manual de procedimientos para la atenciÓn de...
Post on 27-Sep-2018
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Dirección Jurídica MNO80000205
Vigente a partir del 27/10/2015
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE
CONSULTORÍA JURÍDICA
Dirección Jurídica MNO80000205
Vigente a partir del 27/10/2015
Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 8° Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón México, D.F., C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 1 de 19
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Hoja de Autorización
Elaboró
Mtra. Michelle Dagdug Lima Experto Técnico
Rúbrica
Revisó Revisó
Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López Subgerente de Asistencia Legal 2
Rúbrica
Lic. Hilda Rocío Parra Lucio Subgerente de Asistencia Legal 1
Rúbrica
Revisó
Revisó
Lic. Raquel Negrete Cárdenas Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos
Rúbrica
Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández
Subgerente de Proyectos Privados 2
Rúbrica
Revisó
Revisó
Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Proyectos Públicos
Rúbrica
Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente de Asistencia Legal a Estados y
Municipios
Rúbrica
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 2 de 19
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Revisó
Revisó
Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1
Rúbrica
Lic. Jean Aglot Cortés Gerente Jurídico de Proyectos Privados
2
Rúbrica
Aprobó
Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Subdirector de Consultoría Jurídica
Rúbrica
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 3 de 19
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
21 11 2012
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Sección de Control de Cambios
Revisión Página (s) Modificada (s)
Descripción del Cambio Fecha de Emisión
01 Todas Se modificó el manual con el propósito de adecuarlo al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos, así como realizar diversas precisiones al procedimiento en él documentado.
14/10/11
02 1 Derivado de la revisión anual realizada por los Subgerentes y Gerentes de la Subdirección de Consultoría Jurídica y no presentando modificaciones y/o cambios al marco jurídico y normativo, a la estructura organizacional, y en la operación, el documento normativo conserva su vigencia.
Con lo anterior, se da cumplimiento al Manual de Políticas y Lineamientos para la Emisión de Documentos Normativos con lo respectivo al tema actualización de documentos normativos.
21/11/12
03 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
27/10/2015
04 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
27/10/2015
05 Todas Se modificó todo el documento por actualización del formato institucional y precisiones.
27/10/2015
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 4 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Contenido
Sección I. Visión General __________________________________________________ 5
I.1 Objetivo ________________________________________________________________ 5
I.2 Alcance ________________________________________________________________ 5
I.3 Responsabilidades respecto al manual _______________________________________ 6
I.4 Marco Jurídico y Normativo ________________________________________________ 7
I.5 Instancias de Autorización _________________________________________________ 7
Sección II. Procedimiento _________________________________________________ 8
II.1 Descripción _____________________________________________________________ 8
II.2 Políticas _______________________________________________________________ 9
II.3 Procedimiento _________________________________________________________ 12
Sección III. Anexos _______________________________________________________ 20
III.1 Tabla de Anexos _______________________________________________________ 20
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 5 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Sección I. Visión General
I.1 Objetivo El presente Manual tiene como propósito el coadyuvar a mantener los instrumentos jurídicos originales (anexos y aquello que conste como garantía o fuente de pago de los mismos) que amparen la formalización y disposición de los recursos de las operaciones que realice la Institución, a fin de salvaguardar sus intereses.
Proporcionar al personal del área jurídica de la Institución la metodología a seguir para la atención de solicitudes de guarda y custodia que reciba en este sentido.
I.2 Alcance Este Manual de Procedimientos aplica al servicio de guarda y custodia de instrumentos jurídicos con alcance a las Oficinas Centrales de la Institución.
Aplica a la Subdirección de Consultoría Jurídica, Gerencia Jurídica de Proyectos Públicos, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 1, Gerencia Jurídica de Proyectos Privados 2 y Gerencia de Asistencia Legal a Estados y Municipios.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 6 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
I.3 Responsabilidades respecto al manual
Responsable Responsabilidad
Subdirector de Consultoría Jurídica
Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos.
Proponer mejoras.
Gerente Jurídico de Proyectos Públicos
Gerente Jurídico de Proyectos Privados 1
Gerente Jurídico de Proyectos Privados 2
Gerente de Asistencia Legal a
Estados y Municipios
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos a la Subdirección de
Contraloría Interna para la revisión de su apego al Sistema de Control Interno.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.
Subgerente Jurídico de Proyectos Públicos
Subgerente de
Proyectos Privados 1
Subgerente de Proyectos Privados 2
Subgerente de
Asistencia Legal 1
Subgerente de Asistencia Legal 2
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar las mejoras.
Experto Técnico Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos.
Personal facultado de las áreas involucradas
Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 7 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
I.4 Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa:
Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, publicadas el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus modificaciones.
Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito.
Manual de Crédito.
Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Subdirección de Consultoría Jurídica.
Manual de Procedimientos para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional.
Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.
Código de Conducta de Banobras.
Guía para la Emisión de la Normativa Interna.
Guía para la Mejora de la Gestión de los Procesos.
I.5 Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Subdirección de Consultoría Jurídica, de conformidad con la Guía para la Emisión de la Normativa Interna emitida por la Dirección de Planeación, Análisis y Contraloría.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 8 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Sección II. Procedimiento
II.1 Descripción
A continuación se muestra una breve descripción
Etapa Descripción Localización
en este documento
1
Recibe solicitud de remisión a guarda y custodia
Se recibe solicitud y anexos vía oficio. 3.1
2
Revisión de la documentación remitida con la solicitud
Se verifica que estén todos los documentos relacionados en la solicitud. 5.2
3 Elaboración de oficio y formato
Se elabora el oficio y el formato mediante el que se remiten los documentos a guarda y custodia 7.2
4 Entrega de oficio y formato
Se entrega a el oficio y el formato por el que se remiten los documentos a guarda y custodia 11.2
5 Archivo de acuse de recibo
Se archiva el acuse de recibo del oficio y formato por el que se remitieron los documentos a guarda y custodia y se obtiene copia de los documentos remitidos
13.1
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 9 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
II.2 Políticas
II.2.1 De la operación
1. Este Manual de Procedimientos es obligatorio para la realización de las actividades aquí descritas.
2. La actividad inicia con la solicitud de remisión del instrumento jurídico para guarda y custodia, la cual deberá ser por escrito, deberá venir debidamente firmada por un funcionario del área requirente que la genera con nivel Gerencia como mínimo, y en su caso, deberá indicar el número de folio en el Sistema Flujo de Trabajo de Expedientes de Crédito que le corresponda o su equivalente, y termina con la entrega del oficio correspondiente a la Gerencia de Control de Pagos, la digitalización del acuse de recibo, su incorporación al SIFTEC y el archivo del referido documento en el expediente.
3. Los formatos de solicitudes de guarda y custodia deben ser elaborados por un Subgerente o Experto Técnico y autorizados por un Subdirector o un Gerente de la Subdirección de Consultoría Jurídica. Los formatos deberán estar firmados por el personal del área jurídica que lo elaboró y autorizó.
4. La comunicación de envío a guarda y custodia debe estar debidamente documentada y firmada por un funcionario de la Subdirección de Consultoría Jurídica con nivel Gerencia como mínimo.
5. Las solicitudes de envío a guarda y custodia se atenderán cada una en un plazo no mayor de 20 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquella que conste en el acuse de recibo correspondiente.
6. La atención de solicitudes de envío a guarda y custodia se realiza a petición de las distintas áreas de las Oficinas Centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 5 anterior, no hay una periodicidad determinada para la atención de la misma.
7. Los canales de comunicación son escritos, según consta en el rubro de entregables del numeral 6.2 Descripción de actividades de este Manual de Procedimientos.
8. La difusión del presente Manual de Procedimientos se realizará a través de la Intranet Institucional.
9. El personal de la Subdirección de Consultoría Jurídica que interviene en la guarda y custodia debe aplicar las actividades descritas en el presente Manual, alineadas a las diversas operaciones del Banco, las cuales se encuentran documentadas a un nivel general, así como su tiempo promedio.
10. Los tiempos previstos en el numeral II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la atención de una solicitud de envío a guarda y custodia a la vez.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 10 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
II.2.2 De la Dirección Jurídica
1. Vigilar la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Coadyuvar en la aplicación de este Manual de Procedimientos.
II.2.3 De la Subdirección de Consultoría Jurídica
1. Dirigir la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Supervisar el control y gestión de las solicitudes. 3. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo.
II.2.4 De los Gerentes Jurídicos de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios
1. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo. 2. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. 3. Coordinar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos. 4. Comunicar por escrito al área solicitante sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación, a más tardar el día hábil bancario siguiente de que tenga conocimiento de que ocurra tal daño o deterioro.
II.2.5 De los Subgerentes Jurídicos de Proyectos Públicos, Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2, Asistencia Legal 1 y Asistencia Legal 2
1. Revisar y elaborar el formato de solicitud respectivo. 2. Supervisar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 11 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
II.2.6 De los Expertos Técnicos de las Gerencias Jurídicas de Proyectos Públicos, de Proyectos Privados 1, Proyectos Privados 2 y de Asistencia Legal a Estados y Municipios
1. Elaborar comunicación de envío a guarda y custodia y el formato de solicitud de dicho envío. 2. Firmar el formato de solicitud de envío a guarda y custodia de los instrumentos jurídicos, en caso de haberlo elaborado.
II.2.7 Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental
1.Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica administrando la recepción de solicitudes de guarda y custodia.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 12 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
II.3 Procedimiento II.3.1 Diagrama de Flujo
Instrumento Juríd ico
Secretaria/Subdirector 7.0 Elabora formato de solicitud y lo firma, así
mismo elabora comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando la guarda y
custodia del o los instrumentos jurídicos;
además digitaliza y obtiene copia de él o los
instrumentos jurídicos.
Subgerente/Experto Técnico
Formato de Solicitud
Comunicación
Instrumento Jurídico
Volante de control de Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento Jurídico
B
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 13 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Subdirector/Gerente
8.0 Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de
Control de Pagos, el Formato de Solicitud y revisa que
estén correctos conforme al o los instrumentos Jurídicos
¿están correctos?
9.0 Firma la comunicación dirigida a la Gerencia de
Control de Pagos y Formato de Solicitud y entrega al
Experto Técnico o Secretaria
B
Experto Técnico/Secretaria
10.0 Recibe comunicación, Formato de Solicitud y el o los instrumentos Jurídicos
para su entrega a la Gerencia de Control de Pagos.
Si
No
Experto Técnico/Secretaria
11.0 Entrega a la Gerencia de Control de Pagos la
comunicación, el Formato de Solicitud y el o los
instrumentos Jurídicos y archiva.
12.0 Descarga y plasma en el Volante de Control de
Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente para
su firma.
13.0 Archiva acuses
FIN
7
Formato de Solicitud
Comunicación
Instrumento Jurídico
Formato de Solicitud
Comunicación
Instrumento Jurídico
Formato de Solicitud
ComunicaciónInstrumento Jurídico
Comunicación
Formato de Solicitud
Instrumento Jurídico
Comunicación
Formato de Solicitud
Copias de Instrumento Jurídico
Volante de Control de Gestión
Documental
Volante de Control de Gestión
Documental
Subdirector/Gerente
Experto Técnico/Secretaria
Experto Técnico/Secretaria
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 14 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
II.3.2. Descripción de Actividades
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
Experto Técnico/ Responsable del Control de Gestión
1. Recibe del área solicitante solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos para su guarda y custodia.
Oficio de Solicitud
Instrumentos
Jurídicos
Pasos 1 y 2
hasta 24
horas 1.1 Recibe oficio y el o los Instrumentos
Jurídicos del área solicitante.
2. Captura la solicitud en el Sistema
de Control de Gestión Documental de la Dirección Jurídica y genera un Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área con sus instrucciones de atención.
Volante de Control de
Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
2.1 Captura solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental y genera Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área solicitante.
2.2 Emite una instrucción y lo turna a la Subdirección de Consultoría Jurídica.
Secretaria y Subdirector
3. Recibe Volante de Control de Gestión Documental, solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.
Volante de Control de
Gestión Documental
Volante de Control de
Gestión Documental
Pasos 3 y 4
hasta 2 horas
3.1 3.2 3.3
Recibe el Volante de Control de Gestión Documental la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el tipo de asunto corresponda a la Subdirección de Consultoría Jurídica. Genera una instrucción y lo turna a la Gerencia que corresponda.
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 15 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
Secretaria y Gerente
4. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.
Volante de Control de
Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Volante de Control de
Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
4.1 4.2 4.3
Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el asunto corresponda a la Gerencia. Turna al Subgerente o al Experto Técnico con una instrucción.
Subgerente/ Experto Técnico
5. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que estén completos.
Volante de Control de
Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Volante de Control de
Gestión Documental
Oficio de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Hasta 4 horas
5.1 Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos.
5.2 Revisa en los Instrumentos Jurídicos: (i) que estén completos, (ii) que el suscriptor tenga facultades y (iii) que se encuentren debidamente inscritos, en su caso, en los Registros Públicos de Deuda, Federal o Estatal, así como los Registros Públicos de la Propiedad y del Comercio, Marítimos, Registro Único de Garantías, entre otros, según corresponda.
Experto Técnico/ Subgerente
¿Están completos? Si los Instrumentos Jurídicos están completos, continúa con el paso 7; en caso contrario, continúa con el paso 6.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 16 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
Experto Técnico/ Subgerente
6. 6.1
Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia. Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia, a efecto de que los complementen y, hecho lo anterior, nuevamente sean remitidos para guarda y custodia.
7. Elabora formato de solicitud y lo firma, así mismo elabora comunicación a la Gerencia de Control de Pagos solicitando la guarda y custodia del o los Instrumentos Jurídicos.
Formato de Solicitud /
Comunicación
Instrumento
Jurídico
Hasta 8 horas
7.1 Elabora y firma el formato de solicitud en el apartado correspondiente a “Elaboró”, conforme la siguiente clasificación:
V1 Títulos de crédito. V2 Pólizas de seguros y fianzas. V3 Facturas de bienes propiedad del Banco. V4 Facturas de bienes dados en garantía al Banco. V5 Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia del Banco. V6 Otros.
D1 Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2 Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3 Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por el Banco. D4 Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal. D5 Otros.
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 17 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
7.2 7.3
Elabora la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos. Digitaliza y obtiene copia de el o los Instrumentos Jurídicos
Subdirector/ Gerente
8.
Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos, el formato de solicitud y revisa que estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.
Hasta 2 horas
8.1 8.2
Recibe la comunicación y el formato de solicitud. Revisa que los datos estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.
Formato de Solicitud
Comunicación
Instrumentos
Jurídicos
¿Están correctos? Si los datos están correctos, continúa con el paso 9; en caso contrario, regresa al paso 7.
9. Firma comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos y Formato de Solicitud y entrega al Experto Técnico o Secretaria.
Formato de Solicitud
Comunicación
Instrumentos
Jurídicos
Hasta 2 horas
9.1 Firma comunicación y formato de solicitud y la entrega al Experto Técnico o Secretaria.
Experto Técnico / Secretaria
10. Recibe comunicación, Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos para su entrega a la Gerencia de Control de Pagos.
Comunicación
Formato de Solicitud
Instrumento
Jurídico
Paso 10 hasta 2 horas
10.1 Recibe comunicación y el Formato de Solicitud firmados e integra la documentación.
11. Entrega a la Gerencia de Control de Pagos la comunicación, el Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos.
Comunicación
Formato de Solicitud
Pasos 11, 12 y
13 hasta 4
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 18 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
11.1 Acude a la Gerencia de Control de Pagos.
Copias de
Instrumento Jurídico
horas
11.2 11.3 11.4
Entrega la comunicación, el Formato de Solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos y obtiene acuse de recibo en una copia del formato de solicitud y comunicación. Genera copias de conocimiento y las entrega al área solicitante y en su caso, a la Gerencia de Mesa de Control y Normatividad Crediticia. En su caso, digitaliza el acuse de recibo y lo integra en el SIFTEC.
Secretaria/ Experto Técnico
12.
Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente.
Volante de Control de
Gestión Documental
12.1
Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que atendió el asunto y lo presenta al Gerente, para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental.
Gerente/ Subgerente
12.2
Autoriza mediante su firma en el Volante de Control de Gestión Documental el descargo del asunto.
Secretaria/ Experto
13. Archiva acuses.
Comunicación Formato de
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 19 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Responsable Paso Actividad Documento de
Trabajo Entregable
Tiempo
Técnico 13.1 Archiva en su expediente la comunicación, el formato de solicitud, el acuse del Volante de Control de Gestión Documental, el acuse de la Gerencia de Control de Pagos y del área solicitante y la copia de él o los Instrumentos Jurídicos.
Solicitud
Acuses
Copia Instrumento
Jurídico
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 20 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
Sección III. Anexos
III.1 Tabla de Anexos
Anexo No. Nombre Pág.
1 Formato de Solicitud de Guarda y Custodia de instrumentos jurídicos 21
Vigente a partir de:
Día Mes Año
27 10 2015
MNO80000205 Página 21 de 21
Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la
aprobada/autorizada el:
Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s)
Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año
Elaboró: MDL
Subdirección de Consultoría Jurídica
N/A
Día Mes Año
Revisó: RNHL/HRPL/
AFHH/RNC/JEDV DBC/JAC/EEHH
14 10 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE GUARDA Y
CUSTODIA EN LA SUBDIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA
III.2 Anexo 1
top related