o papelo papel das auditorias na gestão empresarialgestão empresarial · 2011-10-06 · auditoria...

O PapelO Papel das Auditorias

na Gestão EmpresarialGestão Empresarial

Hélder Estradashelder.estradas@apcer.pt11 de Outubro de 2010

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Auditoria

“Processo sistemático, independente edocumentado, realizado com o propósito de obter, p pevidência de auditoria e avaliar a mesma de formaobjectiva para determinar o cumprimento daspolíticas, procedimentos ou requisitos utilizadoscomo referência.”

ISO 19011:2002

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Gestão Empresarialp

Métodos

Capital

Pessoas

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Intervenientes na Auditoria

Gestor do Programa de Auditorias

AuditorAuditado ud toud tado

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Classificação das Auditoriasç

• Pela organização, nela própria, com objectivos próprios.1.ª Parte

• Por uma organização com interessesnoutra organização Ex: pelo cliente2 ª Parte noutra organização.   Ex: pelo clienteao seu fornecedor.

2.ª Parte

• Por uma organização independente, normalmente, com o objectivo de obter a certificação.

3.ª Parteobter a certificação.

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Quando efectuar umaAuditoriaAuditoria

Obter factos para suportar decisões de Gestão;Obter factos para suportar decisões de Gestão;Avaliar a adaptação dos Sistemas de Gestão aos:

Requisitos legais, regulamentares e outros;Evoluções Tecnológicas;Mudanças estruturais da empresa;Novas relações comerciais;C i M lh i C tí P ã d P l i ãCompromisso com a Melhoria Contínua e Prevenção da Poluição;Riscos para a organização;

Recolher informações para preparar um Programa deAuditorias aos Sistemas de Gestão;

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Efectividade do programa de di iauditorias

E (%

)

100 EFECTIVIDADE DO SISTEMA PLANEADO

TIV

IDA

DE

DE

EFE

C

QUEDA DA EFECTIVIDADE

GR

AU

D QUEDA DA EFECTIVIDADEENTRE AUDITORIAS

PROGRAMA DE AUDITORIA1a 2a 3a

I- ÉSIMAINÍCIO

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Auditorias

A execução de auditorias é caracterizada por:

Actividade documentada;;

Avaliação de evidências objectivas;

Independência dos auditores em relação à área auditada;

Busca da melhoria contínua;

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Fases das Auditorias

PlPlaneamento

Reunião de Abertura

Auditoria

Elaboração do Relatório

Reunião de Encerramento

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Planeamento

Ter em consideração no planeamento:

Âmbito e objectivo da Auditoria;

Importância dos processos e/ou actividades;p p

Locais;

Estado das actividades (Resultados de auditorias anteriores);Estado das actividades (Resultados de auditorias anteriores);

Minimizar os distúrbios;

Disponibilidade do pessoal;

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Auditoria

Visita inicial às instalações;Utilização de listas de comprovação;Utilização da técnica de rastreabilidade (“trace-back” ou “trace-forward”);Distinguir os aspectos vitais (poucos) dos triviais ( it ) P i í i d P t(muitos), Princípio de Pareto;As deficiências encontradas devem ser comunicadas ao responsável do sector auditado;ao responsável do sector auditado; Foco mais nos processos e menos nos procedimentos;p ;Focar mais nos resultados e menos nos registos;

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Elaboração do Relatório

T Ter em consideração na elaboração doTer

Af t ti f ã d li t ?

Ter em consideração na elaboração do relatório:

Afecta a satisfação do cliente ?Afecta o Sistema?

E i t i d i i t d i itExiste risco de incumprimento de requisitosaplicáveis ao produto/serviço ?

A sua “resolução” implica apenas mais burocraciaA sua resolução implica apenas mais burocracia?

Situação isolada ou pontual ?Situação isolada ou pontual ?A sua “resolução” é trivial ?É o verdadeiro problema ?

www.apcer.ptÉ o verdadeiro problema ?

Barreiras para comunicaçãop ç

Excesso de auditorias e acções correctivas a implementar;Posicionamento inflexível de uma das partes;Discussões sem objectivo;Busca constante de justificações / desculpas;Passividade;Passividade;Hostilidade;Irresponsabilidade;Irresponsabilidade;

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Relações entre auditores eRelações entre auditores e auditados são factoresfundamentais para umafundamentais para umaauditoria com sucesso.

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Benefícios de um Programa de A di iAuditorias

Dar confiança à Gestão;

D fi li tDar confiança ao cliente;

Observar os problemas operacionais;

Fornecer oportunidades de melhoria;

Permitir análises comparativasPermitir análises comparativas;

Potenciar acções correctivas e preventivas;

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Bases para optimização do programa de auditoriasprograma de auditorias

Abrangência do sistema de auditorias;Formalização;Independência da equipa auditora;Selecção da equipa auditora;Qualificação dos auditores;ç ;

Elaboração e divulgação do relatório de auditoria;S i t d A õ C tiSeguimento das Acções Correctivas;

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Obrigado pela vossa atenção

Hélder Estradas

helder.estradas@apcer.pt

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