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MÓDULO: MANEJO DE DOCUMENTACIÓN PERSONAL Y

ADMINISTRATIVA

CARRERA ASISTENTE DIRECTIVO

SEMESTRE CUARTO

PROFRA. MA. GUILLERMINA REYES RAMÍREZ

3.2 Elabora documentos de uso comúninternos y externos de acuerdo con suestructura

• PROPÓSITO

• EL ALUMNO IDENTIFICA, DEFINE Y CONOCE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

CONVOCATORIA

CONCEPTO

Convocatoria es algo o alguien queconvoca. El concepto también se utilizapara nombrar al escrito o anuncio con quese convoca. Para comprender esteconcepto, debemos saber que el verboconvocar refiere a citar o llamar a una omás personas para que asistan adeterminado acto o lugar.

ESTRUCTURA

1.- título de la convocatoria

2.- La identificación de quien o a quienes convoca

3.- La fecha en que se emite

4.- Tema y objetivo de la convocatoria

5.- Las bases de la convocatoria

6.- Determinar la distinción premio o estímulo

7.- Finalización señalando el lugar en donde se emite

INTENCIÓN COMUNICATIVA

La meta o finalidad que quiere conseguir, por medio desu discurso, el participante de un acto comunicativo. Laintención modela el discurso del emisor, puesto que susactos lingüísticos irán encaminados a lograr elpropósito que persigue (aunque sea de formainconsciente), a la vez que también influye en lainterpretación del receptor.

REDACCIÓNLa convocatoria es un miembro de la comunicación escrita endonde a través de un anuncio o escrito se convoca a los posiblesinteresados a participar en un proceso.

REQUISITOS:

• Mención de ser convocatoria

• Persona o institución que convoca

• Lugar y fecha donde se realizará

• Orden del día o bases de la convocatoria

• Fecha y lugar de la publicación de la convocatoria

• Firma

ACTA

CONCEPTOSe denomina acta al documento que durante una reunión esescrito por una persona presente en la misma, y a través de lacual se registran a que sus temas que han sido tratados, comoasí también las conclusiones o acuerdos que han resultadoadoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación deadquisición que han ocurrido durante la reunión, y de estamanera validada.

Son variados los organismos u organizaciones que puedenrealizar este tipo de reuniones en las cuales se elaborará unacta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociaciónde vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del

mundo.

ESTRUCTURA

Es un documento en el que consta el testimonio delos hechos más importantes que han sucedido en lasesión de un órgano deliberante.

Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupode personas, que se convoca o cita, instala y funcionateniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos onormas establecidas en cada entidad ya sea pública oprivada.

Se conoce como “órgano deliberante” aquel grupo depersonas que tiene la potestad legal de reunirse,deliberar y tomar acuerdos sobre asuntosrelacionados con sus atribuciones.

REDACCION La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:

* Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.

* Nombres de los asistentes.

*Persona que la presidió y existencia del quórum.

* Orden del día.

* Acuerdos tomados.

* Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.

CITATORIO

CONCEPTO

Documento a través del cual se convoca a una persona para que comparezca ante alguien (p.e. una autoridad federal).

ESTRUCTURA

Asunto: CITATORIO___de________del________Sr(a)_________________________________

___________________________

En vista de que hizo caso omiso a la carta que le enviamos asi como a lasllamadas y visitas por parte de la empresa, nos vemos en la necesidad decitarle a un juicio para llegar a un acuerdo en lo que respecta a su deuda.La cita será el día ___ de ______________del 20___a las ____hrs. en el juzgado "San Marcos“ ubicado en la Cd.Meoqui, Chihuahua.De hacer caso omiso a este citatorio nos veremos en la penosa situaciónde tener que retirarle los bienes adquiridos asi como tener que llegar alos juzgados por incumplimiento de pago y falta de compromiso comocliente de nuestra entidad.

Atte.___________________________________________

REDACCIÓN Especificar el numero de citatorios y en su caso de expediente a quien va dirigido el domicilio tener por lo menos 72 horas anteriores a la fecha de la cita. Especificar

para que es el citatorio fecha, hora y dirección de la cita.♠ Fecha

♠Hora de la cita

♠ Lugar de la cita

♠A quien va dirigido

♠ Para que va a ser la cita

Desarrollo

♠ De quien fue dirigido

♠ Firma de quien la mando

♠

MINUTA

CONCEPTOLa palabra minuta proviene del bajo latín, y susignificado es “borrador”, o sea un escrito queantecede al definitivo, en especial, de tipo jurídico,por ejemplo un contrato, donde le faltanlos detalles formales, que se prepara y se acerca a laspartes para ver si se hallan de acuerdo antes de darlela versión acabada y final.

En un discurso, conferencia o reunión, cuando setoman notas en borrador para dar cuenta de lo quese habló, también se llaman minutas.

ESTRUCTURA

La estructura de la reunión, comienza con una lista de lospresentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas decada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de lasconclusiones arribadas.

La función inmediata de la minuta es servir como archivo dedatos a la audiencia.

Sirve para guardar en forma escrita la información tratada demanera oral, y mantenerla como un archivo permanente,disponible para revisar en cualquier momento y por cualquierrazón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisostomados en un determinado proyecto).

REDACCION

La elaboración de una minuta es muy importante como unmedio de registrar los aspectos más relevantes de una junta detrabajo, escolar o de cualquier otro tipo, con la finalidad de darleseguimiento a los acuerdos tomados y verificar su cumplimientoparcial o total hasta que todas las actividades estén totalmente

terminadas.

Las minutas también registran los nombres de los participantesen las reuniones y todas las conclusiones o acuerdos a los que sehaya llegado en una determinada reunión, además de registrartodos los aspectos pendientes y cualquier otro tema que seagregue en las juntas.