oficina asesora de planeación instituto para la economÍa social - ipes
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Oficina Asesora de Planeación
INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL - IPES
CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN
GENERALIDADES DEL SIG
DefiniciónComponentes (SGC, MECI, PIGA)BeneficiosMetodologíaQué tenemos que hacer?
Oficina Asesora de Planeación -IPES-
1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
¿Sabes que es un SIG?
Es una herramienta de gestión que le permite a la organización de manera sistémica dirigir y evaluar su desempeño institucional de manera eficaz e integrada. Enfocada al cliente y basada en un modelo de operación por procesos.
1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
SISTEMAInteracción mutua que se
establece entre los elementosque componen un todo y
conducen al logro de objetivos
GESTIÓNConjunto de acciones que
permiten interrelacionar cadauno de los elementos con el fin
de dirigir las organizaciones
DIRIGIR CONTROLAR
SISTEMA DE GESTIÓN“Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas”.
CICLO PHVA
PPLANIFICAR
HHACER
ActuarPreventivamente
VVERIFICAR
AACTUAR
Definir lasMetas
Definir los métodos que permitirán
alcanzar las metaspropuestas
Educar yEntrenar
Ejecutar la tarea y
recogerlos datos
Verificar losresultadosde la tareaejecutada
ENTRADAS SALIDAS
Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming a partir del año 1950, la cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Do).
GESTIÓN
Usuarios
Entorno de la Entidad
Normatividad
Servidores
Junta Directiva
Proveedores
Otros
PLAN DE DESARROLLO
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR
Indicadores, evaluación de
procesos, Rendición de
cuentasauditorias,
control político
Prevención deInconformidades
Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Sa
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cc
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de
los
us
ua
rios
y
pa
rtes
inte
res
ad
as
1.2 COMPONENTES SIG
DEFINICIÓN
1.2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
“Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades”.
“Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.
Decreto 4110 de 2004NTCGP 1000
Entidad Comprometida con el USUARIO
1.2.1 ¿Qué se busca con un SGC?
ENTIDAD CON CALIDAD
Satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario.
“Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”
1.2.1 ¿Qué es Calidad?
HACER LAS COSAS BIEN
1.2.1 ¿Cómo hacer las cosas bien?
CULTURA PREVENTIVA
Re ChazosRe ProcesosRe TrazosRe peticiónRe tornos Desperdicios
EVITAR
NTCGP 1000:2009
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Ó
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2. OBJETO Y CAMPO DE ACCIÓN
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
1. INTRODUCCIÓN
1.2.1 ¿Qué requiere un SGC?
OFERTA
DEMANDA
MODELO DE OPERACIÓN
PRINCIPIOS
PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y TACTICA
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE EVALUACIÓN
EVALUACIÓN INTEGRAL
IDENTIFICACIÓN, CARACTERIZACIÓN Y
REGISTRO DE POBLACIÓN SUJETO
DE ATENCIÓN
POTENCIACIÓN DE CAPITAL HUMANO Y
SOCIAL
APOYO A INICIATIVAS
PRODUCTIVAS, COMERCIALES Y
LABORALES
DESARROLLO DE ALTERNATIVAS COMERCIALES
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
GESTIÓN RECURSOS
FISICOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DE RECURSOS
TECNOLOGICOS
GESTIÓN JURIDICA
MAPA DE PROCESOS INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL
CODIGO: DE-008
VERSIÓN: 04
FECHA: Mayo 31 de 2010
GESTIÓN CONTRACTUAL
SERVICIO AL USUARIO
GESTIÓN RECURSOS
FINANCIEROS
Oficina Asesora de Planeación -IPES-
2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?
Determine previamente cuales de los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión requieren revisión y ajuste periódico y elabore un cronograma anual para la realización de dicha revisión. Debe tener en cuenta en este punto la caracterización del proceso.
Roles del equipo operativo SIG
Verifique mensualmente que los documentos identificados en el punto anterior estén plenamente revisados y ajustados conforme las necesidades del proceso al que usted pertenece.
Informe mensualmente a su superior inmediato o al coordinador o interventor de su contrato sobre las acciones adelantadas frente a la revisión y actualización documental que haya adelantado y tramite las respectivas autorizaciones para legalizar los ajustes realizados.
DOCUMENTAR
2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?
Cerciórese permanentemente que se le esta dando pleno cumplimiento a las generalidades y demás aspectos contemplados en la norma NTCGP. 1000: 2004 en su numeral 4.2: Gestión Documental, respecto a los documentos del sistema integrado de gestión que debe manipular o tramitar con ocasión del ejercicio de sus funciones, actividades o responsabilidades contractuales e informe al líder del proceso, a su superior inmediato o al interventor, cuando considere que cualquiera de los documentos que estén a su vista no cumpla dichos requisitos de la norma.
Roles del equipo operativo SIG
Asegúrese de leer y comprender claramente todos los componentes de la plataforma estratégica de su entidad y de tomar conciencia cual es el aporte que con su trabajo cotidiano, está dando al cumplimiento de la Misión, la Visión y los objetivos de la institución.
MISIÓN, VISIÓN, POLITICAS, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES
CONTROL DE DOCUMENTOS
2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?
Incentive y solicite espacios para la discusión y el análisis de grupo, frente a la evaluación de resultados de la gestión del proceso al cual usted pertenece y el impacto de estos en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Roles del equipo operativo SIG
Realice los registros diarios, semanales, mensuales, trimestrales, sementarles o anuales que deba realizar, conforme las características de cada indicador a su cargo, para el control de la gestión de su desempeño frente a las metas previamente concertadas..
INDICADORES
FORMATOS
2. ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?
Asegúrese de conocer y comprender claramente todos y cada uno de los principios y valores del código de ética de su entidad y participe activamente en los procesos de evaluación del cumplimento de los mismos que se programen con el equipo de trabajo respectivo.
Roles del equipo operativo SIG
Revise periódicamente el mapa de procesos de la entidad y del proceso al cual esta usted vinculado, para evaluar y verificar que se estén ejecutando permanentemente las acciones necesarias para controlar y administrar los riesgos que puedan poner en peligro el cumplimiento de las metas, los objetivos o la misión institucional y asegúrese de informar en forma oportuna cualquier eventualidad que detecte frente a este elemento de control. ´
MAPA DE RIESGOS
CÓDIGO DE ETICA
CICLO PHVA DEL MECI Y LA NTCGP 1000
PLANEARACTUAR
HACERVERIFICAR
SUBSISTEMA DE
CONTROL ESTRATEGICO
4. Requisitos Generales (4.1; 4.2)
SUBSISTEMA DE CONTROL
DE EVALUACIONSUBSIS
TEMA DE
CONTROL DE G
ESTION
SUBSISTEM
A DE C
ONTRO
L
DE EVALUACIO
N
7. Realización del producto y/o Servicio (7.1 – 7.6 y 6.2.2)
8. Medición Análisis y Mejora (8.1 – 8.4)
6. Gestión de Recursos (6.1 – 6.4)
5. Responsabilidad de la Dirección (5.1 – 5.6)
8. Medición Análisis y Mejora (8.5 )
1.2.2 MECI
Es el MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO que permite el diseño, desarrollo
y operación del Sistema de Control Interno
en las Entidades del Estado, expedido por
el Gobierno Nacional (Decreto 1599 de
2005) que proporciona la estructura básica
para EVALUAR la estrategia, la gestión y
los propios mecanismos de evaluación del
proceso administrativo.
CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE EVALUACIÓN
ESTRUCTURADEFINICIÓN
LLa evolución de los Sistemas de Gestión y la dinámica que han venido desarrollando pretenden que la Administración Pública sea más cercana al ciudadano y cumpla los fines propuestos con eficacia, eficiencia y efectividad.
SISTEMA DE GESTIÓN EN EL ESTADO COLOMBIANO
SISTEMA DE
GESTIÓN Y CONTROL
POLITICAS
DESARROLLO TECNOLOGICO
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
ESTRUCTURA ORGANICA
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA
ENTIDAD
SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y/O
CIUDADANO
SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA ENTIDAD Y LA ENTIDAD COMO SISTEMA
EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COMO HERRAMIENTA GERENCIAL
MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNONTCGP 1000 : 2004
ESTRUCTURA DE LOS MODELOS
Tres (3) subsistemasNueve (9) componentes
Veintinueve (29) elementosDoscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos
en:
Ocho (8) capítulos Tres (3) generales
Cinco (5 especificos
BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Y CONTROL
ESTRATEGIA GESTIÓN
Contribuye a la mejora continua, ya que las metas y la visión estratégica son consistentes
Incrementa la calidad de las decisiones
Consolidación del enfoque por procesos
Se incrementa la capacidad y velocidad para adaptarse a los cambios.
Se alienta una comunicación abierta en toda la entidad
Aumento en la capacidad de servicio al cliente
Modelo Avanzado en la Gestión Publica Colombiana
ARTICULACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
Planes, programas, procesos, actividades, procedimientos,
recursos, información y medios de comunicación.
Orientan la entidad hacia el cumplimiento de visión ,
misión, objetivos, principios, metas y políticas.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Diferentes mecanismos de verificación y evaluación.
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
AUTOCONTROL
AUTOREGULACIÓN
AUTOGESTIÓN
Enfoque hacia el cliente
Liderazgo
Participación activa funcionarios públicos
Enfoque por procesos
Enfoque sistema de gestión
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas
Coordinación, cooperación y articulación
Transparencia
PRINCIPIOS MECI PRINCIPIOS CALIDAD
1.2.2 Estructura del MECI
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
CO
NT
RO
L E
ST
RA
TE
GIC
O1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.3 ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
CO
NT
RO
L E
ST
RA
TE
GIC
O 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.2 INFORMACÍÓN
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
CO
NT
RO
L E
ST
RA
TE
GIC
O 3.1 AUTOEVALUACIÓN
3.2 EVALUACIÓN INDEPENNDIENTE
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
Metodología
DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Jefe OAP
EQUIPO DIRECTIVO SIG
EQUIPO GESTOR SIG
EQUIPO OPERATIVO SIG
BENEFICIOS
Mayor control y seguridad en los procesos.
Mejoramiento de los canales de comunicación
Mejoramiento de la coordinación interna.
Elimina duplicidad de funciones
Trabajo en equipo
Conocimiento y satisfacción de los usuarios
Cultura de Autocontrol
Orientación hacia la mejora continua
PARA REFLEXIONAR.
UN SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN NO ES:
•UN CONJUNTO DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS ESCRITO.
• ALGO QUE SE LE PUEDE ENCARGAR A ALGUIEN
•UNA LIMITACIÓN DE LA IDENTIDAD, OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN.
•UNA CAMISA DE FUERZA QUE ESTABLEZCA “EL COMO” SE DEBEN REALIZAR LAS ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.
•TRABAJO ADICIONAL.
PARA REFLEXIONAR.
LO QUE SE ESPERA DE USTEDES ES:
•COMPROMISO CON LA ENTIDAD.
• TRABAJO EN EQUIPO
•PROACTIVIDAD (PARTICIPACIÓN ACTIVA)
• LIDERAZGO EN SUS EQUIPOS DE TRABAJO.
•RESPONSABILIDAD
•TRANSPARENCIA
GRACIAS
Oficina Asesora de Planeación- IPES-