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Manual de políticas y procedimientos - Compras
Empresa Editora El Comercio S.A.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 1 -
Control del documento
Nombre del Documento
Manual de Políticas y Procedimientos - Compras
Status Última actualización
Realizado 30.05.2011
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Luzmarina Reyes Jessica Arias Andrés Colichón
Control de cambios del documento N° de
Versión Fecha de
Modificación Responsable Observaciones
1 30.05.2011 Luzmarina Reyes / Jessica Arias
Creación del documento
2
Marzo 2013 Karin Huamalí / Jessica Arias/Jorge Cáceres
Modificación documento por replanteo de área de compras.
3 Julio 2013 Karin Huamalí/ Jessica Arias/Jorge Cáceres
Modificación del documento por observaciones de auditoría.
4 Agosto 2015 Jessica Arias/Jorge Bellatín/Magaly Paredes
Modificación del documento por observaciones de auditoría.
5 Febrero 2016 Milagritos Olivero/Erich Plate/Jessica Arias
Implementación de políticas para útiles de oficina, pasajes y refrigerio.
6 Septiembre 2016
Jorge Bellatin/Milagritos Olivero/Jessica Arias
Modificación del documento por observaciones de auditoría.
7 Noviembre 2016
Erich Plate/Jessica Arias Modificación del documento por mejoras en procesos.
8 Diciembre 2016
Erich Plate/Jessica Arias Modificación del documento por actualización de políticas.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 2-
Contenido
Compras ............................................................................................................................................ 3
Organigrama del área ............................................................................................... 3
Proceso de compras .................................................................................................. 4
Sub proceso: Gestión de compras ............................................................................ 5
Sub proceso: Gestión de compras de merchandising ............................................ 29
Sub proceso: Gestión de compras de útiles de oficina, pasajes y refrigerios ........ 34
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 3-
Compras
Organigrama del área
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 4-
Proceso de compras
1 2 3 4
8 7 6
5
SOLICITUDAPROBACION
SOLICITUDPETICIONOFERTA
OFERTAGANADORA
ORDEN DECOMPRA
NIVELES APROBACION
ACEPTACION DEL BIEN /SERVICIO
PRE REGISTRO DE FACTURA
9
REGISTRO DE
FACTURA
10
PAGO A
PROVEEDORES
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 5 -
Sub proceso: Gestión de compras
A. Objetivo La atención de las solicitudes de compra (adquisición de bienes y servicios), tanto
nacionales como importados, de las diferentes áreas de la empresa y Empresas del Grupo;
asegurando una óptima combinación entre costo, calidad y oportunidad.
B. Responsables Subgerente de Importaciones y Exportaciones
Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura
Persona asignada por la GCAF
C. Políticas c.1 Políticas generales 1. Es responsabilidad del área de Compras, velar por el cumplimiento de los
procedimientos y políticas establecidos en el presente documento.
2. El área de Compras deberá realizar una adecuada gestión para conseguir, en cada
adquisición, la calidad adecuada y el precio justo acordes con los objetivos de la
Empresa.
3. Es responsabilidad del área de Compras, conocer la oferta del mercado, canalizar las
necesidades y demandas de los clientes internos, liderar la selección de los
proveedores, negociar precios y condiciones de compra.
4. Es responsabilidad del área de Compras supervisar y regular las negociaciones y/o
contrataciones de los diversos bienes y/o servicios que se realizan en las diferentes
áreas de la Empresa.
5. Es responsabilidad del área de Compras, regular la participación de las áreas
especializadas, enmarcando a las mismas en el proceso de evaluaciones
técnico/funcionales.
6. Las áreas especializadas, tienen la responsabilidad de evaluar y homologar los
requerimientos técnicos y funcionales del bien y/o servicio solicitado, así como la
evaluación técnica de las propuestas recibidas.
7. Es responsabilidad del Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/ Subgerente de
Importaciones y Exportaciones/persona asignada por la GCAF, asignar los rubros o
grupos de compras a cada Gestor de Compras por un periodo de 6 meses, luego de
dicho tiempo, los grupos serán reasignados dentro del equipo; asimismo, deberá
comunicarlo oportunamente a las áreas solicitantes.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 6 -
8. El Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/ Subgerente de Importaciones y
Exportaciones/persona asignada por la GCAF, deberá realizar revisiones aleatorias (Ver
cuadro de Bienes y Servicio), a los Gestores de compras, validando que el proceso de
compras cuente con:
a. Ficha de evaluación del proceso (en caso los factores de evaluación sean otros
adicionales al monto a pagar)
b. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición)
c. Contrato/Convenio (según sea el caso)
9. Las únicas personas autorizadas a realizar las compras del Grupo son los Gestores de
Compras, quienes tienen la responsabilidad de llevar a cabo todo el proceso bajo los
lineamientos establecidos en la presente política.
c.2 Políticas específicas para compras 1. Es responsabilidad del usuario Solicitante ingresar en el Portal SAP la solicitud de
pedido para cualquier adquisición.
2. El área solicitante deberá requerir cotizaciones con un mínimo de 3 días útiles de
anticipación para proveedores locales y con 7 días útiles para proveedores del exterior
(Ver Anexo2).
3. Es responsabilidad del usuario Solicitante validar con el Administrador de Presupuesto
de su área, el traslado o ampliación del presupuesto.
4. El Administrador de Presupuesto deberá gestionar con el Subgerente de Planeamiento
Financiero, las operaciones que sean necesarias para contar con la disponibilidad de
presupuesto.
5. Toda comunicación para las operaciones de presupuestos deberá realizarse a través de
la opción SAP Business Workplace.
6. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto liberar en SAP las solicitudes de
pedido en función a su presupuesto y verificar la correcta imputación del gasto.
7. Cualquier error en la asignación de la partida presupuestaria u otro dato relacionado a
la compra, el usuario Solicitante tendrá la responsabilidad de anular la solicitud de
pedido y generarla nuevamente con los datos correctos.
8. Toda adquisición de servicios deberá ser registrada como compra diferida si cumple las
siguientes condiciones:
a. Periodo mínimo de servicio: 3 meses
b. Monto mínimo considerado: Desde US$ 10,000
c. Aquellos casos en que el área de Contabilidad considere necesario que un pedido
sea registrado como diferido, el área usuaria deberá registrarlo como tal.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 7 -
9. Toda adquisición de bienes y/o servicios que consideren un contrato general y tengan
consumos mensuales (montos diferentes), deberá registrarse la orden de compra
respectiva (mes a mes) con los datos correspondientes; respaldados por el sustento
necesario (ejemplo: liquidación).
10. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto velar por que el importe de una
compra o servicio no se fraccione en más de un pedido, cuando los importes son
mayores a US$10,000. De evidenciarse ésta práctica se considerará como falta grave,
aplicando el Reglamento interno de trabajo.
11. El área solicitante deberá documentar (adjuntar archivos) en la solicitud de pedido en
SAP, considerando:
a. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición), en caso las compras
sean por montos menores a S/. 500 será suficiente 1 cotización.
b. Contrato con el visto del área legal y las firmas respectivas.
12. El área de Compras deberá documentar (adjuntar archivos) en la oferta que realiza en
SAP, considerando:
a. Ficha de evaluación del proceso (en caso los factores de evaluación sean otros
adicionales al monto a pagar).
b. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición) en caso aplique.
13. Toda la documentación relacionada al proceso de compras se adjuntará en SAP, de
acuerdo a los puntos 11 y 12 de la presente política, siendo los responsables los allí
señalados.
14. Cualquier documento relacionado a las compras realizadas (cotizaciones, contrato,
etc), deberán ser consultados en SAP como fuente de información.
15. Es responsabilidad del Gestor de Compras verificar si la solicitud de pedido tiene
convenio o requerirá cotizaciones de los proveedores de acuerdo al cuadro adjunto:
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 8 -
Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Adjudicación Quienes participan ConformidadPeriodo de
revisiones
Papel periódico y Papel
especial en bobinas y tintas
Contrato o carta de intención formalizando
los acuerdos establecidos entre EC y el
proveedor para la compra
Se pueden realizar pruebas menores a las 250
TN en papel periódico y 50 TN de papel
especial sin contrato
Licitación de precios con los principales
proveedores por rubro
Comité de Adquisiciones -
Gerencia General Área de
AlmacénAnual
Papel especial en resmas
(compra local) y otros
suministros de operación y
repuestos
* Mayor a S/. 350,000 u USD 100,000.
anuales por proveedor - Contrato / Contrato
Marco
Contar con dos cotizacionesGerencia Central de
Administración y Finanzas
Área de
AlmacénAnual
Optativos y otras mercaderías* Mayor a S/. 175,000 u USD 50,000. anuales
por proveedor - Contrato
Informe de la Sub Gerencia de Optativos
estableciendo el producto a comprar
Gerencia de Unidad de
Negocio de Servicios
Empresariales
Área de
AlmacénSemestral
Maquinaria y equipos para
planta
* Mayor a S/. 350,000 u USD 100,000.
anuales por proveedor Informe del Gerente Central de
Operaciones / área especializada
Directorio - Gerencia
General
Área de
Almacén /
Operaciones
Anual
Autos de ejecutivos Conforme a la Politica de Gestion de Talento. * Cotización del concesionario automotor
Gerencia Central de
Gestión de Personas /
Gerencia General
Área de
Almacén-
Otros activos fijos en general
(mobiliario, etc.)
* Mayor a S/. 175,000 u USD 50,000. anuales
por proveedor - Contrato / Contrato Marco
Contar con dos cotizaciones o Informe de
la Jefatura de Infraestructura
Gerencia Central de
Administración y
Finanzas/
Gerencia de área usuaria
Área de
AlmacénSemestral
Costo
PromocionalMerchandising
* Mayor a S/. 52,000 u USD 15,000. - anuales
por proveedor - Contrato / Contrato MarcoContar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria
Área de
Almacén
Área usuaria
Semestral
Uniformes, EPPs, Materiales
de seguridad
* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. -
anuales por proveedor - Contrato / Contrato
Marco
Contar con dos cotizaciones o Informe de
la Jefatura de Prevención de riesgos y
Control Ambiental
Gerencia Central de
Gestión de Personas
Área de
Almacén
Área usuaria
Semestral
Economatos,
formatería,atención de
personal (pavos, juguetes,
panetones) limpieza,
ferretería.
No requiere contrato Contar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria
Área de
Almacén
Área usuaria
Semestral
Costo de
Producción
Activo Fijo
Otros bienes
Bienes
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 9 -
Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Cotizaciones Quienes participan ConformidadPeriodo de
revisiones
Transporte
Distribución de ejemplares,
optativos, impresiones
comerciales, movilidades en
general.
* Mayor a S/. 35,000 u USD 10,000. - anuales
por proveedor - Contrato / Contrato Marco
* Menor a S/. 35,000 u USD 10,000. -
Licitación con mínimo dos proveedores.
Gerencia Central de
Administración y
Finanzas/
Gerencia de área usuaria/
Gerencia Central de
Operaciones
Área SSEE
Área
Operaciones /
Circulación
Semestral
Mantenimiento Mantenimiento de maquinas* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. anuales
por proveedor - Contrato
* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -
Licitación con mínimo dos proveedores o
en su defecto Informe del Gerente Central
de Operaciones.
Gerencia Central de
OperacionesÁrea Usuaria Semestral
InfraestructuraMantenimiento de inmuebles,
Limpieza, Mensajería, etc.
* Mayor a S/. 75,000 u USD 20,000. anuales
por proveedor - Contrato / Contrato Marco
* Menor a S/. 75,000 u USD 20,000. -
Licitación con mínimo dos proveedores o
en su defecto Informe del Jefe de
Infraestructura
Gerencia Central de
Administración y FinanzasÁrea Usuaria Semestral
Costos de
Producción
Tercerización de producción,
servicios de acabados.
* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. anuales
por proveedor - Contrato
* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -
Licitación con mínimo dos proveedores o
en su defecto Informe del Gerente Central
de Operaciones.
Gerencia Central de
OperacionesÁrea Usuaria Semestral
Colaboradores con recibo por
honorariosSiempre requiere contrato -
Unidad de
Negocio/Recursos
Humanos
Gerencia de
Gestión de
Personas
_
Servicio de intermediación
laboralSiempre requiere contrato -
Unidad de
Negocio/Recursos
Humanos
Gerencia de
Gestión de
Personas
_
Servicios de captación de
personalCarta de aceptación de oferta
* Se requiere la propuesta de la empresa
tercera y la carta de aceptación del
Gerente Central de Gestión de Personas
Gerencia Central de
Gestión de Personas
Área de gestión
de personas_
Capacitación Interna * Mayor a S/. 50,000 u USD 15,000. - anuales
por proveedor - Contrato
* Menor a S/. 50,000 u USD 15,000. -
Informe del Gerente Central de Gestión de
Personas
Gerencia Central de
Gestión de Personas
Área de gestión
de personas_
Capacitación externas No requiere contrato
* Se requiere una carta del Gerente Central
de Gestión de Personas la cual tenga
adjunto el prospecto con la curricula y el
costo del curso.
Gerencia Central de
Gestión de Personas
Área de gestión
de personas_
Personal
Servicios
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 10 -
Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Cotizaciones Quienes participan ConformidadPeriodo de
revisiones
Consultorías y
Asesorías
Auditoria externa, consultoría
en proyectos, etc.
* Mayor a S/. 45,000 u USD 15,000. - anuales
por proveedor - Contrato
* Menores a S/ 45,000 requiere dos
cotizaciones y una carta de conformidad
del área solicitante
Gerencia Central de
Administración y Finanzas
Unidad de NegocioÁrea Usuaria Anual
Estudios de Abogados y
NotariasNo requiere contrato
* Se requiere el tarifario anual (vigente)
negociado por la Gerencia LegalGerencia Legal Área Usuaria Anual
Marketing
(Promocional)
Pauta y producción
publicitaria, campañas BTL
* Mayor a S/. 52,000 u USD 15,000. - anuales
por proveedor - Contrato / Contrato MarcoContar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria
Área de
Almacén
Área usuaria
Semestral
Tecnología
Servicio informáticos,
desarrollo, implementaciones,
etc.
* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. -
anuales por proveedor - Contrato
* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -
Licitación con dos proveedores o Informe
de la Gerencia de TI
Gerencia Central de
Administración y FinanzasÁrea Usuaria Semestral
Comisiones
Agencias de Publicidad y
concesionarias de
publicidad/Distribuidores
No requiere contratoSe contará con el Formato establecido por
la Gerencia Comercial
Gerencia Comercial o
Gerencia Central de
Operaciones
Área Comercial -
Canjes Cualquier tipo de bien/servicio Ficha firmada -- Gerencia Comercial Área Comercial Semestral
Servicios Públicos Telefonía, Luz, celular, etc. No requiere contrato Adjuntar recibosGerencia Central de
Administración y FinanzasÁrea Usuaria Semestral
Servicios
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 11 -
16. Se considera como periodo anual de Enero a Diciembre, vale decir año contable.
17. Es responsabilidad del Gestor de Compras (que corresponda) enviar las cotizaciones de
los proveedores a través del e-mail al usuario Solicitante.
18. Es responsabilidad del Gestor de Compras hacer un comparativo donde se especifican
los parámetros necesarios para la elección del proveedor en función a los criterios de
evaluación. En el caso de las operaciones de Plantas, los Jefes respectivos serán los
encargados de realizar dicho comparativo por ser un tema técnico especializado. Ver
anexo1.
19. Todo contrato deberá ser anexado en la primera solicitud de compra del año
(contable), incluyendo los honorarios profesionales.
20. Para las compras recurrentes de bienes y/o servicios realizadas a un proveedor, el
contrato será anexado en la primera solicitud de pedido de SAP; en los requerimientos
posteriores el solicitante sólo deberá colocar como referencia, el número de Solped
donde anexó el contrato y el número correlativo del mismo.
21. El área de compras tiene la potestad de solicitar cualquier documentación
complementaria, que considere conveniente, para la generación de la orden de
compra.
22. Es responsabilidad del Gestor de Compras llevar el control de los contratos vigentes a
través de un cuadro de seguimiento, debiendo especificar en el mismo:
a. Sociedad contratada
b. Área solicitante
c. Servicio contratado
d. Nombre del proveedor
e. Vigencia del contrato
f. Tarifa contratada
g. Monto del contrato
h. Número de solped en el cual se adjuntó el contrato.
i. Número correlativo del contrato
j. Firmante
23. Todo contrato deberá estar validado por el área Legal, de otra forma no se procederá
a generar ni la orden de compra, ni el pago al proveedor que está brindando el
producto y/o servicio.
24. Todas las condiciones de la negociación con el proveedor deberán estar explícitamente
declaradas en el contrato y/o cotización, según sea el caso.
25. Cualquier incumplimiento por parte del proveedor según las fechas pactadas en la
entrega del bien y/o servicio serán penalizadas según lo establecido en el contrato.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 12 -
26. Todo contrato deberá tener una cláusula en la cual se obliga al proveedor a no otorgar
comisiones, ni bonificaciones a ningún funcionario y/o a la Empresa en forma
particular.
27. Las condiciones de pago al proveedor serán negociadas por el área de Compras o se
aplicará de acuerdo al contrato. (Ver anexo 3).
28. Cualquier modificación en las condiciones de pago será coordinada por el Gestor de
Compras.
29. Los pagos anticipados a los proveedores, por la compra de productos importados, será
coordinado entre el Subgerente de Importaciones y Exportaciones y el área de
Tesorería. (Ver Anexo 4)
30. Toda orden de compra y /o servicio para ser procesada, deberá contar con la
aprobación, en SAP, de la Jefatura o Gerencia respectiva, de acuerdo a la siguiente
estructura:
a. Nivel 1: Gerencias y/o Jefaturas del área
b. Nivel 2: Gerente Central de Finanzas y Administración
c. Nivel 3: Gerente General
31. Los montos de compra para cada nivel de aprobación se detallan a continuación:
a. Nivel 1: De $ 0 hasta $ 10,000
b. Nivel 1+2: Mayor a $10,001 hasta $50,000
c. Nivel 1+2+3: Mayor a $50,001 a más
32. Todos los pedidos de compra deben ser aprobados o rechazados en SAP, según sea el
caso, por los responsables respectivos, con ello permitirá cerrar completamente el
proceso generado.
33. Sólo los Gestores de Compra están autorizados a imprimir y enviar las órdenes de
compra, de SAP, al proveedor.
34. Toda gestión de compras debe ser realizada dentro del sistema SAP, en el mes que se
realiza la compra del bien y /o servicio.
35. Todos los servicios que estén debidamente provisionadas, podrán emitir la orden de
servicio en el siguiente mes, indicando el número de provisión y previo extorno de la
misma.
36. El Subgerente de Importaciones y Exportaciones es responsable de obtener la
Declaratoria de Mejores Prácticas Comerciales de todos los proveedores de insumos
críticos (papel, tintas, químicos y otros).
37. Es responsabilidad del Jefe de Control de Abastecimiento monitorear mensualmente
el volumen del stock de seguridad de los diferentes productos, con la finalidad de evitar
el quiebre de stock.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 13 -
38. Es responsabilidad del Subgerente de Importaciones y Exportaciones informar a los
proveedores de importaciones, que deben enviar toda la documentación respectiva
(factura, packing list, BL) para su nacionalización.
39. Si por motivos de emergencia las plantas de impresión requieren realizar una compra,
la ejecutarán directamente, siendo su responsabilidad informar al Subgerente de
Importaciones y Exportaciones/Gestora de Compras (según sea el caso) en un plazo
máximo de 24 horas.
40. Es responsabilidad del Usuario solicitante enviar a Caja Proveedores dos copias de
recibos electrónicos o comprobantes del exterior, a través de trámite documentario,
para su correspondiente registro y posterior pago.
41. Es responsabilidad del Usuario solicitante validar el presupuesto en la partida de canje
respectiva (en las diversas unidades de negocio) y luego generar la ficha de canje o
auspicio en el sistema SAP.
42. Toda bonificación, producto de negociaciones de compras realizadas (ejemplo:
Panetones), se derivarán al área de Gestión de Personas para la gestión respectiva.
43. Toda regularización de las adquisiciones será considerada una falta grave, aplicando el
Reglamento interno de trabajo.
44. Es responsabilidad de los Gestores de Compras revisar y realizar una depuración
(bloqueo/anulación) periódica (2 veces al año) de los pedidos que no se concretaron
en una compra y que se encuentran pendientes en SAP, previo análisis de cada caso.
45. El Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/Sub Gerente de
Importaciones/persona asignada por GCAF deberá realizar un seguimiento mensual a
la gestión de compras, utilizando para ello la información disponible en SAP,
considerando elaborar un reporte que contenga:
a. Comparación de precios por tipo de bien o servicio atendido por proveedor y
entre proveedores.
b. Comparativo de los principales proveedores
c. Facturación promedio y transacciones mensuales por proveedor
46. La Coordinadora de Compras emitirá un reporte de seguimiento comparando el
registro de factura vs la solicitud del pedido, para con ello validar que el proceso se
está generando según los lineamientos de este documento.
47. La Sub Gerente de Importaciones realizará un análisis periódico de los costos totales
incurridos por importaciones/exportaciones, generando un informe que deberá enviar
a la Gerencia Central de Administración y Finanzas, el mismo incluirá los sustentos y
motivos en caso hubiera algún sobrecosto asociado.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 14 -
48. Todo personal que tenga asignado un usuario y clave en SAP, será responsable del
mismo, no debiendo entregarlo ni transferirlo a otra persona. Todo incumplimiento
relacionado a este punto será considerado una falta grave.
49. Para las vacaciones de los Gestores de Compra, también se deberá considerar el
traslado del Grupo de Compras para ser atendido por el reemplazo en dicho periodo,
para ello deberá enviar una solicitud al área de Procesos & TI.
C.3 Políticas específicas para compras especializadas. 1. Las áreas especializadas con sus rubros respectivos se detallan a continuación:
Área especializada Rubros
Gestión de Talento 1. Atención al personal 2. Bienestar y salud 3. Cafetería y refrigerio (servicio de comedor) 4. Selección y Desarrollo 5. Capacitación 6. Suministros de seguridad para el personal. 7. Servicio tercerización de personal.
Procesos & TI 1. Activos fijos informáticos 2. Activos fijos redes y comunicaciones 3. Licencia de softwares 4. Equipos de cómputo 5. Licencia de ofimática
Seguridad 1. Servicio de Seguridad (de áreas comunes) 2. Suministros de Seguridad (de locales). 3. Equipos de seguridad para las
instalaciones.
Servicios Generales 1. Telefonía Celular (con plan de datos) 2. Mantenimiento de locales (de áreas
comunes). 3. Proyectos de infraestructura.
Circulación 1. Servicios transporte de distribución.
Marketing 1. Producción de eventos. 2. Servicios promocionales. 3. Merchandising.
Comercial 1. Comisiones y bonificaciones a Centrales de medios y Agencias de Publicidad
2. Estudios de mercado 3. Estudios de lectoría
Redacciones 1. Servicios de Redacción (honorarios colaboradores, agencias de noticias)
Operaciones 1. Adquisición de maquinarias. 2. Mantenimiento de maquinarias.
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Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 15 -
Legal 1. Asesorías y servicios legales.
Almacenes 1. Compra y mantenimiento de montacargas. 2. Eliminación de residuos peligrosos. 3. Servicio de transporte (Despacho Amauta).
Unidad de Negocios Transaccionales (UNT)
1. Servicios digitales. 2. Servicios promocionales (ferias,
promociones virtuales y físicas, comerciales en TV y radio)
Optativos 1. Compra gadget
2. Es responsabilidad del Usuario solicitante adjuntar en las solicitudes de compra
especializada en SAP los siguientes documentos:
a. Propuestas de los proveedores convocados.
b. Propuesta técnico – económica.
c. Ficha de evaluación del proceso, (en caso los factores de evaluación sean otros
adicionales al monto a pagar) (Ver Anexo1).
d. Contrato.
3. Es responsabilidad del Gestor de Compras gestionar con el área especializada, la
validación de las características técnicas del producto o servicio.
4. La cotización del proveedor seleccionado para la adquisición de un bien/servicio
deberá contar con la firma del proveedor, del área usuaria y, de ser necesario, el área
especializada.
5. Es responsabilidad de las áreas usuarias coordinar la elaboración del contrato con el
área Legal (con la validación del área especializada), luego de contar con el documento
final, este deberá ser anexado en la solicitud de pedido respectiva.
6. El área usuaria es responsable de realizar el seguimiento al área especializada para la
obtención del contrato legal.
7. Es responsabilidad de los Gestores de Compras ingresar en SAP las validaciones y
observaciones enviadas por el área especializada.
c.4 Políticas específicas para la gestión del presupuesto
1. Todas las solicitudes de traslado y suplemento de presupuesto deberán ser registradas
en el sistema SAP para su atención por el área de Planeamiento Financiero.
2. El Subgerente de Planeamiento Financiero evaluará el requerimiento, aceptando o
rechazándolo según sea el caso.
3. Los suplementos de presupuestos deberán contar con la autorización previa de la
Gerencia General.
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Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 16 -
c.5 Políticas específicas para la recepción de bienes/servicios
1. Sólo el área de Control y Abastecimientos está autorizada a recepcionar los bienes y/o
insumos en los almacenes respectivos.
2. La recepción de los bienes y/o insumos deberá ser registrada en SAP, por el área de
Control y Abastecimiento, el mismo día de la entrega del proveedor e informar al área
usuaria y a los Gestores de compra para el retiro de la mercadería.
3. El área usuaria sólo dispondrá de 3 día útiles (como máximo) para presentar cualquier
reclamo sobre el bien o servicio recibido, el mismo debe enviarse vía mail a los Gestores
de compras. Para que proceda el reclamo, el producto y los empaques deben estar en
óptimas condiciones.
4. El área de Control y Abastecimiento no recibe ninguna mercadería sino cuenta con la
orden de pedido (O/C) debidamente aprobada en el sistema SAP.
5. El horario de recepción de los almacenes:
Almacén Lima:
o Lunes a Viernes de 09:00 am a 01 pm y de 02:00 pm a 06:00 pm
o Sábados de 09:00 am a 12:00 pm.
Otros Almacenes:
o Todos los días las 24 horas. (Refrigerio de 1:00 pm a 2:00 pm)
6. Para toda compra que requiera un mayor volumen de almacenamiento físico, el Gestor
de Compras será responsable de comunicar, la compra del bien, al Jefe de Control y
Abastecimiento una vez enviada la Orden de Compra.
7. Los límites de tolerancia, para los materiales en general, disponibles en el sistema SAP
son 0%, 5% y 20%, los mismos que se configuran en la creación del material de acuerdo
a lo definido por los responsables respectivos. Si la mercadería a ingresarse no cumple
con estos parámetros no podrá ser recibida al almacén.
8. Para el caso de bienes no almacenables (servicios), los usuarios solicitantes serán
responsables de dar la conformidad de servicio en SAP, en el momento en que recibe
el mismo, para ello deberá tener como sustento un documento (informe, e-mail,
cuadro de avance u otro) que avale su conformidad en el sistema. La aceptación de un
servicio que no cuente con el sustento respectivo será considerada una falta grave,
aplicando el Reglamento interno de trabajo.
9. Es responsabilidad del jefe inmediato designar a un responsable temporal en la función
de conformidad de servicio en SAP, en caso el responsable se encuentre de viaje o esté
ausente, para ello deberá enviar el e-mail respectivo al área de Procesos & TI para
realizar el cambio en el sistema SAP. Esta política aplica, sólo si el responsable estará
ausente por un periodo mínimo de 7 días.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 17 -
c.6 Políticas específicas para el pago a proveedores
1. Es responsabilidad del Gestor de Compras enviar al proveedor la Ficha de Registro de
datos, para su ingreso en SAP.
2. Los únicos documentos de recepción válidos para el pago a proveedores nacionales son
la factura impresa o electrónica, recibos por honorarios profesionales electrónicos,
recibos de arrendamiento, así como documentos de cobranza (ejemplo: agencia de
viajes), según sea el caso.
3. Es responsabilidad del Subgerente de Importaciones y Exportaciones mantener en el
sistema SAP dos proveedores activos como mínimo para la compra de insumos,
materia prima clave (papel y tintas) y servicios de las plantas de impresión.
4. Es responsabilidad del Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura mantener en el
sistema SAP dos proveedores activos como mínimo para la compra de productos y
servicios.
5. Cualquier cambio de proveedor para la compra de insumos de producción (papel,
tintas, químicos y otros) deberá contar con la aprobación, por escrito, de la Gerencia
Central de Operaciones.
6. La atención para la recepción de los documentos por Mesa de Partes (en la sede de
Lima) es:
Lunes a Viernes de 9:00 am a 01 pm y de 02:00 pm a 6:00pm.
7. La recepción de los recibos por honorarios para el pago en el mes vigente, deberá
realizarse de acuerdo al cronograma que presenta el área de Contabilidad a inicios de
cada año (comunicado vía e-mail a los responsables respectivos).
8. Todo comprobante de pago impreso y/o electrónico será recepcionado, solo, en la
oficina de Trámite Documentario de la sede de Lima. Para lo cual debe adjuntar,
obligatoriamente, la orden de pedido (O/C), guía de remisión debidamente sellada
(recepción de materiales) y hoja de conformidad de pre registro. Cualquier excepción
deberá estar autorizada por el Contador General.
9. Todo comprobante electrónico (emisores electrónicos debidamente identificados)
serán recepcionados directamente por el área de Pago Proveedores y deberán adjuntar
los documentos respectivos para el pago.
10. Es responsabilidad de los proveedores emitir sus facturas electrónicas en formato xml
y en PDF como señala el ente regulador SUNAT, de no contar con dicha información no
se procederá a su registro.
11. Es responsabilidad de los proveedores mantener su página web activa para la descarga
de las facturas electrónicas, en caso no se encuentre activa se rechazará el pago.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 18 -
12. Es responsabilidad del área de Tributos validar mensualmente la situación de los
proveedores en SUNAT, realizando las actualizaciones respectivas en el maestro de
proveedores.
13. Para el caso de recibos por honorarios electrónicos, el proveedor deberá enviar el
documento electrónico en PDF (indicar en descripción el número de la OS), la OS en
PDF y la constancia de suspensión de 4ta emitida por SUNAT en PDF (de ser el caso) al
correo: reciboshonorarioselectronicos@comercio.com.pe
14. Para proceder al registro del documento de pago de cualquier compra, se deberá
contar con la recepción respectiva del bien y/o servicio en el sistema SAP.
15. Cualquier comprobante de pago que no cumpla con esta política, no será
recepcionado, ni registrado. La Empresa no asumirá la responsabilidad del pago.
c.7 Proceso de Licitaciones
1. Es responsabilidad del área solicitante enviar al área de Compras los requerimientos
específicos del bien y/o servicio que se desea adquirir.
2. Es responsabilidad del Gestor de Compras elaborar las bases para la licitación.
3. Todo proceso de licitación de cualquier bien y/o servicio deberá contar, como mínimo,
con 3 propuestas de distintos proveedores.
4. Es responsabilidad del Gestor de Compras y/o responsable de la compra especializada,
buscar los proveedores necesarios para cumplir con el punto anterior.
5. Es responsabilidad del Gestor de Compras verificar cuantitativamente que los
proveedores que estén postulando a la licitación cumplan con los requisitos legales,
jurídicos, técnicos, así como su capacidad financiera.
6. El Gestor de Compras, en base al cumplimiento de los requisitos, realizará un cuadro
comparativo de los proveedores, asignándole pesos a cada ítem a evaluar, en
coordinación con el área solicitante del bien o servicio. (Ver anexo 1).
7. En caso de adquisiciones especializadas, las áreas respectivas tienen la responsabilidad
de evaluar los requerimientos técnicos y funcionales del bien y/o servicio solicitado, así
como la evaluación técnica de las propuestas recibidas.
8. Es responsabilidad del Gestor de Compras comunicar al usuario solicitante, las
propuestas que fueron aceptadas o rechazadas, señalando los motivos, así como
adjuntando los sustentos respectivos.
9. Para el caso de dos proveedores que se encuentren en las mismas condiciones técnicas
se optará por la propuesta económica más baja.
10. Todo el proceso de licitaciones podrá realizarse en cualquier momento del año y según
requerimientos del área.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 19 -
11. El área de Planeamiento Financiero, proporcionará al área de Compras, en caso lo
requiera, el detalle de las adquisiciones que se requerirán según presupuesto para
algunas partidas centralizadas, como por ejemplo Tecnología.
c.8 Creación de estrategias de liberación
1. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia respectiva solicitar, por correo electrónico,
al área de Procesos & TI la creación o modificación de los niveles de aprobación del
grupo de compras de su área, así como señalar las personas que serán las encargadas
de las aprobaciones (asignadas según su rol dentro de la organización).
2. El área de Procesos, realizará el análisis y evaluación respectiva, generando una
propuesta, esta deberá ser enviada al área solicitante a través de un correo electrónico.
3. La Jefatura o Gerencia solicitante evaluará en forma conjunta con Procesos & TI la
propuesta enviada.
4. La Jefatura o Gerencia solicitante será responsable de validar la propuesta enviada.
5. La propuesta validada por la Jefatura o Gerencia, será enviada a la Gerencia de
Administración y Finanzas para su debida aprobación.
6. El área de Procesos & TI, Luego de contar con todo el circuito de aprobaciones
respectivo, procederá a realizar las configuraciones respectivas en SAP.
7. El área de Procesos & TI elaborará un reporte trimestral, en donde listará los accesos
(roles y transacciones) relacionados al proceso de compras y que fueron otorgados a
los diversos usuarios del Grupo, el mismo será enviado al Jefe de Compras Nacionales
e Infraestructura/Sub Gerente de Importaciones para su conformidad o corrección
según sea el caso.
c.9 Transferencia Temporal de Aprobación de Ordenes de Compra
1. Toda transferencia temporal de un rol de aprobación dentro del sistema SAP, deberá
ser solicitada a las áreas responsables.
2. Esta política aplica, sólo si el responsable estará ausente por un periodo mínimo de 7
días.
3. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia respectiva solicitar por correo electrónico
al área de Procesos & TI la transferencia temporal de los permisos y los roles
respectivos.
4. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia enviar los siguientes datos:
a. Nombre de la persona a quien se le asignará la responsabilidad.
b. El nombre del rol o transacción a asignar.
c. El tiempo de vigencia de la asignación.
d. Motivo de la asignación.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 20 -
5. Es responsabilidad del Administrador de Plataforma SAP dar los accesos respectivos en
el sistema, de acuerdo a los datos enviados en el punto anterior, una vez realizado este
cambio, deberá comunicarlo a través de un correo electrónico.
6. Se considerará una falta grave del usuario responsable ceder su usuario/clave en SAP
para las aprobaciones de las órdenes de compra en el sistema.
C.10 Obligaciones Laborales
1. La presente política aplica a todas las empresas del Grupo.
2. Es obligación de todos los trabajadores cumplir con lo dispuesto en el presente
documento, con la finalidad de obtener un buen servicio y adquirir bienes que cumplan
con los estándares de calidad deseados.
3. Es obligación de todos los trabajadores que participan del presente procedimiento,
advertir y dar aviso a su Jefe inmediato, de cualquier tipo de relación con los directivos,
gerentes o trabajadores o tener algún nivel de participación como accionista, directivo,
gerente, trabajador, asesor o locador de servicios con las empresas que nos brindan
servicios o suministran bienes, con la finalidad que el presente procedimiento se lleve
a cabo de manera transparente.
C.11 Incumplimiento de la Norma y Sanciones
1. El incumplimiento de las obligaciones laborales y de las políticas establecidas en el
presente documento por parte de los trabajadores, será considerada una falta grave, y
será elevado al área de Gestión de Talento para el ejecutar el procedimiento
respectivo.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 21 -
D. Anexos
Anexo 1 – Matriz de evaluación técnico económica
AREA ESPECIALIZADA:
RESPONSABLE DEL PROCESO:
FECHA:
I.-EVALUACION TECNICA DE PROVEEDORES
CRITERIO Ponderación Puntaje Valoración Puntaje Valoración Puntaje Valoración
15% 10 1.5 4 0.6 6 0.9
5% 10 0.5 0 0 8 0.4
20% 10 2 7 1.4 5 1
20% 10 2 5 1 7 1.4
15% 10 1.5 6 0.9 8 1.2
20% 10 2 6 1.2 3 0.6
5% 10 0.5 7 0.35 6 0.3
100% 70 10 35 5.45 43 5.8
TOTAL 40%(a) 4 2.18 2.32
ESTADO
II.-EVALUACION ECONOMICA DE PROVEEDORES
Descripción Ponderación Puntaje Valoración Puntaje Valoración Puntaje Valoración
COSTO SIN IGV 100% 10 10 10 10 10 10
100% 10 10 10 10 10 10
TOTAL 60%(b) 6 6 6
ESTADO
(a+b)
RESULTADO/10 10 8.18 8.32
EVALUACION TECNICA DE LA PROPUESTA
6 - 10 OK - APROBADO
0 - <6 NOKT - DESAPROBADO
P BASE S/100,000
ESCALA DE EVALUACION P .ECONOMICA
8 - 10 A - EXCELENTE MENORES A 10%
6 - 8 B - BUENO DESDE PB AL -10%
4 - 6 C - REGULAR HASTA PB MAS +10%
0 - 4 Z - DESCALIFICADO MAS DEL 10%
A - EXCELENTE A - EXCELENTE A - EXCELENTE
SUSTENTO
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
OK - APROBADO NOKT - DESAPROBADO NOKT - DESAPROBADO
MATRIZ DE EVALUACION TECNICO ECONOMICA
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 22 -
Anexo 2 – Plazos de atención
Producto/Servicio Tiempo de respuesta Tiempo de entrega
Servicios por honorarios profesionales
3 día útiles
Gastos menores de oficina 3 días útiles
Equipos de comunicación 5 días útiles
Equipos de tecnología 7 días útiles
Equipos de fotografía 7 días útiles
Otros equipos de comunicación especiales para redacción
Previa coordinación de los permisos respectivos del área de redacción
Compra de merchandising: Productos hechos solo para colocar el logotipo Productos que implican desarrollo
Cotización 3 días utiles Cotizacion 7 días útiles
Tiempo de entrega : de acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante Tiempo de entrega: de acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante
Merchandising importado Cotización 7 días útiles 90 días de anticipación para la solicitud
Anexo 3 – Plazo de pago a proveedores
Anexo 4 - Condiciones de compra de Importaciones
TIPO DE DOCUMENTO PLAZO PAGO (Días)
Factura 30,60,90
Letra 60,90 y 120
Carta de Crédito a la Vista
Carta de Crédito 60, 90,120 y 150
Transferencia 30, 60 y 90
TIPO DE DOCUMENTO
Anticipo
Anticipo
MONTO
100%
20%,30%,40%,50%,60%,70% y saldo según contrato
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 23 -
E. Procedimientos Para revisar el procedimiento vea el Diagrama de Flujo adjunto.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 24 -
Página 1/2
Código: COM - 01
Gestión de Compras – NacionalesNivel: 3
INICIO
Área Solicitante
Planeamiento
Financiero
Compras
Gestor de Compras
Genera solicitud de
pedido (Portal)
Genera Petición
de Oferta
Persona designada para
aprobación
Visualiza y
verifica orden de
pedido
2
Alerta saldo de
presupuesto
Verifica
Presupuesto
en partida
Tiene
Presupuesto?
Solicita
ampliación ó
traslado de
presupuesto
DF-02 Gestión
de presupuesto
- liberación y
traslado
No
Traslado ó
Liberación
realizado?
Persona Encargada
Finanzas
SiNo
Aprueba
solicitud de
pedido
Si
1
Aprueba
pedido?
Devuelve el monto
del pedido al
presupuesto
1. Verifica
disponibilidad
presupuesto
2. Ingreso del
usuario
solicitante
NoSi
FIN
Actualiza
automáticamente la
disponibilidad de
presupuesto
Estrategia de
Liberación
Administrador
de Presupuesto
Evalúa y envía
solicitud de
ampliación ó
traslado
Ampliación: 10
y 18
Traslado: una
vez a la semana
Ingreso de
Ofertas
Selección de
Oferta Ganadora
Envío por
e.mail al
proveedor
SAP: Adjuntar
archivos de
cotizaciones
Genera Orden
de Compra
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 25 -
Página 2/2
Código: COM - 01
Gestión de Compras – NacionalesNivel: 3
Registra cada
documento por pagar
conforme
Área Solicitante
Persona
Encargada
Exporta O/C a
formato PDF
Compras
Gestor de Compras
Da conformidad
del servicio
2
1. Envío de O/C
por e-mail al
Proveedor
2. Impresión de
la O/C sólo al
Gestor de
Compras
Proveedor
Proveedor
Atiende orden
de pedido
Contabilidad
Asistente Contable
Tipo de
compra?Servicios
ALM-02
Recepción
de bienes
FIN
SAP: Controla
entrega
parciales del
bien
Entrega
documentos por
pagar
Trámite
Documentario
Encargado
Recepciona
(sellado) y envía
documentos
Control y
Abastecimiento
Almacenero
Da conformidad
de entrega del
bien
2
2
Revisa datos y valida
código del proveedor
Envío de factura
adquiriente, orden de
compra y cargo al área
de Tesorería
Fecha
autogenerada
1. Controla fecha de
liberación de la OC.
2. Excepciones:autorización
Documentos a considerar:
1. Factura
2. Orden de Compra y/ó
3. Copia guía de remisión
sellada
Tesorería
Auxiliar de Tesorería
Realiza pago de
acuerdo a la fecha
estimada
PAG-04 Pago a
proveedores
nacionales
Recepción de bienes
sin faltantesSAP:
1. Mensaje indicando
conformidad de servicio
2. Controla que no exista
fechas pasadas para las
entregas
Bienes
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 26 -
Manual de políticas y procedimientos
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Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 28 -
Manual de políticas y procedimientos
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Sub proceso: Gestión de compras de merchandising
A. Objetivo
La atención de las solicitudes de compra de productos para merchandising, de las
diferentes áreas de la empresa; asegurando una óptima combinación entre costo, calidad
y oportunidad.
B. Responsables Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura
Gestores de Compra
Persona asignada por la GCAF
C. Políticas
C.1 Políticas específicas para compras 1. Es responsabilidad del área solicitante verificar el presupuesto de su área, antes de
ingresar su solicitud de pedido. En caso no tuviera disponibilidad, deberá gestionar la
ampliación del presupuesto según las políticas establecidas para este fin.
2. Es responsabilidad del área solicitante, el ingreso en SAP de toda solicitud de pedido
de productos para merchandising, adjuntando una cotización referencial, para su
respectiva atención.
3. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto velar por que una compra no se
fraccione en más de un pedido por importes menores a US$10,000.
4. Todo pedido de compra debe ser canalizado por la Jefatura de Compras Nacionales e
Infraestructura, se considerará falta grave, que cualquier área efectúe la compra
directamente con algún proveedor.
5. Toda orden de pedido para ser procesada deberá contar con la aprobación, en SAP, de
la Jefatura o Gerencia respectiva.
6. Toda orden de pedido deberá pasar por un proceso de aprobación en base a la
siguiente estructura:
a. Nivel 1: Gerencias y/o Jefaturas del área b. Nivel 2: Gerente Central de Finanzas y Administración c. Nivel 3: Gerente General
7. Los montos de compra para cada nivel de aprobación se detallan a continuación:
d. Nivel 1: De $ 0 hasta $ 10,000 e. Nivel 1+2: Mayor a $10,001 hasta $50,000 f. Nivel 1+2+3: Mayor a $50,001
8. Las condiciones de compra deben ser negociadas por la Jefatura de Compras
Nacionales e Infraestructura, a través de los Gestores de Compras.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 30 -
9. Los Gestores de Compras son responsables de generar las órdenes de pedido (O/C) en
SAP, adjuntando las cotizaciones respectivas de ser el caso, solo así se considerará
como completo el legajo de la compra.
10. Es responsabilidad del Gestor de Compras, analizar y verificar el precio de la cotización,
seleccionando el mejor postor para la compra.
11. Es responsabilidad del Gestor de Compras, efectuar el pedido al proveedor y realizar el
seguimiento hasta que el producto se entregue a almacén.
C.2 Políticas específicas para proveedores 1. Todo proceso de cotización de cualquier compra deberá contar como mínimo con 2
propuestas de distintos proveedores.
2. Es responsabilidad del Gestor de Compras buscar los proveedores necesarios para
cumplir con el punto anterior.
3. La elección del proveedor debe de estar debidamente justificada por el Gestor de
Compras.
C.3 Políticas específicas para recepción de bienes 1. Es responsabilidad del proveedor, presentar la orden de compra correspondiente para
que la mercadería pueda ser recibida en el almacén. Caso contrario se procederá a la
devolución del producto.
2. Toda compra de merchandising y/o material publicitario deberá ingresar al almacén
respectivo; es responsabilidad del área de Control y Abastecimiento, recepcionar la
mercadería e ingresarla en SAP.
3. La conformidad de los productos para merchandising deberá ser ingresada en SAP, por
el área de Control y Abastecimiento el mismo día de su recepción.
4. El área de Control y Abastecimiento deberá comunicar, vía email, al área solicitante y
gestores de compra, la recepción del pedido y solicitar la conformidad física del
producto. A partir de dicha comunicación, el área solicitante, tendrá un plazo máximo
de tres días útiles, para realizar la verificación de la mercadería, caso contrario se
considerará como un ingreso válido.
5. En caso el área usuaria tenga observaciones a la mercadería, deberá hacerla llegar
como máximo al día siguiente del retiro de la mercadería del almacén (4to día útil).
6. Se considerará falta grave, la recepción parcial o total de los productos, por cualquier
otra área de la empresa, que no sea Control y Abastecimiento; salvo los casos en que
por las característica del producto deba ser entregado directamente en el evento, esto
debe ser coordinado previamente con el área de Control y Abastecimiento a través del
Gestor de Compras.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 31 -
7. El Jefe de Marketing es el responsable de efectuar un plan de desecho, para las
devoluciones de los productos de merchandising. Toda operación debe ser coordinada
con el área de Contabilidad.
8. Queda totalmente prohibida la venta de productos de merchandising de las empresas
del grupo, esto será considerado como falta grave.
C.4 Políticas específicas para el despacho de la mercadería 1. Es responsabilidad del Almacenero del área de Control y Abastecimiento, el despacho
de la mercadería al usuario solicitante, de acuerdo a sus requerimientos.
C.5 Políticas específicas para el pago de facturas 1. Todo comprobante de pago impreso será recepcionado, solamente, en mesa de partes
en la sede de Lima. Para lo cual, la factura, debe adjuntar, obligatoriamente, la orden
de pedido (O/C) y el sello de conformidad de recepción de la mercadería por el área de
Control y Abastecimiento.
2. Los únicos documentos de recepción válidos para el pago a proveedores nacionales son
la factura impresa o electrónica según sea el caso.
3. Cualquier comprobante de pago que no cumpla con esta política, no será recepcionado
y la Empresa no asumirá la responsabilidad de pago.
4. Es responsabilidad del área de Compras, informar a los proveedores que deben enviar
toda la documentación respectiva (factura y/o guía con la conformidad de la recepción,
sello de Control y Abastecimiento, orden de compra).
5. Para proceder al pago de cualquier compra, se deberá contar, en SAP, con la recepción
respectiva del bien por parte del área de Control y Abastecimiento o del usuario para
el caso de los servicios.
6. El incumplimiento por parte del proveedor según las fechas pactadas en la entrega del
bien o servicio serán penalizadas según lo establecido en el contrato.
D. Procedimientos
Para revisar el procedimiento vea el Diagrama de Flujo adjunto.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 32 -
Gestión de Compras : MerchandisingCódigo: COM-01.2
Elaborado por:
Área de Procesos
Gestor de ComprasPersona designada para
aprobación
2
Se solicita
confirmación
de recepción
al proveedor
ProveedorÁrea Solicitante Contabilidad Compras
Almacenero
Fin
Atiende orden de pedido
Proceso de
recepción de
bienes
(Cód.:ALM-02)
Exporta O/C a formato PDF y la envía al
proveedor (vía email)
Visualiza y aprueba orden de
pedido en SAP
Ingresa solicitud de pago a Caja
Proveedores
Solicitud de productos para merchandising
Entrega factura a contabilidad
Control y
Abastecimiento
Despacho de mercadería
Recepción de productos para merchandising
Recepciona factura y revisa el historial
del pedido
Verifica mercadería y da conformidad
Comunica la recepción de la mercadería y
solicita conformidad
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 33 -
Anexo 1 – Condiciones de Compra
TIPO DOCUMENTO PLAZO PAGO (Días)
Factura 30, 60, 90
Letra 60,90 y 120
Carta de Crédito a la Vista
Carta de Crédito 60, 90, 120 y 150
Transferencia 30, 60 y 90 días
TIPO DOCUMENTO MONTO
Anticipo 100%
Anticipo 20%, 30%,40%,50%,60%70% y saldo según contrato
CONDICIONES DE COMPRA
Anexo 2 – Condiciones de Compra para Merchandising
PRODUCTOS TIEMPO DE RESPUESTA TIEMPO DE ENTREGA
Productos hechos solo para colocar logotipo
Cotización 3 días útiles De acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante
Productos que implican desarrollo
Cotización de 7 a 10 días útiles proveedor requiere: - reunión con el área para que expongan su requerimiento. - proveedor presenta bocetos y prototipos. - el área aprueba o pide cambios de acuerdo a lo solicitado. - aprobación final del boceto. - envío de cotización final al usuario
De acuerdo a lo señalado por el proveedor dependiendo de la naturaleza del producto. Período de entrega: máximo 30 días útiles.
Productos importados
Cotización 7 días útiles 90 días de anticipación para la solicitud
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 34 -
Sub proceso: Gestión de compras de útiles de oficina, pasajes y refrigerios
A. Objetivo
La atención de las solicitudes de compra de útiles de oficina, pasajes, movilidad y refrigerio;
asegurando una óptima combinación entre costo y calidad.
B. Responsables Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura
Gestores de Compra
Persona asignada por la GCAF
C. Políticas
C.1 Políticas específicas para compras de útiles de oficina 1. Una vez al mes el Área de Compras Nacionales realizará las adquisiciones masivas de
útiles de oficina (incluye tarjeta de presentación) y suministro de computo.
2. Es responsabilidad del usuario especificar en su solicitud de pedido las especificaciones necesarias para la compra de los útiles de oficina y suministro de cómputo que requieren.
3. El área de compras recibirá las solicitudes de pedido de útiles de oficina en la primera semana de cada mes de acuerdo al cronograma enviado.
4. El área de compras no aceptará pedidos individuales, si se enviarán extemporáneamente serán considerados en el siguiente pedido.
C.2 Políticas específicas para compras de pasajes 1. El procedimiento establecido para la compra de pasajes es válido para cualquier área y
colaborador que esté debidamente autorizado, incluye las áreas administrativas y
redacciones.
2. En el caso de los viajes por comisiones de noticias urgentes no aplica el punto 1.
3. El área de compras nacionales es responsable de proporcionar, de acuerdo a selección,
el proveedor que brindará los pasajes a la empresa, de acuerdo a las pautas señaladas
por la Gerencia Central de Administración y Finanzas (costos, servicio, u otro).
4. Todos los pasajes deberán ser adquiridos a la línea aérea seleccionada y en clase
económica; en caso el usuario desee viajar en otra línea área, tendrá la posibilidad de
pagar la diferencia; para ello deberá informar oportunamente para realizar la gestión
respectiva.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 35 -
5. Toda solicitud de compra de pasaje para viajes programados, como conferencias,
invitaciones, capacitaciones u otros, deberá ser solicitado inmediatamente después de
confirmada la participación en el evento (plazo máximo: 1 semana). En caso esto no se
realice, no se aceptarán, salvo autorización explícita de la Gerencia Central de
Administración y Finanzas.
C.3 Políticas específicas para refrigerios 1. El usuario podrá llamar a solicitar servicio de delivery después de las 9:00 pm y días no
laborables, por un monto menor a S/.25 por persona; si la factura es por un monto
mayor, el usuario se responsabiliza por el diferencial.
2. La factura deberá ser firmada por el responsable del área, refrendando la autorización,
antes de pasar a ser cobrado por fondo fijo.
Manual de políticas y procedimientos
Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 36 -
Cargo de Recepción de Política de Compras
Yo, _____________________________, con documento de identidad ____________, confirmo la recepción del presente Manual de Políticas y Procedimientos del Proceso de Compras.
___________________________
Nombre Nro Documento
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