organizaciÓn y recursos para el archivo de correspondencia y el manejo de datos
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ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO
DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS
Dewey UniversityRecinto de Río Piedras
Patria M. Castro PalmeroFrancheska M. Cruz Ramos
Prof. María MoctezumaADOF 209
Organización del archivo de Correspondenciaequipomaterialestecnología
Todas las instituciones: producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de
correspondencia, datos y formularios comerciales lo hacen de forma manual o electrónica todo empleado de oficina debe saber manejar esa información deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología
Correspondencia Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos,
presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel
externa – que procede de fuera de la empresa interna – que se maneja dentro de la empresa se archiva en expedientes manuales o electrónicos el expediente contiene documentos relacionados a un asunto,
individuo o firma
Equipo, materiales y tecnología para los archivos
estos deben satisfacer las necesidades de la empresa deben proveer bienestar físico y mental a los empleados para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como:
tendencias en el manejo de documentos tecnología actual nuevos sistemas y procedimientos frecuencia en el uso de los documentos material del documento (físico) capacidad y característica del equipo y sistema necesidades presentes y futuras para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de
información: internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a
ferias o exhibiciones para comprarlos se debe:
consultar varios distribuidores contratar un consultor buscar asesoramiento con fabricantes hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el
mercado (empresa grande)
Sistemas Manuales todas las empresas conservan documentos en papel se archivan en gabinetes laterales o verticales gabinetes especiales para documentos como:
microfilms, radiografías, mapas, planos, etc.
Gabinete de archivo vertical las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición
vertical, una detrás de la otra los rótulos se leen en su parte superior más usados de cuatro a cinco gavetas contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x
14 la profundidad varía entre 24” a 28.5” la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio
para el manejo de documentos archivos cerrados y resistentes algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil
manejo, evitando accidentes como caerse las gavetas se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para
sostener carpetas suspendidas
Gabinete
vertical
Gabinetes
Especiales
Gabinete de archivo lateral más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de
seguros los expedientes van en las tablillas en posición vertical con
la parte inferior hacia el frente las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del
expediente que usualmente son de colores disponibles para tamaño carta o legal se conservan más documentos en menos espacio más de una persona puede trabajar al mismo tiempo facilita el archivar y localizar los documentos se clasifican en diversos gabinetes como:
archivos laterales estanterías abiertas
Archivos laterales son cerrados y con llaves dando mayor seguridad algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás
permitiendo ver su contenido algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el
contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir
dos gavetas a la vez se pueden usar carpetas suspendidas
Estanterías abiertas son económicas, proveen menos protección tienen divisiones separadas verticales para sostener la
carpetas verticalmente algunas tienen compartimientos removibles para archivar
cómodamente en su escritorio pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las
tablillas, incluso con cerraduras para protección
Estanterías abiertas de filas movibles se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente
para abrir espacio entre filas de gabinetes requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas
al lado de otras el espacio se crea al mover la estantería
Archivos giratorios unidades de tablillas giratorias
conectada en una estantería abierta se le da vuelta y puedes acceder a los expedientes que están detrás puede haber dos personas accediendo
a ambos lados a la par facilita la tarea de archivar y acceder a
los documentos
Gabinete Lateral y
Estanterías abiertas
Archivos laterales con control electrónico tiene panel de control electrónico para acceder a las
secciones deseadas las secciones giran para facilitar el acceso cumple con las leyes que protegen a las personas con
limitaciones físicas Resumen los equipos, materiales y
tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen
antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión
todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo
Materiales para organizar la gaveta del archivo
estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas
las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso
Las Guías tarjetas indispensables para dividir el archivo indican donde archivar o localizar las carpetas se coloca al principio de la sección dan cuerpo y sostén a las carpetas vienen en diversos tamaños la cantidad de guías depende del uso tienen pestaña para colocar el rótulo viene en diferentes materiales viene en corte de tres o de cincoCarpetas cubiertas dobladas donde se guardan documentos dan cuerpo y sostén a los documentos vienen en varios tamaños, colores y materiales usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir tienen diversos cortes en su parte superior o lateral los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de
colores las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de
la pestaña hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre
Carpetas
Marbetes donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o
medios electrónicos el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta,
carpeta o medio electrónico vienen en diferentes diseños, colores y tamaños vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante
un programa también puede crear un código de barra que son líneas
verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos.
Organización de la gaveta del archivo se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas
individuales y misceláneas cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el
sistema de archivo en uso
Guías principales van al principio de cada sección dividiéndola se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o
doble rótulos cortos, letras, palabras o números se usan tantas como el sistema lo necesite se lleva estricto orden alfabético y numéricoGuías especiales se usan para subdividir una sección principal destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o
asuntos en estricto orden alfabético en la posición cuarta o quinta Carpetas individuales y misceláneas se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco
documentos relacionados con una persona, empresa o asunto hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual
para un solo documento como una oficina médica
Posiciones de Guías y Carpetas
Tecnología para el archivo electrónico se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la
computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones
el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora de bolsillo – es de uso personal personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños
negocios u oficinas centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o
computador personal supercomputadores – aplicaciones complejas
la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas
la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos permite exportar e importar la información producida en
otros programas y producir documentos combinando esa información
paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor
los dispositivos o medios externos son: memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915
disquetes) discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos
flexibles) cintas – para copias de respaldo del disco duro discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez
y no se cambia discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los
programas, bases de datos, etc.
Tarjeteros y formularios comerciales recursos para manejar los datos cuando es mucha la
información en base de datos y formularios se usan para manejar y comunicar datos puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas
archivadas en ficheros o tarjeteros los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o
tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente
Tarjeteros más usados en bibliotecas y oficinas forma más sencilla de mantener información específica de
forma manual ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para
ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora
según su uso hay dos tipos: tarjetero índice tarjetero de asiento
Tarjetero índice sirve para proveer información de referencia relacionada a los
asuntos o localización de expedientes o cierta información direcciones de clientes autores o títulos de libros (bibliotecas) suplidores (bienes y servicios)
es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales nombre, dirección postal, correo electrónico, número de
teléfono, número de cuenta y otra información necesaria en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario
organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo
la base de datos se hace alfabéticamente al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el
asunto o el número asignado
CONSTRUCTORA NACIONAL345-460
CONSTRUCTORA NACIONALCALLE 53 15-35BOGOTÁ COLOMBIA
FÁBRICA DE BLOQUES
Zona Geográfica
Asunto
ID del Cliente
Tarjetero índice
Tarjetero de asiento o registros de anotaciones sirve de referencia en las operaciones diarias se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con
apuntes periódicamente tarjetas cuando se separa mercancía llevar cuentas de clientes o suplidores llevar mantenimiento y reparación de equipo uso de libros en bibliotecas tarjetas de vacunas tarjetas de presentación con reverso para anotar citas
programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos
Tarjetero de asiento
Organización de los archivos verticales de tarjetas
se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas
Tarjetero caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de informaciónGuías dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o
localizar las tarjetas la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la
cantidad de tarjetas que se tenga la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en
diferentes posiciones la guía tiene un rótulo puede incluir un número de control al final indicando el orden
de colocación
A 1
A-AL 1
Tarjetero, guías y tarjetas
Formularios comerciales impreso con espacios en blanco para anotar datos eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar
información repetitiva medio de insumo para obtener información medio de egreso para proporcionar información
solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa
órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar
factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobroVentajas del uso de formularios
uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento
procesos y tramitar en menos tiempo información necesaria sin olvidar datos es importante para la efectividad en las operaciones de la
empresa fácil para la búsqueda de datos muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de
internet, facilita a la persona que los necesita
Formularios
Aspectos básicos de los formularios tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección,
fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual tienen espacios en blanco que es información variable pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas,
medios electrónicos se conservan en tarjetas, papel o electrónicos los programas de base de dato proveen para diseñar formularios
facilitando la entrada y administración de los mismos las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir
para que sirvan también como formularios de asiento se anota información relacionada al contenido del expediente usadas en oficinas medicas y empresas de seguros las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos
sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta) se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se
debe identificar con una clave o numeración se pueden comprar formularios según su necesidad
Resumen los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en
tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa
la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje
los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa
las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada
todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente
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