oficina asesora de planeación instituto para la economÍa social - ipes

Oficina Asesora de Planeación

INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES

CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN

GENERALIDADES DEL SIG

DefiniciónComponentes (SGC, MECI, PIGA)BeneficiosMetodologíaQué tenemos que hacer?

Oficina Asesora de Planeación -IPES-

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

¿Sabes que es un SIG?

Es una herramienta de gestión que le permite a la organización de manera sistémica dirigir y evaluar su desempeño institucional de manera eficaz e integrada. Enfocada al cliente y basada en un modelo de operación por procesos.

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

SISTEMAInteracción mutua que se

establece entre los elementosque componen un todo y

conducen al logro de objetivos

GESTIÓNConjunto de acciones que

permiten interrelacionar cadauno de los elementos con el fin

de dirigir las organizaciones

DIRIGIR CONTROLAR

SISTEMA DE GESTIÓN“Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas”.

CICLO PHVA

PPLANIFICAR

HHACER

ActuarPreventivamente

VVERIFICAR

AACTUAR

Definir lasMetas

Definir los métodos que permitirán

alcanzar las metaspropuestas

Educar yEntrenar

Ejecutar la tarea y

recogerlos datos

Verificar losresultadosde la tareaejecutada

ENTRADAS SALIDAS

Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Do).

GESTIÓN

Usuarios

Entorno de la Entidad

Normatividad

Servidores

Junta Directiva

Proveedores

Otros

PLAN DE DESARROLLO

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

Indicadores, evaluación de

procesos, Rendición de

cuentasauditorias,

control político

Prevención deInconformidades

Acciones correctivas,

preventivas y de mejora

Sa

tisfa

cc

ión

de

los

us

ua

rios

y

pa

rtes

inte

res

ad

as

1.2 COMPONENTES SIG

DEFINICIÓN

1.2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

“Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades”.

“Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. 

Decreto 4110 de 2004NTCGP 1000

Entidad Comprometida con el USUARIO

1.2.1 ¿Qué se busca con un SGC?

ENTIDAD CON CALIDAD

Satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario.

“Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”

1.2.1 ¿Qué es Calidad?

HACER LAS COSAS BIEN

1.2.1 ¿Cómo hacer las cosas bien?

CULTURA PREVENTIVA

Re ChazosRe ProcesosRe TrazosRe peticiónRe tornos Desperdicios

EVITAR

NTCGP 1000:2009

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Ó

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

2. OBJETO Y CAMPO DE ACCIÓN

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

1. INTRODUCCIÓN

1.2.1 ¿Qué requiere un SGC?

OFERTA

DEMANDA

MODELO DE OPERACIÓN

PRINCIPIOS

PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y TACTICA

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN INTEGRAL

IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN Y

REGISTRO DE POBLACIÓN SUJETO

DE ATENCIÓN

POTENCIACIÓN DE CAPITAL HUMANO Y

SOCIAL

APOYO A INICIATIVAS

PRODUCTIVAS, COMERCIALES Y

LABORALES

DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN RECURSOS

FISICOS

GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DE RECURSOS

TECNOLOGICOS

GESTIÓN JURIDICA

MAPA DE PROCESOS INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL

CODIGO: DE-008

VERSIÓN: 04

FECHA: Mayo 31 de 2010

GESTIÓN CONTRACTUAL

SERVICIO AL USUARIO

GESTIÓN RECURSOS

FINANCIEROS

Oficina Asesora de Planeación -IPES-

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?

Determine previamente cuales de los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión requieren revisión y ajuste periódico y elabore un cronograma anual para la realización de dicha revisión. Debe tener en cuenta en este punto la caracterización del proceso.

Roles del equipo operativo SIG

Verifique mensualmente que los documentos identificados en el punto anterior estén plenamente revisados y ajustados conforme las necesidades del proceso al que usted pertenece.

Informe mensualmente a su superior inmediato o al coordinador o interventor de su contrato sobre las acciones adelantadas frente a la revisión y actualización documental que haya adelantado y tramite las respectivas autorizaciones para legalizar los ajustes realizados.

DOCUMENTAR

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?

Cerciórese permanentemente que se le esta dando pleno cumplimiento a las generalidades y demás aspectos contemplados en la norma NTCGP. 1000: 2004 en su numeral 4.2: Gestión Documental, respecto a los documentos del sistema integrado de gestión que debe manipular o tramitar con ocasión del ejercicio de sus funciones, actividades o responsabilidades contractuales e informe al líder del proceso, a su superior inmediato o al interventor, cuando considere que cualquiera de los documentos que estén a su vista no cumpla dichos requisitos de la norma.

Roles del equipo operativo SIG

Asegúrese de leer y comprender claramente todos los componentes de la plataforma estratégica de su entidad y de tomar conciencia cual es el aporte que con su trabajo cotidiano, está dando al cumplimiento de la Misión, la Visión y los objetivos de la institución.

MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES

CONTROL DE DOCUMENTOS

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?

Incentive y solicite espacios para la discusión y el análisis de grupo, frente a la evaluación de resultados de la gestión del proceso al cual usted pertenece y el impacto de estos en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Roles del equipo operativo SIG

Realice los registros diarios, semanales, mensuales, trimestrales, sementarles o anuales que deba realizar, conforme las características de cada indicador a su cargo, para el control de la gestión de su desempeño frente a las metas previamente concertadas..

INDICADORES

FORMATOS

2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?

Asegúrese de conocer y comprender claramente todos y cada uno de los principios y valores del código de ética de su entidad y participe activamente en los procesos de evaluación del cumplimento de los mismos que se programen con el equipo de trabajo respectivo.

Roles del equipo operativo SIG

Revise periódicamente el mapa de procesos de la entidad y del proceso al cual esta usted vinculado, para evaluar y verificar que se estén ejecutando permanentemente las acciones necesarias para controlar y administrar los riesgos que puedan poner en peligro el cumplimiento de las metas, los objetivos o la misión institucional y asegúrese de informar en forma oportuna cualquier eventualidad que detecte frente a este elemento de control. ´ 

MAPA DE RIESGOS

CÓDIGO DE ETICA

CICLO PHVA DEL MECI Y LA NTCGP 1000

PLANEARACTUAR

HACERVERIFICAR

SUBSISTEMA DE

CONTROL ESTRATEGICO

4. Requisitos Generales (4.1; 4.2)

SUBSISTEMA DE CONTROL

DE EVALUACIONSUBSIS

TEMA DE

CONTROL DE G

ESTION

SUBSISTEM

A DE C

ONTRO

L

DE EVALUACIO

N

7. Realización del producto y/o Servicio (7.1 – 7.6 y 6.2.2)

8. Medición Análisis y Mejora (8.1 – 8.4)

6. Gestión de Recursos (6.1 – 6.4)

5. Responsabilidad de la Dirección (5.1 – 5.6)

8. Medición Análisis y Mejora (8.5 )

1.2.2 MECI

Es el MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO que permite el diseño, desarrollo

y operación del Sistema de Control Interno

en las Entidades del Estado, expedido por

el Gobierno Nacional (Decreto 1599 de

2005) que proporciona la estructura básica

para EVALUAR la estrategia, la gestión y

los propios mecanismos de evaluación del

proceso administrativo.

CONTROL ESTRATÉGICO

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE EVALUACIÓN

ESTRUCTURADEFINICIÓN

LLa evolución de los Sistemas de Gestión y la dinámica que han venido desarrollando pretenden que la Administración Pública sea más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficacia, eficiencia y efectividad.

SISTEMA DE GESTIÓN EN EL ESTADO COLOMBIANO

SISTEMA DE

GESTIÓN Y CONTROL

POLITICAS

DESARROLLO TECNOLOGICO

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

ESTRUCTURA ORGANICA

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA

ENTIDAD

SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y/O

CIUDADANO

SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA ENTIDAD Y LA ENTIDAD COMO SISTEMA

EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COMO HERRAMIENTA GERENCIAL

MODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNONTCGP 1000 : 2004

ESTRUCTURA DE LOS MODELOS

Tres (3) subsistemasNueve (9) componentes

Veintinueve (29) elementosDoscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos

en:

Ocho (8) capítulos Tres (3) generales

Cinco (5 especificos

BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y CONTROL

ESTRATEGIA GESTIÓN

Contribuye a la mejora continua, ya que las metas y la visión estratégica son consistentes

Incrementa la calidad de las decisiones

Consolidación del enfoque por procesos

Se incrementa la capacidad y velocidad para adaptarse a los cambios.

Se alienta una comunicación abierta en toda la entidad

Aumento en la capacidad de servicio al cliente

Modelo Avanzado en la Gestión Publica Colombiana

ARTICULACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

Planes, programas, procesos, actividades, procedimientos,

recursos, información y medios de comunicación.

Orientan la entidad hacia el cumplimiento de visión ,

misión, objetivos, principios, metas y políticas.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Diferentes mecanismos de verificación y evaluación.

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

AUTOCONTROL

AUTOREGULACIÓN

AUTOGESTIÓN

Enfoque hacia el cliente

Liderazgo

Participación activa funcionarios públicos

Enfoque por procesos

Enfoque sistema de gestión

Mejora continua

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

Relaciones mutuamente beneficiosas

Coordinación, cooperación y articulación

Transparencia

PRINCIPIOS MECI PRINCIPIOS CALIDAD

1.2.2 Estructura del MECI

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

CO

NT

RO

L E

ST

RA

TE

GIC

O1.1 AMBIENTE DE CONTROL

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.3 ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

CO

NT

RO

L E

ST

RA

TE

GIC

O 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

2.2 INFORMACÍÓN

2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

CO

NT

RO

L E

ST

RA

TE

GIC

O 3.1 AUTOEVALUACIÓN

3.2 EVALUACIÓN INDEPENNDIENTE

3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

Metodología

DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Jefe OAP

EQUIPO DIRECTIVO SIG

EQUIPO GESTOR SIG

EQUIPO OPERATIVO SIG

BENEFICIOS

Mayor control y seguridad en los procesos.

Mejoramiento de los canales de comunicación

Mejoramiento de la coordinación interna.

Elimina duplicidad de funciones

Trabajo en equipo

Conocimiento y satisfacción de los usuarios

Cultura de Autocontrol

Orientación hacia la mejora continua

PARA REFLEXIONAR.

UN SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN NO ES:

•UN CONJUNTO DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS ESCRITO.

• ALGO QUE SE LE PUEDE ENCARGAR A ALGUIEN

•UNA LIMITACIÓN DE LA IDENTIDAD, OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN.

•UNA CAMISA DE FUERZA QUE ESTABLEZCA “EL COMO” SE DEBEN REALIZAR LAS ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.

•TRABAJO ADICIONAL.

PARA REFLEXIONAR.

LO QUE SE ESPERA DE USTEDES ES:

•COMPROMISO CON LA ENTIDAD.

• TRABAJO EN EQUIPO

•PROACTIVIDAD (PARTICIPACIÓN ACTIVA)

• LIDERAZGO EN SUS EQUIPOS DE TRABAJO.

•RESPONSABILIDAD

•TRANSPARENCIA

GRACIAS

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