manual de reposicion de caja chica
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MANUAL DE REPOSICIÓN
DE CAJA CHICA
La reposición de gastos efectuados de caja chica es un proceso que todas las sucursales deben
llevar a cabo periódicamente para poder contar con fondo de caja en caso de presentarse
emergencias o eventualidades.
Antes de iniciar el proceso de solicitud de reembolso, es importante hacer las siguientes
aclaraciones:
• El fondo de caja chica es EXCLUSIVAMENTE para emergencias o gastos pequeños en
efectivo que se tengan que hacer en la sucursal.
• Solo se pueden incluir en caja chica gastos menores de 500.00 pesos, para gastos
superiores a esta cantidad se debe seguir el proceso normal de requisición.
• Si existen gastos recurrentes de un proveedor establecido, estos no se deben pagar de
caja chica, se debe generar requisiciones para la adquisición del bien o servicio y en la
medida de lo posible, negociar con el proveedor para obtener crédito.
• Los servicios de la sucursal no deben ser pagados con fondo de caja chica, ya que debe
existir en el sistema el registro del gasto realizado por pago de servicios (Agua, Luz, Renta,
Internet, etc), por lo cual para estos se debe realizar una requisición de manera normal y
enviarla a aprobación a Coordinación Administrativa.
• El pago a personal de limpieza, macheteros u otro personal eventual que nos auxilie en
nuestras sucursales tampoco se debe realizar de este fondo, es necesario que se realice
una solicitud vía requisición y enviarla a aprobación a Coordinación Administrativa.
Una vez tomadas en cuenta los puntos anteriores, podemos proceder a crear la requisición.
Para empezar tenemos que entrar a nuestro módulo de requisiciones y dar click en
Al entrar a la nueva requisición hay que especificar de qué es la requisición, todos los demás
campos se pueden quedar como están por default, en el campo COMENTARIOS agregamos el
concepto REPOSICIÓN DE CAJA CHICA y especificamos nuestra sucursal.
Para salvar los cambios hechos, hay que dar click en
Para revertir los cambios y volver al listado hay que dar click en:
Una vez guardados los datos del encabezado vamos a llenar nuestro formato de REPORTE DE
CAJA CHICA (FOR 7.5 CON 03), el cual puede ser encontrado en la intranet. Ahí tenemos que
especificar en número de requisición que estamos llenando en el RFQ y el desglose de todos los
gastos que estamos incluyendo en el reporte.
Para cada gasto hay que especificar la fecha, el concepto, el importe total, quien autorizo el
gasto, a quien fue entregado y el número de factura en caso de contar con ella.
Una vez llenado el formato hay que guardarlo y volver al RFQ a capturar el concepto del gasto,
en este caso no es necesario desglosar todos los conceptos ya que esos ya están descritos en el
reporte de Excel, aquí solo incluimos un concepto con los siguientes datos:
• CÓDIGO.- N/A
• CANTIDAD.- 1
• UNIDAD.- N/A
• CUENTA DE GASTOS.- CAJA CHICA
• PROVEEDOR.- GASTOS INTERNOS
• DESCRIPCION.- REPOSICIÓN DE CAJA CHICA Y NUESTRA SUCURSAL.
• IVA.- 0%
• SEGMENTO.- PROMO, FLEX, KINRI, GERMICLEAN, ETC. SEGÚN SEA EL CASO.
• FORMA DE LIQUIDACIÓN.- REPOSICIÓN DE CAJA CHICA.
• PRECIO UNITARIO.- SUMA TOTAL DE TODOS LOS GASTOS.
• DESCUENTO.- 0
• MONEDA.- PESOS.
Al finalizar damos click en AGREGAR.
A continuación hay que cargar las facturas y documentos que avalen los gastos realizados, para
esto damos click en la pestaña ARCHIVOS ADJUNTOS/FACTURAS XML Y PDF, y después en el
botón correspondiente.
En el botón DOCUMENTOS se carga el archivo de Excel con el resumen de la caja chica y los vales
de caja de los gastos que no generaron factura, para esto solo hay que dar click en el botón
EXAMINAR, seleccionar el archivo a cargar y darle SUBIR ARCHIVO.
Para el caso de las facturas le damos click en FACTURAS XML Y PDF, ahí nos pide seleccionar el
número de la orden de compra (Cuando ya se generó), después se selecciona el XML, el PDF y el
proveedor al cual se cargara y finalmente damos click en el botón SUBIR ARCHIVOS.
En esta misma pantalla podemos consultar cuantas y cuales facturas hemos cargado, descargar
los archivos correspondientes, saber de qué monto es cada una y así mismo, podemos eliminar
alguno que se haya cargado mal o por error.
Al finalizar la carga de facturas y documentos que avalan los gastos reportados en el resumen de
caja chica (Excel), procedemos a enviar la requisición a aprobación, seleccionando
COORDINADOR ADMINISTRATIVO o COMPRAS según corresponda y dando click en el botón
ENVIAR REQUISICION.
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