castellanos (2008) define:
“Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas es un conjunto
de actividades llevadas a cabo para crear y poner en marcha un
Sistema de Información, tomando en cuenta criterios como:
definición de actividades, unificación de criterios de la
organización y establecimiento de puntos de control y revisión”
³ (p.1)
Correspondiente al desarrollo de la herramienta los investigadores consideran
pertinente la aplicación de la metodología para desarrollo de sistemas que lleva por
nombre, Metodología de James Seen 4, la cual consiste en la estructuración del
sistema en seis (6) fases a seguir, mediante los cuales se logrará el desarrollo del
sistema de forma funcional y práctica.
Fase I. Investigación Preliminar
Se inicia a través de la solicitud del sistema, por causas diversas o por simple
necesidad del ente o individuos. Esta fase conlleva estudios que permitirán validar la
viabilidad del desarrollo y su implementación en lugares que el ente solicitante
establecerá.
El estudio de factibilidad es considerado un resultado importante de la
investigación preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible.
En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados con el estudio de
factibilidad:
18
1. Factibilidad técnica: El trabajo para el proyecto, ¿puede realizarse con el
equipo actual, la tecnología existente de software y el personal disponible? Si
se necesita nueva tecnología, ¿cuál es la posibilidad de desarrollarla?
2. Factibilidad económica: Al crear el sistema, ¿los beneficios que se obtienen
serán suficientes para aceptar los costos? , ¿los costos asociados con la
decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el
proyecto?
3. Factibilidad operacional: Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el
sistema? , ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que
dé como resultado una disminución de los posibles beneficios de la
aplicación?
El estudio de factibilidad lo lleva acabo un pequeño equipo de personas que está
familiarizado con técnicas de sistemas de información; dicho equipo comprende la
parte de la empresa u organización que participará o se verá afectada por el proyecto,
y es gente experta en los procesos de análisis y diseño de sistemas. En general, las
personas que son responsables de evaluar la factibilidad son analistas capacitados o
directivos.
Fase II. Determinación de los Requerimientos del Sistema
El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas
importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al
trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una
empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
1. ¿Qué es lo que se hace?
2. ¿Cómo se hace?
3. ¿Con qué frecuencia se presenta?
4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
19
7. Si existe un problema, ¿qué tan serio es?
8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para
reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por
qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el
proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es
posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la
organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de
manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del
trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de
comprender el proceso en su totalidad.
Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre
requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tener el
nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con
características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de
respuesta y métodos de entrada y salida.
Fase III. Diseño del Sistema
El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la
forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la
fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa
como diseño lógico en contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan
diseño físico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando
los reportes y demás salidas que debe producir el sistema.
20
Hecho lo anterior se determinan con toda precisión los datos específicos para cada
reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan un bosquejo del formato o
pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se
efectúa en papel o en la pantalla de una terminal utilizando para ello algunas de las
herramientas automatizadas disponibles para el desarrollo de sistemas.
El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán
calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo, se escriben con todo detalle
los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los diseñadores seleccionan
las estructuras de archivo y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y
cintas magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben
indican cómo procesar los datos y producir las salidas. Los documentos que
contienen las especificaciones de diseño representan a éste de muchas maneras
(diagramas, tablas y símbolos especiales). La información detallada del diseño se
proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de desarrollo de
software.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las
especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez comenzada
la fase de programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y
manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las
especificaciones de diseño.
Fase IV. Desarrollo del Software
Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después
instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida del
solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible
para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.
21
Por regla general, los programadores (o analistas programadores) que trabajan en
las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales. En
empresas pequeñas, donde no hay programadores, se pueden contratar servicios
externos de programación. Los programadores también son responsables de la
documentación de los programas y de proporcionar una explicación de cómo y por
qué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es
esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la
aplicación se encuentra instalada.
Fase V. Prueba de Sistemas
Durante la fase de prueba, el sistema se emplea de manera experimental para
asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con
las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se
alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y
después se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios
utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de emplearlo en formas no
previstas.
En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al
grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una
parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra, que el software sea
más confiable.
Fase VI. Implementación y Ejecución
La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo y entrenar a los
usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para
utilizarla. Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el
riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en
un área de la empresa (prueba piloto). Algunas veces se deja que los dos sistemas, el
viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los
resultados.
22
En otras circunstancias, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para
comenzar a emplear el nuevo al día siguiente. Cada estrategia de implantación tiene
sus méritos de acuerdo con la situación que se considere dentro de la empresa. Sin
importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema
procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas. Una vez
instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años.
Sin embargo las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo,
incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por
consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones; realizar
cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer
las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones
junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continua, los
sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la
implantación es un proceso en constante evolución. La evaluación de un sistema se
lleva acabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo
de cualquiera de las siguientes dimensiones:
1. Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema,
incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los
formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.
2. Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la
organización en áreas tales como: Finanzas, eficiencia operacional e impacto
competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información
interno y externo.
3. Opinión de los administradores: Evaluación de las actitudes de directivos y
administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.
23
4. Desempeño del desarrollo: La evaluación del proceso de desarrollo de
acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan
con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de
proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas
utilizados en el desarrollo.
Línea de Investigación
Todo trabajo de investigación debe estar estructurado y enfocado hacia
lineamientos que permitan calificar la misma como objetiva y certera, respetando las
especificaciones existentes para la ejecución de una metodología de investigación, de
forma que el acto investigativo adquiera forma y delimitación para su objetividad en
el englobe del fenómeno a investigar. Con respecto a lo anterior Balestrini M. (2001),
define la aplicación de metodologías de investigación:
“Está referido al momento que alude el conjunto de procedimientos
lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso de
investigación, con el objeto de ponerlos en manifiesto y
sistematizarlos; a propósito de permitir descubrir y analizar los
supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los
conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados” 5 (p. 113).
Con respecto a la investigación se debe aplicar una modalidad según el
estudio seleccionado, con referencia a el autor antes descrito puede decirse que la
modalidad va a depender del tipo de estudio que se está realizando, lo extensivo que
pueda ser el fenómeno de estudio y hasta donde se quiere llegar. De acuerdo con los
objetivos planteados este estudio se ubica dentro de un nivel descriptivo, apoyado en
un estudio de campo, con apoyo en información documental.
24
La investigación pertenece al tipo descriptivo, ya que describe las condiciones
y características de una situación considerada como problema, la necesidad
implementar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de
exámenes médicos del núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. En este sentido,
la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2003), señala en su
Manual de Trabajo de Grado, de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales, una
definición de proyectos factibles:
“El proyecto factible consiste en la investigación elaborada y
desarrollada de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de una institución
o grupo social, puede referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener
apoyo en una investigación de tipo documental, de campo con un
diseño que incluya ambas modalidades” 6 (p. 16).
Es considerada una investigación de campo ya que los investigadores logran
recopilar toda la información necesaria de la realidad y es por ello que el Manual de
la UPEL (2003), indica que:
“El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito
bien sea de describirlo, interpretarlos, entender su naturaleza y
factores contribuyentes, explicar sus causas y efectos, o prescindir su
ocurrencia, haciendo uso de sus métodos, características de cualquiera
de los parámetros o enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la
realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de los
datos originales o primarios” 7 (p. 14).
Por consiguiente, es investigación de campo ya que los datos de interés se
recaudan de forma directa de la realidad, es decir, que los datos a recolectar son
extraídos directamente de las actividades que realiza el personal administrativo en el
núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. Cabe destacar que el presente trabajo
se apoya en una investigación de campo de tipo descriptivo, ya que toma
directamente del área de estudio los datos esenciales.
25
Es considerada una investigación descriptiva, ya que se fundamenta
únicamente en describir ciertas características esenciales. La Universidad Nacional
Abierta (U.N.A.), (2001), establece que “la investigación descriptiva trata de obtener
información acerca del fenómeno o receso, para descubrir sus implicaciones de
conocer el origen o causa de la investigación” 8 (p. 34).
En efecto, la presente investigación es de tipo descriptivo, porque comprende
la descripción, análisis e interpretación de los procesos y actividades involucradas en
los procesos de control de citas, carga y expedición de estudios médicos, con el fin de
describirlas y explicar a la vez las causas y efectos del problema planteado y así darle
una solución.
Por otra parte, se basa en una investigación documental por cuanto utiliza
bases teóricas y diversos proyectos de investigación que guardan estrecha relación
con el estudio. Sustentando con ello la importancia de la misma. Según Ramírez, T.
(1995), la investigación documental:
“Es una variante de la investigación científica, cuyo objetivo
fundamental es el análisis de diferentes fenómenos (de orden histórico,
psicológico, sociológico, etc.) de la realidad a través de las indagaciones
exhaustivas, sistemáticas y rigurosas, utilizando técnicas muy precisas,
de la documentación existente, que directa o indirectamente, aporten
información” 9 (p. 66).
Se empleará esta modalidad de proyecto factible apoyado en una
investigación de campo de tipo descriptivo y documental, debido a que parte de los
datos e información se obtendrán del área donde se está presentando la problemática,
y a su vez interpretando dichos datos y describir las actividades que influyen en los
procesos llevados a cabo en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, con la
intención de darle posible solución además, de usar bibliografías relacionadas con la
temática planteada.
26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1 Organización Mundial de la Salud, Constitución de la OMS (1946). Extraído el 13
de Junio de 2011 desde: http://apps.who.int/gb/bd/PDF/bd47/SP/constitucion-sp.pdf
2 Herrera, A. Salazar M. (2008). Caracterización de los Sistemas de Información
de IPS Públicas de II nivel. Área Metropolitana de Medellín. Trabajo de Grado no
publicado, Universidad de Antioquía. Medellín. Extraído el 14 de mayo del 2011
desde:http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/516/MODULO_1/Tipos
_de_SI/TiposSI.pdf
3 Castellanos, L. (2010). Desarrollo de Sistemas de Información. Extraído el 16 de
Junio del 2011 desde: http://desarrollodesistemas.wordpress.com/about/
4 Metodología de James Seen (n.d.). Extraído el 16 de Junio del 2011 desde:
http://jamesseen.tripod.com/
5 Balestrini, M. (2001). Metodología de la Investigación. México. Editorial Trillas.
6,7
Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2003). Manual de Trabajos
de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Ediciones UPEL,
Caracas.
8 Universidad Nacional Abierta. (2001). Metodología de la Investigación. Ediciones
UNA, Caracas.
9 Ramírez, T. (1995). Metodología de la Investigación. México. Editorial McGraw
Hill.
top related