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M A N UA L D E U S UA R I O
S I S T E M A A D M I N I S T R AC I Ó N D E C O R R E S P O N D E N C I A
V E R S I Ó N 3. 5
(S AC)
MAYO 2013
Dirigido a: Personal que recibe y da seguimiento a documentos en la Secretaría de Salud del Gobierno Federal
Elaboró: SAF - Dirección General de Tecnología de Información
con base en documentación de PEMEX
Manual de Usuario SACv3.5
Manual de Usuario SACv3.5 Página 2 de 109
Subsecretaría de administración y finanzas
Dirección General de Desarrollo de la Infraestructura física
Control de Gestión
TABLA DE CONTENIDO
1.- ACCESO AL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA ........................................ 4
1.1 Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia ....................................... 4
1.2 Descripción del menú principal ......................................................................................................... 5
2.- CATALOGO DE EXPEDIENTES ............................................................................................................ 8
2.1 Alta de expedientes ......................................................................................................................... 10
2.2 Eliminar expedientes ....................................................................................................................... 10
2.3 Mover expedientes .......................................................................................................................... 11
2.4 Modificar expedientes ..................................................................................................................... 13
2.5 Compartir expedientes .................................................................................................................... 13
3.- SEGUIMIENTO Y CLASIFICACIÓN ..................................................................................................... 15
3.1 Bandeja de Entrada ........................................................................................................................ 16
3.2 Bandeja de Salida ........................................................................................................................... 21
3.3 Bandeja de Turnados ...................................................................................................................... 24
3.4 Bandeja de Asuntos Concluidos ..................................................................................................... 27
3.5 Bandeja de Expedientes ................................................................................................................. 29
4.- BÚSQUEDA .......................................................................................................................................... 31
5.- OPCIONES ........................................................................................................................................... 37
5.1 Turnar .............................................................................................................................................. 37
5.2 Lista de turnados ............................................................................................................................. 39
5.3 Notificar Avances ............................................................................................................................ 39
5.4 Avances Notificados ........................................................................................................................ 42
5.5. Supervisar ........................................................................................................................................ 42
5.6 Clasificar.......................................................................................................................................... 44
5.7 Reclasificar ...................................................................................................................................... 44
5.8 Clasificación masiva ........................................................................................................................ 45
5.9 Más información .............................................................................................................................. 48
5.10 Visualizar Folio .............................................................................................................................. 49
5.11 Generales ...................................................................................................................................... 50
6. CATÁLOGOS........................................................................................................................................ 51
6.1 Catálogo de departamentos ............................................................................................................ 53
6.2 Catálogo de empleados .................................................................................................................. 54
7. REGISTRO ............................................................................................................................................ 55
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7.1 Registro de documentos ................................................................................................................. 56
7.2 Modificación de documentos ........................................................................................................... 68
7.3 Eliminación de documentos ............................................................................................................ 72
7.4 Registro de circulares ...................................................................................................................... 73
7.6 Modificación de circulares ................................................................................................................. 77
8. CONSULTA DE CIRCULARES ........................................................................................................... 81
9. ASIGNACIÓN DE PERMISOS ............................................................................................................. 83
10. MESA DE AYUDA .............................................................................................................................. 87
11. INFORMACIÓN PERSONAL ............................................................................................................. 89
12. POLÍTICAS Y AYUDA ........................................................................................................................ 90
14. ESTADÍSTICAS .................................................................................................................................. 92
15. RESPALDO ........................................................................................................................................ 97
16. DEFINICIÓN DE FOLIOS ................................................................................................................... 97
17. FOLIADOR ....................................................................................................................................... 101
18. CAMBIAR DE PERFIL ..................................................................................................................... 108
19. SALIR DEL SISTEMA ..................................................................................................................... 108
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1.- Acceso al Sistema de Administración de Correspondencia
Para acceder al sistema es necesario entrar a la página de la intranet que te
corresponda y dar clic en Sistema de Administración de Correspondencia. 1.1 Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia
1.1.1 Acceso directo: detección automática del usuario firmado en el sistema
El sistema validará la información del usuario cuyas credenciales fueron ocupadas
para iniciar la maquina en la que se esté trabajando.
Una vez que el sistema ha validado que los datos de acceso del usuario son
correctos, validará a cuántos perfiles tiene permisos y aparecerá una página como la que se
muestra a continuación, en la que se pide seleccionar el perfil con el que se quiere acceder
al sistema. Por default la persona que accede al sistema, cuenta con su propio perfil, pero
también puede tener acceso a otros perfiles ya sea de área o personales.
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Solo se tendrá que seleccionar uno de los perfiles enlistados para poder visualizar los documentos que le pertenecen.
Por default esta validación utiliza la base de datos de producción, si se desea trabajar
sobre otra base de datos deberá cambiar de credenciales con el botón correspondiente.
1.1.2 Acceso no directo: el usuario proporciona sus credenciales de autenticación en el sistema
Cuando el sistema no puede validar al usuario automáticamente, reenviará
automáticamente al usuario a la página donde proporcionará sus credenciales
manualmente, en este caso el usuario es libre de elegir la subsecretaría a la cual
pertenece así como la base de datos sobre la cual trabajará:
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De manera similar después de que el usuario ingresa las credenciales y estas son
válidas, el sistema desplegará los perfiles sobre los cuales tiene permisos el usuario, por
default el usuario solo tiene derecho a su perfil personal, un usuario que es jefe o secretaria
de un departamento tendrán además del perfil propio el perfil del área.
Si los datos proporcionados no son credenciales válidas en el directorio activo el
sistema desplegará el siguiente mensaje:
Si el usuario no está registrado en el la base de datos del SAC, el sistema desplegará
el siguiente mensaje:
1.2 Descripción del menú principal
La página principal del Sistema de Administración de Correspondencia muestra los
módulos a través de los cuales el usuario puede interactuar con el sistema.
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A continuación se describirán de manera general cada uno de los Módulos con los
que cuenta la página principal.
Catálogo de Expedientes: En este módulo se crean, modifican, eliminan o
comparten los expedientes (carpetas) que el usuario considera necesarios para clasificar la
información.
Seguimiento y Clasificación: En este módulo se puede dar seguimiento a todos los
documentos enviados o recibidos. Las operaciones que en él se pueden realizar son:
turnado de documentos, notificación de avances, asignación de folio, clasificación y
reclasificación de documentos en expedientes, así como, búsqueda de los mismos.
Catálogos: Este módulo sólo es de visualización de información, muestra una lista
de todos los departamentos existentes en el organismo al que pertenece el usuario, además
de poder visualizar información general del personal que se encuentra laborando en la
empresa.
Registro de documentos: Este es uno de los módulos principales del sistema, pues
en él se registran, modifican o eliminan los documentos y circulares recibidos en cada área.
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Consulta de Circulares: En este módulo se visualizará la información de las
circulares emitidas, que puede ser al nivel de toda la organización, por Dirección
General o por área.
Búsqueda de documentos: En este módulo el usuario podrá realizar búsqueda de
sus documentos por diferentes criterios como fecha de recepción o turnado a cierta persona,
entre otros más.
Asignación de permisos: En este módulo se lleva a cabo la asignación de permisos
a otras personas sobre algún perfil, es decir, personal que reemplazará al usuario en la
operación del sistema.
Mesa de ayuda: Este módulo indica la extensión de la mesa de ayuda a la que el
usuario podrá recurrir, esta es según la subsecretaría a la que pertenezca el usuario.
Información personal: En este módulo se despliega la información del usuario con
la cual se ha dado de alta en el sistema, como su correo electrónico, puesto, departamento,
etc.
Políticas y Ayuda: En este módulo el usuario puede consultar los manuales del
sistema, así como las políticas que debe aplicar para el buen uso y funcionamiento del
mismo.
Estadísticas: En este módulo se muestran datos estadísticos sobre la recepción y
expedición de documentos, así como del desempeño y hojas de papel ahorrado.
Reportes: En este módulo se muestran una lista de reportes predeterminados.
Respaldo: Aplicación para generar respaldos de documentos en disco
Definición de Folios: En éste módulo el usuario podrá definir las nomenclaturas a
utilizar en referencias y folios internos
Foliador: Opción para generar números de Referencias y/o Folios internos
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2.- CATALOGO DE EXPEDIENTES
Un expediente (carpeta) es un lugar físico o virtual, donde se almacena información
o documentos con un contenido común. El Sistema de Administración de Correspondencia
cuenta con este módulo que nos permite organizar nuestros documentos a través de una clasificación por medio de carpetas o expedientes; de una forma similar a la estructura de
un directorio de archivos en una Computadora Personal.
Se puede acceder a él, desde el menú principal:
O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación
.
Una vez que el usuario ingresa a este módulo, el sistema muestra los expedientes
registrados en forma jerárquica los mismos que podrá dar de Alta, Eliminar, Mover,
Modificar y Compartir.
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Nota: Existen perfiles de áreas en los que se encuentra deshabilitadas las opciones
de Alta, Eliminar, Mover y Modificar. Esto se debe a que son áreas que cuentan con
expedientes predeterminados fijos por instrucciones del responsable funcional
correspondiente.
Para visualizar los documentos que están clasificados en el expediente, dar clic sobre el expediente, aparecerá un recuadro en el costado del expediente
, el cual deberá ser seleccionado para ser visualizados
como se muestra:
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2.1 Alta de expedientes
Para dar de alta un expediente es necesario se seleccionar el expediente del cual va
a depender el nuevo expediente, en caso de que no dependa de ninguno se seleccionará
“Nivel Raíz”, continuará a dar clic en el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana:
En la etiqueta Nombre del Expediente, deberá escribir el nombre que desea darle a su nuevo expediente, la etiqueta “Depende de”: nos indica de que expediente va a
depender el nuevo y después debe hacer clic en el botón , para que sea
registrado. La ventana se cerrará y para poder visualizar los nuevos expedientes tendrá que
dar clic en el botón .
2.2 Eliminar expedientes
El sistema permite eliminar los expedientes con la condición de que no tengan
documentos clasificados en él y que no contenga expedientes hijos. Para eliminar un
expediente es necesario seleccionarlo, después se dará clic en el botón y el
sistema desplegará la siguiente ventana:
Para eliminarlo definitivamente se dará clic en el botón de aceptar. Para ver reflejada la eliminación del expediente dentro de la estructura actual, se debe dar clic en el botón
.
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En el caso de que no se pueda eliminar el expediente, el sistema desplegará la siguiente
ventana:
2.3 Mover expedientes
El sistema permitirá al usuario mover el expediente dentro de la estructura
jerárquica o bien trasladar todos los documentos que contenga a otra carpeta.
Se tendrá que seleccionar el expediente con el cual se quiere trabajar, después debe
darse clic en el botón y se despliega la siguiente ventana:
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1.- Al seleccionar la opción se mostrarán los expedientes actuales
donde se debe seleccionar el nuevo destino de la carpeta, es decir, el expediente del cual va
a depender el expediente seleccionado
y se dará clic en el botón para efectuar el cambio.
A continuación el sistema cierra esta ventana y para ver la nueva estructura
jerárquica debe darse clic en el botón .
2.- Si selecciona la opción todos los documentos clasificados en el
expediente seleccionado previamente pasarán a formar parte de la clasificación en un nuevo
expediente.
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2.4 Modificar expedientes
Para modificar el nombre de un expediente, debe seleccionarse y dar clic en el botón
y el sistema desplegará la siguiente ventana.
Se introduce el nuevo nombre del expediente y se da clic en el botón de
esta ventana para ver reflejado el cambio se da clic en el botón .
2.5 Compartir expedientes Para compartir un expediente debe seleccionarse el expediente que se desea, dar clic en el botón
y el sistema desplegará la siguiente ventana:
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En esta ventana se selecciona a la persona o al departamento al cual se desea compartir el expediente. Se tienen cuatro diferentes niveles de permiso al compartir el
expediente como son: Lectura, escritura, borrado y creación, siendo este último el de mayor
privilegio. Estos permisos también pueden ser eliminados seleccionando el nombre de la
persona o área a eliminar y dando clic en el botón correspondiente al nivel de
permiso.
Los expedientes que hayan sido compartidos se mostrarán con una imagen diferente
. Cuando se está trabajando con el perfil de área los únicos que tienen permiso para
compartir las carpetas del área son el jefe y la secretaria de la misma, si no se tiene
permiso el sistema desplegará la siguiente ventana:
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3.- Seguimiento y Clasificación
Este módulo permite clasificar, turnar y dar seguimiento a un documento que ha sido
turnado.
O bien desde el menú superior, si es que se encuentra en el módulo de
Registro.
Una vez que se ha entrado a este módulo en la parte superior de la ventana se muestra un menú superior que nos da la facilidad de navegación por los demás módulos del
sistema.
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3.1 Bandeja de Entrada
3.1.1 Bandeja de Entrada de un perfil propio
En esta sección, para un perfil propio se muestran todos aquellos documentos que le
han sido turnados al puesto y que no han sido concluidos ni turnados nuevamente. Para
cada uno de ellos se muestra una liga para la , y otra liga que permite ver el
, la imagen de una carpeta si el documento ya está clasificado, además, si
el documento fue enviado como una copia de turno aparecerá la leyenda
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Se presenta la opción de dar por concluidos los documentos por el botón de
aquellos documentos que le fueron turnados sin seguimiento, como copia o con las instrucciones: Para conocimiento,
Para conocimiento y efectos y Archivar. Notificando un 100% en el avance del mismo y
teniendo la opción de agregar algún comentario y/o archivo. Al dar clic en este botón el
sistema despliega la siguiente ventana:
Cuando se selecciona , en ese momento se notifica automáticamente el
100% de avance, dando por concluido el documento. Si es elegida la opción
se desplegará a siguiente ventana, donde se
requerirá el comentario y/o el documento o archivo con el que se desea notificar el 100% de
avance en el documento.
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Se podrán adjuntar referencias de o .
Al dar clic en estas ligas despliega una ventana como la siguiente:
Donde se podrán seleccionar las referencias respuesta del documento que se está
concluyendo. Las referencias con remitentes del departamento son todos aquellos
documentos que fueron registrados por personal de la misma área y los documentos con
remitente extra departamento son aquellos documentos donde el usuario es destinatario o
le fue turnado el documento. 3.1.2 Bandeja de entrada de un perfil de área
Para un perfil de área, se muestran todos los documentos que tienen estatus de
dirigidos o con copia, es decir todos aquellos documentos que fueron enviados al personal
del área y que no han sido turnados, ni concluidos, así como la liga de la , el
y también se muestra la misma funcionalidad del botón de
que en un perfil propio pero para cada uno de los documentos desplegados sin condición.
Se cuenta con la opción para asignar Folio Interno
Se cuenta con la opción para proporcionar la fecha en que se recepciona el
documento físicamente
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3.1.3 Filtros de la bandeja de entrada
Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar
clic en el botón de .
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Para el perfil de área las opciones son
Dirigidos, Copias o Todos.
Para un perfil propio el origen de sus
documentos solo pueden ser Turnados.
Se presentan cuatro opciones de rangos de
fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos.
Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan
de acuerdo a la fecha actual. Para el perfil
propio se refiere a la fecha en la que le fue
turnado el documento y para el perfil de área
hace referencia a la fecha de registro del
documento.
Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y
Extra urgente.
Hace referencia a la prioridad con la que fue
registrado el documento.
Ordena los documentos por la fecha de
forma ascendente o descendente.
Ordena la referencia de los documentos
alfabéticamente de forma ascendente o
descendente.
Con estos dos filtros se indica el periodo de
tiempo dentro del cual se requiere visualizar
los documentos.
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3.1.3 Opciones de la bandeja de entrada
Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de entrada de
un perfil propio son (Ver capítulo 5.- Opciones):
Turnar
Lista de turnados
Notificar avances
Avances notificados
Clasificar
Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Generales
Para los documentos de la bandeja de entrada de un perfil de área, las opciones
habilitadas son:
Turnar
Lista de turnados
Clasificar
Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en
algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Visualizar folio
Generales
3.2 Bandeja de Salida
La bandeja de salida cuando se trata de un perfil propio muestra todos los
documentos que fueron remitidos por el usuario. Para un perfil de área se muestran todos
los documentos remitidos por los empleados de la misma.
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3.2.1 Filtros de la bandeja de salida
Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en
pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar
clic en el botón de
Se presentan cuatro opciones de rangos de
fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos.
Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan
de acuerdo a la fecha actual y se refiere a la
fecha en la que fue registrado el documento.
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Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y
Extra urgente.
Hace referencia a la prioridad con la que fue registrado el documento.
Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y
Todos.
Las opciones son: Normal, En espera, En
revisión y Todos
La opción es: Si la casilla se encuentra
marcada muestra los remitidos por el jefe,
en caso contrario muestra Todos los
registrados
Ordena los documentos por la fecha de
forma ascendente o descendente.
Ordena la referencia de los documentos
alfabéticamente de forma ascendente o
descendente.
Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar
los documentos.
3.2.2 Opciones para la bandeja de salida
Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de salida son
(Ver capítulo 5.- Opciones):
Supervisar
Clasificar
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Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en
algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Generales
3.3 Bandeja de Turnados
Aquí se muestran todos aquellos documentos que el usuario ha turnado a otras
personas y que aún no han sido concluidos. En esta sección es cuando se da el seguimiento
y supervisión para los documentos.
Para cada uno de los documentos es desplegada una liga para la , y
otra liga que permite ver el , la imagen de una carpeta si el documento ya
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está clasificado y una liga que muestra el , que es un resumen de los turnos
realizados y sus respectivos avances. 3.3.1 Filtros de la bandeja de turnados
Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en
pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar
clic en el botón de
Se refiere a la fecha compromiso de los
turnos, distinguiendo los que tienen fecha
anterior al día actual y los que tienen fechas
compromiso posteriores.
Se presentan cuatro opciones de rangos de
fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos.
Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan
de acuerdo a la fecha de turnado de los
documentos.
Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y
Extra urgente.
Hace referencia a la prioridad con la que fue
registrado el documento.
Ordena los documentos de forma ascendente
o descendente según la fecha de turnado,
fecha compromiso o por el porcentaje de
avance reportado.
Ordena la referencia de los documentos
alfabéticamente de forma ascendente o
descendente.
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Con estos dos filtros se indica el periodo de
tiempo dentro del cual se requiere visualizar
los documentos.
Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y
Todos.
Las opciones son: Todos, 0, >0 y <=50, >50
y <100, 100
3.3.2 Opciones para la bandeja de turnados
Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados de un perfil personal son (Ver capítulo 5.- Opciones):
Turnar
Lista de Turnados
Notificar Avances
Avances Notificados
Supervisar
Clasificar
Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en
algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Generales
Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados
de un perfil de área son (Ver capítulo 5.- Opciones):
Turnar
Lista de Turnados
Supervisar
Clasificar
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Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en
algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área
Generales
3.4 Bandeja de Asuntos Concluidos
Se muestran todos los documentos que le fueron turnados y que turnó que han sido
concluidos.
Para cada uno de los documentos es desplegada la una liga para la ,
otra liga que permite ver el y la imagen de una carpeta si el documento ya
está clasificado.
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3.4.1 Filtros de la bandeja de asuntos concluidos
Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en
pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar
clic en el botón de
Se presentan cuatro opciones de rangos de
fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos.
Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan
de acuerdo a la fecha actual y hace
referencia a la fecha de conclusión de los
documentos.
Ordena los documentos de forma ascendente
o descendente según la fecha de conclusión,
fecha recepción o alfabéticamente por la
referencia del documento.
Con estos dos filtros se indica el periodo de
tiempo dentro del cual se requiere visualizar
los documentos.
Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y
Todos.
Las opciones son: Por botón de Enterado,
Por turno, Todos
3.4.2 Opciones para la bandeja de asuntos concluidos
Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de asuntos
concluidos son (Ver capítulo 5.- Opciones):
Lista de turnados
Avances Notificados
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Supervisar
Clasificar
Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en
algún expediente
Clasificación masiva
Más información
Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área
Generales
3.5 Bandeja de Expedientes
Aquí se muestran los documentos según si han sido clasificados o no en los
diferentes expedientes. Los documentos se podrán clasificar y reclasificar.
Para cada uno de los documentos se muestra la información según el estado del
documento, es decir, si está turnado, si es un documento de salida o si el documento ya
fue concluido.
Nota: La clasificación de un documento no cambia el estado del mismo.
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Por default, los documentos que se despliegan son todos aquellos que no han sido
clasificados.
Cuando un documento tiene más de una clasificación, aparecerá el botón de
el cual permitirá eliminar la clasificación actual, es decir, del
expediente donde se esté visualizando en ese momento el documento.
En la misma bandeja de Expedientes se encuentran un filtro para consultar los
documentos por Tema (El tema se especifica en el momento del registro del documento)
3.5.1 Filtros de la bandeja de Expedientes
Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en
pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar
clic en el botón de
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En la primera lista se muestran
todos los expedientes que
pertenecen al perfil y que no se
encuentran clasificados. Muestra
todos los documentos clasificados en el expediente seleccionado.
Se enlistan todos los expedientes
que le fueron compartidos al perfil
en el que se está trabajando.
Despliega todos los documentos
clasificados en el expediente
seleccionado.
Se muestran los expedientes
clasificados por tema
Se presentan cuatro opciones de
rangos de fecha: Hoy, Ayer,
Últimos 7 días y Todos.
Nota.- Estos rangos de fecha se
actualizan de acuerdo a la fecha de
registro de los documentos.
Con estos dos filtros se indica el
periodo de tiempo dentro del cual
se requiere visualizar los
documentos.
3.5.2 Opciones para la bandeja de Expedientes
En esta bandeja, las opciones que se habilitan dependen del estado del documento. (Ver capítulo 5.- Opciones)
4.- Búsqueda
Este módulo es una ayuda para la localización de los documentos, y existen dos
maneras de acceder a él
Por el menú principal:
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O bien por la pestaña que se presenta en el módulo de Seguimiento y Clasificación
.
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Se pueden especificar diferentes criterios de búsqueda como son:
REFERENCIA
Identificador de los documentos.
FOLIO
Folio de entrada o salida de un documento
ANTECEDENTES
Referencia del documento relacionado con el
documento a localizar .
TIPO DE DOCUMENTO Tipo de documento o documentos a localizar (nota informativa, oficio, etc.).excepto circulares
SÍNTESIS
Asunto del documento
REMITENTE Nombre de la persona que remite el
documento. Se puede delimitar de igual
forma marcando una opción, si se trata de
un remitente externo, un interno ó ambos; o
escribir el nombre de la persona.
OBSERVACIONES Observaciones del documento
PRIORIDAD DEL DOCUMENTO Prioridad indicada en el registro del
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documento: Normal, Urgente, Extraurgente
ESTADO DEL REGISTRO Normal, En espera, En revisión ó Todos
TEMA Tema del documento
REMITENTE Remitente del documento
FECHA DE RECEPCIÓN Fecha en la cual se recibe el documento. Se
puede establecer un rango de Fechas
indicando el periodo DEL día – AL día o
utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la
Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7
días o Todos.
FECHA DEL DOCUMENTO Fecha de elaboración del documento. (Normalmente se encuentra en la parte superior derecha del
documento físico). Este campo puede ser utilizado de la
misma
forma que el de “Fecha de Recepción”.
FECHA COMPROMISO DEL
DOCUMENTO
Fecha compromiso de los documentos
especificado durante el registro
FECHA COMPROMISO DEL
TURNO
Fecha de compromiso de los turnos
realizados. Se puede establecer un rango de
Fechas indicando el periodo DEL día – AL día
o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la
Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7
días o Todos.
FECHA DE TURNADO Fecha en la cual fue turnado el documento.
Se puede establecer un rango de Fechas
indicando el periodo DEL día – AL día o
utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la
Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7
días o Todos.
FECHA CONCLUIDO Fecha en la cual se concluyó el asunto en el
sistema. Se puede establecer un rango de
Fechas indicando el periodo DEL día – AL día
o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la
Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7 días o Todos.
DOCUMENTOS
VENCIDOS
Es una opción de búsqueda que al ser
seleccionada, especifica que el Documento
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ya esta vencido y/o la fecha compromiso ya
ha pasado.
DOCUMENTOS NO
VENCIDOS
Es una opción de búsqueda que al ser
seleccionada, especifica que el Documento no esta vencido y/o la fecha compromiso no ha vencido.
POR DEPENDENCIA Nombre de las áreas a las cuales se le dirige
un documento
DIRIGIDO A Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales
se les dirige el documento. Se puede delimitar marcando en alguna de las
opciones, si es un externo, interno o ambos;
o escribir el nombre de la persona.
COPIAS A Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales
se les envía una copia y sus nombres vienen especificados en el documento. Se puede
delimitar marcando alguna de las opciones, si es un externo, interno o ambos; o escribir
el nombre de la persona.
TURNADOS POR Permite especificar en la búsqueda el nombre de la persona que turnó el
documento. Se puede delimitar marcando
algunas de las opciones, si se trata de encontrar documentos los cuales ya estén
concluidos o los documentos que no estén
concluidos(pendientes) o bien, buscar en ambas categorías.
TURNADOS A Permite especificar en la búsqueda el
nombre de la persona a la que turnaron el
documento. Se puede delimitar marcando
algunas de las opciones, si se trata de
encontrar documentos los cuales ya estén
concluidos o los documentos que no estén
concluidos(pendientes) o bien, buscar en
ambas categorías.
PRIORIDAD DEL TURNO Prioridad especificada en la pantalla de turno
INSTRUCCIÓN Instrucción corta del turno
INSTRUCCIONES Instrucción larga del turno
POR INSTRUCCIONES DE Especificado en el turno del documento
Una vez que se hayan seleccionado los filtros a aplicar en la búsqueda para ver los
resultados se da clic en el botón
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5.- Opciones
Para acceder a las opciones que nos permitan manipular los documentos deberá dar
clic en el botón que se encuentra en el menú superior del módulo de
Seguimiento y Clasificación.
Estas opciones nos permiten manipular el documento que se ha seleccionado, cabe
mencionar que el que estén habilitadas o no, depende del estado del documento y por lo
tanto de la bandeja en la que se encuentre.
5.1 Turnar
Esta opción nos permite realizar uno o más turnos enviando una instrucción y pidiendo o no el seguimiento para la misma.
Para seleccionar los nombres de las personas a las que se les enviará el turno,
tenemos la posibilidad de encontrarlos por 4 filtros que son:
Especifico
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Listas
Favoritos
Subordinados
Pueden enviarse copias de turno, estas tienen la característica de mostrarse a su
destinatario con una leyenda que notifica que solo ha sido enviado como copia del turno de
otro empleado.
Una vez seleccionado(s) el(los) nombre(s) de las personas que recibirán el(los)
turno(s), se debe: seleccionar el tipo de instrucción del turno, seleccionar si se requiere seguimiento o no, se debe anexar un comentario o extensión de la instrucción y la fecha
compromiso.
Para guardar los turnos se da clic en el botón y el sistema desplegará un mensaje de confirmación de los turnos realizados.
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Se pueden hacer todos los turnos que sean necesarios hasta que el documento sea
concluido. 5.2 Lista de turnados
Muestra un listado de las personas a las que se les turnó el documento desde el perfil
donde se esté trabajando.
5.3 Notificar Avances
En este módulo, se registran los avances sobre el documento, reportándolos con un
porcentaje y si se desea adjuntando una referencia como respuesta o bien un nuevo archivo
en formato PDF.
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Para adjuntar un documento respuesta que ha sido emitido por el área del usuario se
da clic en la liga , y en caso de que haya sido emitido por algún otro departamento pero seda respuesta del documento se seleccionará de la liga
.
Al seleccionar alguna de estas opciones se despliega una ventana que permitirá
seleccionar una o más referencias respuesta. En la parte superior se cuenta con 2 botones
que permitirán ver los documentos disponibles en la base de datos productiva o histórica
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Cuando se quiera adjuntar un archivo PDF que no este registrado en el sistema, se
debe des-seleccionar para que el sistema muestre un control de búsqueda para adjuntar el archivo.
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5.4 Avances Notificados
En esta sección se muestra el historial de los avances que ha notificado el usuario,
así como las nuevas instrucciones o recordatorios hechos por su supervisor. Para cada una
de las notificaciones se muestra el porcentaje, la fecha, el avance reportado y si existen las
ligas a los documentos respuesta.
5.5. Supervisar
En esta sección se supervisan los avances notificados por las personas a las que se
les turnó el documento.
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Para cada uno de los turnos se muestran 3 opciones para supervisar:
1.- Adicionar instrucción o recordatorio. Se utiliza para agregar algún recordatorio
sobre el documento.
2.-¿Dar por concluida?. Cuando se considera que la actividad del subordinado ya es
suficiente para dar por concluido el turno.
3.-¿Dar por concluida y anexar documento?. Igual que la opción anterior pero
adjuntando un archivo PDF como respuesta de la conclusión del turno.
Cuando el turno ya ha sido concluido pero se requiere rectificar, se despliega ala
opción de , lo cual abrirá nuevamente el turno realizado a la persona.
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5.6 Clasificar
Se muestran todos los expedientes del usuario en forma de árbol, y los expedientes
que le fueron compartidos en los que podrá clasificar el documento.
Para clasificar el documento se debe seleccionar el expediente y dar clic en el botón
En esta sección también se tiene la opción de crea una . El sistema pedirá el nombre de la nueva carpeta y es necesario seleccionar el expediente o nivel del
cual va a depender, dar clic en botón y así se dará de alta el nuevo expediente.
En ésta pantalla también se puede asignar un tema a un documento. 5.7 Reclasificar
Esta opción solo se habilita cuando el documento ya tiene por lo menos una
clasificación en los expedientes del usuario. Toma la clasificación actual y la reemplaza por
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la del nuevo expediente que se elija. Para ello se dará clic en el expediente donde se desee
clasificarlo. Aplica también para Temas.
5.8 Clasificación masiva
En esta sección permite seleccionar uno o varios documentos para ser clasificados en
la misma carpeta.
Se seleccionarán los documentos y después se dará clic en una de las carpetas que
se muestran del lado derecho.
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El sistema confirmará la clasificación y para terminar se da clic en el botón .
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En esta sección también se puede dar de alta una carpeta, de debe proporcionar el nombre elegir la carpeta de la cual va a depender para registrarla dar clic en el botón
.
El sistema enviara un mensaje de confirmación
También se puede clasificar masivamente por Tema. Los pasos a seguir son los mismos que con la clasificación del documento.
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5.9 Más información
Aquí se despliega toda la información del documento con la cual fue registrada.
Como es su referencia, folio, tipo de documento, dirigidos, remitentes, copias, síntesis,
observaciones, etc.
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Además de mostrar el nombre y fecha de la persona que registró el documento y de quien lo modificó por última vez.
5.10 Visualizar Folio
En esta sección se puede visualizar el folio de entrada al documento, solo está
habilitada para los perfiles de área. El folio de entrada lo asigna el sistema de forma automática.
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5.11 Generales
En esta sección está abierta solo para perfiles de áreas. Está dividida en 2 partes:
1) Se puede adicionar la imagen conteniendo el acuse del documento
2) Cada área puede agregar contenido al campo de observaciones
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.
6. Catálogos
A los catálogos se puede acceder desde el menú principal
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Estos catálogos muestran información de los empleados de los organismos, así como
de los departamentos que los componen.
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6.1 Catálogo de departamentos
En este módulo, se visualiza el catálogo de departamentos que pertenecen a tu
organismo de manera jerárquica. Si el departamento tiene departamentos que dependan de
él, se mostrará como liga y al dar clic se mostrarán estos.
Para ver el detalle de las personas que conforman los departamentos dar clic en ,
el sistema desplegará una ventana como la siguiente:
Al dar clic en el sistema despliega la página inmediata anterior en caso de
haberla.
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6.2 Catálogo de empleados
Para acceder a este módulo dar clic en
Se puede filtrar a los empleados por su departamento y escribiendo parte del nombre
del empleado, para ver el resultado debe darse clic en . Se puede
ordena los resultados por: Nombre, Subsecretaría, Ficha o Departamento.
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7. Registro
En este módulo se puede registrar, modificar y eliminar documentos y registrar y
modificar circulares, que pueden ser enviados entre organismos, subsecretaría,
departamentos o
O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación
.
Al entrar a ese módulo el sistema desplegará la siguiente ventana.
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Nota: Para poder acceder a este módulo el sistema hace una verificación de los
expedientes que le corresponden al perfil ya que tiene que contar por lo menos con un
expediente para poder registrar los documentos. 7.1 Registro de documentos
Para iniciar el registro de los documentos en el Sistema, escribir el nombre o número
de referencia en el cuadro de registro de documentos y oprimir el botón Registrar.
Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencia puede utilizar la opción “Foliador” que
se encuentra en el menú superior para generar una referencia
Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencias y la definió como predeterminada en
el momento de entrar a la pantalla de registro se mostrará una ventana para confirmar si se genera la referencia de forma automática
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Una vez que se proporciona la referencia o se da la indicación para generarla, se
presenta la siguiente pantalla, en donde se introducen los datos generales del documento.
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Ligar con Documento en Revisión. Se especifica el documento que sirvió para preautorizar y es de uso interno. No se trata del antecedente.
El estado del registro es. Es una calificación para el documento
o Normal. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas de
los destinatarios y copias
o En Espera. El documento se guarda pero no será entregado a los destinatarios y copias hasta que el documento sea liberado. Para liberar un documento puede hacerse cambiando el estado del registro desde la pantalla de Modificación del documento, o bien, en la bandeja de salida ó búsqueda se presenta un botón que permitirá el cambio del estado
o En revisión. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas
de los destinatarios y copias
Referencia: Es el identificador o nombre del documento.
Folio: Forma parte del nombre del documento, es un folio de salida.
Antecedentes: Referencia de documentos anteriores relacionados con el documento a
registrar. El documento a registrar puede representar parte o respuesta de los
avances notificados de otras referencias.
Por default, el sistema tiene seleccionado la opción de los antecedentes, en caso de
que el documento a registrar no tenga ninguno se deseleccionará la opción y el
sistema desplegará la siguiente confirmación.
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En caso contrario, al dar clic en la liga el sistema desplegará la
siguiente ventana, de donde se podrán realizar búsquedas de referencias e irlas
seleccionando. Se cuenta con dos botones para buscar en la base de datos
productiva o histórica.
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Para aquellos documentos que esté habilitado se podrá ingresar el porcentaje que
representa el nuevo documento como respuesta del seguimiento. Solo es necesario
seleccionar la casilla del lado derecho e indicar en la caja de texto el porcentaje.
Una vez seleccionados los antecedentes se da clic en el botón , esta ventana
se cerrará y regresaremos a la plantilla de registro.
Fecha del documento: Fecha de emisión del documento. Es obligatorio.
Fecha y Hora de recepción: Fecha en la que se ingresa el documento al sistema. Esta
fecha puede ser modificada por la persona que está registrando el documento. A la
par el sistema lleva la fecha real de registro del documento para cuestiones de
revisiones.
Fecha compromiso: Es un campo opcional, solo en caso de que exista en el
documento físico.
No Visible. Al marcar el documento como No visible se mostrará la siguiente
advertencia
Anexo(s): En caso de tenerlos, debe marcarse la casilla.
Prioridad: Las opciones son: Normal, Urgente y Extraurgente.
Tipo de documento: Es una descripción del tipo de documento, este puede ser: Oficio
interno, Oficio Externo, Memorandum, etc.
Tema: Se considera una doble clasificación del documento. Es opcional
El documento es: se refiere a indicar si el documento que se está registrando es
original o copia
Remitentes: Al dar clic en la liga el sistema desplegará la siguiente ventana, en la que podrán seleccionarse los remitentes, dirigidos y copias del
documento.
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Para seleccionar los nombres de las personas que aparecen en el oficio, se tienen
filtros por:
o Especifico
o Listas
o Favoritos
Se debe seleccionar el nombre de la persona y después con el botón que
corresponda a cada uno de las secciones para que el nombre seleccionado aparezca en el
lugar correspondiente.
Cuando aparezca en el oficio uno o mas nombres de personas que no están
registradas en el sistema porque pertenecen a otras compañías, se deben registrar como personal externo.
El listado de personal externo perteneciente al departamento se muestra del lado
derecho de la ventana de datos.
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Para dar de alta a un externo se da clic en el botón , el sistema desplegará
una ventana donde es necesario llenar los campos de Nombre y Dependencia.
Una vez que se introdujeron estos datos dar clic en el botón , la ventana se cerrará y el nombre del externo aparecerá en el listado para que pueda ser seleccionado por
el botón en la sección de corresponda.
Si se desea modificar los datos de alguno de los externos, basta con seleccionarlo y
dar clic en el botón , el sistema desplegará una ventana con la información actual del externo con los campos editables.
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Una vez actualizados los datos se da clic en el botón y los cambios se verán
reflejados en el listado de personal externo.
Para eliminar a un externo deberá seleccionarse y dar clic en el botón , el
sistema pedirá una confirmación y al dar clic en habrá sido eliminado el nombre
del personal externo.
Una vez que han sido seleccionados los nombres de las personas que aparecen en el
oficio se debe dar clic en el botón , la ventana de Datos se cerrará y
regresaremos a la plantilla del documento, donde los campos de Remitentes, Dirigidos y
Copias y sus respectivos departamentos o dependencias son desplegados.
Antefirma: Iniciales que se muestran al final del documento.
Antefirma: Iniciales al pie del documento de quién lo elabora
Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica del documento. Se digitaliza
previamente al registro de los datos del documento. Desde este campo podemos adjuntar o asociar la imagen del documento con sus datos generales. Es obligatorio
Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el
archivo correspondiente a la imagen electrónica del documento que se está
registrando, el documento debe estar en formato PDF:
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Síntesis: Asunto o síntesis contenidos en el documento. (obligatorio)
Observaciones: Datos adicionales que se consideran importantes para el registro del
documento.
Documento Dirigido A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes
Copias A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes
Expediente RM-SAAD: Una forma adicional de clasificador expedientes
Una vez completados todos los datos del documento se da clic en el botón y
posteriormente en . Al presionar el botón de confirmar se mostrará el siguiente mensaje:
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Si fue marcado la opción de , el sistema pasará a la siguiente ventana para el
registro de los anexos correspondientes.
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Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el
archivo PDF correspondiente al anexo.
Una vez que ha sido seleccionado el archivo, para agregarlo dar clic en el botón
.
Una vez agregado el anexo, se puede visualizar o bien eliminar, para lo cual se
debe seleccionar el renglón del anexo y dar clic en el botón
Una vez seleccionados los archivos anexos dar clic en el botón el
sistema desplegará la siguiente ventana, en la que se va a clasificar el documento.
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Se debe elegir la carpeta en la cual va a quedar clasificado el documento, al seleccionarlo el sistema desplegará una ventana de confirmación y al dar clic en el botón
el documento quedará registrado.
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7.2 Modificación de documentos
Esta opción permite efectuar modificaciones en los datos relacionados con
documentos registrados previamente.
Para modificar un documento, teclear la referencia del documento que deseamos
modificar o elegirla de la lista y dar clic en el botón .
Nota: El usuario podrá modificar únicamente los documentos registrados por él
mismo. Aún en los documentos en los que se es remitente, si el registro no fue realizado
por el remitente, éste no podrá hacer modificaciones.
Una vez proporcionada la referencia del documento a modificar, el sistema muestra
la siguiente pantalla:
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Para iniciar los cambios habrá que dar clic en la opción con que se quiere trabajar y
presionar el botón .
Las opciones que se tienen para modificar los documentos son:
Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de los documentos,
seleccionar y oprimir el botón . Se presenta una pantalla similar a la de registro de documentos mostrando los datos ya capturados.
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Esta plantilla funciona igual que en el registro, todos los datos son susceptibles de cambios excepto la referencia.
Una vez que ya se modificaron o actualizaron los datos del documento, para registrar
los cambios se debe dar clic en el botón .
Anexos: Si el documento no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar, en
esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos. seleccionar
y oprimir el botón .
Esta opción funciona de la misma manera del registro de anexos, podremos ver
enlistados los anexos existentes (si los hay), se pueden agregar o eliminar los
anexos.
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Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón para completar la modificación.
Nota: Los anexos nuevos en la lista no pueden ser visualizados desde el listado de los
anexos, ya que no se encuentran físicamente en la base de datos, solo podrán ser
visualizados en el momento de ser localizados por botón “Browse” por medio de "Ver
Documento". Si el usuario da clic en el nombre del nuevo anexo agregado en la lista, se
visualizará la imagen principal del documento no del anexo.
Archivo: Para sustituir el archivo principal del documento seleccionar y
oprimir el botón . Se despliega la siguiente ventana, en donde podemos
seleccionar el archivo a sustituir como imagen principal del documento. Una vez
seleccionado dar clic en el botón para completar la modificación.
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Cuando un documento ya fue concluido o turnado el sistema no permitirá la
modificación. Una alternativa es utilizar el botón de “Adicionar”, el cual se encuentra
abajo del botón “Modificar”. Adicionar solo permitirá incluir destinatarios, anexos,
observaciones, antecedentes y cambiar el estado de confidencial del documento.
7.3 Eliminación de documentos
Al seleccionar la opción de eliminar documentos, el sistema presenta una pantalla
donde se seleccionará la referencia a eliminar, cabe mencionar que solo se podrán eliminar
las referencias que no estén turnadas ni hayan sido concluidas.
Al seleccionar una referencia, se muestra los datos de registro y su imagen. Para
confirmar la eliminación dar clic en el botón .
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En la parte inferior de los datos hay un botón que abre una ventana
donde se muestra la información de creación y última modificación.
7.4 Registro de circulares
Una circular es un documento que contiene asuntos de carácter informativo, y que se
desea hacer llegar a un determinado conjunto de personas dentro de la organización o en otro organismo.
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Para registrar una circular, se debe escribir la referencia y dar clic en el botón
, el sistema desplegará la plantilla de registro para la circular.
Los datos que se deberán proporcionar son:
Referencia: Es un conjunto de caracteres y dígitos (clave única) que identifican un
documento de los demás, es importante señalar que una referencia no debe
contener comillas, o apóstrofos, la referencia se debe escribir igual a la que esta en
el documento.
Antecedente: Es la referencia que indica el documento sobre los comunicados
anteriores relacionados con este documento.
Fecha del documento: Fecha en la que fue emitido el documento.
Fecha de recepción: Fecha en la que se recibe o se registra la circular.
Fecha de vigencia: Fecha en la expira la circular o deja de tener validez.
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Síntesis: En este campo se indicará el asunto o síntesis que presenta el documento. Este campo es obligatorio, es decir, no puede quedar vacío.
Remitente: Al dar clic sobre la liga aparecerá una ventana donde se
podrán seleccionar los remitentes de la circular que pueden ser personal interno o
externo (tiene la misma funcionalidad que para el registro de los documentos).
Una vez que han sido seleccionados los remitentes de la circular dar clic en el botón
, la ventana se cerrará y se llena el campo de Remitentes y su departamento en la plantilla de registro.
Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica de la circular. Se digitaliza
previamente al registro de los datos de la circular. Desde este campo podemos
adjuntar o asociar la imagen de la circular con sus datos generales. Es obligatorio
Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el
archivo correspondiente a la imagen electrónica de la circular que se está
registrando, el archivo debe estar en formato PDF:
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Destinatarios: Para agregar a los destinatarios de tiene que dar clic en la liga
, el sistema abrirá la siguiente ventana:
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La circular puede ser enviada a uno o varios departamentos, subsecretaría u
organismos.
Una vez elegidos los grupos de destinatarios dar clic en el botón de , se cerrará la ventana y se llenarán el campo de destinatarios de la plantilla de registro.
Cuando ya fueron completados todos los datos de registro, dar clic en el botón
para completar el registro de la circular.
7.6 Modificación de circulares
Para modificar una circular, es necesario introducir la referencia o elegirla de la lista
y dar clic en el botón .
Las opciones que se tienen para modificar los documentos son:
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Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de la circular, seleccionar
. Se presenta una pantalla similar a la de registro de la circular
mostrando los datos ya capturados.
Anexos: Si la circular no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar los
existentes, en esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos.
seleccionar .
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Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón
para completar la modificación.
Archivo: Para sustituir el archivo principal de la circular seleccionar
. Se despliega la siguiente ventana, en donde podemos seleccionar el archivo a sustituir como imagen principal del documento. Una vez seleccionado
dar clic en el botón para completar la modificación.
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8. Consulta de circulares
Este módulo se encuentra ubicado en la parte derecha del menú principal
O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación
.
En esta sección se visualizan las circulares que han sido enviadas a su departamento,
subsecretaría u organismo. Por default se despliegan las circulares vigentes.
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Los filtros para las circulares son:
Se refiere a las circulares que fueron
enviadas a un departamento o a la subsecretaría a la que pertenece el usuario.
Es el estado de la circular, las no vigentes
son aquellas donde su fecha de vigencia es
menor a la fecha actual.
Se podrán buscar las circulares por la
coincidencia de una o más palabras de la
síntesis.
Para ver los resultados de los filtros aplicados es necesario dar clic en el botón
.
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9. Asignación de permisos
Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado
izquierdo.
Este módulo permite otorgar permisos sobre nuestro perfil a las personas que deseemos para que puedan acceder a nuestro perfil, sin necesidad de hacer de su
conocimiento su usuario y contraseña.
Si no se ha concedido ningún permiso, el sistema desplegará la siguiente ventana:
Al dar clic en el botón de Aceptar, se despliega la siguiente ventana:
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Para otorgar un permiso se dará clic en el botón y el sistema desplegará
la siguiente pantalla :
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Donde se elegirá el nombre de un empleado y se escribirá la justificación del permiso que se le otorga sobre el perfil, una vez que ya se ha completado esta información de dará
clic en el botón , el sistema desplegará la siguiente ventana de confirmación
Si se da clic en el botón , el sistema regresa a la pantalla anterior para
poder seleccionar otro empleado; si da clic en el botón , el sistema mostrará la
pantalla de inicio del módulo.
Cuando ya se tienen permisos sobre el perfil, también se pueden eliminar para lo cual
hay que dar clic en el botón y se mostrarán listado los nombres de las
personas alas cuales se les ha dado permiso, acompañados de un checkbo, el cual se
seleccionará si se requiere eliminar el permiso se pueden elegir varios nombres a la vez.
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Una vez seleccionados los nombres se dará clic en el botón y el sistema muestra una ventana de confirmación como la siguiente:
Para visualizar los permisos concedidos de debe dar clic en el botón
y el sistema mostrará el listado de los empleados que
han sido beneficiados con el permiso sobre su perfil.
10. Mesa de ayuda
Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado
izquierdo.
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Al dar clic en la liga, el sistema desplegará la siguiente ventana, donde se despliega el número de la Mesa de ayuda que le corresponda por subsecretaría al usuario del perfil
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11. Información personal
centro.
Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior al
Este módulo contiene la información general del empleado con la que se dio de alta
en el sistema.
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12. Políticas y ayuda
Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado
derecho.
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O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación En este módulo podemos encontrar los lineamientos, manuales y ayuda para la operación y buen funcionamiento del sistema. Al dar clic en la liga se desplegará la siguiente ventana:
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14. Estadísticas
Se puede salir del sistema a través de la liga del menú principal que se encuentra en
la parte inferior del lado derecho.
Cuando entramos al módulo de estadísticas automáticamente nos muestra la pantalla con los filtros que podemos aplicar para conocer los datos estadísticos.
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La lista muestra 3 opciones:
Estadísticas de documentos Registrados
Estadísticas de documentos Recibidos
Estadísticas de documentos Turnados
Para utilizar la pantalla debe seleccionar una opción de la lista y presionar el botón
Se presentará una ventana con el resultado de la Generación. En la parte superior se
presentan parámetros los cuales se pueden cambiar y al terminar presionar el botón
para refrescar el reporte con los parámetros indicados.
Los parámetros presentados son:
Es el agrupamiento por el cual se presentará la estadística
El inicio de la vigencia a considerar
El término de la vigencia
a considerar
Si se desea incluir los documentos
de histórico
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Si necesita conocer los documentos que conforman los totales, debe presionar un
click sobre alguno de los totales y se generará el reporte correspondiente mostrando la lista
de documentos
En la parte superior de la ventana existe una liga llamada . Aquí se
mostraran datos relevantes tales como: desempeño, productividad, eficacia, eficiencia,
ahorro de papel, tiempos mínimos, tiempos máximos, etc. en cuanto al registro y
seguimiento de los documentos.
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Las estadísticas se podrán generar con los siguientes filtros:
Permite seleccionar entre las
estadísticas generales, por departamento o de forma
individual.
Se habilita una vez que se ha
seleccionado el tipo “por
departamento”. Aquí se
seleccionará el departamento del
que se desea mostrar su
información.
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Se habilita si se ha seleccionado en
el filtro Tipo la opción por persona.
Al seleccionar un nombre, se
presentará la información
estadística de los documentos que
le pertenecen.
Con estos dos controles se puede
indicar el periodo de tiempo del
que se quieran los datos
estadísticos
Una vez seleccionados los criterios de búsqueda se dará clic en el botón
para mostrar los resultados o bien actualizarlos.
Cuando se filtra por departamento o por persona se muestra una sección de DATOS DEL DESEMPEÑO que hace referencia al número de documentos atendidos y pendientes
con los tiempos de atención.
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15. Respaldo
Es una herramienta que se instala en la PC del usuario y cuyo objetivo es generar
respaldo de los documentos enviados y recibidos por perfil en Disco. Al abrir la ventana se
presentarán 2 iconos:
Empiece por leer la Guía de instalación la cual le explicará cómo utilizar la
herramienta.
16. Definición de Folios
Con este módulo se pretende que cada área podrá llevar desde el SAC el control de
los consecutivos utilizados como números de documentos, folios de salida o folios internos.
Para poder utilizar el control de folios, es necesario primero definir las nomenclaturas
que serán utilizados como identificadores
Al entrar a la pantalla se presenta la sección para consultar y la sección para definir
el tipo de nomenclatura a dar de alta
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ALTA DE NOMENCLATURA:
Para la alta de Nomenclatura de tipo Identificador-Consecutivo-año, la nomenclatura
que se presentará en el momento de estar generando los folios será del tipo identificador-
consecutivo-año, por ejemplo: PEP-SCTI-PBA-5-2010, en donde el identificador es PEP-
SCTI-PBA, el consecutivo (Inicio del rango) es 0 y el año es 2010.
Para la alta, inicia proporcionando si es o no predeterminada, una descripción breve
del identificador, proporciona el año que desea utilizar, proporciona el identificador y el
inicio del rango
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Al terminar presiona “Guardar”
Nota.
Predeterminado se refiere a que al momento del registro se generara de manera
automática la Referencia o el Folio
El consecutivo para varias Nomenclaturas se refiere a que un Consecutivo puede
ser utilizado por una o más Nomenclaturas.
Para generarlo es necesario contar con el consecutivo o seleccionarlo si ya existe
Ejemplo:
Las Nomenclaturas FOL-SCTI-PB-UNO Y FOL-SCTI-PB-DOS utilizaran el mismo consecutivo
0.
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La nomenclatura puede ser compartida a otros Departamentos, para que sea utilizada por el o los departamentos.
Al dar click en “Compartir Folios”, el sistema direcciona a una pantalla donde se
podrán agregar o eliminar los permisos de compartición de la Nomenclatura.
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CONSULTAR O MODIFICAR NOMENCLATURA:
Para modificar selecciona el identificador que desees modificar de la lista y proceda a
modificar
17. Foliador
Es utilizado para generar los folios previa defición
En el momento del registro si se cuenta con una Referencia establecida como
Predeterminada, el sistema preguntara si se desea generar una Referencia Automática, se
puede aceptar o cancelar la opción.
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En caso de ACEPTAR, automáticamente se genera la Referencia y direcciona a la
pantalla de Registro.
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O bien, si se CANCELA se requiere proporcionar un número de oficio y seguido presionar el botón “Registrar”.
O bien, este número puede ser obtenido utilizando la opción “Foliador”. Para utilizar “Foliador” solo se requiere dar un click sobre la leyenda “Foliador” que se muestra en el menú superior de la pantalla de registro
El Foliador puede ser utilizado por perfiles de área y perfiles personales. En ambos casos los identificadores-consecutivos sobre los que se trabajan son los mismo a nivel de área. Es decir, si un perfil personal ocupa un consecutivo, ocupará el consecutivo que corresponda al área
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Al presionar “Foliador” se mostrará la siguiente pantalla:
La pantalla está dividida: una sección para obtener el identificador para la Referencia y una sección para obtener el identificador para el folio de salida
Para generar un consecutivo para la Referencia:
1. Seleccionas el identificador
2. Presionas el botón “Generar”
3. Presionar “Ocupar Referencia”
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En el momento de presionar “Ocupar Referencia”: Se abre la pantalla de registro, Se copia la nomenclatura en Referencia y se procede a continuar con el registro del documento normalmente
Para generar un consecutivo para la Referencia con Folio de Salida:
1. Seleccionas el identificador para la Referencia y presiona el botón “Generar”
2. Selecciona el identificador para el Folio de salida y presiona el botón “Generar”
3. Presionar “Ocupar Ambos”
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En el momento de presionar “Ocupar Ambos”: Se abre la pantalla de registro, Se copia la nomenclatura en Referencia y Folio respectivamente y se procede a continuar con el registro del documento normalmente
APARTADO DE FOLIOS
Se puede “Apartar” consecutivos, de tal forma que posteriormente puedan ser utilizados.
Para apartar un consecutivo:
1. Entrar a Foliador
2. Seleccionar un identificar
3. Presionar “Generar”
4. Proporcionar un motivo para el apartado
5. Presionar el botón “Guardar”
Para Cancelar Consecutivos:
1. Entrar a Foliador
2. Seleccionar un apartado
3. Presionar “Cancelar Folio”
Para ocupar un consecutivo “Apartado”:
1. Entrar a Foliador
2. Seleccionar el consecutivo de la lista de Apartados
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3. Ocupar
Todos los consecutivos generados dentro del foliador son consecutivos Apartados. Si por alguna razón el consecutivo finalmente no es ocupado porque se cancele el registro, el consecutivo se encontrará disponible en la lista de Apartados para ser ocupado posteriormente.
UTILIZAR PARA CONTROL DE FOLIOS INTERNOS
Cada documento que llegue a las bandejas de entrada de las áreas, tiene un número de Referencia asignado y que es único en todo el sistema.
Queda a criterio de cada área asignar un número de control interno que será adicional al número único de Referencia. Este número es solo para control del área, en el momento en que el documento se turne el número que se presentará a los turnos será el número de Referencia único y para otros perfiles se desconocerá este folio interno.
Para asignar un Folio Interno
1) En la bandeja de entrada del área se presenta un botón llamado “Folio Interno”
2) Presionar el botón de “Folio Interno”
3) Generar o seleccionar un folio apartado
4) Presionar “Ocupar Folio”
FOLIOS DE ENTRADA
El sistema cuenta con un “folio de entrada” consecutivo automático, el cual pueden consultar los perfiles de áreas, en Opciones- Visualizar Folio. Este folio sigue existiendo y no se ve afectado por la funcionalidad de “Foliador”
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18. Cambiar de perfil
Para cambiar de perfil, es necesario dar clic en la liga que corresponde y verá los
perfiles a los cuales tiene permiso..
O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación
19. Salir del sistema
Se puede salir del sistema a través de la liga del menú principal que se encuentra en
la parte inferior del lado derecho.
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