manual monitoreo
Post on 18-Dec-2015
20 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
-
Directiva N -2011-ED Normas para el uso del Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD Anexo N II
SSIISSTTEEMMAA DDEE IINNFFOORRMMAACCIINN DDEE AAPPOOYYOO AA LLAA
AADDMMIINNIISSTTRRAACCIINN DDOOCCUUMMEENNTTAALL YY DDEE AARRCCHHIIVVOO
MANUAL DE USUARIO-MONITOREO Y CONTROL VERSION 3.5
-
2
CONTENIDO
1. OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................................... 3
2. ALCANCE DEL SISTEMA ...................................................................................................................... 3
3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA .......................................................................................... 4
4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES .................................................................................................. 5
5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA........................................................................................................ 5
6. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................................ 6
7. MDULOS DEL SISTEMA ..................................................................................................................... 7
7.1 GENERALIDADES .................................................................................................................................. 7
7.2 MDULO AUDITAR USUARIOS ........................................................................................................... 8
7.3 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTES CON PLAZOS VENCIDOS ......................................... 12
7.4 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTE PROCESADOS POR ESPECIALISTAS - CONSULTA
DE EXPEDIENTES PROCESADOS POR ESPECIALISTAS ......................................................................... 15
7.5 MDULO MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS -
MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS ................................................... 18
7.6 MDULO MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA - MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA ... 20
-
3
1. OBJETIVOS DEL SISTEMA El Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD tiene
como objetivo principal apoyar a la gestin documental del Ministerio de Educacin y sus
dependencias donde sea implementando, permitiendo acceder a la informacin de tiempo real para
usuarios y el pblico a travs de un portal web.
2. ALCANCE DEL SISTEMA A nivel general, el sistema SINAD " Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin
Documental y de Archivo SINAD, comprender los siguientes mdulos funcionales dependiendo
del tipo de usuario:
Monitoreo y Control
Monitoreo y Control
-
4
3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA El Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo brinda
informacin oportuna de las transacciones realizadas en MINEDU, tambin contiene informacin de
las entidades involucradas en estas operaciones as como acceso rpido y sencillo a esta
informacin, dividido en los siguientes mdulos de acuerdo a los privilegios asignados:
Mdulo de Gestin: El mdulo de gestin, permitir soportar los procesos
correspondientes a la administracin documental, desde el registro del expediente o solicitud y su derivacin a la oficina destino hasta el registro de la respuesta respectiva y las interacciones con el rea de Archivo Central y el rea de Actas y Certificados. Expedientes: Permitir gestionar el registro de los expedientes tanto internos como externos, la recepcin y atencin de los expediente en las oficinas destino, as como el registro de la respuesta respectiva.
Mdulo de Archivo Central: Permitir gestionar las solicitudes sobre lectura,
bsqueda o copia de resoluciones y/o antecedentes al rea del Archivo Central. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin y respuesta a las solicitudes.
Mdulo de Actas y Certificados: Permitir gestionar las solicitudes de visacin y
expedicin de certificados de estudios, convalidacin y revalidacin de estudios, expedicin de constancias y copias de actas promocionales al Archivo de Actas y Certificados. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin y respuesta a las solicitudes.
Mdulo de Consultas y Bsquedas: Permitir obtener la informacin de la situacin
actual del expediente consultado. Tambin permitir visualizar el seguimiento del expediente.
Mdulo de Control y Monitoreo: Permitir realizar labores de supervisin del
proceso que siguen los expedientes dentro de las oficinas, as como las acciones realizadas por los diferentes usuarios involucrados. Tambin permitir generar reportes de consulta y estadsticos.
Mdulo De Administracin: Este mdulo permite la configuracin de usuarios,
mantenimiento de tablas maestras, permisos, roles, privilegios.
-
5
4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES La terminologa y abreviaciones utilizadas en el documento se detallan en el documento anexo
Glosario de Trminos.
5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Administrador General
MDULO DESCRIPCIN
Monitoreo y Control
-
6
6. ACCESO AL SISTEMA
1. Ingreso al Portal de Intranets de SINAD
-
7
7. MDULOS DEL SISTEMA 7.1 GENERALIDADES
1. El sistema est dividido por mdulos y cada mdulo por diferentes opciones, que abrirn las
pginas o formularios para el registro de datos respectivo dependiente del tipo de usuario
que inicie la sesin.
-
8
7.2 MDULO AUDITAR USUARIOS
En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de usuarios.
Paso 1: Ingresamos al mdulo auditar usuarios:
- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona Auditar
Usuarios del mdulo MONITOREO Y CONTROL
-
9
Paso 2: Para realizar la bsqueda de usuarios se deber ingresar por lo menos un parmetro
de bsqueda.
- Ingresar Oficina
- Ingresar Fecha inicio
- Ingresar Fecha fin
- Seleccionar usuario
- Seleccionar tabla
- Nmero Expediente
Paso 3: Se da click en el botn
De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda
-
10
Paso 4: El usuario selecciona un registro y presiona el botn
-
11
El sistema muestra el detalle del usuario:
-
12
7.3 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTES CON PLAZOS VENCIDOS
En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de expedientes con plazos vencidos.
Paso 1: Ingresamos al mdulo auditar usuarios:
El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona consulta de expedientes con plazos vencidos del mdulo MONITOREO Y CONTROL
Paso 2: Para realizar la bsqueda de expedientes con plazos vencidos se deber ingresar por
lo menos un parmetro de bsqueda.
- Estado: [Todos], [Abierto] [Cerrado]
- Fecha: [Desde] y [Hasta]
- Oficina
-
13
Paso 3: Se da click en el botn
De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda
Paso 4: El usuario selecciona un registro y presiona el botn
-
14
El sistema muestra el detalle del expediente:
-
15
7.4 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTE PROCESADOS POR ESPECIALISTAS - CONSULTA DE EXPEDIENTES
PROCESADOS POR ESPECIALISTAS
En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de expedientes procesados por
especialistas
Paso 1: Ingresamos a la consulta de expedientes procesados por especialistas:
- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona
Consulta de Expedientes procesados por especialistas del mdulo MONITOREO Y
CONTROL
-
16
Paso 2: Para realizar la bsqueda de expedientes procesados por especialistas se deber
ingresar por lo menos un parmetro de bsqueda.
- Ingresar Oficina.
- Seleccionar especialista.
- Ingresar fecha inicio.
- Ingresar fecha fin.
-
17
Paso 3: Se da click en el botn
De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda.
-
18
7.5 MDULO MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS - MONITOREAR
MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS
En este mdulo describe detalladamente la consulta de movimientos no adecuados de las
oficinas
Paso 1: Ingresamos al monitoreo de movimientos no adecuados de las oficinas:
- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona
Monitorear Movimientos No Adecuados de las Oficinas del mdulo MONITOREO
Y CONTROL
Paso 2: Para realizar la consulta de movimientos no adecuados de oficina se deber ingresar
por lo menos un parmetro de bsqueda.
- Seleccionar tipo de trmite.
- Ingresar fecha inicio.
- Ingresar fecha fin
-
19
Paso 3: Se da click en el botn
De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda
-
20
7.6 MDULO MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA - MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA
En este mdulo describe detalladamente la consulta de uso del sistema
Paso 1: Ingresamos al monitoreo de uso del sistema:
- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona
Monitorear el uso del sistema del mdulo MONITOREO Y CONTROL
Paso 2: Para realizar la consulta de uso del sistema se deber ingresar por lo menos un
parmetro de bsqueda.
- Ingresar fecha inicio.
- Ingresar fecha fin
- Seleccionar proceso
- Especialista.
-
21
Paso 3: Se da click en el botn
De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda
top related