manual especÍfico de procedimientos de la subdirecciÓn de …
Post on 04-Jul-2022
8 Views
Preview:
TRANSCRIPT
MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
NOVIEMBRE 2016
ÍNDICE
PRESENTACIÓN ......................................................................................................................................................... 1
ESTRUCTURA ORGÁNICA ......................................................................................................................................... 3
SIMBOLOGÍA ............................................................................................................................................................. 5
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO................................................... ..............................7
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
1. ESTIMACIÓN DE INGRESOS.................................................................................................................................112. ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIONES....................................................................143. CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES (PCP BIS, PCP EMERGENTES, SALDOS
INSOLUTOS Y MEDIANO PLAZO Y DE CASAS).................................................................................................184. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS PAGO DIRECTO................................................................................................215. APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS...........................................................................................256. DESCUENTOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS A MUNICIPIOS INCORPORADOS
(ENVÍO A SEFIPLAN)..............................................................................................................................................297. APLICACIÓN DEL RECURSO................................................................................................................................328. CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104 ................................................................................369. CONCILIACIONES DE CUADRO DE LIQUIDACIÓN DE SEFIPLAN Y SEV EN FORMA GLOBAL...................3910. EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL...................................................................................................4311. EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN....................................................................................4612. CONTROL DE LOS INGRESOS..............................................................................................................................5013. INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES ..........................................................................................................5414. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSA MODALIDADES EN EL ESQUEMA TRADICIONAL......................................5815. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES
(CARTERA VENCIDA).............................................. .............................................................................................6316. CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203 (FONDO DE GARANTÍA)............................................................6617. CONTROL DEL TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES..................................................................................6918. ACLARACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES EN VENTANILLA Y
ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTOS...................................................................................................................7219. CANCELACIONES DE PRÉSTAMOS.....................................................................................................................7620. DEPURACIÓN DE LAS CUENTAS 91´S (CHEQUES CANCELADOS).................................................................7921. BAJAS DE LAS CLAVES 4 Y 5...............................................................................................................................8222. IDENTIFICACIÓN DE ADEUDOS POR TRÁMITES DE INDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DIAS Y APLI-
CACIÓN DE CUOTAS.............................................................................................................................................8523. RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.....................................................................................8924. RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS ........................................................................................9425. ACTUALIZACIÓN DE LISTADO DE ADEUDOS POR PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES......9826. REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS.............................................................................................................10127. CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES.........................................................10428. MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS
MODALIDADES.....................................................................................................................................................10729. MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS
DIVERSAS MODALIDADES..................................................................................................................................11430. CONSULTA DE SALDOS ......................................................................................................................................12131. PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS...........................................................................................12432. PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES.........................................................................................129
ÍNDICE
47. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADOS..............................................18448. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIOS..................18749. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS..............................19050. REVISIÓN DE PÓLIZAS.......................................................................................................................................193 51. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS...........................................................19652. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO.............................................................19953. APLICACIÓN DE LA CUENTA 440 (COBRON INDEBIDOS DE PENSIÓN)......................................................20254. APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDO SEV)...............................................................................................20655. INGRESOS POR ARRENDAMIENTO...................................................................................................................21056. INGRESOS POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO....................................................................................21457. INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA......................................................218
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
58. RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS...........................................................................................................22459. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS.............................................................................................22860. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO....................................................................................23161. RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES....................................................................23462. ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE CAJA..................................................................................................23763. ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS (MENSUAL)...........................................24164. ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS.................................24465. TRÁMITE DE PAGO................................................................................................................................................24866. OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS...............................................................25667. COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS........................................................................................................26268. ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA..........................................................................................................26769. CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS..........................................................................................27170. PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO......................................................................................27771. ELABORACIÓN DE CHEQUES.............................................................................................................................28072. RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE..........................................................................28473. ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES....................................28774. ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES................................29175. DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS..................................................................29676. ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS.................................................................300
33. GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS................................................................................................13334. REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA.........................................................................................13635. MOVIMIENTO DE REINTEGRO.............................................................................................................................14036. TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADOS...............................................................................14537. ALTA A AVAL..........................................................................................................................................................14938. ACTUALIZACIÓN DEL ADEUDO DE PRESTAMOS A VALOR PRESENTE........................................................15439. ACTUALIZACIÓN DE LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA....................................................15840. ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS.......................................................................................16141. DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA........16442. RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO................................................................16843. REINTEGROS DE VIVIENDA................................................................................................................................17144. VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTOS DE UNIDADES HABITACIONALES.....................17445. VALIDACIÓN DEL PROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASAS............................17746. PAGOS DIRECTOS DE VIVIENDA........................................................................................................................181
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
77. ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRASPENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES...................................................................306
78. ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES YOTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES......................................................309
79. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.....................................................................31280. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000.....................................................................31581. AVANCE PRESUPUESTAL....................................................................................................................................32082. PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS........................................32483. PROCEDIMIENTO PARA ELREGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482
(PROGRAMA DE PRESTAMOS)...........................................................................................................................32884. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPÍTULOS 2000, 3000, 5000 Y PARTIDA 7451...........33185. PRESUPUESTO COMPROMETIDO......................................................................................................................33586. CONCILIACIÓN ENTRE EL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y CONTROL FINAN-
CIERO....................................................................................................................................................................33887. RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL..............................................................................34388. ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS..........................................................34689. CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES......................35290. RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO..........................................................358
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
91. INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD...................................................364 92. REGISTRO Y CONTROL DE LAS POLIZAS DE TRASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS PRO-
PIOS.......................................................................................................................................................................368 93. REGISTRO DE INVERSIONES.............................................................................................................................371 94. REGISTRO Y CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES.............374 95. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE DIARIO DE SUSPENSIONES EN NÓMINA................................................377 96. ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS..................................................................380 97. ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS..........................................................................................383 98. ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO.................................................................387 99. DEPURACIÓN DE CUENTAS................................................................................................................................390 100. CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD..................................................................................394 101. CONCILIACIONES BANCARIAS.........................................................................................................................397 102. CANCELACIÓN DE CHEQUES.............................................................................................................................400 103. CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS.......................................................................................................403 104. REGISTRO DE NÓMINA DE PENSIONADOS .....................................................................................................406 105. ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA...................................................................409 106. REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES...........................................................413 107. REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS.....................................................................417 108. CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISOS SAR..........................................................................................................421
DIRECTORIO...................................................................................................................................................................424
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN.........................................................................................................................................426
TOTAL DE PÁGINAS.......................................................................................................................................................428
ÍNDICE
1
PRESENTACI ÓN
El Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 es el instrumento que proporciona los medios para laconducción de una gestión pública moderna, ordenada, capaz de administrar las transformacionesque nos permitan ir adelante en la construcción de un Estado socialmente justo y económicamenteeficaz.
El Plan Veracruzano de Desarrollo, marca la pauta para coducir un Gobierno que actúa con orden yproporciona calidad en la Gestión pública. Por ello, el Instituto de Pensiones del Estado, realiza laactualización de los manuales específicos de procedimientos de sus áreas operativas, siendo el casodel presente, el cual corresponde a la Subdirección de Prestaciones Institucionales de este Instituto,área sustantiva para el logro de los objetivos del Instituto, ya que integra las acciones necesarias paraotorgar a los derechohabientes las prestaciones que marca la ley del Instituto.
El presente manual debe ser visto como una herramienta de control interno, mediante la cual senorma el trabajo realizado por las diversas áreas de la Subdirección de Prestaciones Institucionales.
El actuar de la Subdirección de Prestaciones Institucionales, se rige por la normatividad aplicable,recurriendo según cada caso, a las siguientes:
•Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.•Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.•Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave.•Ley No. 5 de Pensiones del Estado de Veracruz•Ley No. 20 de Pensiones del Estado de Veracruz Reformada.•Ley 287 de Pensiones del Estado de Veracruz.•Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz.•Código No. 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave.
La estructura del documento está compuesta por Índice, Presentación, Estructura Orgánica,Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo, Directorio y Firmas de Autoriza-ción; ésto en apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida porla Contraloría General del Estado.
3
ESTRUCTURA ORGÁNICA
5
SI MBOLOGÍA
Para una mayor comprensión de los diagramas de flujo, se presentan a continuación los símbolos utilizados en ellos y su significado:
TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.
OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones oalternativas.
Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas overificación de condiciones).
DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.
Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.
Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.
Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar conel descrito.
Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.
Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento enuna unidad magnética.
Flecha escuadraSeñala el puesto y/o área que realiza la acción.
DESCRIPCIÓN DEPROCEDIMIENTOS
Y
DIAGRAMAS DE FLUJO
7
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
9
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: ESTIMACIÓN DE INGRESOS.
Objetivo: Realizar una estimación de los ingresos del Instituto, por conceptos de Cuotas y Aportaciones por las dos próximasquincenas.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Ingresos por Organismos, efectúa las labores necesarias para que el Institutoreciba los ingresos por cuotas y aportaciones de los Organismos Incorporados.
11
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DEINGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
9
10
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Memorándum y Relaciónde cuotas y aportaciones de los Entes Públicos, remitidos por el Departamento deBanco de Datos que contiene la información de los importes determinados decuotas y aportaciones de los Entes Públicos.
Turna al Auxiliar administrativo copia de la Relación de cuotas y aportacionesde los Entes Públicos para que actualice los importes mas recientes para laestimación del proximo mes.
Atualiza el importe correspondiente y turna al Encargado de Sistema mediantecarpeta compartida.
Recibe, revisa y turna al Titular de la Oficina para su revisión.
Recibe mediante carpeta compartida y revisa.
¿Está correcto?
En caso de que no esté correcto:Realiza la anotación y regresa a la actividad 4.
En caso de que esté correcto:Informa de manera verbal al Encargado del Sistema para que imprima.
Imprime Reporte de cargos estimados de cuotas y aportación en tres tan-tos, uno para el Expediente de Cargos Estimados, el segundo para Expedientede Ingresos y el tercero al Titular del Departamento para su conocimiento.
Carga al Sistema de Ingresos la Información de lo Estimado sin que afecte lacontabilidad. La estimación de Ingresos es cargada hasta el primer paquete delmes entrante del siguiente mes.Pasa el tiempo.
Genera, en el mes que corresponde, la cuenta por cobrar y emite Reporte devalidación en un tanto y Póliza Resúmen en tres tantos.
Remite al Departamento de Control Financiero la Póliza Resúmen para su regis-tro, recabando sello en un tanto de acuse de recibo, así como mediante el Sistemade Ingresos.
Conecta con el Procedimiento de Actualización de importes de cuotas y aporta-ciones del Departamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.FIN DEL PROCEDIMIENTO
12
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
ESTIMACIÓN DE INGRESOS
13
SISTEMA DE INGRESOS
SISTEMA DE INGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
MEMORÁNDUM
TURNA
RELACIÓN DE CUOTAS APORTACIONES DE LOS ENTESPUBLICOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RELACIÓN
RELACIÓN DE CUOTAS APORTACIONESDE LOS ENTESPUBLICOS
ACTUALIZA Y TURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MEDIANTE CÁRPETA COMPARTIDA
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE, REVISAY TURNA
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
RECIBE Y REVISA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOSMEDIANTE CÁRPETA
COMPARTIDA
¿ESTÁ CORRECTO?
SÍ
NOREALIZA ANOTACIÓN
1
1
INFORMA
VERBALMENTE
ENCARGADO DEL SISTEMA
IMPRIME
ENCARGADO DEL SISTEMA
REPORTE DE CARGOS ESTIMADOS DE CUOTAS Y APORTA-CIONES
1T
3T
2T
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
CARGALA INFORMACIÓN DE
LO ESTIMADO
GENERA Y EMITE
REPORTE DE VALIDACIÓN
PÓLIZA RESUMEN
1T
3T
REMITE
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PÓLIZA RESUMEN C
O
ACUSE
ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE
COUTAS Y APORTACIONES
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIONES.
Objetivo: Realizar la actualización de los importes de las cuotas y aportaciones de los Entes Públicos Incorporados al IPE, con base ala información en poder del Departamento de Banco de Datos y en su caso cuadros de liquidación que presente el Ente.
Frecuencia: Constante.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza la actualización de los importes delas cuotas y aportaciones de los Entes para obtener los saldos reales y hacer los ajustes correspondientes, en base a la informaciónproporcionada por el Departamento de Banco de Datos.
2. El Departamento de Ingresos y el Departamento de Banco de Datos, mantiene una estrecha coordinación e cuanto a la informaciónprocesada en éste último, extraída de las nóminas remitidas por los Entes Públicos.
3. En caso de que el Ente efectúe el pago antes de que el Departamento de Banco de Datos remita el importe real de cuota y aportacionesse considerarán los importes de los cuadros de liquidación que envíe dicho Ente.
14
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos el Memorándum remitido por elDepartamento de Banco de Datos, el cual contiene anexa Relación de EntesPúblicos con la información que fue capturada en el Sistema de Activos.
Fotocopia Relación de Entes Públicos y la anexa en cada expediente por EntePúblico.
Turna al Auxiliar Administrativo que realiza la actualización.
Captura en Excell los importes de la nómina (cuotas y aportaciones) por Ente ycompara el importe de éstos contra el importe cobrado(recibos).
¿Existen diferencias?
En caso de que el importe sea menor de lo pagado:Compensa en las siguientes quincenas de cobro.
Realiza Póliza de Ajustes para su registro. Continua con la actividad 6
En caso de que el importe sea mayor de lo pagado:Elabora Nota de Débito con los importes determinados en original y tres tantos.
Imprime Nota de Débitoy turna a revisión al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos.
Recibe y rubrica la Nota de débito en original y tres tantos.
Ditribuye:Original.- Auxiliar administrativo para su facturación y envío vía Oficalía de Partes.Un tanto.- Auxiliar adminsitrativo para el expediente del Ente.Segundo tanto.- Para el consecutivo de la Oficina.Tercer tanto.- Para el Encargado del Sistema para su captura en el Sistema deIngresos para el Auxiliar de cuentas por cobrar de Organismos contratantes.
Captura la información y emite la Póliza de validación.
Turna al Auxiliar Administrativo para su revisión.
Recibe Póliza de validación y revisa.
¿Exite error?
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
1
2
3
4
4A
5
6
7
8
9
10
11
12
15
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINADE INGRESOS POR ORGANISMO
12A
13
14
15
16
17
18
En caso de que si exista error:Señala el error y regresa a la actividad 10.
En caso de que no haya error:Emite Póliza Resumen.
Turna Póliza Resumen al Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos parafirma en tres tantos del Titular de la Oficina, Encargado del Sistema y Auxiliaradministrativo.
Recibe y firma la Póliza Resumen.
Distribuye:dos tantos de la Póliza Résumen .- Para el Departamento de Control Financieropara su registro correspondiente.Un tanto para Acuse de recibo.
Pasa el tiempo.
Recibe un tanto de la Póliza Resumen una vez que fue registrada en la conta-bilidad.
Archiva en el expediente mensual de Pólizas resúmen para cualquier aclara-ción.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
16
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE IMPORTES DE CUOTAS Y APORTACIÓNES
17
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
MEMORÁNDUM
TURNAAUXILIAR
ADMINISTRATIVO
RELACIÓN DE ENTES PUBLICOS
CAPTURA YCOMPARA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿EXISTEN DIFERENCIAS?
IMPORTE SE MAYORDE LO PAGADO
IMPORTE SEA MENOR DE LO PAGADO
SEÑALA
POLIZA DE AJUSTE
2
TURNA
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PÓLIZA RESUMEN
ACUSE
FIN
FOTOCOPIA Y ANEXA
RELACIÓN DE ENTES PUBLICOS
A CADA EXPEDIENTE
COMPENSA
REALIZA
SIGUIENTEQUINCENA
NOTA DE DÉBITO
ELABORA
NOTA DE DÉBITO
IMPRIME Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
NOTA DE DÉBITO
RECIBE YRUBRICA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
O
3T
O
3T
NOTA DE DÉBITO
DISTRIBUYE
O
1T
2T
3T
AUXILIAR ADMINISRTATIVO
EXPEDIENTE
CONSECUTIVO
ENCARGADO DEL SISTEMA
PÓLIZA DE VALIDACIÓN
CAPTURA YEMITE
ENCARGADO DELSISTEMA
TURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PÓLIZA DE VALIDACIÓN
RECIBEY REVISA
AUXILIARADMINISTRATIVO
¿EXISTE ERROR?
NO
SI
2
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
PÓLIZA RESUMEN
RECIBE YFIRMA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
PÓLIZA RESUMEN
DISTRIBUYE
1T
2T
3T
PÓLIZA RESUMEN
RECIBE
PÓLIZA RESUMEN
ARCHIVA
P
1
1
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
EMITE
PÓLIZA RESUMEN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES (PCP BIS, PCP EMERGENTE, SALDOSINSOLUTOS Y MEDIANO PLAZO) Y DE CASAS.
Objetivo: Realizar los cargos por préstamos en sus diversas modalidades, así como de Casas al Sistema de Ingresos para surecuperación.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Ingresos por Organismos, efectúa las acciones necesarias para realizar larecuperación y control de los Préstamos en sus diversas modalidades y de Casas.
18
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
JEFE DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMADE INGRESOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
8A
9
Recibe de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la Relación de Envíos dePréstamos por distintas modalidades, así como los Comprobantes de Presta-mos descontado al municipio, así como mediante carpeta compartida y de laOficina de de Control de Adeudos recibe la Póliza de Envío de Casas.
Archiva la Relación en el Expediente de Cargos estimados y los Comproban-tes los turna al Auxiliar administrativo para su envio.
Recibe Comprobantes de Prestamos descontado al municipio, los separay ensobreta.
Elabora Factura de envío por Oficialía de Partes.
Conecta con el Procedimiento de Recepción de correspondencia departamentaldel Manual de Procedimiento de la Subdirección Administrativa.
Informa de manera verbal al Encargado del Sistema que cargue al Sistema elEnvío correspondiente tanto de Préstamos como de casas.
Nota: La Póliza de Casas se captura completamente al Sistema ya que no se pasapor compartido.
Consulta en la carpeta compartida la Relación de Envíos de Préstamos en susdistintas modalidades y carga al Sistema de Ingresos.
Emite el Reporte de validación y turna al Auxiliar Administrativo para que loverifique.
Verifica el Reporte de validación que se haya cargado correctamente.
¿Se cargó correctamente?
En caso de que haya error:Indica el error y regresa a la actividad 7.
En caso de que esté correcto:Mantiene el archivo en espera hasta que se realicen los pagos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
19
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
20
PROCEDIMIENTO DE CARGOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES Y DE CASAS
SIS TEM A DE IN GRE SOS
R ECI BE
TITU L AR DE L A O FIC IN A DE IN G RESOS PO R
OR G ANISM OS
I NICIO
RE L AC IÓ N DE EN VÍO S D E PR EST AM OS
C O M PR O BAN TE DE P REST A M OS DE S-
CON T AN DO A LM UNICIP IO
A UXIL IAR AD MINI STRAT IVO
¿EST Á COR REC T O?
SÍ
NOIND IC A ERR O R
1
IN FOR M A
VERB ALM ENT E
ENC ARG A DO DEL SIS TE M A
REC IBE
CONSU L TA Y C ARGA
EM IT E YTURN A
R EL AC IÓ N D E ENV IO D E P REST A M OS
REP ORTE DE VALID ACIÓN
RECE PCIÓ N DE C ORR ESP OND ENC IA
DE PAR T AM ENT AL P ARA SER
DES PA CHA DA
F IN
PÓ LIZ A D E ENV IO DE CAS AS
AR C H IV A YT UR N A
R EL A CIÓ N D E E NVÍO S DE P REST A M OS
C OM PRO BA NTE D E PRE ST AM OS D ES-
CO NT A NDO ALM UN IC IPIO
P
AUX ILIAR A DM INIST RATIVO
COM PR OB ANT E DE PR ESTA MO S D ES-CON T AN DO ALM UN ICIPIO
ELAB O RA
F A CT UR A DEEN VÍO
ENC AR GADO DE L SISTEM A
A UXI LIA R AD M INISTRAT IVO
RE CIB E
AU XIL IA R A DM INIST R AT IVO
R EPORT E D EV ALIDA CIÓN
1
IND IC A
OF ICINA DE RE CUPER ACIÓN D E
A DEU DOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE LOS ORGANISMOS Y MUNICIPIOS MEDIANTE PAGO DIRECTO.
Objetivo: Recuperar, de forma directa los adeudos de los Municipios y Organismos, para que éstos recursos ingresen al Instituto.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismo, realiza la recuperación de adeudos de losEntes Públicos incorporados al régimen del IPE de manera mensual, en el caso de los municipios tomando como base la estimaciónmas los ajustes correspodientes y para el caso de los Organismos con cuadros de liquidación.
2. El Departamento de Ingresos, mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Egresos en el caso del pago de la U.V.y SEFIPLAN, ya que espera a que éste último le notifique que ya se realizó la transferencia correspondiente.
21
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMADE INGRESOS
1
2
2.A
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del representante del Organismo el Cuadro de Liquidación con losimportes globales a pagar así como Transferencia o Cheque según el caso.
Analiza la información.
¿Es Transferencia o Cheque?
En caso de ser Transferencia:Verifica que coincida la Transferencia con el Cuadro de Liquidación.
Coteja los importes en el Reporte de transferencias remitido por el Departa-mento de Egresos.
Instruye al Auxiliar administrativo le de seguimiento.
Captura en el Sistema de Egresos los importes correspondientes del Ente delperiodo que está pagando.
En caso de ser cheque:Registra el número de cheque en el Cuadro de liquidación para tener lareferencia.
Conecta con el Procedimiento de Recepción de ingresos por organismos delDepartamento de Egresos.
Pasa el tiempo .
Recibe de la Oficina de Caja General copia en dos tantos del Recibo de caja.
Coteja el importe del recibo contra el importe de lo estimado y realiza ajustecorrespondiente en el mismo Recibo de Caja.
Nota: Para el caso de SEFIPLAN, UV, SESVER, TRIBUNAL, FISCALÍA, TEC-NOLÓGICOS, compara Cuadros de liquidación contra los Estimados, realizaPólizas de Ajuste.
Turna un tanto del Recibo de Caja para el expediente y otro tanto al Encargadodel Sistema para emitir la validación.
Recibe Recibo de Caja y captura solo el ajuste correspondiente, para que secancele el movimiento estimado y quede el importe real registrado.
22
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMA DE INGRESOS
11
12
12A
13
14
15
Emite la Validación de la totalidad de los recibos y remite al Titular de la Oficina deControl de Ingresos por Organismos para su revisión.
Revisa y verifica si está correcta la Validación.
¿Está correcta la Validación?
En caso de que la Validación no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema de ingresos, para su correc-ción y nueva emisión. Regresa a la actividad 10.
En caso de que la Validación esté correcta:Turna la Validación, al encargado del sistema de ingresos para que emita laPóliza Resumen Diaria.
Emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos, para su revisión y firma de autorización titular de la Oficina, el Encar-gado del Sistema y del Auxiliar Administrativo.
Turna, ya firmada la Póliza Resumen Diaria, vía sistema de ingresos y endocumento original, al Titular del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
23
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE LOS ORGANISMOS YMUNICIPIOS MEDIANTE PAGO DIRECTO
24
SIST EMA DE INGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
CUADR O DE LIQUIDAC IÓN
A NALIZA
TRANSFERENCIAO CHEQUE
¿ ES TRANSFERENCIA O CHEQUE?
CHEQUE
TRANSFERENCIAVERIFICA
TRANSFERENCIA
1
REMIT E
VALIDACIÓN
FIN
ORGANISMO
CUADR O DE LIQUIDACIÓN
COTEJA
REPORTE DE TRANSFERENCIAS
INST RUYEAUXILIAR
ADMISTRATIVO
CAPT UR A
AUXILIAR ADMISTRATIVO
REGISTRA
CUADRO DE LIQUIDACIÓN
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE INGRESOS POR OR GANISMOS
RECIBE
RECIBO DE CAJA
COTEJA
RECIBO DE CAJA
IMPORT EN DEL RECIBO CONT RA EL IMPORTE
ESTIMADO
2T
TURNA
RECIBO DE CAJA
2T
1T
2T
EXPEDIENTE
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE YCAPTURA
RECIBO DE CAJA
ENCARGADO DEL SISTEMA
EMITE YREMITE
VALIDACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRAT IVO
REVISA YVERIFIC A
VALIDACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿ES TRANSFERENCIA O CHEQUE?
SÍ
NOENCARGA DO DEL SISTEMA
2
2
TURNA YEMITE
VA LIDACIÓN
ENCARGADO DEL SISTEMA
POLIZ A RESUMENDIAR IA
EMITE YTURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
ENCARGADO DEL SISTEMA TITULAR DE LA
OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS
TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TIT ULAR DEL DEPARTAMENTO
DE CONTR OL FINANCIERO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.
Objetivo: Realizar la aplicación de los descuentos no efectuados correspondientes a los Municipios y Organismos, para contar conun mayor control de los ingresos.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la aplicación de los descuentos noefectuados por los conceptos de préstamos en sus distintas modalidades y vivienda.
25
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMADE INGRESOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
11A
12
Recibe información correspondiente a Municipios y Organismos: Comproban-tes de Descuentos No Efectuados; SEFIPLAN y U.V.: Cuadros de Liqui-dación.
Turna los documentos anteriores, al auxiliar administrativo para lo procedente.
Recibe los documentos y elabora Pólizas(SEFIPLAN y Pensionados) y No-tas de Crédito (Organismos y municipios ) con las aplicaciones contables co-rrespondientes, en base a la información recibida.
Elabora Relación de Pólizas de Contabilidad y turna al Titular de la Oficinapara su revisión.
Recibe Relación de Pólizas de Contabilidad y verifica que sean las cuentascorrespondientes y los conceptos.
Emite Pólizas Individuales y recaba firma del Titular de la Oficina.
Distribuye:-A la Oficina de Recuperación de Adeudos (descuentos no efectuados de Prés-tamos)-A la Oficina de Control de Adeudos (descuentos no efectuados de Casas).Acuse para archivo en el expediente del Ente.
Turna al Encargado de Sistema la Relación de Pólizas para su captura.
Recibe y captura en el Sistema de Ingresos la Pólizas y emite la Validación.
Turna la Validación al Auxiliar administrativo para su revisión.
Recibe la Validación y verifica que esté correcta.
¿Está correcta?
En caso de que no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema, para su corrección.Regresa ala actividad 9.
En caso de que esté correcta:Turna la Validación al encargado del sistema para que emita la Póliza Resu-men Diaria.
26
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMO
ENCARGADO DEL SISTEMA
13
14
15
16
Emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos para su conocimiento.
Recibe y turna la Póliza Resumen Diaria impresa, al Titular del Departamentode Control Financiero para su registro.
Instruye al encargado del sistema para que la remita de forma electrónica alDepartamento de Control Financiero.
Turna vía sistema, la Póliza Resumen Diaria, al Departamento de Control Fi-nanciero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
27
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS
28
SISTEMA DE INGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
COMPROBANTES DEDESCUENTOS NO FECTUADOS
TURNA
CUADROS DE LIQUIDACIÓN
DEVUELVE
VALIDACIÓN
FIN
AUXILIAR ADMISTRATIVO
RECIBE, CAPTURA Y EMITE
VALIDACIÓN
TURNA
VALIDACIÓN
REMITA DE FORMAELECTRÓNICA
¿ESTA CORRECTA?
SÍ
NO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
TURNA
RELACIÓN DE PÓLIZAS
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE Y VERIFICA
VALIDACIÓN
OFICINA DE RECUPERACIÓN
DE ADEUDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
TURNA
VALIDACIÓN
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE YELABORA
POLIZAS
NOTAS DE CRÉDITO
AUXILIAR ADMISTRATIVO
ELABORA YTURNA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
TITULAR DE LA OFICINA
RECIBE YVERIFICA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
EMITE
POLIZAS INDIVIDUALES
DISTRIBUYE
POLIZAS INDIVIDUALES
C
C
OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
EXPEDIENTE
ENCARGADO DEL SISTEMA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
EMITE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOSTITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
INSTRUYE
ENCARGADO DELSISTEMA
TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
ENCARGADO DELSISTEMA
VÍA SISTEMA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: ADEUDO DE MUNICIPIOS INCORPORADOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS (ENVÍO ASEFIPLAN)
Objetivo: Informar a la SEFIPLAN los adeudos de los municipios incorporados.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Jefe del Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza el envío de manera mensuala SEFIPLAN para que conozca los adeudos que presentan los municipios y decidan si procede el cobro a través de la retención desus participaciones.
2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza los trabajos de analisis de toda ladocumentación soporte de los movimientos generados en el mes.
29
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Encargado de Sistemas la Relación de Envío de descuentos aSEFIPLAN de los municipios que incluye el estimado de las cuotas y aportacio-nes por quincena, así como los descuentos de préstamos del mes.
Analiza que municipios no es procedente incluirlos en el envío; puede ser portener saldo a favor, o porque realizan el pago directo.
Incluye de forma manual los datos de las notas de débito emitidas de los munici-pios que tienen ajuste.
Turna al Encargado del Sistema para que realice la actualización de la Relaciónde Envío detallada de descuentos a SEFIPLAN.
Recibe y actualiza la Relación de Envío detallada de descuentos a SEFIPLANen el Sistema de Ingresos.
Imprime y turna al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Organismo parasu Vo.bo. la Relación de Envío detallada de descuentos a SEFIPLAN.
Emite la la Relación de Envío concentrada de descuentos a SEFIPLAN yelabora Oficio de envío para firma del Subdirector de Finanzas.
Turna al Titular de la Oficina Relación de Envío detallada de descuentos aSEFIPLAN y Oficio para firma del Subdirector de Finanzas.
Recibe Relación de envío y Oficio y turna al Titular del Departamento deIngresos para su rubrica y firma del Subdirector.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos la Relación de envío y elOficio rubricado y distribuye de la siguiente manera:-Original y relación.- Secretario de Finanzas-Copia.-Tesorero de Sefiplan-Copia.- Departamento de Pagos de la Sefiplan.Copia.- Subdirector de Integración, análisis y programación.-Acuse.-Para la Subdirección de Finanzas-Acuse.-Para el expediente de Descuentos de Municipios del Departamento deIngresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
30
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
31
DESCUENTOS A MUNICIPIOS INCORPORADOS DE CUOTAS, APORTACIONES Y PRÉSTAMOS(ENVÍO A SEFIPLAN)
5C
5C
4C
4C
3C
3C
2C
2C
1C
1C
SISTEMA DE INGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
RELACIÓN DE ENVÍO
ANALIZAAUXILIAR
ADMISTRATIVO
PARA FIRMA DELSUBDIRECTOR DE
FINANZAS
RECIBE Y DISTRIBUYE
RELACIÓN DE ENVIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
OFICIO
INCLUYE
TURNA
RELACIÓN DE ENVÍO
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE Y ACTUALIZA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
LOS DATOS DE LAS NOTAS DE
DÉBITO
ENCARGADO DEL SISTEMA
IMPRIME Y TURNA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
EMITE
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
OFICIO
PARA FIRMA DELSUBDIRECTOR DE
FINANZAS
TURNA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
OFICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
PARA VISTO BUENO
PARA FIRMA DELSUBDIRECTOR DE
FINANZAS
RECIBE YTURNA
RELACIÓN DE POLIZAS DE CONTABILI-DAD
OFICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
O
O
SECRETARIO DE FINANZAS
TESORERO DE LA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DEPARTAMENTO DE PAGOS DE LA SEFIPLAN
SUBDIRECCIÓN DE INTEGRACIÓN, ANALISIS Y PROGRAMACIÓN DE SEFIPLAN
ACUSE DE LA SUBDIRECCIÓNDE FINANZAS
EXPEDIENTE
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: APLICACIÓN DEL RECURSO.
Objetivo: Realizar la aplicación por concepto de la ministración de recursos recibidos de SEFIPLAN en tiempo y forma.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Jefe del Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la aplicación del recursoremitido por la SEFIPLAN del envío a descontar de cuotas, aportaciones, préstamos, rentas etc a los municipios incorporados.
2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza los trabajos de analisis de toda ladocumentación soporte de los movimientos generados en el mes.
32
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Recibe del Titular Departamento de Ingresos Memorándum remitido por el De-partamento de Egresos, así como el Concentrado de Transferencias dondeindican los importes de los recursos que deposita la SEFIPLAN.
Analiza las quincenas de aplicación de los cuadros de liquidación del Sectoreducativo, sector ejecutivo, U.V., Municipios y rentas remitidas medinte Oficio porSEFIPLAN haciendo mención del inmueble, importe y periodo pagado.
Elabora Tarjeta informativa conteniendo la aplicación a realizarlse dirigida alDirector General.
Turna a firma del Titular del Departamento de Ingresos y para que recabe firmade Visto Bueno del Subdirector de Finanzas y firma de autorización del directorgeneral.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Tarjeta firmada en original ycopia.
Recibe Oficio de SEFIPLAN confirmando el cobro de los descuentos enviadosde los municipios.
Informa al Encargado del Sistema genere el Listado de municipios a capturary entrega copia al Jefe de la Oficina para lo procedente.
Recibe el Listado de municipios y turna copia simple a la Oficina de CajaGeneral, Cuadro informativo para que coteje los importes de aplicación de losrecibos, así como el anexo correspondiente a las transferencias remitidas por elDepartamento de Egresos.
Instruye al Auxiliar administrativo para que realice lo procedente.
Ingresa al Sistema y captura los importes por municipio y por concepto de acuer-do al Listado, así como los importes de los sectores antes mencionado.
Conecta con el Procedimiento de elaboración y distribución de recibos de muni-cipios del Departamento de Egresos.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Caja General tres tantos de los Recibos por municipios y
33
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/ O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
-Una copia para el interesado, envío mediante Oficialía de partes.-Una copia para el expediente del municipio u organismo.-Una copia para el paquete de control interno del Encargado del Sistema.
Emite validación de los Recibos y las Pólizas generadas y turna.
Recibe la Validación y verifica que esté correcta.
¿Está correcta?
En caso de que no esté correcta:Devuelve la Validación al encargado del sistema, para su corrección, regresa ala actividad 12.
En caso de que esté correcta:Turna la Validación al encargado del sistema para que emita la Póliza Resu-men Diaria.
Emite la Póliza Resumen Diaria y la turna al Titular de la Oficina de Ingresos porOrganismos para su conocimiento.
Recibe y turna la Póliza Resumen Diaria impresa, al Titular del Departamentode Control Financiero para su registro.
Instruye al encargado del sistema para que la remita de forma electrónica alDepartamento de Control Financiero.
Turna vía sistema, la Póliza Resumen Diaria, al Departamento de Control Fi-nanciero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
12
13
13A
14
15
16
17
18
34
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
35
PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DEL RECURSO
SISTEMA DE INGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
MEMORÁNDUM
DE SEFIPLAN CON-FIRMANDO EL COBRO DE LOS DESCUENTOS
ANALIZA
OFICIOS
OFICINA DE CAJAGENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
RECIBE
TARJETA INFORMATIVA
RECIBE
OFICIO
EMITA LISTADO DEMUNICIPIOS
INFORMA
ENCARGADO DEL SISTEMA
FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL CON VISTO BUENO DEL TITULAR
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
RECIBE YTURNA
LISTADO DE MUNICIPIOS
CUADRO INFORMA-TIVO
CONCENTRADODE TRANSFE-RENCIAS
ELABORA
TARJETA INFORMATIVA
TURNA
TARJETA INFORMATIVA
FIRMADA
AUXILIAR ADMINISTRATIVOINSTRUYE
ANALIZA
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE
RECIBOS 1ª C
2ª C
3ª C
INTERESADO
EXPEDIENTE
CONTROL INTERNO DEL ENCARGADO
DEL SISTEMA
EMITE Y TURNA
RECIBOS
POLIZAS
DEVUELVE
VALIDACIÓN
¿ESTA CORRECTA?
SÍ
NO
1
RECIBE Y VERIFICA
VALIDACIÓN
1
FIN
REMITA DE FORMAELECTRÓNICA
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
TURNA
VALIDACIÓN
ENCARGADO DEL SISTEMA
EMITE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOSTITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
INSTRUYE
ENCARGADO DELSISTEMA
TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
ENCARGADO DELSISTEMA
VÍA SISTEMA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104.
Objetivo: Mantener actualizado el Auxiliar de Cuentas por cobrar a Organismos cotizantes, reforzándose su control.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos realiza la conciliación de lo enviado adescontar a Organismos y lo pagado por el Instituto, para que los Auxiliares de cuentas por cobrar, muestren información veraz yconfiable.
2. El Departamento de Ingresos , mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, mantiene una estrecha colaboración conel Departamento de Control Financiero, para la recepción en tiempo y forma del Auxiliar Mayor de Contabilidad.
36
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMADE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOSPOR ORGANISMOS
1
2
3
4
5
Actualiza el Paquete Diario (Pólizas Resumen) del 1° al 30, o en su caso, el31 de cada mes.
Con base en la información, genera el Auxiliar de Cuentas por Cobrar aOrganismos Cotizantes (Cuenta 1104).
Emite el Auxiliar de Cuentas y el Reporte de Antigüedad de Saldos.
Turna el Auxiliar de Cuentas por Cobrar a Organismos Cotizantes (Cuen-ta 1104), al Jefe de la Oficina de Ingresos por Organismos.
Recibe y turna que el Auxiliar de Cuentas por Cobrar a OrganismosCotizantes (Cuenta 1104) al Departamento de Control Financiero para suvalidación con el Mayor.
Pasa el tiempo.
¿El departamento de Control Financiero detectó diferencias?
En caso de que no detecte diferencias:FIN.
En caso de que si detecte diferencias:Recibe comunicado del Departamento de Control Financiero para que realice elajuste correspondiente en el Auxiliar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
37
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA POR COBRAR 1104
38
SISTEMA DE INGRESOS
ACTUALIZA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
PAQUETE DIARIO
EMITE
AUXILIAR DE CUENTAS
ENCARGADO DEL SISTEMA
GENERA
AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR A OR-GANISMO CO-TIZANTES
REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS
TURNA
AUXILIAR DE CUENTAS
REPORTE DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
RECIBE Y TURNA
AUXILIAR DE CUENTAS
MAYOR
REALIZA
AJUSTES
¿DETECTÓDIFERENCIAS?
SÍ
NO
FIN
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PARA QUE REALICE LA VALIDACIÓN
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONCILIACIONES DE CUADROS DE LIQUIDACIÓN DE SEFIPLAN Y SEV., EN FORMA GLOBAL.
Objetivo: Conciliar los descuentos efectuados por SEFIPLAN a la SEV, por conceptos de las distintas claves (PCP, Bis, Préstamosemergentes, Préstamos de saldos insolutos, PMP y para Vivienda), emitiendo la documentación correspondiente.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
.1. El Departamento de Ingresos recibe la información remitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación (SEFIPLAN) y la Secretaría
de Educación de Veracruz (SEV), referente a los descuentos efectuados por diversas claves.
2. La información remitida por SEFIPLAN referente a los descuentos y lo relacionado a los Cuadros de Liquidación, es capturada enel sistema de ingresos para su control y resguardo.
39
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
9
9.A
10
Recibe de SEFIPLAN y de la SEV, Cuadros de liquidación con los descuentospor las distintas claves (PCP, Bis, Préstamos emergentes, Préstamos de saldosinsolutos, PMP y Vivienda) por correo electrónico (conceptos de todos los des-cuentos y deducciones, como son los Cheques Cancelados).
Recibe quincenalmente de la SEFIPLAN, un Oficio con el Concentrado deDatos de las Nóminas y su cuadro de liquidación.
Arma un Cuadro de Liquidación, manualmente, con la afectación correspon-diente y entrega el original al auxiliar administrativo para su captura en el sistema.
Captura el Cuadro de Liquidación y lo imprime
Verifica que esté correcto el Cuadro de Liquidación.
¿Está correcto el cuadro de liquidación?
En caso de que no esté correcto:realiza la corrección pertinente. Continua con la actividad 6.
En caso de que esté correcto:Imprime tres tantos y los distribuye de la siguiente manera:-Un original para el Jefe de la Oficina de Control de Adeudos.-Otro original para el Jefe de la Oficina de Recuperación de Adeudos.-Uno para el archivo (acuse).
Elabora manualmente la Póliza de Diario de las Partidas de Conciliación,por todos los conceptos y la Póliza de Cheques Cancelados por los conceptosde préstamos en sus diversas y turna para su captura, al encargado del sistema.
Captura y emite las Pólizas y entrega un original al auxiliar administrativo, parasu validación.
Recibe las Pólizas, revisa y verifica si están correctas.
¿Están correctas las Pólizas?
En caso de no estar correctas:Devuelve las Pólizas al encargado del sistema para su corrección. Regresa a laactividad 8.
En caso de estar correctas:Informa verbalmente al encargado del sistema para que continúe el proceso.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
40
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
11
12
13
14
15
Imprime las Pólizas de Diario de las Partidas de Conciliación y Póliza deCheques, (en original y una copia) y entrega al Titular de la Oficina de Controlde Ingresos por Organismos.
Turna un original de las Pólizas de Diario de las Partidas de Conciliación yPóliza de Cheques a la Oficina de Control de Adeudos y a la Oficina de Recu-peración de Adeudos, para que realicen las Conciliaciones Individuales.
Emite la Póliza Resumen y turna vía sistema, al Departamento de ControlFinanciero.
Imprime dos tantos de la Póliza Resumen y los entrega al Titular de la Oficina deControl de Ingresos por Organismos.
Recibe y turna los dos tantos de la Póliza Resumen, al Departamento de ControlFinanciero, para sus controles y solicita sello de acuse en la copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
41
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES DE SEFIPLAN Y S.E.V., EN FORMA GLOBAL
42
RECIBE
TITUL AR DE L A O FICINA DE ING RESOS PO R
ORG ANISMOS
INICIO
CUA DR OS DE L IQ UIDAC IÓ N
CHEQUES CANCELADO S
COR RIG E
CUADRO DE L IQ UIDACIÓN
F IN
CAPTURA, EMIT EY ENT REG A
POL IZ AS
¿ESTA CORR ECTA?
SÍ
NO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
RECIBE Y VERIF IC A
VALIDACIÓN
IMPRIME YDISTRIBUYE
CUADR O DE L IQ UIDAC IÓ N
RECIBE
OFICIO
CONCENTR ADO DE DAT OS DE NOMIN A
ARMA
CUADRO DE LIQUIDACIÓ N
CPATUR A EIMPRIME
CUADRO DE LIQUIDACIÓN
VERIF ICA
CUADR O DE L IQ UIDAC IÓ N
A UXILIAR A DMINIST RATIVO
N FORM A
ENCARG ADO DEL SISTEMA
T ITUL AR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR O RGANISM O S
AUXILIAR ADMIN ISTRATIVO
EL ABOR A
PÓL IZ A DIARIA DE LAS PARTIDAS DE CO NCILIAC IÓ N
1
T IT ULAR DE L A O FICINA DE C ONT ROL
DE ADEUSOST IT ULAR DE LA O FICINA DE RECUPER AC IÓ N DE
ADEUDOS
ARC HVO
PÓL IZ A DE CHEQUES CANCELA DOS
CO RRIG E
CUADR O DE L IQ UIDAC IÓ N
¿ESTA CO RRECTA?
SÍ
NO
IMPRIME YENTREGA
POLIZ AS DE DIAR IO DE LAS PARTIDAS DE CONCILIA-CIO N
2
TIT ULAR DE L A O FICINA DE CO NT RO L DE ADEUSOS Y LA OF ICINA DE RECUPERAC IÓ N
DE ADEUDO S
2
ENCARG ADO DEL SISTEM A
PO LIZ A DE CHEQ UE
ENC ARGADO DEL SIST EMA
TURNA
POL IZAS DE DIARIO DE LAS PARTIDAS DE CO NCIL IA-CION
PO LIZ A DE CHEQUE
TITUL AR DE LA OF ICINA DE
INGRESOS POR O RGANISMOS
EMITE YT URNA
POL IZ A RESUMEN
PO LIZ A DE CHEQUE
ENC AR GADO DEL SIST EM A
DEPARTAM ENT O DE CONT ROL FINANCIERO
IM PRME
POL IZ A RESUMEN
DEPART AMENT O DE C ONTR OL F INANCIERO
2T
TIT ULAR DE L A O FICINA DE
ING RESO S POR ORG ANISMOS
RECIBE Y T URNA
POLIZ A RESUMEN ACUSE
T ITUL AR DE LA O FICINA DE
ING RESO S POR ORG ANISMOS
O
C
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL.
Objetivo: Generar el reporte de masa salarial tomando como base la información proporcionada de manera sistematizada por elDepartamento de Banco de Datos.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, emite dos veces al mes el Reporte de MasaSalarial.
2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, se mantiene en estrecha relación con elDepartamento de Banco de Datos para la correcta emisión del Reporte de Masa Salarial.
3. El Reporte de Masa Salarial contiene la siguiente información:-Fecha de la última Nómina.-Clave del Organismo.-Denominación del Organismo.-Importe de la Nómina de cada Organismo para la Generación Actual y la Generación Anterior.-Total por Organismo (suma de la Generación Anterior y la Generación Actual de cada Organismo).
4. La Información requerida para hacer el Reporte de Masa Salarial es proporcionada en su totalidad por el Ssitema de Banco de Datos.
43
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
4
5
6
7
Recibe el comunicado verbal del Departamento de Banco de Datos, de que elproceso de actualización de Nóminas fue concluido.
Instruye al encargado del Sistema para que inicie el proceso de emisión de lamasa salarial.
Ingresa al Sistema de Sueldo de cotización, a la pestaña de Masa Salarial.
Importa la informacíon contenida referente a las nóminas.
Edita mediante el Sistema el Reporte de Masa Salarial.
Imprime en un tanto el Reporte de Masa Salarial.
Archiva el Reporte de Masa Salarial en expediente de Sueldo de cotización.
Conecta con el Procediemiento de Emisión del Reporte de Sueldo de cotizacióndel Departamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
44
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DEL REPORTE DE MASA SALARIAL
45
SISTEMA DEINGRESOS
SISTEMA DEINGRESOS
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
NOMINAS
INGRESA
ENCARGADO DEL SISTEMAINSTRUYE
EDITA
REPORTE DE MASA SALARIAL
FIN
PROCESO A CONCLUIDO
IMPORTAINFORMACIÓN
IMPRIME
REPORTE DE MASA SALARIAL
ARCHIVA
REPORTE DE MASA SALARIAL
EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN
ENCARGADO DEL SISTEMA
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN.
Objetivo: Generar el Reporte de sueldo de cotización, tomando como base los importes de los reportes de masa salarial de lasquincenas que correspondan y los importes de la cuenta por cobrar por cada Ente por cuotas y aportaciones del mes.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, emite a través del Sistema de Sueldo deCotización los siguientes productos:
a) Reporte de Cédula de conciliación.
b) Reporte de Determinación de ingreso patrimonial y cuotas y aportaciones.
c) Reporte de emisión de liquidaciones de cuotas y aportaciones.
d) Reporte de Integración de sueldo de cotización por organismo.
e) Póliza de la cuenta por cobrar de cuotas y aportaciones y de las cuentas de resultados por concepto de ingreso patrimonial e ingresos porcuotas y aportaciones.
46
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE INGRESOS POR ORGANISMOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
4
4A
5
6
7
8
8A
9
10
Solicita al Encargado del Sistema la Emisión del Reporte del Sueldo deCotización.
Realiza en el Sistema de Ingresos la Actualización de la cobranza en general enlos movimientos Diarios en la Cuenta 1200.
Genera Archivo electrónico ASCCI del mes correspondiente para emitir losproductos del Sueldo de cotización.
Imprime Reporte de la cuenta 1200 con número de organismos, total parcial ytotal global y turna al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Organismospara su revisión.
¿Está correcta la información?
En caso de que no esté correcta:Señala el error y devuelve al Encargado del Sistema. Regresa a la actividad 3.
En caso de que esté correcta:Importa el Archivo electrónico ASCCI y emite Reporte de Emisión de Liqui-daciones.
Emite los Reportes de Cédula de Conciliación de determinación del In-greso Patrimonial y Sueldo de Cotización por Organismo.
Genera la Póliza contable y turna al Encargado del Sistema
Envía la Póliza Contable mediante el Sistema de Ingresos al Departamento deControl Financiero para su registro.
Distribuye:-Original al Jefe del Departamento de Control Financiero, adjuntando el soporte, además se lo envía por medio del sistema.-Copia al Director General.-Copia al Subdirector de Finanzas.-Copia y soporte al Departamento de Programación y Presupuesto.-Copia y soporte al Departamento de Banco de Datos.-Copia y soporte para archivar temporalmente.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
47
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11
12
Elabora Memorándum en dos originales y cinco copias dirigido al Departamen-to de Control Financiero y al Departamento de Banco de Datos, firmado por elTitular del Departamento de Ingresos para enviar con paquete de los siguientesreportes:
-Reporte de Masa Salarial, para validación, del Departamento de Banco deDatos.-Reporte de Integración del Sueldo de Cotización por Organismo, paravalidación del Departamento de Banco de Datos.-Reporte de emisión de liquidación de cuotas y aportaciones validadopor el Departamento de Ingresos y para validación del Departamento de Bancode Datos en el ambito de su competencia.-Reporte de cédula de conciliación, validado por el Departamento de Ingre-sos y para validación del Departamento de Banco de Datos en el ambito de sucompetencia.-Reporte de determinación del Ingreso patrimonial y cuotas y aporta-ciones para validación del Departamento de Control Financiero.-Póliza de la Cuenta por cobrar de cuotas y aportaciones y de las cuen-tas de resultados de Ingreso patrimonial e ingresos por cuotas y apor-taciones para validación y registro contable del Departamento de Control Fi-nanciero.
Distribuye Memorándum y paquete de reportes de la siguiente manera:Memorándum Original y paquete para el Departamento de Banco de Datos.Memorándum Original y paquete para el Departamento de Control Financie-ro.Copia del Memorándum y paquete para la Dirección General.Copia del Memorándum y paquete para la Subdirección de Finanzas.Copia del Memorándum y paquete para la Subdirección de PrestacionesInstitucionales.Copia del Memorándum y paquete para el Departamento de Programación yPresupuesto.Copia del Memorándum y paquete para Archivo temporal del Departamentode Ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
48
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DEL REPORTE DE SUELDO DE COTIZACIÓN
49
OC
C
C
C
OC
C
C
ACUSE
O
O
SISTEMA DE INGRESOS
SISTEMA DE INGRESOS
SOLICITA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
INICIO
EMISIÓN DEL REPORTE DEL SUELDO DE COTIZACIÓN
SEÑALA YDEVUELVE
CUENTA 1200FIN
¿ESTA CORRECTA?
SÍ
NO
1IMPORTA Y
EMITE
ARCHIVO ELECTRONICO
REALIZA
GENERA
ARCHIVO ELECTRÓNICO
IMPRIME Y TURNA
CUENTA 1200
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
GENERA Y TURNA
POLIZA
1
ENCARGADO DEL SISTEMA
ELABORA
MEMORÁMDUM
DISTRIBUYE
MEMORÁNDUM
PAQUETE DE DOCUMENTO SOPORTE
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Y DEPARTAMENTO
DE BANCO DE DATOS
C
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
REPORTE DE EMI-SIÓN DE LIQUI-DACIONES
EMITE
REPORTE DE CEDULA DE CONCILIACIÓN
INGRESO PATRIMONIAL
SUELDO BASE DE COTIZACIÓN POR ORGANISMO
2
ENVIA
POLIZAS
ENCARGADO DEL SISTEMA
O
O
C
DIRECCIÓN GENERAL
C
C
C
C DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
ENCARGADO DEL SISTEMA
EN ORIGINAL Y PAQUETE DE REPORTES
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTROL DE LOS INGRESOS INSTITUCIONALES
Objetivo: Llevar un correcto control de los ingresos institucionales para consulta o toma de decisiones.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, lleva el control de los ingresos institucionalespagados por los Entes Públicos para la toma de decisiones.
2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, determinará en base al flujo de efectivo,la aplicación de los intereses generados para los préstamos a corto y mediano palazo de acuerdo a lo establecido en el artículo 66 dela Ley número 287 de Pensiones del Estado.
3. Para la determinación de los intereses de préstamos, se aplicará bajo los siguientes criterios y formula:
- Para el caso de los préstamos Bis, la recuperación mensual se multiplicará por el 12% de forma directa, obteniendose el factor dedeterminación, el cual se multiplicará por el 30% estipulado en la Ley, Artículo 66, obteniendo así el total de incremento de la cartera.
- Para el caso de los préstamos emergentes, saldos insolutos y préstamos a mediano plazo, la recuperación mensual se multiplicarápor el 12% resultando el factor de determinación y éste resultado se dividirá entre el 112% y se multiplicará por el 30% estipulado enla Ley, Artículo 66, resultando el total de incremento de la cartera.
- De la sumatoria de los totales de incremento de cartera de los préstamos en sus diversas modalidades se obtendrá el 70% deintereses que se destinará para el pago de obligaciones.
4. La información obtenida con la determinación de los interses de préstamos se remitirá de manera mensual al Departamento de ControlFinanciero para su registro.
5. Serán considerados como ingresos institucionales para efecto de este control todos los recursos que ministran al IPE los Entes Públicoslos cuales se detallan a continuación:
-Cuotas-Aportaciones-Recuperación de Préstamos en su dos esquemas.-Recuperación de vivienda.-Intereses.-Subsidio del Gobierno del Estado.-Seguro de Enfermedad al IMSS Pensionado.-Adeudo SEFIPLAN Clave 430 Recuperación en nómina de pensionados y Adeudo IPE Clave 440.
6. Adicionalmente se adjunta al control de Ingresos Institucionales el concepto de arrendamientos.
50
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
6A
7
8
9
10
Recibe del titular del Departamento de Ingresos una copia de los Cortes de Cajadiario, que turna el Departamento de Egresos en donde indican los conceptospagados por los Entes y derechohabientes.
Captura en Concentrado de excell la la fecha del paquete, montos globales decuotas, aportaciones, prestamos en sus modalidades, Casas, intereses en casode haberlo.
Obtiene el total de Ingresos por mes que incluye el monto de los descuentos pornómina de pensionados, personal IPE, arrendamientos, Pago IMSS de pensio-nados entre otros conceptos de Ingresos Institucionales.
Realiza en Excell el Concentrado de Resúmen de Pólizas del mes paraconciliar los importes totales de lo enviado a cobrar y lo pagado real.
Elabora el Resumen de los Ingresos mensual por organismo en el mescon los dos concentrados anteriores
Concilia con personal del Departamento de Egresos, de la Oficina de Revisión dePagos los importes globales.
¿Se detecta alguna diferencia?
En caso de haber alguna diferencia:Detecta el movimiento que se modificó y corrige. Continua con actividad 7
En caso de que no detecte diferencia:Turna al Auxiliar Administrativo para la elaboración de reportes para el Departa-mento de Programación y Presupuesto.
Elabora con las cifras del Resumen de los Ingresos mensuales por organis-mo el Resúmen de Ingresos reales pagados por los organismos al mesen el cual se desglosan los conceptos por Ente: SEFIPLAN, UV, Municipios,Organismos Varios, Personal IPE, Pensionados, Total de Ingresos por organis-mos(1104) y pagos directos.
Genera Concentrado del mes por conceptos de cuotas y aportacionespor Ente Público.
Imprime el Resúmen de Ingresos reales pagados por los organismos almes y el Concentrado del mes por conceptos de cuotas y aportacionespor Ente Público.
51
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11
12
Elabora Memorándum y recaba firma del titular del Departamento de Ingesospara su distribución:
-Memorandum original y Concentrado del mes por conceptos de cuotas yaportaciones por Ente Público, al Departamento de Banco de Datos para suconocimiento y efectos procedentes.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para la Dirección General para su conocimiento.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mespara la Subdirección de Finanzas para conocimiento y toma dedesiciones.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para la Subdirección de prestaciones Institucionales para suconocimiento.-Copia del Memorandum y Resúmen de Ingresos reales pagados por losorganismos al mes para el Departamento de Control Financiero para su conoci-miento.
Archiva Memorándum de Acuse en el Expediente del Departamento para sucontrol.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
52
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INGRESOS INSTITUCIONALES
53
OC
C
C
O
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE ING RESOS POR
ORG ANISMOS
INICIO
CORTES DE CAJA DIARIO
DECTECTA Y CORRIGE
FIN
IMPRIME
RESUMEN DE ING RESOSREALES PAGADO S PORLO S ORG ANIS-MOS
¿SE DETECTA ALGUNA
DIFERENCIA?
SÍ
HAY DIFERENCIA
1
TURNA
CAPTURA
CONCENTRADO
REALIZA
CONCENTRADO DE RESUMEN DE POLIZAS DEL MES
OBTIENE
ELABORA
TOTAL DE INGRESOS
ELABORA Y DISTRIBUYE
MEMOR ÁNDUM
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
C
O
C
DIRECCIÓN G ENERAL
C
C
C
C
SUBDIRECCIÓ N DEN F INA NZAS
SUB DIRECCIÓN DE PR ESTAC IONES
INSTITUCIO NA LES
ELABRA
RESUMEN DE LOS INGRESOS MENSUAL POR ORGANISMO
OBTIENE
1
RESUMEN DE LOS INGRESOS MENSUAL POR ORGANISMO
RESUMEN DE INGRESOS REALES PAGADOSPOR LOS ORGA-NISMOS ALMES
AUXILIARADMNISTRATIVO
AUXILIARADMNISTRATIVO
GENERA
CONCENTRADO DEL MES POR CONCEPTO SDE CUOTAS YAPORTACIO-NES
CO NC ENTRADO DEL MES POR CONCEPTO
DE CU OTAS YAPORTACIO-NES
CONCENTRADODEL MES POR
CONCEPTO DE CUOTAS Y APOR-TACIONES
MEMORÁN-DUM RESUMEN
DE INGRESOS REALES
DEPARTMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
ARC HIVA
MEMORÁNDUM
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES MOROSOS.
Objetivo: Determinar a detalle los organismos que presenten adeudo vencido con el Instituto para informarlo a la SubdirecciónJurídica para su recuperación.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza de forma mensual el Informe queguarda la cobranza de cuotas y aportaciones, préstamos y casas, reportando los organismos que tienen adeudo vencido por dichosconceptos.
2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realiza el cáculo de los intereses moratoriosque presenten los organismos por los distitntos conceptos.
3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, realizará el cálculo de los intereses conbase en lo establecido en el Artículo 105 de la Ley número 287 de Pensiones del Estado.
La formula aplicada será la siguiente:
5% anual / 360 días = Factor de interes(Factor de interes) (número de días del adeudo) = Tasa diaria de interes.(Total del adeudo por quincena) (Tasa diaria de interes) = Monto de interes moratorio por quincena.
4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, obtendrá el Monto total de intereses deladeudo al realizar la sumatoria de todo el periodo adeudado, el cual es informado a cada organismo que presente adeudo en mora,para su conocimiento y envío a la Subdirección de Finanzas y la Subdirección Jurídica.
5. Respecto al rubro de los intereses moratorios, éstos solo se calculan para efectos Informativos en virtud de que de acuerdo a lasnormas contables establecidas son registrados en el momento que sean pagados total o parcialmente, por los entes públicos, por loque no exsite cuenta por cobrar por este concepto.
54
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ANALISTA CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS POR
ORGANISMOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Captura en excell los saldos deudores reflejados en el Auxiliar de cuenta porcobrar de organismos contratantes (1104).
Desglosa por concepto, importe, periodo y saldo total por cada organismo contra-tante que presente saldo deudor.
Determina los intereses mediante la formula establecida.
Imprime la Relación de Organismos que tienen adeudo.
Proporciona copia electrónica de la Relación de Organismos al Auxiliar Admi-nistrativo e instruye la elaboración de Memorándums para su distribución.
Elabora Memorándum para el Subdirector de Finanzas con los datos contenidosen la Relación de Organismos que tienen adeudo.
Turna al Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos para su visto Bueno.
Recibe Memorándum y recaba firma del titular del Departamento de Ingresos.
Turna de la siguiente manera:-Memorandum original y copia de la Relación de Organismos deudores quetienen adeudo para la subdirección de Finanzas.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el Direc-tor.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para laSubdirección de Prestaciones Institucionales.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para elContralor Interno.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el De-partamento de Prestaciones Económicas.-Copia de Memorandum y Relación de Organismos deudores para el De-partamento de Banco de Datos.
Informa mediante Memorándum con Visto bueno de la Oficina de Ingresos porOrganismos y del Departamento de Ingresos y firma de la Subdirección deFinanzas para la Subdirección Jurídica para los efectos procedentes.
Conecta con el Procedimiento extrajudicial para la recuperación de adeudosvencidos por concepto de cuotas y aportaciones y de todos aquellos conceptosque deriven de la Ley.
55
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11 Elabora por cada Organismo Deudor Oficio informativo con los importes, con-ceptos y periodo que adeudan al IPE con firma de la Subdirección de Finanzas yturna de la siguiente manera:Oficio-Copia del Oficio para la Dirección.-Copia del Oficio para la Subdirección de Prestaciones Institucionales.Copia del Oficio para la Subdirección Jurídica.-Copia del Oficio para el Contralor Interno.-Copia del Oficio para el Departamento de Prestaciones Ecoómicas.-Copia del Oficio para el Departamento de Banco de Datos.Copia del Oficio para archivo del Departamento de Ingreso.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
56
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE INFORME DE ORGANISMOS DEUDORES MOROSOS
57
C
C
C
C
C
OC
C
C
O
CAPATURA
ANALISTA CONTABLE
INICIO
FIN
INFORMA
MEMORÁNDUM
DESGLOSA
IMPRIME
RELACIÓN DEORGANISMOS
DETERMINA
ELABORA
SALDOS DEUDORES
TURNA
MEMORÁNDUM
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
C
O
C
DIRECCIÓN GENERAL
C
C
C
C
SUBDIRECCIÓN DEN FINANZAS
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMO
AUXILIARADMNISTRATIVO
RELACION DE ORGANISMOS DEUDORES
ORGANO INTERNO DE CONTROL
PROPORCIONA EINSTRUYE
RELACIÓN DEORGANISMOS
C
AUXILIARADMINISTRATIVO
TURNA
MEMORÁNDUM
RECIBE Y RECABA
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE
INGRESOS POR ORGANISMO
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS
O
SUBDIRECCIÓNJURÍDICA
ELABORA
OFICIO
ORGANISMO DEUDOR
O
C
C
C
DIRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
SUBDIRECCIÓN JURIDICA
CONTRALORÍA INTERNA
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
ARCHIVO
C
EXTRAJUDICIAL PARA LA
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRESTAMOS ENSUS DIVERSAS MODALIDADES EN EL ESQUEMA TRADICIONAL.
Objetivo: Realizar la recuperación de los cheques de préstamos en sus diversas modalidades que fueron cancelados y registradosen las cuentas correspondientes, para hacer los ajustes necesarios.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da seguimiento a los Cheques cancelados.
2. La Oficina de Control de Adeudos, asigna el Cuadro de Liquidación al que pertenece el Cheque, número de quincena y númerode afiliación del derechohabiente, y realiza el control correspondiente, en el sistema de ingresos, en el módulo de Cheques cancela-dos.
3. La Oficina de Control de Ingresos por Organismos, procede al análisis de cada derechohabiente y realiza los movimientos dereestructuraen caso de estar activo el titular del crédito o aval(es) o se asigna al movimiento situación 4(suspendido) cuando no estáel titular y no cuenta con avales.
58
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DELA MESA DE CONTROL
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
8.A
10
Recibe de la Oficina de Control de Ingresos porOrganismos, el Cuadro deLiquidación Global y la Póliza de Cheques Cancelados, con la copia res-pectiva de los Cheques.
Obtiene dos copias de la Póliza de Cheques Cancelados y turna:-Una copia al capturista para que grabe en el Auxiliar de las Cuentas 91’s (9153, 9163, 9173 y 9183).-Una copia a la Mesa de Control, anexando los Cheques Cancelados (según sea la modalidad del préstamo).
Recibe copia de la Póliza de Cheques Cancelados y Cheques Cancela-dos; asigna el Cuadro de Liquidación al que pertenece, número de quincena ynúmero de afiliación.
Captura en el sistema de ingresos los Cheques Cancelados, con los datosasignados anteriormente.
Turna el Listado de Cheques emitido, junto con los Cheques, al auxiliarcontable correspondiente.
Recibe Listado de Cheques y los Cheques.
Emite del sistema de ingresos (del Auxiliar 91’S), el Reporte del Cheque, elAuxiliar, Partidas de Conciliación.
Emite los Estado de Cuenta (del sistema de préstamos), Consulta integral,Beneficios y Tabla de Amortización.
Emite el Reporte de Nómina que obtiene del sistema de activos de banco dedatos y verifica si la persona aún está activa.
¿Se encuentra aún activa?
En caso de que aún esté activa:Elabora el Movimiento de Alta (PRE 07-016), con los asientos contables co-rrespondientes. Continúa con actividad 13.
En caso de que no esté activa:Localiza al aval, en la Nómina.
¿Apareció el aval?
59
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LAMESA DE CONTROL
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LAMESA DE CONTROL
CAPTURISTA
10.A
11
12
13
14
14.A
15
16
17
18
En caso de que no aparezca el aval:Elabora el Movimiento de Alta con asientos contables correspondientes.Continúacon la actividad 12.
En caso de que sí aparezca el aval:Elabora el Movimiento de Alta, con los asientos contables correspondientes.Continúa con la actividad 13.
Elabora el Movimiento de Actualización del Saldo y lo turna a la SubdirecciónJurídica, para su recuperación.
Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos y se encuentra en el Manual de Procedimientos de la Subdirecciónde Finanzas.
Turna los movimientos a la Mesa de Control, para su revisión y validación en elsistema de préstamos.
Verifica si están correctos.
¿Están correctos los movimientos?
En caso de que no estén correctos:Devuelve los movimientos al auxiliar contable para su corrección.
En caso de que sí estén correctos:Turna los movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.
Recibe y autoriza los movimientos y los devuelve al auxiliar administrativo de laMesa de Control, para la integración del Paquete.
Integra el Paquete y turna al capturista.
Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza Resumen Diaria y turna al Depar-tamento de Control Financiero para su registro.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
60
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS VENCIDOS DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOSEN SUS DIVERSAS MODALIDADES
61
SISTEMA DE PRÉSTAMOS
LISTADODE
CHEQUES
RECIBE
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL
DE ADEUDOS
INICIO
OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS POR ORGANISMOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE MESADE CONTROL
CUADRO DE LIQUIDACIÓN
GLOBAL
PÓLIZA DECHEQUES
CANCELADOS
FOTOCOPIA
Y
TURNA
RECIBE
Y
ASIGNA
PÓLIZA DE CHEQUES CANCELADOS
EMITE
TURNA
LISTADO DE CHEQUES
CHEQUES
CHEQUES
REPORTE DEL CHEQUE
ELABORA
O
LOCALIZA
¿LA PERSONA ESTÁ ACTIVA?SÍ
CHEQUES
CAPTURISTA
PÓLIZA DE CHEQUES CANCELADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MESA DE CONTROL
CHEQUES CANCELADOS
PÓLIZA DE CHEQUES CANCELADOS
C
C
C
C
O
C
CHEQUES CANCELADOS
C
CAPTURA
SISTEMA DE INGRESOS
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR
PARTIDAS DE CONCILIACIÓN
ESTADO DE
CUENTA
REPORTE DE
NÓMINA
SISTEMA DE INGRESOS DE AUXILIAR 91’S
SI LA PERSONA ESTÁACTIVA
NO
MOVIMIENTO DE ALTA
AVAL
1
¿APARECIÓ EL FIADOR?
SÍ
2
ASIGNAY
CAPTURA
SISTEMA DE INGRESOS
ELABORAY
TURNA
MOVIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN
DE SALDO
SUBDIRECCIÓNJURÍDICA
PARA SU RECUPERACIÓN
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS
DIVERSAS MODALIDADES (CARTERA VENCIDA)
TURNA
MOVIMIENTOS
ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL
PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN EN SISTEMA DE PRÉSTAMOS
SISTEMA DE
PRÉSTAMOS
1
CON ASIENTOS CONTABLES
CORRESPONDIENTES
NÓMINA
MOVIMIENTO DE ALTA
SITUACIÓN 4 (SUSPENDIDO)
EMITE
EMITEY
VERIFICA
SISTEMA DE ACTIVOS DE BANCO
DE DATOS
NO
CONSULTA INTEGRAL
BENEFICIOS Y TABLA DE
AMORTIZACIÓN
CHEQUES CANCELADOS
CUADRO DE LIQUIDDACIÓN, NÚMERO DE QUINCENA, Y NÚMERO
DE AFILIACIÓN
SEGÚN LA MODALIDAD DEL PRÉSTAMO
O
ELABORA
CON ASIENTOS CONTABLES CORRESPONDIENTES
1
O
2
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE CHEQUES CANCELADOS POR CONCEPTO DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES
62
INTEGRAY
TURNA
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SÍ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE
CONTROL
FIN
VERIFICA
MOVIMIENTOS
TURNA
AUXILIAR CONTABLE
DEVUELVE
PARA INTEGRACIÓNDEL PAQUETE
INTEGRAY
TURNACAPTURISTA
NO
MOVIMIENTOS
PARA SU CORRECCIÓN
MOVIMIENTOS
PARA SU AUTORIZACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE MESA DE CONTROL
TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
RECIBE, AUTORIZA
YDEVUELVE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE
CONTROL
PAQUETE
RECIBE, CAPTURA,
EMITE Y TURNA
PÓLIZA RESUMENDIARIA
TITULAR DELDEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO
3
TITULAR DE OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
CAPTURISTA
3
SI ESTÁN CORRECTOS
1
PAQUETE
DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE
LA MESA DE CONTROL
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES (CARTERA VENCIDA) .
Objetivo: Identificar el total del adeudo por concepto de préstamo, así como a los derechohabientes que se encuentran en carteravencida.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de vigilar y controlar el comportamientode la cartera vencida, para que ésta no se incremente.
2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de informar a la Subdirección Jurídica delos casos de deudores morosos, para su recuperación.
63
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
1
2
3
4
4.A
5
6
Recibe del capturista, mensualmente vía sistema de control de adeudos, la Rela-ción de Saldos Incobrables (situación 4) de activos y pensionados.
Coteja en el Expediente, la fecha del primer descuento del adeudo y determinael saldo vencido y por vencer de préstamos en sus diversas modalidades.
Determina el importe del adeudo del préstamo, genera el Reporte mensual yturna al Titular de la Oficina de Control de Adeudos.
Recibe y verifica que esté correcto el importe (Reporte Mensual contra Rela-ción de Saldos Incobrables).
¿Está correcto el importe?
En caso de que no esté correcto:Devuelve al auxiliar contable para su corrección en el sistema de control deadeudos.
En caso de que esté correcto:Elabora una Relación de Morosos o de Suspendidos (Clave 4, incobra-bles) determinando saldos vencidos y por vencer,
Turna con Memorándum signado por el Departamento de Ingresos a laSubdirección Jurídica la Relación de Morosos o de Suspendidos para larecuperación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
64
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES(CARTERA VENCIDA)
65
RECIBE
INICIO
AUXILIARCONTABLE
RELACIÓN DE SALDOS INCOBRABLES(SITUACIÓN 4)
RECIBEY
VERIFICA
RELACIÓN DE MOROSOS O
RELACIÓN DE SUSPENDIDOS
CLAVE 4
DEL CAPTURISTA
COTEJAY
DETERMINA
ELABORA
FIN
SISTEMA DECONTROL
DE ADEUDOS
EXPEDIENTE
SALDO VENCIDO Y POR VENCER DE PRÉSTAMOS, EN SUS DIVERSAS
MODALIDADES
DETERMINA, GENERA Y TURNA
IMPORTE DEL ADEUDO DEL PRÉSTAMO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
¿ESTÁ CORRECTO EL IMPORTE?
NO
SÍ
AUXILIAR CONTABLEDEVUELVE
PARA SU CORRECCIÓN
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
AUXILIAR CONTABLE
MENSUALMENTE, DE ACTIVOSY PENSIONADOS
REPORTEMENSUAL
RELACIÓN DESALDOS
INCOBRABLES
SISTEMA DE CONTROL
DE ADEUDOS
1
1 DETERMINANDO SALDOS VENCIDOS Y POR VENCER, PARA SU RECUPERACIÓN
REPORTEMENSUAL
TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
INFORME PARA LA EVALUACIÓN MENSUAL DEL DEPARTA-
MENTO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203 (Fondo de Garantía).
Objetivo: Contar con un registro y control adecuado de los saldos de adeudos que se encuentran en Fondo de Garantía.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de adeudos, realiza un control de los adeudos de Préstamos en susdiversas modalidades a excepción de los préstamos emergentes que no fueron cubiertos por los trabajadores y que se trasladan alfondo de garantía quedando vigente el crédito contra el deudor, pudiendo ser recuperado por el IPE, mediante los mecanismos legalesprocedentes.
66
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
3.A
4
5
6
Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos, el Formato de Reporte deAdeudos.
Turna la copia del Formato de Reporte de Adeudos, al auxiliar contable de lamesa de la Cuenta 2203 (Fondo de garantía), para los efectos que procedan.
Recibe la copia y verifica si la persona tiene adeudo.
¿Tiene adeudo?
En caso de que tenga adeudo:Reporta en el mismo Formato Reporte de Adeudos, en el apartado de DATOSDEL ADEUDO, e informa la aplicación contable que le corresponde.
Pasa a la actividad 5.
En caso de que no tenga adeudo:Reporta que no tiene adeudo, en el mismo Formato de Reporte de Adeudos,en el apartado de DATOS DEL ADEUDO.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control Financiero, la copia de la Póliza de laAplicación Contable del trámite.
Da de baja el saldo en la Cuenta 2203 (Fondo de garantía)con base en lainformación recibida.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
67
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SALDOS DE LA CUENTA 2203
68
RECIBE
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
FORMATO
DEL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
TURNA
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PARA EFECTOS PROCEDENTES
RECIBEY
VERIFICA
C
NO
SI LA PERSONA TIENEADEUDO
REPORTA
¿LA PERSONA TIENE ADEUDO?
FORMATO
AUXILIAR CONTABLE DE MESA DE LA CUENTA
2203
AUXILIAR CONTABLE
DE CUENTA 2203
FORMATO
FORMATO SES-533-O36
RECIBE
PÓLIZA DE APLICACIÓN CONTABLE
O
C
DA DE BAJA
SALDO
CUENTA 2203
SÍREPORTA
E
INFORMA
FORMATO
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
DE REPORTE DE ADEUDOS
C
QUE TIENE ADEUDOS
1
1
FIN
QUE NO HAY ADEUDO
C
CON BASE A
INFORMACIÓN RECIBIDA
INFORMA APLICACIÓN CONTABLE
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTROL DEL TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES.
Objetivo: Mantener un control y registro en el sistema de ingresos, de los saldos incobrables.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. La Oficina de Control de Adeudos depura los saldos incobrables con autorización de la Subdirección Jurídica, para realizar traspasosal Fondo de Garantía.
2. El Tabulado diario es verificado mediante el sistema de ingresos, para validar la correcta aplicación de los movimientos.
3. La Oficina de Control de Adeudos, a fin de mes, elabora una Lista y Resumen, que refleja las Altas, Bajas y Recibos, para loque proceda.
69
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
1
2
2.A
3
4
Recibe diariamente de la Mesa de Control, las copias de los Movimientos desituación 4 (incobrables); y del capturista, el Tabulado de Saldos Incobra-bles.
Verifica diariamente los Movimientos (Altas, Bajas o Recibos), contra el Tabu-lado de Saldos Incobrables, analizando si está correcta la información.
¿Está correcta la información?
En caso de que no esté correcta:Analiza las causas y realiza las correcciones procedentes.Continua con laactividad 3.
En caso de que esté correcta:Solicita al capturista que grabe la información.
Graba la información en el sistema de ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
70
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE TABULADO DE SALDOS INCOBRABLES
71
RECIBE
INICIO
AUXILIAR CONTABLE
MOVIMIENTOS DE SITUACIÓN 4,
INCOBRABLES
MESA DE CONTROL
FIN
VERIFICA
C
NOANALIZA
Y
CORRIGE
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
DEL CAPTURISTA
SÍ
TABULADO DE SALDOS
INCOBRABLES
DIARIAMENTE, SI LA INFORMACIÓN ES CORRECTA
DIARIAMENTE
MOVIMIENTOS DE SITUACIÓN 4,
INCOBRABLES
CAUSAS
SOLICITA
QUE GRABE LA INFORMACIÓN
CAPTURISTA
GRABA
SISTEMA DE INGRESOS
SISTEMA DE INGRESOS
INFORMACIÓN
11
C
C
TABULADO DE SALDOS
INCOBRABLES
CAPTURISTA
MOVIMIENTOS DE SITUACIÓN 4,
INCOBRABLES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: ACLARACIONES DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES, EN VENTANILLA Y ACTUALIZACIÓNDE MOVIMIENTOS.
Objetivo: Proporcionar la información solicitada por el derechohabiente referente al saldo y estado de su préstamo, manteniendoactualizada la información contenida en el sistema de ingresos.
Frecuencia: Diaria.
.1. El Departamento de Ingresos da contestación a las Solicitudes del público derechohabiente recibidas en ventanilla, otorgando
información veraz y oportuna sobre el estado que guarda su préstamo.
2. Se entiende por Movimiento, todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a unsolicitante.
72
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE VENTANILLA)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE LA MESA DE
CONTROL)
1
2
3
3.A
4
5
6
7
8
9
9A
Recibe las Solicitudes de Aclaraciones por concepto de préstamo.
Elabora Volante para pago de préstamos, atención telefónica a derechohabientes.
Verifica de qué tipo de aclaración se trata.
¿De qué tipo de aclaración se trata?
En caso de que sea una aclaración de descuentos no efectuados, cobro al fiador,descuentos efectuados de más y abono o liquidación de adeudo:Solicita al derechohabiente el número de afiliación, los Talones de Pago y Expe-diente del titular y fiador, respectivamente (para especificar qué tipo de aclaraciónes).
Continúa en la actividad 5.
En caso de que sea una aclaración de saldo:Solicita al derechohabiente su número de afiliación.
Consulta en el Auxiliar y da el saldo correspondiente al derechohabiente.
Elabora un Reporte de Aclaraciones en Ventanilla (COP-001) y entrega alderechohabiente una copia.
Con el original del Reporte de Aclaraciones en Ventanilla y los Talones dePago, elabora los Movimientos de Altas y/o Bajas en el Auxiliar, con losasientos contables correspondientes en los Formatos (PRE-007-016 y IFIN-016).
Turna los Movimientos de Altas y/o Baja, al auxiliar administrativo de la Mesade Control, para su revisión y validación en el sistema de control de adeudos.
Recibe los Movimientos de Altas y/o Bajas y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los Movimientos?
En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos de Altas y/o Bajas, al auxiliar administrativo encar-gado de ventanilla, para su corrección.
73
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALI- DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ENCARGADO DE LA MESA
DE CONTROL)
CAPTURISTA
10
11
12
13
En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos de Altas y/o Bajas, al Jefe de la Oficina de Control deAdeudos, para su autorización.
Recibe los Movimientos de de Altas y/o Bajas, los autoriza y devuelve alencargado de la Mesa de Control de Adeudos, para que integre el Paquete.
Integra el Paquete y turna al capturista, para su actualización o afectación en elAuxiliar de Préstamos en las diferentes modalidades o Altas, Bajas.
Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza de Resumen Diaria, en el sistemade Auxiliares 91’S, la cual turna al Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
74
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
ACLARACIONES DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES, EN VENTANILLA
75
RECIBE
INICIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SOLICITA
FIN
VERIFICA
DESCUENTOS NO EFECTUADOS, COBRO AL FIADOR, DESCUENTO DE MÁS Y/O
ABONO O LIQUIDUIDACIÓN DE ADEUDO
¿DE QUÉ TIPO DE ACLARACIÓN SE TRATA?
ELABORA
Y
ENTREGA
REPORTE DE ACLARACIONESEN VENTANILLA
ELABORA
DERECHOHABIENTE
SOLICITUD DE ACLARACIONES
NÚMERO DE AFILIACIÓN
TALONES DEPAGOS
EXPEDIENTE
TITULARY
FIADOR
SOLICITA DERECHOHABIENTE
1
NÚMERO DE AFILIACIÓN,
CONSULTA Y
DA
AUXILIAR
SALDO
DERECHOHABIENTE
REPORTE DE ACLARACIONESEN VENTA-NILLA
TURNA
MOVIMIENTOS DE ALTAS O
BAJAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE
MESA DE CONTROL
PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN EN EL
SISTEMA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE MESA DE CONTROL
RECIBE
Y
VERIFICA
MOVIMIENTOS DE ALTAS O
BAJAS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SÍ
NOAUXILIAR ADMINIS-TRATIVODEVUELVE
PARA CORRECCIÓN
MOVS. DE ALTAS O BAJAS
2
TURNA
MOVIMIENTOS DE ALTAS O BAJAS
JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL DE DEUDOS
PARA AUTORIZACIÓN
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL DE ADEUDOS
MOVIMIENTOS DE ALTAS O
BAJAS
RECIBE, AUTORIZA
YDEVUELVE
ENCARGADO DE LA MESA DE CONTROL DE
ADEUDOS
PARA QUE INTEGRE PAQUETE
ENCARGADO DE LA MESA
DE CONTROL
INTEGRA
Y
TURNACAPTURISTA
RECIBE,
CAPTURA, EMITE
Y TURNA
CAPTURISTA
PAQUETE
PAQUETE
PÓLIZA DE
RESUMEN
DIARIA
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
SISTEMA DE AUXILIARES
O
DERECHOHABIENTE
C
CON LOS ASIENTOS CONTABLES CORRESPONDIENTES
MOVIMIENTOS DE ALTAS O
BAJAS
FORMATOS
ACLARACIÓN DE SALDO
1
2
QUE ESTÉN CORRECTOS
PARA ACTUALIZACIÓN Y AFECTACIÓN EN EL
AUXILIAR
ELABORA PARA PAGO DE PRÉSTAMOS ATENCIÓN
TELEFÓNICA A DERECHOHABIENTESVOLANTE
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: CANCELACIONES DE PRÉSTAMOS.
Objetivo: Llevar a cabo el seguimiento de la recepción de una Solicitud de Cancelación y operación de Préstamo, hasta que éstase autorice.
Frecuencia: Diaria.
1. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el encargado de dar seguimiento a las Solicitudes de Cancelación y operaciónde Préstamos emitidas por el Departamento de Prestaciones Económicas.
2. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de autorizar los Movimientos de Alta y Baja, al Auxiliar dePréstamos de Corto Plazo, Bis, Préstamos a Mediano Plazo, Saldos Insolutos, generados por la aplicación de ChequesCancelados.
3. Será considerada una baja cuando el interesado no acepta el monto del Préstamo, por no convenir a sus intereses o fallecimientodel derechohabiente.
76
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
9
Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas, Memorándum solicitán-dole la cancelación del nuevo crédito y la copia de la Liquidación del Cheque.
Anota en el Control de Cheques Cancelados del Mes y anexa con el Memo-rándum al Expediente.
Entrega copia del Memorándum al auxiliar contable para que genere los Movi-mientos de Alta y/o Baja con sus asientos contables correspondientes y formatoAviso de Movimiento de Alta y/o Baja.
Genera y turna los Movimientos (Alta y/o Baja) al auxiliar contable encargadode la mesa de control, para su revisión y validación en el sistema de préstamos.
Recibe Movimientos (Alta y/o Baja) y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los Movimientos (Alta y/o Baja)?
En caso de que no estén correctos:Devuelve Movimientos (Alta y/o Baja), al auxiliar contable para su corrección.
Regresa a la actividad 4.
En caso de que sí estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.
Recibe, autoriza y devuelve los Movimientos (Alta y/o Baja), al auxiliar conta-ble, para la integración del Paquete.
Integra el Paquete y turna al capturista.
Recibe el Paquete, captura y emite la Póliza Resumen Diaria y la turna al Jefedel Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
77
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE CANCELACIONES Y OPERACIÓN DE PRÉSTAMOS
78
RECIBE
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
MEMORÁNDUM
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
ANOTA Y
ANEXA
FIN
NO
AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE
CONTROL
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
GENERAY
TURNA
SÍ
DEVUELVE
TURNA
MOVIMIENTOS
ENTREGA
PARA CANCELACIÓN DE CRÉDITO
LIQUIDACIÓN
CHEQUE
C
CONTROL DE CHEQUES
CANCELADOS DEL MES
MEMORÁNDUM
EXPEDIENTE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR
ASIENTOS CONTABLES
MOVIMIENTOSSISTEMA DE
PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO
PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE MESA DE CONTROL
RECIBE Y
VERIFICA
MOVIMIENTOS
AUXILIAR CONTABLE
PARA CORRECCIÓN
TITULAR DE LA OFICINA
DE CONTROL DE ADEUDOS
PARA AUTORIZACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
RECIBE, AUTORIZA
YDEVUELVE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE MESA DE CONTROL
PARA INTEGRACIÓNAL PAQUETE
INTEGRA Y
TURNA
AUXILIAR MESA
DE CONTROL
PAQUETE
CAPTURISTA
RECIBE, CAPTURA
Y EMITE
PÓLIZA RESUMENDIARIA
PAQUETEDEPARTAMENTO
CONTROLFINANCIERO
CAPTURISTA
1
1
C
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: DEPURACIÓN DE LA CUENTA 91’s (CHEQUES CANCELADOS).
Objetivo: Mantener un control adecuado de las cuentas Auxiliares 91’s, depurando los registros que correspondan a ChequesCancelados de Préstamos en sus Diversas Modalidades.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departameto de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realiza la depuración de las Cuentas 91°s integrada por la9153(Préstamos a Corto Plazo Bis), 9163 (Préstamos Emergentes), 9173 (Saldos Insolutos de Préstamos a Corto Plazo) y 9183(Préstamos a Mediano Plazo).
2. Se entiende por Movimiento, todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a unsolicitante, para efectuar la resstructuración del crédito.
- Es el caso de Baja, cuando aun tiene saldo por vencer en financieros.
- Es el caso de Alta, al saldo por vencer mas el adeudo vencido reestructurado.
- Es el caso de Alta como aval de sí mismo, cuando el interesado tiene adeudo por un nuevo crédito.
79
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
1
1.A
2
3
4
4.A
5
6
7
8
9
Mensualmente, revisa el Auxiliar de la Cuentas 9153, 9163, 9173 y 9183(Cheques Cancelados) y verifica en la Lista de Cheques Cancelados, si laaplicación contable es la correcta.
¿Están correctas las aplicaciones?
En caso de que esté correcta la aplicación contable:Marca en el Auxiliar de la Cuentas 9153, 9163, 9173 y 9183 (ChequesCancelados).
Continúa con la actividad 4.
En caso de que no estén correctas:Realiza los Movimientos Contables en el Formato (PRE-007-016, Aviso deMovimiento de Alta y Baja) o la Póliza de Reclasificación correspondiente.
Turna los Movimientos para revisión al auxiliar contable de la Mesa de Control.
Recibe y verifica los Movimientos.
¿Están correctos?
En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos para corrección.
En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.
Autoriza los Movimientos y los devuelve al auxiliar contable para que integre elPaquete de los Movimientos.
Recibe, integra el Paquete de los Movimientos y turna al capturista.
Recibe el Paquete de los Movimientos, captura y emite la Póliza ResumenDiaria, en el sistema de las Cuentas 91°s, y entrega al Jefe de la Oficina deControl de Adeudos, en original (y copia para el acuse), para su autorización.
Recibe y firma de autorización en la Póliza Resumen Diaria, y turna en originaly copia para acuse, al Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
80
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN DE LA CUENTA 91’s (CHEQUES CANCELADOS)
81
REVISAY
VERIFICA
INICIO
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR DE CUENTAS 9153, 9163, 9173, 9183 (CHEQUES CANCELADOS)
AUXILIAR CONTABLE DE MESA
DE CONTROL
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
TURNA
SÍ
DEVUELVE
MOVIMIENTOS
¿ESTÁ CORRECTA LA APLICACIÓN CONTABLE?
MENSUALMENTE, SI LA APLICACIÓN CONTABLE ES
CORRECTA
LISTA DE CHEQUES
CANCELADOS
O
SÍ
MOVIMIENTOS
PARA REVISIÓN
RECIBEY
VERIFICA
AUXILIAR CONTABLE DE LA
MESA DE CONTROL
PARA CORRECCIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
AUTORIZA Y
DEVUELVE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE CONTROL
PARA INTEGRACIÓNDEL PAQUETE
RECIBE,INTEGRA Ý
TURNA
CAPTURISTA
PAQUETE
MARCA
NO
REALIZA
MOVIMIENTOS CONTABLES
FORMATO
O PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN,
CORRESPONDIENTE
MOVIMIENTOS
NO
CAPTURISTA
RECIBE, CAPTURA,
EMITEY ENTREGA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
TITULAR DE LA OFICINA
DECONTROL DE
ADEUDOS
PARA SU AUTORIZACIÓN
RECIBE, FIRMA
YTURNA ALTITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROLFINANCIERO
FIN
QUE YA ESTÁELABORADA
AUXILIAR DE CUENTAS 9153, 9163, 9173, 9183
(CHEQUES CANCELADOS)
1
1
2
AUXILIAR CONTABLE DE LA
MESA DE CONTROL
PAQUETE
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
O
C
TITULAR DE LA OFICINA
DECONTROL DE
ADEUDOS
SISTEMA DE LAS
CUENTAS 91’S
O
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
C
MOVIMIENTOS
TURNA
MOVIMIENTOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
PARA SU AUTORIZACIÓN
AUXILIAR CONTABLE DE MESA
DE CONTROL
2
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: BAJA DE LAS CLAVES 4 Y 5.
Objetivo: Mantener actualizados los Movimientos de Baja (Clave 4 Incobrable) o Alta (Clave 5 Fiadores) de los préstamos,para un control adecuado.
Frecuencia: Diario.
1. La Oficina de Control de Adeudos del Departamento de Ingresos, será responsable de mantener actualizados los movimientosreflejados en las claves 4 Incobrable y 5 Alta fiadores.
2. Movimiento, es todo documento referente a una Baja o Alta, con respecto al Préstamo que se le otorgará a los solicitantes.
82
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
3.A
4
5
6
7
Recibe un Volante, de la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales,solicitándole Baja por la clave 4 (incobrables) o, 5 (Alta al fiador).
Turna el Volante, al auxiliar contable correspondiente.
Verifica en el sistema de adeudos y en el Expediente, si el solicitante tieneadeudo.
¿Tiene adeudo?
En caso de que no tenga adeudo:Da de Baja en el sistema de adeudos y notifica ésto vía telefónica a la Oficina deAfiliación y Expedición de Credenciales.
Fin
En caso de que si tenga adeudo:Informa a la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales, que no se lepuede dar de Baja, debido a que el solicitante tiene un adeudo.
Imprime el Auxiliar del saldo que tenga el solicitante y anexa al Volante expe-dido, para su aclaración.
Pide al solicitante que pase a la ventanilla de aclaraciones de préstamos, pararegularizar su situación y se le dé de Baja en el sistema de adeudos.
Pasa el tiempo.
Notifica vía telefónica a la Oficina de Afiliación y Expedición de Credenciales, de laBaja realizada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
83
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE CLAVES 4 Y 5
84
RECIBE
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
VOLANTE
FIN
PARA DAR DE BAJA O ALTA, CLAVES 4 ó 5
NO DA DE BAJAY
NOTIFICA¿TIENE ADEUDO?
AUXILIAR CONTABLE
SÍ
EXPEDIENTE
VERIFICA
INFORMA
TURNA
DE LA OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN
DE CREDENCIALES
SISTEMA DEADEUDOS
SI EL SOLICITANTE TIENE ADEUDO
TELEFÓNICAMENTE, QUE NO PROCEDE LA BAJA, TIENE
ADEUDO
OFICINA DE AFILIACIÓNY EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
AUXILIAR CONTABLE CORRESPONDIENTE
VOLANTE
SISTEMA DEADEUDOSBAJA
OFICINA DE AFILIACIÓN Y
EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
SOLICITA
VERBALMENTE, ACUDA A VENTANILLA DE ACLARAC. DE PRÉSTAMOS A
REGULARIZAR SU SITUACIÓN
AL DERECHOHABIENTE
IMPRIMEY
ANEXA
AUXILIAR DEL
SALDO
VOLANTE
NOTIFICA
TELEFÓNICAMENTE, DE LA BAJA REALIZADA
OFICINA DE AFILIACIÓN Y EXPEDICIÓN DE CREDENCIALES
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: IDENTIFICACIÓN DE ADEUDOS PARA TRÁMITES DE JUBILACIÓN, PENSIÓN, ALTAS, SEGURIDAD SOCIALINDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DÍAS Y APLICACIÓN DE CUOTAS.
Objetivo: Detectar y reportar los adeudos que presente el derechohabiente en trámite de pensionarse, para su control y recupera-ción.
Frecuencia: Permanente.
1. El Departamento de Ingresos mantiene una estrecha colaboración y comunicación con el Departamento de Vigencia de Derechos, encuanto a la información de los adeudos contraidos por los derechohabientes que habrán de cambiar de activos apensionistas.
2. El Departamento de Ingresos realiza la recuperación de los adeudos que el derechohabiente haya contraido por conceptos depréstamos (Saldos insolutos, Emergentes, P.C.P. o P.M.P.), Vivienda o Anticipo de pensión.
85
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMNISTRATIVO
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
4
4.A
5
5.A
6
Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos, el Reporte de Altas enNómina (mensual), vía electrónica y un Memorándum dirigido al Jefe del Depar-tamento de Ingresos, donde se solicita el adeudo vencido por trámite de jubilación,pensión, indemnización global, pago de días o aplicación de cuotas y de vivienda.
Recibe el Reporte de Solicitud del adeudo para la aplicación de cuotas. Anotael adeudo en la Libreta de Control y turna al auxiliar contable, para los efectosprocedentes.
Recibe el Reporte de Solicitud del adeudo y el Reporte de Altas para Nómi-na de Pensionados y firma de recibido en la Libreta de Control.
Relaciona en el Consecutivo los Formatos de Seguridad Social (Indemniza-ción, pago de días, aguinaldo proporcional) y verifica en el Listado de Vivienda,si tiene adeudo (S.E.V., adeudo IPE y de vivienda).
¿Tiene adeudo de vivienda?
En caso de que tenga adeudo de vivienda:Turna a la Oficina de Recuperación de Adeudos, una copia del Formato deReporte de Adeudos y un Memorándum dirigido al Titular del Departamento deIngresos, para los efectos procedentes.
Fin
En caso de que no tenga adeudo de vivienda:Verifica en el sistema de ingresos y en el Expediente, el saldo de Préstamos ensus diferentes modalidades (Saldos insolutos, Emergentes, P.C.P. o P.M.P.), Che-ques Cancelados (de las diferentes modalidades) y Conciliaciones (de las diferen-tes modalidades), si tiene adeudo.
¿Tiene adeudo?
En caso de que tenga adeudo:Elabora Movimiento de Alta y/o Baja en el Auxiliar, Formato de Aviso deMovimiento de Alta o Baja (PRE-07-016), con los asientos contables corres-pondientes, considerando los descuentos no efectuados, comprobantes devueltosen sus diferentes modalidades y determina el saldo vencido a la fecha, para quesea descontado en su alcance retroactivo.
En caso de que no tenga adeudo:Verifica en el Auxiliar de Préstamos en sus Diferentes Modalidades, corres-
86
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMNISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMNISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
CAPTURISTA
7
8
9
9.A
10
11
12
13
pondiente a la fecha de Baja y elabora Póliza de Diario.
Requisita en el apartado DATOS DEL ADEUDO (Formato SES-533-036,For-mato de Reporte de Adeudos), lo correspondiente al adeudo y la aplicacióncontable.
Turna los Movimientos o Póliza, a la Mesa de Control, para su revisión yvalidación en el sistema de préstamos.
Recibe los Movimientos y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los Movimientos?
En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos al auxiliar contable, para su corrección.
En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Titular de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.
Recibe, autoriza y devuelve los Movimientos, al auxiliar de la Mesa deControl para la integración del Paquete.
Integra el Paquete y turna:-Original al Departamento de Vigencia de Derechos.-Una copia al capturista.-Una copia a la Mesa de Control correspondiente para el archivo.
Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria en original ycopia, y las turna al Departamento de Control Financiero, la copia es paraacuse.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
87
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS POR TRÁMITES DE JUBILACIÓN, PENSIÓN,INDEMNIZACIÓN GLOBAL, PAGO DE DÍAS Y APLICACIÓN DE CUOTAS
88
RECIBE
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
REPORTE DE ALTAS
SOLICITA ADEUDO VENCIDO POR TRÁMITE DE JUBILACIÓN,
PENSIÓN, ETC.
SÍ
SI TIENE ADEUDO
¿TIENE ADEUDO DE VIVIENDA? OFICINA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
NO
AUXILIARCONTABLE
RECIBE Y
FIRMA
FORMATO
RECIBE,ANOTA
Y TURNA
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SISTEMA DEPRÉSTAMOS
RELACIONAY
VERIFICA
SISTEMA DEINGRESOS
CONSECUTIVO
FIN
REPORTE DE SOLICITUD DE
ADEUDO
REPORTE DE
ALTAS
AUXILIAR CONTABLE
FORMATOS DE SEGURIDAD
SOCIAL
VERIFICA
EXPEDIENTE
SALDO DE PRÉSTAMOS Y
CONCILIACIONES
¿TIENE ADEUDOS DE PRÉSTAMOS EN SUS
DIVERSAS MODALIDAES, CHEQUES Y
CONCILIACIONES?
SÍ
NO
ELABORAY
DETERMINA
MOVIMIENTO DEALTA
OBAJA
FORMATO
ASIENTOSCONTABLES, PARA DESCONTAR A
SU ALCANCE RETROACTIVO
VERIFICAY
ELABORA
AUXILIAR DE
PRÉSTAMOS
TURNA
MOVIMIENTOSO´PÓLIZA
MESA DE CONTROL
PARA REVISIÓN Y VALIDACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE MESA DECONTROL
RECIBEY
VERIFICA
MOVIMIENTOSO PÓLIZA
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
NO
SÍ
DEVUELVE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR CONTABLE
PARA CORRECCIÓN
TURNA
TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
PARA AUTORIZACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
RECIBE, AUTORIZA
Y DEVUELVE
MOVIMIENTOS
AUXILIAR DE LA MESA DE
CONTROL
PARA INTEGRACIÓN DEL PAQUETE
INTEGRA
Y
TURNA
PAQUETE
O
C
C
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
CAPTURISTA
CAPTURISTA
PAQUETE
RECIBE, CAPTURA
Y
EMITE
PÓLIZA RESUMEN
DIARIA
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
C
TURNA
PARA EFECTOS PROCEDENTES
REQUISITA
FORMATO
PAQUETE
PAQUETE
VÍA ELECTRÓNICA
EN NÓMINA, MENSUALMENTE
MEMORÁNDUM
DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
LIBRETA DE CONTROL
REPORTE DE SOLICITUD
DEADEUDO
LIBRETA DE
CONTROL
LISTADO DE
VIVIENDA
MEMORÁNDUM
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
FIN
SALDO VENCIDO A LA FECHA
PÓLIZA DE DIARIO
EN SUS DIFERENTES MODALIDADES
CORRESPONDIENTE AL ADEUDO Y APLICACIÓN
CONTABLE
1
MOVIMIENTOS
MESA DE CONTROL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE LA MESA DE
CONTROL
1
FIN
PARA EFECTOS PROCEDENTES
FIRMA DE RECIBIDO
SISTEMA DEINGRESOS
O
O
PÓLIZA RESUMEN
DIARIA
C PARA ACUSE
SI TIENE ADEUDO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS.
Objetivo: Detectar los descuentos que no se hayan efectuado oportunamente al derechohabiente, realizar los registros correspon-dientes y darle seguimiento para recuperarlo.
Frecuencia: Quincenal.
1. El Titular de la Oficina de Control de Adeudos, autoriza la recuperación del descuento no efectuado al derechohabiente, después dela revisión detallada de la situación actual del derechohabiente.
2. EL Titular de la Oficina de Control de Adeudos, asigna situación 4 (incobrable), en el caso de que no se encuentre activo alderechohabiente, en el Sistema de Banco de Datos, y éste no tenga fiador, lo turna a la Subdirección Jurídica para que se lleve a caboel Procedimiento de Recuperación de Adeudos P.C.P. (Cartera Vencida).
89
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECONTROL DE ADEUDOS
CAPTURISTA
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
4
5
6
7
7.A
8
8.A
Recibe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, las Pólizas deDiario y Disquette, con los descuentos efectuados por el Organismo y los turnaal capturista.
Recibe y concilia a través del sistema, los descuentos enviados al Organismo,contra el Disquette de lo pagado por el mismo y con el Cuadro de Liquidaciónlo cobrado.
Emite Listado de Descuentos No Efectuados (Conciliación Quincenal) yla turna al auxiliar contable.
Recibe la Conciliación Quincenal y valida la información con el Auxiliar de lascuentas (Descuentos no efectuados) 9154 , 9164, 9174 y 9184 y elaborauna Nueva Conciliación Manual, misma que turna al capturista para que lagrabe en el sistema.
Recibe, captura la información y devuelve la Nueva Conciliación Manual oListado, al auxiliar contable.
Recibe y en base a la validación, emite del sistema, el Estado de Cuenta,Partidas de Conciliación y Cheques Cancelados.
Verifica en el sistema de activos del Departamento de Banco de Datos, si elderechohabiente se encuentra aún activo.
¿Se encuentra activo?
En caso de que esté activo:Elabora Movimiento de Alta (PRE-007-016) y se procede a realizar el des-cuento.
Pasa a la actividad 10.
En caso de que no esté activo:Verifica si tiene fiador, en el sistema de consulta múltiple de adeudos.
¿Tiene fiador?
En caso de que tenga fiador:Lo da de Alta y se procede a realizar el descuento.
Fin
90
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No.
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
CAPTURISTA
9
10
11
11.A
12
13
14
15
DESCRIPCIÓN
En caso de que no tenga fiador:Elabora Movimiento de Alta y le asigna situación 4 (incobrables) y turna a laSubdirección Jurídica.
Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
Turna los Movimientos a la Mesa de Control para su revisión.
Recibe los Movimientos y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los Movimientos?
En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos al auxiliar contable para su corrección.
En caso de que estén correctos:Turna al Titular de la Oficina de Control de Adeudos, para su autorización.
Recibe, autoriza los Movimientos y devuelve al auxiliar contable de la Mesa deControl, para la integración del Paquete.
Integra el Paquete y lo turna al capturista.
Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria, turna original alDepartamento de Control Financiero y solicita sello de acuse en una copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
91
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS
92
SISTEMA DE ACTIVOS
RECIBE Y
TURNA
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
PÓLIZASDE DIARIO DESCUENTOS EFECTUADOS
POR EL ORGANISMO
SÍ¿SE ENCUENTRA ACTIVO?
DESCUENTOS ENVIADOS AL ORGANISMO
NO
EMITE Y
TURNA
MOVIMIENTO DE ALTA
PRE-007-016
RECIBEY
CONCILIA
CAPTURISTA
CAPTURISTA
SISTEMA DEINGRESOS
RECIBE,VALIDA
ELABORA Y TURNA
CONCILIACIÓN QUINCENAL
CUADRO DELIQUIDACIÓN
LISTADO DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS
CONCILIACIÓNQUINCENAL
AUXILIAR DE LAS CUENTAS 9154,9164, 9174 Y 9184
ELABORAY
DESCUENTA
VERIFICA
SISTEMA DE ACTIVOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
NO
SÍ
DEVUELVE
MOVIMIENTOS
TURNA
TITULAR DE OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
MOVIMIENTOS
DISQUETTE
OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMO
1
DISQUETTE
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
NUEVA CONCILIACIÓN
MANUAL
CAPTURISTA
PARA QUE CAPTUREEN EL SISTEMA
RECIBE,CAPTURA
Y DEVUELVE
NUEVA CONCILIACIÓN
MANUAL O LISTADO
CAPTURISTA
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
RECIBEY
EMITE
ESTADO DE CUENTA
CHEQUES CANCELADOS
PARTIDAS DE CONCILIACIÓN
DEL DEPARTAMENTO DE BANCO
DE DATOS, SI EL DERECHOHABIENTE ESTÁ ACTIVO
VERIFICA
¿TIENE FIADOR?
ELABORA, ASIGNA
Y TURNA
SIST. DE CON-SULTA MÚLTIPLE
DE ADEUDOS
ELABORAY
DESCUENTA
MOVIMIENTO DE ALTA
MOVIMIENTO DE ALTA
SITUACIÓN 4 INCOBRABLES
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS (CARTERA
VENCIDA)
FIN
2
NO
SÍ
TURNA
MOVIMIENTOS
MESA DE CONTROL
PARA SU REVISIÓN
AUXILIAR CONTABLE
RECIBEY
VERIFICA
MOVIMIENTOS
AUXILIAR CONTABLE
PARA CORRECCIÓN
RECIBE,AUTORIZA
YDEVUELVE
MOVIMIENTOS
1
2
1
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
MESA DE CONTROL
AUXILIAR CONTABLE DE LA MESA DE CONTROL
PARA LA INTREGRACIÓN DEL
PAQUETE
SI TIENE FIADOR
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO PARA LA RECUPERACIÓN DE DESCUENTOS NO EFECTUADOS
93
FIN
AUXILIAR CONTABLE DE LA
MESA DE CONTROL
PAQUETE
RECIBE,
INTEGRA Y
TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
C
1
CAPTURISTA
CAPTURISTA
PAQUETE
RECIBE, CAPTURA,
EMITE Y TURNA
PÓLIZA RESUMEN DIARIA
O
SELLO DE ACUSE
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS.
Objetivo: Realizar a recuperación de los documentos que respalden los pagos (Pólizas, Notas de Crédito y ComprobantesDevueltos), para su resguardo y control.
Frecuencia: Diario.
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, registra en el sistema de ingresos, los comprobantesdevueltos.
94
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE(MESA DE CONTROL)
1
2
3
3.A
3.B
4
4.A
4.A.1
5
6
Recibe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, las Pólizas, Notasde Crédito y Comprobantes Devueltos.
Turna al capturista las Notas de Crédito y copia de la Póliza para su registro enel sistema y al auxiliar contable los Comprobantes Devueltos con las notas y lasPólizas.
Verifica en el sistema de Activos de Banco de datos, el saldo correspondiente y siestá activo el derechohabiente.
¿Está activo el derechohabiente?
En caso de que esté activo:Elabora Movimiento de Alta (Formato PRE-007-016) y Pólizas porReclasificación.
Realiza a través de la Dependencia a la que pertenece, su descuento.
En caso de que no esté activo:Verifica si tiene fiador.
¿Tiene fiador?
En caso de que tenga fiador:Lo da de Alta.
Continúa con la actividad 5.
En caso de que no esté activo ni tenga fiador:Elabora Movimiento de Alta y lo ubica a situación 4 (incobrables) y turna a laSubdirección Jurídica.
Conecta con el Procedimiento de Recuperación de Adeudos de Présta-mos en sus Diversas Modalidades (Cartera Vencida), del Departamento deIngresos contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finan-zas.
Turna los Movimientos a la Mesa de Control, para su revisión.
Recibe los Movimientos y verifica que estén correctos.
¿Están correctos los Movimientos?
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
95
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE(MESA DE CONTROL)
CAPTURISTA
6.A
7
8
9
10
11
12
En caso de que no estén correctos:Devuelve los Movimientos, al auxiliar contable para su corrección.
En caso de que estén correctos:Turna los Movimientos al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, para suautorización.
Autoriza y devuelve los Movimientos al encargado de la Mesa de Control parala integración del Paquete.
Integra el Paquete y turna al capturista para la validación de los Movimientos enel Auxiliar de Préstamos.
Recibe el Paquete, captura y emite Póliza Resumen Diaria y la turna al Depar-tamento de Control Financiero.
Emite el Auxiliar de Préstamos en sus diferentes modalidades.
Realiza los descuentos a través de las respectivas Dependencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
96
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
RECUPERACIÓN DE COMPROBANTES DEVUELTOS
97
MOVIMIENTOS
NOTAS
COMPROBANTESDEVUELTOS
RECIBEY
TURNA
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
PÓLIZA
FIN
SÍ
SI TIENE FIADOR
¿ESTÁ ACTIVO EL DERECHOHABIENTE?
NO
CAPTURISTA
AUXILIARCONTABLE
SISTEMA DEACTIVOS
ELABORA
CONSECUTIVO
VERIFICASI ESTÁ ACTIVO
Y SU SALDO
ELABORA, UBICA
YTURNA
MOVIMIENTOS
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
RECIBEY
VERIFICA
MOVIMIENTOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SÍ
C
NO
DEVUELVE
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
PARA CORRECCIÓN
¿EL DERECHOHABIENTE TIENE FIADOR?
TURNA
DE LA OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMO
NOTAS DECRÉDITO
AL AUXILIAR
CONTABLE
PÓLIZAS
ALTA
VERIFICA
SÍDA DE ALTA
ALTA
SITUACIÓN 4 (INCOBRABLE)
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS PRÉSTAMOS A CORTO
PLAZO, CARTERA VENCIDA
MESA DE CONTROL
AUXILIAR CONTABLE DE MESA DE CONTROL
NO
FORMATO
AUXILIAR CONTABLE
TURNA
PARA SU AUTORIZACIÓN
MOVIMIENTOS
AUTORIZA Y
DEVUELVE ENCARGADO DE LA MESA
DE CONTROL
PARA INTEGRACIÓNDEL PAQUETE
INTEGRA
PAQUETE
CAPTURISTAPARA VALIDACIÓN EN
AUXILIAR DE PRÉSTAMOS
CAPTURISTA
PAQUETE
RECIBE, CAPTURA Y
EMITE
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PÓLIZA DE RESUMEN
DIARIA
FIADOR
DESCUENTA
A TRAVÉS DE DEPENDENCIA
DONDELABORA
FIN
1
PARA REVISIÓN
1
EMITE
AUXILIAR DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES
REALIZA
DESCUENTOS
EN RESPECTIVAS DEPENDENCIAS
PARA REGISTRO EN EL SISTEMA
MOVIMIENTOS
QUE ESTÉN CORRECTOS
ENCARGADO DE MESA
DE CONTROL
2
2
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
PÓLIZAS POR RECLASIFI-CACIÓN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos actualiza en el sistema de ingresos, los Movimientos de Alta de los préstamos otorgados.
2. La actualización de las Altas de los préstamos se lleva a cabo diariamente, para contar a fin de mes con todos los movimientosefectuados en el periodo.
3. Cada fin de mes se emiten los documentos de Validación Global Mensual, Auxiliar de Préstamos, Listados de Descuentos yPréstamos para los Organismos Descentralizados.
4. La Oficina de Control de Ingresos por Organismos, a fin de mes, lleva a cabo la Validación Global Mensual, imprime y entrega ala Oficina de Control de Adeudos.
5. La Oficina de Control de Adeudos, cada fin de mes, imprime el Auxiliar de Préstamos y turna a la encargada de la ventanilla de losEstados de Cuenta.
6. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, imprime el original de los Comprobantes de descuentos, adjunta a un original y co-pia del Listado de los comprobantes de descuentos y entrega al Jefe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos, y ésteentrega el original a las Dependencias y la copia para su acuse (archivará durante un mes).
7. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de imprimir en original y copia, todos los Listados de Descuentosy Préstamos para los Organismos Descentralizados (SEFIPLAN, SEV, Legislatura,Tribunal Superior, Servicios de Salud, RadioT.V. de Veracruz, Universidad Veracruzana, MAVER y CEAS).
8. El Jefe de la Oficina de Control de Adeudos entrega el original de los Listados de Descuentos y Préstamos para los OrganismosDescentralizadosal Jefe de la Oficina de Control de Ingresos por Organismos y la copia, anexando un disquette (con la mismainformación) y un Oficio dirigido a cada Dependencia; solicitando la firma en el acuse.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ADEUDOS POR PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES.
Objetivo: Actualización en el sistema de ingresos de los diferentes movimientos efectuados por Préstamos en sus DiversasModalidades.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
98
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1
2
2.A
3
4
Graba, por medio del sistema de ingresos, todos los datos del solicitante delPréstamo (PCP, PMP, Emergente o Saldos Insolutos), obteniéndolos deldocumento del Movimiento de Alta (recibido previamente de cada una de lasMesas de Control).
Verifica, en base a los Movimientos de Alta efectuados, que los datos captura-dos estén correctos.
¿Están correctos los datos capturados?
En caso de que no estén correctos:Corrige los datos en el sistema, en base a los Movimientos de Alta efectuadosy continua con la actividad 3.
En caso de que estén correctos:Actualiza diariamente, mediante sistema, los descuentos a efectuar, en base a losMovimientos de Alta efectuados.
Imprime el Reporte de Validación Actualizado y turna al Titular de la Oficina deControl de Adeudos, para su archivo permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
99
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ADEUDOS DE LOS PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES
100
GRABA
INICIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MOVIMIENTO DE ALTA
SÍ
VERIFICA
MOVIMIENTODE ALTA
¿ESTÁN CORRECTOSLOS DATOS?
NO
ACTUALIZA
DIARIAMENTE, DESCUENTOS A EFECTUAR
CORRIGE
DATOS DELSOLICITANTE DEL
PRÉSTAMO
SISTEMA DEINGRESOS
DATOSGRABADOS
SISTEMA DEINGRESOS
SISTEMA DEINGRESOS
SISTEMA DEINGRESOS
1
1
IMPRIMEY
TURNA
REPORTE DE
VALIDACIÓN
TITULAR DE LA OFNA. DE CONTROL
DE ADEUDOS
PARA QUE ARCHIVE PERMANENTEMENTE
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da seguimiento a los rechazos bancarios emitidos por elDepartamento de Egresos.
2. El trabajador o pensionista que solicite préstamo domiciliado requiere de una cuenta de nómina bancaria, la cual no deberá sercancelada durante la vigencia del préstamo domiciliado.
PROCEDIMIENTO
Nombre: REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS
Objetivo: Realizar conciliaciones de adeudos de los derechohabientes en situación de préstamo domiciliado.
Frecuencia: Quincenal.
NORMAS
101
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO/AUXILIARCONTABLE
1
2
3
4
Recibe del Departamento de Egresos los rechazos bancarios de la quincena atrabajar, antes de entregar al capturista para su ingreso en auxiliares del sisterma.
Analiza y descarga la información recibida por modalidad e institución bancaria.
Elabora Reporte unificado de rechazos bancarios y turna mediante carpetacompartida, a los Auxiliares Administrativos y/o Contables.
Recibe el Reporte unificado de rechazos bancarios, mediante el cual trabaja-ran las quincenas reportadas para elaboración de movimientos.
Conecta con el Procedimiento de Pagos directos de Pre´stamos domiciliados delDepartamento de Ingresos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
102
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
INICIO
RECHAZOS BANCARIOS
ELABORA Y TURNA
RECIBE
FIN
DE LA QUINCENA A TRABAJAR
ANALIZA Y DESCARGA
RECHAZOSBANCARIOS
POR MODALIDAD Y BANCO
REPORTE UNIFICADO DE RECHAZOS BANCARIOS
PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTODE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS DEL
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
AUXILIAR ADMIISTRATIVO Y/OCONTABLE
AUXILIAR ADMIISTRATIVO Y/OCONTABLE
REPORTE UNIFICADO DE RECHAZOS BANCARIOS
103
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento Ingresos, recibe memorándum del Departamento de Prestaciones Económicas en el cual se cancela el cheque yoperación del préstamo emitido para efectuar la baja de la operación o alta en caso de haber sido renovaciónde préstamos delesquema tradicional sólo podrá solicitarlo el trabajador o pensionista en el mismo mes de expedición y genera un cobro de gastos deadministración por el 1%, por lo que la Oficina de Control de Adeudos procede a realizar los movimientos correspondientes.
2. El préstamo en esquema domiciliado sólo podrá ser cancelado por el trabajador en la misma quincena, en el caso del pensionista enel mismo mes, la gestión de cancelación podrá efectuarla la organización sindical.
PROCEDIMIENTO
Nombre: CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN SUS DIVERSAS MODALIDADES
Objetivo: Llevar a cabo el seguimiento de la recepción de una solicitud de Cancelación de Préstamos en diferentes modalidades,hasta que se autorice.
Frecuencia:
NORMAS
104
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ( MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
1
2
2.A
3
4
5
5.A
6
7
Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas Memorándum solicitandola cancelación del préstamo otorgado, anexando copia de la liquidación y turnapara seguimiento.
Recibe y analiza para verificar la situación del préstamo solicitado, para procedera la baja en sistema del mismo.
¿La liquidación contempla una renovación de préstamo?
En caso de que si contemple:Realiza la Baja en sistema en el esquema domiciliado, cuando es renovación dela modalidad tradicional a domiciliado.
En caso de que no contemple:Elabora el Alta del monto de renovación en tradicional.
Nota: Cuando es renovación de modalidad domiciliado, se deriva la baja ensistema en el esquema domiciliado del monto de renovación.
Elabora tarjeta informativa de los movimientos efectuados para autorización deltitular de la Oficina de Control de Adeudos.
Recibe la tarjeta informativa para verificación de la misma.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve la tarjeta informativa al auxiliar administrativo para su corrección.
En caso que estén correctos:Turna la tarjeta informativa al Titular del Departamento de Control Financiero yal de la Oficina de Caja General.
Autoriza y turna tarjeta informativa al capturista para grabar en Sistema deIngresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
105
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
CANCELACIÓN DE PRÉSTAMOS EN DIVERSAS MODALIDADES
RENOVACIÓN EN MODO TRADICIONAL
ALTA
SISTEMA
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
INICIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
MEMORÁNDUM
ELABORA
TARJETA INFORMATIVA
DE TRADICIONAL A DOMICILIADO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
RECIBE YVERIFICA
¿LA LIQUIDACIÓN CONTEMPLA UNA
RENOVACIÓN DE PRÉSTAMO?
SIREALIZA
ELABORA
BAJA
FIN
LIQUIDACIÓN
C
RECIBE Y ANALIZA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
NO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL
DE ADEUDOS
TARJETA INFORMATIVA
¿ESTAN CORRECTOS LOS
MOVIMIENTOS?
SI
DEVUELVE
NO
TARJETA INFORMATIVA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
1
1
TURNA
TARJETA INFORMATIVA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
AUTORIZA YTURNA
TARJETA INFORMATIVA
CAPTURISTA
106
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, es el responsable de vigilar y controlar el comportamientode la cartera vencida, para que esta no se incremente.
2. Se considera mora, a la falta de pago oportuno del deudor principal o del aval o avales, en las fechas establecidas en el plazo delpréstamo otorgado.
3. En caso de mora se cobrará un interés moratorio a una tasa de interés del 0.5% por cada quincena vencida, para el trabajador y el1% mensual para el pensionista o avales respectivamente.
4. El adeudo será reestructurado por el Instituto, calculando los intereses sobre saldos insolutos, utilizando para tal efecto la tasa deinterés aplicada en el crédito originalmente otorgado.
5. Los movimientos de reestructura pueden ser elaborados a partir de: Llamada telefónica del derechohabiente, correo electrónicoemitido por el derechohabiente y/o relación de saldos incobrables.
6. Los adeudos de los préstamos domiciliados deben ser verificados en auxiliares de las cuentas 11's y en el reporte de rechazosbancarios.
PROCEDIMIENTO
Nombre: MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTAS MODALIDADES
Objetivo: Realizar recuperación de adeudos de los prestamos otorgados por el Instituto en sus diferentes modalidades.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
107
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Recibe del derechohabiente y/o representante sindical el formato de aclaracio-nes de ventanilla donde solicita la re estructuración de adeudo vencido, el cualturna a mesa de control acompañado con el expediente e impresión de integral yauxiliares de las cuentas 91's y 11's del mismo.
Recibe y analiza.
Solicita Expedientes al Archivo de Control de Adeudos.
Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.
Recibe y analiza Expediente del derechohabiente, verificando quincenas adeu-dadas en auxiliares de las cuentas 91's y 11's, consulta de integral, recibos depago en caja y movimientos que presente el mismo.
Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento, fecha ynota de cargo para la aplicación del movimiento.
Proporciona al Auxiliar Administrativo de Mesa de Control el número de movimien-to y la fecha correspondiente para el mismo.
Imprime en dos tantos consulta integral, auxiliares, consulta múltiple y estado decuenta; verificando en sistema las solicitudes de beneficio que tenga.
Ingresa al formato de reestructura generando un movimiento de alta.
Elabora simulación de tabla reestructurada, bajo las siguientes consideracio-nes:" Esquema, modalidad del préstamo a reestructurar." Plazo, número de quincenas o meses (pensionados) en las que se reali-
zaran los futuros descuentos de la reestructura." Activo/Pensionado, estado actual del derechohabiente." Número: de afiliación o pensión." Adeudo vencido, quincenas adeudadas de la liquidación original." Fecha Moratorios, será una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do." Importe del préstamo, suma de capital y rechazos bancarios menos interésordinario de la liquidación original (capital a reestructurar).
Requisita el Formato de reestructura donde:
108
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11A
12
13
14
15
" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM/ TRADI-CIONALES: MED. PLAZO, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Números de movimientos proporcionados por el auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Normal, Reestructura, Pago Directo yConvenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A (alta) o B (baja) según sea el movimiento;mes, día y folio proporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido: Suma de los rechazos en el descuento original" Fecha de moratorios: Una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do.
¿El préstamo no tiene saldo en sistema?
En caso no de contar con saldo en sistema se aplica el siguiente criterio:RECHAZOS Y/O ADEUDOS VENCIDOS = CAPITAL DE PRESTAMO ARESTRUCTURAR.
En caso de contar con saldo en sistema se aplica el siguiente criterio:SALDO EN SISTEMA + RECHAZOS Y/O ADEUDOS VENCIDOS - INTERESORDINARIO DEL SALDO EN SISTEMA= CAPITAL DE PRESTAMO A REES-TRUCTURAR
Realiza cargos a capital e intereses y abono de rechazos e intereses correspon-dientes en el formato de reestructura (utilizando el catalogo de cuentas correspon-diente), donde:DEBE HABER1) CAPITAL A REESTRUCTRAR 1) RECHAZOS Y/O ADEUDOS2) INTERES ORDINARIO DE LA REESTRUCTURA 2) INTERES ORDINA-RIO DE LA REESTRUCTURA2) INTERES MORATORIO DE LA REESTRUCTURA 2) INTERESMORATORIO DE LA REESTRUCTURA
Verifica que el debe y haber del movimiento este compensado.
Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe ser menor al generado en el liquido.
109
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CAPTURISTA
16
17
18
19
19A
20
21
22
23
24
24A
Requisita el apartado de observaciones, especificando el porqué del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado los intereses que serán cobrados.
Origina Nota de Cargo para revisión del Auxiliar Administrativo responsable.
Imprime los Formatos de Reestructura y Nota de Cargo en tres tantos y pasaa revisión.
Coteja que la información y verifica que los montos sean correctos.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento de reestructura al auxiliar administrativo de mesa decontrol para su corrección.
Regresa a la actividad número 8.
En caso que estén correctos:Turna el movimiento de reestructura al titular de la Oficina de Control deAdeudos.
Recibe el movimiento de reestructura, lo autoriza y turna al auxiliar administra-tivo de mesa de control asignado, para su afectación en sistema y en paquetegenerado.
Recibe el movimiento para su captura en formatos de controles internos.
Genera folios para control interno, turnando al capturista para la validación yactualización en sistema del movimiento elaborado.
Recibe el movimiento realizado para su validación y captura en sistema.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.
Regresa a la actividad número 8.
110
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
25
26
27
28
En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete corres-pondiente.
Recibe el movimiento e integra en el Paquete del día correspondiente.
Entrega el Expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Con-trol de Adeudos.
Envía Nota de Cargo al derechohabiente por correo postal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
111
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
INICIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVOSOLICITA
RECIBE
FORMATO DE ACLARACIONES DE VENTANILLA
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SI
TURNA
NO
PARA CORRECCIÓN
1
1
SOLIC ITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMIN ISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
DEVUELVE
NÚMERO DE MOVIMIENTO Y FECHA Y NOTADE CARGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
( MESA DECONTROL)
ELABORA
RECIBE, IMPRIME Y TURNA
REPORTE DE
INTEGRALAUXILIARE DE CUENTA 91’S
Y 11’S
EXPEDIENTE DE DERECHOHABIENTE
INGRESA Y GENERA
FORMATO DE REESTRUCTURA
EN TRES TANTOS
SIMULACIÓN DE TABLA DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE R EESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
RECIBE, AUTORIZAY TURNA
RECIBE
DEL DERECHOHABIENTE O REPRESENTANTE
SINDICALSOLICITUD DE
REESTRUCTURA
REGISTRA Y ENTREGA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDU LO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
REPORTE DE INTEGRAL
AUXILIARE DE CU ENTA 91’ S
Y 11’ S
RECIBE Y ANALIZA
EXPEDIENTE DE DERECHOHABIENTE
CONSULTA INTEGRAL
ESTADO DECUENTA
IMPRIME
CONSULTA MULTIPLE
MOVIMIENTODE ALTA
REQUISITA
FORMATO DE REESTRUCTURA
ORIGINA, IMPRIME Y TURNA
FORMATOS DE REESTRUCTURA
NOTA DE CARGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PARA REVISIÓN
RECIBE Y COTEJA
FORMATOS DE REESTRUCTURA
NOTA DE CARGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
PARA AFECTACIÓN AL SISTEMA Y EN
PAQUETE GENERADO
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
1
2
112
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SI
TURNA
NO
PARA CORRECCIÓN
2
DEVUELVE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
GENERA Y TURNA
FOLIOS
MOVIMIENTO DE REESTRUCTUR A
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
RECIBE E INTEGRA
DEVUELVE
RECIBE Y ANALIZA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
PAQUETE DIARIO
EXPEDIENTE DELDERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
1
CAPTURISTA
PARA VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN
SISTEMA
MOVIMIENTODE
REESTRUCTURA
CAPTURISTA
INCLUYENDO TODO EL SOPORTE DEL
MOVIMIENTO
ENVÍA
NOTA DE CARGO
DERECHOHABIENTE
POR CORREO POSTAL
FIN
113
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realiza el movimiento de reestructura en segunda vueltacuando el deudor omita efectuar el pago o pagos sobre la reestructura original; en caso de omitir los pagos de la segunda reestructurase elaborará el movimiento de Alta a Aval y si el adeudo no se encuentra garantizado con avales, o estos no efectúan el pago del mismo,se efectuará la recuperación mediante los procedimientos legales correspondientes.
2. En el caso de reestructura en segunda vuelta se cancelará el interés moratorio proporcional de los descuentos rechazados así comoel interés moratorio y ordinario que exista en sistema, realizando la reestructura sobre el adeudo vencido, considerando como fechade moratorio el primer descuento reestructurado rechazado.
3. En caso de que el deudor incumpla en el pago, durante un lapso mayor de cuatro meses consecutivos, conforme al plazo señaladoen la hoja de liquidación o nota de cargo, el Instituto podrá dar por vencido anticipadamente el crédito otorgado y proceder al cobrode lo que adeude
PROCEDIMIENTO
Nombre: MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMOS EN SUS DISTINTASMODALIDADES
Objetivo: Realizar recuperación de adeudos de los prestamos que ya fueron reestructurados en las modalidades de tradicional acorto y mediano plazo, así como domiciliados a corto y mediano plazo.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
114
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe la Relación de saldos incobrables, realiza depuración de comproban-tes devueltos y cuentas puente; solicitando los expedientes de los deudores quese encuentren en el reporte.
Solicita expedientes al Archivo de Control de Adeudos.
Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.
Analiza expediente del derechohabiente, verificando quincenas adeudadas enauxiliares de las cuentas 91's y 11's, consulta de integral, estado de cuenta, tablade amortización, consulta múltiple, solicitudes de beneficios, recibos de pago encaja y movimientos que presente el mismo.
Imprime los reportes de sistema integral, estados de cuenta, consulta múltiple,solicitudes de beneficio, tabla de amortización y auxiliares correspondientes a lamodalidad del préstamo.
Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de alta y fecha para laaplicación del movimiento.
Proporciona al Auxiliar Administrativo de Mesa de Control el número de alta yfecha correspondiente para su movimiento.
Ingresa al formato de reestructura generando un movimiento de alta.
Requisita el formato de reestructura donde:" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM / TRADI-CIONALES: MED. PLAZOM, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Proporcionada por auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Pago Directo y Convenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A o B según sea el movimiento; mes, día y folioproporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido y fecha de moratorios: Sólo aplicará en solicitud de pago
115
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXLIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
10
11
12
13
14
15
16
17
17A
18
19
directo y será la suma de los rechazos en el descuento original y la f echaserá una quincena antes del primer rechazo y/o adeudo.
Realiza simulación de tabla reestructurada, bajo las siguientes consideraciones:" Esquema, modalidad del préstamo a reestructurar." Plazo, número de quincenas en las que se realizaran los futuros descuen-tos de la reestructura." Préstamo, suma de capital y rechazos bancarios menos interés ordinariode la liquidación original." Adeudo vencido, quincenas adeudadas de la liquidación original." Fecha Moratorios, será una quincena antes del primer rechazo y/o adeu-do.
Realiza cargos a capital e intereses y abono de rechazos e intereses correspon-dientes en el formato de reestructura.
Verifica que el debe y haber del movimiento este compensado.
Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado los intereses que serán cobrados.
Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe aproximarse al generado en el liquido.
Origina Nota de Cargo para revisión del Auxiliar Administrativo responsable.
Imprime los Formatos de Reestructura y Nota de Cargo en tres tantos y pasaa revisión.
Coteja que la información y verifica que los montos sean correctos.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve el Movimiento de reestructura al auxiliar administrativo de mesa decontrol para su corrección.Regresa a la actividad 8.
En caso que estén correctos:Turna el Movimiento de reestructura al Titular de Oficina de Control de Adeudos.
Recibe el Movimiento de reestructura, lo autoriza y turna al auxiliar administra-tivo de mesa de control asignado, para su afectación en sistema y en paquete
116
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
20
21
22
22A
23
24
25
26
generado.
Recibe el movimiento para su captura en formatos de controles internos.
Genera folios para control interno, turnando al capturista para la validación yactualización en sistema del movimiento elaborado.
Recibe el movimiento realizado para su validación y captura en sistema.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.
Regresa a la actividad 8.
En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete correspon-diente.
Recibe el Movimiento e integra en el paquete del día correspondiente.
Entrega el Expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Controlde Adeudos.
Envía Nota de Cargo al derechohabiente por correo postal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
117
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
INICIO
RECIBE Y DEPURA
RELACIÓN DE SALDOS INCOBRABLES
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SI
TURNA
NO
PARA CORRECCIÓN
1
1
SOLICITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
DEVUELVE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
REALIZA
SOLICITA
SIMULACIÓN DE TABLA DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
RECIBE, AUTORIZAY TURNA
RECIBE
COMPROBANTES DEVUELTOS Y
CUENTASPUENTAS
REGISTRA Y ENTREGA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
REPORTE DE INTEGRAL
AUXILIARE DE CUENTA 91’S
Y 11’S
RECIBE Y ANALIZA
EXPEDIENTE DE DERECHOHABIENTE
REPORTES
IMPRIME
NÚMERO DE ALTA Y FECHA DE APLICACIÓN
ORIGINA, IMPRIME Y TURNA
FORMATOS DE REESTRUCTURA
NOTA DE CARGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PARA REVISIÓN
RECIBE Y COTEJA
FORMATOS DE REESTRUCTURA
NOTA DE CARGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS AUXILIAR
ADMINISTRATIVO(MESA DECONTROL)
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
PARA AFECTACIÓN AL SISTEMA Y EN
PAQUETE GENERADO
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
ESTADO DE CUENTA
TABLA DE AMORTIZACCIÓN
SOLICITUDES DE BENEFICIOS
RECIBOS DE PAGO DE CAJA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INGRESA, REQUISITAY GENERA
FORMATO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTODE ALTA
2
119
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA EN SEGUNDA VUELTA DE ADEUDO DE PRÉSTAMO EN SUSDISTINTAS MODALIDADES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
¿ESTÁN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SI
TURNA
NO
PARA CORRECCIÓN
2
DEVUELVE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
GENERA Y TURNA
FOLIOS
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
RECIBE E INTEGRA
DEVUELVE
RECIBE Y ANALIZA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
PAQUETE DIARIO
EXPEDIENTE DELDERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
1
CAPTURISTA
PARA VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN
SISTEMA
MOVIMIENTODE
REESTRUCTURA
CAPTURISTA
INCLUYENDO TODO EL SOPORTE DEL
MOVIMIENTO
ENVÍA
NOTA DE CARGO
DERECHOHABIENTE
POR CORREO POSTAL
FIN
120
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, da contestación a las Solicitudes de los derechohabientesrecibidas en ventanilla, otorgando información veraz y oportuna sobre el estado que guarda su préstamo.
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONSULTA DE SALDOS.
Objetivo: Proporcionar la información solicitada por el derechohabiente referente al saldo y estado de su préstamo, manteniendoactualizada la información contenida en el sistema de ingresos.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
121
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
1
1A
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe del derechohabiente titular del préstamo y/o representante sindical lasolicitud verbal de consulta de préstamo.
¿La solicitud es emitida mediante llamada telefónica o en persona?
En caso de que sea llamada telefónica:Solicita al derechohabiente su número de afiliación y/o pensión, nombre completo,número de personal así como la Dependencia donde labora, se coteja en sistemala información proporcionada antes de dar los saldos del préstamo.
En caso de que sea en persona:Solicita al derechohabiente la credencial del IPE.
Ingresa al Sistema de Adeudos, dentro del menú Sistema Integral Gerencial IPEselecciona el sub menú Control de Adeudos y en el la opción de Consulta Integral2 ingresa el número de afiliación y/o pensión, según corresponda.
Visualiza información del sistema: adeudos como titular y/o aval, adeudos venci-dos, fecha de emisión del préstamo o del movimiento realizado al mismo y primerdescuento del préstamo.
Proporciona la información solicitada al derechohabiente.FIN.
¿No aparece información en sistema?
Ingresa al Sistema de Adeudos, dentro del menú Sistema Integral Gerencial IPEselecciona el sub menú Liquido Domiciliado e ingresa el número de afiliación y/opensión, para verificar fechas del préstamo.
Solicita al área de Archivo de Control de Adeudos el expediente de afiliación opensión del derechohabiente para verificar la información en el talón de chequedel préstamo.
¿El préstamo es domiciliado?
Verifica Reporte de rechazos bancarios, para proporcionar el saldo adeudadoque aun no se refleja en sistema.
Regresa el Expediente solicitado al Archivo de Control de Adeudos, en caso dehaber sido requerido.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
122
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
CONSULTA DE SALDOS
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTR ATIVO
(MÓD ULO DE INFORMAC IÓ N)
IN ICIO
SOLICITA
F IN
¿SE APERSONÓ EN O FIC INA O ES VÍA
TELEFÓNICA?
APERSO NÓ
VÍA TELEFÓNICA
1
SOLICITA
SO LICITUD VERBAL DE CONSULTA DE PRÉSTAMOS DEL DER ECHO HABIENTE TITULAR O DEL REPRESENT ANTE SINDICAL
SOLICITA NÚMERO DE AFILIACIÓN O PENSIÓN, NO MBRE COMPLETO, NÚMERO DE PERSONA L, DEPENDENCIA DO NDE LABORA
COTEJA
SISTEMA DE ADEUDOSCREDENCIAL DEL
IPE
ING RES A
SISTEMA DE ADEUDOS/SIG/CONTROL DE ADEUDOS/CONS ULTA INTEGRAL
PROPORCIO NA¿APARECE LA
IN FORMACIÓ N EN SISTEMA?
NO
SI
INFORMACIÓ N S OLICITADA
INGRESA
SISTEMA DE ADEUDOS/SIG /LIQUIDO DOMICIL IADO
CO NS ULTA FECHADEL PRÉSTAMO
1
S OLICITA
EXPEDIENTE DE AFILIACIÓN O PENSIONADO
VER IFICA
TALÓN DE CHEQ UE DE PRÉSTAMOS
¿ES DOMIC IL IADO ?
NO
SI
VERIF ICA
REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS
FIN
PROP ORC IO NA
INFO RMAC IÓ N SOLICITA DA
FIN
PROPORCIO NA
INFORMACIÓN SOLICITADA
Q UE AUN NO SE R EFLEJA EN SISTEMA
DEVUELVE
EXPEDIENTE DE AFIL IACIÓN O PENSIONADO
ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS
AL ARCHIVO DE CONTROL DE ADEU DOS DEL DEPARTAME NTO DE INGRESOS
123
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, aplicará que cuando los prestamos no puedan serrecuperados el deudor esta obligado a efectuar el pago directo en la caja general del Instituto o mediante depósito bancario.
2. En caso que por cualquier motivo (cuenta bloqueada, cancelada, insuficiencia de fondos, etc.) no se pueda efectuar el cargodomiciliado por descuento del préstamo, el deudor esta obligado a dar cumplimiento al pago del mismo.
3. El deudor y/o aval podrá realizar el pago total del adeudo por adelantado, sin penalización alguna.
4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, se condonará el interés moratorio cuando pague el deudorprincipal o el aval el adeudo vencido en su totalidad, en una sola exhibición o en dos parcialidades dentro de 30 días naturales.
PROCEDIMIENTO
Nombre: PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS DOMICILIADOS
Objetivo: Realizar el cobro de adeudos vencidos a derechohabientes que solicitan préstamo domiciliado.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
124
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
7A
Recibe la Solicitud de pago directo de adeudo vencido. Este pago puede serrealizado por el titular del adeudo o por el solicitante que traiga consigo el númerode afiliación del deudor y la cantidad adeudada.
Ingresa al Sistema de Adeudos para imprimir Consulta Integral verificando lamodalidad del préstamo otorgado y así proceder a imprimir los Auxiliares corres-pondientes.
Revisa Reporte de rechazos bancarios, para realizar el cobro de adeudosque aun no se reflejan en sistema.
Solicita al Archivo de la Oficina de Control de Adeudos el Expediente delderechohabiente para analizar los pagos del mismo.
Entrega al Auxiliar Administrativo a cargo el Expediente solicitado, registrando encontrol interno la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de la personaque lo requiere.
Ingresa al Sistema de Adeudos para realizar la captura del pago correspondienteen la opción de recibo adeudo descuentos.
Captura en la opción de recibo de adeudo descuentos el monto de ingreso a caja,el nombre del deudor y en el apartado de concepto las quincenas que se pagan,tipo de préstamo, número de afiliación, banco referenciado para el pago de sunómina, fecha de generación del préstamo, auxiliar (sólo en caso de liquidacióndel préstamo) y en las referencias los montos a pagar llevándolos a las cuentascorrespondientes según los Catálogos de Cuentas de préstamos domiciliados.
¿El préstamo es domiciliado a corto plazo o a mediano plazo?
El préstamo es domiciliado a corto plazo:" Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (34)." Abona las cuentas por cobrar del préstamo en la cuenta (1112), subcuenta(1), sub subcuenta (la que corresponda a al banco domiciliado), en el apartadode referencia se captura el año y quincena adeudada más el número de afiliacióndel derechohabiente (año+quincena adeudada+afiliación o pensión).
Cuando el número de afiliación conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 10, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 1.Cuando el número de pensión conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 20, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 2.
125
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
8
8A
9
9A
10
El préstamo es domiciliado a mediano plazo:" Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (35)." Abona las cuentas por cobrar del préstamo en la cuenta (1112), subcuenta(1), sub subcuenta (la que corresponda a al banco domiciliado), en el apartadode referencia se captura el año y quincena adeudada más el número de afiliacióndel derechohabiente (año+quincena adeudada+afiliación o pensión).
Cuando el número de afiliación conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 10, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 1.Cuando el número de pensión conste de 5 dígitos se le aumentarán al principio losdígitos 20, en caso de contar con 6 dígitos sólo se agregará el número 2.
¿El derechohabiente realiza liquidación de préstamo domiciliado?
En caso de que si liquide:Realiza análisis de saldo del préstamo en la consulta de integral para realizar elcobro de las quincenas restantes." Carga el ingreso por capital en la cuenta (1101), subcuenta (10), subsubcuenta (34) PCP domiciliado/ (35) PMP domiciliado." Carga el interés del préstamo que será condonado, en la cuenta (2306),subcuenta (6) PCP domiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (1)." Abona el capital del préstamo en la cuenta (1109), subcuenta (6) PCPdomiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (1). ), en el apartado de concep-to se captura el número de afiliación del derechohabiente y el número de quince-nas a pagar." Abona el interés del préstamo en la cuenta (1109), subcuenta (6) PCPdomiciliado/ (7) PMP domiciliado, sub subcuenta (2).
Proporciona al derechohabiente o interesado el número de volante generadopara su pago en la Oficina de Caja General.
¿Los pagos fueron realizados mediante transferencia bancaria?
Entrega a la Oficina de Caja General copia de las transferencias bancariaspara impresión del recibo de caja correspondiente.
Recopila los Recibos de caja correspondientes al área de ingresos para elcotejo de la información.
¿Están correctos los movimientos?
126
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
10A
11
12
En caso de que estén correctos:Regresa el recibo de caja al Auxiliar Administrativo de ventanilla para su correc-ción; deben corregirse todos los recibos correspondientes al número de folioafectado.
Captura los Recibos de caja en el formato de control interno llamado Relación deRecibos, valida los movimientos e integra el paquete generado en el día paraturnar al capturista.
Regresa al Archivo de Control de Adeudos los expedientes solicitados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
127
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO DE PRÉSTMOS DOMICILIADOS
SISTEMA DEADEUDOS
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
INICIO
SOLICITUD DE PAGO DIRECTO DE ADEUDOVENCIDO
INGRESA E IMPRIME
ESTE PAGO PUEDE SER REALIZADO POR EL TITULAR DEL ADEUDO O
POR LA PERSONA QUE TRAIGA EL NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL
DEUDOR Y LA CANTIDAD ADEUDADA
SOLICITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
EL PAGO CORRESPONDIENTE EN LA OPCIÓN RECIBO DE ADEUDO
DESCUENTOS
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOS
ENTREGA Y REGISTRA
COTROL INTERNO
PROPORCIONA
NÚMERO DE VOLANTE
FIN
CONSULTA INTEGRAL
IMPRIME
AUXILIAR CONTABLE
SISTEMA DEADEUDOS
INGRESA Y CAPTURA
AL DERECHOHABIENTE
PARA EL PAGO EN CAJA GENERAL, EN CASO DE HABERSE PAGADO
POR TRANSFERENCIA PROPORCIONA COPIA DE LA
MISMA
DEVUELVE
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOS
RECOPILA
RECIBOS DE CAJA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
CORRESPONDIENTES A INGRESOS
COTEJA
¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?
SI
CAPTURA
RECIBO DE CAJA
NO
VALIDA
MOVIMIENTOS
PAQUETE DIARIO
INTEGRA Y TURNA AL CAPTURISTA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHBIENTE
DEVUELVE
REGRESA
RECIBO DE CAJA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DEINFORMACIÓN)
PARA CORRECCIÓN
1
1
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOS
REVISA
REPORTE DE RECHAZOS BANCARIOS
PARA REALIZAR COBRO DEL ADEUDO QUE AUN NO SE
REFLEJA EN SISTEMA
AFILIACIÓN O PENSIÓN ASÍCOMO NOMBRE DE QUIEN LO
REQUIERE
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOSAUXILIAR
ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
128
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos mediante su Oficina de Control de Adeudos, cuando el préstamo tradicional no se pueda recuperar, eldeudor esta obligado a efectuar el pago directo en la caja general del Instituto o mediante depósito bancario.
2. El deudor y/o aval podrá realizar el pago total del adeudo por adelantado, sin penalización alguna.
3. El Departamento de Ingresos mediante su Oficina de Control de Adeudos, condonará el interés moratorio cuando pague el deudorprincipal o el aval el adeudo vencido en su totalidad, en una sola exhibición o en dos parcialidades dentro de 30 días naturales.
4. Reestructuración del adeudo vencido en pago directo siempre y cuando el derechohabiente lo solicite, incluyendo los intereses porrealizar conforme a la taza del crédito origen e intereses moratorios del .5% quincenal al plazo solicitado.
PROCEDIMIENTO
Nombre: PAGO DIRECTO DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES
Objetivo: Realizar el cobro de adeudos vencidos a derechohabientes que solicitan préstamo tradicional.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
129
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
11A
12
Recibe la solicitud de pago directo de adeudo vencido. Este pago puede serrealizado por el titular del adeudo o por el solicitante que traiga consigo el númerode afiliación del deudor y la cantidad adeudada.
Ingresa al Sistema de Adeudos para imprimir Consulta Integral verificando la mo-dalidad del préstamo otorgado
Imprime los Auxiliares correspondientes.
Solicita al Archivo de la Oficina de Control de Adeudos el expediente delderechohabiente.
Analiza los pagos del mismo.
Ingresa al Sistema de Adeudos para realizar la captura del pago correspondienteen la opción de recibo adeudo descuentos.
Captura en la opción de recibo de adeudo descuentos el monto de ingreso a caja,el nombre del deudor y en el apartado de concepto las quincenas que se pagan,tipo de préstamo, número de afiliación, organismo, fecha de generación del prés-tamo, auxiliar y en las referencias los montos a pagar llevándolos a las cuentascorrespondientes según los Catálogos de Cuentas de préstamos tradicionales.
Proporciona el número de volante generado para su pago en la Oficina de CajaGeneral.
Devuelve el expediente al Archivo de Control de adeudos.
Recopila los recibos de caja correspondientes al área de ingresos para el
Coteja de la información.
¿La información no es correcta?
En caso de no estar correcta:Regresa el recibo de caja al Auxiliar Administrativo de ventanilla para su correc-ción; deben corregirse todos los recibos correspondientes al número de folioafectado.
En caso de estar correcta:Captura los recibos de caja en el formato de Relación de Recibos.
130
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
13
14
15
Valida los movimientos.
Integra el Paquete generado en el día para turnar al capturista.
Devuelve al Archivo de Control de Adeudos los expedientes solicitados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
131
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE PAGO DIRECTO DE PRÉSTMOS TRADICIONALES
SISTEMA DEADEUDOS
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
INICIO
SOLICITU D DE PAGO DIRECTO DE ADEUDO VENCIDO
INGRESA E IMPRIME
ESTE PAGO PUEDE SER REALIZADO POR EL TITULAR DEL ADEUDO O
POR LA PERSON A QUE TRAIGA EL NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL
DEUDOR Y LA CANTIDAD ADEUDADA
SOLICITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
EL PAGO CORRESPONDIENTE EN LA OPCIÓN RECIBO DE ADEUDO
DESCUENTOS
ARCHIVO DECONTR OL DE
ADEUDOS
ANALIZA
PAGOS REALIZADOS
PROPORCIONA
NÚMERO DE VOLANTE
FIN
CONSULTA INTEGRAL
IMPRIME
AUXILIAR CONTABLE
SEGÚN LA MODALIDAD DE PRÉSTAMOS D E QUE SE TRATE
SISTEMA DEADEUDOS
INGRESA Y CAPTURA
AL DERECHOHABIENTE
PARA EL PAGO EN CAJA GENERAL
DEVUELVE
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
ARCHIVO DECON TROL DE
ADEUDOS
RECOPILA
RECIBOS DE CAJA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
CORRESPONDIENTES A INGRESOS
COTEJA
¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?
SI
CAPTURA
RECIBO DE CAJA
NO
VALIDA
MOVIMIENTOS
PAQUETE DIARIO
INTEGRA Y TUR NA AL CAPTURISTA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHBIENTE
DEVUELVE
REGRESA
RECIBO DE CAJA
AUXILIAR ADMIN ISTRATIVO
(MÓDULO DEINFORMACIÓN)
PARA CORRECCIÓN
1
1
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEU DOS
132
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos, mediante su Oficina de Control de Adeudos, proporcionará al deudor una referencia bancaria cuandolos prestamos domiciliados no puedan ser recuperados.
2. El pago de préstamo domiciliado se realizará con el banco BANORTE mediante el convenio 130453 más el número de referencia; elpago de préstamos tradicionales se realizará mediante la institución de crédito BANCOMER al convenio 1012401 más el número dereferencia.
PROCEDIMIENTO
Nombre: GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS.
Objetivo: Proporcionar al derechohabiente, que cuente con préstamo, una referencia bancaria para realizar pagos en la instituciónde crédito correspondiente.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
133
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
Ingresa al sistema de Referencias Bancomer.
Selecciona la opción Algoritmo 36, dentro del sistema de Referencias Bancomer
Ingresa el número de afiliación del derechohabiente, anteponiendo una A en casode ser afiliación, P al ser pensión y N en caso de compra de vivienda o terreno;seguido de la clave correspondiente al tipo de préstamo." 01 Préstamo a Corto Plazo Bis." 02 Préstamos Emergentes." 03 Saldos Insolutos." 04 Préstamo a Mediano Plazo Tradicional." 05 Vivienda." 06 Cobro indebido de pensión." 07 Arrendamientos." 08 Préstamo Corto Plazo Domiciliado." 09 Préstamo Mediano Plazo Domiciliado.
Guarda la información capturada y obtiene, por medio del sistema, el digito verifica-dor para la creación de la referencia.
Imprime la ventana generada en Referencias Bancomer .
Captura en el Sistema de Adeudos, dentro del sub menú de referencia, la referen-cia obtenida con el digito verificador, así como los datos solicitados.
Guarda la información capturada en el Sistema de Adeudos.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
134
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
NÚMERO DE AFILIACIÓN DEL DERECHOHABIENTE
INGRESA
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
SISTEMA DE REFERENCIAS BANCOMER
SELECCIONA
DEL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
INGRESA
ALGORITMO 36
FIN
ANTEPONIENDO SI ES ACTIVO O P SI ES PENSIONADO Y N SI ES COMPRA DE VIVIENDA O
TERRENO
GUARDA Y OBTIENE
NÚMERO QUE SE REQUIERE PARA LA CREACIÓN DE LA
REFERENCIA
DÍGITOVERIFICADOR
IMPRIME
VENTANA DE REFERENCIAS BANCOMER
CAPTURA
SISTEMA DE ADEUDOS/SUBMENÚREFERENCIAS
EL DÍGITO VERIFICADOR Y DATOS
GUARDA
SISTEMA DE ADEUDOS
PROCEDIMIENTO DE GENERACIÓN DE REFERENCIAS BANCARIAS
135
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El adeudo será reestructurado por el Instituto, dejando sin efecto, las amortizaciones autorizadas en el otorgamiento del préstamo,calculando los intereses sobre saldos insolutos, utilizando para tal efecto la tasa de interés aplicada en el crédito originalmente otorgado.
2. Se considerará que los pagos periódicos o descuentos a que quede obligado el deudor no sobrepasen el 30% de su remuneracióntotal ordinaria, una vez deducidos los cargos por impuesto, las cuotas de seguridad social, las de carácter sindical, así como losdescuentos ordenados por la autoridad judicial y/u otros créditos.
PROCEDIMIENTO
Nombre: REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA.
Objetivo: Regresar un movimiento realizado a la tabla original, principalmente cuando pasan a situación de incobrables, pagosdirectos y convenios, o cambio de activo a pensionado.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
136
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe por parte del derechohabiente la Solicitud con reporte de ventanilla,de pasar a pago directo y turna a la mesa de control.
Recibe y solicita al Archivo de Control de Adeudos los expedientes que deban seranalizados para movimientos de reversa (Depuración de Adeudos Vencidos, Con-venios, Pagos Directos, Transición de activo a pensionado).
Recibe expediente e Imprime los reportes de sistema integral, estados de cuenta,consulta múltiple, solicitudes de beneficio, tabla de amortización y auxiliares corres-pondientes a la modalidad del préstamo.
Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento y fechapara la aplicación del movimiento.
Ingresa al Formato de reestructura generando el movimiento.
Genera el formato de reestructura donde:" Tipo de préstamo: DOMICILIADOS: PCP-DOM, PMP-DOM / TRADI-CIONALES: MED. PLAZOM, SALDOS INSOLUTOS." Fecha de emisión: Generación del préstamo." Liquidación: Número de cheque." Fecha y Folio: Proporcionada por auxiliar." Situación del préstamo: Incobrable, Pago Directo y Convenio." Afil/Pensión: Del deudor." Documento: Inicia por una A o B según sea el movimiento; mes, día y folioproporcionada por auxiliar." A partir de: Fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Cuenta bancaria, banco y número de banco: Proporcionados para ladomiciliación del préstamo." Nombre: Deudor." Organismo: Dependencia para la cual labora." Adeudo vencido y fecha de moratorios: Sólo aplicará en solicitud de pagodirecto y será la suma de los rechazos en el descuento original y la fecha será unaquincena antes del primer rechazo y/o adeudo.
Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado que no se cobran intereses moratorios, hasta que se presente el titulara solventar el adeudo.
Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe aproximarse al generado en el liquido.
137
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
9
10
10A
11
12
13
14
15
16
Imprime el formato de reestructura en cuatro tantos y pasa a revisión.
Coteja que la información y que los montos sean correctos.
¿Es correcto el movimiento?
En caso que no estén correctos:Devuelve el Movimiento al auxiliar administrativo para su corrección.
En caso que estén correctos:Turna el Movimiento al Titular de Oficina de Control de Adeudos.
Recibe el Movimiento, lo autoriza y turna al capturista.
Afecta en el sistema con base en el movimiento realizado.
Genera y turna al Auxiliar Administrativo responsable, la Relación de incobra-bles generada.
Recibe y turna Relación de incobrables a la Subdirección Jurídica.
Integra en expediente el movimiento elaborado y devuelve el mismo al Archivo deControl de Adeudos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
138
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
TITULA R D E LA OF ICINA DE CO NTRO L DE AD EUDO S
INICIO
SO LICI TANÚM E RO D E M OV IMIENT O Y F EC HA DE A P LICA CI ÓN
A U X ILIA R A DMINIST RA TIV O
INGR ES A
FIN
RE CIBE Y TURN A
RE PO RTE DE V ENT A NILLA
ARC HIV O DE CONT R OL DE
A DE UDOS ¿ ES CORRE C T O EL M OV IM IE NTO ?
S I
T URNA
NO
P A RA COR RECCI ÓN
1
1
RE CIB E Y SO LICIT A
E XP E DIE NT E DE L DE RE CHOHA B IE NTE
AUX ILIA R A DM IN IS TRA T IV O
(M ÓDUL O DE INFO RMA CI ÓN)
DEV UE LV E
F ORM A TO DE R EE S TRUCT URA
A UXILIAR AD MINIS T R AT IVO
(M ES A D ECONT ROL)
RECIB E Y V E RIF ICA
CA P TUR IS TA
RE CIB E E IMP RIME
RE P ORT E IN TE GRA L
E ST A DOS DECUE NT A
CONS ULT AM ULTIP LE
SO LICITU D DE B E NEF ICIO
T A BLA DE A M ORT IZ AC IÓN
AUX ILIA R D E P RÉ S TA MO S
E N D O S T ANT OS
G E NERA
M OV IMIE NTO DE R E E S TRUCT UR A
IM P RIME Y TUR N A
M OV IM IEN TO DE RE E ST RUCT URA
EN CUA TRO T A NTO S
A UX ILIA R A DM IN IS TRA T IV O
(M ES A D E CONT ROL)
A UXILIA R A DM IN IS TRA T IV O
(M E SA DE CON TRO L)
M OV IMIE NTO DE RE E S TRUCT URA
M OV IMIE NTO DE RE E ST RUCT URA
MOV IM IE NT O D E REE S TRUC TUR A
RE CIBE , AUTO RIZ AY T UR N A
M OV IMIE NTO DE RE E ST RUCT URA
T IT ULA R DE LA O FICINA DE CONT ROL DE A DE UDOS
CA P TU R IS TA
AFE CT A
MO VIM IE NT O DE REE S TR UCTURA
CA PT URIST A
GE NER A Y T URNA
RE LA CIÓ N DE IN COB RA BLE S
A UXILIAR A DMI IS T RAT IVO
RE CIBE Y TUR NA
RE LACI ÓN DE INCO B RAB LE S
SU BDIRE CCIÓ N J URÍDICA
ME DIA NT E M E MO RÁN D UM SIGNA DO P OR TITUL AR DEL DE PA RT A ME NTO
INT E GRA Y D E V UEL V E
E XP E DIE NT E
A RC HIVO DE CO N TRO L DE
ADE UDO
INNTE GRA NDO LO S M OV IM IEN TOS Y LA DO CUME N T ACI ÓN S OP ORT E
DE L D ERE C HO HAB IENT E
A UXILIAR ADM IN IS T RAT IV O
( ME S A DE CO NTRO L)
AU X ILIA R A DM INIS TRA T IV O
(M ES A D E CONT ROL )
RE QUISITA
O BS E RV ACIONE S
CA P TURA
D E S CUENT OS
A UX ILIA R A DMI IST RA TIV O
REVERSA DE MOVIMIENTOS DE REESTRUCTURA
139
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, realizará los movimientos de reintegro y el trabajador opensionista acreditará sus pagos mediante la exhibición de los comprobantes, tales como:
a) Recibos de nómina o talones de cheque en donde aparezcan los descuentos efectuados.b) Constancias de descuentos expedidas por los patrones.c) Recibos de pago, efectuados por el Instituto.d) Comprobantes de depósito bancario a la cuenta del Instituto.e) Estados de cuenta bancarios, donde se refleje el cargo domiciliado del descuento del préstamo.f) Comprobantes de pagos efectuados a través de los mecanismos implementados por el Instituto.
PROCEDIMIENTO
Nombre: MOVIMIENTO DE REINTEGRO
Objetivo: Reintegrar los importes de descuentos o pagos de préstamos efectuados en exceso.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
140
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
12A
Recibe del derechohabiente y/o representante sindical el formato de aclaracio-nes de ventanilla donde solicita el reintegro de pagos y/o descuentos efectua-dos en exceso. La solicitud debe ir acompañada de los comprobantes de pagosy/o descuentos del solicitante. El derechohabiente debe firmar el formato de rein-tegro.
Solicita al Archivo de Control de Adeudos el Expediente del derechohabiente.
Entrega al Auxiliar Administrativo el expediente requerido, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.
Recibe y turna la mesa de control el formato de aclaraciones de ventanillacon anexos, expediente, impresión de integral y auxiliares de las cuentas 91's y11's
Analiza de expediente para verificar la procedencia del reintegro.
Requisita el formato de solicitud de folio de alta por reintegro de préstamo.
Solicita al Departamento de Control Financiero el número correspondiente alreintegro a realizar.
Requisita el formato de Control Interno de la Oficina de Control de Adeudos.
Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de póliza y fecha para laaplicación del movimiento.
Genera Póliza de reintegro, donde carga el monto del descuento realizado yabona el reintegro elaborado. Dentro de la póliza debe especificar el nombre delderechohabiente, la modalidad del préstamo y como observación aquello que seesta cobrando.
Imprime en tres tantos la póliza elaborada y turna a revisión.
Coteja que la información y verifica que los montos sean correctos.
¿Es correcto el movimiento?
En caso que no sea correcto:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.
141
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
13
14
15
16
17
17A
18
19
20
21
Regresa a la actividad número 5.
En caso que estén correctos:Turna el movimiento de reestructura al Titular de Oficina de Control de Adeudos.
Recibe el movimiento, lo autoriza y turna al auxiliar administrativo de mesa decontrol asignado, para su afectación en sistema y en paquete generado.
Recibe el movimiento para su captura en formatos de controles internos.
Genera folios para control interno, turnando al capturista para la validación yactualización en sistema del movimiento elaborado.
Recibe el movimiento realizado para su validación y captura en sistema.
¿Están correctos los movimientos?
En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo de mesa de control para sucorrección.Regresa a la actividad número 5
En caso que estén correctos:Turna al auxiliar administrativo a cargo para la integración del paquete correspon-diente.
Recibe el Movimiento e integra en el paquete del día correspondiente.
Entrega el expediente del movimiento elaborado al área de Archivo de Control deAdeudos.
Envía Nota de Cargo al derechohabiente por correo postal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
142
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE REINTEGRO
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
INICIO
FORMATO DE ACLARACIONES
DEBIDAMENTE FIRMADO SOLICITANDO REINTEGRO DE
PAGOS Y/O DESCUENTOS EFECTUADOS EN EXCESO
ENTREGA Y REGISTRA
COTROL INTERNO
SOLICITA
NUMERO DE REINTEGRO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
REQUISITA
CONTROL INTERNO
SOLICITA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NÚMERO DE PÓLIZA Y FECHA PARA APLICACIÓN
¿ES CORRECTO EL MOVIMIENTO?
SI
TURNA
NO
DEVUELVE
PÓLIZA DE REINTEGRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PARA CORRECCIÓN
1
1
AFILIACIÓN O PENSIÓN ASÍCOMO NOMBRE DE QUIEN LO
REQUIERE
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOSAUXILIAR
ADMINISTRATIVO(MÓDULO DE INFORMACIÓN)
COMPROBANTESDE PAGO Y/O DESCUENTOS
SOLICITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MÓDULO DE INFORMACIÓN)AUXILIAR
ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
FORMATO DE ACLARACIONES
COMPROBANTESDE PAGO Y/O
DESCUENTOS
RECIBE Y TURNA
EXPEDIENTE
IMPRESIÓN INTEGRAL
AUXILIARES CUENTA 91’S Y 11’S
ANALIZA
EXPEDIENTE
PARA VER PROCEDENCIA DEL REINTEGRO
REQUISITA
FORMATO DE SOLICITUD DE FOLIO DE ALTA DE REINTEGRO DE PRÉSTAMO
GENERA
PÓLIZA DE REINTEGRO
IMPRIME Y TURNA
PÓLIZA DE REINTEGRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
RECIBE Y COTEJA
PÓLIZA DE REINTEGRO
CARGA MONTOS Y ABNA REINTEGRO
RECIBE, AUTORIZAY TURNA
PÓLIZA DE REINTEGRO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTROL DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PÓLIZA DE REINTEGRO
PARA SU AFECTACIÓN
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
143
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE MOVIMIENTO DE REINTEGRO
FIN
¿ESTAN CORRECTOS LOS MOVIMIENTOS?
SI
TURNA
NO
DEVUELVE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PARA CORRECCIÓN
2
2
1
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
RECIBE Y CAPTURA
PÓLIZA DE REINTEGRO
GENERA
FOLIOS DE CONTROL INTERNO
TURNA
FOLIOS DE CONTROL INTERNO
CAPTURISTA
RECIBE
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
CAPTURISTA
PARA SU CAPTURA EN SISTEMA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
RECIBE E INTEGRA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
PAQUETE DIARIO
DEVUELVE
EXPEDIENTE
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDOS
ENVÍA
NOTA DE CARGO
DERECHOHABIENTE
POR CORREO POSTAL
144
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Ofcina de Control de Adeudos, realizará la transición de adeudo de activo a pensionadocuando el trabajador que se separe del servicio publico para efectos de pensionarse y su tramite ante el Instituto se encuentreautorizado, el adeudo vencido del préstamo, correspondiente al periodo de la fecha de baja del servicio a la fecha de la alta en nóminade pensionistas, se cobrará del pago retroactivo de pensión que corresponda, y si existiera un remanente del adeudo vencido; elcrédito será reestructurado y se recuperará en el pago de su pensión mensual.
2. En caso del fallecimiento del trabajador se recuperará el adeudo mediante la prestación de pensión por muerte o indemnización global;en el pago de indemnización global, si hubiere un remanente se trasladará el adeudo al aval o los avales.
PROCEDIMIENTO
Nombre: TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADO.
Objetivo: Realizar la recuperación de adeudos vencidos a los derechohabientes que se encuentran en el proceso de cambio deactivo a pensionado, mediante el cobro del mismo dentro del concepto de retroactivo.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
145
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
ARCHIVO DE CONTROL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
1
2
3
4
5
6
7
8
8A
9
10
11
12
Recibe del Departamento de Vigencia de Derechos el Reporte de Alta enNómina de Pensionados, la cual turna para verificación de adeudos.
Realiza un Reporte ordenado de la información turnada para creación de expe-dientes y análisis futuro de la misma.
Solicita al área de archivo los expedientes de los activos que pasaran a nomina depensionados para elaboración de expedientes.
Entrega al Auxiliar Administrativo los expedientes requeridos, registrando en con-trol interno de archivo la afiliación solicitada así como el nombre de la persona quelo requiere.
Elabora Expedientes de pensionados.
Realiza clasificación de préstamos: Tradicionales, domiciliados y sin saldo y ana-liza la situación de adeudos de pensionados, trabajando con la nómina del messiguiente para suspender descuentos como activos y turna al capturista.
Emite Conciliaciones bancarias y turna al Auxiliar administrativo de mesa decontrol.
Recibe las Conciliaciones bancarias para verificar situación de adeudos pen-dientes de casos autorizados en transición de cobro.
¿El derechohabiente presenta adeudo vencido o quincenas por vencer?
Si presenta adeudo vencido:Registra en cuenta puente con clave de adeudo vencido.
Si presenta quincenas por vencer:Traslada descuentos para realizar el cobro de las quincenas pendientes de pagoy adeudos vencidos; las quincenas pendientes pasarían a ajustes.
Recibe Memorándum del Departamento de Vigencia de Derechos informandolos otorgamientos de anticipo de pensión.
Solicita Reportes de adeudos vencidos de vivienda, tradicionales yanticipos.
Realiza captura de claves de descuento, tradicional, anticipo y adeudos de vivien-da.
146
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAPTURISTA
12A
13
14
¿El prestamo es tradicional o domiciliado?
Si es tradicional:Emite validaciones de captura, generando Cedula resumen de validación paraposterior autorización del Titular de Oficina de Control de Adeudos.
Continua con la actividad 14.
Si es préstamo domiciliado:Emite Reporte de adeudos domiciliados, los cuales turna al capturista
Captura y turna Reporte de adeudos domiciliados a autorización del Titularde la Oficina de Control de Adeudos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
147
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE TRANSICIÓN DE ADEUDO DE ACTIVO A PENSIONADO
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL
DE ADEUDOS
INICIO
REALIZA Y TURNA
REPORTE ORDENADO
ENTREGA Y REGISTRA
CONTROL INTERNO
ELABORA
EXPEDIENTES DE PENSIONADOS
REALIZA
CLASIFICACIÓN DE PRÉSTAMOS TRADICIONALES, DOMICILIADOS Y SIN SALDO
¿PRESENTA ADEUDO VENCIDO O
QUINCENAS POR VENCER?
ADEUDO VENCIDO
QUINCENAS POR VENCER
TRASLADA
DESCUENTOS
1
REGISTRA
CUENTA PUENTE
RECIBE
MEMORÁNDUM
SEÑALANDO LOS OTORGAMIENTOS DE ANTICIPO DE PENSIÓN
SOLICITA
REPORTE DE ADEUDOS VENCIDOS
REPORTE DE ALTA A NÓMINA DE
PENSIONADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
SOLICITA
EXPEDIENTES DE ACTIVOS
ARCHIVO DE CONTROL
DE ADEUDOS
QUE PASARÁN APENSIONADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
PARA CREACIÓN DEL EXPEDIENTE
AFILIACIÓN Y NOMBRE DE QUIEN LO SOLICITA
AUXILIARADMINISTRATIVO
(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
AUXILIARADMINISTRATIVO
(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
ARCHIVO DE CONTROL
DE ADEUDOS
EMITE Y TURNA
CONCILIACIONES BANCARIAS
AUXILIARADMINISTRATIVO
(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
AUXILIARADMINISTRATIVO
(CREACIÓN DE EXPEDIENTES)
CAPTURISTA AUXILIARADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
RECIBE
CONCILIACIONES BANCARIAS
AUXILIARADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
CON CLAVE DE ADEUDO VENCIDO
LAS QUINCENAS PENDIENTES PASAN A AJUSTES
VIVIENDA, PRESTAMOS TRADICIONAL Y ANTICIPOS
RECIBE
NOTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE DERECHOS QUE ESTÁDESBLOQUEADO EL ACCESO A NÓMINA DE PENSIONADOS PARA CAPTURA
CAPTURA
NÓMINA DE PENSIONADOS
CLAVES DE DESCUENTO DE VIVIENDA, PRESTAMOS TRADICIONAL Y ANTICIPOS
¿EL PRESTAMO ES TRADICIONAL O DOMICILIADO?
TRADICIONAL
DOMICILIADO
EMITE Y GENERA
VALIDACIONES DE CAPTURA
CÉDULA RESÚMEN DE VALIDACIÓN
EMITE Y TURNA
REPORTE DE ADEUDOS DOMICILIADOS
CAPTURISTA
CAPTURA Y TURNA
REPORTE DE ADEUDOS DOMICILIADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS
FIN
CAPTURISTA
1
1
1
148
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Control de Adeudos, dará de alta al aval toda vez que queda obligadosolidariamente a pagar si se presenta mora en el caso del adeudo.
2. En caso de mora, cuando sean mas de dos avales quedan obligados mancomunadamente para que la deuda se divida en tantaspartes como avales haya.
3. El deudor que omita a efectuar el pago o pagos del adeudo, por el préstamo otorgado, el Instituto podrá recuperarlos trasladando eladeudo a su aval o avales que correspondan.
4. En el caso que se proceda a dar de alta como aval de si mismo al derechohabiente y este cuente con un préstamo actual y adeudoanterior, se verificará la liquidez del mismo para realizar reestructura del adeudo vencido y del nuevo préstamo, generando eldescuento mensual.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ALTA A AVAL
Objetivo: Recuperar la deuda contraída por el deudor principal mediante el aval/avales correspondientes.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
149
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO (MESA DE CONTROL)
ARCHIVO DE CONTROL DE ADEUDOS
Solicita expedientes de morosos al Archivo de Control de Adeudos, los cuales sonidentificados mediante depuración de Auxiliares.
Entrega al Auxiliar Administrativo el Expediente solicitado, registrando en controlinterno de archivo la afiliación y/o pensión solicitada así como el nombre de lapersona que lo requiere.
Recibe e imprime en dos tantos los Reportes de: sistema integral, estados decuenta, consulta múltiple, solicitudes de beneficio, tabla de amortiza-ción y auxiliares correspondientes a la modalidad del préstamo.
Solicita al Auxiliar Administrativo responsable el número de movimiento y fechapara la aplicación del movimiento.
Ingresa al Formato de reestructura
Genera el Movimiento de reestructura.
Requisita el formato de reestructura para baja de titular.
Captura las quincenas adeudadas, tal cual aparecen en auxiliares 11`s y 91's.
Simula tabla reestructurada, donde:" Adeudo vencido: $ 0.00" Fecha de moratorios: fecha del auxiliar con el que se este trabajando." Importe: liquido original.
Ingresa el total de adeudo, generado según:RECHAZOS BANCARIOS (quincenas adeudadas reporte 91's) + INTERESORDINARIO DE LA TABLA ORIGINAL - INTERES ORDINARIO TABLA REES-TRUCTURADA - INTERES MORATORIO TABLA REESTRUCTURADA = TO-TAL DE ADEUDO.
Carga el interés ordinario, según:INTERES ORDINARIO DE LA TABLA REESTRUCTURADA - INTERESORDIARIO DE LA TABLA ORIGINAL = INTERES ORDINARIO A COBRAR ycarga interés moratorio, qué será el generado en la tabla reestructurada.
Verifica movimientos que el debe y haber del movimiento este compensado.
Requisita el apartado de observaciones, especificando el porque del movimiento,
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
150
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO(MESA DE CONTROL)
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
14
15
16
16A
17
18
19
20
21
las quincenas que fueron rechazadas así como haciendo del conocimiento delinteresado que no se cobran intereses moratorios, hasta que se presente el titulara solventar el adeudo.
Captura el descuento a realizar, que será el total del adeudo entre los abonos arealizar; el descuento debe aproximarse al generado en el liquido.
Imprime el Formato de reestructura en cuatro tantos y pasa a revisión.
Coteja la información y verifica que los montos sean correctos.
¿Es correcto el movimiento?
En caso que no estén correctos:Devuelve el movimiento al auxiliar administrativo para su corrección.
En caso que estén correctos:Turna el movimiento al Titular de Oficina de Control de Adeudos.
Recibe el Movimiento, lo autoriza y turna al capturista, para su afectación ensistema.
Turna al Auxiliar Administrativo responsable, la Relación de incobrables gene-rada.
Turna Relación de incobrables a la Subdirección jurídica.
Integra en Expediente el movimiento elaborado y devuelve el mismo al Archivode Control de Adeudos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
151
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE ALTA A AVALINICIO
SOLIC ITANÚMERO DE MOVIMIEN TO Y FECHA DE APLIC ACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INGRESA
SOLICITA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
ARCHIVO DECONTROL DE
AD EUDOS
ARCHIVO DECONTROL DE
ADEUDOS
ENTREGA
EXPEDIENTE DEL DERECHOHABIENTE
AUXILIAR ADMIN ISTRATIVO
(MESA DE CON TROL)
FORMATO DE REESTRUCTURA
RECIBE E IMPRIME
REPORTE INTEGRAL
ESTADOS DECUENTA
CONSULTAMULTIPLE
SOLIC ITUD DE BENEFIC IO
TABLA DE AMORTIZACIÓN
AUXILIAR DE PRÉSTAMOS
EN D OS TAN TOS
GENERA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTU RA
IMPRIME Y TURNA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTU RA
EN CUATRO TANTOS
AUXILIAR AD MINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
DE D EUDORES MOROSOS,
ID ENTIFIC ADOS CON DEPURACIÓN
DE AUXILIARES
REQUISITA
FOR MATO DE REESTRUC TURA
CAPTURA
QUINCENAS ADEUDADAS
SIMULA
TABLA DE REESTRUCTURA
CARGA
INTERESES
REVISA
MOVIMIEN TOS
REQUISITA
APARTADO DE OBSERVACIONES
1
152
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE ALTA A AVAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
FIN
¿ES CORRECTO EL MOVIMIENTO?
SI
TURNA
NO
PARA CORRECCIÓN
1
1
DEVUELVE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DECONTROL)
RECIBE Y VERIFICA
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(MESA DE CONTROL)
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
RECIBE, AUTORIZAYTURNA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
CAPTURISTA
AFECTA
MOVIMIENTO DE REESTRUCTURA
CAPTURISTA
GENERA Y TURNA
RELACIÓN DE INCOBRABLES
AUXILIAR ADMIISTRATIVO
RECIBE Y TURNA
RELACIÓN DE INCOBRABLES
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
MEDIANTE MEMORÁNDUM SIGNADO POR TITULAR DEL DEPARTAMENTO
INTEGRA Y DEVUELVE
EXPEDIENTE
ARCHIVO DE CONTROL DE
ADEUDO
INNTEGRANDO LOS MOVIMMIENTOS Y LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE
1
153
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Control de Adeudos, realizará el calculo a valor presente de un adeudo deprestamo, según se lo soliciten de manera oficial las áreas de Vigencia de Derechos o la Subdirección Jurídica.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ACTUALIZACIÓN DEL ADEUDO DE PRÉSTAMOS A VALOR PRESENTE.
Objetivo: Realizar el calculo a valor presente del adeudo de un préstamo para los fines que se requiera, según lo soliciten.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
154
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROLDE ADEUDOS
1
2
3
3A
4
5
6
7
8
9
10
Recibe Memorándum de Vigencia de Derechos o de la Subdirección Jurídicasegún sea el caso para realizar el cálculo a valor presente de algun adeudo deprestamo.
Solicita el Expediente al Archivo de Control de Adeudos.
Recibe el Expedeiente y analiza la información contenida.
¿Cuenta con la información suficiente?
En caso de que no:Solicita mediante Memorándum a la Oficina de Registri y Control de Cotizantesinforme lo faltante.
Pasa el tiempo.
Recibe Memorándum con la información requerida.
En caso de que si:Analiza los importes del capital y de los intereses moratorios para obtener el valorpresente.
Nota: si el adeudo es de antes de 1992, elimina los tres ceros al importe; si eladeudo es posterior a ese año, el importe ya no se modifica.
Verifica en el Banco de Mexico el Indice nacional de precios al consumidor.
Aplica la siguiente formula:
Indice Nacional de precios del año actual / Indice Nacional de precios del añoconsultado - 1 (100) = % de referencia para cálculo.
% de referencia para cálculo x Monto del adeudo actual = Valor actual del Adeudo.
Calcula los intereses moratorios del importe del capital a valor presente.Nota: los intereses moratorios solo se calcularán sobre los 5 años hacia atrás.
Suma el importe del Valor actual del Adeudo del capital mas el monto de losintereses moratorios actualizados.
Obtiene el importe total a pagar actualizado.
155
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11
12
13
14
15
Turna al Titular del Departamento de Ingresos el análisis para su revisión y vistoBueno.
Recibe, autoriza y turna al Jefe de la Oficina de Control de Adeudos para suremisión.
Recibe, elabora Memorándum y recaba firma del Titular del Departamento.
Turna Memorándum Original y copia de acuse al área solicitante, sea el Depar-tamento de Vigencia de Derechos o la Subdirección Jurrídica.
Integra al Expediente la copia del Memorándum que contiene el análisis y turnaal Archivo de Control de Adeudos para cualquier consulta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
156
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE PRÉSTAMOS A VALOR PRESENTE
INICIO
F IN
RECIBE
M EM ORÁ NDU M
¿C UENT A C ON LA INF ORM ACIÓN SUF ICIENTE?
SI
ANALIZA
N O
INFORMACIÓN COM PLE MENTAR IA
1
1
S OLIC IT A
E XPE DIE NTE DEL DERECHOHABIENTE
T ITULA R DE LA O FIC INA DE CONT ROL
DE ADEUDOS
S OLICITA
OFIC INA D E REGISTRO Y CONT ROL DE CO TIZANTES
SUM A
RECIBE Y ANALIZA
EXPEDIENTE
SIGNADO POR VIGE NCIA DE DE RECHOS O SUBDI RECC IÓN
JUR ÍDICA SOLICITANDO ACTUALIZ ACIÓ N DE ADE UDO A
VALOR PRE SEN TE
V ERIF ICA
INDICE NACIO NA L DE PRECIOS AL CO NSUMIDOR
APLICA Y O BTIENE
FÓRMULA
VALO R ACTUAL DE ADEUD O
MEM ORÁNDUM
IM PO RT ES C AP ITA L/ INTE RESES
CALCULA
INTERESES MORATORIO S
ARCHIVO DE CON TROL DE
ADEUDO S
M EMOR ÁNDU M
REC IB E
M EMO RÁNDUM
SI ES ANTES DE1992, ELIMI NA L OS 3 CEROS DE
CIFRAS, SI E S DESPU ES TOM A L A CIFRA CO M O ES TÁ
SOLO S E CA LCULA RÁN SOBRE 5 AÑOS ATRÁS
VALO R ACTUA L DE ADEUDO
INTERESES MORATORIOS
OBTIENE
IMPOR TE TOTA L ACT UALIZADO A PAGAR
ELABORA Y TU RNA
M EMOR ÁNDU M
TITULAR DEL D EPARTAM ENTO DE
ING RESO S
PARA SU C ONOCIM IENTO Y
FIR MA
RECIBE, F IRMA Y TUR NA
MEM ORÁNDU M
TIT ULA R DEL DEP ARTAMENTO DE
INGRESOS
A VIGENCI A DEDE RECHOS O
SU BDIRECCIÓ N JURÍDICA
T ITULAR DE LA OF IC INA DE CONTROL
DE ADEUDO S
RECIBE Y TURNA
MEM ORÁNDU M
CO NTENIEND O L OS IM PORTES
A CTUALI ZADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CO NTRO L
DE ADEUDOS
INT EGRA
CO NTENIENDO LA SOLICITUD,
ANÁLI SIS HECHO Y MEM ORÁNDUM
DE ENVÍO
TURNA
EXP EDI ENTE
A RCHIVO DE CON TRO L DE
ADEUDO S
P AR A RESG UARDOY POS TERIO RES
CONSULTAS
MEM ORÁNDUM
157
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA.
Objetivo: Mantener actualizado el Listado de morosos, para su recuperación.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, anota en el Listado de deudores morosos, losadeudos de cada adquiriente de vivienda, y registra los siguientes datos: Nombre, dirección, afilición, Unidad habitacional, el monto deladeudo, la fecha de inicio del primer pago (periodo que adeuda), total del adeudo (incluyendo intereses moratorios).
2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos actualiza cada mes, el Listado de deudoresmorosos y canaliza a la Subdirección Jurídica para que lleve a cabo las acciones de recuperación.
158
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEINGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
2.A
3
4
5
6
6.A
7
8
9
Emite del Sistema de Casas Nuevo, el Tabulado de Adeudos de las Unida-des Habitacionales, por persona.
Valida con el Listado del mes anterior, los Tabulados de Adeudos de lasUnidades Habitacionales, para actualizarlos.
¿Existen nuevos morosos?
En caso de que detecte nuevos morosos:Emite los Estados de Cuenta, analiza los Expedientes personales y anota losMovimientos nuevos detectados en el mes (control interno).
En caso de que no detecte nuevos morosos:Actualiza los intereses en el Listado de deudores morosos, en el sistema deSistema de Casas Nuevo, Sistema de Casas 2 o en control manual.
Actualiza de forma manual la Relación de deudores.
Imprime y turna la Relación de Deudores, al Titular de la Oficina de Recupera-ción de Adeudos.
Recibe y verificas que sea correcta.
¿Está correcta la Relación de Deudores?
En caso de no estar correcta:Realiza observaciones y turna para corrección.Regresa a la actividad 4.
En caso de estar correcta:Rubrica y turna al Titular de Departamento de Ingresos para su Visto Bueno.
Recibe, rubrica y turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara que recabe firma de autorización de la Subdirección de Finanzas.
Distribuye así:-Original a la Subdirección Jurídica (para efectos procedentes).-Copia al Titular de la Dirección General.-Copia al Organo Interno de Control.-Copia para archivo cronológico temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
159
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO DE DEUDORES MOROSOS DE VIVIENDA
160
OFICIOS
MEMORAN DUM
OFICIOS
RELACIÓN DE DESCUENTOS
MEMORANDUM
PROCESO DE DESCUENTOS QUINC EN ALES
RECIBE
ENCARGADO DEL SISTEMA
INICIO
FORMATO DE MOVIMIENTOS
VERIFICA
¿ESTA CORRECTA?
NO
ELA BORA
FIN
CAPTURAY
EMITE
VALIDACIÓN
CORRIGE
LISTADO DE DESCUENTOS
EMITEY
TUR NA
RECIBEY
VALIDA
ENC ARGADO DE SISTEMA
REA LIZA
DOCUMENTOS
EMITE
AUXILIARADMINISTRATIVO
¿ES INFORMAC IÓN INTER NA O EXTERNA?
EXTERNA ACTIVO
INTERNA
PENSIONADO
TITULAR DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDO S
MEMORANDUM
DISTRIB UYE
1
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
SI
1
AUXILIARADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE SISTEMA
PÓLIZA DE DESCUENTOS QUINCENALES Y PAGOS DIRECTOS,
TABULADO DE DESCUENTOS A ORG ANISMOS, NOTAS DE CRÉDITO
RELACIÓN DE DESCUENTOS, EMISIÓN DE C OMPR OBANTES
SOPORTE
OFIC IO
ELAB ORA
MEMORANDUM
OFIC IO
TURNA
RECIBERUBRIC A
YTURN A
MEMORAND UM
RECIBERUBRICA
YTURNA
TITULAR DE R ECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
TITU LAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOSTITU LAR DE LA OFICIN A DE REC UPERACIÓN DE
ADEU DOS
FIRMA DE LA SU BDIRECCIÓN DE
FINANZAS
R ECIBERECABA
TITU LAR DE LA OFICIN A DE REC UPERACIÓN DE
ADEU DOS
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DEREC HOS
C
C
SECCIÓN DE OFIC IALIA DE
PARTES
PARA ENTREGA O ENVÍO
ACUSE
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS.
Objetivo: Actualizar el saldo del adquiriente de casas.
Frecuencia: Anual.
1. El Departamento de Ingresos a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, actualiza la Tabla de Amortización de acuerdoal contrato suscrito con adquiriente.
2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, aplica a las mensualidades del pago de las casas,el procentaje de incremento conforme lo estipula el contrato.
161
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE INGRESOS
1
2
3
4
5
5.A
6
7
Actualiza la Tabla de Amortización de acuerdo al porcentaje de incremento delsalario mínimo general del Distrito Federal.
Elabora Movimiento de Cambio a la mensualidad a descontar en el envío de lacobranza.
Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso de DescuentosQuincenales del Sistema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos, delManual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
Actualiza la Cédula Contable, en la que se refleja el incremento del capital eintereses.
Elabora la Póliza de Actualización y turna al Titular de la Oficina de Recupera-ción de Adeudos, para su firma.
Recibe la Póliza de Actualización y verifica que esté correcta.
¿Está correcta?
En caso de que no esté correcta:Devuelve la Póliza de Actualización, para las modificaciones correspondientes. Regresa a la actividad 4.
En caso de que esté correcta:Da su visto bueno y turna al Titular del Departamento de Ingresos, para suautorización.
Recibe y autoriza la Póliza de Actualización.
Distribuye de la siguiente forma:-Original para el Departamento de Control Financiero, para efectos proceden-tes.- Dos copias para Archivo, consecutivo y expediente del adquiriente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
162
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
ACTUALIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS DE CASAS
163
POLIZA DE ACTUALIZACIÓN
POLIZA DE ACTUALIZACIÓN
DE ACUERDO AL PORCENTAJE DE INCREMENTO DEL SALARIO MÍNIMO
GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL
ACTUALIZA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
TABLA DE AMORTIZACIÓN
ACTUALIZA
CÉDULA CONTABLE
DEVUELVE
POLIZA DE ACTUALIZACIÓN
TURNA
FIN
ELABORA
MOVIMIENTOS DE CAMBIO
RECIBE Y
ACTUALIZA
PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN
DISTRIBUYE
O
C
2 TANTOS PARA ARCHIVO Y
CONSECUTIVO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO
DE DESCUENTOS QUINCENALES DEL SISTEMA
DE CASAS NUEVO EN EL MANUAL DE LA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
¿ESTA CORRECTA?
SI
NO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
RECIBE YVERIFICA
TITULAR DE LA OFICINA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
DA VISTO BUENO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
POLIZA DE ACTUALIZACIÓN
1
ELABORAY
TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
CÉDULA CONTABLE
PARAFIRMA
1
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA.
Objetivo: Determinar el monto del saldo para la contratación de los seguros así como la recuperación de las primascorrespondientes.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos mantendrá una estrecha coordinación con el Departamento de Programación y Presupuestos paracomplir con lo establecido en los contratos respecto de la contratación de los seguros.
164
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Revisa el saldo vencido en el Tabulado de Adeudos y el saldo por vencer enla Tabla de Amortización,
Determina el saldo a asegurar y captura de forma manual el saldo por persona enarchivo de excell.
Imprime el Reporte de Saldos a asegurar y genera archivo electrónico.
Elabora Memorándum dirigido al Departamento de Programación y Presupues-to para su contratación.
Turna a revisión y rubrica del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos.
Recibe, verifica y rubrica el Memorándum y la Cédula de Saldos a asegurar.
Turna a firma del Titular del Departamento de Ingresos para su autorización.
Recibe y firma de autorizado y turna para su entrega.
Recibe y distribuye:-Original de Memorándum y Cédula de Saldos a asegurar en físico y electró-nica al Departamento de Programación y Presupuesto para su contratación.-Copia para archivo cronológico temporal.
Conecta con el Procedimiento de Contratación de Seguros de Vida y Daños porsiniestros del Departamento de Programación y Presupuestos de la Subdirecciónde Finanzas.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia simple de la Póliza delseguro con los importes de primas pagadas por el IPE turnados por el Departa-mento de Programación y Presupuesto
Turna Póliza del seguro al Auxiliar administrativo para su continuidad.
Recibe y elabora Movimientos de cambios a descuentos y Pólizas Contablespara la recuperación de las primas pagadas por el IPE.
165
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Conecta con los Procedimientos de Cambios a Descuentos y proceso Diario delSisitema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
166
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
DETERMINACIÓN Y RECUPERACIÓN DE PRIMAS DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE VIVIENDA.
167
EL SA LDO A ASEGUR AR Y SALDO
POR PERSONA EN EXCEL
REVISA
AUXILIAR ADMINISTRATI VO
INICIO
TA BULADOR DE ADEUDOS
IMPRIME Y
GENERA
Y EN ARCH IVO ELECTRÓNI CO
T ABLA DE AMORT IZ ACI ÓN
ELABOR A
DEPART AMENT O DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUEST OMEMORA NDUM
RECIBE
PÓLIZA DE SEGURO
ARCHIVO
F IN
DET ERMINA Y
CAPT URA
TURNAY
R UBRICA
MEMORAN DUM
RECIBEVERIFIC A
YRUBRICA
TITULAR DE LA OFICINA DE INGRESOS POR
ORGANISMOS
TURNA
RECIBEFIRMA
YTURNA
TITULAR DEL DEPÁRT AMENT O DE
INGRESOS
PÓLIZAS DE SEGUR O
TURNA
MEMORANDUM
TITUL AR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
REPORTE DE SALDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
REC UPERACIÓN DE ADEUDOS
TITU LAR DE LA OFICINA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
CÉDULA DE SALDOS
TITULAR DEL DEPART AMENTO DE
INGRESOS
PARA AUTOR IZ ACIÓN
TITUL AR DEL DEPARTAMENT O DE
INGRESOS
T IT ULAR DE LA OF ICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
RECIBEY
DIST RIB UYE
T IT ULAR DE LA OF ICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOSPR OCEDIMIENT O DE CONTRATAC IÓN DE
SEGUR O DE VIDA Y DAÑOS POR SI NIESTR O DEL
MANUAL DE L A SUBDIRECCIÓN DE
FI NANZAS
CÉDUL A DE SALDOS
AMBOS
DEPART AMENT O DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
C
O
O
CON IMPORTES DE PRIMAS PAGADAS
A UXILIAR ADMINISTRATIVO
MOVIMIENT O
RECIBEY
ELABOR A
POLIZAS CONTA BLES
PROCEDI MIENTOS DE C AMBIOS A DESCUENTOS Y PROC ESO DIARIO DEL
SIST EMA DE CASA NUEVAS DEL
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO
Objetivo: Realizar la recuperación de los saldos asegurados, una vez que se cuente con la información requerida por laaseguradora.
Frecuencia: Eventual.
1. El Departamento de Ingresos, en el caso de que reciba Notificación de Defunción, solicita a los familiares: Acta de Defunción,Identificación y copia del Contrato de Crédito.
2. El Departamento de Ingresos, en caso de que sea muerte por accidente, solicita además de los documentos antes citados, laConstancia del Ministerio Público.
3. El Departamento de Ingresos, una vez recopilada la documentación, turna al Departamento de Programación y Presupuesto, parala recuperación del seguro.
4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez que la aseguradora haya hecho efectivo elpago, registra el pago en el Sistema de Caja del Departamento de Egresos para la emisión del Recibo correspondiente correspon-diente a la liquidación.
168
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
6
7
8
Proporciona la información necesaria y que documentos deben integrar el Pa-quete de documentos requisitos para hacer efectivo el seguro ante la asegu-radora, solicitando:-Acta de nacimiento original o copia certificadapor registro civil.-Acta de defunción Original o certificada.-Acta de matrimonio Original o certificada, segun el caso.-Documento que acredite ser beneficiario del inmueble (testamento notarial oresolución judicial de la autoridad competente)-Copia simple de los contratos suscritos con el IPE.-Copia simple del pago de los servicios de agua, luz, telefono.-Constancia del ministerio público, en caso de accidente.
Pasa el tiempo.
Recibe del interesado Paquete de documentos requisitos y coteja sea lacorrecta.
Elabora Memorándum y turna al titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara su validación.
Recibe Memorándum y rubrica para su envío a firma del titular del Departamentode Ingresos para su firma.
Recibe Memorándum y firma de autorización.
Turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos para su distribución.
Recibe y distribuye:-Original del Memorandum y Paquete de documentos requisitos (copias)para el Departamento de Programació y Presupuestos.Copia de Memorándum para archivo.
Pasa el tiempo.
Recibe del titular del Departamento de Ingresos el cheque original por el importeasegurado que fue turnado por el Departameto de Programación y presupues-tos.
Conecta con el Procedimiento de Captura diaria del Sistema de Casas Nuevodel Departamento de Ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
169
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
170
PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE SALDOS DEUDORES POR FALLECIMIENTO
ACTA DE NACIMIENTO, ACTA DE DEFUNCIÓN, ACTA DE
MATRIMONIO EN ORIGINAL O COPIA CERTIFICADA
DOCUMENTO QUE ACREDITE SER BENEFICIARIO, COPIA SIMPLE DE CONTRATOS, COPIA SIMPLE DE SERVICIOS, CONSTANCIA DEL
MINISTERIO
PROPOPRCIONA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBEY
COTEJA
FIN
MEMORANDUM
RECIBE Y FIRMA
TURNATITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBEY
DISTRIBUYE
O
O
PAQUETE DE DOCUMENTOS
MEMORANDUM
RECIBE YRUBRICA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
CHEQUE
RECIBE
ELABORAY
TURNA
MEMORANDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
MEMORANDUM
UN JUEGO DE COPIAS PARA DEPARTAMENTO DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y COPIA DE MEMORANDUM PARA
ARCHIVO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOSTURNADO POR EL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
CONECTA PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DIARIA EN EL
SISTEMA DE CASA NUEVA DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
MEMORANDUM
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: REINTEGROS DE VIVIENDA.
Objetivo: Tramitar los reintegros a los adquirientes de vivienda que prersenten saldos a favor.
Frecuencia: Eventual.
1. El Departamento de Ingresos autoriza el trámite de reintegros de vivienda para la devolución de los importes a favor a los adquirientesque así lo soliciten.
2. Cuando el solicitante del reintegro sea un pensionado, el Departamento de Ingresos a traves de la Oficina de Recuperación deAdeudos remitirá memorándum con los anexos correspondientes al Departamento de Vigencia de Derechos para que se programela devolución vía nómina.
171
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos la Solicitud con losanexos correspondientes de los comprobantes de los descuentosy copia de laidentificación oficial y número telefónico para información.
Analiza si es procedente la devolución, con base al expedíente y la documenta-ción presentada por el interesado.
¿Es procedente?
En caso de que no sea procedente:Informa vía telefónica la no procedencia y se explica el motivo para que sepresente a recoger su documentación.
FIN.
En caso de que sea procedente:Elabora el Formato FSF-03 (antes TES-08-058), Tarjeta informativa y Reci-bo de firma del deudor, los entrega para visto bueno del titular de la Oficina deRecuperación de Adeudos con los anexos presentados y complementa Reportede Sistemas de Casas Nuevo Estado de Cuenta de Adeudos y Acumulados.
Valida y recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Ingresos.
Turna al auxiliar Administrativo para su distribución.
Recibe y turna el Paquete (TES-08-058 y Recibo) yTarjeta informativa alDepartamento de Egresos, y solicita que elabore el Cheque.
Conecta con el procedimiento de elaboración de cheques del Departamento deEgresos.
Elabora Póliza para el registro en el sistema de ingresos y Recibo para firma deldeudor.
Conecta con el Procedimiento de Captura Diaria del Departamento de Ingresosde la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
172
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE REINTEGROS DE VIVIENDA
173
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
SOLICITUD
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
¿ES PROCEDENTE?
SI
NO
FIN
ANALIZA
EXPEDIENTE
INFORMA Y EXPLICA
VÍA TELEFONICA Y
EXPLICA MOTIVOS
FORMATO FSF03
ELABORAY ENTREGA
VALIDAY RECABA
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
TURNA
PÓLIZA
ELABORATITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOSRECIBE
SOLICITUD
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
D OCUMENTACIÓN
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TARJETA INFORMATIVA RECIBO
ESTADO DE CUENTA
FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
AUXILIAR ADMINISRTATIVOPARA
AUTORIZACIÓN
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE
CHEQUES DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
RECIBE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SOLICITUD
IDENTIFICACIÓN OFICIAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOSRECIBE Y TURNA
PAQUETE
TARJETA INFORMATIVA
SOLICITA QUE SE ELABORA
CHEQUE
RECIBO
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DIARIA DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO, POR CONCEPTO DE UNIDADES HABITACIONALES.
Objetivo: Verificar que las pólizas diarias capturadas mediante el Sistema de Casas Nuevo sean las correctas.
Frecuencia: Diaria.
1. El Departamento de Ingresos a traves de la Oficina de ecuperación de Adeudos, emite y turna las Pólizas al Departamento de ControlFinanciero, para las afectaciones contables correspondientes.
174
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEINGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
9
10
11
Integra con base en el cierre de Caja, Paquete de captura Diaria (Pólizas yRecibos de Caja) y turna al Auxiliar administrativo para su captura.
Recibe el Paquete de captura Diaria (Pólizas y Recibos de Caja) y capturaen el Sistema de Casas Nuevo.
Imprime y valida movimientos y conceptos
Turna al Auxiliar Contable para su validación.
Recibe y valida el aspecto contable.
¿Está correcta la Póliza Resumen Diaria?
En caso de que no esté correcta:Devuelve la Póliza Resumen Diaria, al Auxiliar Administrativo para su correc-ción. Regresa a la actividad 3.
En caso de que esté correcta:Informa al Auxiliar Administrativo que está correcta y le solicita que la grabe.
Turna la Póliza Resumen Diaria, al titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos, para su visto bueno.
Recibe, revisa y rubrica la Póliza Resumen Diaria.
Turna al Titular del Departamento de Ingresos para su autorización.
Recibe, verifica y autoriza la Póliza Resumen Diaria para su distribución.
Recibe Póliza Resumen Diaria y distribuye:-Original para Departamento de Control Financiero.-Copia para consecutivo de Pólizas-Copia para el paquete de captura diaria.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
175
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO DE UNIDADES HABITACIONALES
176
C2
C1
PÓL IZ A RESUM ENDI ARIA
QUE EST E C ORRECTA Y
QUE L A G RABE
I NTEGR A Y
TUR NA
AUXI LIAR CONT ABLE
INICIO
PAQ UET E DE C APT URA
IMPRIMEY
VALIDA
AUXI LIAR CONT ABLET URNA
DEVUELVE
FI N
RECI BEY
CAPT URA
REC IBEY
VALI DA
INF ORMA
PÓ LIZA RESUM EN DIARIA
RECIBEREVISA YRUBRIC A
TURNA
RECI BEVERIF ICA
Y AUT ORI ZA
A UXILI AR A DM INISTRATI VO
RECI BEY
DI ST RIBUYE
AUXILIARCONT ABLE
¿ESTA COR RECT A LA P Ó LIZA?
NO
SI
PÓ LI ZA RESUM ENDIARIA
AUXIL IARADMINISTRAT IVO
PAQUET E DE CAPT URA
SISTEMA DE CASAS NUEVO
AUXI LIARADM INIST RATIVO
PARACORR ECCI ÓN
AUXIL IARADMINISTRAT IVO
PARAVISTO
BUENOTUR NA
T IT ULAR DE LA O FICINA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDO S
TI TUL AR DE L A OF ICI NA DE
RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
P Ó LI ZA R ESUM EN DI ARIA
T ITULAR DEL DEPARTAM ENTO DE
ING RESO S
T IT ULAR DEL DEPARTAMENTO DE
ING RESO S
PÓ LIZ A RESUM ENDIARIA
O
DEPARTAM ENTO DE CO NTRO L FI NANCI ER O
CO NSECUT IVO DE P ÓL IZAS
PAQ UET E DE C APT URA DI ARIA
1
1
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: VALIDACIÓN DELPROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASA.
Objetivo: Validar los movimientos de altas, bajas o cambios a descuentos en el Sistema de Casas Nuevo, para corroborar quehayan sido ingresados los correctos.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza el proceso de los descuentos quincenales porpago de casas, en donde se reflejan todos los movimientos realizados.
2. En los casos de Universidad Veracruzana y la Secretaría de Educación de Veracruz, la información se remitirá de manera física yelectrónica.
3. Las Pólizas de descuentos quincenales se entregaran al Departamento de Control Financiero en el mes que se esté afectandocontablemente.
177
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
3.A
4
5
6
7
7A
8
9
10
Con base en el Calendario de Recepción de Información, recibe de losauxiliares administrativos correspondientes , el formato de Movimientos corres-pondientes (Altas, Bajas y Cambios).
Captura y emite la Validación correspondiente.
Verifica que esté correcta.
¿Está correcta?
En caso de que no esté correcto:Corrige los datos. Continúa con la actividad 4.
En caso de que esté correcto:Emite el Listado de Descuentos Quincenales y turna al Auxiliar Administrativocorrespondiente para su validación respectiva.
Recibe, Valida la información y da Visto Bueno y turna al Encargado del Sistema.
Realiza el proceso de descuentos quincenales.
Emite información:-Pólizas de Descuentos Quincenales y Pagos Directos.-Tabulados de Descuentos a Organismos.-Notas de crédito de pagos directos.-Relación de descuentos.-Emisión de comprobantes.
¿Es información interna o externa?
En caso de ser información interna/ pensionado:Elabora memorándum para el Departamento de Vigencia de Derechos,anexandole Relación de descuentos, para la aplicación de los mismos.FIN.
En caso de ser información externo/activo:Elabora Oficio para la dependencia anexando el soporte requerido por el Ente.
Turna Memorándum y Oficios al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos para su revisión
Recibe, rubrica y turna al Titular del Departamento de Ingresos para su revisión.
178
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEINGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
11
12
13
Recibe, rubrica y turna Memorándum al Titular de la Oficina de Recuperaciónde Adeudos para que recabe firma del titular de la Subdirección de Finanzas.
Recibe, recaba firma de la Subdirección de Finanzas.
Distribuye:-Memorándum para el Departamento de Vigencia de Derechos.-Oficios para la Sección de Oficialía de Partes para su entrega o envío.-Copia de Memorándum y Oficios de Acuse.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
179
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DELPROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES POR PAGO DE CASA
180
OFICIOS
MEMORANDUM
OFICIOS
RELACIÓN DE DESCUENTOS
MEMORANDUM
PROCESO DE DESCUENTOS QUINCENALES
RECIBE
ENCARGADO DEL SISTEMA
INICIO
FORMATO DE MOVIMIENTOS
VERIFICA
¿ESTA CORRECTA?
NO
ELABORA
FIN
CAPTURAY
EMITE
VALIDACIÓN
CORRIGE
LISTADO DE DESCUENTOS
EMITEY
TURNA
RECIBEY
VALIDA
ENCARGADO DE SISTEMA
REA LIZA
DOCUMENTOS
EMITE
AUXILIARADMINISTRATIVO
¿ES INFORMACIÓN INTERNA O EXTERNA?
EXTERNA ACTIVO
INTERNA
PENSIONADO
TITULAR DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
MEMORANDUM
DISTRIB UYE
1
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
SI
1
AUXILIARADMINISTRATIVO
ENCARGADODE SISTEMA
PÓLIZA DE DESCUENTOS QUINCENALES Y PAGOS DIRECTOS,
TABULADO DE DESCUENTOS A ORGANISMOS, NOTAS DE CRÉDITO
RELACIÓN DE DESCUENTOS, EMISIÓN DE COMPR OBANTES
SOPORTE
OFIC IO
ELABORA
MEMORANDUM
OFIC IO
TURNA
RECIBERUBRICA
YTURNA
MEMORANDUM
RECIBERUBRICA
YTURNA
TITULAR DE R ECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOSTITULAR DE LA O FICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
FIRMA DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
RECIBERECABA
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
C
C
SECCIÓN DE OFIC IALIA DE
PARTES
PARA ENTREGA O ENVÍO
ACUSE
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
NORMAS
Nombre: PAGOS DIRECTOS DE VIVIENDA.
Objetivo: Realizar las acciones correspondientes para que el deudor realice el pago directo en IPE por la adquisición de vivienda.
Frecuencia: Eventual.
1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza el análisis y corroboración de los datoscontenidos en los documentos del derechohabiente que solicite realizar el pago por adquisición de vivienda.
2. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez corroborada la información, elabora elRecibo de Pago al derechohabiente, conteniendo los datos y el importe correspondiente.
3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos llevará a cabo los mecanismos de recuperacióncuando se presente el deudor para hacer un pago directo, siempre que la Subdirección Jurídica informe mediante memorándum lascondiciones sobre las cuales se realizará el pago.
181
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándum y o Convenioremitido por la Subdirección Jurídica con las condiciones en las cuales se realiza-rá el pago directo del deudor de vivienda.
Analiza el expediente con el Estado de cuenta del sistema y el convenio o memo-rándum para determinar las afectaciones por concepto, fecha e intereses moratorios
Informa al Auxiliar Administrativo que capture la información en el Sistema deEgresos para la emisión del Recibo de Caja.
Captura la información para la emisión del recibo en el Sistema de Egresos.
Conecta con el Procedimiento de Recepción de Ingresos diversos del Departa-mento de Egresos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
182
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DIRECTOSDE VIVIENDA
183
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE REC UPERACIÓN DE
ADEU DOS
INICIO
SOLICITUD
FIN
ANALIZA
EXPEDIENTE
INFORMA
REMITIDO POR LA
SUBDIRECCIÓN JURÍDICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CAPTURA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOSRECIBE
MEMORÁND UM Y/O CONVENIO
ESTAD O DE CUENTA
AUXILIARADMINISTRATIVO
INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE INGRESOS
DIVERSOS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
MEMORÁNDUM Y/O CONVENIO
PARA DETERMINAR LAS AFECTACIONES POR
CONCEPTOS FECHAS E INTERES MORATORIOS
SISTEMA DE EGRESOS
RECIBO DE CAJA
CAPTURE
SISTEMA DE EGRESOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, elabora el Reporte de Adeudo de aquellosderechohabientes que serán dados de alta en la Nómina de Pensionados.
2. En el caso de que el Pensionado caiga en mora, se le cobra de acuerdo al contrato previamente establecido, pero únicamente,durante el periodo de transición de Activos a Pensionados, que puede durar más de seis meses.
3. En el Reporte de Adeudo, el auxiliar contable registra los siguientes datos:-Cantidad del adeudo por concepto de vivienda.-Nombre de la Unidad Habitacional.-Fecha de elaboración.-Cuenta que se afectará.
NORMAS
Nombre: ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR ALTA DE PENSIONADO.
Objetivo: Facilitar la información referente a los adeudos que haya contraido el activo en trámite de pensionarse.
Frecuencia: Permanente.
PROCEDIMIENTO
184
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la copia del Repor-te de Adeudos por Alta de Pensionado.
Verifica en el Alfabético General, el número de adeudos, según sea el caso, yen el sistema, los Estados de Cuenta.
Emite el Estado de Cuenta.
Calcula manualmente el adeudo comprendido entre el periodo de Baja comoactivo y Alta como pensionado.
Nota: Realizará tantos Reportes de Adeudos y cálculos, como viviendas pre-sente el adquiriente.
Registra en el Reporte de Adeudos, los datos requeridos.
Turna el Reporte de Adeudos al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos para su firma y recabe firma del Titular del Departamento de Ingresos.
Recaba firma del Reporte de Adeudos del Titular del Departamento de Ingresosy lo turna al Auxiliar contable para su distribución.
Recibe y distribuye:-Original a la Oficina de Control de Adeudos, para lo procedente.-1a. copia al auxiliar contable, para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
185
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADOS
186
ESTADOS DE CUENTA
RECIBE
AUXILIAR CONTABL E
INICIO
REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONADO
VERIFICA
NÚMERO DE ADEUDO
AL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
DEL TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
EN EL AL FABÉTICO GENERAL
EMITE
ESTADO DE CUENTA
CALCULA ADEUDO
REGISTRA
REPORTE DE ADEUDOS
DATOS
TURNA
REPORTE DE ADEUDOS
RECABA FIRMA DEL TITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
RECABA Y TURNA
REPORTE DE ADEUDOS
AXULIAR CONTABLE
AXUL IAR CONTABLE
RECIBE Y DISTRIBUYE
REPORTE DE ADEUDOS
C
O
C
OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de adeudos, elabora el Reporte de Adeudo de vivienda de lossolicitantes de algún beneficio de los que establece la Ley.
NORMAS
Nombre: ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIO.
Objetivo: Informar de manera fidedigna sobre el adeudo de vivienda que presentase el solicitante de alguno de los beneficios queotorga el IPE.
Frecuencia: Permanente.
PROCEDIMIENTO
187
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la copia del Repor-te de Adeudos por Alta de Pensionado.
Verifica en el Alfabético General, el número de adeudos, según sea el caso, yen el sistema, los Estados de Cuenta.
Emite el Estado de Cuenta.
Calcula manualmente el adeudo comprendido entre el periodo de Baja comoactivo y Alta como pensionado.
Nota: Realizará tantos Reportes de Adeudos y cálculos, como viviendas pre-sente el adquiriente.
Registra en el Reporte de Adeudos, los datos requeridos.
Turna Reporte de Adeudos al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudospara su firma y recabe firma del titular del Departamento de Ingresos.
Recaba firma en Reporte de Adeudos del Titular del Departamento de Ingresosy lo turna al Auxiliar contable para su distribución.
Recibe y distribuye:-Original a la Oficina de Control de Adeudos, para lo procedente.-1a. copia al auxiliar contable, para su archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
188
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
189
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE ADEUDO DE VIVIENDA POR TRÁMITE DE BENEFICIO
ESTADOS DE CUENTA
RECIBE
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
REPORTE DE ADEUDOS POR ALTA DE PENSIONA-DOS
VERIFICA
NÚMERO DE ADEUDO
O
EN EL ALFABÉTICO GENERAL
EMITE
ESTADO DE CUENTA
CALCULA ADEUDO
REGISTRA
REPORTE DE ADEUDOS
DATOS
TURNA
REPORTE DE ADEUDOS
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DE L A OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
RECABA Y TURNA
REPORTE DE ADEUDOS
AXULIAR CONTABLE
AXULIAR CONTABLE
RECIBE Y DISTRIBUYE
REPORTE DE ADEUDOS
C
O
C
OFICINA DE CONTROL DE ADEUDOS
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de AdeudoS, elabora el Reporte de Adeudos de los solicitantes dealgún beneficios de los que establece la Ley.
2. El Departamento de Ingresos mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos informará lo referente a la clave 430(Adeudo SEV) yla clave 440(Adeudo IPE).
3. El Reporte de Adeudos será requisitado por el Auxiliar Contable, registrando los siguientes datos:- Importe del Adeudo.-Fecha de elaboración.
NORMAS
Nombre: ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDOS PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS.
Objetivo: Coadyuvar con las áreas que así lo requieran con información fidedigna y actualizada sobre los adeudos con el IPE ySEV.
Frecuencia: Permanente.
PROCEDIMIENTO
190
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
Recibe del Titular de Oficina de Control de Adeudos, el Formato para Reportede Adeudo enviado por el Departamento de Vigencia de Derechos.
Verifica en el Sistema de Casas Nuevo y en el Sistema Integral Gerencial yen expediente de Adeudos por capturar.
Realiza las anotaciones del adeudo en el apartado de observaciones del Forma-to para Reporte de Adeudo.
Rubrica y turna al Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos para suconocimiento.
Recibe y turna a la Oficina de Control de Adeudos para las acciones procedentes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
191
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
192
SISTEMA INTEGRAL GERENCIAL
SISTEMA DE CASAS NUEVO
RECIBE
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
FORMATO PARA REPORTE DE ADEUDO
VERIFICA
REALIZA
RUBRICA Y TURNA
RECIBE Y TURNA
EXPEDIENTE DE ADEUDOS POR CAPTURAR
FORMATO PARA REPORTE DE ADEUDO
ANOTACIONES EN EL APARTADO DE
OBSERVACIONES
AL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
FIN
ELABORACIÓN DE REPORTE DE ADEUDOS PARA OTORGAMIENTO DE BENEFICIOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
1. El Jefe de la Oficina de Recuperación de Adeudos, es responsable de dar el visto bueno a las diversas Pólizas de diarioelaboradas.
2. Una vez revisadas las diversas Pólizas de diario, integra el Paquete de Captura Diaria, el cual registra en el Sistema deCasas Nuevo del Departamento de ingresos, para mantener los saldos de deudores de vivienda actualizados.
PROCEDIMIENTO
Nombre: REVISIÓN DE PÓLIZAS.
Objetivo: Cotejar que las Pólizas de diario contengan las aplicaciones contables correspondientes en el periodo señalado en elsoporte documental.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
193
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
6
Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, la Póliza de Diario(reclasificación, cancelación, reintegros).
Asigna un número interno a cada Póliza de Diario.
Solicita al encargado del sitema, el Estado de Cuenta de Adeudos y/o Estadode Cuenta de Acumulados.
Revisa las aplicaciones contables de la Póliza de Diario, de acuerdo al Catálo-go de Cuentas y verifica que coincida el periodo señalado con el soporte docu-mental anexo a la Póliza.
Integra el Paquete de Captura Diaria y lo turna al encargado del sistema parasu captura.
Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso Diario por con-cepto de Unidades Habitacionales, perteneciente al Departamento de Ingre-sos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
Recibe la Póliza de Diario, del encargado del sistema y distribuye así:.Original al Paquete de Captura Diaria..Copia al Consecutivo Anual..Copia al encargado de la Unidad Habitacional, para su archivo en el Expedien- te del adquiriente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
194
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE PÓLIZAS
195
RECIBE
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
PÓLIZA DE DIARIO
ASIGNA
DEL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
SOLICITA
POLIZA DE DIARIO
ESTADO DE CUENTA DE ADEUDOS Y/O ESTADO DE CUENTA DE ACUMU-LADOS
FIN
NÚMERO INTERNO
AL ENCARGADO DEL SISTEMA
REVISA
POLIZA DE DIARIO
APLICACIONES CONTABLES DE ACUERDO AL CATÁLOGO
DE CUENTAS
INTEGRA Y TURNA
PAQUETE DE CAPTURA DIARIA
AL ENCARGADO DEL SISTEMA PARA SU CAPTURA
DEL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
RECIBE Y DISTRIBUYE
POLIZA DE DIARIO
CONSECUTIVO ANUAL
ENCARGADO DE LA UNIDAD HABITACIONAL PARA EXPEDIENTE DEL
ADQUIRIENTE
O
1 C
2 C
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO
DE UNIDADES HABITACIONALES
PAQUETE DE CAPTURA
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
1. La Oficina de Recuperación de Adeudos, es responsable mantener actualizados los saldos de los deudores de vivienda.
2. Los descuentos no efectuados se reciben de la Oficina de Ingresos por Organismos a traves de nota de crédito o pólizas de diario.
3. En los casos de los descuentos no efectuados por cheques cancelados corresponden exclusivamente a la SEV.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS
Objetivo: Actualizar los adeudos por descuentos no efectuados de organismos y dependencias.
Frecuencia: Eventual.
NORMAS
196
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
5.A
6
7
Recibe del Titular de la Oficina de Recuperación de Adeudos, las Notas deCrédito, Póliza de diario y los soportes de la misma.
Verifica en el Listado Alfabético, el nombre completo, número de afiliación ynúmero de Unidad Habitacional.
Elabora por cada Organismo, las Pólizas contables, asentando los conceptosque integran el descuento no efectuado y los montos correspondientes.
Turna las Pólizas Contables, al Titular de la Oficina de Recuperación deAdeudos, para su revisión.
Recibe y verifica que estén correctas las Pólizas contables.
¿Están correctas las Pólizas contables?
En caso de que no estén correctas las pólizas:Devuelve las Pólizas contables en original y dos copias, al auxiliar contablepara que realice las correcciones que procedan.
Regresa con la actividad 5.
En caso de que estén correctas las Pólizas contables:Rubrica de Visto Bueno y turna para autorización del Titular del Departamento deIngresos.
Recibe y distribuye así:-Original al Paquete de captura diaria.-Primera copia Consecutivo Anual de Pólizas.-Segunda copia al Consecutivo de notas de crédito o cheques cancela-dos.
Conecta con el Procedimiento de Validación del Proceso Diario por con-cepto de Unidades Habitacionales, del Departamento de Ingresos, del Ma-nual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
197
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS POR DESCUENTOS NO EFECTUADOS
198
RECIBE
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
NOTAS DE CRÉDITO
ELABORA
TURNA
PÓLIZAS CONTABLES
FIN
POR CADA ORGANISMO
AL TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
RECIBE Y VERIFICA
PÓLIZAS CONTABLES
PAQUETE DE CAPTURA DIARIA
RECIBE Y DISTRIBUYE
POLIZA CONTABLES
CONSECUTIVO ANUAL
CONSECUTIVO DE NOTAS DE CRÉDITO O
CHEQUES CANCELADOS
O
1 C
2 C
POLIZA DE DIARIO
CON SOPORTES DOCUMENTALES
VERIFICA
LISTADO ALFABÉTICO
DATOS
POLIZA CONTABLES
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
¿ESTÁN CORRECTAS?
NODEVUELVE
RUBRICA Y TURNA
SIPÓLIZAS CONTABLES
O
PÓLIZAS CONTABLES
1 C
PÓLIZAS CONTABLES
2 C
AL AUXILIAR CONTABLE PARA SU
CORRECCIÓN
1
1
AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS PARA SU
AUTORIZACIÓN
PROCEDIMIENTO DE VALIDACIÓN DEL PROCESO DIARIO POR CONCEPTO DE UNIDADES
HABITACIONALES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO
Objetivo: Otorgar al adquiriente un instrumento oficial que permita la escrituración del inmueble.
Frecuencia: Constante.
1. El Departamento de Ingresos es el responsable de elaborar las Constancias de liquidación de crédito a los derechohabientesadquirientes de créditos de vivienda.
2. La emisión de Constancias de liquidación de crédito se realiza a solictud expresa del adquiriente para los fines que así leconvenga.
3. Toda Constancia de liquidción de crédtio debe ser debidamente firmada por el Subdirector de Finanzas del IPE.
4. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos para entregar la Constancia, solicitará carta poder encaso de no sea el titular del inmueble.
NORMAS
199
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINADE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS /JEFE DE LA OFICINADE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Departtamento de Ingreos la Solicitud del adquiriente solicitando laelaboración de Constancia de liquidación de crédito, anexando copia de suidentificación oficial, domicilio y número telefónico.
Turna al encargado del Sistema para su seguimiento.
Consulta en el Sistema de Casas Nuevo del Departamento de Ingresos si tieneadeudos y año de último pago
Imprime Reporte de Acumulado de históricos y Estado de cuenta de adeudos.
Elabora la Constancia de liquidación de crédito, con la información antesconsultada.
Turna a Vo.Bo. del Titular de la Oficina de Recuperació de adeudos y del Jefe delDepartamento de Ingresos.
Revisan, dan Vo.Bo. y turnan la Constancia de liquidación de crédito alSubdirector de Finanzas para firma.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas la Constancia de liquida-ción de crédito debidamente firmada.
Entrega al interesado la original de la Constancia de liquidación de crédito yrecaba firma de acuse de recibo en una copia simple.
Nota: En caso de que el interesado haya solicitado su envío a la SubdirecciónJurídica , será turnada mendiante Memorándum.
Archiva de manera cronológica definitiva, el acuse en el expediente de Constan-cia de liquidación de crédito.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
200
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
201
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO
RECIBE
TITULAR DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
INICIO
SOLICITUD DE CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO
FIN
TURNA
REVISAN Y TURNAN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS Y TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN
RECIBE
ENTREGA
EXPEDIENTE DE CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO
C
C
ANEXANDO COPIA DE IDENTIFICACIÓN OFICIAL Y
NÚMERO DE TELEFONO
CONSULTA SI TIENE ADEUDOS Y AÑO DE ÚLTIMO
PAGO
IMPRIME
REPORTE ACUMULADO
TURNA
SISTEMA DE CASAS NUEVO
DAN VISTO BUENO
TITULAR DEL SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
DEBIDAMENTEFIRMADA
ENCARGADODE SISTEMA
C
ARCHIVA
ACUSE
RECABA FIRMA DEL ACUSE Y EN CASO DE QUE EL INTEREESADO
HAYA SOLICITADO SU ENVIÓ A LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA , SER
TURNADA MEDIANTE MEMORÁNDUM
ENCARGADO DE SISTEMA
ENCARGADO DESISTEMA
ESTADO DE CUENTA DE ADEUDOS
ELABORA
CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS Y TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN
CONSTANCIA DE LIQUIDACIÓN
O
INTERESADO
ACUSE
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: APLICACIÓN DE LA CLAVE 440 (COBROS INDEBIDOS DE PENSIÓN)
Objetivo: Realizar el descuento vía nómina de pensionados de los cobros indebidos de pensión para su recuperación.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza la aplicación de los descuentos porconcepto de cobros indebidos de pensión (Clave 440) toda vez que el Deprtamento de Vigencia de Derechos remita la Solicitud porescrito.
NORMAS
202
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
4
5
6
7
8
8A
9
10
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Memorándum y/o convenio,solicitando la aplicación de descuentos por concepto de cobros Indebidos dePensión remitidos por el Departamento de Vigencia de Derechos.
Turna al Encargado del Sistema para su seguimiento.
Recibe, con base al calendario del Proceso de la nómina de Pensionados capturaen el Sistema Integral Gerencial (SIG).
Imprime el Listado de descuentos del mes anterior para conocer las cifrascon las que se iniciará el proceso.
Captura en el Sistema de Adeudos lo indicado por el Departamento de Vigencia deDerechos.
Valida el Reporte emitido por el sistema de adeudos contra lo remitido por elDepartamento de Vigencia de Derechos.
Genera, mediante el sistema, los descuentos a efectuarse en la Nómina de pen-sionados.
Imprime Listado de aplicacion de descuentos y revisa que se hayan aplicadolos descuentos.
¿Se aplicaron correctamente los descuentos?
En caso de que no se hayan aplicado correctamente los descuentos:Identifica los errores y corrige en el sistema.
Regresa a la actividad 5.
En caso de que se hayan aplicado correctamente los descuentos:Turna el Listado de aplicación de descuentos y Memorándum para rubrica.
Recibe y recaba firma del Titular del Departamento de Ingresos para su entrega.-Memorándum Original y Listado de aplicación de descuentos al Departa-mento de Vigencia de Derechos, para su conocimiento.-Copia de Memorándum a la Subdirección de Finanzas, para su conocimiento.-Acuse de Recibo, para el Departamento de Ingresos.
203
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
ÁREA Y O PUESTO QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DEL SISTEMA
11
12
13
14
14A
15
-Copia del Memorándum a Dirección General.-Copia del Memorándum a la Contraloría Interna.Copia del Memorándum al Dpartamento de Tecnologías de la Información.-Copia del Memorándum al Enlace de la Subdirección de Finanzas.-Copia del Memorándum y Listado al Analista de nómina de pensionados delDepartamento de Vigencia de Derechos.
Conecta con el Procedimiento de elaboración de la nómina de Pensionados delDeparamento de Vigencia de Derechos.
Archiva de manera cronológica, en la Carpeta de captura de adeudos paracontrol de la Oficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Ingresos, Tabulado definitivo de la nómi-na de pensionados , remitidos por el Departamento de Vigencia de Derechos.
Turna al Encargado de Sistema para que concilie las cifras enviadas contras losimportes descontados de forma global.
Concilia cifras globales.
¿Encontró diferencias?
En caso de que no detecte diferencias:Archiva en la carpeta de en la Carpeta de captura de adeudos para control de laOficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.
FIN.
En caso de que si detecte diferencias:Envía Memorándum al Departameno de Vigencia de Derechos solicitando infor-me los importes y los pensionados a los que no se les efectuó descuento indicadocon la finalidad de contar con información fidediga en el Sistema.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
204
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE LA CLAVE 440 (COBROS INDEBIDOS DE PENSIÓN)
205
SISTEMA DEADEUDOS
OC
C
ANALISTA DE NOMINA
O
O
SISTEMA INTEGRALG ERENCIAL
RECIBE
TITULAR DE LA O FICINA DE REC UPERACIÓN DE
ADEU DOS
INICIO
MEMORANDUM
CONVENIO
IDENTIFICA Y CORRIGE
F IN
¿SE APLICARÓN C ORRECTAMENTE
LOS DESCUENT OS?
SÍ
NO
1
TURN A
LIST ADO DE A PLICACIÓN DE DESCUENTO S
TUR NA
RECIBE YCAPT URA
IMPRIME
L ISTADO DE DESCUENTOS DEL MES ANT ERIOR
ENCARG ADO DEL SISTEMA
RECIBE YTURNA
MEMORÁNDUM
L ISTADO DE APLICACIÓN DE DESC UENT OS
DEPART AMENT O DE VIGENCIA DE
DERECHOS
C
MEMORÁNDUM
O
C
DIRECCIÓN GENERAL
C
C
C
C
DEPART AMENT O DE TECNOLOG IAS DE LA IN FORMACIÓ N
AC USE
ENC AR GADO DEL SISTEMA
SISTEMA DEADEUDOS
RECIBE YCA PT URA
VALIDA
REPORT E
G ENERA
NOMIMNA DE PENSIO NADOS
IMPRIME
L IST ADO DE APLICACIÓN DE DESCUENT OS
1
TITULAR DE LA O FICINA DE REC UPERACIÓN DE
ADEUD OS
SUBDIRECCIÓN DE F INANZAS
CO NTRA LORÍA INT ERNA
ENLACE SUBDIRECC IÓ N DE FINANZ AS
ARCHIVA
L ISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS
MEMORÁNDUM
EL ABORACIÓN DE LA NOMIN A DE PENSIO NADOS
RECIBE
TABULADO DEFINIT IVODE LA NÓMINA DEPENSIO NADOS
TURNA
T ABULADO DEF INITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONAD OS
ENCARG ADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE REC UPERACIÓN DE
A DEUDO S
CONCILIA
T ABULADO DEFINITIVODE L A NÓMINA DEPENSIONAD OS
ENCARG ADO DEL SIST EMA
ARCHIVA¿ENCONT RO
DIFERENCIAS?
SÍ
NO
TURNA DEPART AMENT O DE VIGENCIA DE DERECHO S
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
206
PROCEDIMIENTO
Nombre: APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDOS SEV)
Objetivo: Realizar la aplicación de descuentos en la nómina de pensionados, por concepto de adeudos de la Secretaría deEducación de Veracruz
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos, a través de la Oficina de Recuperación de Adeudos, realiza la aplicación de los descuentos porconcepto de Adeudos SEV (Clave 430).
2. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos aplicará el 30 % de descuento a las percepciones delpensionado siempre y cuando tenga tres meses o mas de haber causado alta en la nómina, en caso contrario aplicará la totalidad deladeudo al retroactivo.
NORMAS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
207
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
1
2
3
3A
4
5
6
7
8
9
9A
10
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Oficio de la SEV y Listado,solicitando la aplicación de descuentos por concepto de adeudos a esa depen-dencia
Turna al Encargado del Sistema para su seguimiento.
Verifica en el Sistema Integral Gerencial que persona del Listado ya es Pensiona-do y obtiene el número de pensión asignado.
¿Ya tiene número de pensión?
En caso de que no tenga número de pensión:Espera el siguiente proceso para verificar que tenga dicho estatus.Regresa a la actividad 1.
En caso de que si tenga número de pensión:Con base al calendario del Proceso de la nómina de Pensionados captura en elSistema Integral Gerencial (SIG).
Imprime el Listado de descuentos del mes anterior para conocer las cifrascon las que se iniciará el proceso.
Captura el 30% de sus percepciones o la totalidad indicada por la SEV en elSistema de Adeudos.
Valida el Reporte emitido por el sistema de adeudos contra lo remitido por la SEV.
Genera, mediante el sistema, los descuentos a efectuarse en la Nómina de pen-sionados.
Imprime Listado de aplicacion de descuentos y revisa que se hayan aplicadolos descuentos.
¿Se aplicaron correctamente los descuentos?
En caso de que no se hayan aplicado correctamente los descuentos:Identifica los errores y corrige en el sistema.
Regresa a la actividad 5.
En caso de que se hayan aplicado correctamente los descuentos:Turna el Listado de aplicación de descuentos y Memorándum para rubrica.
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
11
12
13
14
15
15A
16
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
208
Recibe y recaba firma del Titular del Departamento de Ingresos para su entre-ga.-Memorándum Original y Listado de aplicación de descuentos al Departa-mento de Vigencia de Derechos, para su conocimiento.-Copia de Memorándum a la Subdirección de Finanzas, para su conocimiento.-Acuse de Recibo, para el Departamento de Ingresos.Copia del Memorándum a Dirección General.-Copia del Memorándum a la Contraloría Interna.Copia del Memorándum al Dpartamento de Tecnologías de la Información.-Copia del Memorándum al Enlace de la Subdirección de Finanzas.-Copia del Memorándum y Listado al Departamento de Vigencia de Derechos.
Conecta con el Procedimiento de elaboración de la nómina de Pensionados delDeparamento de Vigencia de Derechos.
Archiva de manera cronológica, en la Carpeta de captura de adeudos paracontrol de la Oficina de Recuperación de Adeudos para cualquier aclaración.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos, Tabulado definitivo de lanómina de pensionados , remitidos por el Departamento de Vigencia de Dere-chos.
Turna Tabulado definitivo de la nómina de pensionados al Encargado deSistema para que concilie las cifras enviadas contras los importes descontados deforma global.
Concilia cifras globales del Tabulado definitivo de la nómina de pensiona-dos .
¿Encontró diferencias?
En caso de que no detecte diferencias:Archiva en la carpeta de captura de adeudos para control de la Oficina de Recu-peración de Adeudos para cualquier aclaración.FIN.
En caso de que si detecte diferencias:Envía Memorándum al Departamento de Vigencia de Derechos solicitando infor-me los importes y los pensionados a los que no se les efectuó descuento indicadocon la finalidad de contar con información fidedigna en el Sistema.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE LA CLAVE 430 (ADEUDOS SEV)
209
SISTEMA DEADEUDOS
OC
C
ANALISTA DE NOMINA
O
OSISTEMA INTEGRAL
GERENCIAL
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
INICIO
OFICIOS SEV
LISTADO
ESPERA
FIN
¿YA TIENE NÚMERO DE PENSIÓN?
SÍ
NO
1
CAPTURA
TURNA
VERIFICA
IMPRIME
LISTADO DE DESCUENTOS DEL MES ANTERIOR
ENCARGADO DEL SISTEMA
RECIBE YTURNA
MEMORÁNDUM
LISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE
DERECHOS
C
O
C
DIRECCIÓN GENERAL
C
C
C
C
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
ACUSE
ENCARGADO DEL SISTEMA
SISTEMA INTEGRALGERENCIAL
RECIBE YCAPTURA
VALIDA
REPORTE
GENERA
NOMIMNA DE PENSIONADOS
IMPRIME
LISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
CONTRALORÍA INTERNA
ENLACE SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ARCHIVA
LISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS
MEMORÁNDUM
ELABORACIÓN DE LA NOMINA DE PENSIONADOS
RECIBE
TABULADO DEFINITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONADOS
TURNA
TABULADO DEFINITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONADOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
CONCILIA
TABULADO DEFINITIVODE LA NÓMINA DEPENSIONADOS
ENCARGADO DEL SISTEMA
ARCHIVA¿ENCONTRO
DIFERENCIAS?
SÍ
NO
TURNA DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
FIN
SI CUENTA CON NUMERO DE PENSION
1
IDENTIFICA Y CORIGE
¿SE APLICARÓN CORRECTAMENTE
LOS DESCUENTOS?
SÍ
NO
2
2
TURNA
LISTADO DE APLICACIÓN DE DESCUENTOS
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: INGRESOS POR ARRENDAMIENTO.
Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por arrendamietos de inmuebles propiedad del Instituto.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por adeudosde los inmuebles propiedad del Instituo.
2- El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, tramitará la elaboración de la factura del mes en cursoa excepción de banamex, al cual se le solicita con un mes de anticipación de acuerdo al contrato de arrendamiento.
3. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, una vez recibida la factura, la enviará mediantememorándum al Departamento de Control Financiero para los fines procedentes.
4. En caso de renovaciones de contrato, se contunúa con la elaboración de facturas electrónicas hasta que se tenga el contratoactualizado.
5. Para los casos de dependencias del Gobierno del Estado, el Departamento de Ingresos remitirá las facturas en físico mediante Oficio.
6. Los contratos de arrendamiento, así como las condiciones establecidas en el mismo son responsabilidad de la Subdirección Adminis-trativa y el Departamento de Ingresos solo será responsable de dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones pactadas en ellos.
NORMAS
210
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE INGRESOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE INGRESOS
1
2
3
4
5
6
7
8
8A
9
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia simple del Contrato deArrendamiento con los requisitos fiscales, mismo que fue turnado por la SubdirecciónAdministrativa.
Ananliza las condiciones de arrendamientos y turna al Auxiliar administrativo parasu seguimiento.
Recibe e integra un expediente individual por bien inmueble.
Elabora Memorándum solicitando al representante legal del IPE ante el SATelabore factura electrónica.
Da de alta ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT)Proporciona los siguientes datos-Nombre del arrendatario.-Datos generales del inmueble arrendado.-Registro Federal de Causante (RFC)-Domicilio Fiscal.-Correo electrónico del arrendatario.
Solicita se elabore la factura en los primeros 5 días de cada mes.
Nota: esta información permite que se de de alta y se elabore la primera factura.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación vía telefónica del Titular del Departamento de Ingresos de quese encuentran las Facturas en carpeta compartida de la red interna para surevisón.
Revisa la Factura electrónica para constatar que estén correctas
¿Están correctas?
En caso de que no estén correctas:Informa al representante legal del IPE ante el SAT el error detectado para sucorrección. Regresa a la actividad 7.
En caso de que si estén correctas:Envía la Factura electrónica al correo electrónico del arrendatario.
Pasa el tiempo.
211
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
10
10.A
11
12
13
14
15
16
Verifica si se pagó la factura.
¿Se pagó la factura?
En caso de que no se haya pagado:Continua con actividad 10.
En caso de que si se haya pagado:Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Copia del correo electrónicoo llamada telefónica del Titular de la Oficina de Ingresos por Organismos sobrerecepción de pago.
¿Es dependencia de gobierno o Banamex?
En caso de ser Banamex:Entrega al Departamento de Egresos copia del Correo electrónico que contieneel número de orden de pago para hacerlo efectivo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Egresos la Ficha de pago.
Archiva la Factura y la documentación soporte en el expediente del arrendatario.
FIN.
En caso de ser dependencia de gobierno:Elabora Oficio a la dependencia de Gobierno firmado por el Titular de laSubdirección de Finanzas y rubricado por el Titular del Departameto de Ingresosy la Oficina de Recuperación de Adeudos y remite junto con factura.
Remite Memorándum al Departamento de Control Financiero signado por elTitular del Departamento de Ingresos señalando organismo, importe de pago,periodo pagado para su registro contable procedente.
Archiva la Factura y la documentación soporte en el expediente del arrendatario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
212
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS INGRESOS POR ARRENDAMIENTO
213
RECIBE
TITULAR DE LA O FICINA DE
RECUPERACIÓNDE ING RESO S
INICIO
C ONT RATO DE ARRENDAMIENTO
ANALIZAY TUR NA
ELABORA
C
DA ALTA
¿EST ÁN COR RECT AS?
NO
INFO RMA
ENVÍA
F ACTURA ELECTRÓNICA
AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMIN ISTRAT IVO
RECIBE E INT EGRA
EXPED IENTE
ANT E EL S ISTEMA DE ADMINISTRACIÓN
T RIBUT AR IA
SI
COND ICIONES DE ARREN DAMIENT OS
PO R B IEN IN MUEBLE
MEMO RÁNDUM
PARA EL REPRESENTANT E LEGAL DEL INST IT UTO , SO LICIT AND O ELABORAR
FACT URA ELECT RÓNICA
SO LICITA SE ELABORE LA FACT URA EN LO S PRIMEROS 5 DÍAS
DE CADA MES
T IT ULAR D E LAOF ICINA DE
RECUPERACIÓ N DE IN GRESO S
RECIBE
NO TIFIAC IÓ N T ELEFÓ NICA DE LA EXISTENCIA DE LA
FACT URA
REVISA
FACTURA ELECT RÓNICA
1
AL CORREO ELECTRÓNICO DEL
AR RENDATAR IO
VERIFICA PAGO DE LA FACT URA
¿SE PAGO L A FACT URA?
NO
RECIBE
COPIA DEL CO RREO ELECT RÓNICO
SI
O LLAMADA TELEF ÓNICA DEL T IT ULAR DE LA
O FICINA DE INGRESOS PO R O RGANISM O S
DEL DEPART AMENT O
DE INGRESOS
DEL T IT ULAR D EL DEPART AMENTO
DE IN GRESO S
¿ES BANAMEX?
NO
ENT REG A
COR REO ELECTRÓ NICO
SI
PARA HACER EFECT IVO EL PAGO
C
RECIBE
F ICHA D E PAG O
1
AL TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
2
2
ELABO RA Y REMITE
OFICIO
A LA DEPEND ENCIADE GO BIERNO
F IR MADO POR EL SUBDIR ECT OR DE
F INANZAS Y RUBRICADO PO R EL T ITULAR DEL D EPARTAMENT O DE
ING RESO S Y TITULAR DE LA OF ICINA DE
RECUPERACIÓ N DE AD EUDO S
FACT URA
REM IT E
MEMORÁNDUM
AL D EPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PARA SU REG ISTRO . FIRMADO POR EL
TITU LAR DEL DEPART AMENTO DE
INGRESOS
AR CHIVA
F ACTURA
DOCU MENTACIÓN SOPORT E
EN EL EXPEDIENTE DEL ARREN DAT ARIO
FIN
C
ARCHIVA
FACTURA
DO CUMENT ACIÓ N SOPO RTE
EN EL EXPEDIENTE D EL ARRENDATARIO
F IN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: INGRESOS POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO.
Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por la venta de terrenos de contado, propiedad del Instituto.
Frecuencia: Eventual.
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por venta deterrenos de contado que son propiedad del Instituto.
2. Cuando el Adquiriente cuente con un número de control por la adquisición de casa o terreno, en caso de una nueva compra, se leasignará un nuevo número, es decir que por cada compra contará con un nuevo número de control.
NORMAS
214
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
1
2
3
3.A
4
5
6
7
8
9
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándumremitido por el Departamento de Bienes Inmuebles con firma deautorización del C. Director General indicando los datos generalesdel comproador, ubicación del terreno, precio por metro cuadrado yprecio total a pagar.
Apertura Expediente físico del adquiriente con el Memorándume integra la documentación que se vaya generando por el caso.
Consulta en el Sistema Integral Gerencial si el adquiriente esderechohabiente del Instituto.
¿Es derechohabiente?
En caso de que no sea derechohabiente:Asigna número de control interno. Continúa con la actividad 6.
En caso de que sea derechohabiente:Asigna el número de afiliación con el que figure para IPE, seapensionado o activo.
Acude al módulo de la oficina de Control de Adeudos para queasigne un número de referencia, indicandoles si es activo, pensio-nado o no es derechohabiente para que efectúe transferencia ópago en Caja.
Informa al Departamento de Bienes Inmuebles la cuenta clabe ynúmero de referencia para que se realice el pago, mediante elMemorándum con rubrica de la Oficina y firma del Titular del De-partamento de Ingresos.
Elabora Movimiento de Alta a Datos Generales en el Sistema deCasas Nuevo.
Captura los datos en el Sistema de Egresos para la posterior emi-sión del recibo de Caja.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos Memorándumemitido por el Departamento de Bienes Inmurbles mediante el cualanexa copia de la Transferencia o Depósito por el importe de la
215
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA No. DESCRIPCIÓN
10 Turna copia de la Transferencia de pago para la emisión poste-rior del recibo de Caja.
Conecta cn el Procedimietos de validación del Proceso Diario delDepartamento de Ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
216
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
217
PROCEDIMIENTO DE INGRESO POR VENTA DE TERRENOS DE CONTADO
SI S TE M A DE CAS AS
S IS T EM A D EE GR E S OS
S IS TE M A I N T EG RA LGE RE N CI AL
RE CI BE
TI TUL AR D E L A O FI C IN A DE R EC UPE RA CI ÓN DE
AD EU D OS
IN IC IO
ME M ORA NDU M
A SI G N A
FI N
¿E S DE RE CH OHA BI E N TE ?
S Í
N O
1
CA PT URA
A CUD E
VE RI FI CA
IN FOR MA
M E MO RÁN DU M
M ODU LO D E L A OF ICI NA DE
CON TR OL D E AD E U DOS
A S IG N A
PR O CE DIM I ENT O DE V ALID AC IÓN DEL P ROCE S O DI A RIO
S I E S DE RECH O -HA BIE N T E
D E P ART AM E NT O D E BIE NE S IN M UE B L ES
AP E R TU RA EX P EDI E N TE
NÚ M ERO
N ÚM E RO DE A FI LIA CI ON
D E P ARTAM E N T O D E B IE NE S I NM U E B LE S
EL AB OR A
M OV IM IE NT O DE A L T A A D ATO S G EN E R AL ES
RE CIBE
M E M ORAN DU M
DE PA RT AM ENT O DE BI E N ES INM U E BLE S
TR ANSF ERE NC IA O DE PÓ SI T O
C
T U RN A
T R AN S FE R E NC IA O D E P ÓS IT O
C
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO
Nombre: INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA.
Objetivo: Realizar un control adecuado de los ingresos por la regularización de los terrenos de la Colonia Pedro I. Mata.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Ingresos, mediante la Oficina de Recuperación de Adeudos, lleva a cabo el control de los ingresos por laregularización de los terrenos de la Colonia Pedro I. Mata.
2. La Oficina de Recuperación de Adeudos, será la responsable de entregar el Recibo Original al Adquiriente, previa identificación.
NORMAS
218
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E LA B O R Ó R E V I S Ó AU T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z AC I Ó N
S UB D IREC CIÓN
AD MIN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NSE JO D IRE C TIV O
O CT U B R E 2016
24 D E
NO V IE MB R E 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DERECUPERACIÓN DE ADEUDOS
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Recibe del Titular del Departamento de Ingresos copia del Estado de Cuenta delas diversas Instituciones Bancarias, mismos que turna el Departamento de Egresosque reflejan los depósitos realializados.
Identifica mediante el número de referencia bancaria el nombre del adquiriente.
Turna la copia del Estado de Cuenta al Auxiliar Contable para su análisis.
Analiza y determina el mes al cual se va a aplicar.
Elabora en excell un volante de recibo provisional con las aplicaciones contables,concepto e importe.
Turna al Auxiliar Admisintarivo para su seguimiento.
Recibe y captura en el Sistema de Egresos para la emisión del Recibo de Caja.
Informa al Auxiliar Contable que ya fue capturada la información.
Acude a la Ventanilla de la Oficina de Caja General del Departamento de Egresospara entregar la copia del Estado de Cuenta del Banco para que le enteguen elRecibo de caaja en Original y dos tantos.
Integra el Recibo Original y una copia al Expediente individual del adquiriente.
Turna la segunda copia al Auxiliar Administrativo para que actualice la Tabla deControl de Pagos para cualquier consulta.
Pasa el tiempo
Analiza, en los primeros cinco días del mes, la Tabla de Control de Pagos ydetermina quienes tienen adeudo de mas de dos meses.
Elabora Memorándum al Departamento de lo Contencioso con rubrica del Jefede la Oficina de Control de Adeudos y firma del Titular del Departamento deIngresos para los efectos con procedentes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
219
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
F E C H A E L A B O R Ó R E V I S Ó A U T O R I Z Ó
E L A B O R A C I Ó N A U T O R I Z A C I Ó N
S UB D IRE C CIÓ N
A D M IN IS TRA T IV A
S U B DIRE CCIÓ N DE
F IN A NZ A S
CO NS E JO D IRE C TIV O
O C T U B R E 2 0 16
2 4 D E
N O V IE MB R E 2 01 6
PROCEDIMIENTO DE INGRESOS POR REGULARIZACIÓN DE TERRENOS DE PEDRO I. MATA.
220
RECIBE
TITULAR DE RECUPERACIÓN DE
ADEUDOS
INICIO
ESTADO DE CUENTA
FIN
IDENTIFICA
AUXILIAR CONTABLE
RECIBEY
CAPTURAMEMORANDUM
ELABORA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
AUXILIARADMINISTRATIVO
RECIBO DECAJA
ESTADO DE CUENTA
ACUDE
EXPEDIENTE
RECIBO
INTEGRA
EN LOS PRIMEROS 5 DÍAS DEL MES LA TABLA DE CONTROL DE
PAGOS PARA CUALQUIER CONSULTA
ANALIZA
AUXILIARADMINISTRATIVO
C
C
CON RUBRICA DEL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE
ADEUDOS Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE INGRESOS
DE LAS DIVERSAS INSTITUCIONES
BANCARIAS QUE REFLEJAN LOS
DEPOSITOS
NÚMERO DE REFERENCIA BANCARIA EL NOMBRE DEL ADQUIRIENTE
TURNA
ESTADO DE CUENTA
C
ANALIZA Y
DETERMINA
AUXILIAR CONTABLE
EL MES AL CUAL SE VA A APLICAR
ELABORA
VOLANTE DE RECIBO
EN EXCEL CON LAS APLICACIONES
CONTABLES, CONCEPTO E
IMPORTE
TURNA
SISTEMA DE EGRESOS
AUXILIARADMINISTRATIVO
PARA EMISIÓN DEL RECIBO DE CAJA.
AUXILIAR CONTABLEINFORMA
A LA VENTANILLA DE CAJA GENERALPARA ENTREGAR
O
AUXILIAR CONTABLE
C
C1
C2
O
C
AUXILIAR ADMINISTRATIVOTURNA
C2
RECIBO
PARA QUE ACTUALICE LA TABLA DE CONTROL DE
PAGOS PARA CUALQUIER CONSULTA
DEPARTAMENTODE LO
CONTENCIOSO
DEPARTAMENTODE EGRESOS
164
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Departamento de Egresos capta los ingresos por diversos conceptos, tales como:
Ingresos por concepto de casas: (Distribuye así los Recibos de Caja): Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para laOficina de Recuperación de Adeudos, cuarta copia se conservará en el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de pensión vehicular:Primera y segunda copia para la Oficina de Control de Adeudos, la tercera para el Departamento de Control Financiero y cuarta copiapara el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de reconocimiento de cuotas:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda es para la Oficina de Recuperación de Adeudos, tercera copiapara el Departamento de Vigencia de Derechos cuarta copia para el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de pago por CENDI:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copia para el CENDI y la cuarta copia y su acuse seguardarán en el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de préstamos:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para la Oficina de Recuperación de Adeudos,cuarta copia se guardará en el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de rentas:Primera copia para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copias para la Oficina de Recuperación de Adeudos,cuarta copia para el archivo consecutivo.
Ingresos por concepto de devoluciones de anticipo:Primera para el Departamento de Control Financiero, segunda y tercera copia para el interesado y la cuarta para el archivoconsecutivo.
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS.
Objetivo: Recibir el pago que se realice por los diversos conceptos, entregando un Recibo de Caja al pagador, para llevar así unestricto control para un manejo interno adecuado.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
166
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
2. El Departamento de Ingresos, mediante su Oficina de Control de Ingresos por Organismos, es el responsable de efectuar las laboresnecesarias para que el Instituto reciba los ingresos por cuotas y aportaciones de los Organismos Incorporados, apoyando en larecuperación de adeudos por los diversos beneficios otorgados a los derechohabientes.
3. El original del Recibo de Caja siempre se entrega al interesado, y los tantos restantes del mismo, se deberán distribuir de acuerdoal tipo de ingreso ( tal como se definió anteriormente).
NORMAS
167
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
2
3
3.A
4
5
6
Recibe del derechohabiente, el Volante de Pago, elaborado por el Departamen-to de Control Financiero o por el Departamento de Ingresos.
Accesa al sistema de egresos y captura la información.
Nota: Para el cobro de las mensualidades por la compra de casas o departamen-tos y mantenimiento de las Unidades Habitacionales, copia la información captura-da por el Departamento de Ingresos, en el sistema de casas.
Valida la información contra el Volante de Pago.
¿Es correcta la información capturada?
En caso de que no sea correcta:Devuelve el Volante de Pago para su corrección, al departamento correspon-diente.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que sea correcta la información capturada:Imprime el Recibo de Caja, en original y cuatro copias.
Cobra el importe del Recibo de Caja correspondiente y entrega el original delmismo, al interesado.
Clasifica y distribuye los tantos restantes del Recibo de Caja, de acuerdo al tipode ingreso.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
168
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
RECEPCIÓN DE INGRESOS DIVERSOS
169
RECIBE
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
INICIO
ACCESA
Y
CAPTURA
DERECHOHABIENTE
VOLANTE DE PAGO
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
DEVUELVE
SI
PARA CORRECCIÓN
IMPRIME
RECIBO DE CAJA
VALIDA
VOLANTE DE PAGO
INFORMACIÓN
ELABORADO POR EL DEPTO. DE CONTROL FINANCIERO O DEPTO. DE
INGRESOS
SISTEMA DE EGRESOS
INFORMACIÓN DELDEPTO. DEINGRESOS EN SU SISTEMA DE
CASAS
VOLANTE DE PAGO
DEPTO. CORRESPONDIENTE
O-4
O-4
RECIBODE CAJA
COBRA
Y
ENTREGA
IMPORTE
RECIBODE CAJA
O
INTERESADO
DISTRIBUYE
DE ACUERDO AL TIPO
DE INGRESO
1
1
FIN
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y
REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS.
Objetivo: Recibir los pagos por parte de los representantes de los Organismos, (vía ventanilla o por transferencia electrónica) eimprimir los Recibos de Caja, para entregarlos a quien realizó el pago.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. El Departamento de Egresos, mediante su Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar las labores de atención al públicoy la recepción, control y custodia de los ingresos en efectivo y/o valores de la Institución, así como de verificar la preparación y controlde egresos de la misma.
170
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
1.A
2
2.A
3
4
5
Recibe al representante del Organismo y pregunta el modo de pago.
¿Es un pago en ventanilla o una transferencia electrónica?
En caso de tratarse de pago en ventanilla:Recibe el Cheque y la Póliza Cheque.
Revisa y verifica si acepta o no el Cheque (legibilidad, alteraciones y que lasfirmas no crucen la banda magnética).
¿Es aceptado el Cheque?
En caso de que no sea aceptado el Cheque:Devuelve el Cheque para corrección, haciendo las observaciones pertinentes alrepresentante del Organismo.
Informa telefónicamente al Titular de la Oficina de Control de Ingresos por Orga-nismos, que no se aceptó el Cheque.
Pasa el tiempo.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que sea aceptado el Cheque:Sella y firma de recibido en la Póliza Cheque.
Continúa con la actividad 5.
En caso de tratarse de transferencia bancaria:Imprime el Recibo de Caja, entrega al representante del Organismo el original yasellado, la primera y tercera copias al Titular de la Oficina de Control de Ingresospor Organismos, la segunda copia al Departamento de Control Financiero y lacuarta copia la conserva en su archivo consecutivo, permanentemente.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
171
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ORGANISMOS
172
RECIBEY
PREGUNTA
CAJERO DE RECEPCIÓN YCONTROL DE INGRESOS
INICIO
DEL REPRESENTANTE DEL ORGANISMO
¿EL PAGO SE REALIZARA EN
VENTANILLA O POR TRANSFERENCIA
BANCARIA?
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
MODO DE PAGO
IMPRIME
RECIBO DE CAJA
O
1ª. C
REPRESENTANTE DEL ORGANISMO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
3ª. C
OFICINA DE CONTROL DE
INGRESOS POR ORGANISMOS
C
¿ES ACEPTADO EL CHEQUE?
RECIBE
DEVUELVENO
SÍ
SELLA
Y
FIRMA
PÓLIZA CHEQUE
CHEQUE
2
CHEQUE
PAGO ENVENTANLLA
PÓLIZA DE
CHEQUE
REVISA
Y
VERIFICA
CHEQUE
REPRESENTANTE DEL ORGANISMO
1
2
INFORMA
NO SE ACEPTO EL CHEQUE
RECIBIDOTITULAR DE LA OFICINA
DE INGRESOS POR ORGANISMOS
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
2ª. C
RECIBO DE CAJA
4ª. C
FIN
1
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Departamento de Egresos, es el responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentacióncomprobatoria de erogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.
2. El Departamento de Egresos, es el responsable de depositar en las instituciones bancarias, los ingresos diarios del Instituto, para sucontrol y seguimiento.
3. El responsable de los cajeros del estacionamiento del IPE, entrega diariamente el efectivo exacto recuperado durante el turno al cajerode Recepción y Control de Ingresos.
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO.
Objetivo: Recibir del servicio de estacionamiento del IPE, el efectivo por los ingresos recaudados por el servicio que se presta ypara depositarlo a una institución bancaria.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
173
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
2
2.A
3
4
5
6
Recibe del responsable del cajero del estacionamiento del IPE, un sobre conefectivo amparando el total de ingresos del día
Revisa que ambos coincidan.
¿Coinciden las cantidades?
En caso de que no coincidan las cantidades:Solicita verbalmente al encargado del estacionamiento, que haga el ajuste de lacantidad entregada (faltante o sobrante) para que coincida lo entregado en elsobre.
Continúa con la actividad 3.
En caso de que coincidan las cantidades:Recibe el efectivo.
Elabora un Recibo de Caja en el sistema respectivo, por concepto de ingresosdel estacionamiento del día hábil inmediato anterior y lo imprime en cuatro tantos.
Deposita en la caja fuerte.
Distribuye:-Original para el encargado de estacionamiento.-Primera y tercera copia el Departamento de Ingresos.-Segunda copia al Departamento de Control Financiero.-Cuarto tanto, lo archiva en el Consecutivo, temporalmente.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
174
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
RECEPCIÓN DE INGRESOS POR ESTACIONAMIENTO
175
RECIBE
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
INICIO
SOBRE
¿COINCIDEN LAS CANTIDADES?
NO
SI
AJUSTE DE LA CANTIDAD
ENTREGADA.
RECIBE
ORECIBO DE CAJA
ENCARGADO DEL ESTACIONAMIENTO
REVISA
SOLICITA
CAJA FUERTE
1
CON EFECTIVO
COINCIDAN LAS CANTIDADES
ENCARGADO DEL ESTACIONAMIENTO
1
EFECTIVO
CONCEPTO INGRESOS DE ESTACIONAMIENTO
EFECTIVO
DEPOSITA
ELABORA E IMPRIME
C
C
C
IMPRIME
RECIBO DE CAJA
O
1ª. C
ENCARGADO DE ESTACIONAMIENTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
3ª. C
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
C
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
2ª. C
RECIBO DE CAJA
4ª. C
FIN
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Departamento de Egresos, consolida y remite al Departamento de Control Financiero, la documentación comprobatoria deerogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.
2. El Departamento de Egresos, deposita en las instituciones bancarias, los ingresos diarios del Instituto, para su control y seguimiento.
3. La Oficina de Caja General, para el corte de caja, elabora e imprime el original y tres tantos, del Recibo de Caja, del total de losvolantes (100 folios) por el cobro de cada 100 credenciales solicitadas y pagadas.
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES.
Objetivo: Recibir del interesado, el importe por pago de la entrega de la Credencial solicitada (según sea el caso) y entregada.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
176
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
2
Elabora Recibo de caja, imprime y entrega el original y el segundo tanto a laOficina de Afiliación y Emisión de Credenciales, el tercer tanto al Departamento deControl Financiero.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
Archiva el primer tanto en el expediente consecutivo de Recibos de Caja, demanera permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
177
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
RECEPCIÓN DE INGRESOS POR COBRO DE CREDENCIALES
178
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
INICIO
ORECIBO DE CAJA
ELABORA, IMPRIME y ENTREGA
ARCHIVA
RECIBO DE CAJA1- C
OFNA. DE AFILIACIÓN
DEPTO. DE CONTROL FINANCIERO
2-C
3-C
FIN
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular de la Oficina de Caja General es el responsable de revisar y autorizar el corte diario de caja, para verificar que su registroy aplicación sean correctos.
2. El Titular de la Oficina de Caja General es el responsable de supervisar las labores de atención al público y de la recepción, controly custodia de los ingresos en efectivo y/o valores de la Institución, así como, verifica la preparación y control de ingresos de la misma.
3. El Cajero de Recepción y Control de Ingresos, realiza diariamente el arqueo de caja de los ingresos y valores recibidos después delcorte y entregar a su titular inmediato, para su control.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE CAJA.
Objetivo: Realizar la conciliación de lo recibido en efectivo, Cheques, Fichas de Depósito, copias de Transferencias contra eltotal de los Recibos de Caja, para tener al final del día, un control interno adecuado y efectuar el depósito correspondien-te.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
179
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE RECEPCIÓN YCONTROL DE INGRESOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
10.A
Comunica verbalmente al personal de la Oficina de Recuperación de Adeudos,que realizará el corte de caja.
Imprime Relacion de Recibos.
Captura en el sistema el importe de todos los Recibos de Caja, así como elimporte de los Cheques, el efectivo que ingresaron, copias de Fichas de depó-sito y copias de Transferencias bancarias.
Elabora Fichas de Depósito en la que se relaciona el efectivo para Bancomer,los Cheques recibidos y el efectivo para Banorte por los pagos de préstamosdomiciliados.
Al reverso de cada Cheque, anota el número del Recibo de Caja que lo ampa-ra, la fecha del Recibo y el número de cuenta a la que se deposita; turna al Titulardel Departamento de Egresos, junto con sus respectivas Fichas de Depósito.
Recibe los Cheques y realiza los depósitos correspondientes.
Pasa tiempo.
Recibe la Ficha de Depósito y turna al Cajero de rececpción y control deingresis.
Recibe la Ficha de Depósito (copia) sellada por el banco, entrega al Departa-mento de Control Financiero la Ficha de Depósito y recaba la firma de recibidoen una fotocopia.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
Archiva temporalmente la fotocopia con su respectivo corte de caja, en el consecu-tivo del mismo.
Valida el total de los Recibos de Caja y su importe contra el Corte Diario enpantalla, desplegado por el sistema de egresos.
Están correctos los datos?
En caso de que no estén correctos los datos:Identifica el error y corrige.
180
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECAJA GENERAL
CAJERO DE RECEPCIÓN YCONTROL DE INGRESOS
11
12
13
13.A
14
15
16
17
Concilia las Fichas de Depósito contra los Cheques y el Reporte del Efecti-vo del Día.
Continúa con la actividad 12.
En caso de que estén correctos los datos:Imprime seis juegos de cada reporte: Reporte de Corte Diario de Caja, Re-porte del Efectivo del Día y Reporte del Importe de Ingreso por Concep-to y turna al Titular de la Oficina de Caja General, junto con los Recibos de Cajay las Fichas de Depósito.
Revisa que los conceptos y las cuentas de cada Recibo de Caja, sean loscorrectos.
¿Están correctos los datos?
En caso de que no estén correctos los datos:Devuelve los documentos para su corrección.
Regresa a la actividad 13.
En caso de que estén correctos los datos:Turna las cuentas de cada Recibo de Caja, al cajero de Recepción y Control deIngresos.
Distribuye los Reportes de la siguinete manera; cinco originales al Departamentode Egresos y su acuse.
Recibe del Departamento de Control Financiero las Fichas de Depósito, debi-damente firmados.
Archiva las Fichas de Depósito, los Reportes y los Recibos de Caja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
181
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN DELCORTE DIARIO DE CAJA
182
COMUNICA
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
INICIO
OFICINA DE RECUPERACIÓN
DE ADEUDOS
IMPRIME
REALIZARA CORTE DE CAJA
RELACIÓN DE RECIBOS
SISTEMA DE
EGRESOS
CAPTURAIMPORTES DE LOS RECIBOS DE CAJA,
CHEQUES, EFECTIVO, FICHAS DE DEPÓSITO Y TRANSFERENCIAS.
ELABORA
FICHAS DE DEPÓSITO
RELACIONA EFECTIVO PARA BANCOMER Y
EFECTIVO Y CHEQUES PARA BANORTE
ANOTA Y TURNA
CHEQUE
AL REVERSO DE CADA UNO SU No. DE RECIBO, FECHA Y No.
DE CUENTA
FICHAS DE DEPÓSITO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
RECIBE Y REALIZA
CHEQUE
DEPOSITOS AL BANCO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
RECIBE Y TURNA
FICHA DE DEPÓSITO
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
C
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
RECIBE Y ENTREGA
FICHA DE DEPÓSITO
C
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
FICHA DE DEPÓSITO
C
ARCHIVA
FICHA DE DEPÓSITO
C
VALIDA
RECIBOS DE CAJA
CORTE DIARIO
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NO IDENTIFICA Y CORRIGE
IMPRIME Y TURNA
1
CONCILIA
FICHAS DE DEPÓSITO
CHEQUES
REPORTE DE EFECTIVO
REPORTE CORTE DIARIO DE CAJA
REPOR. EFECT.DEL DÍA
REPOR. IMPOR. ING. POR CONCEP.
FICHAS DE DEPÓSITO
RECIBOS DE CAJA
1
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
REVISA
RECIBOS DE CAJA
SEANCORRECTOS
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?
NODEVUELVE
PARA SU CORRECCIÓN
2
2
TURNA
RECIBOS DE CAJA
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
DISTRIBUYE
6 TANTOS
REPORTES
2T
3T
4T
5T
1T
6T
ACUSE
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
RECIBE
REPORTES
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
ARCHIVA
REPORTES
FICHAS DE DEPÓSITO
RECIBOS DE CAJA
FIN
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Ingresos analiza las Nóminas de los H. Ayuntamientos u Organismos, donde se refleje el importede sueldos y descuentos de cuotas y realizar los ajustes correspondientes, para efectuar el cobro correcto por concepto de cuotas yaportaciones.
2. La Oficina de Control de Ingresos porOrganismos, captura e imprime los Recibos de Caja con los datos del pago realizado por losMunicipios cuando éste se efectúa por medio de la Secretaria de Finanzas y Planeación, y los turna a la Oficina de Caja General parasu resguardo hasta el momento del pago y para su control y seguimiento.
3. La Oficina de Caja General, es la responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentacióncomprobatoria de los ingresos recibidos, para su registro y control.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS.
Objetivo: Requisitar y entregar los Recibos de Caja, a los representantes de Municipios que hayan realizado el pago respectivo.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
183
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROLDE INGRESOS
1
2
3
4
Firma los Recibos de Caja elaborados y los turna al cajero de Recepción yControl de Ingresos.
Recibe del Titular de la Oficina de Caja General, los Recibos de Caja, junto conel Listado de Relación por Municipios.
Recibe aviso verbal del Titular de la Oficina de Caja General, de que ya se puedeconsiderar el pago de los Municipios.
Elabora y turna los Recibos de Caja a la Oficina de Control de Ingresos porOrganismos
Conecta con el Procedimiento de Corte Diario de Caja, que realiza la Oficina de
Caja General perteneciente a la Subdirección de Finanzas y que se encuentra
en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
184
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RECIBOS DE MUNICIPIOS
185
FIRMA Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
INICIO
RECIBE
AVISO VERBAL DE QUE CONSIDERE PAGO DE
MUNICIPIOS
RECIBOSDE CAJA
RECIBOS DE CAJA
LIST. DE REL. MUNICIPIOS
RECIBE
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
ELABORA Y TURNA
RECIBOS DE CAJA
CAJERO DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS
PROCED. DE CORTE DIARIO DE CAJA
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. Los Reportes de los Cheques que se envían por correo, se numeran al reverso (número consecutivo de hoja).
2. Para el caso de los Cheques de las pensiones reportadas como suspendidas por fallecimiento, actualmente se tiene en el sistema, lasuspensión de Cheques, esto quiere decir que aunque están ya incluidos en la Nómina, no se les emitirá el Cheque, sólo que sereciba el Reporte del Fallecimiento ya posterior a la fecha de la emisión de la Nómina. Se subraya en la relación respectiva yposteriormente se elabora el Memorándum y se envía al Departamento de Control Financiero, así mismo como a aquéllos a los quese les cambia su domicilio o los que se les pagará en este Instituto.
3. Completamente validados los Cheques de la Nómina de Pensionados, a partir del mes de octubre, con la impresión en línea, seimprimen y consideran los siguientes Reportes en la Oficina de Caja General:1. De Cheques (locales y foráneos) enviados por correo.2. De Cheques(locales y foráneos) para entrega en el IPE.3. De Pensionados que cobran sus Cheques en las representaciones sindicales.4. De Pensionados a los que se les retuvo su pago por falta de acreditación en la revista de supervivencia o documentación
que acredite escolaridad
4. El Departamento de Egresos es el responsable de la elaboración y emisión de Cheques, por los diversos conceptos que manejeel IPE.
5. El Departamento de Egresos elabora el Cheque por pago de anticipo de pensión, toda vez que reciba del Departamento de Vigenciade Derechos, el Memorándum y el Formato TES-08058.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS.
Objetivo: Requisitar, imprimir y entregar los Cheques de la Nómina para los Pensionados.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
186
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
CUSTODIO DE BÓVEDA
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
1
2
3
4
4.A
5
6
7
8
9
10
11
Solicita verbalmente al encargado de la bóveda, los Cheques en blanco necesa-rios para la impresión de los Pensionados, del mes en curso.
Entrega la cantidad solicitada de éstos, al Titular de la Oficina de Caja General.
Relaciona los folios en el Formato de Control de Folios, y asigna a unapersona (auxiliar administrativo) para su revisión e impresión.
Revisa la legibilidad de las firmas, nombres, que el número de Cheque no estéinvadido por letras, rayas, que esté mal impreso, ilegible, roto, etc. para que sisucede ésto, se defina si existen Cheques por cancelarse.
¿Existe alguna inconsistencia?
En caso de existir alguna inconsistencia en la impresión:Devuelve los Cheques al Titular de la Oficina de Caja General, para que proce-da a cancelar e imprimir su reposición en el sistema de la nómina de pensionados.
Imprime la Reposición de los Cheques, en el sistema de la nómina de pensiona-dos.
Relaciona los folios de los nuevos Cheques en el Formato de Control deImpresión de Cheques de esta oficina, lo imprime con firma electrónica y losanexa a la Relación de Reposiciones automáticas.
Continúa con la actividad 8
En caso de no existir alguna inconsistencia en la impresión:Valida los Cheques de la Nómina de Pensionados e imprime los Reportes.
Sella los Cheques devueltos como cancelados, anota el folio del Cheque queocupa su lugar, de igual forma, en el nuevo Cheque anota el folio del Chequecorrespondiente, cancelado.
Subraya en la Relación de Pensionados los Cheques retenidos por medianteMemorándum por el Departamento de Vigencia de Derechos o del Departamen-to de Egresos.
Adjunta los Cheques que amparan cada hoja de los Reportes.
Revisa que la Relación de Cheques de la hoja del Reporte (Cheque inicial yfinal), esté físicamente adjunta y anota el número correspondiente en la misma.
187
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
12
13
Acomoda los Cheques en el consecutivo, según la numeración antes asignada.
Envía los Cheques mediante Memorándum (indicando el número de relacionesenviadas) al Titular de la Sección de Oficialía de Partes, para su distribución.
Conecta con el Procedimiento de Recepción de Correspondencia Departamen-
tal para ser despachada, que realiza la Sección de Oficialía de Partes, pertene-
ciente a la Subdirección Administrativa.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
188
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN Y ENTREGA DE LOS CHEQUES DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS
189
SOLICITA
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
INICIO
ENCARGADO DELA BÓVEDA
RELACIONA
Y
ASIGNA
CHEQUESCANCELADOS
CHEQUES EN BLANCO
NECESARIOS PARA IMPRESIÓN DE NÓMINA DE PENSIONADOS
ENTREGA
FORMATO DE CONTROL DE FOLIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CHEQUES
REVISA
SELLA
CHEQUES
CUSTODIO DE BÓVEDA
CHEQUES EN BLANCO
LEGIBILIDAD DE FIRMAS, NOMBRE, NUMERO DE
CHEQUE, MAL IMPRESO, ROTO, ETC.
¿EXISTE INCONSISTENCIA?
SÍ DEVUELVE
NO
CHEQUES
PARA CANCELAR E IMPRIMIR
REPOSICIÓN
IMPRIME
SIST. DE NÓMINA DE PENSIONADOS
REPOSICIÓN
RELACIONA
RELACIÓN DE REPOSICIÓN AUTOMATICAS
FORMATO DE CONTROL DE IMPRESIÓN DE CHEQUES
VALIDA E IMPRIME
CHEQUES
1
1
SUBRAYA
RELACIÓN DE PENSIONADOS
ADJUNTA
CHEQUES
REVISA
RELACIÓN DE CHEQUES
ESTÉ ADJUNTA Y ANOTA SU NÚMERO
ACOMODA
CHEQUES
ENVÍA
CHEQUES
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA SECCIÓN
OFICIALÍA DE PARTES
DEVUELTOS COMO “CANCELADOS” Y ANOTA EL
FOLIO DEL QUE OCUPA SU LUGAR
RETENIDOS VÍA MEMORÁNDUM
REPORTES
SEGÚN NUMERO CONSECUTIVO
CHEQUES
REPORTES
CHEQUES
PROC. DE RECEPCIÓN DECORRESPONDENCIA PARA
SER DESPACHADA
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. En el caso de realizar un trámite de pago, se entrega al Departamento de Egresos, la documentación requerida, según sea el caso:
-Para el pago de servicios básicos (Agua, luz, teléfono), se entrega la Factura o recibo, requisitando elFormato FSF-03,Relación de gastos y concentración de documentos para el pago, reposición y/o afectación presupuestal.
-Para el pago de traslado de valores, fotocopiado, vigilancia, reembolsos de fondo fijo o varios (aquéllos que no se mencionenen este manual), se entrega Factura o recibo, requisitando el Formato FSF-03, Relación de gastos y concentración dedocumentos para pago, reposición y/o afectación presupuestal.
-Para el pago de otros como traslado de valores, fotocopiado, vigilancia, reembolsos Fondo Fijo, varios (aquéllos que no semencionan en el presente manual), se entrega Factura o recibo, requisitando elFormato FSF-03, de Relación de gastos yconcentración de documentos para pago, reposición y/o afectación presupuestal.
-En el caso de pago de reparación y mantenimiento de mobiliario y equipo de oficina y equipo de transporte, se requisita elForrmato FSF-03, entrega la Factura, Orden de Reparación de Mobiliario y equipo de oficina y Orden de reparaciónde vehículos.
-Para el pago a proveedores de bienes y/o servicios (compra menor o igual a 1.000.00), se requisita el Forrmato FSF-03,la Factura y el Formato de Requisición de materiales FUA-19.
-Para el pago a proveedores de bienes y/o servicios (compra mayor a 1.000.00), se requisita el Forrmato FSA-22, y entregarla Factura, así como elFormato de Solicitud de Pago, la Orden de Compra (FUA-20), Modificación de la Orden decompra (en su caso FUA-21) y copia del Contrato (Licitaciones).
-En el caso de pago de honorarios y arrendamientos, se requisita elFormato FSF-03 y entrega el Recibo (honorarios oarrendamiento) y la Constancia de Percepciones y Retenciones.
PROCEDIMIENTO
Nombre: TRÁMITE DE PAGO.
Objetivo: Recibir y revisar la documentación requerida para autorizar el pago de diferentes conceptos.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
190
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
NORMAS
-Para el pago de anticipo de gastos sujetos a comprobar, en el caso de a) Viáticos, deberá requisitar y entregar el FormatoFSF07,un Oficio de Comisión y Orden de Ministración de Viáticos y b) Gastos diversos, Formato FSF-02, de GastosDiversos, anotando la partida presupuestal que será afectada en la comprobación, ejemplo 6062--3301.-En el caso de amortización de vivienda, deberá entregar requisitado ya, el Formato FSF-03 y la Relación y/o Estado deCuenta.
-En cuanto a la Apertura de Fondos Fijos, se deberá requisitar y entregar el Formato FSF-01, referente al Resguardo deFondo Fijo, un original para resguardo en bóveda y una copia original para la expedición del Cheque.
-Para devolución o reintegros de descuentos: A) Vivienda, deberá requisitar el Formato FSF-03 y entregar la Solicitud dedevolución del interesado y/o aclaraciones de ventanilla (COP-001), Recibo expedido por el Departamento de Ingresos,copia de la documentación que refleja el descuento indebido, y Estado de cuenta elaborado por el Departamento de Ingresos.B) Préstamos a Corto Plazo, son los mismos mencionados para vivienda, pero en el caso del recibo expedido por el Departa-mento de Ingresosentregar el Formato COP-006.
-En el caso de reposición de cheques cancelados, se deberá elaborar y entregar un Memorándum, Solicitud del interesadoo representante sindical, copia del Cheque o Relación de cheques emitidos y Reporte de Cheques cancelados.
-Para las obligaciones fiscales y laborales como son: Impuestos, deberá entregar el Formato FSF-03, el Formato «Pagosprovisionales, primera parcialidad y retenciones de impuestos federales» (1 D), Memorándum, Cédula de impues-tos elaborada por el Departamento de Control Financiero; para IMSS personal IPE: los mismos que para el de Impuestos; y encuanto a IMSS para Pensionados: se le solicita Cédula de Determinación de cuotas (Liquidación del IMSS) y Resumen decuotas por Municipio.
-En el caso de Fideicomisos: Requisitar el Formato FSF-03 y Memorándum del Departamento de Control Financiero.
-En cuanto el Pago de Nómina de Activos: deberá entregar el Formato FSF-03 y la Relación de nóminas del personal debase, confianza y eventual, elaborada por el Departamento de Recursos Humanos.
-Para el pago de Pensiones Alimenticias al personal del IPE: deberá entregar el Memorándum y el Recibo de pensiónalimenticia.
-En cuanto al pago a terceros de la nómina del personal del IPE y de Pensionados, deberá entregar el Formato FSF-03 y laRelación de descuentos vía nómina y/o Recibos expedidos por el beneficiario.
-Para el pago de la Nómina de Pensionados: Deberá requisitar y entregar el Formato de Tabulado de nómina de pensio-nados.
-En cuanto al pago de gastos de funeral, días y aginaldo proporcional e indemnizaciones: deberá entregarse el Oficio decumplimiento del Acuerdo de Consejo Directivo.
191
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
NORMAS
-Para el pago de anticipo de pensión, deberá entregar el Formato FSF-03 y la Solicitud del Departamento de Vigencia de Derechos con su soporte respectivo.
-En cuanto a las cuentas por cobrar, deberá entregarse el Formato FSF-03 y un Memorándum.
2. Cuando por necesidades de área y como excepción se tengan que otorgar recursos para la adquisición de un bien o serviciodesconociendo aún al proveedor, se elabora un recibo con el Formato de Gastos Diversos (FSF-02), firmado por la persona querecibió el dinero, indicando el motivo del gasto, así como el nombre y firma del Contralor Interno, Subdirector o Titular de Departamento,teniendo un plazo máximo de 72 horas para comprobar debidamente el gasto, apercibiéndolo que de no cumplir con esta disposición,se solicitará a la Subdirección de Finanzas, lo registre como deudor diverso y haga el descuento a través de la Nómina.
3. Corresponde a la Contraloría Interna, vigilar la correcta aplicación y destino de los recursos que se hayan otorgado por los distintosconceptos que se hayan ministrado.
4. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que setramitará para el pago y comprobación de anticipos.
5. Se autoriza la comprobación de gastos diversos, siempre y cuando dichos comprobantes cumplan con los requisitos establecidosen la legislación fiscal vigente.
6. El plazo máximo establecido para la entrega de la documentación de la comprobación de gastos diversos, es durante los próximos3 días siguientes (72 horas) al otorgamiento del anticipo de gastos diversos. En caso de que no le sea posible la comprobación en eltérmino de esos tres días, el solicitante deberá entregar o enviar una justificación por escrito del porqué no le fue posible; deberá anotarla fecha probable de su comprobación.
7. La comprobación de gastos diversos se efectúa a través del Formato FSF-03 de Relación de Gastos y/o Concentración deDocumentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal, durante los tres días hábiles contados a partir del díasiguiente del otorgamiento ante el Departamento de Egresos, mismo que lleva el control de los sujetos a comprobar, a través delFormato GAC, de Control de Gastos a Comprobar. En el caso de que haya presentado su comprobación de anticipo de gastosdiversos y se le haya realizado el descuento vía Nómina, el funcionario o empleado, solicitará el reintegro de éste, anexando supetición.
192
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
2.A
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Titular del Departamento de Egresos la Documentación para eltrámite de pago y turna al Analista de Trámite de Pagos, para su trámite.
Recibe la Documentación para el trámite de pago y verifica que este correcta.
¿Está correcta la documentación?
En caso de que no esté correcta la documentación:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.
Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, la Documentación alárea, para su corrección, indicando el porqué en el Formato FSF-09, deCausas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos.
Pasa el tiempo.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que esté correcta la documentación:Programa los pagos, en base a la prioridad de los mismos.
Turna la Documentación al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos, para suvisto bueno.
Revisa la Documentación, firma de visto bueno y turna para aprobación delTitular del Departamenton de Egresos.
Recibe Documentación, firma de aprobación y devuelve al Titular de Oficina deRevisión de Pagos, para su seguimiento.
Recibe la Documentación debidamente aprobada y turna al Auxiliar Administra-tivo.
Recibe la Documentación y realiza la Orden de Pago u Orden de PagoElectrónica según sea el caso.
Captura en el Sistema de Egresos, imprime en tres tantos y firma en el recuadro deRevisión de pagos, en el Formato TES-08-037, de Orden de Pago u Orden dePago Electrónica.
¿El pago se realizará por Cheque o Transferencia Bancaria?
193
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
10.A
11
12
13
14
14.A
15
16
En caso de realizarse por transferencia bancaria:Imprime la Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original.
Turna Memorándum para el Analista de bancos, inversiones y fideicomisos,anexando a Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original,convisto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular delDepartamento de Egresos.
Conecta con la actividad 20
En caso de realizarse por Cheque:Turna a la Oficina de Caja General la Orden de Pago en tres tantos para laelaboración del cheque.
Conecta con el Procedimiento Elaboración de Cheques del Departamento de
Egresos, contenido en el Manual de la Subdirección de Finanzas.
Pasa tiempo.
Recibe el Cheque y la Póliza Cheque y turna al auxiliar administrativo.
Revisa el Cheque y la Póliza Cheque.
¿Esta correcta la información del Cheque y la Póliza del Cheque?
En caso de no estar correcta la información:Devuelve el Cheque y la Póliza Cheque a la Oficina de Caja General, para sucorrección.
Regresa a la actividad 13.
En caso de estar correcta la información:Turna Memorándum al Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitándole quefirme los Cheques, con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos.
Pasa tiempo.
Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas vía Memorándum los Che-ques firmados y turna al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos.
194
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18
19
20
21
22
Recibe Memorándum y los Cheques firmados y turna al auxiliar administrativo.
Recibe y turna Cheque a la Oficina de Caja General para que esta lo entrege albeneiciario.
Elaborá hoja control, asigna folios y la turna vía Memorándum con visto buenodel Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular del Departamento deEgresos, al Departamento de Programación y Presupuesto, para cotejar la dispo-nibilidad presupuestal.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Programación y Presupuesto, la Documentaciónsellada y autorizada.
Registra en la Carpeta de Órdenes de Pago, el folio que le corresponda,cantidad y nombre del beneficiario. En la Documentación anota el número deOrden de Pago, número de la cuenta bancaria a afectar, el número de provee-dor, clave de concepto y la fecha de pago y archiva para su resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
195
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
TRÁMITE DE PAGO
196
SISTEMA DE EGRESOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
DOCUMENTACIÓN
RECIBE Y VERIFICA
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
¿ESTÁ CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN?
SÍ
NO
TURNAAUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DOCUMENTA-CIÓN
1
PROGRAMA
DOCUMENTACIÓN
SEGÚN SEA EL TRÁMITE
DOCUMENTACIÓN
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
DEVUELVEÁL ÁREA
MEMORÁNDUM
FORMATOCAUSAS DE DE-
VOLUCIÓN DE DO-CUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTODE RECUR-SOS
TURNA
DOCUMENTACIÓN
VISTO BUENO
REVISA, FIRMA YTURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
DOCUMENTACIÓN
APROBACIÓN
REVISA, FIRMA YDEVUELVE
DOCUMENTACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
RECIBE Y TURNA
DOCUMENTACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y REALIZA
ORDEN DE PAGO U ORDEN DE PAGO ELECTRONICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
CAPTURA, IMPRIME YFIRMA
ORDEN DE PAGO U ORDEN DE PAGO ELECTRONICA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
1
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
¿EL PAGO SE REALIZARÁ POR
CHEQUE O TRANSFERENCIA
BANCARIA?
CHEQUE
TURNA
ORDEN DE PAGO
OFICINA DE CAJA GENERAL
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE
CHEQUES
POLIZA DE CHEQUE
RECIBE Y TURNA
CHEQUE
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
POLIZA DE CHEQUE
REVISA
CHEQUE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN DEL
CHEQUE Y LA PÓLIZA DE CHEQUE?
SI
NO
POLIZA DE CHEQUE
DEVUELVE
CHEQUE
3
3
OFICINA DE CAJA GENERAL
TRANSFERENCIA BANCARIAIMPRIME
ORDEN DE PAGO ELECTRÓNICA
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISOS
2T
PÓLIZA
O
TURNA
ORDEN DE PAGO ELECTRÓNICA
2T
PÓLIZA
O
MEMORÁNDUM
2
MEMORÁNDUM
TURNA
CHEQUE
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
CHEQUE
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
1
CHEQUE
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y TURNA
CHEQUE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
OFICINA DE CAJA GENERAL
ELABORA Y TURNA
HOJA DE CONTROL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
MEMORÁNDUM
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
REGISTRA
CARPETA ORDENES DE PAGO
FOLIO, CANTIDAD Y NOMBRE DEL BENEFICIARIO
FIN
TRÁMITE DE PAGO
197
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS.
Objetivo: Otorgar el importe solicitado por la UBPP del Instituto, previa justificación y autorización.
Frecuencia: Eventual.
NORMAS
1. El Departamento de Egresos es el responsable de analizar y dar seguimiento a las Solicitudes para el Otorgamiento de Anticipode Gastos a Funcionarios y Empleados (Formato de Gastos Diversos FSF-02), recibidas.
2. El concepto de Anticipo de gastos a funcionarios y empleados, es aquel en que se otorgue un importe solicitado por una UBPPdel Instituto para gastos diversos, anotando en el Formato de Gastos Diversos FSF-02, la cuenta a afectar, según el concepto.
3. El Titular del Departamento de Egresos, para dar inicio al trámite de otrogamiento de anticipo a funcionarios y empleados, recibe unasolicitud por escrito firmada por el titular de la UBPP, donde se justifique plenamente el fin para el cual se utilizará el recurso solicitado.
4. El Departamento de Egresos, solicita al Departamento de Programación y Presupuesto, le informe si existe disponibilidad presupuestalen la partida correspondiente para darle continuidad a la solicitud.
5. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que setramitará para el otorgamiento de los anticipos a funcionarios y empleados, así como de la comprobación de los mismos.
6. El concepto de Anticipo de gastos a funcionarios y empleados, se otorga de los fondos de la Cuenta de Cheques del Instituto,siempre y cuando éstos sean gastos que vayan a exceder de la cantidad que se tiene como Fondo Fijo.
7. Una vez autorizado el otorgamiento de anticipo a funcionarios y empleados, el importe solicitado es entregado mediante un Chequeo una transferencia electrónica.
8. Sólo se otorga anticipo a proveedores del I.P.E, cuando existe una Orden de Compra, anexa a la Solicitud.
198
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
2.A
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándum y el Formatode Gastos Diversos FSF-02, debidamente requisitado, donde se realiza lasolicitud especificando que es para otorgamiento de anticipo de gastos a funciona-rios y empleados y turna la documentación al Analista de Revisión de Pagos parasu seguimiento.
Recibe Memorándum y el Formato de Gastos Diversos FSF-02 y analizaque esté debidamente requisitada.
¿Está debidamente requisitada?
En caso de que no esté debidamente requisitada:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.
Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, la Documentación alárea, para su corrección.
Pasa el tiempo.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que esté debidamente requisitada:Programa los pagos, en base a la prioridad de los mismos.
Turna el Formato de Gastos Diversos FSF-02 al Titular de la Oficina deRevisión de Pagos, para su visto bueno.
Revisa el Formato de Gastos Diversos FSF-02, firma de visto bueno y turnapara aprobación del Titular del Departamenton de Egresos.
Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02, firma de aprobación y devuel-ve al Titular de Oficina de Revisión de Pagos, para su seguimiento.
Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02 aprobado y turna al auxiliaradministrativo.
Recibe el Formato de Gastos Diversos FSF-02 y elabora la Orden de Pagou Orden de Pago Electrónica según sea el caso.
Captura en el Sistema de Egresos, imprime en tres tantos y firma en el recuadro deRevisión de pagos, en el Formato TES-08-037, de Orden de Pago u Orden de
199
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
10.A
11
12
13
14
14.A
15
Pago Electrónica.
¿El pago se realizará por Cheque o Transferencia Bancaria?
En caso de realizarse por transferencia bancaria:Imprime la Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original.
Turna Memorándum para el Analista de bancos, inversiones y fideicomisos,anexando a Orden de Pago Electrónica en dos tantos y la Póliza en original,con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular delDepartamento de Egresos.
Continúa con la actividad 19.
En caso de realizarse por Cheque:Turna a la Oficina de Caja General la Orden de Pago en tres tantos para laelaboración del cheque.
Conecta con el Procedimiento Elaboración de Cheques del Departamento de
Egresos, contenido en el Manual de la Subdirección de Finanzas.
Pasa tiempo.
Recibe el Cheque y la Póliza Cheque y turna al auxiliar administrativo.
Revisa el Cheque y la Póliza Cheque.
¿Esta correcta la información del Cheque y la Póliza del Cheque?
En caso de no estar correcta la información:Devuelve el Cheque y la Póliza Cheque a la Oficina de Caja General, para sucorrección.
Regresa a la actividad 13.
En caso de estar correcta la información:Turna Memorándum al Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitándole quefirme los Cheques, con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos.
200
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
16
17
18
19
20
21
Pasa tiempo.
Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas vía Memorándum los Che-ques firmados y turna al Titular de la Oficina de Revisión de Pagos.
Recibe Memorándum y los Cheques firmados y turna al auxiliar administrativo.
Recibe y turna Cheque a la Oficina de Caja General para que esta lo entrege albeneiciario.
Turna vía Memorándum el Formato de Gastos Diversos FSF-02 con vistobueno del Titular de Oficina de Revisión de Pagos y firma del Titular del Departa-mento de Egresos, al Departamento de Programación y Presupuesto, para cote-jar la disponibilidad presupuestal.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Programación y Presupuesto, la Documentaciónsellada y autorizada.
Registra en la Libreta de control interno, el folio que le corresponda, cantidady nombre del beneficiario y archiva para su resguardo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
201
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
202
MEMORÁNDUM
FORMATO DEGASTOS
DIVERSOS
SISTEMA DE EGRESOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
MEMORÁNDUM
RECIBE Y ANALIZA
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
¿ESTÁ CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN?
SÍ
NOTURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DOCUMENTA-CIÓN
1
PROGRAMA
DOCUMENTACIÓN
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
DEVUELVEÁL ÁREA
MEMORÁNDUM
TURNA
FORMATO DE GASTOS DIVERSOS
VISTO BUENO
REVISA, FIRMA YTURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
APROBACIÓN
REVISA, FIRMA YDEVUELVE
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y REALIZA
ORDEN DE PAGO U ORDEN DE PAGO ELECTRONICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
CAPTURA, IMPRIME YFIRMA
ORDEN DE PAGO U ORDEN DE PAGO ELECTRONICA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
1
FORMATO DEGASTOS
DIVERSOS
FORMATO DE GASTOS DIVERSOS
FORMATO DE GASTOS DIVERSOS
FORMATO DE GASTOS DIVERSOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
OTORGAMIENTO DE ANTICIPO A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
203
¿EL PAGO SE REALIZARÁ POR
CHEQUE O TRANSFERENCIA
BANCARIA?
CHEQUE
TURNA
ORDEN DE PAGO
OFICINA DE CAJA GENERAL
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE
CHEQUES
POLIZA DE CHEQUE
RECIBE Y TURNA
CHEQUE
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
POLIZA DE CHEQUE
REVISA
CHEQUE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN DEL
CHEQUE Y LA PÓLIZA DE CHEQUE?
SI
NO
POLIZA DE CHEQUE
DEVUELVE
CHEQUE
3
3
OFICINA DE CAJA GENERAL
TRANSFERENCIA BANCARIAIMPRIME
ORDEN DE PAGO ELECTRÓNICA
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISOS
2T
PÓLIZA
O
TURNA
ORDEN DE PAGO ELECTRÓNICA
2T
PÓLIZA
O
MEMORÁNDUM
2
MEMORÁNDUM
TURNA
CHEQUE
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
CHEQUE
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
1
CHEQUE
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y TURNA
CHEQUE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
OFICINA DE CAJA GENERAL
ELABORA Y TURNA
FORMATO DE GASTOS DIVERSOS
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
MEMORÁNDUM
RECIBE
DOCUMENTACIÓN
REGISTRA
LIBRETA DE CONTROL INTERNO
FOLIO, CANTIDAD Y NOMBRE DEL BENEFICIARIO
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS.
Objetivo: Verificar la recepción de los documentos requeridos, para que la comprobación de gastos diversos, se realice en tiempo yforma.
Frecuencia: Permanente.
NORMAS
1. El Titular de la Contraloria Interna, los Titulares de las Subdirecciones y los Titulares de Departamento, son los responsables deautorizar la Solicitud de Otorgamiento de Anticipo de Gastos, de las diversas U.B.P.P. del Instituto, lo que los hace corresponsablesdel ejercicio de los recursos por este concepto.
2. Cuando por necesidades de área y como excepción se tengan que otorgar recursos para la adquisición de un bien o serviciodesconociendo aún al proveedor, se elabora un recibo con el Formato de Gastos Diversos (FSF-02), firmado por la persona querecibió el dinero, indicando el motivo del gasto, así como el nombre y firma del Contralor Interno, Subdirector o Titular de Departamento,teniendo un plazo máximo de 72 horas para comprobar o devolver debidamente el gasto, apercibiéndolo que de no cumplir con estadisposición, se solicitará mediante Memorándum al Departamento de Recursos Humanos haga el descuento a través de la Nómina.
3. El Titular del Departamento de Egresos verifica el cumplimiento de los requisitos de control interno en la documentación que se tramitapara el pago y comprobación de anticipos.
4. Será autorizada la comprobación de gastos diversos, siempre y cuando dichos comprobantes cumplan con los requisitos establecidosen la legislación fiscal vigente y firmados por la persona a quien se le otorgó el anticipo y por el Titular de la UBPP, según jerarquía.
5. La comprobación de gastos diversos es responsabilidad de la U.B.P.P. (Director General, Contralor Interno, Subdirectores y Titularesde Departamento).
6. El plazo máximo establecido para la entrega de la documentación de la Comprobación de Gastos Diversos y de los Anticipos degastos a funcionarios y empleados ,es durante los próximos 3 días siguientes (72 horas) al otorgamiento del anticipo de gastosdiversos. En caso de que no le sea posible la comprobación en el término de esos tres días, el sujeto a comprobar deberá entregar oenviar una justificación por escrito del porqué no se realizó en tiempo; debiendo anotar la fecha probable de su comprobación.
7. La comprobación de gastos diversos se efectuúa a través del Formato FSF-03 de Relación de Gastos y/o Concentración deDocumentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal, durante los tres días hábiles contados a partir del díasiguiente del otorgamiento ante el Departamento de Egresos, mismo que llevará el control de los sujetos a comprobar, a través delFormato GAC, de Control de Gastos a Comprobar. En el caso de que haya presentado su comprobación de anticipo de gastos
204
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
diversos y se le haya realizado el descuento vía Nómina, el funcionario o empleado, solicitará el reintegro de éste, anexando supetición.
8. Si al efectuarse la comprobación de los gastos diversos, resultara que el importe de la cuota otorgada, fuera mayor al importe de locomprobado, éste deberá reintegrar, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, la diferencia en efectivo, a la Subdirección de Finanzas,a través de la Oficina de Caja General, para lo cual se le expedirá el Recibo de Caja por el importe reintegrado.
9. Cuando la diferencia entre el importe erogado y el comprobado sea a favor del servidor público, éste le será reembolsado siemprey cuando esté debidamente justificado y autorizado por el superior jerárquico (con nivel mínimo de Contralor Interno, Subdirector oTitular de Departamento). En el Formato FSF-03, de Relación de Gastos y/o Concentración de Documentos para Pago,Reposición y/o Afectación Presupuestal, deberá anotar en el apartado de «observaciones», la leyenda «realizar cheque por la
diferencia a nuestro favor, por la cantidad de...».
NORMAS
205
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE TRÁMITE PAGOS
COMISIONADO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
2.A
3
4
4.A
5
6
Recibe del Titular del Departamento de Egresos las Facturas originales y elFormato FSF- 03, de Relación de Gastos y Concentración de Documen-tos para pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.
Recibe y revisa las Facturas originales y el Formato FSF- 03, de Relación deGastos y Concentración de Documentos para pago, Reposición y/o Afec-tación Presupuestal, ya requisitado y firmado, para comprobar los gastos di-versos y turna al auxiliar administrativo.
¿La documentación recibida, cumple con los requisitos normativos establecidos?
En el caso de que no cumpla con los requisitos normativos establecidos:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.
Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos la Documentación alárea, para su corrección, indicando el porqué en el Formato FSF-09, deCausas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos.
Pasa tiempo.
Regresa a la actividad 1.
En el caso de que cumpla con los requisitos normativos establecidos:Verifica que coincidan los importes.
¿Coinciden los importes?
En el caso de que no coincidan los importes:Informa al comisionado que debe reponer el importe faltante y lo envía al Depar-tamento de Control Financiero, donde le elaborarán el Recibo correspondiente.
Paga en la Oficina de Caja General, recibe el Recibo de Caja y entrega alauxiliar administrativo, una copia del mismo.
Conecta con el Procedimiento de Recepción de Ingresos Diversos, del Departa-
mento de Egresos, del Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finan-
zas.
Recibe el Recibo de Caja.
Continúa con la actividad 8.
206
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
7
8
9
10
En el caso de que coincidan los importes:Sella el Paquete de Documentos y le entrega copia de éste al interesado.
Integra el Paquete de Formato de Relación de Gastos y Concentración deDocumentos para pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal y Reci-bos de Caja.
Turna vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión depagos y firma del Titular del Departamento de Egresos al Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, para su afectación presupuestal.
Pasa el tiempo.
Recibe el Paquete de Documentos y relaciona el folio en la Libreta de Con-trol.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
207
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
COMPROBACIÓN DE GASTOS DIVERSOS
208
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO Y AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL
RECIBE Y ANALIZA
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
¿ESTÁ CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN?
SÍ
NOTURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
VERIFICA
DOCUMENTACIÓN
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
DEVUELVEÁL ÁREA
MEMORÁNDUM
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
FACTURAS
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO Y AFECTACIÓN PRESUPUES-TAL
FACTURAS
CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DERECURSOS
¿COINCIDEN LOS IMPORTES?
SÍ
NO INFORMA YENVIA
COMISIONADO
2
RECIBO
PAGA, RECIBE Y ENTREGA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBO DE CAJA
COMISIONADO
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE
INGRESOS DIVERSOS
PAGA, RECIBE Y ENTREGA
RECIBO DE CAJA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SELLA
PAQUETE DE DOCUMENTOS
INTEGRA
PAQUETE DE FORMATO DE RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCU-MENTOS PARA PAGO, REPO-SICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-TAL
RECIBOS DE CAJA
TURNA
MEMORÁNDUM
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
RECIBE Y RELACIONA
PAQUETE DE DOCUMENTOS
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de consolidar y remitir al Departamento de Control Financiero, la documentación comprobatoria de erogaciones efectuadas y de ingresos recibidos en la Oficina de Caja General, para su registro y control.
2. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de depositar en las instituciones bancarias, los ingresos diarios delInstituto,para su control y seguimiento.
Nombre: ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA.
Objetivo: Verificar que el registro de los pagos diarios, coincida con la cantidad en los Recibos de Caja entregados y conciliar quelos depósitos se hayan realizado y en las cuentas correspondientes, para así llevar un control interno adecuado.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
PROCEDIMIENTO
209
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE INGRESOS
1
2
3
4
4.A
5
6
7
Recibe del Titular del Departamento de Egresos el Corte Diario de Caja, losRecibos de Caja y Fichas de Depósito y turna al analista de ingresos.
Recibe el Corte Diario de Caja, los Recibos de Caja y Fichas de Depósitosdel día.
Analiza los Recibos de Caja, realizando anotaciones en el Reporte de CorteDiario de Caja.
Concilia las Fichas de Depósito contra Reporte Efectivo del Día y cuentascorrespondientes.
¿Están correctos los depósitos y montos?
En caso de que no estén correctos:Se espera a que llegue el depósito correcto para poder disponer de él.
Continúa con la actividad 5.
En caso de que estén correctos:Captura la información en el Reporte de Desglose de Ingresos por Concep-to.
En el Reporte de Desglose de Ingresos por Concepto, con ayuda delReporte de Corte Diario de Caja y de los Recibos de Caja, desagrega cadauno de los conceptos, es decir, anota quiénes participan y sus montos.
Turna Memorándum anexando los Reportes, las Fichas de Depósitos oTransferencias y los Recibos de Caja, con visto bueno del Titular del la Oficinade Revisión de Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos de lasiguiente forma:
-Dos tantos de cada Reporte y los Recibos de Caja, al Departamento deControl Financiero.-Dostantos de cada Reporte y las Fichas de Depósitos o Transferencias ,alDepartamento de Ingresos.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
210
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
8
9
Al final de mes, elabora los siguientes reportes:-De Ingresos Reales del Mes.-Fuente de los Recursos.-Desglose de Ingresos por Concepto Mensual.-Reporte de Cobros a SEFIPLAN, Universidad Veracruzana, Municipios yOrganismos que pagan directamente en caja.-Resumen Mensual de Ingresos Patrimoniales y Empresariales.
NOTA: Los dos últimos reportes mencionados no se entregan al Departamento deIngresos y Control Financiero.
Elabora Memorándum con visto bueno del Titular del la Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos, anexa el Reporte deIngresos Reales del Mes, Reporte de fuente de los recursos y el Reportede desglose de ingresos por concepto mensual y turna al Departamento deControl Financiero y Departamento de Programación y Presupuestos.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
211
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ANÁLISIS DEL CORTE DIARIO DE CAJA
212
REPORTE DE DES-GLOSE DE INGRESO
POR CONCEPTO MENSUAL
REPORTE DE FUEN-TE DE LOS RE-
CURSOS
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
MEMORÁNDUM
REPORTES
2TCORTE DIARIO DE CAJA
RECIBOS DECAJA
FICHAS DE DEPOSITO
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
CORTE DIARIO DE CAJA
RECIBE Y ANALIZA
ANALISTA DE INGRESOS
1
RECIBOS DECAJA
FICHAS DE DEPOSITO
ANALISTA DE INGRESOS
RECIBOS DECAJA
REPORTE DE CORTE DIARIO DE CAJA
ANALIZA Y REALIZA
FICHAS DE DEPOSITO
REPORTE EFECTIVO DEL DIA
CONCILIA
REPORTE DE DESGLOSE DE INGRESOS POR CONCEPTO
CAPTURA
SÍ
1
¿ESTÁN CORRECTOS LOS DEPÓSITOS Y
MONTOS?
NOESPERA
DEPÓSITO
REPORTE DE DESGLOSE DE INGRESOS POR CONCEPTO
DESAGREGA
REPORTE DE CORTE DIARIO DE CAJA
RECIBOS DE CAJA
1
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
TURNA
MEMORÁNDUM
REPORTES
2T
FICHAS DE DEPO-SITO O TRANS-FERENCIAS
RECIBOS DECAJA
ELABORA
REPORTE DE INGRESOS REALES POR MES
REPORTE DE FUEN-TE DE LOS RE-
CURSOS
REPORTE DE DESGLO-SE DE INGRESO PORCONCEPTO MENSUAL
REPORTE DE COBROS A SEFIPLAN, UNIVERSIDAD VERACRUZANA, MUNICIPIOS Y ORGANISMO RESUMEN MENSUAL
DE INGRESOS PA-TRIMONIALES Y EMPRESARIA-LES
ELABORA, ANEXA Y TURNA
MEMORÁNDUM
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
C
C
C
REPORTE DE LOS INGRESOS
REALES DELMES C
FIN
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y
REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos programa, calcula y elabora anualmente el presupuesto de ingresos y egresos del Instituto,y lo somete a la aprobación del C. Director General y del Honorable Consejo Directivo.
2. El Titular del Departamento de Ingresos es responsable de coadyuvar a la captación de recursos por concepto de cuotas yaportaciones que el Gobierno Estatal y Organismos Incorporados, estén obligados a cubrir conforme a lo establecido en la Ley dePensiones.
3. El Organo Interno de Control, vigila la correcta aplicación y destino de los recursos que se hayan otorgado por los distintos conceptosque se hayan ministrado.
4. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, mantiene contacto con lasinstituciones financieras bancarias, analizando las tasas y los instrumentos de inversión que ofrezcan el mayor rendimiento o intereses,para la toma de decisiones, en las inversiones y cuentas bancarias.
5. El Titular del Departamento de Egresos programa y a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos realiza pago aproveedores, prestadores de servicios, a terceros institucionales, pago de la Nómina de los trabajadores del Instituto, pago de nóminade pensionados y jubilados,pago de impuestos y pago de retroactivos, para contribuir al cumplimiento de los objetivos del Instituto.
6. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, tramita apertura de cuentas,cambios de firma ante la institución bancaria, aclaraciones, solicitud de chequeras, apertura y renovación de inversiones, actualizaciónde dispositivos electrónicos, actualización de datos en los portales electrónicos, estados de cuenta, etc.
7. El Titular del Departamento de Egresos a través del Analista de bancos, inversiones y fideicomisos, verifica las disponibilidades diariasde las cuentas bancarias del Instituto, para su aplicación correcta e inversión en las instituciones financieras, llevando a cabo su controly seguimiento.
8. Las diferentes cuentas bancarias del Instituto estan etiquetadas para diversos fines, de acuerdo a las necesidades del Instituto.
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS.
Objetivo: Analizar y vigilar los montos, intereses generados por inversión y los saldos de las cuentas de las diferentes institucionesbancarias, para salvaguardar el patrimonio del Instituto.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
213
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
9. El Analista de bancos, inversiones y fideicomisos concentra de las cuentas bancarias del Instituto etiquetadas como Cobranza
domiciliada el dinero obtenido de la cobranza, se envía previa autorización del Titular del Departamento de Egresos a la cuenta deinversión (quincenalmente).
NORMAS
214
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONESY FIDEICOMISOS.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONESY FIDEICOMISOS.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONESY FIDEICOMISOS.
1
2
3
4
4.A
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Consulta e imprime los Saldos iniciales del día, de las diferentes cuentas banca-rias del Instituto.
Captura en el formato de contol interno Concentrado de saldos iniciales IPE.
Consulta, revisa e imprime los Movimientos de cada una de las cuentas delInstituto, del cierre del día anterior.
Analiza y verifica los Movimientos de cada cuenta y los ingresos y/o cargosreconocidos y no reconocidos.
¿Existe algún cargo no reconocido?
En caso de que exista algun cargo no reconocido:Elabora un Oficio a la institución bancaria, solictando la aclaración.
Turna Oficio al Titular del Departamento de Egresos, para firma.
Recibe Oficio, firma y turna a firma del Titular de la Subdirección de Finanzas odel Director General.
Recibe y devuelve al Analista de banco, inversiones y fideicomisos, el Oficiodebidamente requisitado.
Recibe y envía Oficio a la institución bancaria.
Pasa tiempo.
Recibe y analiza Oficio con la aclaración bancaria.
Turna Oficio al Analista de bancos, inversiones y fideicomisos.
Recibe y analiza Oficio con la aclaración bancaria.
Propone soluciones al Titular del Departamento de Egresos.
Continúa con la actividad 13
En caso de que no exista algun cargo no reconocido:Clasifica los Movimientos de acuerdo a las cuentas afectadas.
215
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Elabora y turna Memorándums firmado por el Titular del Departamento deEgresos para el Departamento de Ingresos y Tarjeta informátiva para el Analistade pagos y descuentos de préstamos domiciliados, anexando los Movimientosdiarios de cada una de las cuentas bancarias.
Turna al auxiliar administrativo los Movimientos, el Concentrado de saldosiniciales IPE, Ordenes de Pago y Ordenes de Pago Electrónicas.
Recibe Movimientos, Concentrado de saldos iniciales IPE, Ordenes dePago y Ordenes de Pago Electrónicas.
Concentra los Movimientos en el Formato de Reporte de Bancos, diario.
Imprime tres tantos y distribuye:- Titular del Departamento de Egresos,- Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomiso, y- Para su archivo.
Turna al analista de trámite de pago las Ordenes de Pago y Ordenes de PagoElectrónicas, para su registro.
Pasa el tiempo.
Recibe las Ordenes de Pago y Ordenes de Pago Electrónicas.
Integra el Paquete de Órdenes de Pago y Órdenes de Pago Electrónicas yelabora Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión dePagos y firma del Titular del Departamento de Egresos para el Departamento deControl Financiero.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
Turna Memorándum al Departamento de Control Financiero anexando las Ór-denes de Pago y las Órdenes de Pago Electrónicas.
Al final del mes, elabora el Resumen Mensual de Egresos y turna al analista deingresos para su seguimiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
216
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
217
CONSULTA EIMPRIME
INICIO
MOVIMIENTOS
ANALIZA YVERIFICA
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y
FIDEICOMISO
CONSULTA, REVISA E IMPRIME
SALDOS INICIALES
MOVIMIENTOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
¿EXISTE ALGÚN CARGONO RECONICIDO?
NO
ELABORA
CAPTURA
CONCENTRADO DE SALDOS INICIALES IPE
SI
OFICIO
TURNA
OFICIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
RECIBE YTURNA
OFICIO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
RECIBE Y DEVUELVE
OFICIO
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y
FIDEICOMISO
RECIBE Y ENVIA
OFICIO
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y
FIDEICOMISO
CLASIFICA
MOVIMIENTOS
ELABORA Y TURNA
MOVIMIENTOS
MEMORÁNDUM
TARJETA INFORMATIVA
TURNA
CONCENTRADO DE SALDOS
INICIALES IPE
MOVIMIENTOS
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE PAGO ELEC-TRONICAS
MOVIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
ANALISTA DE PAGOS Y DESCUENTOS DE
PRÉSTAMOS DOMICILIADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
1
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
CONTROL DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
218
RECIBE
CONCENTRADO DE SALDOS
INICIALES IPE
MOVIMIENTOS
ORDENES DE PAGO
ORDENES DE PAGO ELEC-TRONICAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
CONCENTRA
FORMATO DE REPORTES
DE BANCOS
MOVIMIENTOS
IMPRIME Y DISTRIBUYE
FORMATO DE REPORTES DE BANCOS
O
O
TURNA
ORDENS DE PAGO ELECTRONICAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
ANALISTA DE BANCOS., INVERSIONES Y FIDEICOMISOS
ARCHIVO
ORDENS DE PAGO
ANALISTA DE TRAMITE DE PAGO
RECIBE
ORDENS DE PAGO ELECTRONICAS
ORDENS DE PAGO
INTEGRA YTURNA
PAQUETE DE ORDENES DE PAGO ELECTRO-NICAS Y ORDE-NES DE PA-GO.
MEMORÁN-DUM
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
ELABORA YTURNA
RESUMEN MENSUALDE EGRESOS
FIN
ANALISTA DE INGRESOS
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO
2
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
TURNA
OFICIO
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISO
RECIBE
OFICIO
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y
FIDEICOMISO
PROPONE
1
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de controlar la emisión, registro, custodia, entrega o cancelación deCheques por los diversos conceptos que maneje el IPE, de acuerdo a las políticas establecidas para tal efecto.
2. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar la custodia en bóveda, del efectivo o formas valoradas,ingresadas a la Oficina de Caja General, hasta su depósito, incluyendo las Solicitudes de Préstamos a Corto y Mediano Plazodel año inmediato anterior, para su resguardo de acuerdo a las políticas establecidas.
3. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de vigilar la custodia de los Cheques expedidos pendientes de entregara los beneficiarios, para la recepción oportuna por parte de los beneficiarios.
4. El Titular de la Oficina de Caja General, es el responsable de supervisar los depósitos de Cheques de Préstamos a Corto yMediano Plazo a tarjetas de débito, para cumplir con el pago en tiempo y forma de este beneficio.
5. En caso de que la entrega de un Cheque sea a través de una Carta Poder y/o Sindicatos, se protege el Cheque, con el sello de NO
NEGOCIABLE, para garantizar que sólo el beneficiario pueda cobrarlo.
Nombre: PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO.
Objetivo: Imprimir y entregar al derechohabiente, el préstamo solicitado, al que tiene derecho.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
PROCEDIMIENTO
219
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DETECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS
1
2
2.A
3
4
5
5.A
6
7
8
9
Asigna el presupuesto y la institución bancaria, previa instrucción del Titular delDepartamento de Egresos.
Imprimes los Cheques y verifica que esté correcta.
¿Está correcta la impresión de los Cheques?
En caso de que no esté correcta la impresión de los Cheques:Accesa al módulo de reposición de Cheques, cancela el folio mal impreso y emiteel nuevo Cheque.
Continúa con la actividad 3.
En caso de que esté correcta la impresión de los Cheques:Resguarda los Cheques de Préstamos a Corto y Mediano Plazo, para en-tregarlos a los beneficiarios y organizaciones sindicales.
Imprime el Reporte Diario de Emisión y Pago de Cheques de Préstamos aCorto y Mediano Plazo.
Verifica que no haya diferencia entre el Reporte Diario de Emisión y Pago deCheques de Préstamos a Corto y Mediano Plazo .
¿Existe diferencia?
En caso de haber diferencia:Informa verbalmente de la diferencia, al Titular de la Oficina de Caja General.
Solicita la corrección al Titular del Departamento de Tecnologías de la Informa-ción.
Realiza corrección y ajuste directo al sistema.
Continúa con la actividad 8.
En caso de no haber diferencia:Envía una copia de las Liquidaciones de Préstamos Pagados a Corto yMediano Plazo, al Departamento de Control Financiero.
Archiva en el Consecutivo cada una de las Liquidaciones de PréstamosPagados a Corto y Mediano Plazo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
220
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO
221
SISTEMA DE CHEQUES
ASIGNA
INICIO
INSTITUCIÓN BANCARIA
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
IMPRIME
CAJERO DE PAGO DE PRÉSTAMOS A CORTO Y
MEDIANO PLAZO
¿ESTÁ CORRECTA LA IMPRESIÓN?
CHEQUE
NO
RESGUARDA YENTREGA
¿EXISTE DIFERENCIA?
NO
PRESUPUESTO
CHEQUES
SÍ
ACCESA YEMITE
CANCELA FOLIO MAL IMPRESO
1
CHEQUES
NO EXISTA DIFERENCIA
SITITULAR DE LA
OFICINA DE CAJA GENERAL
INFORMA
DIFERENCIA
ENVÍA
LIQUIDACIONES DE PRESTAMO A CORTO Y MEDIANO PLAZO
C
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
SOLICITA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
CORRIGE
BENEFICIARIO O SINDICATOS
IMPRIME
REPORTE DIARIO DE EMISIÓN
VERIFICA
REPORTE DIARIO DE EMISIÓN
PAGO DE CHE-QUE QUE QUE A CORTO O MEDIANO PLAZO
CORRECCIÓN
2
2
ARCHIVA
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
LIQUIDACIONES DE PRESTAMO A CORTO Y MEDIANO PLAZO
PAGO DE CHE-QUE QUE QUE A CORTO O MEDIANO PLAZO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos, es el responsable de controlar la emisión, registro, custodia, entrega y cancelación deCheques, de acuerdo a las políticas establecidas para tal efecto.
2. El Titular de la Oficina de Bancos y Revisión de Pagos, es el responsable de elaborar un Reporte Diario de las Órdenes de Pagoy turnarlo a la Oficina de Caja General, para la elaboración de los Cheques.
3. El Titular de la Oficina de Bancos y Revisión de Pagos, verifica los requisitos y recaba autorización de trámites en las Órdenes dePago, para la elaboración de los Cheques.
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE CHEQUES.
Objetivo: Elaborar las formas valoradas, en estricto apego a la normatividad aplicable.
Frecuencia: Permanente.
NORMAS
222
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
CAJERO DE PAGOS GENERALES
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJAGENERAL
CAJERO DE PAGOS GENERALES
1
2
3
4
5
7
7.A
8
9
10
11
Recibe de la Oficina de Revisión de Pagos, las Órdenes de Pago (original y doscopias) para elaborar Cheques.
Sella de recibido en la copia correspondiente.
Clasifica las Órdenes de Pago por bancos.
Captura en el sistema de egresos cada una de las Órdenes de Pago, escribien-do el número de orden y el número de Cheque (consecutivo), e imprime Che-que y Póliza Cheque, en original y dos copias.
Archiva temporalmente la Póliza Cheque; turna una copia de la Póliza Chequey un original de la Orden de Pago, al Titular de la Oficina de Caja General, parasu visto bueno.
Verifica que el Cheque esté correctamente elaborado (cuenta bancaria, concep-to, etc.).
¿Está correctamente elaborado el Cheque?
En caso de que no esté correctamente elaborado:Lo devuelve al cajero de pagos generales, para su corrección y recabe las firmascorrespondientes y continúa con la actividad 8.
En caso de que esté correctamente elaborado:Turna los documentos al cajero de pagos generales para que entregue a laOficina y Revisión de Pagos y recabe las firmas correspondientes.
Recibe los documentos, verifica que contenga las firmas autorizadas e imprime víasistema la Relación de Cheques Emitidos y/o Cancelados, en tres juegos(original y tres copias).
Entrega al beneficiario el Cheque (original) y en una copia de la Póliza Chequerecaba su firma.
Entrega una copia de la Póliza Cheque, el original de la Orden de Pago,documentación soporte y un juego de la Relación de Cheques Emitidos y/oCancelados, al Departamento de Control Financiero.
Conecta con el Procedimiento Integración y Registro de Paquetes Diarios de
Contabilidad del Departamento de Control Financiero.
223
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
12 Turna la Relación de Cheques Emitidos y/o Cancelados, para revisión yvisto bueno del Titular de la Oficina de Caja General y turna un juego de la Rela-ción de Cheques Emitidos y/o Cancelados impresa, al Departamento deEgresos, y el original lo archiva permanentemente en el Consecutivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
224
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN DE CHEQUES
225
SISTEMA DE EGRESOS
ENTREGA
C
RECIBE
INICIO
OFICINA REVISIÓNDE PAGOS
CAJERO DE PAGOS GENERALES Y NÓMINAS
ÓRDENES DE PAGO
SELLA
PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO
POR BANCOS
CLASIFICA
ÓRDENES DE PAGO
OPARA ELABORAR
CHEQUESC
C
ÓRDENES DE PAGO
C
CAPTURA E IMPRIME
ÓRDENES DE PAGO
O
CHEQUE
ARCHIVAY TURNA
PÓLIZA CHEQUE
O
PÓLIZA CHEQUE
ORDEN DE PAGO O
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
PARA VISTOBUENO.
C
VERIFICA
CHEQUE
T
¿ESTÁ BIEN ELABORADO?
NO
SÍ
DEVUELVE
PARA CORRECCIÓN Y RECABE FIRMAS
CHEQUE
CAJERO DE PAGOS GENERALES
TURNA
CAJERO DE PAGOS GENERALES
RECIBE, VERIFICA E IMPRIME
FIRMAS
REL. DE CHEQ.EMITIDOS Y/O CANC.
DOCUMENTOS
CHEQUE
PÓLIZA CHEQUE O-3C
ENTREGAY
RECABA
PÓLIZA CHEQUE
CHEQUE
C
BENEFICIARIO
O
FIRMA
PÓLIZA CHEQUE
C
ORDEN DEPAGO
O
REL. DE CHEQ. EMITIDOS Y/O CANCEL.
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
DEPARTAMENTO EGRESOS
C
TURNA
O
C
1
PÓLIZA CHEQUE
O
C
1
RELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS Y/O CANCELA-DOS
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE CAJA
GENERAL
CAJERO DE PAGOS GENERALES
PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE
PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos programa, calcula y elabora anualmente el presupuesto de ingresos y egresos delInstituto,para someterlo a la aprobación del C. Director General y del Honorable Consejo Directivo.
2. El Titular del Departamento de Egresos diseña un sistema de control y evaluación del Instituto, para contar con la información oportunay veraz en la toma de decisiones.
3. El Titular del Departamento de Ingresos es el responsable de coadyuvar a la captación de recursos por concepto de cuotas yaportaciones que el Gobierno Estatal y Organismos Incorporados, estén obligados a cubrir conforme a lo establecido en la Ley dePensiones; mantiene actualizado el registro y control de los diferentes Programas de Vivienda y Préstamos en sus DiversasModalidades, así como obtener la Masa Salarial y el Sueldo Base de Cotización, que permite determinar el ingreso patrimo-nial; además coordina el registro y control de los inmuebles rentados, así como de cajones de estacionamiento en arrendamiento.
4. Al personal de base o eventual, se entregan los Cheques, solicitándole su firma, cotejándola con la de la Credencial del IFE.
5 Está establecido un horario de pago en ventanilla de las 13:00 a las 15:00 horas.
6. En caso de que el interesado no se presente oportunamente por su cobro, el encargado de la bóveda resguarda (en la misma), losCheques no entregados hasta que se presente éste.
7. Al término de dos meses de no haber sido entregado el Cheque, se cancela éste por falta de cobro oportuno, enviando unMemorándum al Departamento de Control Financiero con copia para el Departamento de Recursos Humanos, pero si el interesadolo solicitara después, se elabora nuevamente elCheque, previa solicitud por esctrito del Titular del Departamento de RecursosHumanos y se le solicitará su firma de recibido y lo cotejará con la Identificación Oficial.
8. El Titular del Departamento de Egresos programa y realiza el pago a proveedores, prestadores de servicios y terceros institucionalesy la Nómina de los trabajadores del Instituto y a los pensionados para contribuir al cumplimiento de los objetivos delInstituto.
9. El Titular de la Oficina de Caja General, supervisa la elaboración de los Cheques, para realizar los pagos respectivos.
Nombre: RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE.
Objetivo: Entregar oportunamente al trabajador de base, el Cheque, los Vales de cafetería, Vales de despensa y el Recibo dePago, correspondientes.
Frecuencia: Quincenal.
NORMAS
PROCEDIMIENTO
226
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ENCARGADO DE LA BÓVEDA 1
2
2.A
3
4
5
6
7
Recibe de la Oficina de Personal un Recibo de Pago y un Comprobante dePago a Personal.
Coteja que la cantidad de Recibos de Pago, Vales de Cafetería, coincida conla Relación (de éstos) que recibió.
¿Coinciden la cantidad de vales con la Relación de Vales de Despensa y deVales de Cafetería?
En caso de que no coincidan:Avisa telefónicamente a la Oficina de Personal, que la cantidad de los Vales deCafetería y la Relación no coincide y le solicita que entreguen la cantidad exactade éstos.
Recibe, de la Oficina de Personal, ya la cantidad exacta de Vales de Cafetería.
Continúa con la actividad 4.
En caso de que coincidan:Ordena por número de personal, los Recibos de Pago y los Comprobantesde Pago a Personal, adjunta a los Cheques que se emitieron para tal pago, laRelación de Vales de Cafetería y los Vales de Cafetería (para los trabajado-res de base y eventuales).
Entrega al beneficiario, el Cheque, Recibo de Pago, Vales de Cafetería.
Recaba su firma en el Contrarecibo, así como en la Relación de Cheques yde Vales de Cafetería.
Ordena los Contrarecibos de manera consecutiva ( por número de personal) ylos archiva en la bóveda durante un mes, después los envía al Archivo General,donde se guardarán permanentemente
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
227
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
RECEPCIÓN DE SOBRES Y PAGO AL PERSONAL DE BASE
228
RECIBE
INICIO
ENCARGADO DE LA BÓVEDA
¿COINCIDE LA CANTIDAD?
NO
RECIBOS DE PAGO
COTEJA
RECIBOS DE PAGO
COINCIDEN
ORDENAY
ADJUNTA
1
CHEQUE
RECABA
AVISA Y
SOLICITA
ENTREGA
COMPROBANTE PERSONAL DE PAGO
OFNA. DEPERSONAL
VALES DE CAFETERÍA
RELACION
RELACIÓN
VALES DE CAFETERÍA
OFNA. DEPERSONAL
RECIBE
SÍ
VALES DE CAFETERÍA
CHEQUES
RECIBOS DE PAGO
COMPROBANTESDE PAGO
ENCARGADO DELA BÓVEDA
OFNA. DEPERSONAL
TELEFÓNICAMENTE, QUE ENTREGUE
CANTIDAD EXACTA
POR NÚMERO DE PERSONAL
VALES DE CAFETERÍA
BENEFICIARIO
RECIBOS DE PAGO
VALES DE CAFETERÍA
CONTRARECIBO
RELACIÓN DE CHEQUES
REL. DEVALES DE
CAFETERÍA
ORDENA Y
ARCHIVA
CONTRARECIBOS
EN BÓVEDA, 1 MES, DESPUÉSA ARCH. GRAL.
1
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
1. El Titular del Departamento de Egresos, mantiene contacto diario con las instituciones financieras bancarias y a través del Analista deBancos, Inversiones y Fideicomisos analiza los instrumentos de inversión que ofrezcan y propone las alternativas más productivas.
2. El Titular del Departamento de Egresos a través de Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos, verifica las disponibilidadesdiarias de las cuentas bancarias del Instituto, para su aplicación e inversión en las instituciones financieras.
3. El Titular del Departamento de Egresos, recibe en cada cuenta bancaria del Instituto y deposita en las instituciones financierasbancarias, los ingresos diarios del Instituto, para su control y seguimiento.
4. De cada inversión diaria que se realiza, el Departamento de Egresos registra a través del Analista de Ingresos el concentradoFormato de Resumen Mensual de Inversiones: El nombre del banco en que se invirtió, el periodo, plazo, importe, tasa, intereses,la suma total por banco, número de cuenta, número de Contrato y las condiciones generales de la inversión. Dicho formato seimprimirá y turnará un original, con los soportes de las inversiones diarias correspondientes, al Departamento de Control Financiero,para que elabore la Póliza de Diario de las inversiones realizadas por el Titular del Departamento de Egresos. Dicha Póliza deDiario se acompaña con el soporte del documento que ampare la autorización de las inversiones realizadas.También turna unoriginal del Formato de Resumen Mensual de Inversiones, a la Contraloría Interna del I.P.E.
5. Las inversiones se cierran una vez que se ejecuten los egresos y se reflejen los ingresos recibidos en las diferentes institucionesbancarias.
6. Las inversiones se realizan con un tasa de interés fija, esto para que se obtengan rendimientos seguros y sin riesgo alguno con elobjetivo de incrementar el patrimonio institucional.
7. El horizonte de inversión se determina en base a las necesidades del Instituto.
8. Las inversiones se etiquetan de acuerdo a las necesidades del Instituto.
Nombre: ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES.
Objetivo: Mantener un control interno adecuado que respalde las inversiones etiquetadas para diferentes fines y de los interesesque se generaron por éstas.
Frecuencia: Diariamente.
NORMAS
PROCEDIMIENTO
229
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONESY FIDEICOMISOS.
1
2
3
4
5
6
7
7.A
8
9
10
Solicita vía correo electrónico a las instituciones bancarias (Banorte y Bancomer),las respectivas tasas de interés fijas específicas para el monto y el plazo a inveritr.
Recibe las Cotizaciones bancarias vía correo electrónico.
Imprime las Cotizaciones bancarias.
Requisita el documento Diario de Cotizaciones, para su control interno.
Pasa el tiempo
Confirma vía correo electrónico el cierre de las inversiones, específicando; plazo,monto, tasa de interés, cuenta de cargo de cheque y número de contrato deinversión.
Recibe de la Institución Bancaria, el Comprobante de la ficha de depósito dela inversión.
Valida los datos.
¿Están correctos los datos de la inversión?
En caso de que no estén correctos:Solicita (vía correo electrónico y telefónicamente) la corrección de los datos delcierre de la inversión.
Continúa con la actividad 8.
En caso de que estén correctos los datos:Imprime cuatro tantos del Comprobante de la ficha de depósito de la inver-sión.
Pasa el tiempo.
Coteja los Comprobante de la ficha de depósito de la inversión contra losMovimientos bancarios del día anterior para corrrobar que los intereses reci-bidos sean correctos.
Turna los Comprobante de la ficha de depósito de la inversión de lasiguiente manera:- Por Tarjeta informativa al Titular del Departamento de Egresos- Vía Memorándum al Titular del Departamento de Control Financiero.
230
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ANALISTA DE INGRESOS 11
12
- Analista de Ingresos.-Para su archivo.
Se conecta con el Procedimiento de Registro de Inversiones del Departamento
de Control Financiero.
Recibe el Comprobante de Inversión bancaria, captura los datos en el For-mato de Resumen Mensual de Intereses Generados por Inversiones (cadavez que hay una inversión bancaria).
Imprime cada fin de mes, un original Formato de Resumen Mensual de Inte-reses Generados por Inversiones y turna Memorándum firmado por el Titu-lar del Departamento de Egresos y Analista de bancos, inversiones y fideicomisosal Departamento de Control Financiero y al Organo Interno de Control, para suseguimiento, para su conocimiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
231
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE INTERESES GENERADOS POR INVERSIONES
232
TARJETA IN-FORMATIVA
SOLICITA
INICIO
LAS TASAS DE INTTERÉSFIJAS
ANALISTA DE BANCOS, INVERSIONES Y FIDEICOMISOS
RECIBE
COTIZACIONES BANCARIAS
VÍA CORREO ELECTRONICO
IMPRIME
COTIZACIONES BANCARIAS
REQUISITA
DIARIO DE COTIZACIONES
CONFIRMA
RECIBE
COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN
VALIDA
¿ESTAN CORRECTOS LOSDATOS DE LA INVERSIÓN?
NO
SI
SOLICITACORRECCIÓN
1
IMPRIME
COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN
4T
COTEJA
COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN
MOVIMIENTOS BANCARIOS
TURNA
COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN
MEMORÁNDUM
1T
2T
3T
4T
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
ANALISTA DE INGRESOS
ARCHIVO
RECIBE YCAPTURA
COMPROBANTE DE LA FICHA DE DEPOSITODE LA INVERSIÓN
ANALISTA DE INGRESOS
FORMATO RESU-MEN MENSUAL
DE INTERESESGENERADO PORINVERSIONES
IMRPIME Y TURNA
FORMATO RESUMENMENSUAL DE INTERE-SES GENERADOPOR INVER-SIONES
MEMORÁNDUM
FIN
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Y ÓRGANO INTERNO DE
CONTOL
PROCEDIMIENTODE REGISTRO DE
INVERSIONES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
Nombre: ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO FIJO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES.
Objetivo: Realizar los pagos por concepto de gastos menores mediante el uso del Fondo revolvente.
Frecuencia: Mensual.
1. El Director General es el responsable de autorizar y asignar el Fondo revolvente, para todas las áreas del IPE, cuyo fin seráreducir los gastos administrativos permanentes.
2. El Titular del Departamento de Egresos es el responsable del manejo, utilización y comprobación del Fondo revolvente autorizadopor el Director General.
3. El Departamento de Egresos, sólo autoriza un pago de gastos por un monto no mayor de $2.000 (previa solicitud por escrito delárea que así lo requiera).
4. El término de Gastos menores abarca los siguientes conceptos:-Anticipo de gastos a comprobar. (Formato FSF-02, antes SEG-09-021).-Anticipo de gastos de viaje (Comprobantes de viáticos Formato FSF-07 antes UA-V-02).-Pago de servicios: luz, agua, teléfono, megacable,etc. (Recibos oficiales).-Conservación y mantenimiento de edificio (Factura original de pago).-Cerrajería (Factura original de pago).-Compra de papelería (Factura original de pago).
5. El área solicitante debe entregar la documentación necesaria para comprobar el gasto menor asignado, en un plazo no mayor detres días hábiles, a partir de la fecha de su asignación.
6. El Departamento de Egresos considera como documentación necesaria para la comprobación del monto asignado, el FormatoTES-FSF-03 (antes 08-058), Relación de Gastos y Concentración de documentos para pago, reposición y/o afectaciónpresupuestal, debidamente requisitado y firmado por el Director General y por el Titular del área solicitante.
NORMAS
PROCEDIMIENTO
233
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE TRÁMITE PAGO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE TRÁMITE PAGO
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEEGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE TRÁMITE PAGO
1
2
2.A
3
5
6
7
8
9
Recibe del Titular del Departamento de Egresos la solicitud por concepto degastos menores, mediante el Formato TES-FSF-03 y lo turna al analista detrámite pagos.
Recibe y verifica que el Formato TES-FSF-03 esté debidamente requisitado,conteniendo las firmas de autorización del Titular del área solicitante y de lapersona que realizará el trámite.
¿Está debidamente requisitada la documentación?
En caso de que no esté debidamente requisitada:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.
Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos el Formato TES-FSF-03, para su corrección.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que esté debidamente requisitada:Sella de recibido el Formato TES-FSF-03 y turna al Titular de la Oficina deRevisión de Pagos.
Recibe Formato TES-FSF-03 y turna al Titular del Departamento de Egresos,para que realice la entrega de la cantidad solicitada.
Recibe la solicitud ya sellada (Formato TES-FSF-03), entrega el monto solicita-do en efectivo, solicita la firma de recibido (en el campo correspondiente), a lapersona que lo recibió.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Egresos la Documentación comprobatoriaen original y turna al analista de trámite de pago.
Recibe la Documentación comprobatoria en original y verifica que esté correc-ta.
¿Está correcta la documentación?
234
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE TRÁMITE PAGO
9.A
10
11
En caso de que no esté correcta la documentación:Turna al auxiliar administrativo, para su seguimiento.
Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos el Formato TES-FSF-03, para su corrección.
Regresa a la actividad 8.
En caso de que esté correcta la documentación:Sella de recibido en la copia del acuse.
Conecta con el Procedimiento de Trámite de pago, del Departamento de Egresos
(Manual Específico de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
235
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO FIJO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES
236
FORMATO TES-FSF-03
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
FORMATO TES-FSF-03
RECIBE Y VERIFICA
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
¿ESTÁ DEBIDAMENTE REQUISTADO?
SÍ
NO
TURNAAUXILIAR
ADMINISTRATIVO
1
SELLA Y TURNA
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
DEVUELVEÁL ÁREA
MEMORÁNDUM
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
FORMATO TES-FSF-03
FORMATO TES-FSF-03
FORMATO TES-FSF-03
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
EFECTIVO
RECIBE, ENTREGAY SOLICITA
DOCUMENTACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOS
FORMATO TES-FSF-03
RECIBE Y TURNA
DOCUMENTACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN
DE PAGOSANALISTA DE
TRÁMITE DE PAGOS
RECIBE Y VERIFICA
DOCUMENTACIÓN
ANALISTA DE TRÁMITE DE PAGOS
1
2
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO REVOLVENTE PARA GASTOS MENORES
1
¿ESTÁ CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN?
SÍ
NOTURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FORMATO TES-FSF-03
2
SELLA
DOCUMENTACIÓN
DEVUELVEÁL ÁREA
MEMORÁNDUM
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DOCUMENTACIÓN
FIN
PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE
PAGO
237
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS.
Objetivo: Realizar la dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados; asíc omo el pago de retroactivos establecidos por Ley.
Frecuencia: Mensual.
1. El Departamento de Egresos es el responsable de la dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados; así como del pago de lasPensiones Alimenticias correspondientes establecidas por ley.
2. Para el pago de los Pensionados o Jubilados, la dispersión y liberación es mensual, previo envío de los movimientos correspon-dientes de la Oficina de Caja General, a los cuales, el Departamento de Egresos, concilia los importes de los archivos contra elresumen tabular.
3. La dispersión de la Nómina de Pensionados y Jubilados es mensual, conforme al Calendario establecido para ello.
4. El Titular del Departamento de Egresos, en el caso de que se presente rechazo en la aplicación de la Nómina de Pensionados yJubilados, informa vía Memorándum, todas las afectaciones y adecuaciones que se realizaron a la Nómina, a todas las áreasinvolucradas y a los mismos Pensionados o Jubilados (previa solicitud por escrito).
5. Un día hábil antes de la impresión de cheques, se entregan los archivos para el cambio de forma de pago vía Memorándum alDepartamento de Vigencia de Derechos, para que este lo integre al Sistema de Nómina de Pensionados.
6. El Departamento de Egresos a través del Analista de pago y descuento de préstamos domiciliados elaboran el Calendario Anualpara estipular las fechas para recepción de Memorándums.
NORMAS
238
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándums de las diferen-tes áreas del Instituto y turna al Analista de pago y descuento de préstamosdimiciliados.
Recibe Memorándums y procede a su trámite.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular del Departamento de Egresos, Memorándum donde mencio-na que ya se encuentra el archivo digitaal y anexa los Listados de la Nóminade Pensionados y Turna al Analista de pago y descuento de préstamosdimiciliados.
Recibe Memorándum yListados de la Nómina de Pensionados y turna alauxiliar administrativo.
Recibe Memorándum yListados de la Nómina de Pensionados.
Marca en los Listados de la Nómina de Pensionados los registros que debenmodificarse de acuerdos a los Memorándums recibidos por las diferentes áreasdel Instituto.
Elimina los registros en el Archivo digital.
Elabora el Reporte de Transferencia de Recursos.
Turna el Reporte de Transferencia de Recursos al Titular del Departamentode Egresos y al Analista de Bancos, Inversiones y Fideciomisos, para su conoci-miento.
Elabora Reporte con los importes originales, los importes diminuidos y los impor-tes a pagar.
Turna mediante Memorándum con visto bueno del Titular de la Oficina de Revi-sión de Pagos y firmado por el Titular del Departamento de Egresos el Reporteal Departamento de Control Financiero para la realización de la orden de pagopara la transferencias de los recursos, al Analista de Bancos, Inversiones y Fidei-comisos los Archivos Digitales para el proceso de importanción a los sistemasbancarios y a Dirección General para su conocimiento.
Pasa tiempo.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
239
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS
Atiende llamadas de los prensionados sobre su pago e informa su situación.
Recibe del Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos el Reporte de Vali-daciones y Rechazos por parte de los bancos.
Elabora Informe 5000´s y turna vía Memorándm con visto bueno del Titular dela Oficina de Revisión de Pagos y firmado por el Titular del Departamento deEgresos a las siguientes áres: Dirección General, Subdirección de Finanzas,Subdirección de Prestaciones Institucionales, Departamento de Control Financie-ro, Departamento de Vigencia de Derechos, Órgano Interno de Control, Oficinade Caja General y Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
240
12
13
14
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
DISPERSIÓN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS Y JUBILADOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
MEMORÁNDUMS
RECIBE
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
MEMORÁNDUM
TURNA
REPORTE DE TRANSFERENCIA DERECURSOS
ELABORA
REPORTE
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS Y AL ANALISTA DE
BANCOS INVERIONES Y FIDEICOMISOS
TURNA
MEMORÁNDUM
FIN
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUMS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONA-DOS
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUMS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONA-DOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUMS
LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONA-DOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MARCA
MEMORÁNDUMS
LISTADO DE NÓMINA DE PENSIONADOS
REGISTROS A MODIFICARSE
ELIMINA
ARCHIVO DIGITALREGISTROS
ELABORA
REPORTE DE TRANSFERENCIA DERECURSOS
REGISTROS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
PARA SU CO-NOCIMIENTO
IMPORTES ORIGINALES, IMPORTES DISMUNUIDOS Y EL IMPORTE A PAGAR
REPORTE
DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
REPORTE
ANALISTA DE BANCOS INVERIONES Y FIDEICOMISOS
ATIENDE
LLAMADAS DE LOS PENSIONADOS
RECIBE
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
REPORTE DE VALIDACIÓN Y RECHAZOS
INFORME
ELABORA Y TURNA
MEMORÁNDUM
ÁREAS IPE
DIRECCIÓN GENERAL, SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS, SUBDIRECCIÓN DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES, DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO, DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS, ÓRGANO INTERNO DE CONTROLY OFICINA DE CAJA GENERAL
241
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS
Objetivo: Enviar los descuentos de los préstamos del esquema domiciliado a las diferentes instituciones bancarias, para que estasrealizen la cobranza.
Frecuencia: Diaria
1.- El Departamento de Egresos se coordinará con el Departamento de Ingresos para enviar oportunamente los descuentos a losderechohabientes que ha solicitado préstamo al Instituto.
2.- El Departamento de Egresos a través del Analista de pago y descuento de prestamos domiciliados de la Oficina de Revisión de Pagos; enviará quincenalmente los descuentos de los préstamos del esquema domiciliado a las instituciones bancarias.
3.- El número de veces que se envíe un Archivo a la institución bancaria para descuento dependerá del proceso de cada banco.
NORMAS
242
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓNDE PAGOS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DEPRÉSTAMOS DOMICILIADOS
1
2
3
3.A
4
5
6
7
8
9
Recibe del Titular del Departamento de Egresos Memorándum donde especificaque contiene cada archivo a enviar de la cobranza y turna al Analista de pago ydescuento de préstamos domiciliados.
Recibe Memorándum del Departamento de Ingresos, donde especifica que con-tiene cada archivo a enviar de la cobranza y que el archivo se encuentra en sucarpeta compartido.
Revisa que los Archivos digitales contengan fecha, total de registros y montostotales.
¿Esta completa la información en los archivos?
En caso de no estar completa:Devuelve vía Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisiónde Pagos y firma del Titular del Departamento de Egresos al Departamento deIngresos para su corrección.
Regersa a la actividad 1.
En caso de estar completa:Envía los Archivos de manera electrónica a cada banco para su cobranza.
Pasa tiempo.
Recibe Archivo electrónico por parte de los bancos y procesa en el Sistema deDomiciliación, para separar los registros cobrados de los no cobrados.
Envia un Archivo de rechazos de acuerdo a la Institución bancaria para continúarla cobranza.
Pasa tiempo
Recibe del Analista de Bancos, Inversiones y Fideicomisos los Movimientosdiarios y concilia con los Archivos electrónico recibidos de los bancos.
Elabora Reporte final por cada uno de los bancos (detallando el total de envío,los rechazados y cobrados en registros e importes)
Turna Memorándum con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de pagosy firma del Titular del Departamento de Egresos con el Reporte final y losMovimientos Diarios de la siguiente manera;
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
243
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UB DIRE CCIÓN ADMINISTRATIVA
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
10
11
12
1er juego: Oficina de Caja General para la elaboración de recibos;2ndo jugo: Departamento de Ingresos para que lo compare con susistema;3er juego: para su archivo.
Comunica verbalmente al Departamento de Ingresos que cerrara el proceso.
Elabora un Reporte estadístico por banco informando sobre lo cobrado yrechazado por organismo.
Turna Memorandúm con visto bueno del Titular de Oficina de Revisión de pagosy firma del Titular del Departamento de Egreso con el Reporte estadístico alDepartamento de Ingresos y Departamento de Prestaciones Económicas, para suanálisis.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
244
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
E LABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
S UBDIRECCIÓN ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 24 NOVIEMBRE 2016
ENVÍO DE LA COBRANZA DE LOS PRÉSTAMOS DOMICILIADOS
ARCHIVOS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE REVISIÓN DE PAGOS
INICIO
MEMORÁNDUM
RECIBE
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
¿ESTA COMPLETA LA INFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS?
SÍ
NODEVULVE
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
1ENVÍA
1
MEMORÁNDUM
DE RECHAZOS
ANALISTA DE PAGO Y DESCUENTO DE
PRESTAMOS DOMICILIADOS
MEMORÁNDUM
REVISA
ARCHIVOS
ARCHIVOS
RECIBE
ARCHIVOS
ENVÍA
ARCHIVOS
RECIBE YCONCILIA
MOVIMIENTOS BANCARIOS
ELABORA
REPORTE FINAL
TURNA
REPORTE FINAL
MEMORÁNDUM
MOVIMIENTOS DIARIOS
DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y OFICINA
DE CAJA GENERAL
COMUNICADEPARTAMENTO DE
INGRESOS
ELABORA
REPORTEESTADÍSTICO
TURNA
REPORTEESTADÍSTICO
MEMORÁNDUM
DEPARTAMENTO DE INGRESOS Y DEPARTAMENTO
DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
FIN
245
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓNY PRESUESTO
246
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRAS PENSIO-NES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.
Objetivo: Conocer el Presupuesto Institucional de las prestaciones de los derechohabientes para mantener un adecuado control.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto, mediante la Oficina de Programación, se encarga de realizar la estimación de lasprestaciones denominadas pensiones y jubilaciones y otras pensiones y jubilaciones, que otorga el Instituto, para conocer sucomportamiento y mantener un adecuado control de su ejercicio, contribuyendo a la toma de decisiciones.
2. La estimación del presupuesto de las prestaciones se realiza al cierre del año, tomando como base la información contenida en elProyecto de Presupuesto de Prestaciones Institucionales, turnado por el Departamento de Banco de Datos y el Proyecto de Cuotasy Aportaciones, turnado por el Departamento de Ingresos.
248
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINADE PROGRAMACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINADE PROGRAMACIÓN
1
2
3
4
5
5.A
6
7
Recibe, a finales del año anterior al que corresponde, del Departamento deBanco de Datos el documento Proyecto de Presupuesto de PrestacionesInstitucionales y del Departamento de Ingresos Presupuesto de Cuotas yAportaciones.
Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisisy la elaboración del Reporte de estimación del Presupuesto Institucional.
Recibe la documentación, la analiza, revisa las operaciones y elabora el ReporteEstimación del Presupuesto Institucional.
Entrega la documentación al Titular del Departamento de Programación y Presu-puesto para su revisión y autorización.
Recibe el Reporte Estimación del Presupuesto Institucional y la analiza.
¿Está correcta y completa la documentación?
En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve Reporte Estimación del Presupuesto Institucional al Titular de laOficina de Programación para su corrección.
Regresa a la actividad 3.
En caso de que esté correcta y completa la documentación:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación los documentos y solicita trestantos del Reporte elaborado.
Imprime los Reportes solicitados y entrega dos tantos al Titular del Departamentode Programación y Presupuesto y un tanto mas lo archiva juntos con la documen-tación soporte.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
249
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONESY OTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.
250
REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
DOCUMENTOS
RECIBE
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE PRESTACIONES INSTIT.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INICIO
¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
RECIBE, REVISA Y ELABORA
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
DEVUELVE
SOLICITAIMPRESIÓN
A FINALES DEL AÑO ANTERIOR AL QUE CORRESPONDE
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓNTURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN
REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
ENTREGA
REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECIBE Y ANALIZA
1
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
IMPRIME Y ENTREGA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
REPORTE DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
2T
1T
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
C
JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN
RECIBIDA AL INICIO
1
PRESUPYESTO DE CUOTAS Y APOR-TACIONES
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES, JUBILACIONES Y OTRASPENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.
Objetivo: Conocer el comportamiento mensual del presupuesto institucional de las prestaciones de los derechohabientes, paramantener un adecuado control de su ejercicio.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto, mediante la Oficina de Programación, es el encargado de realizar la estimaciónde las Prestaciones denominada pensiones, jubilaciones y otras prestaciones que otorga el Instituto, para conocer su comportamientoy mantener un adecuado control de su ejercicio, contribuyendo a la toma de decisiciones.
2. La estimación mensual de las prestaciones se realiza al principio del mes posterior al que corresponda, tomando como base laInformación recibida del Departamento de Control Financiero, contenida en el document o denominado Integración de Pago dePrestaciones y de igual forma la recibida del Departamento de Ingresos mediante el documento Descripción e Integración de losIngresos del año por rubro.
251
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINADE PROGAMACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINADE PROGAMACIÓN
1
2
3
4
5
5.A
6
7
Recibe, a principios del mes posterior al que corresponde del Departamento deControl Financiero, los documentos: Integración de Pago de Prestaciones,Aplicación de cuotas y aportaciones en base al ingreso recaudado yAplicación de cuotas y aportaciones en base a la cobranza real y delDepartamento de Ingresos el documento Descripción e Integración de losIngresos del año por rubro.
Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisisy la elaboración del Reporte mensual de estimación del presupuestoinstitucional.
Recibe la documentación, la analiza, revisa operaciones y actualiza el Reportemensual de estimación del Presupuesto Institucional.
Entrega el Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucionalal Titular del Departamento de Programación y Presupuesto para su revisión yautorización.
Recibe el Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucional.y la analiza.
¿Está correcta y completa la documentación?
En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve Reporte mensual de estimación del Presupuesto Institucionalal Titular de la Oficina de Programación para su corrección.
Regresa a la actividad 3.
En caso de que sí esté correcta y completa la documentación:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación y le solicita un tanto del reporteelaborado.
Imprime dos tantos del Reporte mensual de estimación del PresupuestoInstitucional, uno para el Titular del Departamernto de Programación y Presu-puesto y el otro lo archiva con la documentación soporte.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
252
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
ESTIMACIÓN MENSUAL DEL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE LAS PENSIONES Y JUBILA-CIONES Y OTRAS PENSIONES Y JUBILACIONES DE LOS DERECHOHABIENTES.
253
REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL
RECIBE
INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INICIO
¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
RECIBE, REVISA Y ELABORA
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
DEVUELVE
SOLICITAIMPRESIÓN
PRINCIPIOS DEL MES POSTERIOR AL QUE
CORRESPONDE
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓNTURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL
ENTREGATITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECIBE Y ANALIZA
1
TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN
IMPRIME Y ENTREGA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
1T
1T
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
C
JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN
RECIBIDA AL INICIO
1
DOCUMENTOS
APLICACIÓN DE CUOTAS Y CUOTAS Y APOR-TACIONES EN BASE ALINGRESO RECAU-DADO
REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL
REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
REPORTE DE MENSUAL DE ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO INSTITUCIO-NAL
FIN
APLICACIÓN DECUOTAS Y
APORTACIONES ENBASE A LA CO-BRANZA REAL
DESCRIPCIÓN E INTEGRACIÓN DE LOSINGRESOS PORAÑO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.
Objetivo: Realizar el registro presupuestal del capítulo para mantener un adecuado control de su gasto.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto verifica que el gasto del Capítulo 4000 corresponda a la partida que se estáafectando y que cuente con disponibilidad presupuestal.
2. El Departamento de Programación y Presupuesto recibe en los primeros 10 días posteriores al mes de cierre, del Departamento deControl Financiero, el documento Integración de Pago de Prestaciones para el registro del ejercicio del gasto.
3. A fin de cada mes, el Departamento de Programación y Presupuestos realiza la Transferencia Presupuestal en original y unacopia, por aquellas partidas cuyo importe fue superior al presupuesto autorizado.
254
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPROGRAMACIÓN
1
2
3
3.A
4
5
6
7
Recibe en los primeros 10 días posteriores al mes de cierre del Departamento deControl Financiero, el documento Integración de Pago de Prestaciones.
Turna el documento Integración de Pago de Prestaciones al Titular de laOficina de Programación, para su revisión y registro presupuestal.
Recibe documento Integración de Pago de Prestaciones, analiza que el gastocorresponda a la partida que se está afectando y que cuente con disponibilidadpresupuestal.
¿Está correcta la documentación?
En caso de que no esté correcta:Devuelve el documento Integración de Pago de Prestaciones al Departa-mento de Control Financiero para su corrección, previa aurotización del Titulardel Departamento de Programación y Presupuestos.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que esté correcta:Realiza Transferencia Prespuestal en original y una copia por aquellas parti-das cuyo importe fue superior al presupuesto autorizado.
Solicta la firma de autorización al Titular del Departamento de Programación yPresupuesto y al Departamento de Vigencia de Derechos.
Entrega al Departamento de Vigencia de Derechos la copia de la TransferenciaPresupuestal y la original se archiva en el Departamento de Programación yPresupuesto.
Registra en el sistema las partidas correspondientes UBPP 6051 (PrestacionesInstitucionales)
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
255
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 4000.
256
TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL
O
C
RECIBE
INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INICIO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
DEVUELVE¿ESTÁ CORRECTA LADOCUMENTACIÓN?
NO
SI
PREVIA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
1
REALIZA
SOLICITA FIRMA
ENTREGA YARCHIVA
1
TURNA
INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
RECIBE Y ANALIZA
INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
INTEGRACIÓN DE PAGO DE PRESTACIONES
TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL
O
C
AUTORIZACIÓN DEL DEPTO. DE PROG. Y PTTO. Y EL
DEPTO. DE VIGENCIA DE DERECHOS
ARCHIVO
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
REGISTRA
SISTEMA
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000.
Objetivo: Realizar un adecuado registro presupuestal del gasto del capítulo 1000, vigilando se cumpla con el debido soportedocumental.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto verifica que la documentación recibida para el registro presupuestal cumpla con losiguiente:- Esté debidamente requisitada.- El Gasto corresponda a la partida que se va afectar.- Cuente con disponibilidad presupuestal.- El importe de los comprobantes corresponda al total que aparece en la Relación de Gastos y/o Concentración de Documentos paraPago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.- Se apegue a las Políticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a las Medidas de Austeridad, Racionalidady Disciplina Presupuestal Vigentes.
2. El Sistema de presupuesto, al cierre de cada mes, analiza los sobregiros en las partidas del capítulo 1000, con la finalidad de realizarlas transferencias necesarias.
3. El Reporte de aplicación de transferencias, generado al cierre de cada mes, por medio de un folio inicial y final, se requisita conlas firmas del Titular de la Subdirección de Finanzas, Titular de la Subdirección Administrativa, Titular del Departamento de Programa-ción y Presupuestos y Titular de la Oficina de Programación.
257
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE PROGRAMACIÓN
1
2
2.A
3
Recibe del Departamento de Egresos documento Relación de Gastos y Con-centración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal, con su correspondiente soporte documental, excepto las pólizasde nómina (Base, Confianza y Eventual) que las recibe directamente el Titular dela Oficina de Programación, vía correo interno o impresas del Departamento deRecursos Humanos, documento que turna junto con la documentación soporte alTitular de la Oficina de Programación.
Recibe la documentación del Departamento de Egresos y verifica que:-Esté debidamente requisitada.-El Gasto corresponda a la partida que se va afectar.-Cuente con disponibilidad presupuestal.-El importe de los comprobantes corresponda al total que aparece en laRelación de Gastos y/o Concentración de Documentos para Pago, Reposición y/o Afectación Presupuestal.-Se apegue a las Políticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a las Medidas de Austeridad, Racionalidad y DisciplinaPresupuestal Vigentes.
Está debidamente requisitada la documentación?
Si la documentación no está debidamente requisitada:Devuelve para su corrección y/o modificación la documentación al Departamentode Recursos Humanos previa consulta con el Titular del Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, a través del Formato FSF-09 "Causas de Devolu-ción de Documentos para el Otorgamiento de Recursos", en original y doscopia.
-Original al Departamento de Recursos Humanos en el cual solicita lamodificación y/o corrección del documento.-1ª. Copia al Departamento de Egresos.-2ª.Copia al Departamento de Programación y Presupuesto.
NOTA:El Departamento de Recursos Humanos sella de recibido en ambas copiasy el Departamento de Egresos en la segunda.
Regresa a la actividad 2.
Si la documentación está debidamente requisitada:Realiza la afectación vía Sistema de Presupuesto anotando: folio del Departamen-to de Egresos, U.B.P.P, partida, mes que se afecta e importe y en su caso hacereferencia a los folios compromiso.
258
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Sella de "Presupuesto Ejercido" el documento y la relación soporte.
Anota en el Auxiliar, "Registro de Datos Presupuestales de DocumentosFuente para el Control del Gasto del año en curso", el número de folioasignado por el Departamento de Egresos, fecha de registro, concepto del gasto,U.B.P.P., partida presupuestal, importe y observaciones.
Solicita la firma al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, quiende detectar alguna irregularidad requiere se corrija.
Devuelve la documentación al Departamento de Egresos, solicitando firme derecibido en el Auxiliar "Registro de Datos Presupuestales de DocumentosFuente para el Control del Gasto del año en curso".
Verifica la recepción del Departamento de Recursos Humanos, vía correo internoo impresas las pólizas de nómina y sella de recibido al Departamento de RecursosHumanos.
Imprime las pólizas turnadas por correo interno y verifica incluyendo las impresasque:
-El concepto corresponda a la partida que se va afectar.-El importe de la póliza corresponda a la suma de los importes de cada
U.B.P.P.
Da formato en excel a las Pólizas (base, confianza y eventual), tomando encuenta Programa y Subprograma, U.B.P.P., partida e importe, para su afectaciónpresupuestal.
Crea archivo llamado NOMINA en formato ASSCI y lo graba en el subdirectorioF:/ Operador / Finanzas, para generar la información en el Sistema de Presu-puesto que asigna un folio de inicio y continúa de manera automática.
Al cierre de cada mes, ejecuta en el Sistema de Presupuesto el análisis de lossobregiros en las partidas del capítulo 1000.
Genera los movimientos de transferencia presupuestal vía Sistema de Presupues-to, para regularizar los sobregiros que tenga alguna partida.
Emite Informe de Validación de Transferencias Presupuestales, verifica quela U.B.P.P. partida e importe sea correcto y que las sumas globales de aumentosy disminuciones sean iguales.
259
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
15
16
Genera Reporte de Aplicación de Transferencias por medio de un folio inicialy final, lo requisita con las firmas del Titular de la Subdirección de Finanzas, Titularde la Subdirección Administrativa, Titular de Departamento de Programación ypresupuesto y Titular de la Oficina de Programación.
Archiva de manera cronológica, el Reporte de Aplicación de Transferenciasen el expediente correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
260
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DEL CAPÍTULO 1000
261
SISTEMA DE PRESUPUESTO
SISTEMA DE PRESUPUESTO
SISTEMA DE PRESUPUESTO
SISTEMA DE PRESUPUESTO
AUXILIAR DE REGISTRO DEDATOS PRESU-PUESTALES
RECIBE Y TURNA
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PAGO, REPOSIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INICIO
RECIBE Y ANALIZA
CON SOPORTE DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
DEVUELVE
CAUSAS DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE RECURSOS
¿ESTÁ DEBIDAMENTEREQUISITADA LA
DOCUMENTACIÓN?
NO
SIDEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
1
REALIZA AFECTACIÓN
SELLA
DOCUMENTO
DE PRESUPUESTO
EJERCIDO
ANOTA
AUXILIAR DE REGISTRO DEDATOS PRESU-PUESTALES
1
VERIFICA
DA FORMATO
TITULAR DEL A OFICINA DE
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
O
C-1
C-2
C
TITULAR DEL A OFICINA DE
PRESUPUESTORECEPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, VÍA CORREO INTERNO LAS PÓLIZAS DE NÓMINA
IMPRIME
PÓLIZAS
PÓLIZAS DE NÓMINA (BASE, CONFIANZA Y EVENTUAL)
SOLICITAFIRMA
DEVUELVEY FIRMA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTODE EGRESOS
CREA, GRABA Y GENERA
NÓMINA
EMITE YVERIFICA
DOCUMENTOS
EJECUTA
GENERA
MOVIMIENTOS DE TRANSFERENCIAPRESUPUESTAL
INFORME DE VALIDA-CIÓNDE TRANSFE-RENCIAS PRESU-PUESTALES
GENERA Y REQUISITA
REPORTE DE APLICACIÓN DE TRANSFERENCIAS
GENERA Y REQUISITA
REPORTE DE APLICACIÓN DE TRANSFERENCIAS
FIN
FORMATO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: AVANCE PRESUPUESTAL
Objetivo: Realizar el Avance presupuestal del Instituto en tiempo y forma.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto mantendrá una estrecha comunicación con los demás Departametos que integranla Subdirección de Finanzas(Departamento de Ingresos, Egresos y Control Financiero), para contar con la información necesariapara la Elaboración del Avance presupuestal.
2. El Cuadernillo de Avance Presupuestal es firmado por el Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y por el Titular dela Oficina de Programación.
262
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPROGRAMACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1
2
3
4
5
6
7
8
8.A
Recibe mediante Memorándum la siguiente documentación: -Del Departamento de Ingresos el documento Descripción e Integración delos Ingresos por rubro.
-Del Departamento de Control Financiero el Reporte de Integración de Ingre-sos Propios (intereses por inversión, arrendamientos, estacionamiento,estancia y diversos).
-Del Departamento de Egresos recibe Reporte de Ingresos y Egresos.
Turna al Titular de la Oficina de Programación, los Documentos para su análisisy la actualización de archivos para generar el Avance Presupuestal Mensual yAcumulado.
Recibe los Documentos para su análisis.
Modifica los archivos de egresos y gastos de administración con el reporte Com-parativo por partida, actualizando los cuadros y gráficas, haciendo los comen-tarios relevantes por las variaciones entre lo presupuestado y lo real.
Efectúa la Proyección del cierre anual con el reporte emitido del Sistema dePresupuesto.
Actualiza los archivos de Ingresos, verificando que los saldos finales del mesanterior más los movimientos del mes que están reportando los Departamentos deIngresos y Control Financiero, coincidan con el acumulado que emite el Departa-mento de Programación y Presupuesto; realiza los comentarios relevantes por lasvariaciones entre lo presupuestado y lo real.
Imprime y entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto,el Cuadernillo del Avance Presupuestal, para su revisión.
Recibe el Cuadernillo del Avance Presupuestal y verifica la información.
¿Está correcta la información integrada en el Cuadernillo de Avance Presupuestal?
En caso de no estar correcta:Devuelve al Titular de la Oficina de Programación para corrección y/o modifica-ción.
Regresa a la actividad 8.
263
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINADE PROGRAMACIÓN
9
10
En caso de sí estar correctos:Firma el Cuadernillo de Avance Presupuestal y lo turna al TItular de la Oficina deProgramación para su firma y resguardo.
Recibe el Cuadernillo de Avance Presupuestal, firma y archiva para controlinterno de manera cronológica.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
264
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
AVANCE PRESUPUESTAL
265
COMPARATIVO POR PARTIDA
DOCUMENTOS
RECIBE
INICIO
FIRMA Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
SALDOS FINALES DEL MES
ANTERIOR
MODIFICA Y ACTUALIZA
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
1
DEVUELVEPARA MODIFICACIÓN O
CORRECCIÓN
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
MEMORANDUM
EFECTUA
PROYECCIÓN DEL CIERRE ANUAL
ACTUALIZA Y VERIFICA
IMPRIME Y ENTREGA
CUADERNILLO DE AVANCE PTTAL.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
1
RECIBE Y ARCHIVA
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
DESCRIPCIÓNE INTEGRACIÓN
DE LOS INGRESOSPOR RUBOS
REPORTE DE INTERERES DE INGRESOSPROPIOS
REPORTE DE INGRESOS YEGRESOS
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
DOCUMENTOS
RECIBE Y ANALIZA
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
RECIBE Y VERIFICA
CUADERNILLO DE AVANCE PTTAL.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
CUADERNILLO DE AVANCE PRESUPUES-TAL
CUADERNILLO DE AVANCE PRESUPUES-TAL
CUADERNILLO DE AVANCE PRESUPUES-TAL
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS.
Objetivo: Cumplir con la elaboración e integración del Presupuesto de Ingresos en tiempo y forma de acuerdo a la normatividadaplicable, así como con la debída aprobación del H. Consejo Directivo.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto recibirá los Anteproyectos de Presupuesto del Departamento deIngresos, por los conceptos de Cuotas y Aportaciones, locales, Programa de Vivienda y Recuperaciones de Préstamos a Corto yMediano Plazo; del Departamento de Egresos por concepto de Rendimientos por Inversiones e Ingresos diversos; y de la SubdirecciónAdministrativa por concepto de Ingresos del Estacionamiento.
2. El Departamento de Programación y Presupuesto, elabora una Cédula resumen del Proyecto de Presupuesto de Ingresosmisma que presentará al Titular de la Subdirección de Finanzas para su firma y a su vez presente al Titular de la Dirección Generaldel Instituto para su visto bueno.
3. El Titular de la Subdirección de Finanzas, somete a consideración del H. Consejo Directivo el Proyecto de Presupuesto de Ingresospara su aprobación.
266
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPROGRAMACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DEFINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DEFINANZAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
A finales del año anterior al que corresponde, recibe del Departamento de Ingre-sos, los Anteproyectos de Presupuesto para los conceptos de Cuotas yAportaciones, Locales, Programa de Vivienda y Recuperaciones de Préstamos aCorto y Mediano Plazo; del Departamento de Egresos por concepto de Rendi-mientos por Inversiones e Ingresos diversos; y de la Subdirección Administrativapor concepto de Ingresos del Estacionamiento.
Turna la documentación al Titular de la Oficina de Programación, para su análisise integración de los Anteproyectos de Presupuesto de Ingresos.
Recibe la documentación, la analiza, revisa las operaciones y elabora el Ante-proyecto de Presupuesto de Ingresos.
Entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto la documen-tación recibida y el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos, para surevisión y acuerdo con el Subdirector de Finanzas.
Revisa la documentación y el Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos yen su caso solicita las correcciones y/o modificaciones correspondientes al Titularde la Oficina de Programación.
Comenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas los conceptos que integranel Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos, quien propone las adecuaciones y/o ajustes que considera convenientes.
Instruye al Titular del Departamento de Programación y Presupuestos acuerdecon los responsables de la presupuestación de los conceptos en que proponecambios, las adecuaciones y/o ajustes correspondientes, para que prepareCédula del Proyecto de Presupuesto de Ingresos.
Solicita al Titular de la Oficina de Programación elabore Cédula del Proyecto dePresupuesto de Ingresos, así como las Cédulas resumen del Proyecto dePresupuesto de Ingresos que se presentará a la consideración y aprobacióndel H. Consejo Directivo.
Revisa las Cédulas, solicita en su caso las adecuaciones correspondientes y lasentrega al Titular de la Subdirección de Finanzas para su autorización.
Analiza las cédulas del proyecto de ingresos, en su caso solicita las adecuacionesrespectivas, las autoriza y presenta a aprobación del Titular de la DirecciónGeneral del Instituto, las Cédulas resumen del Proyecto de Presupuesto deIngresos.
267
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DEFINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
11
12
12.A
13
14
Revisa las Cédulas resumen del proyecto de presupuesto de ingresos yen su caso solicita las adecuaciones correspondientes, las aprueba e instruye alTitular de la Subdirección de Finanzas para que las presente a consideración yaprobación del H. Consejo Directivo.
Somete a consideración del H. Consejo Directivo las Cédulas resumen quecontienen el Proyecto de Presupuesto de Ingresos.
¿El H. Consejo Directivo apruebó el Proyecto de Presupuesto de Ingresos?
En caso de que no lo apruebe:Previo acuerdo con el Titular de la Dirección General, instruye al Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto para que realice los ajustes co-rrespondientes, en coordinación con los responsables de su elaboración.
Regresa a la Actividad 10.
En caso de que sí lo apruebe:Solicita al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto controle sucaptación en forma mensual.
Instruye al Titular de la Oficina de Programación para que elabore mensualmentelos Reportes de su captación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
268
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS
269
ANTEPROYECTO DE PTTO.
RECIBE
INICIO
SOLICITA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TURNA
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
ANTEPROYECTODE PRESUPUESTO
RECIBE, ANALIZA, REVISA Y ELABORA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO.
CÉDULA DEL PROYECTO DE PTTO. DE INGRESOS
SOLICITA ELABORE
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
¿EL H. CONSEJOAPROBÓ?
NO
SI
1
INSTRUYE YMODIFICA
1
INSTRUYE
REPORTES
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ANTEPROYECTO DE PRESU-PUESTO
ANTEPROYECTO DE PRESU-PUESTO
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS
ENTREGA
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS
REVISA
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS
TITUKAR DEL DEPTO. DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
COMENTA
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS
INSTRUYE
CÉDULA DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS
SOMETE
CONSIDERACIÓN CONSEJO DIRECTIVO
CUOTAS, APORTACIONES, PROGRAMA DE VIVIENDA Y PRESTAMOS
RENDIMIENTOS POR INVERSIÓN E INGRESOSPROPIOS
INGRESOS DEL ESTACIONAMEINTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
CÉDULA RESU-MEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS
REVISA Y ENTREGA
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
CÉDULAS
ANALIZA Y PRESENTA
TITULAR DE LA DIRECIÓN GENERAL
REVISA E INSTRUYE
CÉDULAS RESUMEN DEL PROY. DE PTTO. ING.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
CONTROLE CAPTACIÓN MENSUAL
ELABORE REPORTES DE CAPTACIÓN
FIN
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
CÉDULA RESUMEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS
TITULAR DE LA DIRECIÓN GENERAL
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE
FINANZAS
CÉDULA RESUMEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS
CÉDULA RESUMEN DEL PROYECTO PRESUPUESTO DE INGRESOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482 (PRO-GRAMA DE PRÉSTAMOS).
Objetivo: Realizar un adecuado control y registro del presupuesto asignado para el programa de préstamos del Instituto.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Porgramación y Presupuesto verifica en el Cierre de fin de mes, que sus registros coincidan con los Reportesemitidos por el Departamento de Ingresos.
2. En el supuesto que exista diferencia, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita aclaración de la misma y se procedea la corrección por parte del área que corresponda.
270
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPROGRAMACIÓN
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
9
Recibe del Departamento de Ingresos, el Reporte Estadístico por otorga-miento de Préstamos a Corto Plazo y Mediano Plazo (Domiciliados) yReporte de las Cancelaciones por el mismo concepto.
Turna al Titular de la Oficina de Programación, para su análisis y registro en elSistema de Presupuestos.
Recibe la documentación y procede a su análisis.
Registra en el Sistema de Presupuesto el importe líquido neto (deducidas lascancelaciones) de los préstamos otorgados en el mes, emitido por el Departamen-to de Ingresos.
Valida y aplica los movimientos, verificando la solvencia del mes.
¿Tiene solvencia en el mes?
En caso de que no tenga solvencia en el mes:Solicita Transferencia Presupuestal por la diferencia, al Titular del Departa-mento de Prestaciones Económicas.
Recibe del Departamento de Prestaciones Económicas original del formato de laTransferencia Presupuestal y sella de recibido en la copia, continúa con activi-dad 7.
En caso de que sí tenga solvencia en el mes:Realiza los registros en el Sistema de Presupuesto.
Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, una vezrealizado los movimientos, el formato de Transferencia Presupuestal para sufirma.
Archiva en expediente de Transferencias Presupuestales de forma cronológica,para cualquier consulta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
271
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LAS PARTIDAS 7481 Y 7482(PROGRAMA DE PRÉSTAMOS)
272
SISTEMA DE PRESUPUESTO
RECIBE
INICIOTITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
¿TIENE SOLVENCIA?NO
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
REPORTE ESTADISTICO OTORGADO DE PRESTAMOS A CORTO CORTO Y MEDIA-NO PLAZO
TURNAY REGISTRA
SISTEMA DE PRESUPUESTO
SOLICITA
REGISTA
TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL
IMPORTELIQUIDO NETO
REPORTE DE CANCELACIÓN
TITULARDEL A OFICINA DE
PROGRAMACIÓN
RECIBE Y ANALIZA
VALIDA, APLICAY VERIFICA
SOLVENCIA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
PRESTACIONES ECONÓMICAS
RECIBE
TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL
1
REGISTRA
SISTEMA DE PRESUPUESTO
TURNA
TRANSFERENCIA PRESUPUESTAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
PARA SU FIRMA
ARCHIVA
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
PRESTACIONES ECONÓMICAS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPITULOS 2000,3000,5000 Y PARTIDA 7451.
Objetivo: Realizar un adecuado registro y control del presupuesto ejercido en cada uno de los capítulos y partida señalados.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuestos, previo al registro del gasto, verifica que la operación esté compometida, con baseen la solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP).
2. El Departamento de Programación y Presupuestos, verifica que el Formato de Relación de Gastos y Concentración dedocumentos para pago, reposición y/o afecación presupuestal , sea soportado por la documentación correspondiente y quela partida presupuestal esté debidamente clasificada.
3. El Departamento de Programación y Presupuestos, vigila en general que las operaciones a registrarse se apeguen a las PolíticasGenerales para el ejercicio y control del Presupuesto, así como a las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.
273
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
ANALISTA PRESUPUESTAL
1
2
3
3.A
4
Recibe del Departamento de Egresos documento Relación de Gastos y Con-centración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal, con su correspondiente soporte documental (adicionalmente alas facturas o recibos en caso de ser una compra y/o reparación, el documentollevará anexo la Orden de Requisición de compra de materiales y/o equipode oficina, orden de reparación de mobiliario y/o equipo de Oficina, Or-den de reparación de vehículos y/o requisición de materiales y suminis-tros).
Turna al Analista la Documentación para su análisis.
Verifica que la Documentación se encuentre debidamente requisitado, que laspartidas correspondan al concepto de pago y soporte documental que esténmanejando, así como el centro de trabajo, que el importe corresponda con el totalde los comprobantes y en general que las operaciones se apeguen al DSP y a lasPolíticas Generales para el Ejercicio y Control del Presupuesto, así como a lasmedidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal vigentes.
¿Está debidamente requisitada la documentación?
En caso de que la documentación no esté bien requisitada:Devuelve la documentación a la U.B.P.P. que realiza el trámite, previa consultacon el Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, anexando a lamisma formato Causas de devolución de documentos para el otorgamiento de recursos, en original y dos copias, el formato es foliado con el número queenvía el Departamento de Egresos y firmado por el analista, marcando el concep-to por el cual se devuelve, y distribuyendo de la siguiente manera:
- Original a la U.B.P.P., con el cual solicita la modificación y/o corrección deldocumento.- 1ª. Copia al Departamento de Egresos.- 2ª. Copia al Departamento de Programación y Presupuesto.
Nota:La U.B.P.P. sella de recibido en ambas copias y el Departamento de Egresos enla segunda.
Regresa a la actividad 1.
En caso de que la documentación esté debidamente requisitada:Realiza la afectación vía Sistema de Presupuesto anotando: folio del Departamen-to de Egresos, U.B.P.P., Partida, mes que se afecta e importe y en su caso hace
274
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
5
6
7
8
referencia a los folios compromiso.
Sella de Presupuesto ejercido la documentación y la Relación soporte.
Anota en el Formato de Registro de datos presupuestales de documentosfuente para control del Gasto del año en curso, el número de folio delDepartamento de Egresos, fecha, concepto, U.B.P.P., partida presupuestal, im-porte y observaciones.
Solicita la firma del Titular del Departamento de Programación y Presupuesto,quien de detectar alguna irregularidad requiere se corrija.
Devuelve la documentación al Departamento de Egresos, solicitando firme derecibido en el Formato de Registro de datos presupuestales de documen-tos fuente para control del Gasto del año en curso.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
275
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL GASTO DE LOS CAPITULOS 2000,3000,5000 Y PARTIDA 7451
276
REG. DATOS PRES. DOCTOS. FUENTE CONTROL GTOS.
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN
SISTEMA DE PRESUPUESTO
RECIBE
TURNA
INICIO
ANALISTA PRESUPUESTAL
VERIFICA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DO-CUMENTOS PARA PA-GO, REPOSICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL
SOPORTE DOCUMENTAL
DOCUMENTACIÓN
¿ESTA BIEN REQUISITADA LA
DOCUMENTACIÓN?DEVUELVE Y
ANEXA
NO
SI
1
UBPP
REALIZA
1 ANOTA
REGISTRO DE DATOS PRE-SUPUESTALES DE DOCU-MENTOS FUENTE PARACONTROL DE GAS-TO DEL AÑO EN CURSO
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
ANALISTA PRESUPUESTAL
ESTE DEBIDAMENTEREQUISITADA
CAUSAS DE DEV. DE DOCTOS. OTOR. REC.
SELLA
RELACIÓN SOPORTE
NÚM. FOLIO DEPTO. EGRESOS, FECHA,
CONCEPTO, U.B.P.P., PARTIDA, IMPORTE Y
OBSERVACIONES
SOLICITA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
FIRMA
DEVUELVE YSOLICITA
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
DOCUMENTA-CIÓN
FIRME DE RECIBIDO
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: PRESUPUESTO COMPROMETIDO.
Objetivo: Garantizar la disponibilidad presupuestal, que las partidas que se estén afectando correspondan al concepto del gasto, yque cuente con la firma correspondiente de autorización.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto es responsable de comprometer el presupuesto, con base en la Solicitud deDictamen de Suficiencia Presupuestal, verificando que las partidas que se estén afectando correspondan al concepto de gasto,que tengan disponiblidad presupuestal, que cuente con las firmas correspondientes de autorización y que indique un costo estimado.
277
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
ANALISTA PRESUPUESTAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
ANALISTA PRESUPUESTAL
1
2
3
3.A
4
5
6
7
Recibe de las U.B.P.P’s la Solicitud del Dictamen de SuficienciaPresupuestal, para que se autorice y comprometa el peresupuesto.
Turna la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal al analistapara su revisión.
Recibe la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal y revisa quelas partidas correspondan a la naturaleza del gasto a ejercer y que cuente condisponibilidad prespuestal.
¿Está correcta y completa la documentación?
En caso de que no esté correcta y completa la documentación:Devuelve a la U.B.P.P. la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestalde manera económica para su corrección, previa autorización del Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto.
En caso de que sí esté correcta y completa la documentación:Registra en el Sistema de Presupuesto para su afectación, capturando la U.B.P.P.,partida, importe y fecha (mes de afectación); el folio compromiso consecutivo, loasigna automáticamente el sistema.
Solicita al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto firma deautorización en la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal.
Firma de autorizado la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestaly entrega para su distribución.
Recibe y entrega la Solicitud del Dictamen de Suficiencia Presupuestal ala U.B.P.P. solicitante.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
278
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PRESUPUESTO COMPROMETIDO
279
RECIBE
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
INICIO
UBPP´S
DEVUELVE¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA
DOCUMENTACIÓN?
NO
SI
UBPP´SPREVIA AUTORIZACIÓN DEL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
1
REGISTRA
1
SISTEMA DE PRESUPUESTO
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
TURNA
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
RECIBE Y REVISA
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
SOLICITUD DE DICTAMEN PRESUPUESTAL
CAPTURA U.B.P.P, PARTIDA, IMPORTE Y FECHA.
SOLICITA
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
FIRMA DE AUTORIZACIÓN
FIRMA YENTREGA
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
FIRMA DE AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECIBE YENTREGA
SOLICITUD DE DICTAMEN PTTAL
FIRMA DE AUTORIZACIÓN
ANALISTA PRESUESTAL
ANALISTA PRESUPUESTAL
UBPP´S
FIN
ANALISTA PRESUPUESTAL
ANALISTA PRESUESTAL
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONCILIACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y CONTROL FINAN-CIERO.
Objetivo: Mantener los registros presupuestales homologados con la contabilidad institucional.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Prespuesto realiza mensualmente la conciliación Presupuestal-Contable con el Departamento deControl Financiero.
1. El Departamento de Programación y Presupuesto mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Control Financieropara la realización de la Conciliación mensual Presupuesto-Contabilidad.
3. Al existir diferencias en el Reporte de Conciliación Presupuesto-Contabilidad, se consulta el Libro Mayor de Contabilidadgenerado por el Departamento de Control Financiero, así como el Reporte de movimientos ejercidos al mes por UBPP-Partida,emitido por el Departamento de Programación y Presupuesto, y en su caso se consultan los Paquetes de la documentaciónsoporte, en custodia del Departamento de Control Financiero.
280
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Recibe aviso de manera verbal de parte del Departamento de Control Financierode que el Cierre contable ya se realizó y que se encuentra disponible vía sistema.
Realiza cierre Presupuestal.
Genera e imprime el Reporte de Conciliación Presupuesto-Contabilidad,mensual y acumulado.
Entrega los Reportes de Conciliación mensual y acumulada al Departamentode Control Financiero, para que determine sus diferencias, las analice, registre,cancele o reclasifique según sea el caso; si son diferencias por criterio de registrolas debe justificar.
Emite del Sistema de Presupuestos el Reporte de movimientos ejercidos almes por U.B.P.P. partidas de los capítulos 1000, 2000, 3000, 4000, 5000 y 7000.
Identifica por UBPP y partida las causas de las diferencias competencia delDepartamenrto de Programación y Presupuesto, determinadas en la conciliación,a través del análisis del Reporte de movimientos ejercidos por U.B.P.P. y elLibro Mayor generado por el Departamento de Control Financiero.
Define si deben registrarse, cancelarse o reclasificarse; de ser diferencias porcriterio de registro debe justificarlas.
Solicita, verbalmente, al Departamento de Control Financiero el Reporte deGestión Presupuestal por Partidas.
Imprime el Estado Analítico del Ejercicio del Presupuesto de Egresos porObjeto de Gasto, para elaborar Reporte de Partidas en Conciliación delMes.
Elabora Reporte de Partidas en Conciliación del mes entre Control Financie-ro y Presupuesto y el Detalle de Partidas en Conciliación, en dos tantos.
Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto los Docu-mentos para su revisión, visto bueno y firma.
Recibe y analiza los Documentos para su firma.
¿Están correctos los documentos generados?
281
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
12.A
13
14
14.A
15
16
17
18
19
En caso de no estar correctos:Realiza las anotaciones pertinentes y turna al Titular de la Oficina de de Presu-puesto para su corrección, regresa a la actividad 12.
En caso de estar correctos:Firma los Documentos y ordena su entrega, distribuyéndose de la siguienteforma: -Un tanto para el Departamento de Contro Financiero, para Vo.Bo. y firma. -Un tanto de acuse de recibo para archivo del departamento.
Pasa el tiempo.
Recibe respuesta del Departamento de Control Financiero.
¿El Departamento de Control Financiero analiza y está de acuerdo con el Repor-te de partidas en conciliación del mes?
En caso de que no esté de acuerdo con el reporte:Informa al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, quien orde-na al Titular de la Oficina de Presupuesto analice las diferencias con personal delDepartamento de Control Financiero, efectuándose en su caso las modificacionesprocedentes. Regresa a la actividad 14.
En caso de que esté de acuerdo con el reporte:Aplica, cancela o reclasifica en el Sistema de Presupuesto los movimientos quecompete regularizar al Departamento de Programación y Presupuesto, derivadode la conciliación.
Solicita al Departamento de Control Financiero que a la brevedad entregue elReporte de Conciliación y que realice sus registros de adecuación o correccióncorrespondiente.
Elabora Cédulas de ejercicio del presupuesto, de Cancelación del presu-puesto ejercido y de las transferencias presupuestales correspondientes,mismas que turna al Titular inmediato para su Vo.Bo. y firma de autorización.
Recibe, revisa y firma de autorizado y entrega al Titular de Oficina de Presupuestopara su seguimiento.
Recibe y emite nuevo Reporte de conciliación con las aplicaciones de cance-lación, ejercido o reclasificación acordadas.
282
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
20
21
Confirma que ya no existen diferencias en el nuevo Reporte de conciliación yel Reporte de Conciliación Presupuesto-contabilidad, excepto las determi-nadas por criterio de registro.
Archiva, en el expediente de conciliaciones del mes, el Reporte Final, Cédulasdel Ejercicio o Cancelación del Presupuesto para su control y consulta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
283
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
CONCILIACIÓN ENTRE EL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTOS Y CONTROL FINANCIERO
284
REPORTE DE CONCILIACIÓNPRESUPUESTO-CONTABILI-DAD
SISTEMA DE PRESUPUESTO
EMITE
1T
RECIBE
INICIO
DE FORMA VERBAL, AVISO DE CIERRE
CONTABLE
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
ESTADO ANALÍTICO DELEJERCICIO DE PRESUPU-ESTO DE EGRESOS OBJETO DEGASTO
GENERA E IMPRIME
REPORTE DE CONCILIACIÓNPTTO-CONTA.
IMPRIMETITULAR DEL A OFICINA DE
PRESUPUESTO
DEFINE
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
¿ESTÁN CORRECTOSLOS DOCUMENTOS?
NO
SI
1
REALIZA ANOTACIONESY TURNA
PARA ADECUACIONES O CORRECCIONES
FIRMA, ORDENA YDISTRIBUYE
1
REALIZA
SISTEMA DE PRESUPUESTO
ENTREGA
REPORTE DE CONCILIACIÓN
IDENTIFICAPOR U.B.P.P.
ELABORA
REPORTE DE PARTIDAS DE CONCILIA-CIÓN DELMES 2T
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y DE PRESUPUESTO
TITULAR DEL A OFICINA DE
PRESUPUESTO
DOCUMENTOS 1T
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
C
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
SISTEMA DE PRESUPUESTO
REPORTE DE MOVIMIENTOS EJER-RCIDOSAL MES POR U.B.P.P.
LIBRO MAYOR
REGISTRARSE, CANCELARSE O
RECLASIFICARSE
REPORTE DE GESTION PRESU-PUESTAL POR PARTIDAS
SOLICITAVERBALMENTE
DETALLE DEPARTIDAS EN
CONCILIACIÓN DEL MES
2T
TURNA
PARA VISTO BUENO Y
FIRMADOCUMENTOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y DE PRESUPUESTO
RECIBE Y ANALIZA
DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
¿ESTA DE ACUERDO EL DEPTO. DE CONTROL
FINANCIERO?
NO
SI
2
INFORMA
ANALICEN DIFERENCIAS Y
MODIFIQUEN
APLICA, CANCELA Y RECLASIFICA
DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
2
SOLICITA
DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
REPORTE DE
CONCILIACIÓN
ELABORA YTURNA
CÉDULAS DEL EJERCICIO DEL PRESUPUES-TO
CÉDULA DE CANCELACIÓN DEL PRESUPUESTO EJERCIDO
CÉDULA DE TRANS-FERENCIAS PRE-SUPUESTALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTOPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
VISTO BUENO Y FIRMA
RECIBE, REVISA Y ENTREGA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
RECIBEY EMITE
REPORTE DE CONCILIACIÓN
CONFIRMA
REPORTE DE CONCILIACIO-NES
REPORTE FINAL
ARCHIVA
CÉDULA DEL EJERCICIO
FIN
REPORTE DE MOVIMIENTOS EJER-RCIDOSAL MES POR U.B.P.P.
TITULAR DEL DEPARTAMENTOPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL.
Objetivo: Contar con un resguardo de la información presupuestal mensual del Instituto, para consultas posteriores en el disco durode la computadora y en disco compacto.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto es el responsable de respaldar la información presupuestal del Instituto.
2. El respaldo de la Información presupuestal se llevará a cabo una vez que se haya generado el Cierre presupuestal de cada mes.
3. La utilización de la información presupuestal de cada mes respaldada, estará sujeta a la autorización del Titular del Departamento deProgramación y Presupuesto.
285
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
1
2
3
4
5
6
Crea carpeta mensual en la Unidad C, con la finalidad de respaldar los reportesde la información presupuestal.
Ingresa al sistema de Presupuesto en el módulo de consultas
Emite del Sistema los siguientes reportes para respaldarlos:
- Validación por tipos de Movimiento- Conciliación con Contabilidad Mensual y Acumulado.- Tipos de Presupuestos- Comparativo- Cifras Control- Estado del Ejercicio del Presupuesto- Formato REPTRIM- Reportes Armonización Contable- Proyecciones- Presupuesto Aprobado
Respalda los reportes, guardándolos en formato cristal reports (rsp), para poderser convertido en excel cuando se consulte e imprima la información.
Valida el respaldo y verifica que puedan visualizarse e imprimirse en formatoexcel.
Realiza copia del respaldo en CD, etiqueta y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
286
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
RESPALDO DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO MENSUAL
287
SISTEMA DE PRESUPUESTO
CREA CARPETA MENSUAL
DISCO C
VALIDA YVERIFICA
INGRESA
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
RESPALDA
MÓDULO DE CONSULTAS
SISTEMA DE PRESUPUESTO
EMITE
FORMATO CRISTAL REPORTS (rsp)
RESPALDAY ARCHIVA
SE VISUALIZE EN EXCEL
EN CD
FIN
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS.
Objetivo: Cumplir con la elaboración e integración del Presupuesto de Egresos en tiempo y forma de acuerdo a la normatividadaplicable.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
1. La Subdirección de Finanzas, mediante el Departamento de Programación y Presupuestos, elabora e integra el Presupuesto deEgresos del Instituto, para la aprobación del Director General y posterior autorización del H. Consejo Directivo del Instituto.
2. El Titular de la Subdirección de Finanzas analiza el Proyecto de Presupuesto de Egresos, así como previa revisión y Visto Bueno delTitular de la DirecciónGeneral del Instituto, las presenta a consideración y aprobación del H. Consejo Directivo.
288
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
U.B.P.P.´S
1
2
3
4
5
5.A
6
7
8
Revisa en el mes de agosto, en coordinación con el personal a su cargo y en sucaso actualiza el Clasificador por Objeto del Gasto, así como los Lineamientosde Presupuestación los adecua en base a los criterios para la formulación delproyecto de presupuesto de egresos que emite la SEFIPLAN.
Acuerda con el Titular de la Subdirección de Finanzas la fecha de corte (normal-mente al cierre del mes de julio) y se la comunica al Titular de la Oficina dePresupuesto, para que calcule el techo financiero de los capítulos 2000 y 3000para el año siguiente.
Por cada U.B.P.P./Partida de los capítulos 2000 y 3000 obtiene el importe ejercidode enero a la fecha de corte acordada y le suma el presupuesto modificado o laproyección del presupuesto a ejercer a partir de esta fecha hasta el mes dediciembre; el total es el presupuesto estimado a ejercer de dichos capítulos en elaño en curso.
Al total estimado a ejercer en su caso le suma o le resta los importes de lasoperaciones no recurrentes y le suma el porcentaje de inflación estimado por laSEFIPLAN; el resultado es el Techo Financiero para el año siguiente de loscapítulos 2000 y 3000, mismo que entrega al Titular del Departamento de Progra-mación y Presupuesto para su revisión y autorización.
Revisa los Techos Financieros.
¿Están correctos los techos financieros?
En caso de que no estén correctos:Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto las correcciones y/o las modificacio-nes correspondientes, regresa a la activdad 5.
En caso de que estén correctos:Turna mediante Relación con acuse de recibo, a las U.B.P.P. los TechosFinancieros junto con los Lineamientos de Presupuestación para que éstascalendaricen dichos techos y elaboren los anteproyectos de los capítulos 1000,4000,5000 y 7000.
Analizan los techos financieros de los capítulos 2000 y 3000, los redistribuyen(incluso de un capítulo a otro) y los calendarizan mensualmente de acuerdo a suPlan Anual de Labores.
Solicitan, en caso de considerar que los techos financieros no son suficientes,presupuesto adicional calendarizado por partida y justificado plenamente, a través
289
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
9
10
11
12
13
14
de Memorándum dirigido al Titular de la Subdirección de Finanzas, al cualadjuntan los Techos financieros de referencia y el Anteproyecto del capítulo5000, quien los turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuestopara su análisis.
Analiza las Solicitudes adicionales de presupuesto, incluido el capítulo 5000, lascomenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas y acuerdan el importe aautorizar, con base a las prioridades de cada U.B.P.P., las restriccionesPresupuestales, el importe global del proyecto de presupuesto de egresos y losrecursos estimados a obtener el año siguiente.
Informa a las U.B.P.P’S., en su caso mediante Memorándum firmado por elTitular de la Subdirección de Finanzas, los ajustes al presupuesto solicitado.
Pasa el tiempo.
Recibe del Titular de la Subdirección de Finanzas copia de los Memorándumsde las UBPP’S y los anteproyectos de presupuesto de los capítulos restantes,para su análisis:-Del Departamento de Recursos Humanos, Anteproyecto de presupuestodel capítulo 1000, con base en la plantilla de personal autorizada y sus bases decálculo.-Del Departamento de Prestaciones Económicas, Anteproyecto del presupues-to del Programa de Préstamos a Corto y Mediano plazo, de acuerdo a susbases de cálculo (partidas 7481 y 7482).-Del Departamento de Vigencia de Derechos, Anteproyecto del capítulo 4000,de acuerdo a sus bases de cálculo.
Analiza los Anteproyectos de presupuesto de los capítulos 1000, 4000 y 7000y los comenta con el Titular de la Subdirección de Finanzas, quien determina lasadecuaciones y los ajustes a los mismos.
Una vez revisados y ajustados en su caso los Anteproyectos de presupuesto,con apoyo del Titular de la Oficina de Presupuesto integran el Proyecto depresupuesto de egresos.
Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto elabore las Cédulas resumen delproyecto de presupuesto de egresos, que se presentarán a la consideracióny aprobación del H. Consejo Directivo.
290
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO.
15
16
17
17.A
18
19
20
21
Pasa el tiempo.
Recibe y revisa las Cédulas resumen, y solicita en su caso las adecuacionescorrespondientes y las entrega al Titular de la Subdirección de Finanzas para suautorización.
Autoriza y recaba Visto Bueno del Titular de la Dirección General del Instituto.
Somete a consideración del H. Consejo Directivo las Cédulas resumen quecontienen el Proyecto de Presupuesto de egresos.
¿El H. Consejo Directivo aprueba el proyecto de presupuesto de egresos?
En caso de que no lo apruebe:Previo acuerdo con el Titular de la Dirección General, instruye al Titular delDepartamento de Programación y Presupuesto para que realice los ajustes co-rrespondientes, en coordinación con los responsables de su elaboración.
Regresa a la actividad 15.
En caso de que sí lo apruebe:Instruye al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto, para quese cargue el Sistema de Presupuesto y se haga del conocimiento de las U.B.P.P.´Ssu Presupuesto autorizado.
Solicita al Titular de la Oficina de Presupuesto, cargue el Sistema de Presupuestocon el Presupuesto autorizado y emita los Reportes del presupuesto autoriza-do en sus diferentes versiones.
Carga el Sistema de Presupuesto, emite los Reportes solicitados y los entrega alTitular del Departamento de Programación y Presupuesto.
Envía Memorándum a cada UBPP hacíendole de su conocimiento que su presu-puesto autorizado ya está en el Sistema de Presupuesto, para su ejercicio corres-pondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
291
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS
292
REVISAY/O ACTUALIZA
INICIO
RECIBE
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO.
OBTIENEY TURNA
ANOTA CORRECCIONESY DEVUELVE
ACUERDA FECHA Y COMUNICA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO
LINEAMIENTOS DE PRESUPUEST.
OBTIENE IMPORTEY SUMA
DE FORMA VERBAL
DE ENERO A LA FECHA DE CORTE ACORDADA, MAS
EL PRESUPUESTO MODIFICADO
TECHO FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
PARA REVISIÓN Y VISTO BUENO
REVISA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
¿ESTÁN CORRECTOS?NO
SI
1
1
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTOS
RELACIÓN CON ACUSE DE RECIBO
TURNA
ANALIZA YCOMENTA
UBPP’S
ANALIZAN YREDISTRIBUYEN
1
TECHO FINANCIERO
TECHO FINANCIERO
LINEAMIENTOS PRESUPUEST.
UBPP’S
TECHO FINANCIERO
UBPP’S
PLAN ANUAL DE LABORES
SOLICITAN YENVÍAN
TECHO FINANCIERO
MEMORANDUM
EN CASO DE NOSER SUFICIENTES
ANTEPRO-YECTO CAPI-TULO 5000
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
SOLICITUDES
INFORMA
C
MEMORÁNDUM
FIRMADO POR SUB. DE FINANZAS LOS
AJUSTES
MEMORÁNDUMSDEPARTAMENTO. DE
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
ANALIZA YCOMENTA
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ANTEPROYECTO DE PTTOS.
CAPÍTULOS 1000, 4000 Y 7000
REVISA, AJUSTA E INTEGRA
PROYECTO DE PRESUPUESTO DE EGRESOS
CON APOYO DEL TITULAR DE LA
OFICINA DE PRESUPUESTO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ANTEPRO-YECTO CAPI-TULO 1000
ANTEPRO-YECTO PARTIDA 7481 Y 7482
ANTEPRO-YECTO CAPI-TULO 4000
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS
293
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTOSOLICITAN Y
ENVÍAN
CÉDULAS RESUMEN PROYECTO PRESU-PUESTO DE EGRESOS
RECIBE, REVISA Y ENTREGA
CÉDULAS RESUMEN
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
PARA SU AUTORIZACIÓN
AUTORIZA YRECABA
CÉDULAS RESUMEN
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL
SOMETE A CONSIDERACIÓN
CÉDULAS RESUMEN
H. CONSEJO DIRECTIVO
INSTRUYE AJUSTES
APRUEBAN EL PROYECTO DE
PRESUPUESTO DEEGRESOS
NO
SI
2
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
2
1
INSTRUYE
PORGRAMA DE PRESUPUESTOS
TITULAR DE LA OFICINA
DE PRESUPUESTOSOLICITA
PORGRAMA DE PRESUPUESTOS
CARGA, EMITE YENTREGA
CARGA EL PTTO. AUTORIZADO
PORGRAMA DE PRESUPUESTOS
REPORTES
ENVÍA
MEMORANDUM
CON SU PTTO. AUTORIZADO
UBPP´S
FINTITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES.
Objetivo: Mantener cubierto el seguro de vida y daños de las Unidades Habitacionales vendidas por el Instituto.
Frecuencia: Anual el de daños y mensual el de vida.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y Presupuesto, es el responsable de realizar la contratación de los seguros de vida y daños delas Unidades Habitacionales que el Instituto haya vendido.
2. El Departamento de Programación y Presupuesto realiza la selección de la compañía aseguradora, considerando a aquella quepresente la mejor cobertura, el mejor costo para el Instituto y la seguridad en la recuperación en caso de algún siniestro.
3. El Departamento de Programación y Presupuestos, de acuerdo con la normatividad vigente de las compañias aseguradoras contratamensualmente el seguro de vida con la compañia aseguradora seleccionada, en base a los saldos individuales mensuales de losadquirientes de viviendas, que le proporciona el Departamento de Ingresos.
294
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTODEPROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
1
2
3
4
4.A
5
6
7
8
Recibe del Departamento de Ingresos, a través de Memorándum, Reporte desaldo individual actualizado por adquirente de Vivienda para contratar elseguro de vida y daños (mensual o anualmente, respevtivamente), y turna alTitular de la Oficina de Presupuesto para revisión y trámite.
Solicita al Departamento de Bienes Inmuebles el Valor económico actualizadode las viviendas.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento deBienes Inmuebles el Valor económico actualiza-do de las viviendas y lo turna al Titular de la Oficina de Presupuesto pararevisión y trámite.
Recibe y valida que la información enviada por los Departamentos de Ingresos yBienes Inmuebles contenga los datos necesarios para el trámite.
¿Está correcta la información?
En caso de que no esté correcta la información:La entrega al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto para sudevolución a los Departamentos para su corrección conforme a lo solicitado,regersa a la actividad 1.
En caso de que esté correcta la información:Analiza y actualiza las edades de los adquirentes de acuerdo con el periodo deaseguramiento.
Elabora la Relación de adquirientes de vivienda de los que se va a contratarseguro de vida, anotando unidad habitacional, nombre, edad, saldo individualproporcionado por el Departamento de Ingresos y el valor de la vivienda enviadopor el Departamento de Bienes Inmuebles, de las que se ve a contratar seguro dedaños.
Elabora Oficio de cotización para tres compañías aseguradoras como mínimo,solicitándoles que participen en la cotización de los seguros de vida y daños.
Turna al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto los Oficioselaborados para su revisión junto con la Relación, para firma del Titular de laSubdirección de Finanzas.
295
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTODEPROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
9
10
11
12
13
14
14.A
15
16
17
Recibe los Oficios y la Relación, recaba firma del Titular de la Sudirección deFinanzas y los turna al Titular de la Oficina de Presupuesto, para su entrega a lasCompañías Aseguradoras.
Recibe los Oficios y Relación y procede a su entrega a las Compañías Asegu-radoras, marcando copia a la Dirección General y un tanto para el archivo deldepartamento.
Pasa el tiempo.
Recibe de las compañías aseguradoras de manera oficial las Cotizaciones y lasturna al Titular de la Oficina de Presupuestos, para su revisión.
Revisa las Cotizaciones, elabora Cuadro comparativo, el cual contiene nom-bre de compañía aseguradora, número de acciones a asegurar, costo de asegu-ramiento (prima) y las coberturas que amparan.
Propone la compañía aseguradora que presente mejores coberturas, mejor costopara el Instituto y la seguridad en la recuperación de algún siniestro y entrega alTitular del Departamento de Programación y Presupuesto el Cuadro compara-tivo para su revisión y autorización.
Revisa el Cuadro comparativo.
¿Está correcto?
En caso de que no esté correcto:Solicita las correcciones pertinentes al Titular de Oficina de Presupuesto, regresaa la actividad 14.
En caso de que esté correcto:Firma el Cuadro y devuelve al Titular de la Oficina de Presupuesto para su firmay trámite de contratación.
Recibe, firma el Cuadro comparativo y elabora el Oficio dirigido a la compañíaaseguradora elegida indicando precio acordado, periodo de vigencia y cobertu-ras correspondientes, marcando copia a la Dirección General y archivo.
Turna el Oficio al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto pararecabar firma del Titular de la Subdirección de Finanzas.
296
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DEPRESUPUESTO
18
19
20
20.A
21
22
23
Recibe el Oficio y recaba firma del Titular de la Subdirección de Finanzas parasu envío a la compañía aseguradora.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía aseguradora las Pólizas que amparan los seguros devida y seguros de daños y las turna al Titular de la Oficina de Presupuesto parasu trámite.
Recibe y valida las pólizas contra la relación de adquirentes por unidad habitacional,verificando el nombre de la persona, la edad, el monto asegurado y el importe dela prima.
¿Están correctas las Pólizas?
En caso de que no estén correctas:Elabora Oficio para la compañía aseguradora, con firma del Titular de laSubdirección de Finanzas, solicitándole las modificaciones de las Pólizas, mar-cando copia a la Dirección General y archivo, regresa a la actividad 19.
En caso de que estén correctas:Elabora la comprobación de los gastos en el Formato Relación de Gastos yConcentración de Documentos para Pago, Reposición y/o AfectaciónPresupuestal por concepto del pago de los Seguros.
Recaba firma del Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y laturna al Departamento de Egresos para su pago, anexando copia de las Pólizasy Facturas.
Conecta con el Procedimiento de Trámite de pago del Departamento de Egresos,contenido en el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
Envía mediante Memorándum firmado por el Titular del Departamento de Pro-gramación y Presupuesto, anexando copia de las Pólizas de seguro de viday daños al Departamento de Ingresos, con la finalidad de que realice los trámitesnecesarios para la recuperación de las primas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
297
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES
298
OFICIOS
RELACIÓN
OFICIOS
RELACIÓN
RECIBE
INICIOTITULAR DELDEPARTAMENTO
DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
RECIBE Y TURNA RECIBE Y VALIDA
ENTREGA
COTIZACIONES
MEMORÁNDUM
RECIBE Y TURNA
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
1
1
RELACIÓN DE ADQUIRIENTES DE VIVIENDA
ANALIZA Y ACTUALIZA
OFICIOS
TURNA
REVISA Y ELABORA
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
ENTREGA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
1
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
VALOR ECONOMICO ACTUALIZADO DE LAS VIVIENDAS
TITULAR DEL LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO
DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
DE ACUERDO CON EL PERIODO DE
ASEGURAMIENTO
ELABORA
OFICIOS
ELABORA
COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
RELACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECIBE, RECABAY TURNA
RECIBE Y ENTREGACOMPAÑÍAS
ASEGURADORAS
TITULAR DEL A OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
REPORTE DE SALDO INDIVIDUAL ACTUALIZADO POR ADQUIRIENTE DE VIVIENDA
SOLICITA
VALOR ECONOMICO ACTUALIZADO DE LAS VIVIENDAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
TITULAR DEL LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
COTIZACIONES
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
CONTRATACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS DE LAS UNIDADES HABITACIONALES
299
REVISA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
SOLICITACORRECCIONES¿ESTÁ CORRECTO?
NO
SI
2
FIRMA Y DEVUELVE
OFICIO
RECIBE, RECABAY ENVIA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
1
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
RECIBE Y ELABORA
OFICIO
TURNA
OFICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
PARA FIRMA SUB. DE FINANZAS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
PÓLIZAS
RECIBE Y TURNA
DE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA ELEGIDA,
AMPARANDO LOS SEGUROS SOLICITADOS
2
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES O
ELABORA
RECIBE Y VALIDA
RECABA, TURNA Y ANEXA
ENVÍA
DEPARTAMENTO DEINGRESOS
CONTRA RELACIÓN DE ADQUIRIENTES POR UNIDAD
HABITACIONAL
PÓLIZAS
ELABORA¿ESTAN CORRECTASLAS PÓLIZAS?
NO
SI
3
OFICIO
COMPAÑÍA ASEGURADORA
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCU-MENTOS PARA PAGO, REPO-SICIÓN Y/O AFECTA-CIÓN PRESU-PUESTAL
POR CONCEPTO DELPAGO DEL
SEGURO
PÓLIZAS
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE PAGO DEL
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
MEMORÁNDUM
PÓLIZAS DE SEGURO DE VIDA Y DAÑOS
FIN
3
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
FACTURAS
C
C
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO.
Objetivo: Realizar la recuperación de los seguros de vida y daños por siniestro contratados por el Instituto.
Frecuencia: Ocasionalmente.
NORMAS
1. El Departamento de Programación y presupuesto, recibe la Documentación necesaria para realizar el trámite de recuperación deseguros de vida y/o daños por siniestro, transcurrido un periodo de dos meses aproximadamente, debe recibir de la compañíaaseguradora el pago del seguro por daño.
2. En caso de tratarse de recuperación de seguro de vida, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita al beneficiarioque presente la siguiente Documentación:-Solicitud de Reclamo.-Acta de defunción.-Acta de nacimiento del finado.-Identificación del finado.-Copia del contrato Compra-Venta.-Identificación del beneficiario.
3. En caso de tratarse de recuperación de seguro de daños, el Departamento de Programación y Presupuesto solicita al beneficiarioque presente la siguiente documentación:- Copia certificada del Peritaje del Ministerio Público sobre los daños.- Copia del contrato Compra-Venta.- Identificación del beneficiario.
4. Cuando se trata de un seguro de daños, la compañía aseguradora envia a un perito evaluador, para que determine el monto de losdaños.
300
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABO RÓ REV I SÓ AUTO RI Z Ó
E LABORACI Ó N AU TO RIZ ACI ÓN
S UB DIRE CCIÓN
ADMINISTRATIV A
S UB DIRECCIÓN
DE FINANZAS
CONSEJO DIRECTIVO OCTUB RE 2016 2 4 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DEPROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
TITULAR DE LA OFICINA DE PRESU-PUESTO
1
2
2.A
3
4
5
6
Recibe mediante Memorándum del Departamento de Ingresos, la Documen-tación que remite el beneficiario solicitando la recuperación del seguro, ya seapor concepto de vida o daño de algún siniestro y la turna al Titular de la Oficina dePresupuesto para su revisión y trámite de recuperación.
Recibe la Documentación y analiza según sea el caso.
¿Está correcta y completa la documentación?
En caso de no estar correcta y completa:Informa al Titular del Departamento de Programación y Presupuesto y éste de-vuelve la Documentación al Departamento de Ingresos para su corrección y/ocomplemento, regresa a la actividad 1.
En caso de estar correcta y completa:Con Oficio firmado por el Titular de la Subdirección de Finanzas, envía losdocumentos a la compañía aseguradora para solicitar la recuperación del Segu-ro de Vida o Daños, anexando copia de la Póliza de aseguramiento, marcandocopia a la Dirección General y archivo.
Pasa el tiempo.
¿Recibió el cheque de pago o peritaje de la compañía aseguradora?
En caso de recibir el Peritaje:Recibe el Dictamen del peritaje y monto a cubrir determinado por el perito (solosi es una recuperación de daños) e informa al beneficiario el monto que le serácubierto por la compañía aseguradora.
Notifica a la Compañía aseguradora que el beneficiario acepta el monto a cubrirpara que expida el cheque y lo envíe al Departamento de Programación yPresupuesto.
En caso de recibir el cheque de pago:Turna el Cheque de Pago mediante Memorándum al Departamento de Ingre-sos para su depósito, marcando copia a la Subdirección de Finanzas y al Archi-vo.
Nota: en caso de que no se reciba el cheque de pago, prepara oficio con firmadel Titular de la Subdirección de Finanzas, solicitando a la Compañía asegurado-ra le informe el estado que guarda el trámite.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
301
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECH A ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
ELABORACIÓN AU TORIZ ACIÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
RECUPERACIÓN DE SEGUROS DE VIDA Y DAÑOS POR SINIESTRO
302
RECIBE Y TURNA
INICIOTITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECIBE Y ANALIZA
ENTREGA PARADEVOLUCIÓN
DOCUMENTA-CIÓN
¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
1
1
ENVÍA
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO CON COPIA AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS
TITULAR DE LA OFICINA DE
PRESUPUESTO
OFICIO
POLIZA
RECIBE EINFORMA
¿RECIBIÓCHEQUE DE PAGOO PERITAJE DE LA
COMPAÑÍA?
RECIBIR PERITAJE
RECBIR CHEQUE DE PAGO
2
TURNA
BENEFICIARIO
MEMORÁNDUM
EL MONTO QUE SERÁCUBIERTO POR LA
COMPAÑÍA ASEGURADORA
CHEQUE
DEPARTAMENTO DE INGRESOS
COMPAÑÍA ASEGURADORA
NOTIFICACOMPAÑÍA
ASEGURADORA
PARA QUE EMITA Y ENVÍE CHEQUE
2
MEMORÁNDUM
DOCUMENTACIÓN
C
FIN
DICTAMEN DE PERITAJE
DEPARTAMENTO DE CONTROLFINANCIERO
304
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
Objetivo: Realizar una adecuada integración y registro de los Paquetes diarios de contabilidad en tiempo y forma.
Frecuencia: Diaria.
1. El Departamento de Control Financiero es el responsable del Sistema Contable Institucional en el cual debe registrarse todo acto,contrato o documento que implique obligación o derecho inmediato o eventual para el Instituto de Pensiones del Estado, tal como loseñala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.
2. El Departamento de Control Financiero, tiene la custodia del soporte documental correspondiente de las operaciones susceptibles deregistro, realizadas en las áreas operativas del Instituto.
NORMAS
306
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
5.A
6
8
8.A
Recibe del Departamento de Egresos el o los paquetes de Cheques señaladosen una Relación. (Recibos de Ingresos de Caja, SPEUA o TransferenciasInterbancarias, así como pólizas automáticas de los Departamentos de Ingresos,Adqusiciones e Inventarios y de Recursos Humanos).
Revisa su contenido basándose en la Relación que incluye cada paquete, orde-na y turna a la Oficina de Contabilidad General.
Recibe, revisa y turna a la mesa que integra los paquetes diarios.
Recibe Recibos de Ingresos de Caja, SPEUA o Transferencias Interbancarias,así como pólizas automáticas de los Departamentos de Ingresos, Adqusiciones eInventarios y de Recursos Humanos e integra el Paquete Diario..
Revisa y analiza las Pólizas de ingresos, egresos y diario con sus respectivosdocumentos soporte.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos:Realiza la corrección correspondiente en la afectación contable y en su caso,regresa los documentos recibido en el punto 4. Continúa con la actividad 6.
En caso de estar correctos:Turna Paquetes de diarios para captura.
Conecta con el Procedimiento Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad delDepartamento de Control Financiero contenido en el Manualde Procedimientosdel Departamento de Control Financiero.
Pasa tiempo.
Recibe el Listado de validación previa, analiza y valida con lo recibido en elpunto 4.
¿Es correcto el documento?
En caso de ser incorrecto:Indica modificación y devuelve para su corrección.
Regresa a la actividad 8.
307
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
9
10
11
12
En caso de ser correcto:Lo confirma y continúa procedimiento.
Entrega al titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe y revisa, el listado de validación previa y turna al Titular del Departa-mento de Control Financiero.
Recibe, revisa y resguarda en el Expediente de Paquetes diarios de contabi-lidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
308
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
SE PUA S
P OLIZAS
RECIBE
T ITULAR DEL DE PARTA ME NTO DE
CONTROL FINANCIERO
INICIO
PAQUETE DE CHEQUE S
RECIBE, REV ISAY TURNA
RECIBE E INTE GRA
RELACIÓN
SPEUAS Y O TRANSFERENCIAS INTERBAN-CARIA S
PÓ LIZA DE INV ERSIONES
REVISA Y A NALIZA
P ÓLIZ AS
¿EST ÁN CORRECTOS LOS
DOCUMENT OS?
NOCORRIG E
1
T URNA
P AQ UETE DIARIO
CAPT URIST A
1
¿ ES CORRECT O EL DO CUM ENT O?
NO INDICA Y DE VUELVE
ENTREG A
SI
2
AL TITULAR DE LA OF ICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIB E, REVISA Y T URNA
LIST ADO DE VALIDACIÓN DE FINITIVA
RECIBOS DE INGRESOS
CAJA
AL TITULA R DE LA OFICINA DE CONTA BILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONT AB ILIDA D GE NERAL
AUXILIAR ADM INISTRA TIVO
RECIBE, REV ISA Y TURNA
AUXILIAR ADM INISTRATIVO
DO CUM ENTO SOPORTE
DE INGRESOS , EGRES OS Y DIARIO
EN LA AF ECTACIÓN CONTAB LE
CORRES PONDIE NTE Y EN SU CA SO REGRES A
DOCUMENTOS
SI
P RO CEDIM IENTO DE CAPT URA DE PAQ UETES
DIARIOS DE CONTAB ILIDA D
RE CIBE, ANALIZA Y
VALIDA
LISTADO DE V ALIDACIÓ N PREVIA
CON LO RECIBIDO EN EL P AQUETE
DIA RIO2
TITULAR DE LA OFICINA DE CONT AB ILIDA D GE NERAL TIT ULAR DEL DEPARTAMENT O
DE CONTROL FINA NCIERO
RECIB E, REVISA Y RES GUARDA
LIS TA DO DE VALIDACIÓN DEF INIT IV A EXPE DIENT E DE
PAQ UE TE S DIARIOS DE OCNT ABILIDADC
FIN
TIT ULAR DEL DEPARTA MENT O DE CONTROL FINA NCIERO
SPEI
P OLIZ AS
RELACIÓN
INTEGRE LOSPAQUET ES
DIARIOS
RECIBO DE CAJA
309
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE LA PÓLIZA DE TASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS DIARIOS.
Objetivo: Registrar y llevar un adecuado control de las cuentas por cobrar de los diversos movimientos realizados en el Instituto.
Frecuencia: Constante.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, mediante su Oficina de Contablidad General, realiza el control correspondiente de las cuentaspor cobrar, mediante el Soporte documental que se recibe para ello.
2. La Oficina de Contabilidad General realiza el análisis de la documentación que se reciba para su registro, validando que se cumplacon la normatividad aplicable.
310
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
1
2
3
4
5
6
6A
7
8
9
10
11
Recibe de la Oficina de Caja General los Recibos de Ingresos y el Reporte deCaja y turna.
Recibe los documentos diarios de las operaciones de cobranza y distribuye eltrabajo.
Recibe los documentos.
Verifica en los Recibos los siguientes datos: nombre, número de cuenta, importe,periodo, número de folio y fecha.
Clasifica los Recibos por conceptos: (Casas, Cuotas y Aportaciones, Préstamosa Corto Plazo, Recuperación de Adeudos, Arrendamientos y diversos).
Revisa que los Recibos sean coincidentes con el Reporte de Caja.
¿Coinciden los Recibos y el Reporte de Caja?
En caso de que no coincidan:Reporta a caja para su corrección. Continúa con la actividad 5.
En caso de que si coincidan:Elabora Cédula resumen por concepto de ingresos por rentas, estancias, esta-cionamiento y clientes morosos.
Elabora Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos), firma y turna al titularde la Oficina de Contabilidad General.
Recibe, revisa y firma Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) y turna altitular del Departamento de Control Financiero
Recibe, revisa y firma Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) y devuel-ve al titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe Póliza de diario (del traspaso de caja a bancos) e Incluye en el Paquetediario que corresponda para su captura.
Conecta con el Procedimiento de Integración y Registro de Paquetes diarios de
contabilidad, incluido en el apartado del Departamento de Control Financiero del
Manual específico de procedimientos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
311
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
312
REGISTRO Y CONTROL DE LAS PÓLIZAS DE TRASPASO DE CAJA A BANCOS POR INGRESOS DIARIOS
RECIBE Y DISTRIBUYE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD
GENERAL
INICIO
CLASIFICA
REVISA
ELABORA
CÉDULA RESÚMEN
ELABORA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NOMBRE, NÚMERO DE CUENTA, IMPORTE, PERIODO, NÚMERO DE
FOLIO Y FECHA
RECIBOS
POR CONCEPTOS: CASAS, CUOTAS Y APORTACIONES,
PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO, RECUPERACIÓN DE ADEUDOS,
ARRENDAMIENTOS Y DIVERSOS
¿COINCIDEN LOS RECIBOS CON EL
REPORTE DE CAJA?
NO
SI
REPORTA
POR CONCEPTOS: INGRESOS POR RENTAS, ESTANCIAS,
ESTACIONAMIENTO Y CLIENTES MOROSOS
1
1
PROCEDIMIENTO DE INTEGRACIÓN Y REGISTRO DE PAQUETES DIARIOS DE
CONTABILIDAD
OFICINA DE CAJA
RECIBOS
REPORTE DE CAJA
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
RECIBOS DE INGRESOS
DE LA OFICINA DE CAJA GENERAL
REPORTE DE CAJA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
REPORTE DE CAJA
RECIBOS DE INGRESOS
RECIBE
REPORTE DE CAJA
RECIBOS DE INGRESOS
VERIFICA
RECIBOS
COINCIDENCIAS ENTRE AMBOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE, REVISA Y
FIRMA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE E INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO DE INVERSIONES.
Objetivo: Realizar el registro de las inversiones realizadas contando con el debido soporte documental.
Frecuencia: Periodica.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero recibe del Departamento de Egresos el Recibo de inversión, el cual quedará registradoen la contabilidad del Instituto.
2. El Departamento de Control Financiero debe recibir del Departamento de Egresos , en los casos en que existan modificaciones a losperiodos de inversión, las Modificaciones que se realicen ya sea a los periodos o a los montos.
313
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Departamento de Egresos el Recibo de inversión y turna a la Oficinade Contabilidad General.
Recibe el Recibo de inversión y captura los datos en el Reporte de Inversiones.
Tturna el Recibo de inversión al Auxiliar administrativo.
Verifica el importe de la inversión diaria, número de cuenta, periodo de inversión,intereses ganados y tipo de cuenta.
Elabora Póliza de diario para el registro correspondiente, aplica la codificaciónespecial para conciliaciones bancarias y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General.
Recibe, revisa y firma Póliza de diario y turna al titular del Departamento deControl Financiero.
Recibe, revisa y firma Póliza de diario debidamente requisitada y devuelve altitular de la Oficina de Contabilidad General.
Incluye la Póliza de diario en el paquete diario que corresponda para sucaptura.
Conecta con el Procedimiento de captura de paquetes diarios incluido en el
Manual específico de Procedimientos de la Subdirección de Finanzas en su
apartado del Departamento de Control Financiero.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
314
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
REGISTRO DE INVERSIONES
RECIBE, CAPTURAY TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
INICIO
VERIFICA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBO DE INVERSIONES
IMPORTE DE LA INVERSIÓN DIARIA, NÚMERO DE CUENTA,
PERIODO DE INVERSIÓN, INTERESES GANADOS Y TIPO DE
CUENTA
ELABORA, CODIFICA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
CON CODIFICACIÓN PARA CONCILIACIONES BANCARIAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
REPORTE DE INVERSIONES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE, REVISA Y FIRMA
PÓLIZA DE DIARIO
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
FIN
RECIBE Y TURNA
RECIBO DE INVERSIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA
315
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES.
Objetivo: Mantener actualizados los registros contables de las cuentas por cobrar a funcionarios y proveedores.
Frecuencia: Periodica.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero realiza el registro contable de los anticipos otorgados a funcionarios y empleados y aproveedores, de acuerdo a la documentación soporte enviada por el Departamento de Egresos.
2. El Departamento de Control Financiero, mediante su Oficina de Contabilidad General, valida mensualmente los Auxiliaresde la cuenta 1107-0002 y 1114-0003 por persona.
3. Mensualmente elabora Reporte de adeudos pendientes de comprobar por funcionarios y empleados y anticipos a proveedores,así como cédula de observaciones, con el objeto de hacerlos llegar a las áreas que correspondan.
316
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Departamento de Egresos, la Relación de Gastos y Concentra-ción de Documentos, correspondientes a las comprobaciones de los anticiposotorgados a funcionarios, empleados y proveedores y turna al titular de la Oficinade Contabilidad General.
Recibe y verifica de manera mensual las Comprobaciones de los Anticipos yturna al auxiliar administrativo.
Emite los Auxiliares de control de cuentas por cobrar a funcionarios yempleados (1107) y anticipos a proveedores (1114), posterior al cierre men-sual contable y turna al auxiliar administrativo.
Extrae información de los Paquetes diarios de contabilidad relativa a losanticipos a funcionarios y empleados y a proveedores como son:Nombre.Número de personal.Número de cheque.Importe.Concepto.Número de folio.
Recibe del titular de la Oficina de Contabilidad General las Comprobaciones delos anticipos otorgados a funcionarios, empleados y proveedores.
Revisa y analiza los Documentos Soportes de la comprobación y verifica elcumplimiento de los lineamientos vigentes.
Elabora Póliza de diario de aplicación al gasto y cancelación de la cuenta porcobrar; turna a firma del titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe Póliza de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.
Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.
Incorpora al Paquete diario que corresponda para su captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
317
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y PROVEEDORES
INICIO
ELABORA Y TURNA
COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS
PÓLIZA DE DIARIO
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
RECIBE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
DE APLICACIÓN AL GASTO Y CANCELACIÒN DE LA CUENTA POR
COBRAR
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
DOCUMENTOS SOPORTES
RECIBE, ANALIZA Y VERIFICA
PÓLIZA DE DIARIO
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
RELACIÓN DE GASTOS Y CONCENTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CORRESPONDIENTES A LAS COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS
OTORGADOS A FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y PROVEEDORES DE MANERA
MENSUAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE , VERIFICA YTURNA
COMPROBACIONES DE LOS ANTICIPOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
EMITE Y TURNA
AUXILIARES DE CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A FUNCIONARIOS Y EM-PLEADOS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INFORMACIÓN
EXTRAE
DE LOS PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD RELATIVOS A LOS
ANTICIPOS A FUNCIONARIOS, EMPLEADOS Y PROVEEDORES
DEL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
CUMPLIMIENTO DE LINEAMIENTOSW VIGENTES APLICABLES
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y
DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
INCORPORA
PÓLIZA DE DIARIO
AL PAQUETE DIARIO DE CAPTURAQUE CORRESPONDA
318
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZA DIARIO DE SUSPENCIONES EN NÓMINA
Objetivo: Realizar el registro de las suspenciones en nómina de pensionados.
Frecuencia: Periodica.
NORMAS
1. La Oficina de Contabilidad General del Departamento de Control Financiero, será la responsable de realizar la elaboración de laPóliza Diario de las suspenciones del pago de nómina de pensión, para su análisis y autorización.
2. La Sección de Conciliaciones bancarias de la Oficina de Contabilidad General, verifica la información contenida en el memorándum5000 (pagos de pensiones) en los que se indican las suspensiones de pago por institución bancaria.
319
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Recibe del Departamento de Egresos Relación de Órdenes de Pago Electró-nica, junto con la documentación soporte correspondiente y turna a la Oficina deContabilidad General.
Recibe del Departamento de Egresos Memorandúm con información relativa alcapítulo 5000, a fin de que la complemente indicando las suspensiones de pagopor institución bancaria y turna al titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe Relación de Órdenes de Pago Electrónica, junto con la documenta-ción soporte y Memorandúm con información relativa al capítulo 5000 y turna alauxiliar administrativo para su análisis.
Consulta Póliza SPEUA emitida por el Sistema pago de nómina de pensión.
Realiza los movimientos correspondientes en el Sistema de Conciliaciones.
Elabora la Póliza Diario reconociendo las suspensiones en la nómina, firma yturna al titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe la Póliza Diario debidamente requisitada, revisa, firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero.
Recibe Póliza Diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina de Contabi-lidad General.
Integra la Póliza Diario al paquete diario que corresponda para su captura.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
320
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
ELABORACIÓN DE PÓLIZA DIARIO DE SUSPENCIONES EN NÓMINA
CONSULTA
INICIO
PÓLIZA SPEUA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
EMITIDA POR EL SISTEMA PAGO DE NÓMINA DE
PENSIÓN
ELABORA, FIRMA
Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
REALIZA
SISTEMA DE CONCILIACIONES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
MOVIMIENTOS
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
RELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO ELECTRÓNICA
JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE
CORRESPONDIENTE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE Y TURNA
MEMORÁNDUM
CON INFORMACIÓN RELATIVA AL CAPÍTULO 5000
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE Y TURNA
RELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO ELECTRÓNICA
MEMORÁNDUM
JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE
CORRESPONDIENTE
CON INFORMACIÓN RELATIVA AL CAPÍTULO 5000
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECONOCIENDO LAS SUSPENCIONES EN LA NÓMINA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
PÓLIZA DE DIARIO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
PÓLIZA DE DIARIO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
PÓLIZA DE DIARIO
INTEGRA
AL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA PARA
SU CAPTURA
321
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS
Objetivo: Elaborar en tiempo y forma las Pólizas de amortización de seguros, para su inclusión a la contabilidad Institucional.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, mensualmente elaborará la Póliza de diario correspondiente, para amortización de losseguros pagados por anticipado, afectando la cuenta de gastos 6401.
322
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Recibe del Departamento de Egresos Pólizas cheque por pago de seguro delparque Vehicular del Instituto de Pensiones del Estado, Edificios, UnidadesHabitacionales, Mobiliario y Equipo y turna a la Oficina de Contabilidad General.
Recibe y turna al auxiliar administrativo.
Recibe documentación y elabora Póliza de diario para reconocer los segurospagados por anticipado, para hacer la distribución de las amortizaciones mensua-les.
Turna las Pólizas de diario para revisión y firma al titular de la Oficina deContabilidad General.
Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.
Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.
Recibe y turna Pólizas de diario al auxiliar contable.
Inluye Pólizas de diario en el paquete diario que corresponda para su captura.
Elabora Mensualmente la Póliza de diario correspondiente a la amortización delos seguros pagados por anticipado, afectando la cuenta de gastos 6401.
Turna Póliza de Diario para su revisión y firma al titular de la Oficina de Conta-bilidad General.
Recibe Pólizas de diario, revisa, firma y recaba firma del titular del Departamentode Control Financiero.
Turna Pólizas debidamente requisitadas al auxiliar contable.
Recibe Pólizas y las incluye en el Paquete diario que corresponda para sucaptura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad
del Departamento de Control Financiero contenido en el Manual de Procedi-
mientos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR CONTABLE
323
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS DE AMORTIZACIÓN DE SEGUROS
RECIBE Y TURNA
INICIO
PÓLIZA CHEQUE
RECIBE Y ELABORA
PÓLIZA DE DIARIO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
POR CONCEPTO DE PAGO DE SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR , UNIDADES
HABITACIONALES Y MOBILIARIO Y EQUIPO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO
PÓLIZA DE DIARIO
PARA RECONOCER LOS SEGUROS PAGADOS POR
ANTICIPADO
TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
PARA REVISIÓN Y FIRMA
ELABORA
PÓLIZA DE DIARIO
MENSUALMENTE, AFECTANDO LA CUENTA 6401
TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE, REVISA Y FIRMA Y RECABA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
PÓLIZA DE DIARIO
FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
RECIBE E INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
PAQUETEDIARIO
AUXILIAR CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
FIN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA CHEQUE
POR PAGO DE SEGURO DEL PARQUE VEHICULAR, EDIFICIOS, UNIDADES
HABITACIONALES, MOBILIARIO Y EQUIPO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINADE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
AUXILIAR CONTABLE
INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
EN EL PAQUETE DIARIO QUE CORRESPONDA PARA SU CAPTURA
TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
DEBIDAMENTE REQUISITADA
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR CONTABLE
324
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
Objetivo: Elaborar los Estado Financieros en tiempo y forma para dar cumplimiento a lo establecido en el Código Financiero ydemás normatividad aplicable.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero debe registrar todo acto, contrato o documento que implique obligación o derecho inmediatoo eventual para el Instituto en su contablidad, tal como lo señala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.
2. El Departamento de Control Financiero, es el responsable del registro contable de las operaciones institucionales, así como de lainclusión de dichos registros al Sistema de Contabilidad Institucional.
3. El Departamento de Control Financiero es el responsable de elaborar los Estados Financieros del Instituto y de presentarlos entiempo y forma, en estricto apego a la normatividad aplicable en la materia.
325
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Solicita la emisión de la Balanza de Comprobación al Capturista, posterior alcierre contable mensual.
Emite la Balanza de Comprobación y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General.
Elabora de las Balanzas proporcionadas la siguiente Documentación (en ori-ginal): Balance General, Estado de Resultados, Estadio de Variación del Patrimo-nio, Estado de Cambio de la Situación Financiera, Notas a los Estados Financie-ros, Balanza del Activo, Balanza de Pasivo, Balanza de Ingresos, Balanza de losEgresos, Informe de Caja, Bancos, Inversiones, Fideicomisos y otros activos,Informe de Préstamos otorgados a Derechohabientes (cuentas por cobrar prés-tamos 1109), Informe de Otras cuentas por cobrar, Informe de Inventarios, lotes,casas y departamentos.
Turna al titular del Departamento de Control Financiero para revisión y firma.
Revisa Documentación (en original), firma y entrega al titular de la Subdirecciónde Finanzas para firma.
Recibe Documentación (en original).
Firma de autorización.
Turna Documentación (en original) al titular de la Dirección General para firma.
Pasa tiempo.
Una vez firmados por el titular de la Dirección General, devuelve Documenta-ción (en original) al titular del Departamento de Control Financiero.
Recibe los Estados Financieros autorizados por el titular de la Subdirección deFinanzas y el titular de la Dirección General.
Fotocopia en 3 tantos la Documentación.
Elabora cuadernillo en 3 tantos para su envío.
Envía a través de Memorándum firmado por el titular de la Subdirección deFinanzas, el cuadernillo con la documentación financiera, y distribuye de la si-guiente manera:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
CAPTURISTA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
326
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Original: Órgano Interno de Control en el Instituto.Copia 1: Dirección General del Instituto.Copia 2: Archivo del Departamento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
327
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROSI NICI O
ELA BORA
DOCUMENTA CIÓN
B ALA NCE GENE RAL, E STADO DE RE SULTA DOS , E S TADO DE VARIA CIONE S E N E L P AT RIMO NIO ES TA DO DE CA MBIO E N LA S ITUA -CIÓN F INANCI ERA, NOT AS A LO S E ST ADOS F INANCIEROS , BALANZ A DE A CTIV O, B ALANZA DE PASIVO , B ALA NZA DE INGRESO S, B ALANZA DE E GRES OS , INFORM E DE CAJA, BANCOS , I NVE RSIONES , FIDEICOM IS OS Y OT ROS A CTI VOS , INFO RME DE PRE ST AM O O TORGA DOS, INFORME DE OT RAS CUNET AS P OR COBRAR E INFORM E DE I NVE NTA RIOS , LO TE S, CAS A S Y DE PA RTA MENT OS
F IRM A
TURNA
DOCUME NTA CIÓN
DOCUME NTACIÓN
EN DOS TA NT OS ORIGINALE S PA RA
F IRMA
AL TIT ULAR DE LA DIRE CCIÓN GENERA L
T IT ULA R DE LADIRE CCIÓNGE NERA L
ENV ÍA
CUADERNILLO
ME MORÁ NDUM OTA RJE TA I NF OR-
MATIV A
FIN
SOLI CITA
BA LANZA DE COMP ROBACIÓ N
T ITULA R OF ICINA DE CONT AB ILIDAD GE NERAL
POSTERIOR AL CIERRE CONTA B LE MENS UAL
E MI TE
BA LANZA DE COMP ROBACIÓ N
T IT ULA R DE LA O FICINA DE CONTA BILIDAD GENE RAL
O
TIT ULAR DE DE PARTAME NT O DE CONT RO L FINANCIE RO
RE VISA , FI RMA Y E NTRE GA
DOCUMENT ACI ÓNO
TITULAR DE LA SUBDI RECCIÓ N DE FI NA NZA S
TIT ULAR DE LA SUBDI RECCIÓN DE FINA NZA S
RE CIBE
DOCUM ENT ACIÓ N O
DEVUELVE
DO CUM ENTACIÓ N
T IT ULAR DE DEP A RT AM ENT O DE CONTROL FINANCIE RO
DE BIDA ME NTE F II RMA DO S
RECIBE
DO CUM ENTACIÓ N O
DEB IDA ME NTE F IIRMA DO S
FO TOCOP IA
DOCUME NTA CIÓN1 C
DOCUM ENTA CIÓN2 C
E LABORA
CUADE RNI LLO
P ARA S U ENV ÍO
2 C
1 C
1 O
2 O
1 O
1 O
CUADERNI LLO
ME MORÁ NDUM
2 O
2 O
CUA DERNILLO
ME MORÁ NDUM
1C
1C
CUADERNILLO
2 C
2 C
ME M ORÁNDUM
SECRET ARÍA DE F INANZ AS Y PLA NEA CIÓN
A RCHI VO DEL DEP ART AME NTO
DIRE CCI ÓN GE NERAL
CONTRA LO RÍA GENE RA L
AL CAP TURIS TA
CAP TURIS TA
TI TULAR DE LA O FICI NA DE CONTA BI LIDA D GE NERA L
328
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO.
Objetivo: Elaborar los diversos informes con la información contable, resguardada en el departamento para los efectos que corres-pondan.
Frecuencia: mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, elabora periodicamente los diversos informes que reflejen de forma clara y precisa lasituación contable institucional, mismos que se turnan con oportunidad a las áreas solicitantes correspondientes.
2. Obtiene de los Estados Financieros la Información para elaborar:- Cédula de pago de prestaciones Institucionales- Distribución de la cobranza real para los Fondos en Fideicomiso.- Cédula de ingresos diversos que se aplicarán para cubrir el costo por déficit en el pago de prestaciones.- Cédula de Conciliación de Subsidios.
329
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTA-BILIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DEFINANZAS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Instruye posterior al cierre contable mensual, elaborar: Cédula de pago deprestaciones Institucionales, Distribución de la cobranza real para losFondos en Fideicomiso, Cédula de ingresos diversos que se aplicaránpara cubrir el costo por déficit en el pago de prestaciones y Conciliacionde Subsidio, al Auxiliar Administrativo.
Obtiene de los Estados Financieros y Balanza de Comprobación, la informa-ción.
Elabora las Cédulas y turna al titular de la Oficina de Contabilidad General.
Recibe Cédulas, revisa, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero.
Recibe Cédulas, revisa y firma.
Elabora memorándum y adjunta Cédula de pago de prestacionesInstitucionales, Distribución de la cobranza real para los Fondos enFideicomiso, Cédula de ingresos diversos que se aplicarán para cubrir elcosto por déficit en el pago de prestaciones, y envía al Departamento deProgramación y Presupuesto.
Recaba firma en la Cédula de Conciliación de Subsidio del titular de laSubdirección de Finanzas.
Turna Cédula de Conciliación de Subsidio al titular de la Oficina de Contabi-lidad General.
Elabora oficio y adjunta Cédula de Conciliación de Subsidio y turna alSubdirector de Finanzas.
Pasa a la actividad no. 11.
Recibe e integra Cédula de Conciliación de Subsidio al cuadernillo en dondese envían los Estados Financieros de manera mensual.
Recaba firma del Director General del Instituto.
Fotocopia y distribuye de la siguiente manera:- Original: Subdecretaría de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeción.- 1a. copia: Dirección General del Instituto.- 2a. copia: Subdirección de Finanzas.- 3a. copia: Acuse del departamentoFIN DEL PROCEDIMIENTO.
330
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
ELABORACIÓN DE DIVERSOS INFORMES DEL DEPARTAMENTO
OBTIENE
ESTADOS FINANCIEROS
ELABORA Y
TURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CÉDULAS
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
RECIBE, REVISA Y
FIRMA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
CÉDULAS
CÉDULAS
FIN
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL
INSTRUYE ELABORAR
CÉDULAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
POSTERIOR AL CIERRE CONTABLE MENSUAL
CÉDULAS DE PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES,
DISTRIBUCIÓN DE LA COBRANZA REAL PARA LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS, CÉDULA DE
INGRESOS DIVERSOS QUE SE APLICARÁN PARA CUBRIRI EL
COSTO POR DÉFICIT EN EL PAGO DE PRESTACIONES Y
CONCILIACIÓN DE SUBSIDIO
BALANZA DE COMPROBACIÓN
LA INFORMACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
ELABORA Y ENVÍA
MEMORÁNDUM
CÉDULAS DE PAGO DE PRESTACIONES
INSTITUCIONALES, DISTRIBUCIÓN DE LA
COBRANZA REAL PARA LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS,
CÉDULA DE INGRESOS DIVERSOS QUE SE
APLICARÁN PARA CUBRIRI EL COSTO POR DÉFICIT EN EL PAGO DE PRESTACIONES
AL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
RECABA FIRMA
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
DEL TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
TURNA
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
ELABORA, ADJUNTA Y
TURNA
OFICIO
AL SUBDIRECTOR DE FINANZAS
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
1
RECIBE, E INTEGRA
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
AL CUADERNILLO EN DONDE SE ENVÍAN
LOS ESTADOS FINANCIERO
TITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
RECABA
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
FIRMA DEL DIRECTOR GENERAL
FOTOCOPIA Y DISTRIBUYE
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
OFICIO
CÉDULA DE CONCILIAÓN DE SUBSIDIO
O
O
1 C
1 C
2 C
2 C
3 C
3 C
SUBSECRETARIA DE EGRESOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ACUSE DEL DEPARTAMENTO
11
331
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: DEPURACIÓN DE CUENTAS
Objetivo: Mantener el registro actualizado de los saldos de las cuentas contables para un adecuado control.
Frecuencia: Constante.
NORMAS
1.- El Departamento de Control Financiero depura los saldos de las cuentas contables, tomando como base la antigüedad de lasmismas, manteniendo con ello los saldos actualizados.
2.- La depuración de las cuentas se realiza en coordinación con el área que las controla y se elabora la Póliza de diario quecorresponda, pudiendo ser de ajuste, de reclasificación o de cancelación.
3.- El saldo detectado de la cuenta depurada se captura en el Sistema contable del Instituto para su control.
4.- En caso de no contar con los elementos necesarios para su depuración, se turna a la Subdirección Jurídica para su dictaminación.
332
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR CONTABLE
1
2
3
4
5
6
7
8
8A
9
10
11
12
Solicita realizar la Depuración de Cuentas al titular de la Oficina de ContabilidadGeneral.
Elige la cuenta más antigüa con fundamento en el Artículo 71 de la Ley dePensionesdel Estado de Veracruz y comunica al auxiliar contable.
Recibe instrucciones de la o las cuentas a depurar.
Verifica y analiza del Libro Mayor, dichas cuentas por antigüedad de saldos.
Prepara Papeles de trabajo, e inicia investigación en el periodo inmediato ante-rior de las cuentas acreedoras o deudoras motivo de depuración, compara losvalores del período final e inicial a depurar.
Realiza busqueda en auxiliares contables del registro en el periodo final del añoque se trate.
Localiza en el mes de diciembre del año "x" en dicho ejercicio, e inicia el procesode depuración.
Revisa el año inicial del período en depuración para localizar el registro.
¿Localizó el registro?
En caso de no localizar el registro: Inicia el trabajo para localizar la fecha en la cual aparece el registro; localiza dato(monto) precisa y establece el periodo a investigar.
Continua con la actividad 9.
En caso de localizar el registro:Localiza Paquete de diario examina y analiza póliza, identifica si es egreso oingreso, verifica concepto y cuentas afectadas.
Elabora Cédula individual por cada caso con todos los datos que se mencionanen el documento de origen.
Realiza análisis de la composición de los registros contables a los tres niveles dela cuenta.
Elabora Cédula resumen en bloques de 10 casos, con descripción individualque deberá incluir entre otros los siguientes datos: nombre, número de póliza,
333
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
12.A
13
14
15
16
¿Cuenta con los elementos necesarios para su depuración?
En caso de no contar con los elementos necesarios.Envía a la Subdirección Jurídica para su dictaminanción.
Fin.
En caso de contar con los elementos necesarios.Elabora Póliza de diario que corresponda, pudiendo ser de ajuste, dereclasificación o cancelación y la turna para su revisión y firma al titular de laOficina de Contabilidad General.
Recibe Póliza de diario, revisa, firma y turna al titular del Departamento deControl Financiero.
Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.
Recibe Póliza de diario y la incluye en el paquete de diario que correspondapara su captura.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
334
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
DEPURACIÓN DE CUENTAS
RECIBE
INICIO
VERIFICA Y ANALIZA
AUXILIAR CONTABLE
¿LOCALIZO EL REGISTRO?
NO
SI
LIBRO MAYOR
PREPARA E INVESTIGA
PAPELES DE TRABAJO
EN EL PERIODO INMEDIATO ANTERIOR A LA CUENTAS POR DEPURAR. COMPARA
VALORES PERIODO FINAL E INCIAL A DEPURAR
LOZALIZA YESTABLECE
POR ANTIGÜEDAD DE SALDOS
LOCALIZA Y ESTABLECE
1
EN EL PAQUETE DIARIOLOCALIZA Y
ANALIZA
FIN
INSTRUCCIONES DE LAS CUENTAS
A DEPURAR
BUSCA
REGISTRO
LOCALIZA Y DEPURA
REVISAEL AÑO INICIAL DEL PERIODO A DEPURAR PARA LOCALIZAR
REGISTRO
FECHA DE REGISTROY PERIODO A INVESTIGAR
1
EL MONTO, SI ES EGRESO O INGRESO, CONCEPTO Y
CUENTA A AFECTAR
ELABORA
CÉDULA INDIVIDUAL
ANALIZACOMPOSICIÓN DE LOS
REGISTROS CONTABLES
ELABORA
CÉDULA RESUMEN
¿CUENTA CON LOS ELEMENTOS
NECESARIOS PARA SU DEPURACIÓN?
NO
SI
ENVÍAPARA
DICTAMINACIÓN
SUBIRECCIÓN JURÍDICA
ELABORA Y
TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
DE AJUSTE, RECLASIFICACIÓN O
CANCELACIÓN
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
FIN
PAQUETEDIARIO
TITULAR DE OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
SOLICITADEPURACÍÓN DE
CUENTAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO AL TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL
ELIJE Y COMUNICA CUENTA MÁS ANTIGUA
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL
AL AUXILIAR CONTABLE
EN AUXILIARES CONTABLES
PÓLIZA CONTABLE
POR CADA CASO
EN BLOQUES DE 10 CASOS
TITULAR DEDEL DEPARTAMENTO
DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
PAQUETEDIARIO
TITULAR DE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO TITULAR DE
OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE E INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
EN EL PAQUETEDIARIO QUE
CORRESPONDA
TITULAR DE OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
335
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD.
Objetivo: Realizar la captura oportuna de las diversas pólizas generadas, así como las pólizas resúmen que se generan en losSistemas informáticos del Instituto de Pensiones del Estado, con el objeto de incorporarlos a la Contabilidad Institucional.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero debe registrar todo acto, contrato o documento que implique obligación o derecho inmediatoo eventual para el Instituto en su contablidad, tal como lo señala la Ley del Instituto de Pensiones del Estado en su Artículo 101.
2. El Departamento de Control Finaciero, es el responsable del registro contable de las operacones institucionales, así como de lainclusión de dichos registros al Sistema de Contabilidad Institucional.
3. El Departamento de Control Financiero, cuenta con el soporte documental correspondiente de toda operación realizada en elInstituto y que sea suceptible de registro.
4. El Departamento de Control Financiero, incorpora a la Contabilidad las Pólizas Resúmen de los Sistemas informáticos de Egresos,Ingresos, Presupuestos.
5. Al final de cada período, se realiza traspaso de saldos y se procede a actualizar la información de cada Paquete diario y se imprimeBalanza por cada paquete.
6. Cada fin de mes, se procede a la impresión de todos los reportes que contiene el sistema de contabilidad:Análisis de cuentas.Mayores a usuarios por cuentas.Balanza con excedente.Gestión presupuestal.Resumen de partidas.Mayor general.Estado de posición financiera.Estado de resultados.
336
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Solicita la captura del Paquete diario de contabilidad al capturista.
Obtiene el Paquete diario de contabilidad para su captura.
Captura cada una de las Pólizas que integran el paquete, en el sistema decontabilidad.
Incorpora las Pólizas resumen procedentes de otros sistemas informáticos delinstituto.
Asigna el número de póliza y las incluye en el Paquete diario que corresponda.
Imprime el Paquete diario y turna al auxiliar administrativo para su validaciónprevia.
Recibe Paquete diario y Reporte de captura y valida información.
¿Está correcta la información?
En caso de que esté incorrecta:Turna al capturista para su corrección.
Regresa a la actividad 6.
En caso de que esté correcta:Imprime Listado de Validación Definitivo.
Actualiza la información en el Sistema e imprime la Balanza correspondiente hastallegar al último dái del mes.
Actualiza y da de altalas cuentas colectivas en el Sistema y se generan los Auxilia-res correspondientes, así como el Excedente del Ejercicio, y notifica al titular de laOficina de Contabilidad General.
Elabora memorándums con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta la Información Contable correspondiente.
Distribuye de la siguiente manera:Original: Departamento de Ingresos, Egresos,Vigencia de Derechos, Departamento de Adquisiciones e Inventarios, ÓrganoInterno de Control en el Instituto, Centro de Desarrollo Infantil. (Dependiendo dela infomación enviada).1a copia: Subdirección de Finanzas2a. copia: Acuse del Departamento.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
6.A
7
8
9
10
11
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTA-BILIDAD GENERAL
CAPTURISTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CAPTURISTA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
337
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE CONTABILIDAD
SISTEMA DE CONTABILIDAD
OBTIENE
INICIO
PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD
CAPTURA
CAPTURISTA
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÒN?
NO
SI
PÓLIZAS DE DIARIO
INCORPORA
PÓLIZAS RESUMEN
ASIGNA E INCLUYE
PAQUETE DE DIARIO
NÚMERO DE PÓLIZA PARA CONTROL
IMPRIME Y TURNA
PAQUETE DE DIARIO
PARA REVISIÓN
LISTADO DE VALIDACIÓN
IMPRIME Y ACTUALIZA
SISTEMA DE CONTABILIDAD
DE OTROS SISTEMAS DEL INSTITUTO
RECIBE Y VALIDA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PAQUETE DIARIO
REPORTE DE CAPTURA
TURNA
1
MEMORÀNDUM
ELABORA Y ADJUNTA
1
CAPTURISTA
FIN
SOLICITACAPTURA DEL
PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL
AL CAPTURISTA
AL CAPTURISTA PARA CORRECCIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTOL FINANCIERO
INFORMACIÓN CONTABLE CORRSPON-DIENTE
MEMORÀNDUM
INFORMACIÓN CONTABLE CORRSPON-DIENTE
1 C
1 C
INFORMACIÓN CONTABLE CORRSPON-DIENTE
2 C
2 C
MEMORÀNDUM
INFORMACIÓN CONTABLE CORRSPON-DIENTE
MEMORÀNDUM
DISTRIBUYE
O
OSUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ACUSE DEL DEPARTAMENTO
LISTADO DE VALIDACIÓN
ACTUALIZA Y DA
DE ALTA LAS CUENTAS
AUXILIARES
338
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo: Realizar la conciliación de los movimientos reflejados en los Estados de Cuenta Bancario y la información contenida en elMayor de Bancos.
Frecuencia: mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, concluida la conciliación bancaria del mes, relaciona todas las partidas no identificadas ylas turna mediante Memorándum al Departamento de Egresos, para solicitar su aclaración correspondiente a las institucionesbancarias.
339
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Recibe del Departamento de Egresos, mediante Memorándum, los Estados deCuenta Bancarios y turna a la Oficina de Contabilidad General.
Recibe y turna al auxiliar administrativo para su analisis.
Revisa la Documentación, clasifica y ordena de acuerdo a la Institución banca-ria y el número de cuenta que se trate e inicia conciliaciones bancarias.
Requisita el formato "Carátula de Conciliación Bancaria", con la informacióncorrespondiente.
Concluidas las Conciliaciones Bancarias, turna al titular de la Oficina de Con-tabilidad General.
Recibe Conciliaciones Bancarias, revisa, firma y turna al titular del Departa-mento de Control Financiero.
Recibe las Conciliaciones bancarias y el Reporte mensual (partidas en con-ciliación), revisa, firma de autorizado y devuelve.
Fotocopia e integra el original de las Conciliaciones Bancarias al cuadernillo de lacuenta pública.
Elabora memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta Reporte mensual (partidas en conciliación) y distribuye de lasiguiente manera:
Original: Departamento de Egresos1a. copia: Subdirección de Finanzas2a. copia: Acuse del departamento
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPTARMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
340
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
CONCILIAC IONES BANCARIAS
RECIBE Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
INICIO
ESTADOS DE CUENTABANCARIOS
MEMORÁNDUM
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
ESTADOS DE CUENTABANCARIOS
MEMORÁNDUM
RECIBE Y TURNA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
REVISA, CLASIFICA Y ORDENA
DE ACUERDO A LA INSTITUCIÓN BANCARIA Y NÚMERO DE
CUENTADOCUMENTACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
REQUISITA
FORMATO DE CARÁTULA DE CONCILIACIONES BANCARIAS
TURNA
CONCILIACIONES BANCARIAS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
CONCILIACIONES BANCARIAS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
CONCILIACIONES BANCARIAS
REPORTEMENSUAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
FOTOCOPIA E INTEGRA
EL ORIGINAL DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS AL
CUADERNILLO DE LA CUENTA PÚBLICA
ELABORA, ADJUNTA Y DISTRIBUYE
MEMORÁNDUM
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
REPORTE MENSUAL
MEMORÁNDUM
REPORTE MENSUAL
MEMORÁNDUM
REPORTE MENSUAL
O
O
1 C
1 C
2 C
2 C
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
ACUSE DEL DEPARTAMENTO
FIN
341
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CANCELACIÓN DE CHEQUES
Objetivo: Realizar los movimientos contables correspondientes para el correcto registro de los cheques cancelados.
Frecuencia: Periodica.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financieros, es el responsable de realizar los movimientos contables para el registro de los Chequescancelados.
2. Derivado de la Conciliación bancaria de cada mes, el Departamento de Control Financiero, realiza el análisis de los Cheques encirculación y aquellos que tengan una antigüedad superior a 6 meses serán cancelados, creando el pasivo correspondiente en lacuenta 2105-0016.
3. El Departamento de Control Financiero mantiene una estrecha comunicación con el Departamento de Egresos y con el Departamen-to de Vigencia de Derechos, para lo relacionado con la cancelación de Cheques.
342
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDAD GENERAL
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDADES ESPECIALES
AUXILIAR CONTABLE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDADES ESPECIALES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Recibe mediante Memorándum del Departamento de Egresos los chequescancelados por diferentes conceptos y turna al titular de la Oficina de Contabili-dad General para su seguimiento.
Recibe, revisa y turna al Auxiliar contable para su análisis.
Recibe, elabora y turna Pólizas de diario por cancelación de cheques afectan-do las cuentas que correspondan y turna al titular de la Oficina de ContabilidadGeneral.
Revisa las Pólizas, firma y turna al titular del Departamento de Control Financieropara su autorización.
Revisa las Pólizas, firma de autorización y devuelve al titular de la Oficina deContabilidad General.
Recibe las Pólizas y turna a la Oficina de Contabilidades Especiales.
Recibe las Pólizas y turna al auxiliar contable de la Oficina de ContabilidadesEspeciales
Recibe las Pólizas y las integra al Paquete diario de contabilidad que corres-ponda.
Elabora Reporte mensual de cheques cancelados y lo turna al titular de laOficina de Contabilidades Especiales para su revisión.
Revisa y firma el Reporte mensual de cheques cancelados.
Elabora memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero y adjunta el Reporte mensual de cheques cancelados y distribuye de lasiguiente manera:
Original: Departamento de Vigencia de Derechos.1a. copia: Oficina de Contabilidad General.2a. copia: Acuse del departamento.
Archiva cronológicamente la copia del Reporte mensual de cheques cancela-dos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
343
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
CANCELACIÓN DE CHEQUES
RECIBE Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDAD GENERAL
MEMORÀNDUM
REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO POR CANCELACIÒN DE CHEQUES
PÒLIZA DE DIARIO
RECIBE Y TURNA
AUXILIAR CONTABLE
CHEQUESCANCELA-DOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
MEMORÀNDUM
CHEQUES CANCELA-DOS
RECIBE, REVISA Y TURNA
RECIBE, ELABORA Y TURNA
AUXILIAR CONTABLETITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD GENERAL
RECIBE E INTREGRA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD ESPECIAL
PÓLIZA DE DIARIO
PÓLIZA DE DIARIO
PAQ. DIARIO DE CONTAB.
ELABORA Y TURNA
REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
REVISA Y FIRMA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS
AUXILIAR CONTABLE
FIN
C
ELBORA, ADJUNTA Y DISTRIBUYE
MEMORÁNDUM
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS
REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS
MEMORÁNDUM
REPORTE MENSUAL DE CHEQUES CANCELADOS
MEMORÁNDUM
O
O
1 C
1 C
2 C
2 C
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR CONTABLE
344
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS
Objetivo: Realizar el reconocimiento de las cuentas por cobrar a pensionistas, mediante la información recibida del Departamento deVigencia de Derechos y de la Subdirección Jurídica del Instituto de Pensiones del Estado.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero realiza el reconocimiento de las cuentas por cobrar a pensionista, realizando el registrocontable correspondiente.
2. El Departamento de Control Financiero mediante su Oficina de Contabilidades Especiales, elaborará la Póliza de diario correspondiente y la integrará al Paquete Diario para su captura.
345
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe Oficios turnados por el Departamento de Vigencia de Derechos, asícomo Convenios firmados ante la Subdirección Jurídica del Instituto de Pensio-nes del Estado, relativos a cobros indebidos de pensionado y turna a la Oficina deContabilidades Especiales.
Recibe y turna al auxiliar administrativo para su análisis.
Recibe Oficios y Convenios.
Analiza y procede a elaborar Póliza de diario, para reconocer la Cuenta porCobrar y turna para revisión y firma.
Revisa Póliza de diario, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero para su autorización.
Recibe Póliza de diario, revisa,firma y devuelve al titular de la Oficina de Conta-bilidades Especiales para su seguimiento.
Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo.
Recibe Pólizas debidamente requisitadas y las incluye en el Paquete diariocorrespondiente para captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
Actualiza Auxiliares de las cuentas 1110-2015 y 2303-2022.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
346
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
CUENTAS POR COBRAR A PENSIONADOS
RECIBE Y TURNA
OFICIOS
ANALIZA, ELABORA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE E INCLUYE
RELATIVOS A COBROS INDEBIDOS DE PENSIÒN
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
PARA RECONOCER LA CUENTA POR
COBRAR
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD
CONVENIOS
ACTUALIZA
AUXILIARES DE CONTROL
DE LA CUENTAS 1110-2015 Y 2303-
2022
REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVORECIBE Y TURNA
OFICIOS
CONVENIOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE
OFICIOS
CONVENIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
FIN
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
347
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO DE NÓMINA DE PENSIONADOS
Objetivo: Realizar el registro contable de la Nómina de pensionados, para su integración al Sistema de contabilidad del Instituto.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, registra la Nómina de pensionados, para reconocer en la contabilidad del Instituto,el pago de prestaciones por concepto de jubilaciones y pensiones, la recuperación de adeudos y pago de terceros.
2. De forma mensual, el Departamento de Control Financiero, valida la información del libro Mayor y en caso de detecte alguadiferencia, elaborará la Póliza de reclasificación o Póliza de ajuste que corresponda, turnándola para revisión y firma.
348
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABI-LIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Recibe Resumen de la nómina de pensionados (tabulado), enviado me-diante Memorandum del Departamento de Vigencia de Derechos y turna al titularde la Oficina de Contabilidaes Especiales.
Recibe documento y turna al auxiliar administrativo.
Recibe Resumen de la nómina de pensionados (tabulado).
Analiza y codifica asignando número control, el cual se obtiene del alfabéticogeneral emitido por el sistema de contabilidad.
Elabora la Póliza de diario correspondiente y turna.
Revisa Póliza de diario, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero para su autorización.
Recibe Póliza de diario, firma y devuelva al titular de la Oficina de ContabilidadesEspeciales para su seguimiento.
Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo. Continúa en la activiadad12.
Obtiene número de póliza, fecha y fotocopia en 5 tantos.
Elabora memorándum firmado por el titular del Departamento de Control Finan-ciero.
Adjunta la Póliza de diario o las cuentas correspondientes según corresponda ydistribuye de la siguiente manera:
- Departamento de Vigencia de Derechos y Oficina de Ingresos por Organismos,póliza completa.- Departamento de Programación y Presupuestos, Oficina de Recuperación deadeudos, (unicamente las cuentas que les correspondan a cada uno).1a copia: Acuse del departamento.
Recibe Póliza de diario debidamente requisitada y la incorpora al paquete diariocorrespondiente para su captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
349
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
REGISTRO DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS
350
RECIBE Y TURNA
RESUMEN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS
ANALIZA Y
CODIFICA
EMITIDO POR EL SISTEMA DE
CONTABILIDAD
ELABORA Y
TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTOS
DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE E INCORPORA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
PÓLIZA DE DIARIO
REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
RESUMEN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
RECIBE
RESUMEN DE LA NÓMINA DE PENSIONADOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PÓLIZA DE DIARIO
2C
3C
4C
5C
1C
O
OBTIENE
PÓLIZA DE DIARIO
NÚMERO, FECHA Y FOTOCOPIA
MEMORÁNDUM
ELABORA
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO
AL MEMORÁNDUM ELABORADO
O CUENTAS CORRESPONDIENTES SEGÚN
CORRESPONDA
2C
3C
4C
5C
1C
PÓLIZA DE DIARIO
ADJUNTA Y DISTRIBUYE
ACUSE DEL DEPARTAMENTO
INCORPORA AL PAQUETE DIARIO CORRESPONDIENTE PARA SU
CAPTURA
FIN
INICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
OFICINA DE INGRESOS POR ORGANISMOS
OFICINA DE RECUPERACIÓN DE ADEUDOS
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA.
Objetivo: Realizar el análisis de las Solicitudes de pago de beneficios para que proceda su trámite de pago.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, debe mantener una estrecha comunicación con el Departamento de Vigencia deDerechos y con el Departamento de Egresos, para realizar un adecuado reconocimiento de los pagos de beneficios fuerade la nómina.
2. El Departamento de Control Financiero de forma mensual envia al Departamento de Banco de Datos el Reporte de pago debeneficios.
351
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Recibe las Solicitudes de pago de beneficios enviadas por el Departamentode Vigencia de Derechos..
Recibe documentos y turna para su analisis al auxiliar administrativo.
Recibe las Solicitudes de pago de beneficios para su revisión y análisis.
Clasifica por conceptos las solicitudes pago de beneficio de días y aguinaldoproporcional, ayuda para gastos de funeral e indemnización global.
Analiza y valida la información contenida en la Solicitud de pago de benefi-cios.
¿Es correcta la información contenida?
En caso de ser incorrecto:Devuelve mediante Memorándum firmado por el titular del Departamento deControl Financiero al Departamento de Vigencia de Derechos para su corrección.
Regresa a la actividad 1
En caso de ser correcto:Codifica y turna al Departamento de Egresos, para su trámite de pago.
Elabora Póliza para el registro del pasivo en la cuenta 2103 (Cuentas por pagar)y turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales.
NOTA: Si al realizar el análisis de los adeudos del pensionado el valor del bene-ficio a recibir es menor al adeudo, se crea una cuenta por cobrar (1110-2015).
Revisa Póliza de diario, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero para su autorización.
Recibe Póliza de diario, revisa, firma y devuelva al titular de la Oficina deContabilidades Especiales para su seguimiento.
Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo.
1
2
3
4
4.A
5
6
7
8
9
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES
ESPECIALESAUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTODE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
352
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Recibe Pólizas debidamente requisitadas y las incluye en el Paquete diariocorrespondiente para captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
Mensualmente elabora Reporte de pagos de beneficios por concepto, turnaal Jefe de la Oficina de Contabilidades Especiales para su Visto Bueno.
Recibe Reporte de pagos de beneficios, revisa, firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero.
Revisa y firma Reporte de pagos de beneficios y devuelve.
Elabora Memorándum con firma del titular del Departamento de Control Finan-ciero, adjuntando Reporte de pagos de beneficios por concepto y distribuyede la siguiente manera:
Original: Departamento de Banco de Datos1a. copia: Acuse del departamento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
10
11
12
13
14
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFE DE OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
JEFE DE OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
353
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
ANÁLISIS PARA EL PAGO DE BENEFICIOS FUERA DE NÓMINA
1C
RECIBE Y TURNA
CLASIFICA
ANALIZA Y VALIDA
DEL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE DERECHOS
POR TIPO DE BENEFICIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
SOLICITUDES DE PAGO DE BENEFICIOS
SOLICITUDES DE PAGO DE BENEFICIOS
¿ ES CORRECTA LA INFORMACIÓN DE
LA SOLICITUD?
NO
1
DEVUELVE
MEMORÁNDUM
AL DEPARTAMENTO DE VIGENCIA DE
DERECHOS
1
PARA SU TRÁMITE DE PAGO
CODIFICA
Y TURNA
AL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
ELABORA Y TURNA
PÓLIZA
REGISTRO DEL PASIVO CUENTA 2103
ELABORA Y TURNA
REPORTE DE PAGO DE BENEFICIOS
MENSUALMENTE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
REPORTE DE PAGO DE BENEFICIOS
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
ELABORA Y DISTRIBUYE
MEMORÁNDUM
CON FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE E INCLUYE
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD
REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZADE DIARIO
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
COTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
SOLICITUDES DE PAGO DE BE-NEFICIOS
RECIBE
SOLICITUDES DE PAGO DE BE-NEFICIOS
RECIBE Y ANALIZA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SOLICITUDES DE PAGO DE BE-NEFICIOS
FIRMADO POR EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL
FINANCIERO, PARA CORRECCIÓN
LA PÓLIZA DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
REPORTE DE PAGO DE BENEFICIOS
MENSUALMENTE
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
ADJUNTA REPORTE DE BENEFICIOS POR
CONCEPTO
O
FIN
INICIO
DEPARTAMENTO DE BANCO DE DATOS
ACUSE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
SI
354
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Objetivo: Mantener un control adecuado de la depreciación de los bienes inmuebles del Instituto, de acuerdo al programa anual dedepreciación establecido.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, elabora el Programa anual de depreciación, para su observación y control.
2. El Departamento de Control Financiero, realiza el cálculo de depreciación mensual, elaborando la respectiva Póliza de registro, la cualserá integrada al Paquete de captura diario.
355
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Elabora el Programa anual de depreciación, iniciando con el último avalúoque se realizó al inmueble.
Considera el último valor asignado al inmueble, mediante operación aritméticaobtiene el valor de la depreciación mensual.
Elabora Póliza de diario y turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especia-les.
Recibe Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación, revisa, firma yturna al titular del Departamento de Control Financiero.
Revisa Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación, firma y devuel-ve al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales.
Recibe Póliza de diario y/o Programa anual de depreciación y turna alauxiliar administrativo.
Recibe Póliza de diario debidamente requisitada y la incluye en el paquete diariode contabilidad que corresponda para su captura. El Programa anual de depre-ciación lo resguarda para su cumplimiento.
Conecta con el Procedimiento Captura de Paquetes Diarios de Contabilidad del
Departamento de Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimientos
de la Subdirección de Finanzas.
Pasa tiempo.
¿Se han realizado nuevos avalúos a los bienes inmuebles?
Si se han realizado nuevo avalúos:Recibe del titular del Departamento de Control Financiero memorándum confotocopía de los avalúos enviados por el Departamento deBienes Inmuebles yturna al auxiliar administrativo.
Actualiza el Programa anual de depreciación.
Continua en la actividad número 3.
Pasa tiempoSi no se han realizado nuevos avalúos:Valida mensualmente registro en el Libro Mayor.
1
2
3
4
5
6
7
7A
8
9
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
356
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
¿Es correcto el registro?
En caso de que no sea correcto:Determina motivo y elabora Póliza de reclasificación o Ajuste para su correc-ción.
FIN.
En caso de que sea correcto:Elabora Cédula analítica de situación de activos y la incluye en Expedientecorrespondiente(Mensualmente).
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
10
11
357
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
REGISTRO MENSUAL DE DEPRECIACIÓN DE BIENES INMUEBLES
ELABORA
INICIO
PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIACIÒN
CON EL ÚLTIMO AVALÚO REALIZADO AL INMUEBLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿SE HAN REALIZADO
NUEVOS AVALÚOS A LOS BIENES INMUEBLES?
SI
RECIBE
NO
DEPRECIACIÓN MENSUAL
VALIDA
LIBRO MAYOR
MENSUALMENTE, LOS REGISTROS
MEMORÁNDUM
¿ES CORRECTO EL REGISTRO ?
NODETERMINA Y
ELABORA
SI
PÓLIZA DE RECLASIFICACIÓN DE AJUSTE
CÉDULA ANALÍTICA DE SITUACIÒN DE ACTIVOS
ELABORA Y ARCHIVA
C
EXPEDIENTE DE DEPRECIACIÓN MENSUALES
1
FIN
DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
OBTIENE
ELABORA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO Y/O PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIA-CIÓN
AL TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
PÓLIZA DE DIARIO Y/O PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIA-CIÓN
AL AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE E INCLUYE
PÓLIZA DE DIARIO
EN EL PAQUETEDIARIO DE CONTABILIDAD QUE
CORRESPONDA PARA SU CAPTURA
EL PROGRAMA ANUAL DE DEPRECIACIÓN LO RESGUARDA
PARA SU CUMPLIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES DIARIOS DE
CONTABILIDAD
AVALÚOS
ENVIADOS POR EL TITULAR DEL
DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES
ACTUALIZA
PROGRAMA ANUAL DE DE-PRECIACIÓN1
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES
ESPECIALES
FIN
358
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS.
Objetivo: Mantener un registro y control de los fondos en fideicomisos, para contar con información veráz y oportuna.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Financiero, es responsable de elaborar periodicamente los reportes relativos a los fondos en fideicomisos,para conocer la situación financiera de dichos conceptos y presentar información veráz y oportuna.
2. El Departamento de Egresos mantiene una estrecha comunicación con los fiduciarios y las diversas tesorerías de institucionesfinancieras para cualquier información.
3. El Departamento de Control Financiero, realiza mensualmente conciliación de las cuentas de los fideicomisos con los EstadosFinancieros y los estados de cuenta bancarios.
359
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
Verifica las fechas de vencimiento de las inversiones del Fondo de la ReservaTécnica (unificación en mayo 2015).
Solicita al Departamento de Egresos la situación de la inversión al vencimiento ylas tasas informativas en las diversas tesorerías de instituciones financieras.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Egresos Información solicitada y turna al titular dela Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.
Recibe la Información y la turna al auxiliar administrativo.
Elabora Cédula analítica del Fideicomiso, la cual es integrada con importes ainvertir, tasas y plazos, por institución financiera.
Turna al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales para su revisión.
Recibe y revisa la Cédula analítica del Fideicomiso y la turna al titular delDepartamento de Control Financiero.
Recibe Cédula analítica del Fideicomiso y fotocopia en 10 tantos.
Entrega los 10 tantos al titular de la Subdirección de Finanzas para que realice laentrega a los miembros del Subcomité de Inversiones.
Pasa el tiempo.
Informa al titular de la Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.
Archiva el Reporte de la situación de la inversión en los expedientes decontrol.
Recibe del Departamento de Egresos los Estados de Cuenta y turna al titulardel la Oficina de Contabilidades Especiales.
Recibe Estados de Cuenta y turna al auxiliar administratrivo.
Realiza Póliza de reconocimiento de los intereses generados por la inver-sión y de los honorarios descontados y turna a su jefe inmediato.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
360
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
15
16
17
18
19
Revisa Póliza de reconocimiento de los intereses , firma y turna al titular delDepartamento de Control Financiero para su autorización.
Recibe Póliza de reconocimiento de los intereses firma y devuelve al titularde la Oficina de Contabilidades Especiales para su seguimiento.
Recibe y turna Póliza de reconocimiento de los intereses al auxiliar adminis-trativo de la Oficina de Contabilidades Especiales.
Recibe Pólizas debidamente requisitadas y las incluye en el Paquete diariocorrespondiente para captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
Realiza mensualmente conciliación de las cuentas de los fideicomisos con losEstados Financieros y los Estados de cuenta bancarios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
361
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS EN FIDEICOMISOS
VERIFICA
INICIO
SOLICITA
FECHAS DE VENCIMIENTO DE INVERSIONES
LA SITUACIÓN DELAS INVERSIONES
TURNA
RECIBE Y TURNA
INFORMACIÓN
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE YTURNA
ELABORA
CEDULA ANALÍTICADEL FIDEICOMISO
INTEGRADA CON IMPORTES, TASAS Y PLAZOS POR
INSTITUCIÒN FINANCIERA
RECIBE, REVISA Y TURNA
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
INFORMACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PARA REVISIÓN
CEDULA ANALÍTICA DEL FIDEICOMISO
CEDULA ANALÍTICA DEL FIDEICOMISO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
RECIBE YFOTOCOPIA
CÉDULA ANÁLITICA DEL FIDEICOMISO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
EN 10 TANTOS
ENTREGA
CEDULA ANALÍTICA DEL FIDEICOMISO
EN 10 TANTOS , PARA SU ENTREGA A LOS MIEMBROS
DEL SUBCOMITÉ DE INVERSIONES
AL TITULAR DE LA SUBDIRECIÓN DE
FINANZAS
INFORMA SU SEGUIMIENTO
ARCHIVA
RECIBE Y TURNA
ESTADOS DECUENTA
DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
CONCILIA
ESTADOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE EGRESOS
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE
CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
REPORTE DE SITUACIÓN DE LA INVERSIÓN
REALIZA Y TURNA
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
FIN
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE E INCLUYE
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
REVISA, FIRMA Y TURNA
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO DE LOS INTERESES
PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO INTERÉS POR INVERSIÓN
PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO INTERÉS POR INVERSIÒN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE Y TURNA
ESTADOS DECUENTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO DE LOS INTERESES
PÓLIZA DE RECONOCIMIENTO DE LOS INTERESES
EN EL PAQUETE DIARIO CORRESPONDIENTE
PARA CAPTURA
MENSUALMENTE
362
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
PROCEDIMIENTO
Nombre: CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISO SAR
Objetivo: Realizar la Conciliación de la información de los Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro con lacontenida en el Libro Mayor.
Frecuencia: mensual.
NORMAS
1. El Departamento de Control Finaciero, realiza el registro correspondiente de los intereses ganados, aportaciones bimestrales incremento o disminución del patrimonio por revaluación de activos, pago de honorarios al fiduciario y pago a fideicomisarios.
363
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AU TORIZÓ ELABORACIÓN AU TORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
PUESTO Y/O ÁREA QUE LO REALIZA DESCRIPCIÓNNo.
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DECONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DECONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe los Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro envia-dos por el Departamento de Recursos Humanos y turna al titular de la Oficina deContabilidades Especiales.
Recibe documentos y turna al auxiliar administrativo para su analisis.
Recibe Estados de cuenta del Sistema de Ahorro para el Retiro y analiza.
Comprueba importes y valida monto global.
Concilia información de los Estados de cuenta con la del Libro Mayor.
Elabora Póliza de diario para el registro correspondiente de los intereses gana-dos, aportaciones bimestrales, incremento o disminución del patrimonio porrevaluación de activos, pago de honorarios al fiduciario y pago a fideicomisarios;y turna al titular de la Oficina de Contabilidaes Especiales .
Revisa Póliza de diario, firma y turna al titular del Departamento de ControlFinanciero para su autorización.
Recibe Póliza de diario, firma y devuelve al titular de la Oficina de ContabilidadesEspeciales para su seguimiento.
Recibe y turna Póliza de diario al auxiliar administrativo.
Recibe Pólizas debidamente requisitadas y las incluye en el Paquete diariocorrespondiente para captura.
Conecta con el Procedimiento de Captura de Paquetes Diarios de contabilidad
del Departamento Control Financiero, contenido en el Manual de Procedimien-
tos de la Subdirección de Finanzas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
364
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOSDE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016 24 NOVIEBRE 2016
CONCILIACIÓN DE FIDEICOMISO SAR
RECIBE Y TURNA
INICIO
COMPRUEBA Y VALIDA
ESTADOS DE CUENTASISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
ELABORA Y TURNA
CONCILIA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAES ESPECIALES
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDAES ESPECIALES
MONTO GLOBAL
ESTADOS DE CUENTASISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
LIBRO MAYOR
FIN
PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE PAQUETES
DIARIOS DE CONTABILIDAD
RECIBE E INCORPORA
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
PAQUETE DIARIO DE CONTABILIDAD
REVISA, FIRMA Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU AUTORIZACIÓN
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE
PÓLIZA DE DIARIO
PARA SU SEGUIMIENTO
TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE COTROL FINANCIERO
RECIBE Y TURNA
PÓLIZA DE DIARIO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
RECIBE Y TURNA
ESTADOS DE CUENTASISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
TITULAR DE LA OFICINA DE CONTABILIDADES ESPECIALES
RECIBE Y ANALIZA
ESTADOS DE CUENTASISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
365
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECTORIO
L.A.E. ANTONIO MELITÓN MORALES SERNATITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
L.C. NORA IVONNE ALMORA BAUTISTATITULAR DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS
---JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS
L.A.E. FRANCISCO BRAVO GUTIÉRREZTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
C.P. MARÍA ELIZABETH DOMÍNGUEZ VILLEGASTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO
366
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORÓ REVISÓ
PROFR. JOSÉ ADÁN CÓRDOBA MORALESTITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
L.A.E. ANTONIO MELITÓN MORALES SERNATITULAR DE LA SUBDIRECCIÓN
DE FINANZAS
368
FECHA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ELABORACIÓN AUTORIZ ACI ÓN
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS CONSEJO DIRECTIVO OCTUBRE 2016
24 NOVIEMBRE 2016
INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADOMANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS
AUTORIZÓ
370
top related