mapeo de procesos & diseño de puestos (universidad)

Clarity 7Metodología para Diseño de Puestos

Y Funciones Basado en Procesos

(Claridad, Colaboración y Gobierno)

Guatemala, Enero de 2015

La música

• Alta carga emocional y sentimental• Cada quien ejecuta en su estilo personal• Influencia de aspectos geográficos culturales• Cada quien interpreta sentimientos de maneras

diferentes

¿Como pueden casi 100 personas replicar una obra compleja en sonidos, sentimientos, matices,

etc, de manera magistral y consistente?

Existe un modelo, un código (lenguaje), una metodología para transferir el conocimiento e inclusive representar los sentimientos como matices:

La Solfa¿Quién, Qué, cómo, cuando y con qué?

Arquitectura de un Concierto

MOVIMIENTO 1 MOVIMIENTO 2 MOVIMIENTO 3

Premisas metodológicas

…lo que no se logra por modelos,

se logra por circunstancias…

es decir, no es sostenible…

ni replicable, de manera predecible.

Dinámica de Modelos: Frameworks y Arquitecturas

ARQUITECTURA DE UNA ORGANIZACIÓN: FRAMEWORK TOGAF

Modelo de Negocio

Modelos de Negocios (Fractales)

La arquitectura del negocios se documenta con un modelo básico: desde el la corporación hasta el puesto de trabajo.

C

C

C

C

C

C

C

C

C

Políticas/Normativas

Misión, Visión, Objetivos y SLAs

Cultura y Mecanismos

Herramientas y

Sistemas

ProcesosRecursos Humanos

Generar y Administrar

Conocimiento

MANUAL DE PUESTOS-FUNCIONESPublica me manera

organizado los procesos, políticas, procedimientos, conocimientos y sistemas de los que dispone un puesto de trabajo para para lograr su misión y sus objetivos.

Solo hay un modelo….

y cada Puesto ve solo sus funciones

* Recolecta el conocimiento y la inteligencia individual y lo estructura-organiza en procesos, políticas, normas y procedimientos.

* Provee una visión de la organización desde una perspectiva de procesos, identificando la relación existente entre éstos y los objetivos estratégicos.

* Documenta la estructura organizacional y el rol que desempeñan los actores involucrados.

Modelo = Estructuras & Contenido

Estructuras Fundamentales

Misión, VisiónEstrategias, KPIs

Procesos y PNPs

Recursos HumanosHerramientas

Cultura y ValoresOrganizacionales

P

A

T

POLITICAS &

NORMAS

12 3

Notación IDEF0

1. Establecer el Modelo o Mapa de Procesos: general de la organización: (sentido de propósito integral)

Secuencia/Clase

NivelDetalle

La espina dorsal es el mapa (árbol) de procesos

1

Notación IDEF0

1. Establecer el Modelo o Mapa de Procesos: general de la organización: (sentido de propósito integral)

Secuencia/Clase

NivelDetalle

La espina dorsal es el mapa (árbol) de procesos

1

Traer proceso real para proyecto

La visión tradicional de Departamentos

VS

la visión de Procesos

Proceso Depto. 1

Captar

Colocar

Compensar

Visión convencional de O&M departamental

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Proceso Depto. 1 Depto. 2 Depto. 3 Depto. 4

Captar

Colocar

Compensar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Visión convencional de O&M departamental

Proceso Depto. 1 Depto. 2 Depto. 3 Depto. 4

Captar

Colocar

Compensar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Visión convencional de O&M departamental

Proceso Depto. 1 Depto. 2 Depto. 3 Depto. 4

CaptarDepósitos

Prestar

Contabilizar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Visión convencional de O&M departamental

Ejemplo: Contabilizar OperacionesUSED AT: AUTHOR: Fernando Valdez DATE:

REV:PROJECT: Operar Desarrollador Inmobil iario -Gener ico

03/03/2011

03/03/2011

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

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RECOMMENDED

PUBLICATION

READER DATE CONTEXT:

DI7

NODE: TITLE: NUMBER:Contabilizar OperacionesDI7.11

USED AT: AUTHOR: Fernando Valdez DATE:

REV:PROJECT: Operar Desarrollador Inmobil iario -Gener ico

03/03/2011

03/03/2011

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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READER DATE CONTEXT:

DI7

NODE: TITLE: NUMBER:Contabilizar OperacionesDI7.11

DI7.11

Contabil izarOperaciones

DI7.11.1

~Reg istrarOperacionesContables y

GenerarBalance de

Saldos

DI7.11.2

~RevisarEstados

FinancierosPreliminares

DI7.11.3

~IntegrarCuentas

Contables

DI7.11.4

~DepurarCuentas

Contables

DI7.11.5

~GenerarEstados

FinancierosDefinitivos

DI7.11.6

~CumplirObligaciones

Legales

DI7.11.1.1

~Reg istrarOperacionesde Ing resosde Efectivo

DI7.11.1.2

~Reg istrarOperacionesde Bodegas

DI7.11.1.3

~Reg istrarOperaciones

de Facturación

DI7.11.1.4

~Reg istrarOperacionesde Planillas

DI7.11.1.5

~ActivosFijos

DI7.11.1.6

~Reg istrarOperaciones Egresos de

Efectivo

DI7.11.1.7

~Reg istrarOperacionesde Servicios

DI7.11.1.8

~Reg istrar Otras

Operaciones

DI7.11.6.1

~CumplirObligaciones

Fiscales

DI7.11.6.2

~Cumplir Obligaciones

Laborales

DI7.11.6.3

~CumplirObligacionesMunicipales

~ISR

~IVA

~IETAAP

~Circulaciónde Vehículos

~CumplirDeberesFormales

~CumplirObligacionescon el IGSS

~CumplirBoletos deOrnato

~Cumplir conotrasObligacionesLaborales

2. Definir la documentación de flujos y elementos críticos de cada proceso:

EJEMPLO – Mapa de Procesos

El árbol provee contexto y estructura para “colgar” posteriormente “contenidos”

¿Contenidos?

Políticas

Normas y Procedimientos

Misión, Visión, ValoresPlan Estratégico

Herramientas

KPIs

Escala de Madurez de un Modelo – I.Q.

¿Mejores Practicas?• ITIL, COBIT, COSO• ISO• Gobierno Corporativo• Risk Management.• Six Sigma• Business Process Mngm.

Identificado

Definido Documentado

Publicado

Auditado

SistematizadoAutomatizadoMonitoreado

Políticas y Normativas

Misión, Visión, Objetivos y SLAs

Cultura y Mecanismos (premio/sanción)

Herramientas y SistemasRecursos HumanosProcesos

Generar y Administrar Conocimiento

1. ESTRUCTURAR EL MODELO ORGANIZACIONAL Y SENTAR LAS BASES DE UNA NUEVA CULTURA

¿Cuál es el divorcio más costoso de la historia?

Políticas y Normativas

Misión, Visión, Objetivos y SLAs

Cultura y Mecanismos

Herramientas, Sistemas y ITRecursos HumanosProcesos

Generar y Administrar Conocimiento

2. CLARITY-7 = COHERENCIA Y VINCULO ENTRE LOS COMPONENTES

El divorcio entre Procesos y Recursos

Humanos y luego entre sistemas.

Políticas y Normativas

Misión, Visión, Objetivos y SLAs

Cultura y Mecanismos (premio/sanción)

Herramientas y SistemasRecursos HumanosProcesos

Generar y Administrar Conocimiento

A VECES TENER NADA ES MEJOR QUE TENRLO TODO SIN COHERENCIA

USED AT: AUTHOR: Fernando Valdez DATE:

REV:PROJECT: Planeacion Estrategica para laAdecuacion del CIAC

25/08/2010

12/09/2010

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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CIAC-0

TOP

NODE: TITLE: NUMBER:OPERAR CIACCIAC0

USED AT: AUTHOR: Fernando Valdez DATE:

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25/08/2010

12/09/2010

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CIAC0

OPERARCIAC

CIAC1

Planificary

Presupuestar(PE & POA)

CIAC2

Atendernecesidadesespecíficas

deInformacion(Proyectos)

CIAC3

Gestionar &AdministrarRelacionesy Acuerdos(Externas e

Internas)

CIAC4

BrindarServicios

CIAC5

Administrar(Ejecutar)Proyectos

CIAC6

AdministrarRecursosdel CIAC

Elaborar Plande Objet ivosy ProyectosEstratégicos

Elaborar planOperativoAnual

DarSeguimientoa losPlanesEstablecidos

Atender yDocumentar elRequerimientoo Proyectoplanteado porel cliente

Analizar ypre-calificarCompetencia yFactibilidad(Logistica,Tecnica,Legal,Tecnológica)

DocumentarAnte-Proyectoy presentarparaEvaluacion

DocumentarProyectoAprobado yNombrarDirector yEquipo deTrabajo

Gestionar yAdministrarAlianzas conProveedores deDatos eInformacion

Gestionar yAdministrarAlianzas conClientes deInformacion

Gestionar yAdministrarAlianzas conCanales deDistribucion yDivulgacion(Universidades,Canales-TV,Radios,Revistas,Websites,ent idades, etc)

ControlarCorrespondenciay GestionarReunionesOf iciales

BrindarAsesoriaTecnica deCampo y deGestion deDatos eInformacion

BrindarServicios deInformacion

Analizar yComprender elProyecto(Internalizar)

DiseñarTerminos queAsegurenCalidad yCumplimientodel Proyecto

Revisar yAsegurarDisponibilidadde RecursosNecesarios

Elaborar Plande Proyecto

MonitorearCumplimientodel Plan delProyecto

AnalizarResultados,Desempeño deActores eIndetificarLeccionesAprenididas

CapacitarRRHH delCIAC (Vernotas)

AdministrarRelacion deServicios conla DivisiondeInformat ica yTecnologia

AdministrarAcuerdos,Contratos yConvenios

Administrar IO& NormativaInterna CIACy AuditarCumplimiento

AdministrarBibliotecas(Física &Virtual) PROGRAMAS ACTUALES:

a) La Ruta Verde b) Plan DS-GIRHc) Desempeño Ambiental Corporativo

ACP - CICH - CIAC MATRIZ DE PUESTOS Y FUNCIONES

Proyecto de Planeación Estratégica y Readecuación del CIAC

Sepriembre

de 2010

CIAC0 OPERAR CIAC Coordin

ador

Asistente de

ComputoSecretari

a

Experto Especiali

staUnidade

s ACP CTP CTPA

COMISIONADOS

(Directivo, Ejecutivo y

Tecnológico)

CIAC1 Planificar y Presupuestar (PE & POA)

CIAC1.1Elaborar Plan de Objetivos y Proyectos Estratégicos X x x x x x x

CIAC1.2 Elaborar plan Operativo Anual X x x x

CIAC1.3 Dar Seguimiento a losPlanes Establecidos X x x x x x x

CIAC2Atender necesidades específicas de Informacion (Proyectos)

CIAC2.1Atender y Documentar el Requerimiento o Proyecto planteado por el cliente X x x

CIAC2.2

Analizar y pre-calificar Competencia y Factibilidad (Logistica Tecnica Legal Tecnonólica) X x x

CIAC2.3Documentar Ante-Proyecto y presentar para Evaluacion

CIAC2.4Documentar Proyecto Aprobado y Nombrar Director y Equipo de Trabajo x X x x x x x

CIAC3Gestionar & Administrar Relaciones y Alianzas (Externas e Internas)

CIAC3.1Gestionar y Administrar Alianzas con Proveedores de Datos e Informacion X

CIAC3.1.1Suscribir Acuerdos y SLA´s con Proveedor de I&D X x x x x x x

CIAC3.1.2Registrar Participantes con sus Perfiles y sus Firmas Autorizadas de Proveedores de I&D X x

CIAC3.1.3Establecer Agenda Anual de Trabajo con Proveedor de I&D X x x x x x x

CIAC3.1.4Dar Seguimiento al Cumplimiento de la Agenda Anual de Trabajo con Proveedor de I&D X x x x x

CIAC3.2Gestionar y Administrar Alianzas con Clientes de Informacion X x x x x x x

CIAC3.2.1 Suscribir Acuerdos y SLA´s con Clientes X x x x x

CIAC3.2.2Registrar Participantes con sus Perfiles y sus Firmas Autorizadas de Clientes de I&D X x

Misión, Visión y ValoresObjetivos Críticos de Negocios 1

2 3

Mapa de Procesos – IDEF0¿Qué hacemos?

Matriz de Responsables (P&F)¿Qué hace cada quién?

Construir El Modelo

Políticas y Normativas

Misión, Visión, Objetivos y SLAs

Cultura y Mecanismos

Herramientas y Sistemas

Recursos HumanosProcesos

Generar y Administrar Conocimiento

1. ESTRUCTURAR EL MODELO ORGANIZACIONAL Y SENTAR LAS BASES DE UNA NUEVA CULTURA

Todos tienen los componentes, pero NO los tienen relacionados y consistentes.

2. COMO IDENTIFICAR EL CONOCIMIENTO DE VALOR PARA CADA PUESTO? #1 = SUS FUNCIONES

CONOCIMIENTODEL MODELO OFICIAL

Punto de Partida

HALLAZGOS DE LA OPERACIÓN:- Lecciones y- Propuestas de Mejora

HALLAZGOS DE LA VIGILANCIA

ESTRATEGICA.(MERCADO, INDUSTRIA &

LEGISLACION, ETC.)

BLOGS & RED SOCIAL

2. INDETIFICAR CONOCIMIENTO A GESTIONAR PARA LOGRAR COMPETITIVIDAD (CADA ROL/PERSPECTIVA)

CONOCIMIENTODEL MODELO OFICIAL

Punto de Partida

HALLAZGOS & LECCIONES DE LA

OPERACION

HALLAZGOS & LECCIONES DEL

MERCADO, INDUSTRIA & TERRITORIOS

BLOGS & RED SOCIAL

Cada rol ve solo lo que le atañe y lo que le es de VALOR.

MODELO OFICIAL

ANALISIS DE LA OPERACION

FOROS:• Estratégico• Negocios• Operaciones• Tecnológico

VIGILANCIAINVESTIGACION

EXTERNA

3. IMPLEMENTAR & EJECUTAR PROCESOS DE GESTION DEL CONOCIMIENTO PARA ELEVAR LA COMPETITIVIDAD

FIN

AGRADECIMIENTOS

¿Los KPIs y la “justicia”?

ProcesoActividadTarea

- Parámetros de Flujo y Control

Formas Formas, Status e Indicadores

Acceso a sistemas existentes y aplicaciones

Examinar ejemplo real

y analizar…

¿Cuántos niveles son necesarios?

¿Cuándo se debe dejar de disgregar verbos en tareas-hijas?

Hacer efectivos cheques de alto

volumen

1. Saludar al cliente y solicitar carta de reserva de efectivo de alto volumen.2. Revisar carta debidamente firmada y comprobante de envío vía fax a la

agencia o constancia de envío de correo electrónico.3. Solicitar y esperar VoBo y Firma al Jefe de Agencia. Puede abortar el caso,

pero no puede entregar los documentos hasta la finalización de la transacción o su aborto-cancelación.

4. Solicitar fondos a Encargado de Bóveda mostrando documentos firmados por el Jefe de Agencia.

5. Recibir fondos de Jefe de Bóveda y firmar de recibido.6. Entregar fondos al cliente y solicitar firma de recibido en el formato A.7. Sellar y cerrar la transacción.

Ejecutor responsable= 1Rupturas de Control = 0

Tareas ejecutable por un solo actor sin rupturas de control = STOP

Escriba un procedimiento

Cuando una tarea sea ejecutada por un solo actor, sin rupturas de controldeténgase y no la disgregue en al mapa.

Verifique que la tarea tenga un procedimiento, check-list y herramientas (si aplicaran).

Ajá!

¿Cuántos elementos puede tener una secuencia de pasos o una línea de clasificaciones?

USED AT: AUTHOR: Fernando Valdez DATE:

REV:PROJECT: Operar Fundacion CDS

12/12/2010

13/12/2010

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

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12/12/2010

13/12/2010

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CDS0

OPERARFUNDACION

CDS

CDS1

Dir. Ejecutiva

CDS2

Dir.Academica

CDS3

TecnoparqueInternacional

CDS4

OrganismosInternacionalesCoop. y ONGs

CDS5

Dir.Infraestructura

y Servicios

CDS6

Acelarador de

Empresas

CDS7

Adm.Recursos

Planificar (yPresupuestar???)

Diseñar yDictar(Publicar)Politicas

Implementar,EjecutarPoliticas

EstablecerConvenios yAlianzas

AdministrarRRPP antecomunidadExterna eInterna

PlanificarContenidos,Prog ramas yProyectosAcademicos

EstablecerAcuerdos yAlianzas deordenacademico

ProcesarAfi liados

BrindarProg ramasPermanentesy ContenidosEventuales

AdministrarProyectos

AdministrarPoliticas yPrestacionesa Afil iados

ProcesarSolicitudesde Afil iadosal TPI

Atender alCliente yProcesarGestiones

AdministrarCuentaCor riente deAfi liados

AdministrarArchivo deAfi liados

PlanificarProyectos

Reg istrarONGs yEntidadesAfi liadas

PromoverSimergias yAlianzas

GestionarFondos paraProyectos

Divulgar Logros

PlanificarServiciosInternos

Prog ramar yBrindarServicios

AtenderLlamadas deServicios

AdministrarMateriales deServciosInternos

ControlarContratosExternos deServicios

AdministrarArchivo deServcios

PlanificarProyectos yActividadesEducativas

AdministrarRed deSinerg ias

Prog ramary EjecutarActividadesEducativas

ProcesarProyectosdeIncubacion

AdministrarProyectosde Funding

Adm.AsuntosLegales

Adm.Finanzas

Adm. A/Fs

Adm.Sistemas

Adm.InteligenciaOrganizac.

Contabil izarOperaciones

AuditarOperaciones

EjercicioBarbara Minto –

The Pyramid Principle

No es obligatorio, pero es muy recomendable que las listas de pasos o clases, no sean mayores de 10

elementos.

Para ello podemos crear agrupaciones lógicas que eviten que el lector enfrente DETALLES. sin haber

sido proveído de un

MARCO LOGICO Y UN CONTEXTO

Ajá!

¿Qué va en los nodos del mapa (árbol)?

1.Picar2.Fritar3.Mezclar4.Salsa5.Horno

No es obligatorio, pero es muy recomendable que

los procesos, actividades y tareascontengan

VERBOS EN INFITINIVOpues estos dan al lector una

más clara y precisa de la acciónque debe ejecutarse

Ajá!

Si se va a mapear una organización completa, el uso de una nomenclatura de

altamente recomendado

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12/12/2010

13/12/2010

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13/12/2010

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OPERARFUNDACION

CDS

CDS1

Dir. Ejecutiva

CDS2

Dir.Academica

CDS3

TecnoparqueInternacional

CDS4

OrganismosInternacionalesCoop. y ONGs

CDS5

Dir.Infraestructura

y Servicios

CDS6

Acelarador de

Empresas

CDS7

Adm.Recursos

Planificar (yPresupuestar???)

Diseñar yDictar(Publicar)Politicas

Implementar,EjecutarPoliticas

EstablecerConvenios yAlianzas

AdministrarRRPP antecomunidadExterna eInterna

PlanificarContenidos,Prog ramas yProyectosAcademicos

EstablecerAcuerdos yAlianzas deordenacademico

ProcesarAfi liados

BrindarProg ramasPermanentesy ContenidosEventuales

AdministrarProyectos

AdministrarPoliticas yPrestacionesa Afil iados

ProcesarSolicitudesde Afil iadosal TPI

Atender alCliente yProcesarGestiones

AdministrarCuentaCor riente deAfi liados

AdministrarArchivo deAfi liados

PlanificarProyectos

Reg istrarONGs yEntidadesAfi liadas

PromoverSimergias yAlianzas

GestionarFondos paraProyectos

Divulgar Logros

PlanificarServiciosInternos

Prog ramar yBrindarServicios

AtenderLlamadas deServicios

AdministrarMateriales deServciosInternos

ControlarContratosExternos deServicios

AdministrarArchivo deServcios

PlanificarProyectos yActividadesEducativas

AdministrarRed deSinerg ias

Prog ramary EjecutarActividadesEducativas

ProcesarProyectosdeIncubacion

AdministrarProyectosde Funding

Adm.AsuntosLeg ales

Adm.Finanzas

Adm. A/Fs

Adm.Sistemas

Adm.Intelig enciaOrganizac.

Contabil izarOperaciones

AuditarOperaciones

CDS0• CDS1

• CDS1.1• CDS1.1.1• CDS 1.1.2

• CDS2

Decálogo del mapeo de procesos:1. El cliente debe ser experto en sus procesos y el modelador debe ser experto en

su metodología.2. La guía, formato y conducción de la sesión son responsabilidad del modelador.

Es el dibujante de la policía y el resto del grupo son los que vieron al ladrón.3. Los nodos del mapa representan exclusivamente acciones.4. A todo nivel (Proceso, Actividad y Tarea) utilice verbos en infinitivo para las

acciones.5. Cuando se esta construyendo el mapa la prioridad y enfoque estan en

construirlo, no mejorarlo o cuestionarlo. Solo construirlo.6. Las ideas de mejor y cuestionamiento se anotan debidamente en el Parqueo de

Ideas.7. Las actividad no se listan por Unidad o Departamento. Son la secuencia

implícita por el proceso, pase por la unidad y puesto que pase. CRITICO.8. Recuerdo evitar hasta donde sea posible listas de mas de 10 elementos (agrupo

y asocie cuando lo considere necesario).9. Actividades de un solo ejecutor y sin rupturas de control no deben ser

disgregadas. Solo requerirán de un procedimiento.10. Los primeros 15 minutos no son muy fluidos, luego el avance será muy fluido.

Un modelo de procesos para hacer modelos de procesos

Criterio para seleccionar unidad modelo:

1. Involucra a la mayoría de los presentes (como clientes o como proveedores).

2. Los representantes conocen bien su operación.3. No es muy extensa (Complejidad = Variedad de Procesos).4. Ya tiene algunas políticas, normas y procedimientos

escritos.

Criterio para seleccionar unidad modelo:

1. Involucra a la mayoría de los presentes (como clientes o como proveedores).

2. Los representantes conocen bien su operación.3. No es muy extensa (Complejidad = Variedad de Procesos).4. Ya tiene algunas políticas, normas y procedimientos

escritos.

Y la unidad modelo es….,:____________________________________