la organizaciÓn de los archivos de gestiÓn ciclo vital del documento organización archivos de...

LA ORGANIZACIÓN DELA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS ARCHIVOS DE

GESTIÓNGESTIÓN Ciclo Vital del Documento Organización Archivos de Gestión Tablas de Retención Documental Transferencias Documentales Eliminación Documental

Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000Resolución Rectoral 386 de 2003

Archivo CentralArchivo Central

ArchivoHistóricoArchivo

HistóricoArchivo de

GestiónArchivo de

Gestión

Transferenciasprimarias

Transferenciassecundarias

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA

FASE INACTIVA

VALORACIÓNPRIMARIA

VALORACIÓNSECUNDARIA

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES

ACADÉMICOS

VALORES SECUNDARIOS

CULTURALESCIENTÍFICOSHISTÓRICOS

Organización de los Organización de los Archivos de GestiónArchivos de Gestión

TABLA DE RETENCIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

Es el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de gestión como en el Archivo Central e Histórico.

Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización de los documentos en cada oficina.

Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.

Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie.

Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se organizan cronológicamente.

La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

DEFINICIONES DE LA TRD

Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 00 del Comité de Archivo XXXX del

ORIGINAL

ARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O

(firma) (firma)

Secretario de Sede Jefe de Archivo o Secretario de Sede de Presencia Nacional

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESCODIGODISPOSICIÓN FINALRETENCION EN AÑOS

NIVEL / SEDE

Superior jerárquicoFecha última actualización: DD/MM/AAAA

PROCEDIMIENTO

FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO

Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES

NOMBRE DE LA OFICINA EN MAYUSCULAS FIJAS DÍA 00 MES 00 AÑO 20oo

CÓDIGO: U-FT-11.005.001

VERSIÓN: 1.0

GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Conservar solo los documentos requeridos para la gestión.

Racionalizar la producción documental.

Regular las transferencias documentales.

Facilitar el manejo de la información.

Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.

Código: U-FT.11.005.001

Versión: 1.0

ARCH GESTION ARCH CENTRAL CT S E O

ACTAS CONSEJO DE FACULTADActasoporte

2 10 Original x

Finalizada su retención en el Archivo Central, se conserva toda la serie, conformada por documentos originales que registran la memoria institucional.Por esta razón se transfiere al Archivo Histórico.

ACUERDOS CONSEJO DE FACULTADAcuerdo

2 10 Original x

Finalizada su retención en el Archivo Central se conserva toda la serie, conformada por documentos originales que registran la memoria institucional, por ésta razón se transfiere al Archivo histórico.

ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE CONCURSO DOCENTEConvocatorialista de elegibles Resolución de ElegiblesResolución de Nombramiento NOVEDADESResolución del Consejo de Facultad

2 3 Copia x

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, de la serie se selecciona una muestra para conservación permanente en el Archivo Histórico.

ASUNTOS ESTUDIANTILESSolicitudRespuesta

2 0 Original x

Finalizado el trámite en la facultad, inmediatamente se remite a Registro y Matricula para continuar el proceso, los documentos se llevan a la Historia Académica del estudiante , la decisión tomada queda en las Actas del Consejo de Facultad.los demás soportes que queden se guardan en el archivo de gestión por dos años y luego se procede a su eliminación.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)

FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FACULTAD DE ARQUITECTURA

Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES

SEDE MEDELLIN

Oficina Productora: SECRETARIA DE FACULTAD Acta de Aprobación No. 1 Comité de Archivo del DÍA 8 MES 05AÑO 2013

Fecha última actualización: 18/04/2013

DECANATURA

CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION EN AÑOS Disposición FinalORIGINAL

O COPIAPROCEDIMIENTO

1

2

3

ACTAS DE CONSEJOACUERDOSASUNTOS DE PERSONAL DOCENTECONCURSO DE PERSONAL DOCENTENOVEDADESASUNTOS ESTUDIANTILES

2012

20132014

ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN

ORGANIZACIÓN FÍSICA

Con base en las TRD se reúnen los documentos que conforman las Serie Documental.

La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizarán cronológica o alfabéticamente.

Los muebles donde se conservan los Archivos de Gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina

PASOS APLICACIÓN TRD

IDENTIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS

Series: En mayúscula, negrita y centrada.

Subserie: En mayúscula y al extremo superior derecho.

SERIE

SUBSERIE

01

ACTAS de Consejo de Facultad 2012

ACTAS de Consejo de Facultad 2013

Informes de Gestión 2013

SECRETARÍA DE FACULTAD

ACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES

SECRETARÍA DE FACULTAD

ACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES

ACTAS

INFORMES

Informes de Gestión 2012

RESOLUCIONES

RESOLUCIONES 2012

Formatos utilizados en los

Archivos de Gestión

Formato único de Inventario documental (FUI)Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de

gestión Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta) la información requerida

Formato de préstamo y control documentalUtilizado para registrar los préstamos realizados o las

consultasque se lleven a cabo de los documentos producidos.

Formato de Comunicaciones Oficiales.Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o

despachadas de las dependencias de la universidad

CÓDIGO: U-FT-11.005.002

VERSIÓN: 1.0

DD MM AAAA T000

Subfondo/Sección: <Sede ____/Facultad de ___________>

Inicial Final No. CajaNo.

CarpetaOtro Depósito Módulo Lado Estante Entrepaño

Total folios 0

Convenciones:

T: Transferencia

E: Eliminación

S: Selección

AG: Archivo de Gestión

AC: Archivo Central

AH: Archivo Histórico

CONSECUTIVO TRANSFERENCIAS O ELIMINACIONES

FECHAS EXTREMAS

Objeto del Inventario: <T, E, S, AG, AC, AH>

OBSERVACIONES

ELABORÓ

REVISÓ

No.de orden

DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAAAPROBÓ

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

DD/MM/AAAA

OFICINA PRODUCTORA

FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD DOCUMENTAL

UNIDAD DE CONSERVACIONNo. de folios

UBICACIÓN

FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Documental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA

DATOS DEL SOLICITANTE DEVOLUCIÓN

Código: M-FT-11.005.023

Versión: 3.0

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

SI NO BUENO REGULAR MALO

Código: M-FT-11.005.022

Versión: 1.0

LOGRO DE OBJ ETIVO

ATENCIÓN AL USUARIOOBSERVACIONES

MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN

FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS

FECHA CLASE DE USUARIODOCUMENTO A

CONSULTARNOMBRE DEL USUARIO

Fecha y Hora de Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe

Fecha y Hora de Entrega

Código: M-FT-11.005.020

Versión: 0.0FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES

OFICIALES

MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO

Nombre de la Oficina Productora:

Nombre del responsable del Archivo de Gestión:

Fecha:

Diligenciado por:

Procedimientos y actividades Cumple

SI NO

Aplica la Tabla de Retención Documental vigente

Clasifica los documentos por Serie y Subserie

Rotula las unidades de almacenamiento

Organiza los documentos en orden cronológico

Organiza los expedientes según el principio de orden natural

Depura las unidades documentales

Folia adecuadamente las unidades documentales

Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación

Rotula e identifica los expedientes

Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo

Realiza la Transferencia Documental según la norma y el Cronograma establecido por el Archivo Central

Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD

Elabora Inventario del Archivo de Gestión

Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia

Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección de Archivo y Correspondencia

Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central

La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición del archivo de gestión

Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________

TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS

DOCUMENTALESDOCUMENTALES

Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Unidad de archivo de la sede .

REQUISITOS REQUISITOS PARAPARALAS LAS TRANSFERENCITRANSFERENCIASAS

Preparación física de los documentos:

Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación del material afectado por

biodeterioro. Revisión y Foliación Unidades de conservación y realmacenamiento Inventario de la documentación que esta siendo

remitida a la unidad de archivo.

FOLIACIÓNFOLIACIÓN Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo

por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”

Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

Orden consecutivo Esquina superior derecha En lápiz Expedientes consecutivos

Eliminación Documental

• ELIMINACIÓN actividad resultante de la disposición final señalada en las TVD o TRD, avaladas por el comité de Archivo mediante levantamiento de acta, estos documentos pierden todo valor legal, fiscal administrativo y testimonial

Procedimiento de Procedimiento de EliminaciónEliminación

Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el archivo de Gestión.

Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión.

Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina.

Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la Unidad de Archivo de Sede.

Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.

De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.

Transferencias 2014Transferencias 2014

Ratificación plan de Ratificación plan de Eliminaciones Eliminaciones

Se solicitaron 29 Eliminaciones primarias con fechas extremas 1994-2011 y 6 Eliminaciones Secundarias, las cuales fueron aprobadas por el comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental (Acta 3 del 24/10/2014)

Folios eliminados: 86.295

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA• www.archivogeneral.gov.co• www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=46704 • UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIDAD NACIONAL DE

ARCHIVO . Guías de series documentales. Bogotá : Unal, 2005• -------- Tabla de Retención Documental : Guía para su aplicación. Bogotá :

Unal, junio 2002• -------- Resolución de Rectoría No. 385 por la cual se crea el Sistema de

Archivos y fija políticas documentales en la Universidad. Bogotá : la Unal, marzo 31 de 2003

• -------- Resolución de Rectoría No. 386, por la cual se expide el Reglamento General de Archivo de la Universidad. Bogotá : Unal, marzo 31 de 2003

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias documentales : Directrices básicas e instructivo para su elaboración/ División de Clasificación y Descripción. Bogotá: AGN,1997. 88p

• -------- Gestión Documental : bases para La elaboración de un programa. Bogotá: AGN 2004

• -------- Reglamento General de Archivos. Bogotá : AGN 2003