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Manual del módulo de Publicaciones Periódicas Última actualización: febrero 2007
Sección de Publicaciones Periódicas - SIB Universidad de Valencia
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1 INTRODUCCIÓN............................................................................2 1.1 PRESENTACIÓN DEL MÓDULO ..................................................2 1.2 Registros relacionados ............................................................4 1.3 Unidades contables.................................................................6 1.4 DESCARGA DE LA APLICACIÓN, INSTALACIÓN Y ACCESO AL MODULO DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS .........................................6
1.4.1 Descarga del programa e instalación ...................................6 1.4.2 Acceso al módulo de publicaciones periódicas .......................7 1.4.3 Pantalla principal del módulo de publicaciones periódicas .......8
2 REGISTRO DE FONDOS................................................................11 2.1 ESTRUCTURA Y CAMPOS DEL REGISTRO DE FONDOS ................11
2.1.1 Cabecera Millennium.......................................................11 2.1.2 Campos Marc de longitud fija ...........................................14
2.1.2.1 Marc Leader (directorio) ............................................14 2.1.2.2 Etiqueta 001 número de control (o).............................16 2.1.2.3 Etiqueta 008 elementos de longitud fija (x) ..................16
2.1.3 Campos Marc de longitud variable.....................................20 2.1.3.1 ISSN (R) .................................................................20 2.1.3.2 Etiqueta 040 (NR).....................................................21 2.1.3.3 Signatura (R)...........................................................21 2.1.3.4 Identidad (R) ...........................................................22 2.1.3.5 Formatos y fondos: 853-855, 863-865, 866-868...........22
2.1.4 Campos no Marc.............................................................27 2.2 CREACIÓN DEL REGISTRO DE FONDOS ...................................29
2.2.1 Localización y recuperación de una publicación periódica......29 2.2.2 Crear / asociar registro de fondo.......................................33
2.3 MODIFICAR UN REGISTRO DE FONDOS ...................................35 2.4 CREACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX PARA FASCÍCULOS.................36
2.4.1 Creación de la ficha kárdex en modo simple .......................37 2.4.1.1 Parte superior de la kárdex ........................................37 2.4.1.2 Fechas de la cubierta y esperada para fascículos ...........39 2.4.1.3 Numeración .............................................................41 2.4.1.4 Reclamar y encuadernar ............................................42
2.4.2 Creación de la ficha kárdex en modo avanzado ...................44 2.5 MODIFICACIón DE LA FICHA KÁRDEX......................................47
2.5.1 Visualización de la kárdex................................................48 2.5.2 Función kárdex ..............................................................48 2.5.3 Opciones avanzadas .......................................................48 2.5.4 Menú de caja .................................................................49
2.5.4.1 Modificar cajas individualmente ..................................50 2.5.4.2 Actualizar cajas en grupo...........................................51 2.5.4.3 Borrar cajas.............................................................54 2.5.4.4 Crear ejemplar para caja ...........................................55 2.5.4.5 Extrapolar cajas .......................................................55 2.5.4.6 Insertar cajas de fascículos ........................................59
2.5.5 Menú de la kárdex ..........................................................60 2.5.5.1 Editar kárdex ...........................................................60 2.5.5.2 Borrar kárdex ..........................................................61 2.5.5.3 Archivar kárdex........................................................62
2.6 CREACIÓN DE SUPLEMENTOS E ÍNDICES.................................64
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2.6.1 Creación de suplementos e índices regulares en el momento de creación de la ficha kárdex ...........................................................65
2.6.1.1 Suplementos............................................................65 2.6.1.2 Índices....................................................................68
2.6.2 Creación de suplementos e índices imprevistos ...................71 2.7 Descripción de Fondos...........................................................73
2.7.1 Pestaña fondos...............................................................73 2.7.1.1 Crear nuevos fondos .................................................75 2.7.1.2 Modificación de fondos ..............................................77 2.7.1.3 Ver textual en el OPAC ..............................................78
2.7.2 Modo Avanzado..............................................................80 2.7.3 Suplementos e índices.....................................................81
3 RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS.................................82 3.1 Recepción de fascículos recibidos ............................................82 3.2 ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE FONDOS AL RECIBIR FASCÍCULOS.................................................................................84 3.3 INCIDENCIAS QUE SE PUEDEN PRODUCIR EN LA RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS.................................................................................85
3.3.1 Dos fascículos publicados juntos .......................................85 3.3.2 Inexistencia fecha de cubierta ..........................................87 3.3.3 Inexistencia niveles numeración .......................................88 3.3.4 Existencia de un solo nivel de numeración / reiniciar numeración................................................................................89 3.3.5 Numeración alfanumérica ................................................91 3.3.6 Numeración romana........................................................93 3.3.7 Recepción de números atrasados ......................................93 3.3.8 Cambios en los niveles de numeración o cronología .............94
3.4 CREACIÓN DE UN REGISTRO DE ITEM PARA EJEMPLAR DE REVISTA 99
3.4.1 Creación de ejemplar desde el menú de caja de la kárdex ....99 3.4.2 Creación de ejemplar al recibir ....................................... 102
4 Reclamación de publicaciones periódicas ...................................... 103 4.1 El registro de proveedor ...................................................... 103
4.1.1 Creación del registro de proveedor.................................. 103 4.1.2 Estructura y campos del registro..................................... 106
4.2 Generación de reclamaciones ............................................... 109 4.2.1 Reclamaciones desde el modo Recepción ......................... 109 4.2.2 Reclamaciones desde el modo Reclamar .......................... 111
4.3 Envío de reclamaciones ....................................................... 116 4.3.1 Envío de reclamaciones impresas.................................... 117 4.3.2 Envío de reclamaciones electrónicas................................ 121
1 INTRODUCCIÓN
1.1 PRESENTACIÓN DEL MÓDULO
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Una publicación periódica, una vez que se ha adquirido y catalogado, pasa a
ser controlada desde el módulo de publicaciones periódicas, en el que se
gestiona la recepción y el registro de los números de una publicación antes
de su colocación en la estantería. Este módulo permite también la gestión
de reclamaciones de fascículos no recibidos, el control de los volúmenes
encuadernados y la creación de listas de distribución.
El control de los fondos de una publicación periódica se realiza en este
módulo a través de:
• El registro de fondos propiamente dicho
• La ficha kárdex
Los registros de fondos contienen información concreta sobre un conjunto
de números de la publicación: distribuidor, ubicación, existencias en la
biblioteca, etc. Estarán reflejados los datos de nuestras existencias de cada
publicación, que antes se encontraban en la etiqueta 866 del registro
bibliográfico.
Cuando la publicación está abierta, cada registro de fondos tiene asociada
una ficha kárdex formada por cajas que contienen la información sobre el
estado de los fascículos: recibido, esperado, reclamado, etc.
Cada registro de fondos está asociado a un único registro bibliográfico,
aunque un único registro bibliográfico puede tener asociados varios
registros de fondos. Cada registro de fondos puede tener asociada una
única ficha kárdex.
Requisito necesario para la creación de un registro de fondos es la
existencia de un registro bibliográfico al que vaya asociado. Por ello en
primer lugar debemos localizar la publicación en nuestro catálogo o en
catálogos remotos, o crearle un registro bibliográfico en caso de que éste no
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existiera. El registro bibliográfico se creará siempre desde el módulo de
catalogación.
1.2 REGISTROS RELACIONADOS
En el proceso de las publicaciones periódicas nos vamos a encontrar con
varios tipos de registros: bibliográficos, de pedido (creados desde el módulo
de adquisiciones), de ejemplar y de fondos. Todos ellos poseen la misma
estructura, con una serie de campos de longitud fija y otra de campos de
longitud variable.
Esquema de los registros asociados:
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El registro bibliográfico puede tener asociados hasta:
• 3000 Reg. Ejemplar
• 100 Reg. Pedido
• 100 Reg. Fondos
Bibliográfico (Bibliographic): Es el registro principal. Enlazados a este
registro pueden existir uno o más registros de ejemplar (uno por cada
volumen o copia de un título dado). También, se pueden enlazar los
registros como pedidos o fondos.
Ejemplar (Item): Los registros de ejemplar contienen los códigos de
barras, información especifica sobre copia o volumen, signatura, ubicación,
etc.
Pedidos (Order): Suelen estar enlazados a un único registro Bibliográfico y
están relacionados con el módulo de Adquisiciones.
Fondos (Serials Checkin or holdings): Suelen estar enlazados a un
único registro Bibliográfico y está relacionado con el módulo de
Publicaciones Seriadas. Al registro de fondos está asociada la Kárdex.
Autoridades (Authority): Los registros de Autoridad se utilizan para
redirigir la búsqueda de un encabezamiento de materia, autor o título, que
no se utiliza en el catálogo de la Biblioteca (forma no válida) hacia otro que
se emplea en su lugar (forma válida) o simplemente, para indicar la forma
válida de un encabezamiento.
Usuario (Patron): Los registros de usuarios contienen información sobre
datos personales, circulación, etc.
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1.3 UNIDADES CONTABLES
El módulo de publicaciones periódicas está muy relacionado con el módulo
de adquisiciones, con el que comparte algunos registros y funciones. La
Universidad de Valencia cuenta con cuatro unidades contables para
gestionar la compra de manera descentralizada, teniendo cada unidad un
fondo contable. Estas unidades contables son comunes para adquisiciones y
publicaciones periódicas. Esto afecta a los registros de pedidos y a los de
fondos: estos registros sólo son visibles y se pueden crear o modificar
desde la unidad contable correspondiente.
La relación entre unidades contables y ubicaciones es la siguiente:
Unidad 1: Sociales, Psicología, FCAFE, Biblioteca Dipòsit y Extensió
Ontinyent
Unidad 2: Humanidades, Magisterio, Histórica, Archivo
Unidad 3: Medicina, Fisioterapia, Enfermería, SIB y Institut López Piñero
Unidad 4: Ciencias, Farmacia, Botánico
Los registros de fondos de las publicaciones incluidas en el concurso están
en la unidad 3. Las iniciales utilizadas para acceder al programa están
asociadas a la unidad correspondiente, por lo que para cualquier gestión
relacionada con las publicaciones del concurso habrá que entrar con las
iniciales correspondientes a esta unidad.
1.4 DESCARGA DE LA APLICACIÓN, INSTALACIÓN Y ACCESO
AL MODULO DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS
1.4.1 Descarga del programa e instalación
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Las instrucciones para la descarga e instalación del programa están
recogidas y explicadas en la siguiente dirección:
http://www.uv.es/~infobib/privades/
1.4.2 Acceso al módulo de publicaciones periódicas
Una vez instalado el programa, podremos acceder al módulo a través del
acceso directo creado en nuestro escritorio introduciendo nuestro login y
password en sendas pantallas como las que se muestran a continuación.
Hemos de tener en cuenta que hay que introducir las iniciales y password
correspondientes a la unidad contable a la que queramos acceder, ya sea la
propia o la correspondiente al concurso.
En cualquier momento podemos saber con qué login y con qué inicial hemos
entrado y el número y nombre de la unidad contable a la que estamos
adscritos según la inicial, consultando la opción Acerca de del menú
Ayuda.
Una vez abierto el programa, veremos la pantalla principal en el modo de
recepción de publicaciones periódicas (Ver imagen siguiente).
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1.4.3 Pantalla principal del módulo de publicaciones periódicas
Por defecto, la pantalla que se abre es la correspondiente al modo
Recepción de publicaciones periódicas. Pero hay que tener en cuenta que el
aspecto de la pantalla puede cambiar en función del modo que esté activo
en cada caso, aunque la estructura fundamental es muy semejante.
En la parte superior de la pantalla, debajo de la barra de menú, se muestra
el modo en el que se está operando en este momento y en el margen
izquierdo, desde la barra de navegación, se puede acceder a otros modos,
en función de la operación que se quiera realizar. Cada modo se
corresponde fundamentalmente con una operación determinada, aunque
frecuentemente esas operaciones podrán realizarse desde otros modos.
Los modos disponibles en la barra de navegación son los siguientes:
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Recepción de publicaciones periódicas. Las funciones
principales de este modo son dar por recibidos los números sucesivos de
una publicación, imprimir tejuelos, crear ejemplares para en número
determinado y reclamar números atrasados. Además, se pueden crear,
editar y borrar registros bibliográficos, de ejemplar, de pedido, de fondos y
kárdex.
Reclamar. La principal función que se puede realizar desde
este modo es reclamar números atrasados de una publicación, además de
todas las demás funciones ya mencionadas.
Enviar reclamaciones. Este modo permite enviar las
reclamaciones impresas y en formato electrónico que se han generado en el
modo Reclamar.
Crear listas. Genera listas (ficheros de revisión) de registros
que cumplen un criterio específico. Modo inactivo temporalmente.
Estadísticas. Permite obtener datos estadísticos. De momento
no lo vamos a utilizar.
Actualización rápida. Actualiza registros para cambiar
campos fijos o insertar campos variables no-MARC. No lo vamos a utilizar.
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Proveedores. Modo para visualizar y editar registros de
proveedores. Compartido con el módulo de adquisiciones
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2 REGISTRO DE FONDOS
2.1 ESTRUCTURA Y CAMPOS DEL REGISTRO DE FONDOS (consultar además Marc 21 Concís de Fons, de la carpeta PRIVADES)
2.1.1 Cabecera Millennium
Está compuesta por una serie de campos en los que la información va
codificada, utilizando códigos alfabéticos o numéricos, para ser usados con
fines estadísticos principalmente. Algunos se pueden modificar
manualmente, mientras que otros son actualizados automáticamente por el
sistema. Los campos de longitud fija de los registros de fondos son los
siguientes:
1. TIPO TEJUELO. Controla la impresión de etiquetas durante la recepción
(tejuelo y etiqueta de bolsillo). Por defecto utilizaremos la opción (n) sin
tejuelo. Si necesitamos imprimir tejuelo y etiqueta, se selecciona el
formato adecuado.
2. RECLAMAR EL. Campo de fecha que se actualiza automáticamente en
función de los parámetros de la kárdex.
3. SCODE 3. Sin definir; por ahora, no lo vamos a utilizar.
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4. ESTADO SUSCRIP. Se hará constar el valor adecuado:
(4) se recibe
(5) no se recibe
(2) cesada (la revista se ha dejado de publicar)
(0) desconocido
(1) otro (ninguno de los otros valores es aplicable)
5. UBICACIÓN. Campo referido a la biblioteca o unidad que posee los
fondos. Se puede introducir el código correspondiente o, si no se conoce,
buscarla en la lista desplegable. Una vez seleccionada la ubicación correcta,
debe especificarse el número de copias (suscripciones) que ésta va a recibir
(una, habitualmente).
6. NO OPAC. Si queremos que un registro de fondos no se vea en el opac,
seleccionaremos en este campo la opción (n) Suprimir.
7. FORMA ADQ. Se elegirá la opción que corresponda a la forma en la que
se ha adquirido la publicación:
(a) concurso
(o) compra biblioteca
(n) compra departamento
(e) intercambio
(f) gratuito
(g) donativo
(u) desconocido
(z) otro
8. SITIO DE RECEPCIÓN. Lugar donde llega la revista, que puede coincidir
o no con la ubicación. La tabla que se muestra se comparte con el módulo
de adquisiciones. Este campo es utilizado para efectuar las reclamaciones.
La tabla siguiente muestra los valores a utilizar:
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NÚMERO DE LÍNEA NOMBRE UBICACIÓN 1 Universitat de València 2 3 Biblioteca de CC. Socials - Referència 4 Biblioteca de CC. Socials - Hemeroteca 5 6 Biblioteca de Humanitats - Hemeroteca 7 8 Biblioteca de CC. Salut - Hemeroteca 9 10 Biblioteca de Ciències - Hemeroteca 11 Biblioteca de Farmàcia 12 Biblioteca de Magisteri 13 Biblioteca de Psicologia 14 Biblioteca de Fcafe 15 Biblioteca de Històrica 16 Biblioteca del Jardí Botànic 17 SBD. Servei de Biblioteques i Documentació 18 Arxiu Històric Univesitari 19 Institut López Piñero 20 Ontinyent
9. TIPO DE CONTADOR. Indica cómo se contarán las piezas recibidas.
Utilizaremos el valor (i) Increment por defecto. Si seleccionamos el valor
(p) Preguntar, el sistema pregunta, al recibir un fascículo, el número de
piezas a introducir. Se puede utilizar para el recuento de publicaciones en
formatos no tradicionales (microfilm, etc.), para recuentos parciales...
10. COPIAS. Número de suscripciones para una misma ubicación. Por
defecto siempre es (1). Millennium permite que utilicemos un registro de
fondos para más de una suscripción de la misma revista, con la condición de
que el proveedor sea el mismo para poder gestionar correctamente las
reclamaciones.
11. PROVEEDOR. Proveedor de la publicación. Seleccionaremos el registro
correspondiente del fichero PROVEEDORES, que contiene los registros de
cada uno de ellos con el nombre y la dirección completos. La información de
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estos registros determina la dirección a la que se enviarán las
reclamaciones de números atrasados. Se abre una ventana que nos permite
seleccionar el proveedor entre los registros previamente introducidos.
12. CONTADOR DE PARTES. Contiene el resultado del contador. Está en
relación con el campo nº 9 (por defecto, incrementa automáticamente el
número de partes recibidas). Se reinicia manualmente y no de forma
automática cuando se elimina la kárdex.
2.1.2 Campos Marc de longitud fija
2.1.2.1 Marc Leader (directorio)
La información del directorio permite la extracción de estadísticas según los
diferentes criterios introducidos y es necesaria para otras funciones internas
del sistema. Para cumplimentarlo es necesario expandir el campo utilizando
el botón derecho del ratón. Utilizar el tabulador para pasar de un campo a
otro.
REC LENGTH. Longitud del registro. Campo generado automáticamente por
el sistema; no podemos manipular su contenido.
ESTA_REG. Estado del registro. El valor por defecto que utilizaremos será:
(n) Nuevo. Es el estado de todos los registros nuevos que se creen y de
todos los que proceden de la migración. Para indicar modificaciones
sustanciales posteriores en el registro de fondos, se modificará
manualmente este valor a la posición (c) Corrected or revised.
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TIPO_REG. Tipo de registro. El valor por defecto aceptado será (y) Serial
item holdings. El resto de opciones en principio no las utilizaremos.
INDEFINI. Son dos posiciones no definidas que contienen siempre ##. No
las podemos modificar.
CHAR ENC. Esquema de la codificación de caracteres. El valor por defecto
es (#) (MARC-8).
IND CNT. Cuenta de indicador. Especifica la longitud de los indicadores en
cada campo, que en MARC21 son 2. El campo no es modificable.
SFLD CNT. Cuenta de código de subcampo. Indica cuántos caracteres se
utilizan para definir los distintos subcampos, que en MARC21 son 2. El
campo no es modificable.
BASE ADDRESS. Dirección del inicio de los datos. Con estas cinco
posiciones se expresa en qué lugar aparece el primer carácter del primer
campo del registro. Generado por el sistema. No modificable.
NIV CODI. Nivel de codificación. Indica el nivel de especificidad de la
mención de fondos. Los valores 1, 2, 3 y 4 se corresponden con los niveles
especificados en las normas ANSI/NISO Z39.71 e ISO 10324. Utilizaremos
los siguientes valores:
Código (4) Holdings level 4: para las menciones de nuevos registros de
fondos, que seguirán esas normas
Código (z) Other: valor por defecto para los registros de fondos migrados
de DOBIS (notación antigua)
Código (m) Mixed levels: para los registros con un nivel mixto; es decir
para aquellas publicaciones periódicas en curso que han sido migradas
desde DOBIS y que a partir de ahora tendrán una nueva notación de fondos
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producida automáticamente por Millennium que coexistirá con la antigua
notación. Cuando la notación sea definitivamente reconvertida y todas las
menciones sigan la norma, el código se cambiará a (4).
ITEM INFO. Información de item en el registro. Indica si hay información
de item (unidad física) incluida en el registro de fondos, en los campos 876.
Nosotros no vamos a utilizar esos campos, por lo que el valor por defecto
será (n).
INDEFINI. Posición sin definir. El valor por defecto es (#). No modificable.
LEN FIELD. Número de caracteres que indica la longitud del campo. El
valor por defecto es (4). El campo no es modificable.
LEN START. Longitud de la posición de inicio. El valor por defecto es (5).
El campo no es modificable.
LEN IMPL. Longitud de la implementación definitiva. El valor por defecto es
(0). No es modificable.
INDEFINI. Posición sin definir. El valor por defecto es (0). No es
modificable.
2.1.2.2 Etiqueta 001 número de control (o)
Este número procede del subcampo |g de la etiqueta 966 del registro de
fondos. Corresponde al antiguo número Libis. Para los registro de fondos
creados con Millennium no se utilizará.
2.1.2.3 Etiqueta 008 elementos de longitud fija (x)
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Para cumplimentarlo es necesario expandir el campo utilizando el botón
derecho del ratón. Utilizar el tabulador para pasar de un campo a otro.
FechEntr. Posiciones 00-05. Fecha de entrada en el sistema. Se genera
automáticamente en la forma aammdd, no editable.
R/EstAdq. Posición 06. Estado de adquisición. Debe ser coherente con el
campo de la cabecera Estado suscrip. Valores:
(0) desconocido
(1) otro (valor utilizado cuando no es adecuado cualquiera de los otros
valores)
(2) recibida y completa o cesada
(3) pedida (por ahora, no lo vamos a utilizar)
(4) se recibe actualmente
(5) no se recibe actualmente
Mét Adq. Posición 07. Método de adquisición. Debe ser coherente con el
campo de la cabecera Forma Adq. Valores:
(c) compra cooperativa (no la utilizamos)
(d) depósito (no la utilizamos)
(e) intercambio
(f) gratuito
(g) donativo
(m) miembro asociado (no la utilizamos)
(n) compra no bibliotecaria (se corresponde con la compra de
departamentos)
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(p) compra (incluye el concurso –codificado en Forma adq. con el valor a- y
la compra bibliotecaria o fuera de concurso –codificado en Forma adq. con
el valor o-)
(u) desconocido
(z) otro
Int Canc. Posiciones 08-11. Fecha prevista de cancelación: fecha efectiva
de una cancelación o fecha prevista. La fecha se anota en la forma aamm.
Valores:
(aamm) fecha de cancelación efectiva o prevista (para suscripciones de
varios años, suscripciones de departamentos...)
(uuuu) fecha desconocida; por defecto, utilizaremos ésta.
(####) (recordemos que este signo se tiene que entender como espacio
en blanco”) sin propósito de cancelación: se utilizará para indicar que la
suscripción no se puede cancelar (compromiso con otro centro, publicación
que condiciona el precio de un paquete electrónico, etc.). La utilización de
este valor debe llevar aparejada una nota interna (campo z) con el motivo
por el cual no se puede cancelar dicha publicación. Por el momento hemos
utilizado esta opción para las revistas impresas de Blackwell ya que el
precio del paquete electrónico está condicionado por las revistas que
tenemos suscritas en papel. Ejemplo de nota interna: “No cancelar porque
condiciona el precio del paquete electrónico: Blackwell”.
Gen Ret. Posición 12. Política general de conservación. Valores:
(0) desconocida
(1) otra
(2) se guarda, excepto si es reemplazada por actualizaciones
(3) se guarda ejemplar de muestra
(4) se guarda hasta que se reemplaza por microforma
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(5) se guarda hasta que se reemplaza por un volumen acumulativo,
volumen de sustitución o por una revisión (la utilizaremos para
publicaciones que, al actualizarse, reemplazan los fascículos recibidos)
(6) se guarda durante un periodo limitado
(7) no se guarda
(8) se guarda permanentemente; será el que utilicemos por defecto
RetEspe1. Posición 13. Política específica de conservación; en principio, no
la vamos a utilizar
RetEspe2. Posición 14. Política específica de conservación; en principio, no
la vamos a utilizar
RetEspe3. Posición 15. Política específica de conservación; en principio, no
la vamos a utilizar
Completa. Posición 16. Indica si la colección está completa. En principio,
no la vamos a utilizar.
Copias. Posiciones 17-19. Número de ejemplares registrados. Debe ser
coherente con el campo fijo Copias. Normalmente será 001; excepto en los
casos en los que una misma biblioteca reciba varias suscripciones de la
misma revista y decida utilizar para ello un solo registro de fondos.
Pol Prés. Posición 20. Política de préstamo. Siempre será (b) no se
presta.
Repr Pol. Posición 21. Política de reproducción. Por defecto aparece la
opción (a) will reproduce (se puede reproducir). Si por cuestiones
legales, de conservación u otras, no se puede reproducir, emplearemos la
opción (b) will not reproduce (no se puede reproducir).
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Idioma. Posiciones 22-24. Lengua. Indica la lengua de los datos codificados
en los campos de numeración y cronología 863-865. Se despliega una tabla.
No es el idioma del registro bibliográfico, aunque suele coincidir.
Sep/comp. Posición 25. Registro separado o compuesto. Utilizaremos el
valor (0) registro separado. Significa que el registro de fondos contiene
información de una sola copia (suscripción) de un documento; si
disponemos de más copias, hacemos un registro separado para cada una de
ellas. Un registro compuesto (valor 1) reuniría en un solo registro de
fondos, la información de dos o más copias (suscripciones) del mismo
documento conservadas en una sola localización. Esta posición se relaciona
con las posiciones 17-19.
Fec Info. Posiciones 26-31. Fecha del registro modificado. Indica los
cambios en la información de los fondos. Se anota en la forma aammdd.
Hay que actualizarla manualmente. En principio no la vamos a utilizar ya
que en la etiqueta 008 /00-05 figura la fecha de creación del registro de
fondos introducida automáticamente por el sistema.
2.1.3 Campos Marc de longitud variable
Además de los campos de longitud fija, existen una serie de campos de
longitud variable donde se harán constar los siguientes datos:
2.1.3.1 ISSN (R)
u ISBN/ISSN (020-022) En principio no la utilizaremos, ya que la
información del ISSN ya se encuentra en el registro bibliográfico. Sólo
añadiremos el ISSN en el registro de fondos en el caso de que necesitemos
indicar un ISSN distinto al que consta en el registro bibliográfico.
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2.1.3.2 Etiqueta 040 (NR)
x MARC 040 Especifica la fuente de creación del registro de fondos. El
código que corresponde a la Universidad de Valencia es: ES-VaUB. Es el
valor que se introduce por defecto si se utiliza la plantilla.
2.1.3.3 Signatura (R)
c SIGNATURA (852) y SIGNATURA SUPLEMENTARIA
Primer indicador: 4 sistema de clasificación: nº de control topográfico
Segundo indicador:
# no se especifica el orden topográfico (para la signatura
principal)
2 numeración alternativa (para la signatura suplementaria). En
el OPAC se genera el literal signatura suplementaria
Subcampos:
|j (signatura propiamente dicha) hay que tener en cuenta que este
subcampo se indiza y por tanto cualquier anotación irá al índice
|z (nota pública) es interesante utilizar este campo para incluir información
relacionada con la signatura; se ve en el OPAC
Ejemplos:
852 4# |jCI.H
852 42 |jC30/8|zSala de formació d’usuaris
852 4# |jS.H J89
852 42 |jM46|zEnquadernat amb altres obres
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2.1.3.4 Identidad (R)
i IDENTIDAD Nota de reproducción, etiqueta 843##(Ver MARC 21 concís
de fons: Camps de notes 5XX-84X). Haremos una descripción de los
aspectos de reproducción del documento bibliográfico cuando algunos o
todos los fondos son una reproducción de materiales originales. Se utiliza
cuando la información de reproducción difiere de la información que
describe el original en la parte principal del registro Marc bibliográfico
relacionado.
2.1.3.5 Formatos y fondos: 853-855, 863-865, 866-868
Las etiquetas 853-855 indican el patrón o formato que va a estructurar la
información de fondos y el texto que queremos que lleven los distintos
niveles de numeración y cronología. Cada 853-855__|8 diferente se
relaciona con una o más 863-855__ |8 mediante un dígito que sigue a |8.
Las etiquetas 863-865 contienen la información de los fondos en sí (es
decir, es el contenedor de la información que hemos definido en las
etiquetas 853-855), con la numeración de inicio y fin de cada rango de
fascículos, suplementos e índices respectivamente.
Las etiquetas 853 y 863 se refieren a los fascículos de la revista.
Las etiquetas 854 y 864 se refieren a suplementos.
Las etiquetas 855 y 865 se refieren a índices.
Las etiquetas 866-868 incluyen una descripción textual de los fondos. Se
pueden utilizar en lugar de los campos codificados de formatos y fondos o
además de éstos, para anotar una visualización alternativa.
y FORMATOS 853, 854, 855 (Campos de leyenda y patrón) (R)
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Indicadores que vamos a utilizar:
Primer indicador:
853/854: compresibilidad/expansibilidad: 2 se puede comprimir o expandir
855: # sin definir
Segundo indicador:
853/854: evaluación de la leyenda: 0 leyendas verificadas, todos los niveles
presentes
855: # sin definir
Subcampos que vamos a utilizar:
|8 Número de enlace
|a Primer nivel de numeración
|b Segundo nivel de numeración
|c Tercer nivel de numeración
|d Cuarto nivel de numeración
|e Quinto nivel de numeración
|f Sexto nivel de numeración
|i Primer nivel de cronología
|j Segundo nivel de cronología
|k Tercer nivel de cronología
|l Cuarto nivel de cronología
Ejemplos:
FORMATOS 853 20 |81|av.|bno.|i(year)|j(month)
FONDOS 863 __ |81.1|a1|b1-5|i2002|j01-05
FONDOS 863 __ |81.2|a1-2|b8-1|i2002-2003|j08-01
FONDOS 863 __ |81.3|a2-2|b4-5|i2003|j04-05
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Estas etiquetas se pueden introducir directamente en la pestaña de registro
(para lo que hay que conocer bien la estructura determinada por el formato
MARC), crear en la pestaña de Fondos o, como sucederá habitualmente,
generar de forma automática a partir de los datos de la kárdex, al recibir un
fascículo.
h FONDOS 863, 864, 865 (Campos de Numeración y cronología) (R)
Indicadores que vamos a utilizar:
Primer indicador: nivel de codificación del campo: utilizaremos el valor 4
Nivel de fondos 4. Indica que el campo incluye información detallada de
numeración y cronología (todos los niveles).
Segundo indicador: forma del fondo: indica si la numeración y cronología se
expresan en forma comprimida o enumerativa y si este campo o un campo
enlazado de mención textual de fondos tendría que utilizarse para la
visualización.
Habitualmente, utilizaremos el valor 0 Comprimida 863/864.
En algunos casos, podremos utilizar también:
2 Comprimida, se utiliza la visualización textual (que se genera a
partir del campo enlazado Mención textual de fondos)
3 No comprimida, se utiliza la visualización textual (que se genera a
partir del campo enlazado Mención textual de fondos)
Subcampos que vamos a utilizar:
|o Título suplemento o material adicional / índices (NR)
|w Indicador de ruptura (NR):
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|wg Ruptura por falta, utilizado para indicar lagunas en los fondos, el
webopac mostrará una coma (,) para separarlos. Este subcampo no será
habitualmente necesario utilizarlo pues Millennium separa los fondos con
una coma por defecto.
|wn Ruptura sin falta, es decir, algunas de las partes no se han publicado,
el webopac mostrará un punto y coma (;) para separar los fondos.
|x Nota no pública (R)
|z Nota pública (R)
Ejemplos:
|oÍndex alfabètic
863 40|81.1|a1911-1920|wn
863 40|81.2|a1922-1925
(el webopac mostrará: 1911-1920;1922-1925)
|zIrregularitats en la numeració
Se pueden modificar de forma manual en la pestaña de fondos y en la
pestaña registro, o automáticamente en la recepción de ejemplares (que
será la forma habitual) o cuando éstos vuelven de encuadernación.
h FONDOS 866, 867, 868 (Mención textual de fondos) (R)
Se trata de una descripción de los fondos en formato de texto libre, es
decir, no procesable automáticamente. En esta etiqueta están incluida la
información de fondos proveniente de la migración de dobis. Esta
información hay que ir adaptándola a la nueva mención de fondos,
respetando la norma (ANSI/NISO Z39.71 o ISO 10324).
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En los registros nuevos su utilización queda circunscrita a menciones de
fondos de números sueltos o períodos que no van a tener continuidad en
nuestra colección. No obstante la información hay que introducirla de forma
normalizada.
Esta etiqueta generalmente sustituye los patrones y rangos codificados en
las etiquetas 853-5 y 863-5 cuando éstos no se pueden utilizar para
describir los fondos de forma adecuada. Sin embargo, también se pueden
usar ambas fórmulas simultáneamente y generar una visualización
alternativa para todos o parte de la información contenida en esos campos.
Ambos grupos de etiquetas se relacionan mediante el dígito de control que
sigue al |8. Dependiendo de dicho dígito se visualizará la 866, la 863 o
ambas. El 0 y 1 anulan la visualización de todas las 863 que existan. Los
demás números anulan las 863 que tengan una numeración igual o
superior. Se visualizarían aquellas que tengan un número inferior al de la
866.
Ejemplo:
La visualización en el Web OPAC del anterior grupo de rangos y patrones
sería:
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El patrón 853_|82 y el rango 863_|82 no se visualizarían, pero sí el resto
de etiquetas.
2.1.4 Campos no Marc
n NOTA Se visualiza en la sección de la pantalla donde se muestra el
resumen del registro bibliográfico y permanece visible mientras esté
marcado el registro de fondos que la contiene, independientemente de la
pestaña seleccionada. También se visualiza en el OPAC.
z NOTA INTERNA En este caso, la información será sólo de interés para la
biblioteca, por lo que no se visualizará en el OPAC. Se visualiza en la
sección de la pantalla donde se muestra el resumen del registro
bibliográfico y permanece visible mientras esté marcado el registro de
fondos que la contiene, independientemente de la pestaña seleccionada.
q DIR PROVEE En este campo se hará constar toda dirección del proveedor
cuando éste no se haya recogido en el listado de proveedores y no tiene
registro propio (v vendor). En el campo fijo, el proveedor debe ser NONE.
Se utilizará para compras particulares, compras de un solo título. No hace
falta enlazar a un registro del proveedor pero el sistema necesita una
dirección postal.
Es un campo multilínea donde los saltos de línea se indican con el signo $.
El sistema imprime sólo las 5 primeras líneas, aunque podamos introducir
tantas como queramos. Escribimos una línea y $ para introducir otra (eso
no se ve en el OPAC).
También se puede utilizar cuando queremos poner una dirección diferente
de la que aparece en el registro de proveedor. En el campo fijo aparecerá el
código del proveedor que estamos enlazando. Los nuevos datos
prevalecerán sobre los establecidos en el fichero de proveedores.
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v NOTA PROV Se pondrán aquí aquellas notas de tipo general de la
publicación que queremos que aparezcan en las reclamaciones al
proveedor. Las notas específicas para cada uno de los fascículos se añadirán
desde la kárdex o desde el modo Reclamar.
f Nº TITULO PROVEEDOR Es la referencia utilizada por el proveedor para
identificar en su sistema la suscripción que estamos describiendo. Esta
información es necesaria para poder efectuar las reclamaciones tanto en
formato EDI como a través de email. Si no la introducimos el sistema dará
un mensaje de error y la reclamación no se enviará.
m MENSAJE Nota de alerta para la recepción del fascículos. Abre una
pantalla previa a la visualización de la kárdex avisando así de cuestiones
puntuales y del procedimiento a tener en cuenta. Son notas dirigidas al
personal que hace la recepción (ej. No poner en la sala, Enviar antes al
despacho). Se pueden poner varios mensajes: al abrir la kárdex,
aparecerán todos los mensajes en la misma ventana.
w INFO. ENCUADERNACIÓN Instrucciones para la encuadernación: color,
tipo de cubierta, etc.
b TIT ENCUAD Título que debe aparecer en la encuadernación, si es
diferente del que consta en el campo Título del registro bibliográfico. Útil
para enviar al encuadernador todos los años la misma información.
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2.2 CREACIÓN DEL REGISTRO DE FONDOS
2.2.1 Localización y recuperación de una publicación periódica
Una vez creado el registro bibliográfico de la publicación periódica que se
quiere controlar, éste debe recuperarse en la pantalla principal del módulo
de publicaciones periódicas: primero se selecciona el criterio de búsqueda
en el menú desplegable Índice (habitualmente el título o el ISSN) y a
continuación se escribe la palabra o palabras que se consideren necesarias
para localizar el registro. En este momento se activa el botón Limitar que
permite introducir una serie de límites para que la búsqueda sea más
concreta.
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Tras pulsar la tecla Intro o el botón Buscar, el sistema mostrará
directamente el registro cuando sólo uno coincide con la sentencia de
búsqueda introducida, o un listado de todos los registros coincidentes.
Para moverse por el listado se pueden utilizar las flechas del teclado o la
barra de desplazamiento que aparece en el margen derecho de la pantalla.
Con un clic del ratón o tecleando el número de línea correspondiente
marcamos un registro: en este momento aparecerá en la mitad superior de
la pantalla un resumen con los datos bibliográficos del registro marcado.
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Seleccionaremos el registro que queremos con doble clic del ratón o con el
botón Seleccionar. La pantalla que aparece está dividida en dos secciones
diferenciadas:
la parte superior presenta un resumen de la descripción bibliográfica de la
publicación y los botones para poder editar el registro, imprimirlo o volver al
listado del que se seleccionó, y
la parte inferior muestra una serie de pestañas y su aspecto cambia según
cuál de ellas esté seleccionada.
Las pestañas son las siguientes:
• Sumario: presenta una lista de los registros asociados al bibliográfico
seleccionado. Por defecto se muestran los registros de fondos, si existen,
pero el menú desplegable Ver permite mostrar otros tipos de registros
asociados o mostrarlos todos (all todo).
Para los registros de fondos, la información que se muestra en columnas es
la siguiente: número de registro, ubicación, signatura, identidad, estado y
frecuencia. Pinchando en la cabecera de una columna podemos ordenar los
registros por ese criterio.
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La indicación Otra Cuenta (Other account) en una pantalla de Sumario,
indica que ese registro de fondos pertenece a una unidad contable
diferente. Los registros aparecen atenuados y no se pueden visualizar ni
editar.
Para cada tipo de registro podemos:
Asociar Nuevo Registro: permite crear nuevos registros del tipo que se
esté mostrando en ese momento (si se muestran sólo los registros de
fondos este botón permite crear nuevos registros de fondos; si se muestran
los registros de ejemplar, el botón cambia de nombre y permite crear
registros de ejemplar, etc.). Sólo si se muestran todos los tipos de registros
asociados este botón no se visualiza.
Borrar: elimina el registro marcado.
Mover: cambia el orden del o los registros que hayamos seleccionado
(previamente tienen que estar ordenados por número de columna).
Seleccionar: cuando se marca un registro con el puntero, este botón
permite ver el registro completo en el caso de registros de ejemplar y de
pedido y la ficha kárdex correspondiente en el caso de que el registro
marcado sea un registro de fondos.
• Registro: muestra el registro completo de fondos que esté marcado en la
pantalla de sumario (campos de longitud fija y variable).
• Kárdex: muestra la ficha kárdex correspondiente al registro de fondos
que esté marcado en la pantalla de sumario.
• Fondos: muestra la información de los fondos del registro seleccionado.
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2.2.2 Crear / asociar registro de fondo
Los registros de fondos se crean desde el modo Recepción. Una vez creado
o recuperado el registro bibliográfico al que queremos asociar un registro de
fondos, entrar en la pestaña Sumario y seleccionar Ver Fondos y Asociar
Nuevos Fondos.
En la página principal del modo Recepción, seleccionando Administración |
Configuración se accede a la pantalla que permite modificar algunos
parámetros de la configuración personal. Si seleccionamos la pestaña
Registros Nuevos se pueden especificar las plantillas que se han de usar
cuando se creen registros de fondos nuevos. Al escoger Seleccionar
Plantilla el sistema siempre ofrecerá una lista de las plantillas disponibles
para la creación del registro; si se escoge una plantilla concreta, el sistema
la utilizará en la creación de registros.
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Con el Asistente para crear registros nuevos, la plantilla pide que se
revisen y rellenen determinados campos (en la plantilla que utilizaremos
hemos introducido los campos que consideramos necesarios; además se
pueden insertar aquellos otros que el catalogador estime oportunos). La
plantilla que debemos utilizar para la creación de registros de fondos de
publicaciones periódicas es Checki: checkin records, que se muestra en la
figura siguiente:
Se van introduciendo los datos necesarios en los campos del registro que la
plantilla propone y se va pulsando el botón Siguiente.
Las primeras posiciones del campo 008 contienen, como hemos visto, la
fecha de creación del registro. Para que el sistema introduzca
automáticamente la fecha actual es necesario expandir el campo, eliminar
los guiones que ocupan esas posiciones y reagruparlo.
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Cuando se completan todas las cajas de diálogo correspondientes a los
campos fijos y variables, aparece una ventana que permite crear la ficha
kárdex. Después, seleccionando la pestaña Registro podremos revisar y
editar el nuevo registro de fondos. Al acabar, pulsaremos el botón Guardar.
2.3 MODIFICAR UN REGISTRO DE FONDOS
Campos de longitud fija
Para modificar o insertar un campo fijo, podemos hacer doble clic sobre la
caja correspondiente en la parrilla de campos fijos o presionar la barra de
espacio para ver los valores válidos para ese campo. Al seleccionar un valor,
se inserta en el campo. También se puede teclear el código o valor
directamente en la caja del campo.
Campos de longitud variable
Para añadir un campo variable, pulsaremos el botón Insertar de la barra
de herramientas, o teclearemos <Ctrl+i>. Se abre una ventana con un
desplegable que permite elegir los campos a insertar.
También se puede pulsar Enter cuando el cursor está situado sobre la
ventada de edición del registro y teclear la etiqueta de grupo de campo
sobre el signo de interrogación que aparece.
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Para modificar un campo variable, sólo tendremos que seleccionarlo en la
zona de edición y proceder a su modificación.
2.4 CREACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX PARA FASCÍCULOS
La ficha kárdex forma parte del registro de fondos. Contiene los parámetros
para la recepción de fascículos, tales como fecha de cubierta, numeración y
períodos de reclamación y encuadernación. Sólo se puede asociar una
kárdex a cada registro de fondos. Una vez se ha configurado la kárdex,
aparecerá una caja donde se mostrará cada fascículo en una celda (o línea).
Al crear el registro de fondos el sistema automáticamente propone la
creación de la ficha kárdex asociada.
Si una publicación periódica ya tiene creado el registro de fondos pero no la
ficha kárdex, en la pestaña Sumario se mostrará la línea correspondiente
al registro de fondos, y en la columna ESTADO aparecerá la expresión NO
CARD. Para crear la ficha kárdex de un registro de fondos que ya existe, se
seleccionará la pestaña kárdex y a continuación se pulsará el botón Crear
kárdex.
Sobre suplementos e Índices: las Kárdex pueden distinguir entre
fascículos, suplementos, e índices de una publicación seriada. Durante la
creación de la kárdex, es recomendable crear sólo los parámetros para los
fascículos (recomendación de Innovative). Las cajas para suplementos e
índices se introducirán de manera individualizada. Una vez creada la
kárdex, se selecciona en el menú Herramientas | Menú del Kárdex |
Modificar Kárdex para establecer los parámetros para suplementos e
índices. En este caso es también útil la opción extrapolar cajas explicada
anteriormente.
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Hay dos formas de crear la kárdex:
Modo Simple: sólo admite dos niveles de numeración (vol., fasc.)
Modo Avanzado: permite hasta 6 niveles de numeración, más dos niveles
de numeración alternativa, con la posibilidad de indicar la numeración en
números romanos
2.4.1 Creación de la ficha kárdex en modo simple
2.4.1.1 Parte superior de la kárdex
Estado de la ficha kárdex. Los posibles valores son:
C En curso. Estado por defecto. Es el estado correspondiente a una
ficha kárdex
F Completo. El sistema cambia el estado de la ficha kárdex a F cuando
todos los números correspondientes a las cajas que componen la kárdex
han sido recibidos. No obstante, pide la confirmación del cambio de estado.
I Incompleto. Indica de la publicación está atrasado. El sistema cambia
automáticamente el estado de la kárdex a Incompleto cuando éste se
archiva y aún queda algún fascículo que lo compone sin recibir.
U No usado. Indica que la ficha kárdex nunca ha sido usada.
Ejem. en kárdex. Número de cajas que tendrá la ficha kárdex que se está
creando. El programa permite un máximo de 84 cajas. Para calcular el
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número de cajas adecuado a cada periodicidad puede seguirse de manera
orientativa la siguiente tabla.
Tipo de visualización. Permite elegir la forma en la que se visualizará el
contenido de la ficha kárdex:
C Ver Caja. El contenido del kárdex se visualiza en forma de cajas. Es el
tipo que el sistema presenta por defecto.
L Ver Línea. El contenido se visualiza en líneas sucesivas.
M Ver MARC. Presenta los datos en formato MARC en sucesivas líneas.
Registro Pedido. Cuando entre en funcionamiento el módulo de
adquisiciones, mediante esta opción se podrá acceder al registro de pedido
asociado al bibliográfico del que depende también el registro de fondos y la
ficha kárdex que se está creando.
Crear ejemplar al recibir. Si esta opción está seleccionada, cada vez que
se dé por recibido un número de la publicación, el sistema abrirá el
asistente para crear un registro de ejemplar. Por defecto, se mantendrá
esta opción desmarcada. Cuando se necesite crear un ejemplar para un
número concreto se hará mediante otra función del módulo de publicaciones
periódicas, que se explica más adelante.
Suprimir del OPAC. Esta opción evita que la ficha kárdex se visualice en el
Opac.
¿Actualizar fondos? De las opciones que se presentan (No, Sí, Sí con
diálogo) utilizaremos por defecto la opción Sí con diálogo para que los
números que se reciban en la kárdex queden reflejados en el campo fondos
del registro. De esta manera los fondos estarán continuamente
actualizados. Esto evita tener que modificarlos de forma periódica. Si
modificamos cajas ya recibidas o borramos la kárdex completamente, el
registro de fondos no se actualiza de forma automática (deja una rastro de
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los cambios introducidos con anterioridad) por lo que deberemos entrar en
él y modificar o borrar los fondos manualmente.
2.4.1.2 Fechas de la cubierta y esperada para fascículos
Frecuencia. Periodicidad de la publicación: la elegiremos del menú
desplegable (su explicación pueden consultarse en la tabla orientativa)
Fecha de la cubierta. Es la fecha que aparece impresa en la cubierta de la
publicación y que corresponde al primer número del que consta la ficha
kárdex. Según la periodicidad que hemos seleccionado, la fecha se divide
distintas partes: día, mes/estación, año. Los meses/estaciones pueden ser
introducidos en formato numérico o alfabético. En el primer caso, el sistema
sustituirá el número del mes o estación por las tres primeras letras (11 =
nov, 21 = primavera, 22 = verano, 23 = otoño, 24= invierno). La fecha
admite rangos en las tres partes. Si la fecha de la cubierta muestra sólo el
mes y el año, el día se puede dejar en blanco (11-2000, nov 2000); si sólo
muestra el año, se puede hacer lo mismo con el mes (2000, año 2000).
Listado de los códigos que se pueden utilizar en la Fecha de cubierta, con
sus correspondencias.
Código Código alternativo
Valor
1 ene Enero
2 feb Febrero
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3 mar Marzo
4 abr Abril
5/12 May/dic Mayo –
Diciembre
21 pri Primavera
22 ver Verano
23 oto Otoño
24 inv Invierno
Algunos ejemplos:
Código
Código
alternativo
Campo donde
insertar el
código
Periodicidad
1 ene Month Mensual
½ Ene/feb Month Bimestral
1/3 Mar/abr Month Trimestral (meses)
21 pri Month Trimestral (estaciones)
1/15 Day Quincenal
1/7 Day Semanal
1998/1999 1998/1999 Year Bianual
Se utilizará la barra (/) cuando queramos expresar un rango. Nunca
utilizaremos el guión (-) porque da problemas en la actualización
automática de los fondos.
Fecha esperada. Corresponde a la fecha en la que se espera recibir cada
número de una publicación. Automáticamente el sistema ofrece la misma
fecha que la fecha de la cubierta. Para modificarla podemos escribir sobre
ella o con un doble clic seleccionarla del calendario que ofrece Millennium.
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2.4.1.3 Numeración
Volumen. Indica el número del primer volumen que va a formar parte de la
kárdex que se está creando. En el modo simple de creación de kárdex sólo
existe la posibilidad de introducir números árabes para el volumen; si éste
tuviera numeración romana o alfabética sería necesario entrar en el modo
avanzado de creación, que trataremos más adelante.
Fascículos. Deberemos introducir el número del primer fascículo que
compondrá la ficha kárdex.
Fascículos por volumen. Indica el número de fascículos que componen
cada volumen de la publicación. En el ejemplo de arriba, el número de
fascículos por volumen es 12 porque es una publicación mensual que forma
un volumen por año. El sistema ofrece un valor por defecto en función de la
periodicidad.
Continuidad en la numeración. Debe determinarse si la numeración de
los fascículos se reinicia o no con cada volumen. Por ejemplo, si en la
publicación mensual anterior se elige la opción r Reiniciar, tras el volumen
18-nº 12, tendremos el volumen 19-nº1. Si, por el contrario, se elige la
opción c Continuar, tras el volumen 18-nº 12, tendremos el volumen 18-
nº 13.
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2.4.1.4 Reclamar y encuadernar
Días antes de reclamar. Permite indicar el número de días que deben
pasar, a partir de la fecha esperada de recepción, para que un número se
considere retrasado y, por tanto, se pueda reclamar. El número sugerido
por el sistema, por defecto es 1,5 veces la frecuencia de la publicación si se
edita más de 6 veces al año, y 0,5 veces la frecuencia para las publicadas 6
veces al año o menos. El número de días antes de reclamar estará en
función de la periodicidad de la publicación y de la fecha esperada (ver la
tabla orientativa). Si queremos que no reclame nunca, pondremos un
número muy alto, por ejemplo 9999 (máximo cuatro dígitos).
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Tabla orientativa para el cálculo del número de cajas adecuado a cada periodicidad.
Unidad de encuadernación. Número de fascículos que formará parte de
cada volumen encuadernado. Habitualmente coincidirá con el dato
introducido en el campo Fascículos por volumen, pero, en algunos casos, la
biblioteca puede decidir encuadernar juntos los fascículos correspondientes
a más de un volumen, con lo que el número será distinto. Por ejemplo, una
publicación que tenga 12 fascículos por volumen, puede ser encuadernada
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volumen por volumen (unidad de encuadernación = 12) o cada dos
volúmenes (unidad de encuadernación = 24). Si la publicación no se
encuaderna, introduciremos el valor 0.
Retraso en la encuadernación. Indica el número de fascículos que deben
recibirse antes de enviar a encuadernar la unidad anterior. Hasta que no se
hayan recibido los fascículos siguientes, el sistema no avisará de que la
unidad anterior se puede mandar a encuadernar. El objetivo es que siempre
queden disponibles el o los números más recientes.
Cuando se haya completado el formulario, pulsar Enter o hacer clic en Ok.
El sistema crea una kárdex, con las cajas para cada fascículo basándose en
los datos introducidos.
La fecha de la cubierta aparece en la esquina superior derecha de la celda.
El número de copias recibidas aparece en la esquina inferior derecha. Haga
clic en el botón Guardar.
2.4.2 Creación de la ficha kárdex en modo avanzado
El modo avanzado debe utilizarse sólo en los casos en los que la publicación
tenga más de dos niveles de numeración, en los que alguno de los niveles
tenga una numeración distinta de la árabe (romana o alfabética) o cuando
el patrón que queramos crear difiera del estándar. Debe tenerse en cuenta
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que si se crea la ficha kárdex de una publicación en el modo avanzado, no
se puede volver al modo simple sin perder los datos introducidos.
Literales para cronología. En el momento que se precise se puede hacer
que cada una de las partes de la fecha de la publicación vaya precedida por
su descripción (aquí llamada literal). Por ejemplo: Día 1 Mes ene Año 2000.
El texto de los literales se muestra por defecto en inglés, pero, se puede
cambiar y sólo se visualizará si están marcadas las casillas de verificación
que aparecen bajo el epígrafe Visualizar. En caso contrario, sólo se
visualizará la fecha propiamente dicha, tanto en la ficha kárdex como en el
Opac. El texto de los literales sólo se visualiza en las cajas de la kárdex del
módulo profesional y no en el Opac.
Numeración. A diferencia del modo simple, que sólo permite dos niveles
de numeración, el modo avanzado permite determinar hasta seis de estos
niveles a través del desplegable.
Formato/visualizar. Además, se puede modificar el formato de las
etiquetas correspondientes a las distintas partes (volumen, fascículo, parte,
etc.) y decidir cuáles se visualizarán y cuáles no.
Modo. Esta opción permite atribuir un tipo de numeración distinto a cada
parte: Numérico (números árabes), Alfa (alfabético) o Romano (números
romanos), teniendo en cuenta que el número de comienzo, aunque se haya
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seleccionado la presentación en números romanos, habrá de introducirse en
números arábigos. Además, como en el modo simple, se puede determinar
el número de comienzo de cada parte; el número de partes que compone
cada nivel y si se debe reiniciar la numeración de cada parte cuando cambie
de número el nivel anterior.
Numeración paralela. Esta opción permite mantener una numeración
paralela. Por ejemplo, para el caso en el que una publicación sea traducción
de otra en otro idioma y queramos conservar la numeración de la
publicación original y de la traducción.
Hay que tener en cuenta que los fondos sólo se actualizan automáticamente
mediante la numeración principal. La numeración alternativa NO queda
recogida en los patrones y rangos de fondos. Sus datos no se
visualizan en la pestaña de fondos y no se actualizan automáticamente.
Una vez que se ha terminado de introducir los parámetros para el control de
la publicación por medio de la ficha kárdex, deberá pulsarse el botón OK e
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inmediatamente se mostrará la ficha en formato de cajas, formato por
defecto.
Desde esta pantalla se podrá realizar el control de la publicación, modificar
los parámetros que se considere necesario, cambiar el formato de
visualización de la kárdex, etc., como veremos en los siguientes apartados.
2.5 MODIFICACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX
NOTA IMPORTANTE: cuando creamos la ficha kárdex, si hemos seleccionado
en el campo ¿Actualizar fondos? las opciones Sí o Sí con diálogo, el
sistema crea automáticamente en el registro de fondos las etiquetas 853,
854 y 855 (patrones de fascículos, suplementos e índices) y las etiquetas
863, 864 y 865 (rangos de los fondos) Al hacer modificaciones posteriores
en la kárdex, el sistema NO actualiza estas etiquetas. Después de cualquier
cambio en la kárdex que afecte a estas etiquetas será necesario actualizar
manualmente estos valores para que se correspondan con las que
acabamos de introducir.
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Para modificar la ficha kárdex nos situaremos sobre ella y pulsaremos el
botón derecho del ratón. Aparecerá un menú contextual al que también
puede accederse a través del menú Herramientas de la barra de menú.
2.5.1 Visualización de la kárdex
Esta opción permite cambiar el formato de visualización de la ficha kárdex.
Como hemos dicho, el formato por defecto es el formato de cajas, pero se
puede cambiar a formato de línea o formato MARC.
2.5.2 Función kárdex
Esta función permite realizar determinadas operaciones que también es
posible efectuar desde algunos modos específicos del módulo de
publicaciones periódicas, como devolver, reclamar números atrasados o
encuadernar. No obstante, trataremos estas operaciones en los apartados
correspondientes a los modos mencionados.
2.5.3 Opciones avanzadas
Permiten modificar los niveles de numeración de los fascículos, índices y
suplementos. Por ejemplo, si a un suplemento se le dio en su día un nivel
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de numeración de volumen y posteriormente se quiere modificar a la
categoría de número, deberá hacerse desde aquí.
2.5.4 Menú de caja
El menú de caja permite realizar ciertas operaciones relacionadas con la
modificación de cajas, individualmente o en grupos, con la creación de
fichas kárdex para publicaciones con periodicidades poco usuales o con la
intercalación de cajas de suplementos o índices.
La mayoría de estas operaciones se efectúan sobre la caja o las cajas que
se hayan seleccionado previamente. Para seleccionar una sola caja, basta
con pinchar una vez sobre ella con el ratón. Si se desea seleccionar más de
una caja simultáneamente, se podrá utilizar el mismo método de selección
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múltiple que se usa en los programas de Windows: seleccionar una caja,
mantener apretada la tecla ctrl. y seleccionar las siguientes cajas.
Para seleccionar un rango de cajas, es decir, un conjunto de cajas
consecutivas, se pinchará en la primera del rango y, manteniendo la tecla
Mayúsculas pulsada, seleccionar la última caja del rango.
En este apartado no hablaremos de las opciones relacionadas con
suplementos e índices, que serán tratadas de forma independiente en el
apartado Creación de suplementos e índices.
2.5.4.1 Modificar cajas individualmente
Esta opción permite modificar algunos parámetros sólo para la caja
previamente seleccionada. Los parámetros que se pueden modificar se
especifican en esta imagen:
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2.5.4.2 Actualizar cajas en grupo
Esta opción permite hacer modificaciones en varias cajas simultáneamente.
Por ejemplo, supongamos que hay tres fascículos que fueron recibidos y se
han extraviado. En las tres habrá que modificar el estado (de recibido a
extraviado); la fecha esperada, pues la fecha que aparece es la de la
recepción, y el número de copias recibidas (de 1 a 0). Además, se puede
introducir una nota que ofrezca alguna información sobre el extravío de los
fascículos en cuestión. Para ello, deberá marcarse previamente el grupo de
cajas que se quiere modificar y, a continuación, elegir la opción Actualizar
cajas en grupo.
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Se abrirá una ventana con los parámetros correspondientes a la primera
caja del grupo. En ella deberán hacerse las modificaciones pertinentes
teniendo en cuenta que para que tengan efecto en todas las cajas
seleccionadas, la casilla de verificación que hay a la izquierda de cada uno
de los datos modificables deberá estar marcada (habitualmente se marca
automáticamente en el momento en que se introduce una modificación en
el campo correspondiente). Éstos se modifican pinchando en la celda
correspondiente y escribiendo los nuevos valores.
Si se modifica el campo Incrementar fechas de transacción, la fecha se
irá incrementando en cada una de las cajas seleccionadas en función de la
periodicidad que se haya introducido en el momento de la creación de la
ficha. De la misma forma se incrementará la numeración de las cajas
seleccionadas, si ésta se modifica en la primera. Pero hay que tener en
cuenta que si se han seleccionado cajas no consecutivas, el sistema las
considera consecutivas, por lo que incrementará dichos valores
consecutivamente, sin tener en cuenta las cajas intermedias no
seleccionadas.
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Como puede verse en la imagen, las casillas de verificación
correspondientes a los datos que se han modificado están marcadas, para
que los cambios se produzcan en todas las cajas seleccionadas. Para hacer
efectivos los cambios debe pulsarse el botón Enviar. El resultado es el
siguiente:
Si al pulsar el botón Enviar no hay ninguna casilla de verificación marcada,
aunque se hayan modificado los datos correspondientes, el sistema
mostrará un mensaje en el que avisa de que no se ha marcado nada para
actualizar:
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Si se pulsa el botón Sí, volverá a mostrarse la pantalla para modificar los
datos, si se pulsa No, el sistema volverá a la ficha kárdex sin hacer ningún
cambio.
2.5.4.3 Borrar cajas
Esta función elimina de la kárdex la caja o cajas seleccionadas previamente.
Una vez marcadas las cajas que se desea borrar, se seleccionará la opción
Borrar cajas. El sistema mostrará un mensaje de confirmación Are you
sure you want to delete the selected boxes? (¿Está seguro de querer
borrar las cajas seleccionadas?). Si se pulsa No, se anula la orden de
borrado. Si se pulsa Sí, las cajas seleccionadas se borrarán.
Si alguna de ellas tiene un registro de ejemplar asociado, se abrirá la
ventana Delete checked items (Borrar ejemplares marcados), en la que
se muestra la lista de todos los ejemplares creados, asociados con las cajas
seleccionadas, delante de cada uno de los cuales hay una casilla de
verificación (el botón Ver todos los ejemplares asociados muestra los
ejemplares asociados a otras cajas de la kárdex no seleccionadas para
borrar). Todas las casillas de verificación están marcadas por defecto. Si se
mantienen marcadas, se borrarán todos los registros de ejemplar. Si no se
desea borrar algunos de los ejemplares, deberán desmarcarse las casillas
correspondientes, pinchando una vez con el ratón sobre ellas.
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Si se pulsa el botón Enviar, se borrarán todos los ejemplares marcados. Si
se pulsa el botón Cancelar, no se borrará ningún ejemplar (aunque haya
ejemplares marcados) pero se borrarán las cajas que se habían
seleccionado.
2.5.4.4 Crear ejemplar para caja
Podemos crear un registro de ejemplar para alguno de los números de una
publicación. Para ello, el estado del fascículo en cuestión debe ser
RECIBIDO. Ver Creación Registro de Ejemplar.
Puesto que en la caja para la que se ha creado el ejemplar no queda
ninguna constancia de ello, es conveniente seleccionar la opción Modificar
cajas individualmente e introducir la nota: Amb exemplar.
2.5.4.5 Extrapolar cajas
La función Extrapolar cajas permite añadir cajas en una ficha kárdex
basadas en los parámetros asignados a un rango de cajas creado
previamente. Esta operación es especialmente útil a la hora de crear fichas
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kárdex para publicaciones con una periodicidad irregular o con una
regularidad poco habitual.
El procedimiento consiste en crear primero el rango de cajas que contenga
el número de fascículos entre los cuales existe la misma periodicidad. Este
rango de cajas será considerado por el sistema como una unidad que luego
se repetirá con las fechas adecuadas mediante la opción Extrapolar cajas.
Para que esto resulte más claro, veremos dos ejemplos.
Ejemplo 1. Tenemos una publicación que comenzará a publicarse y
empezaremos a recibir el lunes 8 de agosto de 2005 y cuya periodicidad es
diaria pero no se publica los fines de semana. Si al crear la ficha kárdex
para esta publicación le asignamos una periodicidad diaria se crearán
también las cajas correspondientes a los números que deberían aparecer los
sábados y los domingos, pero esto no se atiene a la periodicidad real de la
publicación. La única forma de crear una ficha kárdex adaptada a la
publicación es mediante la función de Extrapolar cajas:
En primer lugar crearemos una ficha kárdex sólo para los cinco primeros
fascículos, que sí tienen una periodicidad diaria, en la que haremos constar
las fechas de cubierta y esperada, el número inicial de volumen y de
fascículo, el número de fascículos por volumen (en este caso, 20, pues el
volumen está formado por los fascículos de un mes), los días antes de
reclamar, la unidad de encuadernación, etc.
A continuación debemos seleccionar las cinco cajas, pinchar sobre ellas con
el botón derecho del ratón y elegir la opción Menú de caja y luego
Extrapolar cajas.
Se abrirá la ventana en la que deberemos introducir el número de veces
que queremos que se repita el rango de cajas creado previamente y las
fechas de cubierta y esperada correspondientes al siguiente fascículo
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que se publicará. Por defecto, la fecha que se muestra en esta ventana es la
del día siguiente al último fascículo que forma parte del rango creado (en
nuestro caso, 13 de agosto, ya que la periodicidad que se adjudicó a la
publicación era diaria). Cambiaremos la fecha por defecto para que se
ajuste a la periodicidad real:
Una vez que pulsemos el botón Enviar se habrán generado 35 cajas (pues
hemos pedido que el rango inicial de 5 cajas se repita 7 veces) que tendrán
periodicidad diaria pero que respetarán el intervalo de 2 días
correspondiente al fin de semana.
Ejemplo 2. En este caso debemos crear una ficha kárdex para una
publicación que aparece dos veces cada mes, los días 5 y 15, y que
empezaremos a recibir el día 5 de agosto. Esta publicación es regular, pero
no se le puede aplicar ninguna de las periodicidades establecidas. Así, el
procedimiento que debemos seguir es el siguiente:
Crearemos la ficha kárdex inicialmente para los dos primeros fascículos. En
el campo Frecuencia seleccionaremos Otras (es decir, personalizada). Al
elegir este tipo de periodicidad aparece un nuevo campo Días entre
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fascículos, en el que se hará constar el número de días que separa el
primer fascículo del segundo, en este caso, 10, en función del cual, el
sistema calculará la fecha de aparición del resto de los fascículos de la
kárdex, en este ejemplo, uno solamente.
A continuación seguiremos el mismo proceso que en el caso anterior, es
decir, marcar las dos cajas, pinchar con el botón derecho del ratón,
seleccionar Menú de caja y Extrapolar cajas y modificar en la ventana de
extrapolación los datos necesarios para adaptarlos a la publicación que nos
ocupa:
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Como puede verse, la función Extrapolar cajas es fundamental a la hora
de crear fichas kárdex para publicaciones de periodicidades poco comunes,
que no se adaptan a las establecidas por defecto en el sistema.
2.5.4.6 Insertar cajas de fascículos
Esta opción permite añadir nuevas cajas de fascículos a una ficha kárdex ya
creada. Es especialmente útil cuando se reciben números imprevistos o
extraordinarios para los cuales no se creó ninguna caja en su momento.
Se puede insertar la caja de un fascículo delante de una caja ya existente,
en cuyo caso hay que seleccionarla previamente, o al final de la kárdex. Al
elegir cualquiera de estas dos opciones, se abre una ventana en la que
deberán introducirse los parámetros correspondientes al fascículo en
cuestión.
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2.5.5 Menú de la kárdex
La opción Menú de la kárdex ofrece la posibilidad de editar la ficha kárdex
para modificar alguno de sus parámetros, borrarla o archivarla.
2.5.5.1 Editar kárdex
Al seleccionar esta función del menú de kárdex se abre una ventana similar
a la que se nos muestra en el momento de la creación de la ficha pero con
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las opciones limitadas. Aquí se pueden modificar solamente parámetros
generales, como el número de fascículos por volumen, los días antes de
reclamar, el estado de la ficha kárdex, la frecuencia de la publicación, etc.
Para cambios que afecten a los niveles de numeración o de cronología, es
necesario crear un nuevo patrón, no se puede hacer desde Modificar Kardex
(ver apartado: Incidencias. Cambios en niveles de numeración o cronología)
2.5.5.2 Borrar kárdex
Al seleccionar la opción Borrar kárdex pueden ocurrir dos cosas: si se han
creado registros de ejemplar para algunos de los fascículos, suplementos o
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índices de la publicación, se abrirá una ventana similar a la que se abre
cuando se utiliza la opción Borrar cajas, que permitirá decidir qué
ejemplares se borran y cuáles no. Si no se ha creado ningún registro de
ejemplar para ninguna de las partes de la publicación, al seleccionar la
opción Borrar kárdex el sistema mostrará un mensaje de advertencia y
pedirá confirmación de la orden de borrado.
2.5.5.3 Archivar kárdex
Como hemos mencionado con antelación, cada registro de fondos
solamente puede tener asociada una única ficha kárdex. Cuando la
frecuencia de la publicación es baja, el límite de 84 cajas es suficiente para
tener a la vista un amplio periodo que puede llegar a abarcar incluso varios
años. El problema surge cuando el número máximo de cajas que puede
contener la ficha kárdex no es suficiente para tener a la vista el año en
curso (a veces, ni siquiera unos pocos meses) y están a punto de ser
recibidos los últimos fascículos. En este caso, la función Archivar kárdex
permite continuar usando el mismo registro de fondos para el título en
cuestión y crear una nueva ficha kárdex sin perder la anterior. Cuando se
elige Archivar kárdex, el módulo de publicaciones periódicas realiza las
siguientes operaciones:
Crea un nuevo registro de fondos usando la información del registro de
fondos original
Transfiere la ficha kárdex existente al registro de fondos recién creado
Crea una nueva ficha kárdex asociada al registro de fondos original
Normalmente, se archivará una ficha kárdex cuando se esté recibiendo
el último fascículo que la compone, se haya alcanzado el límite de cajas y
además tengamos fascículos que no hemos recibido por causas diversas, y
esperamos recibirlos.
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Para archivar una ficha kárdex, deberá situarse el cursor en cualquier parte
de la ficha, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción
Archivar kárdex del Menú de la kárdex. Se abre una pantalla en la cual
el sistema propone la creación de un nuevo registro con los datos del que se
creó en su momento. Si es necesario se harán las modificaciones adecuadas
sobre el registro propuesto y pulsaremos el botón Guardar. A continuación
se abrirá una ventana en la que se pueden elegir dos opciones: Extrapolar
cajas y Crear kárdex a mano.
Si se escoge Crear kárdex a mano, se abrirá la ventana que ya
explicamos en el apartado de creación de una ficha kárdex y habrá que
introducir de nuevo todos los parámetros. Si se escoge Extrapolar cajas,
se abrirá una ventana que muestra la fecha de cubierta del número
siguiente al último de la ficha kárdex archivada, la fecha esperada y la
numeración correspondiente a dicho número. Sobre ella realizaremos las
modificaciones necesarias.
La kárdex archivada, se añadirá a la lista de registros de fondos asociados
al registro bibliográfico de la publicación y aparecerá en la pestaña
Sumario con la indicación de Estado Incompleto, ya que todavía tenemos
fascículos por recibir.
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En todo caso, siempre se podrá acceder a la kárdex que se haya archivado
incompleta para dar por recibido alguno de los fascículos atrasados. Sin
embargo, la actualización de los fondos NO es automática por lo que
tendremos que abrir el registro original, acceder a la pestaña de fondos y
utilizar la función Fusionar con anterior para actualizar manualmente los
fondos.
Cuando todos los números pendientes estén recibidos y la kárdex antigua
ya no se a útil, la borraremos, así como el registro de fondos adicional que
se creó.
2.6 CREACIÓN DE SUPLEMENTOS E ÍNDICES
Si los suplementos e índices no tiene periodicidad, no se pueden crear
formatos o patrones para ellos con antelación, por lo que normalmente se
crearán en el momento de su recepción, a no ser que su aparición sea
perfectamente regular y previsible, en cuyo caso los parámetros
correspondientes se podrán introducir en el momento de la creación de la
fiche kárdex, como veremos a continuación.
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2.6.1 Creación de suplementos e índices regulares en el momento de creación de la ficha kárdex
2.6.1.1 Suplementos
En la ventana para introducir los datos de la kárdex , deberá seleccionarse
la pestaña Suplementos en la que existe un botón que permite Crear
formatos y patrones para suplementos, es decir, asignarles los
parámetros correspondientes.
Al pulsar dicho botón, se desplegará la ventana en la que deberán
introducirse los datos del suplemento:
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Si se desea modificar la numeración para que quede más claro que se trata
de un suplemento y no de un fascículo normal, se puede acceder al modo
avanzado:
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Si se pulsa el botón OK, lo que se presentará en la pantalla será la ficha
kárdex sólo con las cajas correspondientes a los fascículos, porque,
con esto, lo que hemos hecho ha sido introducir los parámetros de los
suplementos (crear el formato o patrón al que responderán los suplementos
de la publicación), pero no las cajas para ellos.
Para crear las cajas seleccionaremos la opción Insertar suplemento
delante de la caja seleccionada o Añadir suplementos al final del
kárdex del Menú de caja disponible cuando se pulsa el botón derecho del
ratón en cualquier lugar de la ficha kárdex. Al hacerlo, se abrirá una
ventana en la que deberemos introducir los datos concretos
correspondientes al primer suplemento que se va a recibir, así como el
número de cajas de suplementos que se quieren insertar delante de la caja
de fascículo seleccionada o al final del kárdex:
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Estos datos deberán introducirse solamente cuando se añade o inserta la
primera caja, pues, al hacer lo mismo con las demás, el programa aplica los
parámetros de periodicidad, fechas y numeración y muestra ya los datos
correctos.
2.6.1.2 Índices
El proceso que debe seguirse en el caso de los índices es análogo al de los
suplementos. Si, por ejemplo, sabemos que una publicación tiene índices
anuales que aparecen a mediados del mes de diciembre del año en curso,
podremos introducir en el momento de la creación de la ficha kárdex los
parámetros correspondientes, siguiendo los mismos pasos detallados más
arriba, con la diferencia de que ahora habrá que seleccionar la pestaña
Índices.
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Se pulsará el botón Crear formatos y patrones para índices y se abrirá
la ventana para introducir los datos necesarios. Si se cree conveniente, se
pasará al modo Avanzado para introducir datos que no puedan indicarse
en el modo simple, como por ejemplo que se visualice la palabra Índex en
las cajas y en el web opac.
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La figura siguiente muestra el modo avanzado para la creación de índices:
Cuando se hayan acabado de introducir los parámetros de los índices que
tendrá la publicación, se pulsará el botón OK. Como en el caso de los
suplementos, este proceso no genera las cajas correspondientes, sino que,
una vez creada la ficha kárdex, habrá que utilizar una de las opciones
Insertar índices delante de la caja seleccionada o Añadir índices al
final del kárdex, del Menú de caja, disponible al pulsar el botón derecho
del ratón en cualquier lugar de la ficha.
Una vez añadidas las cajas de suplementos e índices (que se distinguen de
las cajas de los fascículos porque en la esquina superior izquierda aparece
una S, en el caso de los suplementos, o una I, en el caso de los índices,
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sobre un triángulo de color más claro), el aspecto de la ficha kárdex será
similar a los siguientes ejemplos:
Una vez creados los suplementos e índices previsibles para un año, puede
ser útil utilizar la opción Extrapolar Cajas (ver apartado correspondiente)
para generar las cajas de los siguientes años con la misma estructura.
2.6.2 Creación de suplementos e índices imprevistos
En los casos en que se reciba suplementos e índices de forma imprevista, o
que su periodicidad sea totalmente irregular, no se pueden introducir los
parámetros correspondientes en el momento de la creación de la ficha
kárdex. En el momento en que se reciba un suplemento, se seleccionará
directamente una de las opciones del Menú de caja: Insertar
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suplementos delante de la caja seleccionada o Añadir suplementos
al final de la kárdex.
Al elegir esta opción, el sistema no encuentra ningún patrón o formato para
suplementos, por lo que abre una ventana de aviso, en la que se podrán
introducir los parámetros adecuados. Como el campo periodicidad no puede
dejarse en blanco, se dejará la que se muestra por defecto, aunque en
realidad los suplementos no se publiquen con periodicidad conocida. No
obstante, la periodicidad que conste en los parámetros no afectará a la
inserción de cajas, pues se irá haciendo una a una y, en cada caso, deberán
introducirse manualmente las fechas de cubierta y esperada.
Una vez introducidos los parámetros se pulsará el botón OK y se mostrará
la ventana para introducir los datos concretos de fecha de cubierta, etc. El
proceso para insertar cajas de índices imprevistos es exactamente el
mismo: en primer lugar habrá que configurar el patrón del índice y luego
introducir los datos concretos.
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2.7 DESCRIPCIÓN DE FONDOS
La información sobre los fondos, como hemos visto, (ver estructura y
campos del registro de fondos) se guarda pares de etiquetas codificadas
853-5 y 863-5 y en las etiquetas textuales 866.
Millennium permite varias formas de crear la Descripción de Fondos:
Automáticamente al recibir fascículos, según configuración de la kárdex: es
el sistema que utilizaremos habitualmente (ver apartado Recepción)
Desde la pestaña fondos: ya sea desde el modo simple (utilizando el
formulario de introducción de datos) o desde el modo avanzado (escribiendo
las etiquetas, indicadores y subcampos correspondientes)
Desde la pestaña registro: como el modo avanzado de la pestaña de fondos
2.7.1 Pestaña fondos
Para crear o modificar datos de los fondos no recogidos en la kárdex, o de
aquellas revistas que no la lleven (por ejemplo, revistas cerradas), se
utilizará la pestaña de Fondos:
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Las opciones de las que disponemos en esta pantalla se encuentran en el
menú Herramientas y son:
Menú Rango:
• Insertar Rango delante Seleccionado
• Agregar Rango al Final
• Borrar Rango Seleccionado
Menú de Patrones:
• Definir un patrón
• Modificar patrón
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2.7.1.1 Crear nuevos fondos
La noción de rango se refiere a aquellos números de la publicación que se
han recibido en la biblioteca, entre los que no existe ninguna laguna. Por
tanto, cada rango nos indicará la numeración de inicio y de fin de los
fascículos que se han recibido. Si no hubiera ninguna laguna en nuestros
fondos, tendríamos un único rango.
De esta manera, solamente se indicarán aquellos números/años de los que
disponemos en nuestros fondos. Los números que faltan en nuestra
colección no aparecerán.
En primer lugar se creará un patrón (etiqueta MARC 853_) que nos
permita tener un formato normalizado de los diferentes rangos de fondos
que tengamos de la revista en cuestión. Seleccionar el menú
Herramientas | Menú Patrones | Definir Patrón:
Una vez creado el patrón, se irán añadiendo los datos mediante la opción
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Si seleccionamos Añadir Rango Nuevo sin definir antes el patrón, el
sistema presenta igualmente la pantalla para introducir los datos del patrón,
ya que sin éste no permite añadir un rango.
Para que nos añada los datos del nuevo rango, debemos pulsaremos la
opción Aplicar cambios.
La siguiente pantalla nos indica que NO se han recibido los siguientes
fascículos:
v.3, n. 11 (2001)
v.4, n.8 (2002)-v.4, n.10 (2002)
En caso de recibirse esos ejemplares que faltan, se podría utilizar la opción
Fundir con el anterior, o bien modificar manualmente los datos de los
rangos.
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Existe una opción muy útil que permite insertar rangos delante del que
seleccionemos. Para ello, utilizaremos el menú Herramientas | Menú
Rango | Insertar Rango delante Seleccionado:
2.7.1.2 Modificación de fondos
Para modificar los datos de un rango, lo seleccionaremos y cambiaremos los
datos necesarios en la parte inferior de la pantalla (Seleccione rango),
donde se ha activado un formulario con los datos del rango seleccionado.
Una vez modificados los datos pulsamos el botón Aplicar Cambios.
Si mientras estamos introduciendo los datos nos equivocamos y queremos
recuperar la información que teníamos previamente, podemos utilizar la
opción Reiniciar. Sólo se recuperará si no hemos apretado aún Aplicar
cambios.
Fundir con el anterior: fusiona el rango seleccionado y el anterior, en un
nuevo rango. Toma los datos de inicio del que está delante, y los datos de
finalización del que va detrás. Se utiliza cuando deja de haber una laguna
entre dos rangos, es decir, se han recibido todos los números que faltaban
entre ellos.
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2.7.1.3 Ver textual en el OPAC
Los rangos de los fondos, es decir, cada etiqueta 863, puede llevar
relacionada una etiqueta de fondos textual, una 866 que llevará el mismo
dígito detrás del |8. La opción Ver textual en el OPAC nos permite ver y
modificar dicha etiqueta asociada.
En caso de que no tenga ninguna 866 asociada a ese rango, nos saldrá el
siguiente diálogo para poder crearlo:
Al crear el campo, en la etiqueta 863 del rango seleccionado el segundo
indicador debe ser un 0:
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Si se marca la opción Ver textual en el OPAC, el sistema añadirá el
indicador 2 en la 863.
De este modo, en la visualización de la ventana aparecerá el texto asociado
en vez del rango seleccionado, es decir, la 866 en vez de la 863.
No obstante, la visualización o no en el Web OPAC dependerá del dígito que
acompañe al |8 de ambas.
La opción Ver MARC completo nos devuelve a la pantalla de modificación
de rangos inicial.
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2.7.2 Modo Avanzado
Este modo nos permite añadir patrones y rangos nuevos o borrar los ya
existentes. También nos permite hacer modificaciones en cualquiera de
ellos: se selecciona el patrón o el rango correspondiente de la parte superior
de la pantalla y se introducen los cambios necesarios escribiendo las
etiquetas, indicadores y subcampos en la parte inferior.
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Después de cada cambio que hagamos en cada patrón o rango, debemos
pulsar Aplicar Cambios (la ventana del modo avanzado se queda abierta y
se van reflejando los cambios) y, cuando acabemos definitivamente,
después de Aplicar Cambios, pulsaremos el botón Hecho.
Al cerrar definitivamente el registro, el sistema pregunta: Precaución: se
ha modificado el registro ¿Quiere guardar los cambios?. Si
contestamos NO, no guardará ninguno de los cambios introducidos.
2.7.3 Suplementos e índices
La creación y modificación de suplementos e índices se hará de igual forma
que los fascículos, pero siempre seleccionando la pestaña correspondiente:
Los patrones de Suplementos que se creen se guardarán automáticamente
en una etiqueta MARC 854_.y los patrones de Índices en una etiqueta
MARC 855_.
Los rangos de Suplementos que se creen se guardarán automáticamente
en etiquetas MARC 864_. Los rangos de Índices, en etiquetas MARC 865_.
De igual manera, en los casos en que e incluya la información textual de
Suplementos, se creará en una etiqueta MARC 867_. La información textual
de Índices, se creará en una etiqueta MARC 868_.
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3 RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS
3.1 RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS RECIBIDOS
Una vez que se ha creado el registro de fondos y la ficha kárdex para una
publicación determinada, el procedimiento de recepción de los sucesivos
números es rápido y sencillo.
En primer lugar habrá que localizar y recuperar la publicación siguiendo
los pasos explicados en el apartado Localización y recuperación de una
Publicación Periódica. Cuando se haya seleccionado ésta, por defecto se
muestra la pantalla de sumario con el resumen de los registros de fondos.
Seleccionaremos el registro de fondos correspondiente a nuestra biblioteca
y accederemos a la pestaña Kárdex para ver la ficha correspondiente.
Cuando la tengamos en pantalla, para dar por recibido un fascículo, bastará
con marcar con un clic de ratón la caja correspondiente y pulsar a
continuación el botón Recibir.
En ese momento cambiará el estado de la caja a RECIBIDO y algunos otros
datos: la fecha esperada será ahora la fecha de recepción y aparecerá el
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número de copias recibidas (normalmente 1, a no ser que se mantenga más
de una suscripción de la misma publicación). Si necesitamos crear un
ejemplar para el fascículo que se va a recibir, marcaremos la casilla de
verificación Crear ejemplar (Ver apartado Creación de un registro de Item
para ejemplar de revista).
Por defecto, la fecha de recepción es la del día en el que ésta se está
realizando. No obstante, es posible modificarla antes de recibir el fascículo
en cuestión haciendo doble clic en la fecha que aparece en la cabecera de la
ficha kárdex, junto a la etiqueta Fecha de recepción. En ese momento, se
despliega un calendario en el que se podrá elegir la fecha que se quiere
hacer constar como fecha de recepción. También se puede realizar la misma
función después de clicar sobre la caja de Fecha esperada que vamos a
recibir ya que el sistema nos muestra una pantalla de diálogo similar a la
que vemos en la figura.
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3.2 ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE FONDOS AL RECIBIR
FASCÍCULOS
El sistema ofrece la posibilidad de actualizar los fondos a medida que vamos
recibiendo los fascículos de una publicación. Para ello tendremos activada
por defecto la opción Actualizar fondos | Sí con diálogo, de este modo el
sistema nos preguntará en el momento de la recepción del fascículo si
queremos actualizar los fondos en la creación de la ficha kárdex, de manera
que siempre que hagamos una kárdex nueva y recibamos cualquier
fascículo la actualización será automática pero controlada (si por algún
motivo no deseamos que se produzca esa actualización, habrá que
seleccionar la opción NO y si queremos que no nos pregunte en el momento
de recibirlo pero que actualice los fondos, elegiremos la opción SÍ).
Para que los fondos se actualicen automáticamente, los campos de Fecha
de la Cubierta y Numeración deberán contener datos. Los patrones
deberán tener por lo menos un nivel en cada uno de ellos.
Al apretar el botón Recibir, se abrirá la ventana Recibir caja. En ella
haremos los cambios necesarios y pulsaremos el botón OK. Al tener
seleccionada la opción de actualizar fondos con diálogo, se abre una nueva
ventana (Editar fondos) que nos permite controlar esa actualización:
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Repetiremos estos pasos para cada uno de los fascículos recibidos.
De esta manera, desde la recepción, los fondos actualizados serán visibles
inmediatamente tanto la pestaña de fondos, como en el propio registro,
como en el OPAC.
En la pestaña del registro de fondos esta misma información aparecería
reflejada del siguiente modo:
3.3 INCIDENCIAS QUE SE PUEDEN PRODUCIR EN LA
RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS
3.3.1 Dos fascículos publicados juntos
Algunas revistas publican, de vez en cuando, o a veces como norma, varios
fascículos juntos (normalmente dos). Si la publicación de estos fascículos es
esporádica el procedimiento a seguir consistirá en: entrar a modificar la
caja, introducir los datos del fascículo combinado y borrar la caja
sobrante correspondiente al fascículo que ya no existe.
Con la opción Menú caja | Modificar cajas individualmente,
cambiaremos la información necesaria (fecha de cubierta y numeración)
separando los datos con una / (ene/jul, v.12, n.1/2).
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Estas modificaciones dan algunos problemas en la actualización
automática de fondos: desde la pantalla de diálogo al recibir o desde la
pestaña de fondos tendremos que corregir los datos utilizando la opción
Fusionar con el anterior, para que se una la información con el rango
precedente.
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Si la publicación de estos fascículos conjuntos sigue un patrón, es decir
siempre publican anualmente estos fascículos fusionados, crearemos la
ficha kárdex desde el primer momento con esta singularidad y la
extrapolaremos las veces necesarias, comprobando siempre con
minuciosidad los datos propuestos por el sistema.
3.3.2 Inexistencia fecha de cubierta
Para actualizar fondos sin introducir la fecha de cubierta, deberemos crear
la kárdex desde el modo avanzado eliminando los niveles 1 a 3 de la fecha
de cubierta (para que no nos cree el patrón con estos parámetros). Sin
embargo los niveles de numeración debemos cumplimentarlos. Las
diferentes figuras muestran las distintas visualizaciones (correctas) tanto en
el registro de fondos como en el Web Opac.
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88
En el momento de la recepción, como no tenemos fecha de cubierta,
dejaremos este campo sin rellenar. Como vemos en la figura, se crea el
patrón sólo con los niveles de numeración:
3.3.3 Inexistencia niveles numeración
Se trata del caso contrario al anterior. Para actualizar fondos sin indicar los
niveles de numeración, deberemos crear la kárdex desde el modo avanzado
y en el área de numeración, el número de niveles lo situaremos en 0. Sin
embargo los niveles de cronología los cumplimentaremos. Las diferentes
figuras muestran las distintas visualizaciones (correctas) tanto en el registro
de fondos como en el Web Opac.
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3.3.4 Existencia de un solo nivel de numeración / reiniciar numeración
Para actualizar fondos en los casos en que sólo tenemos un nivel de
numeración y poder reiniciar la numeración debemos hacer algunas
modificaciones. Trabajaremos esta vez en el modo simple, en el área de
numeración la opción correspondiente a volumen la dejaremos en blanco
(tal y como se ve muestra en la figura de ejemplo), mientras que la opción
fascículo la iniciaremos con el nº 1 y en numeración continuada dejaremos
la opción reiniciar. A partir de este momento validaremos los datos
creándose una kárdex como la que se muestra en la figura. Ahora
procederemos a realizar las modificaciones adecuadas.
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Este cambio se ve correctamente en la ficha kárdex pero no se refleja bien
en las etiquetas Marc correspondientes (853, 863) del registro ya que sigue
apareciendo el subcampo |a de volumen que no necesitamos.
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Debemos modificar esto, una vez hayamos recibido al menos un fascículo,
desde el propio registro o desde el modo avanzado de la pestaña de fondos.
Eliminaremos la etiqueta patrón 853 el subcampo |a (ver paso 1 de la
figura), también lo eliminaremos de la etiqueta 863 (ver paso 2), y
aplicaremos los cambios. A partir de este momento la visualización en el
registro de fondos y en el web opac será correcta (3 y 4). Con este
procedimiento prácticamente podemos crear patrones extraños y forzados
que actualizan la información correctamente.
3.3.5 Numeración alfanumérica
Cuando en el modo avanzado hemos de definir uno de los niveles de
numeración en formato alfabético del tipo v.1: n.A (ene 2004)-v.1: n.B
(jul. 2004), el sistema lo interpreta correctamente a la hora de crear la
kárdex pero no a la hora de actualizar los fascículos.
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Para que lo haga correctamente (como por defecto vamos a elegir siempre
la opción |¿Actualizar fondos? Sí, con diálogo | a la hora de crear las
kárdex) hemos de sustituir el nº arábigo que nos propone el sistema por el
alfabético en la ventana Recibir caja cada vez que recibamos un fascículo.
Además, debemos comprobar en la pestaña de fondos cómo se va a ver en
el web opac, volviendo a sustituir, si es necesario, el número que sale por la
letra correspondiente.
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3.3.6 Numeración romana
Al crear la kárdex, en modo avanzado y en el área de numeración, podemos
definir los diferentes niveles en números romanos. Esta cuestión también
plantea problemas de actualización automática como en el caso de la
numeración alfabética. Hemos de actuar del mismo modo que en el caso
anterior, es decir, en el momento de la recepción de la caja hemos de
modificar los datos erróneos y comprobar que se han actualizado en la
pestaña de fondos.
3.3.7 Recepción de números atrasados
Cuando se reciban números atrasados pueden darse dos situaciones:
que estén pendientes de recibirse en la ficha kárdex
que no tengan una caja prevista en la kárdex diferentes motivos (números
antiguos que se han recibido por canje, donaciones...).
En el primer caso simplemente habrá que recibir la caja correspondiente de
la kárdex, y automáticamente se actualizarán los fondos, fusionando los
rangos que sean necesarios. Podremos comprobar que la actualización haya
sido la correcta desde la pestaña de fondos o desde el propio registro, de
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manera que si detectamos algún error, podamos modificarlo fácilmente
editando el rango correspondiente, fundiendo uno con otro, etc.
En el segundo caso, habrá que actualizar los fondos directamente y de
forma manual desde la pestaña de Fondos, modo avanzado o desde el
propio registro de fondos, modificando los datos en el rango donde haya
que incluir el fascículo recibido. (Ver apartado Descripción de fondos.
Pestaña de fondos).
3.3.8 Cambios en los niveles de numeración o cronología
Como hemos visto, la función Editar Kárdex nos permite modificar algunos
parámetros (limitados) de la kárdex. Para otros cambios, como el aumento
o disminución de los niveles de numeración o de cronología es necesario
tener un nuevo patrón.
Deberemos borrar la ficha kárdex que tenemos (siempre que no queden
ejemplares por recibir que queramos reclamar), crear un nuevo patrón y
crear una kárdex nueva de acuerdo con el nuevo patrón.
Veamos un ejemplo:
Tenemos una kárdex prevista para una revista semestral con dos niveles de
numeración (vol. y n.) y dos de cronología (año y mes):
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A finales de año recibimos información sobre un cambio en la revista: será
anual (un nivel de numeración y uno de cronología: vol. y año). Borramos
la kárdex que tenemos, que ya no nos sirve (la información sobre los fondos
la seguimos teniendo en el registro de fondos).
Vamos a crear un patrón nuevo: desde la pestaña fondos, seleccionamos
el menú Herramientas | Menú de patrones | Añadir un patrón:
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Elegiremos los niveles de numeración y cronología que necesitamos y
pulsamos en el botón Enviar:
En el registro se crea la etiqueta 853 correspondiente a este segundo
patrón (con valor 2 en el subcampo |8):
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Los siguientes rangos que tengamos irán asociados a este segundo patrón
(863 |82.1, 863 |82.2, 863 |82.3...)
Ahora creamos la nueva kárdex, desde la pestaña de kárdex | Crear kárdex.
Como queremos indicarle que tendrá un solo nivel de cronología y uno de
numeración, debemos hacer la kárdex desde el modo avanzado.
Indicaremos la nueva frecuencia, las fechas de cubierta y esperada y el
número en que comienza (en el ejemplo la numeración se continúa del
patrón anterior):
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Cuando recibamos los números de la nueva kárdex, la información se
guardará en nuevas etiquetas 863:
Esta información se verá de la siguiente manera tanto en la pestaña fondos
como en el OPAC:
Los rangos correspondientes a uno y otro patrón van separados por un
punto y coma (;) que, según la norma ANSI Z39.71, en este caso indica
una ruptura en la numeración o cronología.
Si en la kárdex que queremos borrar quedan fascículos pendientes de
recibir para los cuales hemos de enviar aún reclamaciones, no podemos
borrarla. En este caso, hay que archivar la kárdex (ver apartado Archivar
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kárdex) teniendo en cuenta que hay que ser cuidadosos a la hora de indicar
la signatura al nuevo registro de fondos y que la creación de la nueva
kárdex se deberá hacer con la opción: Crear kárdex a mano.
3.4 CREACIÓN DE UN REGISTRO DE ITEM PARA EJEMPLAR
DE REVISTA
(Ver estructura y campos del registro de item del manual de catalogación.)
En algunos casos, puede ser necesario crear un registro de ejemplar para
alguno de los números de una publicación. Esta operación se puede realizar
de varias formas:
Creación de ejemplar desde el menú de la kárdex (en cualquier momento)
Creación del ejemplar al recibir el fascículo correspondiente
3.4.1 Creación de ejemplar desde el menú de caja de la kárdex
En primer lugar debe marcarse la caja (o cajas) correspondiente al fascículo
para el que se desea crear el registro de ejemplar y a continuación
seleccionar la opción Menú de caja | Crear ejemplar para caja (botón
derecho del ratón). Para poder continuar, el estado del fascículo en
cuestión debe ser RECIBIDO, de lo contrario, el sistema ofrecerá el
siguiente mensaje de advertencia No se puede crear registro de
ejemplar. Estado de caja esperado (o extraviado, agotado, etc... según
el estado de la caja).
Se abrirá una pantalla en la que se ofrece la lista de plantillas disponibles
para los registros de ejemplar o bien se abrirá directamente la plantilla
determinada por defecto para este tipo de registros (en función de las
opciones elegidas en la configuración personal).
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100
El asistente de la plantilla permite la introducción de datos, que se irán
introduciendo en las sucesivas ventanas que irán apareciendo al pulsar el
botón Siguiente. Con la plantilla que utilizaremos, los datos más habituales
que deberán introducirse son:
Ubicación: por defecto, el sistema propone la misma ubicación del registro
de fondos; sin embargo, si existe una sububicación correspondiente, hay
que utilizarla.
Tipo de ejemplar: este campo determina la regla de préstamo aplicable al
ejemplar, en combinación con el tipo de usuario y la biblioteca a la que
pertenezca. Seleccionaremos la opción 5 Sin Préstamo, que implica que no
se prestan.
Estado: debe estar en relación con la regla de préstamo que aplicaremos.
Para las publicaciones periódicas, la opción será: o Consulta en sala.
Tipo de préstamo: seleccionar c Sin préstamo. Este campo sólo afecta a
la visualización en el opac, no a la regla de préstamo.
Signatura: este campo aparece por defecto con los datos de la signatura
del registro de fondos. Se puede dejar esta signatura, cambiarla o añadir
otra.
Código de barras: introducir el código de barras del ejemplar.
Volumen: el campo volumen aparece por defecto con los datos del
fascículo para el que se está creando el ejemplar: número de volumen,
número de fascículo y fecha de cubierta. Estos datos pueden mantenerse o
eliminarse, según se desee.
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La creación del registro de ejemplar se puede detener en cualquier
momento pulsando el botón Cancelar creación de nuevo registro. Si, una
vez finalizada la introducción de datos, se ha detectado algún error o hay
algún campo que debería haberse rellenado pero que no estaba incluido en
la plantilla, el registro de ejemplar se puede modificar
Pulsar Guardar. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:
¿Guardar registro de ejemplar y kárdex? Si se pulsa No, la creación del
registro quedará cancelada; si se pulsa Sí, el nuevo registro quedará
almacenado en la base de datos y el sistema volverá a mostrar la ficha
kárdex.
Puesto que en la caja para la que se ha creado el ejemplar no queda
ninguna constancia de ello, es conveniente seleccionar la opción Modificar
cajas individualmente e introducir, por ejemplo, la nota Amb exemplar.
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También podemos saber cuántos ejemplares de item se han creado desde la
pestaña Sumario del registro de fondos, seleccionando la opción all
(todo), que son aquellos que comienzan por la letra i.
3.4.2 Creación de ejemplar al recibir
Podemos crear un registro de ejemplar al recibir el fascículo en cuestión.
Se pueden crear registros de ejemplar para todos los números de la
publicación, si se ha creado la ficha kárdex con esta opción, o para algún
número en concreto.
Si se ha activado la opción Crear ejemplar al recibir al configurar la ficha
kárdex, cada vez que se reciba un ejemplar, el sistema abrirá el asistente
para la creación del registro de ejemplar.
Si no está activada esta opción por defecto, habrá que seleccionar la casilla
Crear ejemplar de la kárdex y después recibir el fascículo. Seguidamente
se abre el asistente para la creación del registro de ejemplar.
En cualquiera de los dos casos, el procedimiento es el mismo que el descrito
en el apartado anterior.
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4 RECLAMACIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS
El módulo de publicaciones periódicas de Millennium permite reclamar
aquellos números de una publicación que estén retrasados. El sistema
cambia automáticamente el estado de los fascículos de ESPERADO a
ATRASADO en función de la fecha esperada de cada uno de ellos y de los
días antes de reclamar especificados en la ficha kárdex. A partir de estos
datos, el sistema calcula la fecha en la que un fascículo está atrasado y, por
tanto, debe ser reclamado.
El proceso de reclamación de fascículos atrasados consta de dos fases:
generación de reclamaciones y envío de reclamaciones. Las reclamaciones
se pueden generar tanto desde el modo Recepción como desde el modo
Reclamar. La forma de enviar las reclamaciones dependerá del tipo:
impresas o electrónicas.
Para poder enviar reclamaciones es necesario que el registro de fondos
tenga información sobre el proveedor de la publicación periódica en
cuestión.
4.1 EL REGISTRO DE PROVEEDOR
4.1.1 Creación del registro de proveedor
Los registros de proveedores se comparten con el módulo de
adquisiciones. Para crearlos, hay que trabajar con los coordinadores de
adquisiciones de la unidad correspondiente. Para una información más
amplia, consultar el Manual de adquisiciones en Privades. Al crear un
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registro de proveedores nuevo tenemos que estar trabajando en la unidad
contable correspondiente:
3 para las revistas del concurso y las compras de la biblioteca de Ciencias
de la Salud y los donativos de todas las bibliotecas
1, 2 ó 4 para las revistas fuera de concurso que compra alguna de las otras
bibliotecas
Si a un mismo proveedor le solicitamos revistas del concurso y revistas
compradas por la biblioteca, tendremos registros de proveedor separados.
Si un mismo proveedor acepta reclamaciones en formato electrónico EDI y
reclamaciones sin este formato, haremos registros de proveedor separados.
Se pueden crear tantos como sea necesario y establecer luego una jerarquía
para ordenarlos. Esto se hace, desde el módulo de seriadas, seleccionando
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105
en la barra lateral de la izquierda el icono Proveedores. Seleccionaremos
en la estructura jerárquica el nivel donde colocaremos nuestro registro,
según hayamos acordado con el coordinador de adquisiciones. La jerarquía
también se puede establecer después de crear el registro. Pulsaremos el
botón Nuevo que abrirá el asistente de creación de nuevos registros.
Seleccionaremos la plantilla de proveedores de revistas que nos interese
(proveedor que acepta reclamaciones en formato EDI o proveedor al que le
enviaremos las reclamaciones impresa) e iremos rellenando los campos que
necesitemos.
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4.1.2 Estructura y campos del registro
En los registros de proveedores de revistas, sólo utilizaremos unos pocos
campos:
Campos fijos
Código proveedor 2: si el proveedor con el que trabajamos, acepta
reclamaciones en formato electrónico, en este campo seleccionaremos el
valor s. Si las reclamaciones no utilizarán el formato EDI, no pondremos
nada.
Mensaje: mensaje al proveedor, se imprime en las reclamaciones. Se
puede elegir entre varios códigos que hacen referencia a mensajes fijos,
que se guardan en una tabla.
Idioma: podemos seleccionar de la tabla, el idioma con el que nos
comunicamos con el proveedor.
El resto de los campos fijos no los utilizaremos en revistas. El campo Ciclo
Reclamación, que no utilizaremos, sirve para hacer las reclamaciones de
pedidos en adquisiciones pero las reclamaciones de números atrasados de
revistas se hacen desde la información de la kárdex del módulo de seriadas.
Campos variables
Código de proveedor: estará compuesto, como máximo, por 5 caracteres,
letras y/o números pero nunca mayúsculas. Los tres primeros dígitos hacen
referencia al nombre del proveedor (swe, dds...); el 4º dígito indica el tipo
de material (para revistas será siempre el 8); el 5º dígito indica la forma de
adquisición y el medio aceptado para las reclamaciones (1 para concurso
con reclamaciones EDI, 2 para concurso con reclamaciones no EDI, 3 para
compras fuera de concurso con reclamaciones EDI...).
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Ejemplos:
swe81: Swets revistas concurso reclamaciones EDI
swe82: Swets revistas concurso reclamaciones no EDI
swe83: Swets revistas fuera de concurso reclamaciones EDI
swe84: revistas fuera de concurso reclamaciones no EDI
dds81: Díaz de Santos revistas concurso reclamaciones EDI
dds82: Díaz de Santos revistas concurso reclamaciones no EDI...
Dossier proveedor: indicaremos de forma textual cómo identificamos al
proveedor.
Ejemplo:
Swets revistas concurso reclamaciones EDI
Contacto: campo multilínea que nos permite introducir los datos de la
persona de contacto del proveedor: nombre, función, teléfono.
Dirección 1: campo multilínea donde anotaremos el nombre del proveedor,
la dirección postal, el código postal y la ciudad, el país (si es necesario).
Esta información se imprime en las reclamaciones.
Dirección 2: datos complementarios de dirección del proveedor que
queramos introducir.
Código alternativo: podemos utilizar este campo para introducir un código
que nos facilite la identificación del proveedor. Máximo 11 caracteres.
Ejemplo: swerecoedi
Teléfono del proveedor.
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Fax del proveedor.
Email: el correo electrónico que indiquemos aquí es meramente
informativo: no se utiliza para las reclamaciones.
Nota 2: si en el campo fijo Código Proveedor 2 hemos introducido el
valor s, (porque el proveedor acepta reclamaciones electrónicas), en este
campo tenemos que indicar el email donde se enviarán esas reclamaciones.
Esta información se introduce de la siguiente manera:
$EDI
|e nuestro número de cliente para ese proveedor
|f dirección de correo electrónico del proveedor donde se enviarán las
reclamaciones electrónicas
Ejemplo:
$EDI|e56325896|freclamaciones@diazdesantos.es
Cuando creemos el registro de proveedor debemos solicitarle al proveedor
esta información y asegurarnos de que su sistema admite reclamaciones en
formato EDI.
Sitio web: página web del editor, en el caso de que la tenga y
consideremos útil consignar esta información
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4.2 GENERACIÓN DE RECLAMACIONES
Las reclamaciones se pueden generar de varias formas:
4.2.1 Reclamaciones desde el modo Recepción
Cuando se accede a la ficha kárdex de una publicación a través de este
modo, los fascículos atrasados aparecen en ella con un color distinto y con
el estado ATRASADO. Si se quiere generar la correspondiente reclamación
desde aquí, deberá seleccionarse la función Reclamar (bien con el botón
derecho del ratón en cualquier lugar de la ficha kárdex: Función Kárdex |
Reclamar, bien desde el menú Herramientas | Función Kárdex |
Reclamar, bien con la combinación de teclas <ctrl.+l>).
Al hacer esto, en la ficha kárdex aparecerán marcadas las cajas
correspondientes a los números atrasados que deben ser reclamados (si no
hay ninguno que deba ser reclamado, aparece marcado el primer número
retrasado). Los botones de la ficha kárdex relacionados con la recepción son
sustituidos por otros relacionados con la reclamación.
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Si se pulsa el botón Reclamar todo se generarán de una vez las
reclamaciones de todos los fascículos atrasados, que ya aparecen marcados.
Si sólo se quiere generar la reclamación de uno de esos números, deberá
pincharse con el ratón para marcar sólo la caja correspondiente y, a
continuación, pulsar el botón Reclamar uno.
En cualquiera de los casos, se abrirá una ventana (Reclamar caja –
indicación del volumen y número a reclamar- o Reclamar todas las cajas
seleccionadas) en la que aparece el número del registro de pedido
relacionado si lo hay y en la que se puede introducir una nota que se
mostrará en las reclamaciones. A continuación se pulsará el botón OK: la
reclamación se ha generado y acumulado en un fichero para ser enviada
posteriormente.
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111
Las cajas de los números reclamados tendrán el siguiente aspecto:
En cada caja se indica el número de reclamaciones realizadas para ese
fascículo y la fecha en que se generó la última.
Por último, antes de salir deberán guardarse los cambios pulsando el botón
Guardar.
Si salimos sin guardar los cambios, no se modificará el registro de fondos ni
la ficha kárdex pero las reclamaciones sí que se han generado. Para borrar
estas reclamaciones, hay que hacerlo desde el modo Enviar
reclamaciones.
Se puede activar la opción Generar reclamaciones durante la
recepción: el sistema avisa de que hay fascículos pendientes de reclamar
cada vez que entramos en el modo Recepción en la kárdex de una
publicación con fascículos en esta situación. Por ahora está desactivada.
4.2.2 Reclamaciones desde el modo Reclamar
Ya hemos visto cómo se generan las reclamaciones cuando casualmente se
accede a la ficha kárdex de una publicación que tiene números atrasados.
Pero este sistema no garantiza la generación de reclamaciones con la
puntualidad y periodicidad que serían de desear.
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112
Por ello, lo más conveniente es generar las reclamaciones desde el modo
Reclamar. En este modo, el sistema busca automáticamente aquellas
publicaciones que, en función de los parámetros Fecha esperada y Días
antes de reclamar introducidos en el momento de la creación de la ficha
kárdex, tienen números atrasados que pueden reclamarse. Al acceder al
modo Reclamar, mediante el icono correspondiente de la barra de
navegación, se abrirá la siguiente ventana:
El primer paso es fijar el conjunto de registros sobre el cual el sistema
deberá hacer la búsqueda. Dicho conjunto de registros puede establecerse
mediante las siguientes opciones ofrecidas en el primer desplegable:
Rango: el sistema buscará en un rango de números de registro
especificado. Es la opción seleccionada por defecto y muestra el rango
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113
completo de registros de fondos existentes hasta ese momento en la base
de datos. No obstante, se puede introducir cualquier otro rango haciendo
constar el número de registro inicial y el número de registro final.
Revisión: el sistema buscará las publicaciones con números que deben ser
reclamados en un fichero de revisión (es decir, un listado de registros)
elaborado previamente. El fichero de revisión adecuado (por ejemplo, el que
contenga todas las publicaciones periódicas de una biblioteca) deberá
seleccionarse del menú desplegable. Es la opción que utilizaremos
habitualmente; de esta manera, cada biblioteca reclamará los fascículos
retrasados correspondientes a su colección.
Índice: en este caso, habrá que determinar el índice en el que queremos
que busque el programa. Un menú desplegable muestra cada uno de los
índices posibles (título, signatura, autor...). Una vez seleccionado el índice,
se introducirá el criterio de búsqueda, que también puede tener forma de
rango. Por ejemplo, podría seleccionarse el índice TIT. PUB. PERIÓDICA
(t) e introducir en la primera caja anales y en la segunda boletín. De esta
manera, el sistema buscaría todas las publicaciones cuya primera palabra
del título estuviera entre anales y boletín y que tuvieran números para
reclamar.
Avanzado: esta opción permite utilizar los operadores y los caracteres de
truncamiento de la búsqueda avanzada. Esta búsqueda se puede realizar
sobre los siguientes campos del registro bibliográfico: a (autor), t (título), d
(materia) y n (notas), separando estos códigos mediante dos puntos del
texto que se quiere buscar. En este caso, Millennium buscará los registros
de fondos que contengan números atrasados solamente entre los que haya
localizado la búsqueda avanzada.
A cada una de las opciones de búsqueda puede acceder simultáneamente
más de una persona. Pero si durante una búsqueda simultánea en varias
bibliotecas, el programa selecciona y muestra en ambas la misma ficha
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kárdex, sólo podrá operar sobre ella la primera persona a la que se le haya
mostrado, mientras que para las otras se mostrará en modo sólo lectura.
En cualquiera de los casos, una vez seleccionado el conjunto de registros
para la búsqueda, el segundo paso es generar las reclamaciones.
Si queremos revisar todos y cada uno de los registros de fondos y
decidir si se reclaman o no determinados fascículos, pincharemos el
botón Iniciar: el sistema empieza la búsqueda y se detiene en cada
registro de fondos que tiene fascículos para reclamar: aparecerá en pantalla
el resumen del registro bibliográfico y la pantalla de sumario de registros de
fondos de la primera publicación con fascículos atrasados.
Para acceder a la ficha kárdex se pinchará la pestaña Kárdex, que contiene
los botones Reclamar uno y Reclamar todo, ya mencionados. Pulsando
uno u otro se generará la reclamación o reclamaciones correspondientes
(una por cada fascículo atrasado) y una vez guardados los cambios, con el
botón Siguiente se pasará a las sucesivas publicaciones con números
atrasados, se puede volver atrás mediante el botón Previo y se puede
finalizar la operación en el momento en el que se desee con el botón Parar.
Cuando realiza esas búsquedas el sistema tarda un poco en iniciarlas, sobre
todo si la búsqueda solicitada afecta a un gran número de registros (hay
que esperar un poco y no dar otras órdenes al sistema).
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Si lo que queremos es reclamar de un golpe todos los fascículos
atrasados que contengan los registros de fondos sobre los que el sistema
está buscando, sin necesidad de revisarlos todos uno a uno: pincharemos
el botón Reclamar...(Reclamar todo). En este caso, el sistema no se
detiene ni muestra los registros que va a reclamar. Con esta reclamación
global, se genera un informe en el que indica el número de registros de
fondos que contienen fascículos atrasados (Estimated number of
claimables: X records), y el número de fascículos que se van reclamar
(XX boxes)
Si se pulsa el botón Cancelar no se generarán las reclamaciones, pero si se
pulsa OK, se habrán generado todas ellas y se habrán enviado a la cola de
impresión.
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Las reclamaciones generadas se envían a un fichero temporal que podemos
ver desde el modo Envío de reclamaciones.
4.3 ENVÍO DE RECLAMACIONES
Una vez generadas las reclamaciones, el siguiente paso será su envío a
través del modo Enviar reclamaciones.
Existen dos tipos de reclamaciones:
• Reclamaciones electrónicas (claims to send via email): se envían de
forma electrónica mediante un protocolo de comunicaciones especial (el
protocolo EDI Electronic Data Interchange) al proveedor que se ha hecho
constar en el campo correspondiente del registro de fondos. Si el proveedor
tiene capacidad para recibir reclamaciones electrónicas, y su dirección está
incluida en el campo correspondiente del registro de proveedor, éstas irán
directamente por vía electrónica.
• Reclamaciones impresas (claims to print): se imprimen y se envían
por correo tradicional o por correo electrónico normal. Las reclamaciones se
enviarán de esta forma cuando el proveedor no soporte el protocolo EDI
para reclamaciones electrónicas.
Así pues, la forma de envío de las reclamaciones es asignada
automáticamente por el sistema a cada proveedor en función de los datos
introducidos en el registro del proveedor correspondiente.
En el modo Enviar reclamaciones los listados de las reclamaciones están
separados según la forma de envío. Por defecto aparece el correspondiente
a las reclamaciones impresas, pero con el desplegable podemos seleccionar
el listado de reclamaciones electrónicas.
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4.3.1 Envío de reclamaciones impresas
Antes de enviar las reclamaciones, el sistema nos permite:
- Limitar las reclamaciones por ubicación: pinchando sobre este botón se
abre una ventana que muestra la lista de todas las ubicaciones, de la que
deberá seleccionarse la propia
- Limitar las reclamaciones por proveedor: seleccionar el proveedor que
interese
- Ordenar las reclamaciones. Hay dos maneras de ordenar: utilizando la
cabecera de cualquier columna de la tabla o según los campos de los
registros bibliográficos y de fondos.
Para ordenar las reclamaciones según las columnas simplemente hay que
pinchar la cabecera correspondiente. Esta ordenación sólo afecta a la
visualización y no se guarda al salir del modo enviar reclamaciones.
Para ordenar las reclamaciones según los campos fijos y variables de los
registros bibliográficos y de fondos, pincharemos en el botón Ordenar:
En la columna Línea aparecerán números correlativos correspondientes a
los sucesivos criterios que se vayan introduciendo. En la columna Tipo se
especificará el tipo de registro (bibliográfico o de fondos) al que pertenece
el campo por el cual quieren ordenarse las reclamaciones y en la columna
Campo se hará constar dicho campo. Los distintos criterios de ordenación
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se irán introduciendo de la misma forma, añadiendo líneas con el botón
Agregar.
Si se desea insertar un criterio de ordenación entre dos ya introducidos, se
marcará una de las líneas y se pulsará el botón Insertar (la nueva línea se
insertará encima de la línea marcada; si se desea insertar debajo de una
línea existente, se marcará ésta y se pulsará el botón Añadir). Con el
botón Borrar se podrá borrar cualquiera de las líneas introducidas.
Una vez finalizada la introducción de los criterios al pulsar el botón
Ordenar/Guardar el sistema realizará la ordenación de acuerdo con ellos
y volverá al listado de reclamaciones para enviar.
Este sistema de ordenación cambia el orden en el fichero.
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Si el listado de reclamaciones a enviar es muy largo, el sistema pude tardar
un tiempo. Mientras, los botones se deshabilitan y la tabla de reclamaciones
aparece en blanco.
- Seleccionar las reclamaciones que se enviarán y las que no: marcar la
casilla correspondiente a la reclamación en la primera columna.
Al pulsar el botón Imprimir se abrirá una ventana con opciones de
impresión:
imprimir el listado completo o sólo una selección de reclamaciones (esta
opción aparece activada si se ha hecho previamente alguna selección);
imprimir una o más copias; incluir en la reclamación la palabra:
Reclamación. Una vez marcadas las opciones deseadas, se pulsará el botón
Imprimir. Si hubiera más de una impresora configurada para el PC se
abrirá una ventana Seleccionar impresora de formulario: podemos
seleccionar una impresora o una dirección de correo electrónico.
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(también podemos acceder a través del Menú: Fichero | Seleccionar
Impresora | Impresora Estándar)
Al seleccionar una impresora, comienza el proceso de impresión. Cuando
éste finalice, el sistema mostrará un mensaje en el que pregunta si la
impresión se ha realizado con éxito.
Si el envío quiere hacerse por correo electrónico tradicional (que no hay que
confundir con el envío por vía electrónica que se explica en el siguiente
apartado), seleccionaremos como impresora: Enviar per correu. Al pulsar
el botón imprimir, el sistema pide la dirección de correo electrónico a la
que se desea enviar la reclamación y permite introducir una nota que
aparecerá al principio del correo.
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Pulsar Imprimir y las reclamaciones quedarán enviadas. En este momento,
se mostrará la pregunta sobre si la impresión se ha realizado con éxito,
como en el caso anterior.
En cualquiera de los dos casos, si se responde Sí, las reclamaciones
enviadas se borrarán de la lista de reclamaciones para enviar. En este
momento hay que tener mucha precaución y cerciorarse de que todo ha
salido bien antes de pulsar el botón Sí, pues al hacerlo, las reclamaciones
que se hubieran seleccionado para imprimir se borrarán definitivamente.
Si ha habido algún problema durante la impresión, se pulsará el botón No
con lo cual las reclamaciones afectadas se mantendrán en el fichero de
reclamaciones sin procesar y se podrá intentar de nuevo su impresión.
El formato de reclamaciones impresas que general Millennium es ilegible.
Los informáticos están trabajando para solucionar este problema con un
programa que transformará el formato.
4.3.2 Envío de reclamaciones electrónicas
Para poder enviar reclamaciones electrónicas, previamente hemos tenido
que hacer unos cambios en los registros de fondos y de proveedor:
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Registro de fondos:
Campo Nº Título Proveedor Valor: número que identifica la suscripción
para cada biblioteca. Esta información nos la proporciona el proveedor y es
necesaria para que el sistema pueda enviar las reclamaciones electrónicas.
Registro de proveedor:
Campo CODE2 Valor: s. Indica que el proveedor puede recibir
reclamaciones electrónicas, va en relación con el campo NOTE2
Campo NOTE2 Valor: $EDI (al principio del campo, indica que las
reclamaciones se envían en formato electrónico).
Subcampo |e (número de cuenta de la biblioteca con el proveedor) o
subcampo |d (número SAN de la biblioteca). Sólo uno de los dos
subcampos es necesario, identifica la biblioteca al proveedor.
Subcampo |f Valor: dirección de correo electrónico, que nos debe dar el
proveedor, donde se enviarán las reclamaciones electrónicas. Hay que
añadir esta información para que el sistema no genere ningún error.
Para enviar reclamaciones electrónicas, seleccionar la opción
correspondiente del menú desplegable. Aquí también podemos limitar por
ubicación o por proveedor.
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La opción de Ordenar, queda limitada a ordenar según la cabecera de cada
columna.
Además, tenemos un botón que antes no aparecía, que nos permite cambiar
todas las reclamaciones electrónicas a reclamaciones para imprimir: Mover
todo a fichero impresión. Se haya o no hecho una selección previa de un
número de reclamaciones, TODAS las reclamaciones electrónicas se añaden
al listado de reclamaciones para imprimir y se pueden tratar como tales
(imprimirlas en papel o enviarlas a una cuenta de correo electrónico
normal). Cuando se sale del Modo Enviar Reclamaciones y se entra de
nuevo, las reclamaciones electrónicas (añadidas de esta manera al listado
de reclamaciones para imprimir) que no se hayan impreso vueven a pasar
al listado inicial de reclamaciones electrónicas.
Al pulsar el botón Enviar aparecerá una ventana para determinar si se
quieren enviar todas las reclamaciones que se presentan en la pantalla o
sólo una selección. Al volver a pinchar el botón Enviar en esta nueva
ventana, el sistema mostrará una barra de progreso del envío. Después
muestra dos ventanas de diálogo sucesivas: un mensaje informando de los
errores encontrados y un mensaje informando de las transmisiones
enviadas correctamente.
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A continuación un mensaje que pregunta si se quieren borrar las
reclamaciones enviadas. Como en el caso anterior, si contestamos sí, las
reclamaciones se borran del fichero temporal.
Si nos interesa guardar una copia de lo que se ha enviado: hemos de
contestar NO cuando nos pregunte si las reclamaciones se han enviado
correctamente para que no las borre; después pasar las reclamaciones a
impresas y enviarlas a nuestro correo. Después se podrán borrar.
Es conveniente ir borrando las reclamaciones según se envían para que no
se acumulen y no se envíe varias veces la misma reclamación. Igualmente,
lo primero que haremos cuando queramos enviar las reclamaciones será
entrar en el modo Enviar y borrar todo lo que haya de envíos anteriores.
A la hora de entrar en el modo Enviar reclamaciones hay que tener en
cuenta que no puede acceder más de una persona simultáneamente. Si
alguien está trabajando en este modo y otra persona quiere acceder a él al
mismo tiempo, el sistema mostrará una mensaje de aviso.
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