organización de oficinas

Temas importantes del bimestre

ORGANIZACIÓN

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Oficina

Personal

Interpersonal

Elementos y equipos importantes

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA

ORGANIZACIÓN DE OFICINA

Elementos físicos de una oficina

Ambiente físico

Organización de la oficina

¿QUÉ ES UNA OFICINA?

Es el lugar donde se centralizan las informaciones comerciales, se organizan ideas y actividades de un negocio.

Es el centro nervioso de la empresa donde se procesa la información.

Es un grupo de personas con cualidades de administrar ciertas actividades esenciales.

TIPOS DE OFICINAS

Empresa pequeña

Empresa departamentalizada (descentralizada)

Empresa centralizada

ELEMENTOS FÍSICOS DE LA OFICINA

(MOBILIARIO Y EQUIPO)

Escritorios

Sillas

Libreras

Archivos

EQUIPO DE OFICINA

Máquina de escribir

Procesador de textos

Computadoras

Correo electrónico

Internet

Dictáfonos

Reproducción y almacenamiento de documentos

MÁQUINAS DE ESCRIBIR

Manual

Eléctrica

Máquina electrónica

COMPUTADORES Y ORDENADORES

Ordenadores creados a partir de la década de los 40’s

Eniac (integrador y calculador numérico electrónico) creado por John Presper Eckert y John W. Mauchly

En Guatemala a partir de los años 80’s

INTERNET

Creado por U. S. Defense Department en 1969

LAN (Local Area Network)

WLAN (Wireless Local Area Network)

WAN (Wide Area Network)

CORREO ELECTRONICO

Creado a partir de las redes locales

Medio de comunicación global

Mensajes

Diseño adecuado de la oficina

AMBIENTE FÍSICO

AMBIENTE FÍSICO

Iluminación

Color

Temperatura

Ruido

Decoración

ILUMINACIÓN

Fuentes:

Luz natural

Flourecente

Incandecente

Diseños:

Directa

Semidirecta

Indirecta

Semi-indirecta

COLOR

Embellece y mejora las condiciones bajo las cuales se ejecuta el trabajo.

Afecta las emociones, los sentidos y procesos del pensamiento.

Influencia sobre la presión sanguínea y disposición de relajamiento.

COLOR

Cada color tiene un significado y un efecto en la vida cotidiana de las personas. Cada personalidad requiere un tono diferente para disfrutar de su ambiente.

Los colores evocan ciertos sentimientos casi de manera generalizada. Tome nota y decida qué efecto quiere crear en cada uno de sus ambientes.

SIGNIFICADOS DE COLORES

Rojo: resistencia, vivacidad, virilidad y dinamismo. El rojo se usa en la publicidad para indicar una fuerza primitiva, el calor eficiente o las propiedades fortificantes de un producto.

Naranja: expresa irradiación y comunicación, es el color de la acción. Receptivo y cálido, caracteriza el fuego que arde en el hogar y simboliza la generosidad.

SIGNIFICADOS DE COLORES

Amarillo: es el más luminoso de todos los colores. Es el primero en ser notado y el más brillante, aunque es uno de los colores que menos gustan especialmente si es verdoso porque da la idea de ser enfermizo y desagradable para la mayoría de la gente.

Verde: simboliza crecimiento y esperanza. Se considera un color tranquilo que tiene un carácter soleado cuando tiende al amarillo o reflexivo cuando tiende al azul.

Azul: evoca imágenes de relajación. Expresa vida espiritual interior y simboliza el infinito cuando presenta sus tonos más oscuros; en sus tintes más claros tiene una calidad onírica.

SIGNIFICADOS DE LOS COLORES

Blanco: implica virtud, pureza, limpieza, amplitud e inocencia. Las habitaciones blancas suelen ser muy dramáticas y crean un sentimiento de lujuria. Es el color preferido por los decoradores porque da luminosidad y favorece la integración de cosas muy diversas. En sentido negativo puede representar frialdad, poca vitalidad, vacío, ausencia.

Negro: es audaz, elegante, sofisticado y dominante. Significa rigor, prudencia, honestidad, seriedad, elegancia. Pero también tristeza, luto, inconsciencia, odio. Luce espectacular con el blanco, el gris o el cromo. El negro es comúnmente usado en habitaciones elegantes y contemporáneas.

SIGNIFICADO DE LOS COLORES

Violeta: es el color del misterio y la dignidad, en algunas culturas simboliza el luto. Es equivalente al pensamiento meditativo y místico.

Gris: es neutro y no proporciona significado alguno. Es símbolo de indecisión e inercia y en sus tonos más oscuros se asocia con la monotonía y la depresión.

EJEMPLOS

EJEMPLOS

EJEMPLOS

EJEMPLOS

EJEMPLOS

DATO CURIOSO

El primero de marzo de 1979, en Estados Unidos, se pintó la celda de una correccional de rosado. Cada detenido se mantenía entre 10 y 15 minutos en el cuarto mientras se preparaba la documentación; después de 156 días, la dirección reportó que no se habían presentado incidentes de hostilidad aunque anteriormente este era un enorme problema

DATO CURIOSO

Basados en estas observaciones, decidieron pintar la celda de castigos pero los resultados ya no fueron tan alentadores.

Después de cuatro horas, un hombre enloqueció por completo y trató de destruir la celda y a sí mismo. Este mismo resultado se observó con animales que, incluso, se tornaban caníbales.

El estudio reveló que los efectos relajantes del rosado duran sólo 30 minutos, después las personas se tornan agresivas e intolerantes.

TIPOS DE COLOR

Excitantes: rojo, café, amarillo y naranja.

Frescos: azul, verde y violeta.

Es importante destacar la buena combinación de los colores.

TEMPERATURA

La temperatura idónea para trabajar es alrededor de los 20° C.

Depende mucho del ambiente natural de la empresa

RUIDO

Un ambiente acústico correcto es resultado de una buena administración de los caminos que toma el sonido interno como externo.

Evitar fuentes que pueden ocasionar ruido.

Mantener volumen bajo

DECORACIÓN

Debe ser agradable, cómoda y elegante

Colores apropiados

Adornos adecuados

Debe adaptarse a la organización y su propósito

OFICINA ORGANIZADA

OFICINA NO ORGANIZADA