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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 29
MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL PARA CRÉDITO
CARTERA
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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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Contenido
1. GENERALIDADES ............................................................................................ 3
1.1. Introducción ............................................................................................... 3
1.2. Objetivo del Manual .................................................................................... 3
1.3. Alcance del Manual ..................................................................................... 3
1.4. Procesos en el Sistema Iceberg ................................................................... 3
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 4
2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4
3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ............................................................. 5
4. DEFINICIÓN DEL CRÉDITO ............................................................................. 6
5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA....................................................................... 11
6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO PAGARÉ ............... 13
7. CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE ................................................... 15
8. VERIFICAR EN SOLICITUD DE NOTA -APROBACIÓN DE CRÉDITO .............. 18
9. EJEMPLO DE CRÉDITO CON PAGARÉ ........................................................... 19
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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
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1. GENERALIDADES
1.1. Introducción
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:
a. Procesos para crear créditos
b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del
programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar la información, velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar
los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.
1.2. Objetivo del Manual
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Créditos.
1.3. Alcance del Manual Precisar los procesos y procedimientos para generar créditos para los pagos de conceptos en la Universidad, buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4. Procesos en el Sistema Iceberg
Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos
con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el
cual está presentado en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1. Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.
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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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4. DEFINICIÓN DEL CRÉDITO
Luego en se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITO-
Definición de Crédito
Para realizar el ingreso de datos a esta pantalla se deben tener a mano los siguientes
documentos Formulario, pagaré, Orden de pago, carta de compromiso, carta de
instrucciones, cédula de Ciudadanía, certificado laboral y Formulario.
Se ingresan los siguientes datos,
Org: Se ingresa el valor 1
Crédito: Se genera automáticamente al guardar
Línea: Se selecciona una opción dela siguiente tabla
Descripción: Carga con el valor de la línea
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Carga con el valor digitado en periodo
Forma liquidación: Cap.Fijo.Int: Ven
Número Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial
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Fondo: Se ingresa el valor 1 – Fondo General UGC
Nombre Fondo: Carga con el valor de Fondo
Fue/Fun: Se ingresa el número 21- Ingresos operacionales
Nombre Fuente Función: Carga al digitar el valor de Fue/Fun
Estado: Inicia automático En Cartera al estar cancelado pasa a Cancelado
Financiación: Se ingresa el valor del formulario se pulsa Enter y se pasa a la pestaña
Generales
Plazo: Se ingresa el número para el plazo de pago
Cuotas: Igual al número de plazo
Interés Indexado: Se deja vacío
Valor interés: Se digita el valor de interés
Genera mora: Se selecciona Si o NO
Int.Mora: Se ingresa 0 o 1,5
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Periodo: Se selecciona en la opción “Mensual”
Solicitud: Se ingresa fecha actual
En la pestaña Datos del cliente se ingresa lo siguiente
Cliente: se ingresa el número del cliente y cargan los datos de identificación, Dirección
electrónica, dirección de residencia, teléfono de residencia, razón social, primer apellido,
segundo apellido.
Luego en la pestaña Datos documento Soporte se ingresa lo siguiente
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En la celda Doc. Soporte, Se selecciona una opción de la lista al pulsar en la lupa.
Los datos de las celdas esta ventana cargan automáticamente cuando se ingresa el numero en
Doc. Soporte, luego en la pestaña Orden Soporte del Crédito
Orden: Se ingresa el número de la Matricula del periodo
Incluye de Solicitud: Se selecciona “SI”
Solicitud Fecha: Sale del formulario
Observaciones: Crédito personal
Las demás se dejan como están.
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Se guarda con F10, se pulsa en Liquidar luego en el botón YES y ACEPTAR se presentan
las cuotas, se pulsar en pre- aprobar y luego se pulsa en confirmar, para liquidar se crea una
nota temporal.
Luego se pulsa en el botón Liquidar
En la ventana que se presenta se pulsa en el Botón YES y aceptar
Luego se pulsa en Pre-aprobar y luego en confirmar, para liquidar se crea una nota
Temporal.
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5. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR
COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes
Luego se pulsa en el botón documentos relacionados
En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK
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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra
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6. CREAR DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA EL CRÉDITO
PAGARÉ
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-
DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte
Cliente: Se digita el código del cliente
Org: Se Ingresa el 1
Tipo de Documento: Se digita Pagaré
Cliente: Se digita el código del Cliente
Estado: cambia al guardar
Los demás campo se dejan vacíos
Se guarda con F10, luego se pulsa en Activar
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Se genera una ventana de verificación, se pulsa en el botón YES
Se genera un mensaje en la barra de Estado 1 records applied and saved
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7. CREACIÓN DE CRÉDITOS- CREDICHEQUE
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-Captura
de Créditos con cheque
Para este proceso se debe tener en cuenta los documentos solicitados al cliente, como son
Cheques, liquidación, formulario, matrícula, Fotocopia cédula y abonos.
Org: 1
Crédito: se genera automáticamente
Estado: Carga automáticamente en cartera
Líneas: Se selecciona la opción 3 – Credi-cheque
Cliente: Se digita el número
Org. Se selecciona de la lista desplegable
Doc.: carga automáticamente con el valor anterior de Org
Orden: carga automáticamente con el valor anterior de Org
Fec.Vencmto: Se deja Vacío
Sol: Se selecciona la opción “Si”
Mod.fec: Se selecciona la opción “Si”
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Ver. Orden, Vr.Adicional, Vr.Solicitudes y Vr.Creditos
Formaliq: Se deja en cap.fijo.int.Venc.
Plazo: Depende del número de cheques
Int: Se deja Vacío
Tasa Int: se digita la tasa de interés
Int Mora: Se seleciona la opción “NO”
Periodo: Se selecciona Mensual
Fecha Solicitud: Se registra la que aparece en la documentación “Formulario”
Fecha aprobación: la misma de solicitud
Vr.Financiación: Se ingres el valor de la matrícula
Cobro cuo ini: se deja en la opción Valor
Valor/proc: Se deja en cero
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Valor CuoIni: se deja vacío
Cobro gastos: Se deja la opción Porcentaje
Valor/porci: Se deja en Cero
Valor Gastos: se deja en Cero
Org: Su valor es 1
Centro. Carga automático con número y nombre
Fondo. Su valor es 1
Fue/fun: Se ingresa el número 21
Descripción: Especificar el nombre del crédito, año y periodo ej.: Crédito con cheque 20131
Tipo: si ingresa FIN
Entidad. Se ingres ale código de la entidad bancaria
De cheques: Se genera el nombre de la entidad al ser ingresado el código anterior
Cuenta. Se digita el número del cheque
Girador: Se digita y se obtiene de la documentación entregada
Tipo: carga automático con la información de autorización
Entidad: Entidad que aprueba el cheque – Cov
De respaldo: Carga automáticamente con la sigla COV- Covinoc
Autorización: se ingresa el número de los documentos presentados
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Se guarda con F10 y se pulsa en el botón Liquidar
En el bloque Cuotas a respaldar se verifican los valores de las cuotas a pagar para finalizar
se guarda con F10
Si se necesitan correcciones se pulsa en el botón Cuot.Normales se realizan modificaciones
y se vuelve a liquidar verificar valor Cheque y el número del Cheque en “Cheque Num” y
luego se pulsa en el botón Confirmar
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8. VERIFICAR EN SOLICITUD DE NOTA -APROBACIÓN DE
CRÉDITO
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR-CARTERA COMERCIAL-Solicitud Nota
Se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 en observaciones esta
detallado el número del crédito.
Ejemplo de crédito con pagaré
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9. EJEMPLO DE CRÉDITO CON PAGARÉ
1. Se crea la orden, se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-
CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes.
Se crea en ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-
DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte, para guiarse mirar numeral 6
de este manual
2. Se crea crédito, ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-
Definición del Crédito
Mirar numeral 4 de este manual.
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Pestaña Generales, se ingresa plazo, valor intereses, fechas de Solicitud y Aprobación
En la pestaña Datos del cliente, se busca en el campo cliente en la lupa y se ingresa el
código del cliente para cargar los datos
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En la pestaña Datos Documento Soporte
Se ingresa Doc. Soporte: Número del documento soporte (número de pagaré creado)
En la pestaña Orden Soporte de Crédito, se busca con la lupa el número de la orden y el
sistema carga los demás datos en la pantalla.
Incluye solicitudes: Se utiliza si se quiere incluir solicitudes de nota asociadas a la orden.
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Página 22
Pulsar botón liquidar y luego Pre aprobar
Por último se pulsa en el botón Confirmar
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Página 23
Se genera plan de pagos, se cierra esta pantalla.
Luego en la pantalla Solicitudes nota Crédito y/o Debito se pulsa el botón confirmar se
genera una solicitud nota por el valor de la aprobación del crédito, luego se pulsa en
Imprimir Orden, se genera recibo, en la ventana se muestra el número del recibo.
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Se pulsa en el semáforo
Se genera recibo de pago, se tiene en cuenta el número de Autorización de pago No., en
los conceptos de la descripción de pago se visualiza el descuento del crédito
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Luego se selecciona ingreso a automático de pagos, se ingresan los siguientes datos:
Organización: Se digita 1
Caja: Se digita 11
Nombre de la Caja: se genera con la información digitada en caja.
Fecha: Fecha de generación de recibo
Fecha de Pago: fecha que se pago
Cliente: se digita el código
Referencia: Se ingresa el número de referencia de pago.
Ref. Crédito: Se deja vacío
Periodo: Se digita el número del periodo correspondiente
Descripción: Se realiza una breve descripción del pago
Luego se guarda con F10 y se pulsa en el botón Pagos
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En la pantalla Detalle de los Pagos se ingresan los siguientes datos:
Modalidad: el numero 1
Nombre: Carga con los datos de modalidad
Moneda: Se deja en PES – Pesos
Valor: Se ingresa el valor a pagar
Luego se guarda con F10
Si el pago se realiza con consignación se registran los datos en la columna Consignación se
selecciona el banco pulsando en la lupa automáticamente se cargan los datos entidad, oficina,
cuenta nombre del banco.
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Página 27
Si el pago se realiza con cheque se ingresa en la columna Cheque a la derecha del bloque el
número del cheque, se busca el banco con la lupa los datos Entidad, nombre del banco cargan
automáticamente y en la columna Documento de digita el número del cheque.
Luego se regresa a la pantalla anterior y se pulsa el botón Documentos
En esta pantalla se pulsa el botón Confirmar Recibo
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Se confirma el pago referenciado se pulsa en el botón Yes
Luego se ingresa al crédito y se verifica el Estado pase a “En Cartera”
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Se ingresa a cartera para verificar la activación y cancelación de la matrícula, las solicitudes de
nota y la activación de las cuotas del crédito.
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FONANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente
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