manual de administrare documenta dmsresurse.documenta-dms.com/documentatie/dms/manual de... ·...
Post on 08-Mar-2020
24 Views
Preview:
TRANSCRIPT
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 1
Documenta DMSDocumenta DMSDocumenta DMSDocumenta DMS
Suport de cursSuport de cursSuport de cursSuport de curs AdministratorAdministratorAdministratorAdministrator
Approvals
Barcutean Adrian
Autor INFRASOFT SRL
Data creare Aprilie 2014
Data ultimului review Aprilie 2015
Document Ref DMS.SP.01
Versiune 3.0
Descriere Documentul conţine descrierea
procedurii de utilizare a Documenta
DMS, cu drepturi de administrator.
Audienţa Prezentul document este destinat
administratorilor sistemului Documenta
DMS
Suport de curs Administrator Documenta DMS
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 2
CuprinsCuprinsCuprinsCuprins
Introducere ...................................................................................................................................... 3
Definire şi administrare utilizatori .................................................................................................. 4
Definire si administrare roluri ....................................................................................................... 15
Definire si administrare grupuri .................................................................................................... 18
Categorii de documente ................................................................................................................ 21
Documente –şablon ....................................................................................................................... 47
Directoare – şablon ....................................................................................................................... 53
Proceduri de lucru ......................................................................................................................... 57
Registratură electronică ................................................................................................................ 63
Rapoarte ........................................................................................................................................ 78
Editare favorite.............................................................................................................................. 85
Preferinţe utilizator ....................................................................................................................... 85
Editare căutări indexate................................................................................................................. 87
Calendar ........................................................................................................................................ 87
Gestionare documente în Microsoft Office................................................................................... 88
Documenta Drive .......................................................................................................................... 96
System administrator .................................................................................................................. 109
Unitate ......................................................................................................................................... 121
Nomenclatoare ............................................................................................................................ 125
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 3
Introducere
Documenta DMS este o soluţie completă de management al documentelor, arhivare
electronică, secretariat şi registratură. Platforma poate gestiona toate documentele din cadrul
unei organizaţii:
� Documentele intrate în organizaţie
o Prin Poştă / Curier (pe hârtie)
o Email (electronic)
o Fax
� Documentele elaborate în cadrul organizaţiei, parte din ele se constituie în ieşiri
formale din organizaţie
o Pe format tipizat / standard (şabloane)
o Pe format atipic
Pentru catalogarea, indexarea şi căutarea documentelor se utilizează categoriile
(tipurile) de documente. Pe fiecare tip de document se aleg / bifează cheile de căutare specifice
acestuia (atribute).
Există o librărie generală de atribute la nivelul fiecărei organizaţii / companii în care
administratorii definesc cheile de căutare care pot fi utilizate ulterior de utilizatori. În medie
sunt necesare maxim 40 de chei de căutare în fiecare organizaţie, primele 10 cele mai des
utilizate fiind de obicei suficiente pentru o bună catalogare şi regăsire a informaţiilor. Exemple:
$NUMAR, $DATA, $SERIE, $VALOARE, $TERT, $FURNIZOR, $CLIENT, $de administrare
Documenta DMS, $PERSOANA, $DATA_SCADENTA, $TIP_CONTRACT, $DATA_EXPIRARE,
$NR_INREG, $DATA_INREG.
Aceste atribute constituie biblioteca master de chei a organizaţiei. Ele pot fi selectate pe
diverse tipuri de documente, de ex. Atributul $NUMAR apare atât pe tipul de document
Factură, cât şi pe tipul de document Contract, cu posibilitatea de avea etichete de afişare către
utilizatori diferite: Numar factura şi Numar contract.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 4
Definire şi administrare utilizatori
Documenta oferă capacităţi puternice şi flexibile de administrare a utilizatorilor sistemului de
Management a Documentelor prin definirea de utilizatori, roluri, grupuri şi unităţi. Un grup
conţine unul sau mai mulţi utilizatori. Rolurile sunt acordate grupurilor şi utilizatorilor.
Grupurile, rolurile şi utilizatorii sunt folosite la gestionarea drepturilor de acces pe diferitele
funcţionalităţi ale aplicaţiei, meniuri, la gestionarea accesului pe directorare de documente
(read, write, full-control, drepturi recursive/ne-recursive), pe toate subdirectoarele sau
documentele conţinute, la definirea paşilor pe fluxurile de documente din aplicaţie.
Administrarea utilizatorilor se realizează de către administratorul aplicaţiei, rolul necesar fiind
DMS_ADMIN.
Acces: Menu Administrare > Utilizatori > Organigrama
Organigrama reprezintă schema de organizare ierarhică a departamentelor unei
instituţii. În cadrul DMS, organigrama foloseşte la definirea departamentelor şi a utilizatorilor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 5
Adăugare utilizator din organigrama
În vederea creării unui utilizator, trebuie întâi creat departamentul din care face parte
(în cadrul Organigramei) > click-dreapta pe folderul principal > Creează departament nou.
În fereastra nou deschisă, se completează numele departamentului, tipul acestuia şi se
acţionează OK.
Pentru adăugarea unui utilizator, se efectuează click-dreapta pe departamentul din care
face parte persoana şi se alege <Adaugă persoană>.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 6
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează OK.
Câmpurile scrise cu bold sunt câmpuri obligatorii şi trebuie completate pentru a putea realiza
salvarea unei înregistrări.
� Nume – numele utilizatorului
� Prenume – prenumele utilizatorului
� Funcţie – se alege din listă
� Email – email-ul utilizatorului
� Nr. Ore – numărul de ore cu care este încadrat utilizatorul
� Marca – marca persoanei
� Activ – este necesară bifarea lui, altfel utilizatorul nu va avea drepturi de acces în
aplicaţie
La momentul salvării unei persoane, Documenta creează automat şi un utilizator care se
regăseşte în pagina Administrare > Utilizatori.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 7
Inactivare utilizator
Pentru inactivarea unui utilizator, se deschide ecranul de editare şi se debifează Activ.
Adăugare utilizator de tip Administrator
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 8
Utilizatorii de tip Administrator de sistem se adaugă din ecranul Administrare-Utilizatori-
Utilizatori. Utilizatorii de tip Administrator creaţi astfel nu pot fi implicaţi în fluxuri de
documente. Aplicaţia atenţionează utilizatorul cu privire la acest aspect într-un ecran unde se
va alege OK pentru continuarea creării utilizatorului.
Dacă este necesar ca o persoană implicată în fluxuri să fie şi Administrator, ea se creează în
Organigramă şi se atribuie apoi rolul DMS_ADMIN.
Din ecranul nou apărut se poate configura numărul de logări eşuate rămase, pe lângă setările
standard.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 9
Resetare parola
Resetarea parolei se realizează în pagina Administrare > Utilizatori bifând căsuţa din
dreptul utilizatorului căruia dorim să-i resetăm parola şi apoi acţionând butonul „Resetare
parola” din dreapta sus a ecranului. Utilizatorul primeşte un email cu noua parolă de logare în
aplicaţie.
Retrimitere parola
În cazul în care un utilizator doreşte să primească din nou parola contului său, este
necesară selectarea utilizatorului prin bifarea căsuţei din dreptul lui şi acţionarea butonului
„Retrimitere parola”. Utilizatorul va primi pe email parola.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 10
Asociere utilizatori la grupuri şi roluri
Acces: Administrare-Utilizatori-Utilizatori
Un utilizator poatefi asociat la unul sau mai multe grupuri şi roluri.
Utilizatorul poate fi alocat la un grup sau un rol prin selecţia acestuia şi acţionarea
butonului <Alocare> sau prin click-dreapta – Alocare.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 11
Delegări
Acces: Administrare-Utilizatori-Delegări
Funcţionalitatea de Delegări permite utilizatorilor delegarea responsabilităţilor din
Documenta către o altă persoană. Astfel, toate documentele transmise pe flux către persoana
care delegă se vor transmite către persoana delegată.
Se alegepersoana care delegă acţionând <Selectare persoană de la> şi selectând
utilizatorul dorit în noul ecran.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 12
Pentrua adăuga persoana către care se delegă, se acţionează Adăugare.
Se poate selecta documentul pentru care se delegă responsabilităţile sau se poate lăsa
câmpul gol. Dacă nu este selectat niciun tip de document, toate fluxurile în care este implicată
persoana care delegă vor fi redirecţionate către delegat.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 13
Self Register
Meniul de Self Register afişează lista tuturor persoanelor ce s-au înregistrat pe pagina
Documenta pentru un cont Demo şi pune la dispoziţia administratorilor DMSsă aprobe
activarea contului nou creat.
Notă: utilizatorii Self Register se vor putea loga în Documenta doar după confirmarea contului.
Pentru confirmare, se selectează utilizatorul, se acţionează click-dreapta şi se apasă Confirmă.
Alocare drepturi meniu
Acces: Administrare > Utilizatori > Alocare meniuri
Dacă un utilizator nu are drepturi la un anumit meniu, va primi mesajul de mai jos:
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 14
Se caută meniul după codul apărut în eroare, se acţionează click-dreapta > drepturi
acces şi se aleg grupurile/utilizatorii care trebuie să aibă drepturi pe respectivul meniu.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 15
Definire si administrare roluri Acces: Meniu Administrare > Utilizatori > Roluri
Fiecare administrator poate defini câte roluri doreşte, în funcţie de necesităţile
organizaţionale. Pentru accesarea funcţionalităţilor de bază în aplicaţie, sunt definite câteva
roluri standard:
� VSS_CRE_DIR – permite crearea de directoare
� VSS_DEL_DIR – permite ştergerea de directoare
� VSS_ADM_FLUX – permite administrarea fluxurilor
� REGISTRATURA – permite administrarea registraturii electronice
� DMS_USER – permite administrarea utilizatorilor
� DMS_ADMIN – rol de administrator
� BLOCK_EXT - rol ce blochează utilizatorii să modifice extensia unui fişier (exemplu:
un fişier de tip .doc rămâne .doc; nu mai poate fi modificat în .docx)
Adăugare rol
Definirea unui nou rol se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din partea dreaptă
sus a ecranului şi se completează câmpurile:
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 16
Nume - numele rolului, scris cu majuscule şi fără spaţiu între cuvinte
Descriere – o scurtă detaliere a rolului creat
Categorie – se alege Roluri DMS
Cod – codul rolului, identic cu numele
Ştergere rol
Ştergerea unui rol se realizează bifând căsuţa din dreptul utilizatorului pe care dorim să-l
ştergem şi apoi acţionând butonul „Şterge” din dreapta sus a ecranului.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 17
Acordare rol
Acordarea de roluri utilizatorilor se realizează în două moduri, fie prin selectarea rolului,
prin bifarea căsuţei din dreptul lui şi apoi acţionând butonul „Acordare rol” din dreapta sus a
ecranului, fie dând clik dreapta pe rol şi alegând din meniul contextual opţiunea acordare rol.
În noul ecran se vor aloca roluri grupurilor de utilizatori sau utilizatorilor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 18
Definire si administrare grupuri Acces: Meniu Administrare > Utilizatori > Grupuri
Definirea grupurilor în aplicaţie este foarte importantă, prin intermediul acestora
realizându-se gruparea utilizatorilor în mai multe categorii. În funcţie de grupurile definite,
administratorii pot defini roluri, limitând astfel accesul anumitor utilizatori în zone nepermise /
care nu sunt de interes pentru activitatea lor.
Se recomandă utilizarea grupurilor de utilizatori pentru gestionarea drepturilor de acces.
Folosiţi acordarea de drepturi către utilizatori doar în cazuri speciale.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 19
Adăugare grup
Definirea unui nou grup se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din partea
dreapta sus a ecranului şi se completează câmpurile:
Nume – numele grupului (câmp obligatoriu)
Descriere – o scurtă detaliere a grupului
Email – o adresă de email a întregului grup, dacă există
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 20
Ştergere grup
Ştergerea unui grup se realizează selectând grupul pe care dorim să-l ştergem prin
bifarea căsuţei aferente grupului şi apoi acţionând butonul „Şterge” din dreapta sus a ecranului.
Asociere utilizatori
Asocierea utilizatorilor la grupurile create se realizează prin accesarea butonului
„Utilizatori asociaţi” din dreapta sus a ecranului sau dând click dreapta pe grupul căruia doriţi
să-i asociaţi utilizatori:
În ecranul de asociere utilizatori, administratorul poate adăuga unui grup câţi utilizatori
doreşte. Adăugarea unui utilizator se realizează prin accesarea butonului „Adăugare”.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 21
Categorii de documente
Clase documente
Acces: Administrare-Documente>Clase documente
Ecranul permite gestionarea (adăugare, editare, ştergere) claselor de documente, valori
ce apar la crearea/editarea tipurilor de documente, în coloana “Tip document”.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 22
Definire Liste de Valori (LOV)
Acces: Administare – Documente > Lista de valori.
Listele de Valori sunt folosite în definirea atributelor, permiţând ulterior utilizatorilor să
selecteze o valoare predefinită în lista de valori.
Listele de valori pot fi:
� LOV SQL : interogare în baza de date pe baza unei formule SQL
� LOV dinamic : lista de valori se actualizează în momentul completării unei valori de către
utilizator
� LOV static : lista de valori definită cu valori fixe
� Text liber: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber
Listele de valori se definesc in Administrare > Documente > Lista de Valori (LOV) >
Adăugare.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 23
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează:
� Nume : cod intern alocat listei de valori, scris cu caractere mari şi fără spaţii � Descriere :descrierea listei de valori
� Poziţie: poziţia listei de valori
Adăugarea de valori unui LOV se realizează prin acţionarea butonului „Adaugă” din zona
de „Valori”.
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează:
� Valoare: se completează dacă LOV-ul este static
� SQL selecţie: se completează dacă se defineşte un LOV SQL sau dinamic
� Valori coloană selecţie: se completează dacă se defineşte un LOV SQL cu numele
coloanei pe baza căreia se efectuează selecţia
� Coloană afişare: se completează dacă se defineşte un LOV SQL cu numele coloanei ce
trebuie afişată
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 24
Atribute master
Acces: Administare – Documente > Atribute.
Ecranul permite administrarea atributelor-master în vederea selectării lor în tipurile de
documente.
Pentru a adăuga un atribut-master nou, se apasă Adăugare din dreapta sus, se
completează câmpurile din noul ecran apărut şi se acţionează Salvează.
Câmpurile scrise cu bold sunt câmpuri obligatorii şi trebuie completate pentru a putea
realiza salvarea unei înregistrări.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 25
Nume: cod intern alocat, format din litere mari, fără spaţii
Descriere: eticheta atributului, vizibilă utilizatorului final
Tip Data: se selectează din butonul din dreptul său
� Boolean: operatorul va avea de ales dintre opţiunile ‘Da’ sau ‘Nu’
� Dată calendaristică: se utilizează pentru câmpurile tip data
� Număr: se utilizează pentru câmpurile numerice
� Text: se utilizează pentru câmpurile tip text
� Text area: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber
Lungimea: se precizează lungimea atributului
Precizie: se completează dacă atributul are zecimale
Obligatoriu: daca se bifează, atributul este obligatoriu
Valoare implicită: se poate folosi o formulă SQL: ex. sysdate returnează data curentă
Tip Selecţie: se selectează din butonul din dreptul său
� LOV SQL se alege în momentul în care Lista de valori este definită ca o interogare
în baza de date
� LOV dinamic se alege pentru actualizarea listei de valori în momentul completării
atributului de către utilizator
� LOV static se alege pentru listele de valori definite cu valori fixe
� Text liber: se utilizează pentru câmpurile unde se scrie text liber
Lista de valori: se alege doar dacă Tip selecţie e LOV SQL, LOV dinamic sau LOV static
Formulă calcul: se completează o formulă SQL
Poziţie: poziţia la care se afla atributul (definită din 10 in 10 pentru a putea insera apoi alte
atribute intercalate dacă este nevoie)
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 26
Dacă nu se completează un câmp obligatoriu, aplicaţia nu permite salvarea înregistrării.
Un atribut poate fi clonat acţionând click-dreapta pe el şi alegând Clone sau selectându-l şi
apăsând butonul <Clone>.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 27
La selecţia unui atribut-master, se afişează, în partea de jos a ecranului, toate tipurile de
documente la care acesta este asociat.
Definire atribute dependente
Pasul 1. Se declara atributele in mod standard, fara filtru, doar pentru a le vedea pe pagina.
Pasul 2. Se cauta id-ul elementului dom pe care vrem sa il citim. Pentru textbox-uri, valoarea e
direct cu inspect element pe textbox. Pentru autocomplete-uri, trebuie citit elementul hidden
generat. Acela tine ‘select column’, in textbox se afisaza doar ‘show column’.
Exemple:
1. autocomplete – select column
2. edit box
3. date box
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 28
Pasul 3. In lov-ul autocomplete-ului pe care vrem sa il filtram in functie de altul, se foloseste id-
ul de dom ca si variabile intre simbolurile ^ si !
Exemplu:
SELECT id, denumire from localitate where id_judet =
nvl(^autocomplete_box_select_tert_id_judet!,id_judet) order by denumire asc
Variabila se inlocuieste in sql ‚as is’, adica daca se asteapta la un string trebuie pus cu ghilimele,
daca se asteapta un numeric (ca in exemplul de mai sus) nu trebuie ghilimele, daca e un date,
trebuie pus to_date, etc.
Optiuni pagini dinamice
Pentru setarea optiunilor la pagini dinamice se va urmari exemplul de mai jos:
Pe documenta-dms.com se intra cu
User: arhivarul
Parola: P@ssword
Se acceseaza pagina admin -> topologie arhiva
Se acceseaza administrare -> documente -> tipuri documente.
Pe documentul INVENTAR se da click dreapta si se vizualizeaza atributele.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 29
Se observa ca pentru atributul ‘note’ la default value are o formula care ia coloana rand si raft
din parinte.
Se acceseaza iar admin -> topologie arhiva
Se observa ca atunci cand adaugam un rand nou pentru detaliu, note e deja completat cu
formula de mai sus.
'Randul: ' || mval($MNAME, $MID, 'xRAND') || ', ' || 'Raftul: ' || mval($MNAME, $MID,
'xRAFT')
Atunci cand se construiesc propriile formule:
Se va tine cont ca va fi select FORMULA_MEA from dual si se va executa intr-un mediu sql deci
fara greseli de sql. Se poate observa ca in formula de mai sus concatenez siruri de caractere cu
||
Pentru a accesa o variabila din parinte se foloseste mval($MNAME, $MID, 'xRAND') Aici,
‘xRand’ e coloana din parinte restul informatiilor nu se schimba.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 30
Tip documente
Acces: Administrare - Documente - Tip documente > Adăugare din dreapta sus.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 31
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile astfel:
Tip Document: se alege clasa din care va face parte: Resurse Umane, Vânzări, Contabilitate etc
Cod: codul documentului, scris întotdeauna cu literă mare
Denumire: denumirea documentului
Nume formulă: denumirea documentului afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!
Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi ale
atributelor din tipul de document
Descriere formulă: denumirea documentului afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!
Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi ale
atributelor din tipul de document
Formulă denumire director: denumirea directorului afişată în funcţie de valoarea atributelor.
Atenţie! Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie completate acelaşi coduri ca şi
ale atributelor din tipul de document
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 32
Formulă descriere director:: denumirea directorului
afişată în funcţie de valoarea atributelor. Atenţie!
Denumirea trebuie scrisă între apostroafe ‘ ‘ şi trebuie
completate acelaşi coduri ca şi ale atributelor din tipul
de document
Variabile documente: trebuie bifat pentru generare
dinamică a conţinutului în funcţie de atribute.
Cod de bare: dacă se bifează, documentul va afişa un
cod de bare, în varianta PDF.
Locaţie implicită: se alege folderul unde se vor salva
toate fişierele cu acest tip de document
După salvare, se acţionează click-dreapta pe denumire pentru alegerea formatului de
vizualizare din opţiunile Word, Excel, PDF, HTML. Formatul de vizualizare se utilizează la
descărcarea documentului când utilizatorul poate alege formatul în care doreşte să
vadă/editeze fişierul. FORM afişează versiunea fişierelor cu atribute.
Notă: A nu se seta format Word la fişiere de tip xls sau format Excel la cele de tip doc.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 33
În vederea setării drepturilor de acces pe tipul de document, se acţionează click-dreapta
şi se alege <Drepturi acces>; în ecranul nou apărut, se aleg utilizatorii/grupurile de utilizatori
cărora se vor acorda drepturi de acces.
Pentru a selecta fluxul pe care să fie permis tipul de document nou creat, se acţionează
click-dreapta > Flux permis şi se alege procedura de lucru dorită.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 34
Opţiunea de “Moştenire atribute” pune la dispoziţie preluarea atributelor definite pe
alte tipuri de documente.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 35
Selectareaatributelor se realizează acţionând click-dreapta pe numele tipului de
document > Atribute document.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 36
În ecranul nou apărut, se alege atributul-master dorit; în ecranul de editare a acestuia
pot fi modificate eticheta, dacă să fie Doar citire, Hidden, Selecţie multiplă sau Vizibil listă.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 37
Pagini dinamice
Definire master şi secţiuni
Acces: Administrare > Documente > Tip documente
Coloanele din pagina dinamică se construiesc prin adăugarea de atribute-master tipului
de document.
Atributele permit diverse configurări ale coloanelor, astfel încât aplicaţia oferă
posibilitatea de a:
� crea coloane de tip text, textarea, boolean, numeric sau de tip data
� seta lungimea câmpului şi dacă este sau nu obligatoriu
� seta precizia unui câmp numeric (zecimale)
� seta ordinea/ poziţia coloanei în cadrul masterului sau al secţiunii
� seta valori implicite sau formule de calcul (în funcţie de un select sql)
� seta modalitatea de afişare a câmpului: read only/ hidden
� seta atribute cu tip selecţie: LOV SQL / LOV dinamic / LOV static / text liber (şi cu
selecţie multiplă din lista de valori)
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 38
Asocierea secţiunilor la master
Asocierea secţiunilor la master se face după definirea tuturor tipurilor de document care
creează secţiunile. După definirea lor şi a atributelor aferente, se face asocierea prin click
dreapta pe tipul de document (aferent secţiunii) şi alegerea opţiunii “Moştenire atribute” din
meniul contextual.
În fereastra care se deschide se apasă butonul “Adăugare”, se selectează părintele şi se
completează locaţia secţiunii (copilului masterului). Există 4 opţiuni ce pot fi completate: NORD,
SUD, EST sau VEST.
� Dacă se alege varianta NORD/SUD secţiunile vor apărea sub master, în ordinea
introducerii.
� Dacă se alege varianta EST/VEST secţiunile vor apărea sub master sub forma T (în
paralel).
Apoi se salvează informaţiile introduse.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 39
Generarea tabelei cu numele entităţii şi coloanele definite
Pentru generarea paginii dinamice este necesară persistarea tipurilor de documente
definite. Persistarea se realizează efectuând click dreapta pe tipurile de documente definite şi
accesând opţiunea “Persistă” din meniul contextual.
Notă! Orice modificare ulterioară a atributelor aferente tipului de document va necesita
persistare pentru actualizarea în cadrul paginii dinamice.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 40
Definire pagini
Acces: Administrare>SysAdmin>Definire pagini
Meniul pune la dispoziţie funcţionalitatea de a crea pagini dinamice.
Se apasă butonul “Adăugare” şi se completează câmpurile:
� Cod –cu majuscule, cu “_” şi fără spaţii între cuvinte
� Eticheta – denumirea paginii ce va apărea in aplicaţie
� Părintele – meniul din care dorim să accesăm pagina după creare
� Document – tipul de document creat (mai întâi masterul şi apoi secţiunile)
Acordare drepturi de acces pe pagina dinamică
După crearea paginii dinamice, pentru vizualizarea acesteia este necesar să se acorde
drepturi de acces. Acordarea drepturilor de acces se face dând click dreapta pe pagina definită
şi adăugând grupul/ grupurile/ utilizatorul / utilizatorii cărora dorim să le oferim acces.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 41
Procesul se repetă pentru toate secţiunile masterului însă fără a mai da drepturi de acces (ele
vor fi vizibile pentru că sunt deja asociate masterului din pagina dinamică).
Tags
Acces: Administrare-Documente > Tags
Ecranul de Tags pune la dispoziţia administratorului posibilitatea de a gestiona tag-urile:
adăugare, editare, ştergere.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 42
Documente template
Acces: Administare – Documente > Documente template.
Acest meniu pemite administratorilor gestionarea drepturilor pe documentele-şablon
către grupuri de utilizatori.
Se caută şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea
acces la respectivul document.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 43
Documente blocate
Acces: Administare – Documente > Documente blocate.
Acest meniu afişează toate documentele aflate în lucru la utilizatorii Documenta.
Administratorul poate debloca un fişier sau deschide locaţia acestuia, selectând documentul
întâi.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 44
Arhivare
Acces: Administare – Documente > Arhivare.
Ecranul pune la dispoziţie posibilitatea arhivării documentelor pe categorii.
Se apasă Adăugare şi în ecranul apărut se alege tipul de document dorit, numărul de zile
de retenţie de la acces şi numărul de zile de la acces.
După selecţie, se bifează tipul de document şi:
� Se acţionează Arhivare
� Se apasă Listă documente pentru vizualizare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 45
Documente arhivate
Acces: Administrare- Documente>Documente arhivate
Ecranul afişează documentele arhivate de unde pot fi restaurate.
Documente şterse
Acces: Administrare- Documente>Documente şterse
Ecranul afişează documentele şterse de unde pot fi restaurate.
Structuri directoare şablon
Acces: Administrare-Documente>Structuri directoare şablon
Acest meniu pemite administratorilor gestionarea drepturilor pe directoarele-şablon
către grupuri de utilizatori.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 46
Se caută şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea
acces la respectivul şablon.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 47
Documente –şablon
Creare document-şablon şi asociere la tipul de document
Documentele-şablon reprezintă fişierele de tip template create pentru a facilita lucrul cu
documentele al căror format se modifică la perioade lungi de timp. Documentele-şablon pot fi
de tip .doc, .docx, .xls, .xlsx şi trebuie să conţină atributele definite în tipul de document cu care
se va asocia. Documentele se încarcă de către administrator în folderul $MODELDOC şi se
asociază cu tipul de document dorit.
Se acţionează click-dreapta - încărcare document şi se alege fişierul dorit.
În ecranul nou apărut, se alege categoria documentului, se verifică atributele să nu aibă
nicio valoare precompletată şi se acţionează Salvează.
Dacă se completează o valoare într-unul dintre atribute, atunci la crearea unui document,
atributul respectiv se va auto-completa cu acea valoare.
Notă: în folderul $MODELDOC nu se verifică atributele obligatorii.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 48
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 49
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 50
Drepturi documente-şablon
Acces: Administrare > Documente > Documente template
În vederea creării unui document-şablon de către utilizatori, trebuie acordate drepturi
pe documentul template de către administratorul sistemului.
Se caută şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea
acces la respectivul document.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 51
Creare document din şablon cu completare atribute
Pentru crearea unui document din şablon, se acţionează click-dreapta pe folderul cu
numele userului din Users > Document din şablon şi în ecranul nou apărut se alege cu un singur
click documentul şi se apasă Next.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 52
Se completează atributele şi se acţionează Salvează şi documentul îşi va lua numele
setat în formula tipului de document.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 53
Directoare – şablon
Creare directoare-şablon
Structurile de directoare şi subdirectoare se creează în folderul $MODELDOC. Pe aceste
structuri se setează tipul de document şi atributele implicite.
Se poate defini un tip de document pe care să îl setăm pe structura şablon, pentru
moştenire – inclusiv regula de denumire:
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 54
Cu atributele referite în denumire:
Se setează tipul pe folderul şablon:
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 55
Drepturi directoare-şablon
Acces: Administrare-Documente-Structuri directoare şablon
Pentru acordarea de drepturi utilizatorilor să creeze fiecare structură şablon se caută
şablonul dorit şi se acţionează Adăugare pentru a selecta grupul care va avea acces la
respectivul şablon.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 56
Utilizatorii care au drepturi pot crea structuri şablon prin click dreapta pe folder
destinaţie şi se alege structura dorită.
Structura se creează automat, inclusiv cu tipurile de documente asociate
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 57
La salvare folderul este denumit automat conform regulii setate pe tipul de document asociat:
Proceduri de lucru Acces: Meniu Administrare > Proceduri de lucru > Proceduri de lucru
Procedurile de lucru sunt create pentru a facilita interacţiunea dintre departamente şi pentru a
economisi din timpul pierdut cu semnarea hârtiilor şi obţinerea de aprobări.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 58
Adăugare procedură de lucru
Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Proceduri de lucru
Definirea uneiproceduri de lucru se realizează acţionând butonul „Adăugare” - din
partea dreapta sus a ecranului, se completează câmpurile şi se acţionează ,,Salvează”:
Cod flux – codul procedurii de lucru, scris cu litere majuscule şi fără spaţii (câmp obligatoriu)
Denumire – denumirea detaliată a fluxului, vizibilă utilizatorului final
Durata – se setează numărul de zile în care poate fi finalizat fluxul
Permite editarea – se bifează dacă se doreşte ca utilizatorii din pasii de pe flux să poată edita
fişierele transmise
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 59
Drepturi procedură de lucru
Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Drepturi
executie”.
În ecranul nou apărut, se acţionează Adăugare pentru a seta utilizatorul sau grupul de
utilizatori ce trebuie să aibă acces la respectivul flux.
Documente permise
Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Documente
permise”.
În ecranul nou apărut, se acţionează Adăugare pentru a seta documentul permis pentru
fluxul selectat.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 60
Design flux
Se efectuează click-dreapta pe flux şi din meniul contextual se alege ,,Design flux”.
În ecranul nou apărut, se acţioneazăbutonul <Jos> şi automat se va deschide fereastra
de configurare pas.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 61
Se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează.
Denumire: numele pasului:ex. Aprobare Director general
Descriere: descrierea pasului
Tip pas: se alege din valorile Aprobare, Atribuire sau Informare
Persoana: se alege persoana responsabilă pas
Grup: se alege grupul responsabil pas
Rol: se alege rolul responsabil pas
Folder destinaţie: directorul unde să se salveze fişierul după finalizarea paşilor
Pas respingere: pasul la care să se întoarcă fişierul în caz de respingere (implicit este pasul
anterior)
Cu selecţie: se bifeazăîn cazul în care este ales un grup şi se doreşte selecţia persoanei către
care să se trimită
Din organigramă: se bifează pentru a se prelua informaţiile din organigramă
Block edit after: se bifează pentru a nu mai putea edita fişierul după finalizarea paşilor
Adaugă Trigger: se creează pentru configurări speciale (eliminare notificare flux la membrii unui
grup după ce un membru a finalizat pasul; trimitere notificare către superiorul direct fără
selecţie explicită). În partea de jos a paginii Administrare-Proceduri de lucru>Proceduri de lucru,
cu fluxul selectat, se poate accesa Help pentru configurarea trigger-ilor.
Selectare atribute obligatorii: pot fi definite atribute care sunt obligatorii la acel pas. Dacă nu se
completează, se primeşte mesaj de atenţionare.
Notă: Se recomandă utilizarea rolurilor şi a grupurilor la configurarea paşilor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 62
Pentru adăugarea de paşi secvenţiali se acţionează săgeata <Jos>; pentru adăugarea de paşi
paraleli, se acţionează săgeata <Dreapta>.
Pentru a corela paşii între ei, se utilizează astfel: se selectează pasul iniţial, se apasă
şi apoi se alege pasul cu care trebuie conectat.
Fluxuri active
Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Fluxuri active
Meniul afişează toate documentele transmise pe flux, aflate încă în desfăşurare.
Din acest ecran, se poate anula un flux selectându-l şi apăsând butonul <Anulare flux>.
Situaţie termene
Acces: Administare – Proceduri de lucru > Situaţie termene.
Acest ecran prezintă situaţia tuturor documentelor transmise pe flux, cu statusul aferent.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 63
Fluxuri anulate
Acces: Administare – Proceduri de lucru > Fluxuri anulate.
Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxuri care au fost anulate între timp.
Istoric fluxuri
Acces: Administrare-Proceduri de lucru-Istoric fluxuri
Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxurile finalizate.
Din acest ecran, se poate anula un flux selectându-l şi apăsând butonul <Anulare flux> sau se poate
accesa pagina de Inbox.
Registratură electronică
Creare registru
Acces: Meniu Administrare > Registratura > Administrare registre
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 64
Documenta permite utilizatorilor înregistrarea documentelor într-un mod foarte facil.
Administratorul poate crea câte registre doreşte având posibilitatea să acorde drepturi pentru
utilizatori sau documentele ce trebuie înregistrate.
În ecranul apărut, se acţionează butonul Adăugare şi se completează câmpurile:
Cod: scris cu litere mari, fără spaţii
Denumire: numele registrului
Resetare: când se va reîncepe numărătoarea de la 1 (ex. An)
Nr de la: limita inferioară a numărului acordat registrului
Nr până la: limita superioară a numărului acordat registrului (recomandabil un număr cât mai
mare)
Nr curent: numărul actual al registrului
Nr. inreg: atributul definit pentru numărul înregistrării (recomandabil acelaşi în toate tipurile de
documente)
Data inreg: atributul definit pentru data înregistrării (recomandabil acelaşi în toate tipurile de
documente)
Intrari: se bifează dacă se vor înregistra doar documente ce intră în companie
Iesiri: se bifează dacă se vor înregistra doar documente ce ies din companie
Director destinatie: directorul unde se mută documentele dupa înregistrare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 65
Dupa acţionarea butonului Salvează, se setează grupurile de utilizatori ce trebuie să aibă acces la
acest registru si documentele ce pot fi înregistrate.
Administrare Registre
Acces: Meniu Administrare > Registratura > Administrare registre >
Pentru configurarea registrelor deja create, se actioneaza click-dreapta si se selecteaza Configurare.
In fereastra nou aparuta, se regasesc anumite coloane standard: NR, DATA, NUME_DOCUMENT,
DESCRIERE_FISIER, ID_FISIER, ID_TIP_DOCUMENT, TIP_DOCUMENT, DE_LA, CATRE, DESCRIERE,
CREAT_DE, CREAT_LA, MODIFICAT_DE, MODIFICAT_LA, ID_REGISTRU, INTRARE, IESIRE, EMITENT_NR,
EMITENT_DATA, MOD_PROVENIENTA, ANULAT, MOTIV_ANULARE, DATA_ANULARE, DEPARTAMENT,
PERSOANA, TERT, CONTACT, REGISTER_IESIRE, PROCESARE, NR_PAGINI, care pot fi utilizate pentru
configurarea registrelor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 66
La fiecare Coloana se poate schimba eticheta, se poate selecta daca sa fie sau nu vizibila in lista si daca
sa fie sau nu camp vizibil.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 67
Exista predefinite 10 coloane care se pot particulariza (INFO1, …, INFO10), accesand butonul de editare,
din stanga fiecarei inregistrari INFO.
Se va afisa fereastra de editare, in care puteti redenumi coloana (Label), selecta atributul dorit, puteti
bifa casetele de vizibilitate si personaliza dupa necesitati.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 68
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 69
Înregistrare document fizic
Acces: Registratura-Registratură electronică
Se alege registrul în care se doreşte adăugarea noii înregistrări şi se apasă Înregistrare
din dreapta-sus.
Se completează câmpurile:
Tab General
Nume document: numele fişierului înregistrat
Procesare: se alege din optiunile Intrare sau Ieşire; se bifează automat check-box-ul aferent
Intrare/Ieşire
Descriere document: câmp read-only ce se completează automat cu descrierea fişierului
Emitent: numele emitentului
Nr: câmp read-only completat automat la salvare
Data: câmp pre-completat cu data curentă
Destinatar: numele destinatarului
Descriere: descrierea înregistrării
Nr tert: numărul fişierului dat de terţ
Data tert; data fişierului dată de terţ
Mod provenienţă: se alege din opţiunile Fax, Email, Poştă, Curier
Nr. Pag: numărul de pagini al fişierului
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 70
Tab Intern
Departament: se alege departamentul căruia I se adresează fişierul
Persoana: se alege persoana căreia I se adresează fişierul
Tab Extern
Tert: se alege/creează terţul
Contact: se alege/creează persoana de contact a terţului
Tab Anulare
Data anulare: data la care se anulează fişierul
Motiv anulare: motivul pentru care se anulează fişierul
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 71
Anulat: se bifează pentru a seta starea fişierului
Dupa crearea înregistrării, se selectează şi se alege din Side Panel – Proprietăţi –
Registratura – Barcode
Barcode-ul se listează şi se lipeşte de documentul fizic.
După scanare cu Documenta Scan&Fax, fişierul se va salva automat în directorul aferent
departamentului ales în tabul Intern şi se va asocia înregistrării create anterior pe baza barcode-
ului ocr-izat de către Documenta.
Înregistare document electronic
Acces: Consola
Înregistrarea unui document se realizează alegând opţiunea Inregistrare din meniul
contextual.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 72
Se alege registrul în care se doreşte înregistrarea documentului.
În noul ecran se completează câmpurile şi se acţioneaza <Salveaza>:
TabGeneral
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 73
Nume document: numele fişierului înregistrat
Procesare: se alege din optiunile Intrare sau Ieşire; se bifează automat check-box-ul aferent
Intrare/Ieşire
Descriere document: câmp read-only ce se completează automat cu descrierea fişierului
Emitent: numele emitentului
Nr: câmp read-only completat automat la salvare
Data: câmp pre-completat cu data curentă
Destinatar: numele destinatarului
Descriere: descrierea înregistrării
Nr tert: numărul fişierului dat de terţ
Data tert; data fişierului dată de terţ
Mod provenienţă: se alege din opţiunile Fax, Email, Poştă, Curier
Nr. Pag: numărul de pagini al fişierului
Tab Intern
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 74
Departament: se alege departamentul căruia I se adresează fişierul
Persoana: se alege persoana căreia I se adresează fişierul
Tab Extern
Tert: se alege/creează terţul
Contact: se alege/creează persoana de contact a terţului
Tab Anulare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 75
Data anulare: data la care se anulează fişierul
Motiv anulare: motivul pentru care se anulează fişierul
Anulat: se bifează pentru a seta starea fişierului
După înregistrarea documentului apare un mesaj de informare:
Vizualizarea tuturor documentelor înregistrate se realizeazăîn Registratura-Registratura
electronica, după selectarea registrului dorit prin click pe butonul “Selectare registru
documente”.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 76
Dând click dreapta pe înregistrare se pot selecta din meniul contexual mai multe opţiuni:
� Vizualizare inregistrare
� Trimitere pe fax si email
� Descarcare fisier
� Editare inregistrare
� Deschidere locatie
Vizualizare/editare înregistrare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 77
Deschidere locaţie
Aceasta opţiune permite deschiderea locaţiei în care se află fişierul înregistrat.
Anexează document
Această opţiune pune la dispoziţie ataşarea de fişiere la înregistrările efectuate iniţial fără
document anexat.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 78
Rapoarte
Definire rapoarte
Raportul se creează din Rapoarte > Rapoarte > Adăugare
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează:
� Nume: numele raportului
� Modul: DMS10
� Document: se alege tipul document cu sau fără parametrii
� Se bifează<Activ>
� SQL: formula SQL
Dacă se doreşte tip Dashboard, se urmează paşii:
� se adaugă raportul în Configurare DASHBOARD > Adăugare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 79
După crearea raportului, se acţionează click-dreapta – Coloane raport pentru generarea
coloanelor. Coloana se pot genera automat sau se pot adăuga individual.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 80
Pentru acordarea de drepturi, se acţionează click-dreapta pe raport – Drepturi acces şi
se aleg utilizatorii / grupurile de utilizatori.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 81
Parametrii pentru un raport se definesc în ecranul Administrare > Tip documente >
Adăugare.
În ecranul nou apărut, se completează câmpurile de mai jos şi se acţionează Salvează:
� Tip document = <Rapoarte>
� Cod: trebuie sa conţină neapărat <PARAM> şi se scrie întotdeauna cu majuscule
� Denumire: trebuie să conţină neapărat <PARAM>
� Se bifeaza <Variabile documente>
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 82
Pentru crearea parametrilor, se acţionează click-dreapta > Atribute documente >
Adăugare atribut master.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 83
În ecranul nou apărut, se alege atributul-master dorit; în ecranul de editare a acestuia
pot fi modificate eticheta, dacă să fie Doar citire sau Hidden.
Notă!
Codurile parametrilor trebuie să difere de numele coloanelor afişate pentru a nu crea confuzie
între clauza WHERE din interogarea SQL şi coloana raportului.
Programare rapoarte
Documenta DMS permite programarea rapoartelor configurate pentru transmiterea pe
email către o persoană sau un grup de persoane.
Se accesează Rapoarte > Scheduler unde se acţionează <Adăugare> şi se completează câmpurile astfel:
� Raport: se alege raportul ce urmează a fi programat din cele configurate � User / Grup: se alege utilizatorul sau grupul de utilizatori cărora se adresează raportul � Frecvenţa: se alege frecvenţa cu care să fie trimis raportul pe email: Lunar, Săptămânal, Zilnic � Zile raportate: se alege perioada ce urmează a fi raportate: ziua curentă, săptămâna curentă etc � Tip zile: se alege tipul de zile ce urmează a fi raportate: lucrătoare, toate � Data start: se completează cu data la care se va trimite raportul prima oară � Următoare rulare: se completează cu aceeaşi dată ca la Data start; după prima rulare, acest câmp
se va modifica automat cu următoare dată la care se va trimite raportul � Ora start: ora la care se va trimite raportul, scrisă de forma „hh:mm” � Activ: se bifează pentru a se activa programarea � Format: se alege din formatele existente: Excel, PDF sau HTML � Grup 1/Grup 2: se alege grupul de utilizatori către care se va trimite raportul pe email
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 84
� Email: se completează cu adresa de email a unui sau mai multor utilizatori către care se va trimite raportul pe email
Dacă formula SQL din cadrul raportului nu conţine parametrii, atunci se setează în acest
ecran: click-dreapta pe raport > Parametri raport
Dacă formula are parametrii, se vor lua în considera la programare.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 85
Editare favorite Acces: Administrare>Editare favorite
Ecranul pune la dispoziţie gestionarea meniurilor / directoarelor setate ca favorite.
Preferinţe utilizator Acces: Administrare>Preferinţe utilizator
Ecranul pune la dispoziţie configurarea setărilor specifice fiecărui utilizator în parte.
Limba implicită: Română sau Engleză
Director login: se alege directorul din Consolă care să se acceseze la logarea în aplicaţie şi la
întoarcerea în Consolă din alte meniuri. Se recomandă utilizarea directorului LAST
Notificare email flux: se bifează pentru a se primi notificări pe email cand utilizatorul este un
pas pe flux
Director home: se setează directorul home al utilizatorului
Director fax: se setează directorul pentru salvarea faxurilor trimise
Director Registratură: se setează directorul pentru salvarea fişierelor înregistrate
Calculează: se apasă pentru a calcula dimensiunile Side-Panel, în funcţie de rezoluţia fiecărui
dispozitiv de pe care se accesează Documenta
Număr fişiere ataşate: se setează numărul de fişiere afişate în fiecare director din Consolă
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 86
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 87
Din ecranul de Preferinţe utilizator se poate schimba parola, se pot configura delegări
sau se pot modifica parametrii utilizatorului.
Editare căutări indexate Acces: Administrare>Editare căutări indexate
Ecranul pune la dispoziţie gestionarea căutarilor salvate în ecranul de Căutare avansată.
Calendar Acces: Administrare>Calendar
La accesarea calendarului se deschide Agenda personală unde pot fi create evenimente,
cu vizualizare pe zi, săptămână sau lună.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 88
Gestionare documente în Microsoft Office
În Word, Excel şi Powerpoint se pot salva/deschide fişiere din folderele la care acces
utilizatorul în Documenta WEB.
La deschiderea unui fişier Word, Excel sau Powerpoint, se setează datele de conectare în
tabul Documenta > Autentificare.
� Nume utilizator: numele de utilizator Documenta DMS
� Parola: parola Documenta DMS
Integrare Word
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 89
Creare document din şablon
Salvare document
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 90
Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor
Atributele documentului sunt editabile direct în Word
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 91
La salvare sunt automat disponibile on-line
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 92
Integrare Excel
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 93
Creare document nou
Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 94
Atributele documentului sunt editabile direct în Excel
La salvare, documentele sunt disponibile pentru colaborare
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 95
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 96
Documenta Drive
Configurare DOCUMENTA_HOME
Utilizatorul se asigură că are un folder de lucru local pentru Documenta, preferabil
locaţia D:\Documenta\ sau E:\Documenta\. Se recomandă a se evita unitatea C:.
DOCUMENTA_HOME se seteazăîn: My Computer > Properties > Advanced System
Settings > Environment variables:
User Variables:
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 97
� Drepturi de scriere pentru utilizatorul curent pe folderul din DOCUMENTA_HOME
� click-dreapta pe director > Properties > Security > Edit.
Se alocă la <Users> drepturi de scriere.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 98
Descărcare Documenta Drive
Pentru configurarea Documenta Drive, se descarcă fişierul Documenta_setup de la calea
http://resurse.documenta-dms.com/DOCUMENTA/Documenta%20Drive/.
Fişierul se salvează în locaţia setată DOCUMENTA_HOME în variabilele de sistem (ex:
D:\Documenta).
În aceeaşi locaţie, trebuie salvate şi fişierele win.properties şi winfiles.properties de
aceeaşi cale de mai sus.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 99
Instalare Documenta Drive
Documenta Drive se instalează acţionând dublu-click pe executabilul salvat anterior şi
urmând paşii din ecranele afişate.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 100
Dacă una din aplicaţiile deschise împiedică instalarea, va apărea mesajul de mai jos cu
posibilitatea alegerii închiderii aplicaţiilor:
� se apasă <Close all> pentru închiderea automată a aplicaţiilor
� se apasă <Retry> pentru închiderea manuală a aplicaţiilor
� se apasă <Abort> pentru anularea instalării Documenta Drive
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 101
Documenta Drive va apărea în Computer.
Documenta Drive afişează toate folderele, subfolderele şi fişierele la care are acces
utilizatorul.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 102
Utilizare Documenta Drive
Documenta Drive pune la dispoziţia utilizatorului vizualizarea tuturor fişierelor din
directoarele şi sub-directoarele la care are acces în Documenta Web. La accesarea Drive-ului,
fişierele sunt catalogate astfel:
� My Blocked files: fişierele aflate în editare la utilizator
� My Document Types: tipurile de document la care are acces utilizatorul
� My Recent files: fişierele accesate recent de catre utilizator
� SITE: toate fişierele şi directoarele la care are acces utilizatorul
Vizualizare şi modificare documente
Fişierele pot fi deschise prin dublu-click, apăsând Enter după selectarea documentului
sau prin click-dreapta pe documentul selectat > Open.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 103
Fişierele se editează şi se salvează direct în Word – versiunile actualizate sunt
disponibile automat în Documenta Web.
Creare folder nou
Utilizatorul poate crea un folder nou în orice director are dreptuir actionând click-
dreapta – New – New folder.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 104
Copy& Paste şi Drag&Drop
Documentele pot fi salvate în şi din Documenta Drive prin copy&paste sau prin
Drag&Drop de pe calculatorul local.
SaveAs din diferite programe
Fişierele pot fi salvate în Drive direct din programul în care se editează documentul.ex:
Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio, Paint etc.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 105
Ataşare fişiere în Microsoft Outlook
Se pot ataşa fişiere ca ataşamente direct din Microsoft Outlook.
Trimitere pe flux
Documentul poate fi transmis pe flux acţionând click-dreapta > Send to Workflow; în
ecranul nou deschis, va fi selectat automat fluxul predefinit pentru tipul de document. Dacă
există mai multe fluxuri asociate, utilizatorul îl poate alege pe cel dorit.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 106
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 107
Categorie document
Utilizatorul poate completa atributele sau schimba categoria documentului prin click-
dreapta > Properties > Setare categorie document.
Toate atributele completate vor fi afişate şi în Documenta Web, iar documentul se
redenumeşte conform formulei de denumire.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 108
Căutare în Documenta Drive
Pentru a căuta în Documenta Drive, se actionează click-dreapta pe folder > Advanced
Search. Astfel, se caută în toate folderele si sub-folderele. Documentele pot fi deschise cu
dublu-click din ecranul cu rezultatele afişate şi copiate, individual sau bulk, pe calculator.
Log-uri
Fiecare acţiune efectuată de utilizator este salvată în fişierul de log-uri aflat la calea
<C:\Users\user_name\AppData\Local\DocumentaDrive\Sessions]>.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 109
System administrator
Procese server
Acces: Administrare>Sysadmin>Procese server
Ecranul afişează procesele ce se execută pe server şi rezultatele acestora.
Curs BNR
Acces: Administrare>Sysadmin>Curs BNR
Ecranul permite gestionarea cursului valutar pentru fiecare zi în parte şi pentru fiecare
monedă.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 110
Solicitări anulare flux
Acces: Administrare>Sysadmin>Solicitări anulare flux
Ecranul afişează toate documentele transmise pe fluxurile pentru care s-a cerut anulare.
Se poate aproba, respinge sau închide forţat fiecare flux în parte, selectându-l şi
acţionând butonul corespunzător. Din acelaşi ecran, poate fi accesat meniul Inbox > Activităţile
mele.
Configurare Inter-op
Acces: Administrare>Sysadmin>Configurare Inter-op
Ecranul pune la dispoziţie posibilitatea de a configura cererile INTEROP (http request)
prin acţionarea butonului Adăugare.
� URL
� Metoda: GET, POST,PUT, DELETE
� Tipul de document la care se aplică
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 111
� Fluxul la care se aplică
În partea de jos a ecranului se configurează parametrii prin acţionarea butonului
Adăugare.
Utilizatori conectaţi
Acces: Administrare>Sysadmin>Utilizatori conectaţi
Ecranul afişează utilizatorii conectaţi în Documenta Web, cu paginile aferente şi IP-urile.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 112
IP Secure Admin
Acces: Administrare>Sysadmin>IP Secure Admin
Meniul pune la dispoziţie posibilitatea de a acorda acces la Documenta, din orice locaţie,
utilizatorilor de pe o anumită unitate.
Se acţionează Adăugare si se alege utilizatorul pentru care se acordă accesul.
Oracle locks monitor
Acces: Administrare>Sysadmin>Oracle locks monitor
Ecran este util pentru administratorul de sistem. Se afişează blocajele existente la nivel
de bază de date.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 113
Audit SQL
Acces: Administrare>Sysadmin>Audit SQL
Ecranul afişează toate acţiunile efectuate de utilizatori pe o anumită perioadă. Datele sunt
afişate pe baza completării parametrilor: Persoana, De la şi Până la.
Creare unităţi
Acces: Administrare>Sysadmin>Creare unitate
Ecranul permite crearea de unităţi prin acţionarea butonului <Adăugare>.
Se completează:
Unitate: numele unităţii. Ex: DEMO, CONTA Cale download: se completează cu resurse.documenta-dms.com Force IP Secure: se bifează dacă se doreşte accesarea respectivei unităţi doar de la anumite IP-uri Descriere: o scurtă descriere a unităţii. Ex: unitate destinată activităţii de contabilitate Grup: se poate alege grupul care să aibă acces la unitate Unitate: se alege <Soft>
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 114
RJ: se completează cu RJ-ul societăţii pentru care se creează unitatea RN: se completează cu RN-ul societăţii pentru care se creează unitatea RA: se completează cu RA-ul societăţii pentru care se creează unitatea Cod CUI: se completează Codul Unic de Înregistrare a societăţii pentru care se creează unitatea Cod fiscal: se completează cu codul fiscal al societăţii pentru care se creează unitatea Capital social: se poate completa capitalul social al societăţii pentru care se creează unitatea TVA: se poate completa cu valoarea TVA-ului, dacă societatea pentru care se creează unitatea este plătitoare de TVA Telefon: număr de telefon de contact Email: adresă de email de contact Persoana contact: nume persoana de contact Cod Caen: codul domeniului de activitate Necesită tip document: se bifează dacă pe unitatea nou-creată vor fi definite tipuri de documente Cod securitate: se completează implicit cu ID-ul unităţii Adresa sediu: adresa sediului societăţii pentru care se creează unitatea Judeţ: judeţul societăţii pentru care se creează unitatea Cod Iban: codul Ibanal băncii societăţii Banca: banca unde are societatea cont Fişier logo: se poate încărca sigla societăţii
După completarea tuturor câmpurilor şi salvării, se bifează noua înregistrare şi se
acţionează <Iniţializare> pentru setarea configurărilor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 115
Calendar
Acces: Administrare>Sysadmin>Calendar
Ecranul pune la dispoziţie gestionarea datelor calendaristice – zile lucrătoare sau
sărbători legale.
IP Security
Acces: Administrare>Sysadmin>IP Security
Meniul pune la dispoziţie posibilitatea de a acorda acces la Documenta, pentru perechea
IP / utilizator / grup de pe o anumită unitate.
Se acţionează Adăugare, se alege utilizatorul pentru care se acordă accesul şi se
completează IP-ul.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 116
Bănci
Acces: Administrare>Sysadmin>Bănci
Meniul pune la dispoziţie gestionarea băncilor care vor apărea la crearea/editarea
partenerilor.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 117
Vizualizare log-uri
Acces: Administrare>Sysadmin>Vizualizare log-uri
Ecranul afişează toate acţiunile efectuate în aplicaţie sub formă de log-uri.
Vizualizare audit
Acces: Administrare>Sysadmin>Vizualizare audit
Ecranul afişează toate modificările efectuate pe fişiere/foldere din aplicaţie.
Se poate filtra la numele tabelei după “Audit_folders” sau “Audit_files”.
Criterii indexare
Acces: Administrare>Sysadmin>Criterii indexare
Ecranul pune la dispoziţie configurarea criteriilor – formule SQL - pe baza cărora se vor
indexa fişierele salvate în Documenta.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 118
Connectors
Acces: Administrare>Sysadmin>Connectors
Ecranul afişează lista utilizatorilor cu DMS Connector activat.
Versiuni
Acces: Administrare>Sysadmin>Versiuni
Meniul permite gestionarea versiunilor aplicaţiei Documenta.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 119
Pagini Web
Acces: Administrare>Sysadmin>Pagini Web
Meniul permite configurarea modului de afişare a fiecărei pagini/meniu din Documenta.
Se poate seta numărul de înregistrări afişate pe fiecare pagină sau se pot configura toate
paginile simultan prin acţionarea butonului <Bulk Number Rows>.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 120
Task status
Acces: Administrare>Sysadmin>Task status
Ecranul pune la dispoziţie gestionarea statusurilor taskurilor unui tichet.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 121
Unitate
Configurare unitate
Acces: Administrare>Unitate>Configurare unitate
Documenta DMS permite extragerea automată a atributelor din facturile scanate. În ecranul <Configurare unitate> se acţionează <Proprietăţi speciale> şi aplicația deschide ecranul Unităţi speciale unde se acţionează <Adăugare>.
În noul ecran afişat se introduce valoarea <FACT_AUTO> şi se salvează.
Mesaje
Acces: Administrare>Unitate>Mesaje
Ecranul pune la dispoziţie gestionarea mesajelor ce pot fi publicate către anumite
grupuri de utilizatori în vederea notificărilor diverse: mentenanţă sistem, modificări interfeţe.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 122
Pentru publicarea mesajului, se selectează mesajul dorit şi se apasă <Publică>.
Produse şi servicii
Acces: Administrare>Unitate>Produse şi servicii
Ecranul permite gestionarea produselor şi a serviciilor din cadrul unei unităţi.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 123
Parteneri
Acces: Administrare>Unitate>Parteneri
Meniul pune la dispoziţie gestiunea tuturor partenerilor: fie clienţi, fie furnizori. Se pot
completa informaţii cu privire la adresă, persoană de contact, băncile şi sucursalele aferente etc
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 124
Agenţi
Acces: Administrare>Unitate>Agenţi
Meniul pune la dispoziţie gestiunea agenţilor care pot fi selectaţi în ecranul de editare
partener.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 125
Nomenclatoare
Judeţe
Acces: Administrare>Nomenclatoare>Judeţe
Ecranul permite gestionarea judeţelor care pot fi selectate în ecranul de editare
partener.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 126
Localităţi
Acces: Administrare>Nomenclatoare>Localităţi
Ecranul permite gestionarealocalităţilor care pot fi selectate în ecranul de editare
partener.
Zone
Acces: Administrare>Nomenclatoare>Zone
Ecranul permite gestionareazonelor care pot fi selectate în ecranul de editare judeţ.
DocumentaDMS
w w w . i n f r a s o f t . r o Page 127
Ţări
Acces: Administrare>Nomenclatoare>Ţări
Ecranul permite gestionareaţărilor care pot fi selectate în ecranul de editare judeţ.
Funcţii
Acces: Administrare>Nomenclatoare>Funcţii
Ecranul permite gestionareafuncţiilor care pot fi selectate în ecranul de editare utilizator
în Organigramă.
top related