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PROCEDIMIENTO PARA LA PRESELECCIÓN DE PERSONAL
Noviembre de 2012
PROTOCOLO DE PRESELECCION
INTRODUCCIÓN
La presente guía tiene como propósito dar a conocer paso a paso el proceso de
selección de personalde la empresa EMCODIDACTICA CONSULTORES que está
orientado a elegir los candidatos capacitados para ocupar los cargos vacantes
dentro de la empresa. El presente protocolo busca diseñar un documento que
especifique de manera clara, concisa y que facilite a la empresa realizar este
proceso tan indispensable dentro de ella.
Uno de los secretos para una búsqueda exitosa de personal está en establecer las
fuentes de suministro de los recursos humanos. Es importante definir las fuentes
de reclutamiento para elevar el rendimiento del proceso de selección, disminuir el
tiempo del proceso de reclutamiento y reducir los costos operacionales.
Siendo este un procedimiento necesario en una organización por lo tanto es
indispensable tener un buen y adecuado manejo de él, para no cometer errores y
minimizar estos, manteniendo en mejora continúa.
Este documento también contiene algunos formatos los cuales se utilizan como
instrumentos para el éxito del proceso.
PROTOCOLO DE PRESELECCION
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL.
Este protocolo tiene por objetivo tener un adecuado manejo del proceso de
selección para la empresa didáctica EMCODIDACTICA CONSULTORES siendo
este proceso muy importante para la empresa, estableciendo una secuencia
ordenada que se debe seguir para este proceso de selección de personal,
clasificando los candidatos más adecuados al puesto de trabajo dentro de la
empresa u organización.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Contar con un protocolo que permita establecer los lineamientos que se den
a seguir en la selección de personal.
Realizar un perfil del puesto que permita visualizar las habilidades y
conocimientos que este requiere para ser desempeñado de manera
efectiva.
Argumentar y reflexionar muy bien el porqué y como se va a aplicar el
proceso de selección de personal.
Obtener personal calificado aumentando el talento humano en la
organización.
PROTOCOLO DE PRESELECCION
MARCO TEORICO
PROCEDIMIENTO.
MANUAL DE FUNCIONES
Representan el inventario de los aspectos intrínsecos (contenido del puesto) y
extrínsecos del puesto (requisitos que el puesto exige de su ocupante también
llamados factores de las especificaciones). La descripción y análisis del puesto
proporcionan información acerca de los requisitos y las características que el
ocupante del puesto debe poseer. Con esta información el proceso de selección
se concentra en características de los candidatos que se presenten.
PERFIL DEL CARGO:
Después de haber realizado un estudio a fondo del puesto de trabajo a cubrir;
vamos a realizar el perfil del cargo, donde se deben tener en cuenta: la
información de la organización, la descripción del puesto y las características que
debe tener la persona ocupante del puesto, elaborando las condiciones que deben
reunir los candidatos; estos son los datos generales del cargo, datos, oferta,
exigencia del puesto, rasgos de carácter, habilidades motrices, habilidades
sensoriales y habilidades físicas.
REDACCION DE LA CONVOCATORIA:
Una vez elaborado el perfil del cargo requerido a la empresa, se pasara a realizar
la convocatoria donde contendrá aspectos como:
Denominación del cargo
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Requisitos que exige el puesto ofertado
Lugar y fecha de recepción de hojas de vida
Procedimiento a seguir.
CONVOCATORIA:
Se publica el requerimiento (periódico, internet, medios de comunicación,
carteleras) aquí va el nombre del cargo, requisitos técnicos,
(experiencia,conocimiento,físico) fecha de apertura y cierre y por último se
publican los datos de la empresa. Entre as candidatos mayor es la posibilidad de
encontrar a la persona correcta a ocupar la vacante. En este punto se especifica el
tipo de convocatoria las cuales son de tres tipos:
Abierta: se convocan posibles candidatos de la organización.
Cerrada: se convocan candidatos ajenos a la organización.
Mixta: se pueden postular al cargo candidatos de la empresa o ajenos a
la empresa al mismo tiempo.
RECLUTAMIENTO DE LAS HOJAS DE VIDA:
En este paso se escogen aquellos que estén lo más cercanamente posible a
reunir los requisitos indispensables para el puesto ya que permite descartar las
hojas de vida que no cumplan con dichos requerimientos y verificar los soportes
que este traiga (disminuye tiempo y costos en el proceso).
EVALUACION HOJAS DE VIDA:
La persona o el personal a cargo de llevar y ejecutar el proceso de preselección
de los candidatos, después de haber reclutado las hojas de vida, realizar un
estudio de cada una de ellas para analizar si se adecua al perfil del cargo que
estamos buscando.
PROTOCOLO DE PRESELECCION
PRESELECCION DEL CURRICULAR:
El individuo a cargo del proceso, luego de estudiar y analizar, la hoja de vida y
verificar los datos que se encuentran allí; que sean correctos, auténticos y validos.
Para hacer el listado de los entrevistados y citarlos para seguir con el proceso,
pueden ser llamados vía telefónica, por correo electrónico o correspondencia.
EVALUACIÓN DE CANDIDATO:
La preparación de la entrevista debe realizarse teniendo en cuenta los
requerimientos del cargo. Por eso la preparación tendrá como punto de referencia,
los siguientes aspectos a examinar en los candidatos:
Formación académica (cultura general-futuro puesto)
Interés y motivación del candidato
Personalidad del candidato (responsabilidad)
Afinidad con las políticas de la empresa.
Capacidades-competencias
Disponibilidad.
Experiencia en el campo.
ENTREVISTA:
Luego de haber preparado la entrevista con los aspectos a examinar, continuamos
a elaborar las entrevistas ya que esto es una parte esencial en los procesos de
preselección y selección de candidatos. La entrevista es una prueba de evaluación
indispensable ya que aquí vamos a poder observar y darnos cuenta de aspectos
que en la hoja de vida no habíamos podido percibir (presentación, puntualidad,
actitudes, manejo de sentimientos y emociones, gestos, movimientos, fluidez-
coherencia al hablar, muchas más).
Para realizar la entrevista debemos prepararla debidamente, escoger el tipo de
entrevista que más se adecue al proceso, para poder observar y conocer si el
PROTOCOLO DE PRESELECCION
candidato es apto y desarrolla y poseen los requisitos que exigen para
desempeñar sus actividades con éxito.
Tipo de entrevistas:
Entrevista estructurada o dirigida
Mixta o semi estructurada
Entrevista no estructurada
Entrevista de taller
Entrevista de tensión.
Propósito de la entrevista:
Comprobar que el candidato reúna los requerimientos que se piden en el
perfil del cargo y que son necesarios para desempeñarse exitosamente en
el lugar de trabajo. (Experiencia, competencias laborales, motivación,
interés, valores, entre otros).
Observar que tanto interés tiene la persona por trabajar en la empresa.
Transmitir una buena imagen de la empresa.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS (PONDERACIÓN)
Aquí el encargado del proceso debe ponderar los factores los cuales fueron
escogidos para evaluar al candidato, para realizar la comparación con los demás y
seleccionar a los que más se acerquen al perfil del puesto a ocupar para realizar el
siguiente proceso de selección del candidato.
REDACCIÓN DE INFORME.
El entrevistador debe realizar un informe de todos los aspirantes al puesto a
ocupar donde entregan los registros de entrevista, los resultados de las pruebas
aplicadas y los test, la ponderación de factores y cuáles son los posibles
ocupantes de la vacante. Y por consiguiente elaborar el listado de orden de merito.
PROTOCOLO DE PRESELECCION
CITACIÓN CANDIDATOS PRESELECCIÓN Y COMUNICAR
RECHAZOS.
El entrevistador debe comunicar los resultados del proceso de preselección que
fue llevado a cabo, comunicando a los aspirantes al puesto quienes fueron
rechazados de manera cordial y los postulantes que mas se acerquen al perfila
desempeñar en la empresa, informándoles como se llevara a cabo el siguiente
proceso.
REGISTROS Y ARCHIVOS DE DOCUMENTOS.
El jefe de talento humano, elabora el registro del proceso y lo mantiene en el
archivo de procesos de selección ejecutaos, incluyendo toda la información de las
pruebas aplicadas y formatos diligenciados.
REGISTROS:
Diagrama de Gantt
Formato análisis y descripción de puestos de trabajo.
Manual de funciones.
Convocatoria
Citación a entrevista
Confirmación a citación de entrevista
Asistencia a entrevista
Formato de evaluación de entrevista.
Prueba psicotécnica
Resultado del proceso de entrevista
Flujograma (Protocolo de selección)
PROTOCOLO DE PRESELECCION
DIAGRAMA DE GANTT
PROTOCOLO DE PRESELECCION
FORMATO ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE
TRABAJO.
EMCODIDACTICA CONSULTORES Gestionando el Talento Humano
Formato Descripción y Análisis de Puesto de Trabajo
Fecha: 07/06/2010 Motivo: creación del manual de
cargos
1. Nombre del cargo:
2. Ubicación del cargo en el organigrama
a) Subordinación: (Indique si en este
cargo tiene o no personal
subordinado, cuántos son y cuál es el
nivel del cargo de los subordinados)
b) Supervisión: (Indique si el cargo
tiene supervisión de alguien, a quién
le corresponde este rol indicando el
cargo).
c) Comunicaciones colaterales:
(Indique con qué estamentos de la
organización se relaciona para que
las funciones de este cargo sean
exitosas, detallando el nivel de
dependencia y relación).
3. Contenido del cargo
Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el
porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Tarea Principal % Tiempo Laboral
Elabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el
porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.
Tarea Secundaria % Tiempo Laboral
4. Responsabilidades
¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es
el peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).
Responsabilidad Peso Relativo
Primaria Secundaria
Uso de materiales y equipos
Supervisión del trabajo de otras personas
Manejo de dinero, títulos o documentos afines
Responsabilidad de manejo de información
Responsabilidad en relaciones públicas
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Responsabilidad en la confidencialidad de la
información
Responsabilidad académica
Responsabilidad administrativa
Otras, cuales?
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO: Materiales que utiliza: Equipos que maneja: Horas o jornada de trabajo diario: A través de cuáles de las siguientes actividades desarrolla su trabajo
Con
frecuencia
Con mucha
frecuencia
Ocasionalmente
Cumplir órdenes escritas o
verbales
Realizar operaciones de
rutina
Efectuar labores de oficina
Analizar problemas simples
Analizar problemas
complejos
RESPONSABILIDADES:
Responsabilidad por bienes ¿Cuáles?
Responsabilidad por dinero o valores
Responsabilidad por registros e informes
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Responsabilidad por seguridad de otros
ESFUERZO FISICO
De pie ____________________ horas
Sentado ____________________ horas
Caminando ____________________ horas
Conduciendo vehículos ____________________ horas
Subiendo escaleras ____________________ horas
Otros ____________________ horas
ESFUERZO MENTAL
Cuáles son las labores que exigen mayor concentración mental:
CONDICIONES DE TRABAJO
FACTORES CONDICIONES AMBIENTALES
NORMALES REGULARES MALAS EXTREMAS
Iluminación
Calor
Frio
Humedad
Ruido
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Polvo
Ventilación
Olores
Gases
Tóxicos
Suciedad
Otros cuales
I. ANALISIS DE CARGO
¿Qué
hace?
¿Cómo lo
hace?
¿Para qué lo
hace?
¿Cada cuánto lo hace?
.
1. Requisitos técnicos
Nivel educacional: Bachiller en proceso de formación con tecnología en gestión
del talento humano.
Título profesional:
Título de post- grado:
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria
especificar de qué tipo): Mínimo tres meses en empresas comerciales didácticas
o empresas relacionadas con consultorías didácticas.
3. Aptitudes necesarias
¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales
para el desempeño del cargo y en qué grado?.
No
necesaria
Deseable Esencial
Agudeza visual
Agudeza auditiva
Rapidez de decisión
Habilidad expresiva
Coordinación tacto visual
Coordinación general
Iniciativa
Creatividad
Aptitud investigativa
Capacidad de juicio
Atención
Comprensión de lectura
Cálculo
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Redacción
Trabajo de equipo
Liderazgo
Toma de decisión
Sociabilidad
Comunicación interpersonal
Orden y organización
Minuciosidad
Dominio tecnologías informáticas de
comunicación
4. Competencias Laborales necesarias
¿Cuáles de las competencias laborales descritas a continuación son deseables o
esenciales para el desempeño del cargo y en qué grado?
No
necesaria
Deseabl
e
Esencial
Compromiso
Liderazgo
Planeación
Toma de decisiones
Conocimiento del entorno
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Experiencia profesional
Iniciativa
Aprendizaje continuo
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
Manejo de información
Adaptación al cambio
Relaciones Interpersonales
Colaboración
Otras, cuáles?
REALIZADO
POR
REVISADO POR: APROBADO POR:
PROTOCOLO DE PRESELECCION
MANUAL DE FUNCIONES.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES,
COMPETENCIAS Y DE REQUISITOS
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Denominación:
Nivel Funcional:
Código:
Dependencia:
Cargo Jefe Inmediato:
Propósito Estratégico:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS
COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDAS
COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS
PROTOCOLO DE PRESELECCION
REQUISITOS
ESTUDIOS EXPERIENCIA
CONVOCATORIA
CONVOCATORIA
El Centro Agroecológico y Empresarialinvita a los interesados a participar en el
proceso de selección de técnicos en entrenamiento deportivo.
El propósito es la selección contratación de entrenadores que desarrollen
labores de preparación para deportistas.
REQUISITOS DEL CARGO CONVOCADO
Disponibilidad: Tiempo Completo
CARACTERISTICAS DE LA CONVOCATORIA
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Convocatoria: Formato de Hoja de Vida: Recepción de Hojas de Vida: (fecha) Lugar: Hora: Encargado de Recepción Hojas de Vida: Fecha de Publicación seleccionados:
Para cualquier inquietud:
http://empresadeconsultoriadidactica.blogspot.com/
CITACION A ENTREVISTA.
CITACIÓN A ENTREVISTA
El Centro Agroecológico y Empresarial invita a las siguientes personas
preseleccionadas a presentarse a entrevista al cargo de Técnico en
Entrenamiento Deportivo
CARACTERISTICAS DE LA ENTREVISTA
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Fecha:
Lugar:
Hora:
Otros:
Para cualquier inquietud:
http://empresadeconsultoriadidactica.blogspot.com/
PROTOCOLO DE PRESELECCION
CONFIRMACION CITACION DE ENTREVISTA:
CONFIRMACION CITACION DE ENTREVISTAS
Nombre del contacto Dirección Ciudad, estado/Provincia Correo electrónico PROPOSITO:CONFIRMACION DE CITA PARA ENTREVISTA
Estimado (NOMBRE DEL CONTACTO) Gracias por su amable pedido para que sea entrevistado por uno de nuestros funcionarios para la vacante que estamos solicitando.
(Nombre de la persona) estará encantado(a) de encontrase con usted en nuestras oficinas en (DIRECCION) el (DIA), (FECHA) a las (HORA). Creo que encontrará a (EL/ELLA) extremadamente conocedor(a) de nuestro negocio y el rol que ocupamos en la industria de consultores en talento humano. Gracias por su interés en nuestra compañía. Atentamente,
PROTOCOLO DE PRESELECCION
ASISTENCIA A ENTREVISTA
(NOMBRE) (CARGO) (NUMERO DE TELEFONO) CORREO ELECTRONICO@COMPAÑIA.COM)
NOMBRE CARGO AL QUE ASPIRA FIRMA
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Responsable:
_________________
FORMATO EVALUACION ENTREVISTA :
NOMBRE
EDAD FECHA
CARGO AL QUE ASPIRA
EMCODIDACTICA CONSULTORES Gestionando el Talento Humano
Formato De Asistencia a Entrevista
Fecha: Motivo: Selección de Personal
PROCESO EVALUATIVO DE
SELECCIÓN FORMA
Preguntas E AC I
¿Cuál es su nombre?
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Excelente (E) Aceptable (AC) Inadecuado (I)
Responsable
________________________
RESULTADO DEL PROCESO
NOMBRE CARGO AL QUE ASPIRA
APROBO NO APROBO APROBO CON RESERVA
¿Cuáles son sus mejores cualidades? Describa dos principales
¿Qué le parece más importante el conocimiento o la experiencia?
¿Se considera líder?
Cuénteme de algún logro que haya obtenido en algún trabajo anterior
¿Qué ambiente de trabajo prefiere. Individual o por equipos?
¿Por qué cree que es usted la persona más idónea para el puesto?
¿Tiene alguna pregunta?
PROCESO EVALUATIVO DE
SELECCIÓN
PROTOCOLO DE PRESELECCION
Responsable
________________________
PROTOCOLO DE PRESELECCION
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
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