powerpoint presentation · 2020. 9. 30. · etter kds høringsrunde gjennomgående prosess...
Post on 22-Jan-2021
10 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Mot 2020 Tanker rundt våre administrative systemer
Økonomiledersamlingen - SUHS 2013
31. oktober 2013
Olav Isak Sjøflot
teknisk direktør FAS
UNINETT FAS’ ROLLE 1/2
100% Eid av Kunnskapsdepartementet (KD)
Ikke-kommersiell formålsparagraf – non profit
Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg,
innføring, drift, videreutvikling og utskifting av Felles
Administrative Systemer ved universiteter og høgskoler
• Koordinering på kundesiden:
– Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg
– SUHS-konferansen
– Kontraktsoppfølging
– Endringer / Forbedringer
– Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon
– E-postliste / samarbeidsarena – Agora
UNINETT FAS’ ROLLE 2/2
FAS er UH sektorens verktøy med spisskompetanse på å få
sektoren til å samarbeide om fellesløsninger - gjennom
- Prioriteringsråd
- Arbeidsgrupper
Utnytte sektorens egen kompetanse
• Trekke på spisskompetanse fra BOT
• Trekke på spisskompetanse fra øvrige institusjoner
• Identifisere og spre erfaringer/beste praksis
• Utnytte muliggjørende teknologi
Systemlandskapet vi
opererer i…
KD
Agresso
Studentadm
(FS)
Forskn.
adm
(Cristin)
Samordna
opptak
Visma/
Amesto
Artemis
Basware
Ephorus
LMSer
eCampus Dig. Eksamen
Forelesn-opptak
Videokonferanse
FileSender
m.m.
Samarbeidsverktøyet Agora
Notur/
NorStore
Administrative
systemer
Studieadministrative
systemer
SAP
ePhorte/
Public360
Integrasjonsplattform (Mule)
Rapportering
Systemlandskap
BOT(T )-institusjoner benytter
også Cristin, FS og LMS, men har
forskjellig regnskaps- og HR-
system fra UNINETTs kunder.
Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus
Lærings/forsknings-
faglige systemer
KD
Agresso
Studentadm
(FS)
Forskn.
adm
(Cristin)
Samordna
opptak
Visma/
Amesto
Artemis
Basware
Ephorus
LMSer
eCampus Dig. Eksamen
Forelesn-opptak
Videokonferanse
FileSender
m.m.
Samarbeidsverktøyet Agora
Notur/
NorStore
Administrative
systemer
Studieadministrative
systemer
SAP
ePhorte/
Public360
Integrasjonsplattform (Mule)
Rapportering
Systemlandskap
BOT(T )-institusjoner benytter
også Cristin, FS og LMS, men har
forskjellig regnskaps- og HR-
system fra UNINETTs kunder.
Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus
Lærings/forsknings-
faglige systemer
FAS
5. november 2013 SLIDE 7
5. november 2013 SLIDE 8
Etter KDs høringsrunde
Gjennomgående prosess (langsiktig) • Videreutvikling av virksomhets- og IKT-arkitektur innenfor økonomi- og
personalområdet.
• Muligheter og alternativer
• Valg av prinsipper og føringer
• Dokumentasjon av felles virksomhets- og IKT-arkitektur
Løsninger for tjenestemodeller og
tjenestesenterkonsept (1)
Utredningsfase Anskaffelses-/
etableringsfase
:
Løsninger og kravspesifikasjon nye
systemløsninger på økonomi- og
lønnsområdet (2)
Behov og alternativer for digitale
løsninger på HR-området (3)
Behov og løsningsalternativ selvbetjenings-
grensesnitt på økonomi-
og personalområdet (4)
a) Etablering av tjenestesentre
b) Nye systemløsninger på økonomi og
personalområdet(ref. prosess 2 og 3)
c) Løsninger for
selvbetjeningsgrensesnitt
Sik
re g
ode f
rem
tidsr
ett
ete
adm
. lø
snin
ger
Tanker…
Dette er gode og strategisk riktige aktiviteter,
men…
Dette er tunge prosesser med lang tidshorisont
…som krever involvering av mange aktører
…og handler kanskje like mye om endringsbehov i
organisasjoner/arbeidsprosesser som behov for
nye systemer?
Hvordan berede grunnen for disse endringene?
Hva kan gjøres i det kortere bildet?
…på dagens systemportefølje…
Har vi kanskje en del av det vi trenger allerede?
En forenklet tilnærming …
To tanker på en gang? 1/2
Langsiktig løp – som skissert av KD • Gjennomgående prosess – etablere arkitekturlandskap
• Samlede utredninger
• Anskaffelsesprosesser
• Samlet anbud i 2015?
• Samles på én ERP-plattform?
Kortsiktig løp • Frem til arkitekturlandskap
• Jakte på lavthengende frukter
• Pragmatiske løsninger rundt dagens
systemer, - mindre justeringer
To tanker på en gang? 2/2
Langsiktig løp – som skissert av KD • Gjennomgående prosess – etablere arkitekturlandskap
• Samlede utredninger
• Anskaffelsesprosesser
• Samlet anbud i 2015?
• Samles på én ERP-plattform?
Kortsiktig løp • Frem til arkitekturlandskap
• Jakte på lavthengende frukter
• Pragmatiske løsninger rundt dagens
systemer, - mindre justeringer
2015? 2020…
5. november 2013 SLIDE 15
Kartlegging og gap-analyse må gjennomføres
Mulige angrepspunkter? 1/2
Mer å gå på rundt digitalisering av arbeidsprosesser og støtte?
Anbuds- og innkjøpsprosessen
BOA – momsproblematikk (rammefinansiert/privatfinansiert)
- dekker Anleggsregister-modulen utfordringene?
- timeregistrering i prosjektsammenheng – dataflyt lønn -> regnskap
Dokumentasjon, arkiv og sporbarhet
- hvor skal data ligge – masterdata?
Kvalitet i tall
- korrekt føring av timer
- anleggregisteret
Kanskje flere?
5. november 2013 SLIDE 16
Mulige angrepspunkter? 2/2
Systemene kan i regelen tilpasses – kanskje vi skal se på
prosessene?
Legge lista på «godt nok» - våre Administrative prosesser er støtte
for å fremme undervisning og forskning – må ikke oppleves som en
«hemsko».
UNINETT FAS ønsker og trenger en bedre oversikt over alle
systemene som faktisk er i bruk i sektoren som benyttes innen
administrativt område.
Hver institusjon bruker krefter på å anskaffe egne systemer, der
hvor UNINETT kunne tatt jobben - mange gevinster ved å anskaffe
felles systemer og kjøre felles innkjøpsprosesser.
Eksempel: Rekrutteringsmoduler
5. november 2013 SLIDE 17
KD
Agresso
Studentadm
(FS)
Forskn.
adm
(Cristin)
Samordna
opptak
Visma/
Amesto
Artemis
Basware
Ephorus
LMSer
eCampus Dig. Eksamen
Forelesn-opptak
Videokonferanse
FileSender
m.m.
Samarbeidsverktøyet Agora
Notur/
NorStore
Administrative
systemer
Studieadministrative
systemer
SAP
ePhorte/
Public360
Integrasjonsplattform (Mule)
Rapportering
Systemlandskap
BOT(T )-institusjoner benytter
også Cristin, FS og LMS, men har
forskjellig regnskaps- og HR-
system fra UNINETTs kunder.
Administrativt fokus Undervisnings-/forskningsfokus
Lærings/forsknings-
faglige systemer
Kjapp
status
Samarbeidsverktøyet
Status
FAS-portal importert
Kontinuerlig bedring av
brukergrensesnitt
Lik oppbygging av
tjenestestøtte eks. prosessteg,
oversikter, FAQ, forum,
veiledninger…
Satsinger
+++ Her kan vi gjøre Mye
Hva ønsker sektoren seg?
Økonomisystemet Agresso
Status
Ny anleggsmodul 5.6
Innført modul for
utgående e-faktura
Satsinger
Overføring av filformater mellom Basware og Agresso – oppdatert løsning Q1 2014
«Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014
Webrapportering i Agresso inkludert arbeidsflyt Q3 2014
Rapportering via presentasjonslag (Dashboard) i Agresso (rapportutvikling) Q3 2014
Lønns– og personalsystem SAP
Status
Nytt prioriteringsråd med nytt mandat –satsninger:
• Sørge for god dialog med partene i samarbeidet (Sektoren, leverandør DFØ og eier KD) for å sikre framtidsrettet løsning – strategisk utvikling
• Ta viktig rolle ved utredningsoppdrag
• Sikre økt gjennomslag og raskere respons når endringsønsker
• Engasjert deltaker i DFØ`s kundemøter/konferanser etc.
• Øke samarbeid med andre DFØ-kunder
Positivt: DFØ har rustet organisasjon og kan drive mer utvikling
Merker godt klima for sammen å finne gode løsninger
Satsinger
Selvbetjeningskanaler (Pad, Mobil): Q3 2014
Reiseregninger
Utgiftsrefusjoner
Timeføring med aktivitet
Prosjektregnskap/oppfølging i Agresso
Tjenestesenter/brukerstøtte for 1. linje. 1.1.2014
«Brukerstøtte» rundt systemet ved bruk av Agora Q1 2014
System for bestilling til betaling
Status
Sikres stabil drift
Forbereder nytt system
«Alusta»
Sikret«Brukerstøtte»
rundt systemet i Agora
Satsinger
Ny versjon Q4 2014
Overføring av filformater
mellom Basware og
Agresso – oppdatert
løsning Q1 2014
Konkurransegjennomføringssystemet
Status
Visma utfases
BOT har inngått
rammeavtale med Amesto
Testpiloter er godt i gang
Satsinger
Sikre godt mottak av ny
løsning hos institusjonene
Sak/arkivsystemet Public 360
Status
Public 360 kontrakts- og
saksbehandlingsverktøy
rulles ut
Gammel løsning ePhorte
fases ut
Satsinger
Utrulling i 2014
Nye integrasjoner i 2015?
Utrede ønskede
integrasjoner Q3 2014
Amesto?
SAP/rekrutteringsverktøy?
Prosjektstyringsverktøyet Artemis
Status
Prosjektverktøyet Artemis
benyttes av 4
institusjoner
Kontrakt går ut mai 2016
I ferd med å avklare
behovet ift. framtidig
løsning
Satsinger
Presentere de 4
institusjoner
valgmuligheter og
anbefale løsning
Viktig å avdekke behov
Se bruke av de systemer vi har
Også løsning for andre
institusjoner i mellomperiode
På tvers av systemene Integrasjon mellom Public 360 og Amesto Sourcing (KGV) for å sikre
overføring av kontraktsinformasjon
Integrasjon mellom Public 360 og SAP HR; Data bør registreres ett
sted, i lønnssystem eller sak/arkiv. «Hurtigtast» mellom SAP og
personalmapper i arkivsystemet
Bedring av arbeidsflyt og dokumentflyt i Agora
Integrasjon Basware og Agresso
Datauttrekk fra SAP og Agresso for prosjektoppfølging
Skaffe felles rekrutteringsverktøy for sektoren, eksempel SAP
utvikler rekrutteringsmodul?
Andre avtaler/anskaffelser som vi burde se på i fellesskap?
5. november 2013 SLIDE 26
Så hva tenker vi å gjøre?
Sette opp et UNINETT-finansiert prosjekt med
sektordeltakelse som skal kvalifisere hypotesene
rundt lavthengende frukter
Involvere ressurser fra våre prioriteringsråd i dette
arbeidet
UNINETT som prosessdriver og sekretær
I samme runde oppdatere vår systemoversikt
Ha fullført denne forstudien og levere en rapport
før påske 2014 som grunnlag for videre diskusjon og
prioriteringer.
Hvordan er stemningen for dette?
Forlagets omtale:
Hvordan få tilbake roen i en arbeidshverdag hvor man må kjempe mot digitale
verktøy? Tidrapporteringssystemer man ikke forstår seg på, økonomisystemer
som kolliderer, registre og databaser som hele tiden synes å spise opp den
tiden som de skulle spare for oss. I det digitale arbeidsmiljøet tvinges
menneskene til å tilpasse seg maskinene, og ikke omvendt. Resultatet er økt
stress og psykiske belastninger. Jonas Söderström har skrevet en vittig og viktig
bok vi alle kan kjenne oss igjen i. En bok som ikke bare stiller diagnosen, men
som også gir tips til hvordan vi kan unngå de digitale fellene.
Jævla drittsystem! er full av hårreisende eksempler på hvordan bedrifter har
oppnådd det motsatte av effektivitet etter å ha innført nye IT-systemer. Den
utkom på svensk i fjor, den norske utgaven har en spesialskrevet innledning.
«Boken burde leses av alle arbeidsgivere og IT-utviklere, for her finnes også
løsningen på problemene.»
Eva Johanson, Västerviks-Tidningen
Underholdende lesning – men kanskje
ikke eksempler til etterfølgelse!
top related