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Manual de políticas y procedimientos - Compras

Empresa Editora El Comercio S.A.

Manual de políticas y procedimientos

Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 1 -

Control del documento

Nombre del Documento

Manual de Políticas y Procedimientos - Compras

Status Última actualización

Realizado 30.05.2011

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Luzmarina Reyes Jessica Arias Andrés Colichón

Control de cambios del documento N° de

Versión Fecha de

Modificación Responsable Observaciones

1 30.05.2011 Luzmarina Reyes / Jessica Arias

Creación del documento

2

Marzo 2013 Karin Huamalí / Jessica Arias/Jorge Cáceres

Modificación documento por replanteo de área de compras.

3 Julio 2013 Karin Huamalí/ Jessica Arias/Jorge Cáceres

Modificación del documento por observaciones de auditoría.

4 Agosto 2015 Jessica Arias/Jorge Bellatín/Magaly Paredes


5 Febrero 2016 Milagritos Olivero/Erich Plate/Jessica Arias

Implementación de políticas para útiles de oficina, pasajes y refrigerio.

6 Septiembre 2016

Jorge Bellatin/Milagritos Olivero/Jessica Arias


7 Noviembre 2016

Erich Plate/Jessica Arias Modificación del documento por mejoras en procesos.

8 Diciembre 2016

Erich Plate/Jessica Arias Modificación del documento por actualización de políticas.


Elaborado: Gerencia de Procesos y TI - Área de Procesos - - 2-

Contenido

Compras ............................................................................................................................................ 3

Organigrama del área ............................................................................................... 3

Proceso de compras .................................................................................................. 4

Sub proceso: Gestión de compras ............................................................................ 5

Sub proceso: Gestión de compras de merchandising ............................................ 29

Sub proceso: Gestión de compras de útiles de oficina, pasajes y refrigerios ........ 34



Compras

Organigrama del área



Proceso de compras

1 2 3 4

8 7 6

5

SOLICITUDAPROBACION

SOLICITUDPETICIONOFERTA

OFERTAGANADORA

ORDEN DECOMPRA

NIVELES APROBACION

ACEPTACION DEL BIEN /SERVICIO

PRE REGISTRO DE FACTURA

9

REGISTRO DE

FACTURA

10

PAGO A

PROVEEDORES



Sub proceso: Gestión de compras

A. Objetivo La atención de las solicitudes de compra (adquisición de bienes y servicios), tanto

nacionales como importados, de las diferentes áreas de la empresa y Empresas del Grupo;

asegurando una óptima combinación entre costo, calidad y oportunidad.

B. Responsables Subgerente de Importaciones y Exportaciones

Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura

Persona asignada por la GCAF

C. Políticas c.1 Políticas generales 1. Es responsabilidad del área de Compras, velar por el cumplimiento de los

procedimientos y políticas establecidos en el presente documento.

2. El área de Compras deberá realizar una adecuada gestión para conseguir, en cada

adquisición, la calidad adecuada y el precio justo acordes con los objetivos de la

Empresa.

3. Es responsabilidad del área de Compras, conocer la oferta del mercado, canalizar las

necesidades y demandas de los clientes internos, liderar la selección de los

proveedores, negociar precios y condiciones de compra.

4. Es responsabilidad del área de Compras supervisar y regular las negociaciones y/o

contrataciones de los diversos bienes y/o servicios que se realizan en las diferentes

áreas de la Empresa.

5. Es responsabilidad del área de Compras, regular la participación de las áreas

especializadas, enmarcando a las mismas en el proceso de evaluaciones

técnico/funcionales.

6. Las áreas especializadas, tienen la responsabilidad de evaluar y homologar los

requerimientos técnicos y funcionales del bien y/o servicio solicitado, así como la

evaluación técnica de las propuestas recibidas.

7. Es responsabilidad del Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/ Subgerente de

Importaciones y Exportaciones/persona asignada por la GCAF, asignar los rubros o

grupos de compras a cada Gestor de Compras por un periodo de 6 meses, luego de

dicho tiempo, los grupos serán reasignados dentro del equipo; asimismo, deberá

comunicarlo oportunamente a las áreas solicitantes.



8. El Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/ Subgerente de Importaciones y

Exportaciones/persona asignada por la GCAF, deberá realizar revisiones aleatorias (Ver

cuadro de Bienes y Servicio), a los Gestores de compras, validando que el proceso de

compras cuente con:

a. Ficha de evaluación del proceso (en caso los factores de evaluación sean otros

adicionales al monto a pagar)

b. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición)

c. Contrato/Convenio (según sea el caso)

9. Las únicas personas autorizadas a realizar las compras del Grupo son los Gestores de

Compras, quienes tienen la responsabilidad de llevar a cabo todo el proceso bajo los

lineamientos establecidos en la presente política.

c.2 Políticas específicas para compras 1. Es responsabilidad del usuario Solicitante ingresar en el Portal SAP la solicitud de

pedido para cualquier adquisición.

2. El área solicitante deberá requerir cotizaciones con un mínimo de 3 días útiles de

anticipación para proveedores locales y con 7 días útiles para proveedores del exterior

(Ver Anexo2).

3. Es responsabilidad del usuario Solicitante validar con el Administrador de Presupuesto

de su área, el traslado o ampliación del presupuesto.

4. El Administrador de Presupuesto deberá gestionar con el Subgerente de Planeamiento

Financiero, las operaciones que sean necesarias para contar con la disponibilidad de

presupuesto.

5. Toda comunicación para las operaciones de presupuestos deberá realizarse a través de

la opción SAP Business Workplace.

6. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto liberar en SAP las solicitudes de

pedido en función a su presupuesto y verificar la correcta imputación del gasto.

7. Cualquier error en la asignación de la partida presupuestaria u otro dato relacionado a

la compra, el usuario Solicitante tendrá la responsabilidad de anular la solicitud de

pedido y generarla nuevamente con los datos correctos.

8. Toda adquisición de servicios deberá ser registrada como compra diferida si cumple las

siguientes condiciones:

a. Periodo mínimo de servicio: 3 meses

b. Monto mínimo considerado: Desde US$ 10,000

c. Aquellos casos en que el área de Contabilidad considere necesario que un pedido

sea registrado como diferido, el área usuaria deberá registrarlo como tal.



9. Toda adquisición de bienes y/o servicios que consideren un contrato general y tengan

consumos mensuales (montos diferentes), deberá registrarse la orden de compra

respectiva (mes a mes) con los datos correspondientes; respaldados por el sustento

necesario (ejemplo: liquidación).

10. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto velar por que el importe de una

compra o servicio no se fraccione en más de un pedido, cuando los importes son

mayores a US$10,000. De evidenciarse ésta práctica se considerará como falta grave,

aplicando el Reglamento interno de trabajo.

11. El área solicitante deberá documentar (adjuntar archivos) en la solicitud de pedido en

SAP, considerando:

a. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición), en caso las compras

sean por montos menores a S/. 500 será suficiente 1 cotización.

b. Contrato con el visto del área legal y las firmas respectivas.

12. El área de Compras deberá documentar (adjuntar archivos) en la oferta que realiza en

SAP, considerando:

a. Ficha de evaluación del proceso (en caso los factores de evaluación sean otros

adicionales al monto a pagar).

b. Cotizaciones de proveedores (mínimo 2 por cada adquisición) en caso aplique.

13. Toda la documentación relacionada al proceso de compras se adjuntará en SAP, de

acuerdo a los puntos 11 y 12 de la presente política, siendo los responsables los allí

señalados.

14. Cualquier documento relacionado a las compras realizadas (cotizaciones, contrato,

etc), deberán ser consultados en SAP como fuente de información.

15. Es responsabilidad del Gestor de Compras verificar si la solicitud de pedido tiene

convenio o requerirá cotizaciones de los proveedores de acuerdo al cuadro adjunto:



Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Adjudicación Quienes participan ConformidadPeriodo de

revisiones

Papel periódico y Papel

especial en bobinas y tintas

Contrato o carta de intención formalizando

los acuerdos establecidos entre EC y el

proveedor para la compra

Se pueden realizar pruebas menores a las 250

TN en papel periódico y 50 TN de papel

especial sin contrato

Licitación de precios con los principales

proveedores por rubro

Comité de Adquisiciones -

Gerencia General Área de

AlmacénAnual

Papel especial en resmas

(compra local) y otros

suministros de operación y

repuestos

* Mayor a S/. 350,000 u USD 100,000.

anuales por proveedor - Contrato / Contrato

Marco

Contar con dos cotizacionesGerencia Central de

Administración y Finanzas

Área de

AlmacénAnual

Optativos y otras mercaderías* Mayor a S/. 175,000 u USD 50,000. anuales

por proveedor - Contrato

Informe de la Sub Gerencia de Optativos

estableciendo el producto a comprar

Gerencia de Unidad de

Negocio de Servicios

Empresariales

Área de

AlmacénSemestral

Maquinaria y equipos para

planta

* Mayor a S/. 350,000 u USD 100,000.

anuales por proveedor Informe del Gerente Central de

Operaciones / área especializada

Directorio - Gerencia

General

Área de

Almacén /

Operaciones

Anual

Autos de ejecutivos Conforme a la Politica de Gestion de Talento. * Cotización del concesionario automotor

Gerencia Central de

Gestión de Personas /

Gerencia General

Área de

Almacén-

Otros activos fijos en general

(mobiliario, etc.)

* Mayor a S/. 175,000 u USD 50,000. anuales

por proveedor - Contrato / Contrato Marco

Contar con dos cotizaciones o Informe de

la Jefatura de Infraestructura

Gerencia Central de

Administración y

Finanzas/

Gerencia de área usuaria

Área de

AlmacénSemestral

Costo

PromocionalMerchandising

* Mayor a S/. 52,000 u USD 15,000. - anuales

por proveedor - Contrato / Contrato MarcoContar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria

Área de

Almacén

Área usuaria

Semestral

Uniformes, EPPs, Materiales

de seguridad

* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. -

anuales por proveedor - Contrato / Contrato

Marco

Contar con dos cotizaciones o Informe de

la Jefatura de Prevención de riesgos y

Control Ambiental

Gerencia Central de

Gestión de Personas

Área de

Almacén

Área usuaria

Semestral

Economatos,

formatería,atención de

personal (pavos, juguetes,

panetones) limpieza,

ferretería.

No requiere contrato Contar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria

Área de

Almacén

Área usuaria

Semestral

Costo de

Producción

Activo Fijo

Otros bienes

Bienes



Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Cotizaciones Quienes participan ConformidadPeriodo de

revisiones

Transporte

Distribución de ejemplares,

optativos, impresiones

comerciales, movilidades en

general.



* Menor a S/. 35,000 u USD 10,000. -

Licitación con mínimo dos proveedores.

Gerencia Central de

Administración y

Finanzas/

Gerencia de área usuaria/

Gerencia Central de

Operaciones

Área SSEE

Área

Operaciones /

Circulación

Semestral

Mantenimiento Mantenimiento de maquinas* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. anuales


* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -

Licitación con mínimo dos proveedores o

en su defecto Informe del Gerente Central

de Operaciones.

Gerencia Central de

OperacionesÁrea Usuaria Semestral

InfraestructuraMantenimiento de inmuebles,

Limpieza, Mensajería, etc.



* Menor a S/. 75,000 u USD 20,000. -


en su defecto Informe del Jefe de

Infraestructura

Gerencia Central de

Administración y FinanzasÁrea Usuaria Semestral

Costos de

Producción

Tercerización de producción,

servicios de acabados.



* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -


en su defecto Informe del Gerente Central

de Operaciones.

Gerencia Central de

OperacionesÁrea Usuaria Semestral

Colaboradores con recibo por

honorariosSiempre requiere contrato -

Unidad de

Negocio/Recursos

Humanos

Gerencia de

Gestión de

Personas

_

Servicio de intermediación

laboralSiempre requiere contrato -

Unidad de

Negocio/Recursos

Humanos

Gerencia de

Gestión de

Personas

_

Servicios de captación de

personalCarta de aceptación de oferta

* Se requiere la propuesta de la empresa

tercera y la carta de aceptación del

Gerente Central de Gestión de Personas

Gerencia Central de


Área de gestión

de personas_

Capacitación Interna * Mayor a S/. 50,000 u USD 15,000. - anuales


* Menor a S/. 50,000 u USD 15,000. -

Informe del Gerente Central de Gestión de

Personas

Gerencia Central de


Área de gestión

de personas_

Capacitación externas No requiere contrato

* Se requiere una carta del Gerente Central

de Gestión de Personas la cual tenga

adjunto el prospecto con la curricula y el

costo del curso.

Gerencia Central de


Área de gestión

de personas_

Personal

Servicios



Rubros Ejemplos Formalización del acuerdo Cotizaciones Quienes participan ConformidadPeriodo de

revisiones

Consultorías y

Asesorías

Auditoria externa, consultoría

en proyectos, etc.



* Menores a S/ 45,000 requiere dos

cotizaciones y una carta de conformidad

del área solicitante

Gerencia Central de

Administración y Finanzas

Unidad de NegocioÁrea Usuaria Anual

Estudios de Abogados y

NotariasNo requiere contrato

* Se requiere el tarifario anual (vigente)

negociado por la Gerencia LegalGerencia Legal Área Usuaria Anual

Marketing

(Promocional)

Pauta y producción

publicitaria, campañas BTL


por proveedor - Contrato / Contrato MarcoContar con dos cotizaciones Gerencia de área usuaria

Área de

Almacén

Área usuaria

Semestral

Tecnología

Servicio informáticos,

desarrollo, implementaciones,

etc.

* Mayor a S/. 100,000 u USD 30,000. -

anuales por proveedor - Contrato

* Menor a S/. 100,000 u USD 30,000. -

Licitación con dos proveedores o Informe

de la Gerencia de TI

Gerencia Central de


Comisiones

Agencias de Publicidad y

concesionarias de

publicidad/Distribuidores

No requiere contratoSe contará con el Formato establecido por

la Gerencia Comercial

Gerencia Comercial o

Gerencia Central de

Operaciones

Área Comercial -

Canjes Cualquier tipo de bien/servicio Ficha firmada -- Gerencia Comercial Área Comercial Semestral

Servicios Públicos Telefonía, Luz, celular, etc. No requiere contrato Adjuntar recibosGerencia Central de


Servicios



16. Se considera como periodo anual de Enero a Diciembre, vale decir año contable.

17. Es responsabilidad del Gestor de Compras (que corresponda) enviar las cotizaciones de

los proveedores a través del e-mail al usuario Solicitante.

18. Es responsabilidad del Gestor de Compras hacer un comparativo donde se especifican

los parámetros necesarios para la elección del proveedor en función a los criterios de

evaluación. En el caso de las operaciones de Plantas, los Jefes respectivos serán los

encargados de realizar dicho comparativo por ser un tema técnico especializado. Ver

anexo1.

19. Todo contrato deberá ser anexado en la primera solicitud de compra del año

(contable), incluyendo los honorarios profesionales.

20. Para las compras recurrentes de bienes y/o servicios realizadas a un proveedor, el

contrato será anexado en la primera solicitud de pedido de SAP; en los requerimientos

posteriores el solicitante sólo deberá colocar como referencia, el número de Solped

donde anexó el contrato y el número correlativo del mismo.

21. El área de compras tiene la potestad de solicitar cualquier documentación

complementaria, que considere conveniente, para la generación de la orden de

compra.

22. Es responsabilidad del Gestor de Compras llevar el control de los contratos vigentes a

través de un cuadro de seguimiento, debiendo especificar en el mismo:

a. Sociedad contratada

b. Área solicitante

c. Servicio contratado

d. Nombre del proveedor

e. Vigencia del contrato

f. Tarifa contratada

g. Monto del contrato

h. Número de solped en el cual se adjuntó el contrato.

i. Número correlativo del contrato

j. Firmante

23. Todo contrato deberá estar validado por el área Legal, de otra forma no se procederá

a generar ni la orden de compra, ni el pago al proveedor que está brindando el

producto y/o servicio.

24. Todas las condiciones de la negociación con el proveedor deberán estar explícitamente

declaradas en el contrato y/o cotización, según sea el caso.

25. Cualquier incumplimiento por parte del proveedor según las fechas pactadas en la

entrega del bien y/o servicio serán penalizadas según lo establecido en el contrato.



26. Todo contrato deberá tener una cláusula en la cual se obliga al proveedor a no otorgar

comisiones, ni bonificaciones a ningún funcionario y/o a la Empresa en forma

particular.

27. Las condiciones de pago al proveedor serán negociadas por el área de Compras o se

aplicará de acuerdo al contrato. (Ver anexo 3).

28. Cualquier modificación en las condiciones de pago será coordinada por el Gestor de

Compras.

29. Los pagos anticipados a los proveedores, por la compra de productos importados, será

coordinado entre el Subgerente de Importaciones y Exportaciones y el área de

Tesorería. (Ver Anexo 4)

30. Toda orden de compra y /o servicio para ser procesada, deberá contar con la

aprobación, en SAP, de la Jefatura o Gerencia respectiva, de acuerdo a la siguiente

estructura:

a. Nivel 1: Gerencias y/o Jefaturas del área

b. Nivel 2: Gerente Central de Finanzas y Administración

c. Nivel 3: Gerente General

31. Los montos de compra para cada nivel de aprobación se detallan a continuación:

a. Nivel 1: De $ 0 hasta $ 10,000

b. Nivel 1+2: Mayor a $10,001 hasta $50,000

c. Nivel 1+2+3: Mayor a $50,001 a más

32. Todos los pedidos de compra deben ser aprobados o rechazados en SAP, según sea el

caso, por los responsables respectivos, con ello permitirá cerrar completamente el

proceso generado.

33. Sólo los Gestores de Compra están autorizados a imprimir y enviar las órdenes de

compra, de SAP, al proveedor.

34. Toda gestión de compras debe ser realizada dentro del sistema SAP, en el mes que se

realiza la compra del bien y /o servicio.

35. Todos los servicios que estén debidamente provisionadas, podrán emitir la orden de

servicio en el siguiente mes, indicando el número de provisión y previo extorno de la

misma.

36. El Subgerente de Importaciones y Exportaciones es responsable de obtener la

Declaratoria de Mejores Prácticas Comerciales de todos los proveedores de insumos

críticos (papel, tintas, químicos y otros).

37. Es responsabilidad del Jefe de Control de Abastecimiento monitorear mensualmente

el volumen del stock de seguridad de los diferentes productos, con la finalidad de evitar

el quiebre de stock.



38. Es responsabilidad del Subgerente de Importaciones y Exportaciones informar a los

proveedores de importaciones, que deben enviar toda la documentación respectiva

(factura, packing list, BL) para su nacionalización.

39. Si por motivos de emergencia las plantas de impresión requieren realizar una compra,

la ejecutarán directamente, siendo su responsabilidad informar al Subgerente de

Importaciones y Exportaciones/Gestora de Compras (según sea el caso) en un plazo

máximo de 24 horas.

40. Es responsabilidad del Usuario solicitante enviar a Caja Proveedores dos copias de

recibos electrónicos o comprobantes del exterior, a través de trámite documentario,

para su correspondiente registro y posterior pago.

41. Es responsabilidad del Usuario solicitante validar el presupuesto en la partida de canje

respectiva (en las diversas unidades de negocio) y luego generar la ficha de canje o

auspicio en el sistema SAP.

42. Toda bonificación, producto de negociaciones de compras realizadas (ejemplo:

Panetones), se derivarán al área de Gestión de Personas para la gestión respectiva.

43. Toda regularización de las adquisiciones será considerada una falta grave, aplicando el

Reglamento interno de trabajo.

44. Es responsabilidad de los Gestores de Compras revisar y realizar una depuración

(bloqueo/anulación) periódica (2 veces al año) de los pedidos que no se concretaron

en una compra y que se encuentran pendientes en SAP, previo análisis de cada caso.

45. El Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura/Sub Gerente de

Importaciones/persona asignada por GCAF deberá realizar un seguimiento mensual a

la gestión de compras, utilizando para ello la información disponible en SAP,

considerando elaborar un reporte que contenga:

a. Comparación de precios por tipo de bien o servicio atendido por proveedor y

entre proveedores.

b. Comparativo de los principales proveedores

c. Facturación promedio y transacciones mensuales por proveedor

46. La Coordinadora de Compras emitirá un reporte de seguimiento comparando el

registro de factura vs la solicitud del pedido, para con ello validar que el proceso se

está generando según los lineamientos de este documento.

47. La Sub Gerente de Importaciones realizará un análisis periódico de los costos totales

incurridos por importaciones/exportaciones, generando un informe que deberá enviar

a la Gerencia Central de Administración y Finanzas, el mismo incluirá los sustentos y

motivos en caso hubiera algún sobrecosto asociado.



48. Todo personal que tenga asignado un usuario y clave en SAP, será responsable del

mismo, no debiendo entregarlo ni transferirlo a otra persona. Todo incumplimiento

relacionado a este punto será considerado una falta grave.

49. Para las vacaciones de los Gestores de Compra, también se deberá considerar el

traslado del Grupo de Compras para ser atendido por el reemplazo en dicho periodo,

para ello deberá enviar una solicitud al área de Procesos & TI.

C.3 Políticas específicas para compras especializadas. 1. Las áreas especializadas con sus rubros respectivos se detallan a continuación:

Área especializada Rubros

Gestión de Talento 1. Atención al personal 2. Bienestar y salud 3. Cafetería y refrigerio (servicio de comedor) 4. Selección y Desarrollo 5. Capacitación 6. Suministros de seguridad para el personal. 7. Servicio tercerización de personal.

Procesos & TI 1. Activos fijos informáticos 2. Activos fijos redes y comunicaciones 3. Licencia de softwares 4. Equipos de cómputo 5. Licencia de ofimática

Seguridad 1. Servicio de Seguridad (de áreas comunes) 2. Suministros de Seguridad (de locales). 3. Equipos de seguridad para las

instalaciones.

Servicios Generales 1. Telefonía Celular (con plan de datos) 2. Mantenimiento de locales (de áreas

comunes). 3. Proyectos de infraestructura.

Circulación 1. Servicios transporte de distribución.

Marketing 1. Producción de eventos. 2. Servicios promocionales. 3. Merchandising.

Comercial 1. Comisiones y bonificaciones a Centrales de medios y Agencias de Publicidad

2. Estudios de mercado 3. Estudios de lectoría

Redacciones 1. Servicios de Redacción (honorarios colaboradores, agencias de noticias)

Operaciones 1. Adquisición de maquinarias. 2. Mantenimiento de maquinarias.



Legal 1. Asesorías y servicios legales.

Almacenes 1. Compra y mantenimiento de montacargas. 2. Eliminación de residuos peligrosos. 3. Servicio de transporte (Despacho Amauta).

Unidad de Negocios Transaccionales (UNT)

1. Servicios digitales. 2. Servicios promocionales (ferias,

promociones virtuales y físicas, comerciales en TV y radio)

Optativos 1. Compra gadget

2. Es responsabilidad del Usuario solicitante adjuntar en las solicitudes de compra

especializada en SAP los siguientes documentos:

a. Propuestas de los proveedores convocados.

b. Propuesta técnico – económica.

c. Ficha de evaluación del proceso, (en caso los factores de evaluación sean otros

adicionales al monto a pagar) (Ver Anexo1).

d. Contrato.

3. Es responsabilidad del Gestor de Compras gestionar con el área especializada, la

validación de las características técnicas del producto o servicio.

4. La cotización del proveedor seleccionado para la adquisición de un bien/servicio

deberá contar con la firma del proveedor, del área usuaria y, de ser necesario, el área

especializada.

5. Es responsabilidad de las áreas usuarias coordinar la elaboración del contrato con el

área Legal (con la validación del área especializada), luego de contar con el documento

final, este deberá ser anexado en la solicitud de pedido respectiva.

6. El área usuaria es responsable de realizar el seguimiento al área especializada para la

obtención del contrato legal.

7. Es responsabilidad de los Gestores de Compras ingresar en SAP las validaciones y

observaciones enviadas por el área especializada.

c.4 Políticas específicas para la gestión del presupuesto

1. Todas las solicitudes de traslado y suplemento de presupuesto deberán ser registradas

en el sistema SAP para su atención por el área de Planeamiento Financiero.

2. El Subgerente de Planeamiento Financiero evaluará el requerimiento, aceptando o

rechazándolo según sea el caso.

3. Los suplementos de presupuestos deberán contar con la autorización previa de la

Gerencia General.



c.5 Políticas específicas para la recepción de bienes/servicios

1. Sólo el área de Control y Abastecimientos está autorizada a recepcionar los bienes y/o

insumos en los almacenes respectivos.

2. La recepción de los bienes y/o insumos deberá ser registrada en SAP, por el área de

Control y Abastecimiento, el mismo día de la entrega del proveedor e informar al área

usuaria y a los Gestores de compra para el retiro de la mercadería.

3. El área usuaria sólo dispondrá de 3 día útiles (como máximo) para presentar cualquier

reclamo sobre el bien o servicio recibido, el mismo debe enviarse vía mail a los Gestores

de compras. Para que proceda el reclamo, el producto y los empaques deben estar en

óptimas condiciones.

4. El área de Control y Abastecimiento no recibe ninguna mercadería sino cuenta con la

orden de pedido (O/C) debidamente aprobada en el sistema SAP.

5. El horario de recepción de los almacenes:

Almacén Lima:

o Lunes a Viernes de 09:00 am a 01 pm y de 02:00 pm a 06:00 pm

o Sábados de 09:00 am a 12:00 pm.

Otros Almacenes:

o Todos los días las 24 horas. (Refrigerio de 1:00 pm a 2:00 pm)

6. Para toda compra que requiera un mayor volumen de almacenamiento físico, el Gestor

de Compras será responsable de comunicar, la compra del bien, al Jefe de Control y

Abastecimiento una vez enviada la Orden de Compra.

7. Los límites de tolerancia, para los materiales en general, disponibles en el sistema SAP

son 0%, 5% y 20%, los mismos que se configuran en la creación del material de acuerdo

a lo definido por los responsables respectivos. Si la mercadería a ingresarse no cumple

con estos parámetros no podrá ser recibida al almacén.

8. Para el caso de bienes no almacenables (servicios), los usuarios solicitantes serán

responsables de dar la conformidad de servicio en SAP, en el momento en que recibe

el mismo, para ello deberá tener como sustento un documento (informe, e-mail,

cuadro de avance u otro) que avale su conformidad en el sistema. La aceptación de un

servicio que no cuente con el sustento respectivo será considerada una falta grave,

aplicando el Reglamento interno de trabajo.

9. Es responsabilidad del jefe inmediato designar a un responsable temporal en la función

de conformidad de servicio en SAP, en caso el responsable se encuentre de viaje o esté

ausente, para ello deberá enviar el e-mail respectivo al área de Procesos & TI para

realizar el cambio en el sistema SAP. Esta política aplica, sólo si el responsable estará

ausente por un periodo mínimo de 7 días.



c.6 Políticas específicas para el pago a proveedores

1. Es responsabilidad del Gestor de Compras enviar al proveedor la Ficha de Registro de

datos, para su ingreso en SAP.

2. Los únicos documentos de recepción válidos para el pago a proveedores nacionales son

la factura impresa o electrónica, recibos por honorarios profesionales electrónicos,

recibos de arrendamiento, así como documentos de cobranza (ejemplo: agencia de

viajes), según sea el caso.

3. Es responsabilidad del Subgerente de Importaciones y Exportaciones mantener en el

sistema SAP dos proveedores activos como mínimo para la compra de insumos,

materia prima clave (papel y tintas) y servicios de las plantas de impresión.

4. Es responsabilidad del Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura mantener en el

sistema SAP dos proveedores activos como mínimo para la compra de productos y

servicios.

5. Cualquier cambio de proveedor para la compra de insumos de producción (papel,

tintas, químicos y otros) deberá contar con la aprobación, por escrito, de la Gerencia

Central de Operaciones.

6. La atención para la recepción de los documentos por Mesa de Partes (en la sede de

Lima) es:

Lunes a Viernes de 9:00 am a 01 pm y de 02:00 pm a 6:00pm.

7. La recepción de los recibos por honorarios para el pago en el mes vigente, deberá

realizarse de acuerdo al cronograma que presenta el área de Contabilidad a inicios de

cada año (comunicado vía e-mail a los responsables respectivos).

8. Todo comprobante de pago impreso y/o electrónico será recepcionado, solo, en la

oficina de Trámite Documentario de la sede de Lima. Para lo cual debe adjuntar,

obligatoriamente, la orden de pedido (O/C), guía de remisión debidamente sellada

(recepción de materiales) y hoja de conformidad de pre registro. Cualquier excepción

deberá estar autorizada por el Contador General.

9. Todo comprobante electrónico (emisores electrónicos debidamente identificados)

serán recepcionados directamente por el área de Pago Proveedores y deberán adjuntar

los documentos respectivos para el pago.

10. Es responsabilidad de los proveedores emitir sus facturas electrónicas en formato xml

y en PDF como señala el ente regulador SUNAT, de no contar con dicha información no

se procederá a su registro.

11. Es responsabilidad de los proveedores mantener su página web activa para la descarga

de las facturas electrónicas, en caso no se encuentre activa se rechazará el pago.



12. Es responsabilidad del área de Tributos validar mensualmente la situación de los

proveedores en SUNAT, realizando las actualizaciones respectivas en el maestro de

proveedores.

13. Para el caso de recibos por honorarios electrónicos, el proveedor deberá enviar el

documento electrónico en PDF (indicar en descripción el número de la OS), la OS en

PDF y la constancia de suspensión de 4ta emitida por SUNAT en PDF (de ser el caso) al

correo: [email protected]

14. Para proceder al registro del documento de pago de cualquier compra, se deberá

contar con la recepción respectiva del bien y/o servicio en el sistema SAP.

15. Cualquier comprobante de pago que no cumpla con esta política, no será

recepcionado, ni registrado. La Empresa no asumirá la responsabilidad del pago.

c.7 Proceso de Licitaciones

1. Es responsabilidad del área solicitante enviar al área de Compras los requerimientos

específicos del bien y/o servicio que se desea adquirir.

2. Es responsabilidad del Gestor de Compras elaborar las bases para la licitación.

3. Todo proceso de licitación de cualquier bien y/o servicio deberá contar, como mínimo,

con 3 propuestas de distintos proveedores.

4. Es responsabilidad del Gestor de Compras y/o responsable de la compra especializada,

buscar los proveedores necesarios para cumplir con el punto anterior.

5. Es responsabilidad del Gestor de Compras verificar cuantitativamente que los

proveedores que estén postulando a la licitación cumplan con los requisitos legales,

jurídicos, técnicos, así como su capacidad financiera.

6. El Gestor de Compras, en base al cumplimiento de los requisitos, realizará un cuadro

comparativo de los proveedores, asignándole pesos a cada ítem a evaluar, en

coordinación con el área solicitante del bien o servicio. (Ver anexo 1).

7. En caso de adquisiciones especializadas, las áreas respectivas tienen la responsabilidad

de evaluar los requerimientos técnicos y funcionales del bien y/o servicio solicitado, así

como la evaluación técnica de las propuestas recibidas.

8. Es responsabilidad del Gestor de Compras comunicar al usuario solicitante, las

propuestas que fueron aceptadas o rechazadas, señalando los motivos, así como

adjuntando los sustentos respectivos.

9. Para el caso de dos proveedores que se encuentren en las mismas condiciones técnicas

se optará por la propuesta económica más baja.

10. Todo el proceso de licitaciones podrá realizarse en cualquier momento del año y según

requerimientos del área.



11. El área de Planeamiento Financiero, proporcionará al área de Compras, en caso lo

requiera, el detalle de las adquisiciones que se requerirán según presupuesto para

algunas partidas centralizadas, como por ejemplo Tecnología.

c.8 Creación de estrategias de liberación

1. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia respectiva solicitar, por correo electrónico,

al área de Procesos & TI la creación o modificación de los niveles de aprobación del

grupo de compras de su área, así como señalar las personas que serán las encargadas

de las aprobaciones (asignadas según su rol dentro de la organización).

2. El área de Procesos, realizará el análisis y evaluación respectiva, generando una

propuesta, esta deberá ser enviada al área solicitante a través de un correo electrónico.

3. La Jefatura o Gerencia solicitante evaluará en forma conjunta con Procesos & TI la

propuesta enviada.

4. La Jefatura o Gerencia solicitante será responsable de validar la propuesta enviada.

5. La propuesta validada por la Jefatura o Gerencia, será enviada a la Gerencia de

Administración y Finanzas para su debida aprobación.

6. El área de Procesos & TI, Luego de contar con todo el circuito de aprobaciones

respectivo, procederá a realizar las configuraciones respectivas en SAP.

7. El área de Procesos & TI elaborará un reporte trimestral, en donde listará los accesos

(roles y transacciones) relacionados al proceso de compras y que fueron otorgados a

los diversos usuarios del Grupo, el mismo será enviado al Jefe de Compras Nacionales

e Infraestructura/Sub Gerente de Importaciones para su conformidad o corrección

según sea el caso.

c.9 Transferencia Temporal de Aprobación de Ordenes de Compra

1. Toda transferencia temporal de un rol de aprobación dentro del sistema SAP, deberá

ser solicitada a las áreas responsables.

2. Esta política aplica, sólo si el responsable estará ausente por un periodo mínimo de 7

días.

3. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia respectiva solicitar por correo electrónico

al área de Procesos & TI la transferencia temporal de los permisos y los roles

respectivos.

4. Es responsabilidad de la Jefatura o Gerencia enviar los siguientes datos:

a. Nombre de la persona a quien se le asignará la responsabilidad.

b. El nombre del rol o transacción a asignar.

c. El tiempo de vigencia de la asignación.

d. Motivo de la asignación.



5. Es responsabilidad del Administrador de Plataforma SAP dar los accesos respectivos en

el sistema, de acuerdo a los datos enviados en el punto anterior, una vez realizado este

cambio, deberá comunicarlo a través de un correo electrónico.

6. Se considerará una falta grave del usuario responsable ceder su usuario/clave en SAP

para las aprobaciones de las órdenes de compra en el sistema.

C.10 Obligaciones Laborales

1. La presente política aplica a todas las empresas del Grupo.

2. Es obligación de todos los trabajadores cumplir con lo dispuesto en el presente

documento, con la finalidad de obtener un buen servicio y adquirir bienes que cumplan

con los estándares de calidad deseados.

3. Es obligación de todos los trabajadores que participan del presente procedimiento,

advertir y dar aviso a su Jefe inmediato, de cualquier tipo de relación con los directivos,

gerentes o trabajadores o tener algún nivel de participación como accionista, directivo,

gerente, trabajador, asesor o locador de servicios con las empresas que nos brindan

servicios o suministran bienes, con la finalidad que el presente procedimiento se lleve

a cabo de manera transparente.

C.11 Incumplimiento de la Norma y Sanciones

1. El incumplimiento de las obligaciones laborales y de las políticas establecidas en el

presente documento por parte de los trabajadores, será considerada una falta grave, y

será elevado al área de Gestión de Talento para el ejecutar el procedimiento

respectivo.



D. Anexos

Anexo 1 – Matriz de evaluación técnico económica

AREA ESPECIALIZADA:

RESPONSABLE DEL PROCESO:

FECHA:

I.-EVALUACION TECNICA DE PROVEEDORES

CRITERIO Ponderación Puntaje Valoración Puntaje Valoración Puntaje Valoración

15% 10 1.5 4 0.6 6 0.9

5% 10 0.5 0 0 8 0.4

20% 10 2 7 1.4 5 1

20% 10 2 5 1 7 1.4

15% 10 1.5 6 0.9 8 1.2

20% 10 2 6 1.2 3 0.6

5% 10 0.5 7 0.35 6 0.3

100% 70 10 35 5.45 43 5.8

TOTAL 40%(a) 4 2.18 2.32

ESTADO

II.-EVALUACION ECONOMICA DE PROVEEDORES

Descripción Ponderación Puntaje Valoración Puntaje Valoración Puntaje Valoración

COSTO SIN IGV 100% 10 10 10 10 10 10

100% 10 10 10 10 10 10

TOTAL 60%(b) 6 6 6

ESTADO

(a+b)

RESULTADO/10 10 8.18 8.32

EVALUACION TECNICA DE LA PROPUESTA

6 - 10 OK - APROBADO

0 - <6 NOKT - DESAPROBADO

P BASE S/100,000

ESCALA DE EVALUACION P .ECONOMICA

8 - 10 A - EXCELENTE MENORES A 10%

6 - 8 B - BUENO DESDE PB AL -10%

4 - 6 C - REGULAR HASTA PB MAS +10%

0 - 4 Z - DESCALIFICADO MAS DEL 10%

A - EXCELENTE A - EXCELENTE A - EXCELENTE

SUSTENTO

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

OK - APROBADO NOKT - DESAPROBADO NOKT - DESAPROBADO

MATRIZ DE EVALUACION TECNICO ECONOMICA

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3



Anexo 2 – Plazos de atención

Producto/Servicio Tiempo de respuesta Tiempo de entrega

Servicios por honorarios profesionales

3 día útiles

Gastos menores de oficina 3 días útiles

Equipos de comunicación 5 días útiles

Equipos de tecnología 7 días útiles

Equipos de fotografía 7 días útiles

Otros equipos de comunicación especiales para redacción

Previa coordinación de los permisos respectivos del área de redacción

Compra de merchandising: Productos hechos solo para colocar el logotipo Productos que implican desarrollo

Cotización 3 días utiles Cotizacion 7 días útiles

Tiempo de entrega : de acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante Tiempo de entrega: de acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante

Merchandising importado Cotización 7 días útiles 90 días de anticipación para la solicitud

Anexo 3 – Plazo de pago a proveedores

Anexo 4 - Condiciones de compra de Importaciones

TIPO DE DOCUMENTO PLAZO PAGO (Días)

Factura 30,60,90

Letra 60,90 y 120

Carta de Crédito a la Vista

Carta de Crédito 60, 90,120 y 150

Transferencia 30, 60 y 90

TIPO DE DOCUMENTO

Anticipo

Anticipo

MONTO

100%

20%,30%,40%,50%,60%,70% y saldo según contrato



E. Procedimientos Para revisar el procedimiento vea el Diagrama de Flujo adjunto.



Página 1/2

Código: COM - 01

Gestión de Compras – NacionalesNivel: 3

INICIO

Área Solicitante

Planeamiento

Financiero

Compras

Gestor de Compras

Genera solicitud de

pedido (Portal)

Genera Petición

de Oferta

Persona designada para

aprobación

Visualiza y

verifica orden de

pedido

2

Alerta saldo de

presupuesto

Verifica

Presupuesto

en partida

Tiene

Presupuesto?

Solicita

ampliación ó

traslado de

presupuesto

DF-02 Gestión

de presupuesto

- liberación y

traslado

No

Traslado ó

Liberación

realizado?

Persona Encargada

Finanzas

SiNo

Aprueba

solicitud de

pedido

Si

1

Aprueba

pedido?

Devuelve el monto

del pedido al

presupuesto

1. Verifica

disponibilidad

presupuesto

2. Ingreso del

usuario

solicitante

NoSi

FIN

Actualiza

automáticamente la

disponibilidad de

presupuesto

Estrategia de

Liberación

Administrador

de Presupuesto

Evalúa y envía

solicitud de

ampliación ó

traslado

Ampliación: 10

y 18

Traslado: una

vez a la semana

Ingreso de

Ofertas

Selección de

Oferta Ganadora

Envío por

e.mail al

proveedor

SAP: Adjuntar

archivos de

cotizaciones

Genera Orden

de Compra



Página 2/2

Código: COM - 01

Gestión de Compras – NacionalesNivel: 3

Registra cada

documento por pagar

conforme

Área Solicitante

Persona

Encargada

Exporta O/C a

formato PDF

Compras

Gestor de Compras

Da conformidad

del servicio

2

1. Envío de O/C

por e-mail al

Proveedor

2. Impresión de

la O/C sólo al

Gestor de

Compras

Proveedor

Proveedor

Atiende orden

de pedido

Contabilidad

Asistente Contable

Tipo de

compra?Servicios

ALM-02

Recepción

de bienes

FIN

SAP: Controla

entrega

parciales del

bien

Entrega

documentos por

pagar

Trámite

Documentario

Encargado

Recepciona

(sellado) y envía

documentos

Control y

Abastecimiento

Almacenero

Da conformidad

de entrega del

bien

2

2

Revisa datos y valida

código del proveedor

Envío de factura

adquiriente, orden de

compra y cargo al área

de Tesorería

Fecha

autogenerada

1. Controla fecha de

liberación de la OC.

2. Excepciones:autorización

Documentos a considerar:

1. Factura

2. Orden de Compra y/ó

3. Copia guía de remisión

sellada

Tesorería

Auxiliar de Tesorería

Realiza pago de

acuerdo a la fecha

estimada

PAG-04 Pago a

proveedores

nacionales

Recepción de bienes

sin faltantesSAP:

1. Mensaje indicando

conformidad de servicio

2. Controla que no exista

fechas pasadas para las

entregas

Bienes



Sub proceso: Gestión de compras de merchandising

A. Objetivo

La atención de las solicitudes de compra de productos para merchandising, de las

diferentes áreas de la empresa; asegurando una óptima combinación entre costo, calidad

y oportunidad.

B. Responsables Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura

Gestores de Compra


C. Políticas

C.1 Políticas específicas para compras 1. Es responsabilidad del área solicitante verificar el presupuesto de su área, antes de

ingresar su solicitud de pedido. En caso no tuviera disponibilidad, deberá gestionar la

ampliación del presupuesto según las políticas establecidas para este fin.

2. Es responsabilidad del área solicitante, el ingreso en SAP de toda solicitud de pedido

de productos para merchandising, adjuntando una cotización referencial, para su

respectiva atención.

3. Es responsabilidad del Administrador de Presupuesto velar por que una compra no se

fraccione en más de un pedido por importes menores a US$10,000.

4. Todo pedido de compra debe ser canalizado por la Jefatura de Compras Nacionales e

Infraestructura, se considerará falta grave, que cualquier área efectúe la compra

directamente con algún proveedor.

5. Toda orden de pedido para ser procesada deberá contar con la aprobación, en SAP, de

la Jefatura o Gerencia respectiva.

6. Toda orden de pedido deberá pasar por un proceso de aprobación en base a la

siguiente estructura:

a. Nivel 1: Gerencias y/o Jefaturas del área b. Nivel 2: Gerente Central de Finanzas y Administración c. Nivel 3: Gerente General

7. Los montos de compra para cada nivel de aprobación se detallan a continuación:

d. Nivel 1: De $ 0 hasta $ 10,000 e. Nivel 1+2: Mayor a $10,001 hasta $50,000 f. Nivel 1+2+3: Mayor a $50,001

8. Las condiciones de compra deben ser negociadas por la Jefatura de Compras

Nacionales e Infraestructura, a través de los Gestores de Compras.



9. Los Gestores de Compras son responsables de generar las órdenes de pedido (O/C) en

SAP, adjuntando las cotizaciones respectivas de ser el caso, solo así se considerará

como completo el legajo de la compra.

10. Es responsabilidad del Gestor de Compras, analizar y verificar el precio de la cotización,

seleccionando el mejor postor para la compra.

11. Es responsabilidad del Gestor de Compras, efectuar el pedido al proveedor y realizar el

seguimiento hasta que el producto se entregue a almacén.

C.2 Políticas específicas para proveedores 1. Todo proceso de cotización de cualquier compra deberá contar como mínimo con 2

propuestas de distintos proveedores.

2. Es responsabilidad del Gestor de Compras buscar los proveedores necesarios para

cumplir con el punto anterior.

3. La elección del proveedor debe de estar debidamente justificada por el Gestor de

Compras.

C.3 Políticas específicas para recepción de bienes 1. Es responsabilidad del proveedor, presentar la orden de compra correspondiente para

que la mercadería pueda ser recibida en el almacén. Caso contrario se procederá a la

devolución del producto.

2. Toda compra de merchandising y/o material publicitario deberá ingresar al almacén

respectivo; es responsabilidad del área de Control y Abastecimiento, recepcionar la

mercadería e ingresarla en SAP.

3. La conformidad de los productos para merchandising deberá ser ingresada en SAP, por

el área de Control y Abastecimiento el mismo día de su recepción.

4. El área de Control y Abastecimiento deberá comunicar, vía email, al área solicitante y

gestores de compra, la recepción del pedido y solicitar la conformidad física del

producto. A partir de dicha comunicación, el área solicitante, tendrá un plazo máximo

de tres días útiles, para realizar la verificación de la mercadería, caso contrario se

considerará como un ingreso válido.

5. En caso el área usuaria tenga observaciones a la mercadería, deberá hacerla llegar

como máximo al día siguiente del retiro de la mercadería del almacén (4to día útil).

6. Se considerará falta grave, la recepción parcial o total de los productos, por cualquier

otra área de la empresa, que no sea Control y Abastecimiento; salvo los casos en que

por las característica del producto deba ser entregado directamente en el evento, esto

debe ser coordinado previamente con el área de Control y Abastecimiento a través del

Gestor de Compras.



7. El Jefe de Marketing es el responsable de efectuar un plan de desecho, para las

devoluciones de los productos de merchandising. Toda operación debe ser coordinada

con el área de Contabilidad.

8. Queda totalmente prohibida la venta de productos de merchandising de las empresas

del grupo, esto será considerado como falta grave.

C.4 Políticas específicas para el despacho de la mercadería 1. Es responsabilidad del Almacenero del área de Control y Abastecimiento, el despacho

de la mercadería al usuario solicitante, de acuerdo a sus requerimientos.

C.5 Políticas específicas para el pago de facturas 1. Todo comprobante de pago impreso será recepcionado, solamente, en mesa de partes

en la sede de Lima. Para lo cual, la factura, debe adjuntar, obligatoriamente, la orden

de pedido (O/C) y el sello de conformidad de recepción de la mercadería por el área de

Control y Abastecimiento.

2. Los únicos documentos de recepción válidos para el pago a proveedores nacionales son

la factura impresa o electrónica según sea el caso.

3. Cualquier comprobante de pago que no cumpla con esta política, no será recepcionado

y la Empresa no asumirá la responsabilidad de pago.

4. Es responsabilidad del área de Compras, informar a los proveedores que deben enviar

toda la documentación respectiva (factura y/o guía con la conformidad de la recepción,

sello de Control y Abastecimiento, orden de compra).

5. Para proceder al pago de cualquier compra, se deberá contar, en SAP, con la recepción

respectiva del bien por parte del área de Control y Abastecimiento o del usuario para

el caso de los servicios.

6. El incumplimiento por parte del proveedor según las fechas pactadas en la entrega del

bien o servicio serán penalizadas según lo establecido en el contrato.

D. Procedimientos

Para revisar el procedimiento vea el Diagrama de Flujo adjunto.



Gestión de Compras : MerchandisingCódigo: COM-01.2

Elaborado por:

Área de Procesos

Gestor de ComprasPersona designada para

aprobación

2

Se solicita

confirmación

de recepción

al proveedor

ProveedorÁrea Solicitante Contabilidad Compras

Almacenero

Fin

Atiende orden de pedido

Proceso de

recepción de

bienes

(Cód.:ALM-02)

Exporta O/C a formato PDF y la envía al

proveedor (vía email)

Visualiza y aprueba orden de

pedido en SAP

Ingresa solicitud de pago a Caja

Proveedores

Solicitud de productos para merchandising

Entrega factura a contabilidad

Control y

Abastecimiento

Despacho de mercadería

Recepción de productos para merchandising

Recepciona factura y revisa el historial

del pedido

Verifica mercadería y da conformidad

Comunica la recepción de la mercadería y

solicita conformidad



Anexo 1 – Condiciones de Compra

TIPO DOCUMENTO PLAZO PAGO (Días)

Factura 30, 60, 90

Letra 60,90 y 120

Carta de Crédito a la Vista

Carta de Crédito 60, 90, 120 y 150

Transferencia 30, 60 y 90 días

TIPO DOCUMENTO MONTO

Anticipo 100%

Anticipo 20%, 30%,40%,50%,60%70% y saldo según contrato

CONDICIONES DE COMPRA

Anexo 2 – Condiciones de Compra para Merchandising

PRODUCTOS TIEMPO DE RESPUESTA TIEMPO DE ENTREGA

Productos hechos solo para colocar logotipo

Cotización 3 días útiles De acuerdo a lo señalado por el proveedor y la aprobación del solicitante

Productos que implican desarrollo

Cotización de 7 a 10 días útiles proveedor requiere: - reunión con el área para que expongan su requerimiento. - proveedor presenta bocetos y prototipos. - el área aprueba o pide cambios de acuerdo a lo solicitado. - aprobación final del boceto. - envío de cotización final al usuario

De acuerdo a lo señalado por el proveedor dependiendo de la naturaleza del producto. Período de entrega: máximo 30 días útiles.

Productos importados

Cotización 7 días útiles 90 días de anticipación para la solicitud



Sub proceso: Gestión de compras de útiles de oficina, pasajes y refrigerios

A. Objetivo

La atención de las solicitudes de compra de útiles de oficina, pasajes, movilidad y refrigerio;

asegurando una óptima combinación entre costo y calidad.

B. Responsables Jefe de Compras Nacionales e Infraestructura

Gestores de Compra


C. Políticas

C.1 Políticas específicas para compras de útiles de oficina 1. Una vez al mes el Área de Compras Nacionales realizará las adquisiciones masivas de

útiles de oficina (incluye tarjeta de presentación) y suministro de computo.

2. Es responsabilidad del usuario especificar en su solicitud de pedido las especificaciones necesarias para la compra de los útiles de oficina y suministro de cómputo que requieren.

3. El área de compras recibirá las solicitudes de pedido de útiles de oficina en la primera semana de cada mes de acuerdo al cronograma enviado.

4. El área de compras no aceptará pedidos individuales, si se enviarán extemporáneamente serán considerados en el siguiente pedido.

C.2 Políticas específicas para compras de pasajes 1. El procedimiento establecido para la compra de pasajes es válido para cualquier área y

colaborador que esté debidamente autorizado, incluye las áreas administrativas y

redacciones.

2. En el caso de los viajes por comisiones de noticias urgentes no aplica el punto 1.

3. El área de compras nacionales es responsable de proporcionar, de acuerdo a selección,

el proveedor que brindará los pasajes a la empresa, de acuerdo a las pautas señaladas

por la Gerencia Central de Administración y Finanzas (costos, servicio, u otro).

4. Todos los pasajes deberán ser adquiridos a la línea aérea seleccionada y en clase

económica; en caso el usuario desee viajar en otra línea área, tendrá la posibilidad de

pagar la diferencia; para ello deberá informar oportunamente para realizar la gestión

respectiva.



5. Toda solicitud de compra de pasaje para viajes programados, como conferencias,

invitaciones, capacitaciones u otros, deberá ser solicitado inmediatamente después de

confirmada la participación en el evento (plazo máximo: 1 semana). En caso esto no se

realice, no se aceptarán, salvo autorización explícita de la Gerencia Central de

Administración y Finanzas.

C.3 Políticas específicas para refrigerios 1. El usuario podrá llamar a solicitar servicio de delivery después de las 9:00 pm y días no

laborables, por un monto menor a S/.25 por persona; si la factura es por un monto

mayor, el usuario se responsabiliza por el diferencial.

2. La factura deberá ser firmada por el responsable del área, refrendando la autorización,

antes de pasar a ser cobrado por fondo fijo.



Cargo de Recepción de Política de Compras

Yo, _____________________________, con documento de identidad ____________, confirmo la recepción del presente Manual de Políticas y Procedimientos del Proceso de Compras.

___________________________

Nombre Nro Documento

manual de políticas y procedimientos - comprassites.gointegro.net/platforms-content/pe/grupo el...

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