informe final auditoria al proceso de planeación

INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO

Código: EC-PR-005-FR-004

Macroproceso: Evaluación y Control Versión: 02

Proceso: Gestión de Evaluación y Control

Fecha de Aprobación: 20/11/2015

INFORMEFINALDEAUDITORÍAALPROCESODEPLANEACIÓNESTRATEGICAE

INSTITUCIONAL.

ProcesoDependencia

PlaneaciónEstratégicaeInstitucional

Líder:

ConsejoSuperiorUniversitarioConsejoAcadémicoRector

Responsable:

VicerrectorAcadémicoVicerrectorAdministrativoyFinancieroDecanosdeFacultadSecretarioGeneralJefedeOficinaAsesoradePlaneaciónyControl

Objetivo:

Realizar una auditoría al proceso de Proceso de PlaneaciónEstratégicaeInstitucional,asímismoevaluarlagestiónrealizadaaligualquelosriesgosasociadosalmismo.

Alcance:

Elanálisisserealizaráalaaplicacióndeloscontrolesasociadosalosriesgosdefinidosparaelprocesoydemásnormatividaddelproceso.Todo en lo correspondiente a la Vigencia 2020 con corte a 30 deNoviembre.

Criterios:

ParaeldesarrollodelseguimientosetienecomomarcodereferencialasiguientenormatividadNormatividadinterna:• Resolución297de2019deRectoría" Porlacualsereglamentael

funcionamiento y operativización de los Equipos Técnicos deGestiónyDesempeño Institucional, como instanciasdeapoyodelComité Institucional de Gestión y Desempeño, y se corrige laResolucióndeRectoríaNo.163demayo9de2019"

• ResoluciónRectoría163del2019“PorlacualseajustaelSistemaIntegradodeGestióndelaUniversidadDistritalFranciscoJosédeCaldas,SIGUD,seimplementaelModeloIntegradodePlaneacióny

ConsecutivoN° 011 FechadeEmisión

delInforme Día 05 Mes 03 Año 2021

Gestión-MIPG,comosuMarcodeReferencia,ysecreaelComitéInstitucionaldeGestiónyDesempeño”

• Resolución444del2018“PorlacualseadoptaelPlanIndicativoparaelperíodo2018-2021delaUniversidadDistritalFranciscoJosédeCaldas”

• Resolución004del2016“PorlacualadoptaelManualparalaAdministración de Riesgos de la Universidad Distrital FranciscoJosédeCaldas.”

• Mapa integral de Riesgos de la Universidad Distrital FranciscoJosédeCaldas.

Paralavigencia2020,elComitéCoordinadordelSistemadeControlInternodelaUniversidadaprobóelProgramaAnualdeAuditoríasySeguimientos,elcualincluyeunaAuditoríaProcesodePlaneaciónEstratégicaeInstitucional.Deacuerdoconloanterior,paraeldesarrollodeestaauditoría,atravésdeloficioOACI-1315del02dediciembre2020,enviadoporcorreoelectrónico,seinformóalaOficinaAsesoradePlaneaciónyControl,laprácticadelamismaylasolicituddeinformaciónconelfindeverificarlaaplicacióndeloscontrolesasociadosalosriesgosdefinidosparaelproceso,asícomoalademás normatividad del proceso, con el objeto de establecer eventuales Hallazgos queameritenaccionesdemejora.De igualmanera, de acuerdo a lamedida tomada por el gobierno nacional en razón a lapandemiageneradaporelCOVID-19yalaislamientoobligatorioquesepresentóhastael30deagostode2020,posteriormentesepermitióelretornogradual.aloslugaresdetrabajo.Sinembargo, laUniversidadnoha establecido losmecanismosde retorno a las sedes, lo cualgenerólimitantesenlaauditoríarealizada.Mediantecorreoelectrónico, laOficinaAsesoradePlaneaciónyControl, remitiórespuestarelacionadacon la informaciónsolicitada,elpresente informe final sepresentaendos (2)capítulosasí:

1. GestióndelRiesgo 2. RevisióndelprocesodePlaneaciónEstratégicaeInstitucional

Se envió el informe preliminarmediante correo electrónico del 16 de febrero 2021 pararemitir las observaciones almismo, remitiendoel auditadoel 23demarzo2021para serevaluadasporelauditorenelsiguienteinforme.

Resultados

Deacuerdoconeldesarrollodeéstasepresentanlossiguientesobservaciones:

1.GESTIÓNDELRIESGODeacuerdoalainformaciónqueseencuentraenelSistemaintegradodeGestión(SIGUD)delaUniversidad,seidentificanparaelprocesodePlaneaciónEstratégicaeInstitucionalenelSubsistemadeGestióndeCalidad,tres(3)riesgos,deestos,uno(1)financiero,uno(1)detipoestratégicoyuno(1)operativo,paralosriesgosporcorrupciónuno(1).PrimeraobservaciónRevisadalossoportesremitidosporlaOficinaAsesoradePlaneaciónyControlnoseevidencialaejecuciónensutotalidaddecadacontrol,respectoaloestablecidoenelmapaderiesgosparaelsubsistemaGestióndeCalidad.EnesteSubsistemaseidentificantres(3)riesgos,estosseencuentranenunazonaderiesgoinherentecomoExtrema,indicandoconloanterior,laprobabilidaddeunaposibleocurrenciaomaterializacióndeestosyquepodríanafectaralaUniversidad,deigualmaneralazonaderiesgoresidualefectuadoloscontrolessedeterminaenAltoyExtremo,así:

Riesgo Consecuencias ZonadeRiesgoInherente Controlesexistentes ZonadeRiesgo

Residual

Desfinanciacióndela

Universidad.

Imposibilidad deejecutar proyectosde inversión, deconformidad conlas metasinstitucionales dedesarrollo.

EXTREMO

LosProfesionalesdelaOficinaAsesoradePlaneación y Control (Banco deProyectosyEquipodePlanes)anualmentecuantifican las necesidades de laUniversidadylascomparanconelrecursodisponible con el fin de: identificar eldéficit financiero, informaroportunamente al Consejo SuperiorUniversitario ya las entidades externas, y analizar laposibilidad de negociar recursosadicionales. El déficit queda evidenciadocuando se compara el presupuestoproyectado con el asignado, y el reportedel mismo se visualiza en las actas delConsejoSuperiorUniversitario.

EXTREMO

Incapacidad deimplementar loestablecido en losplanes yproyectosinstitucionales.

El Profesional de la Oficina Asesora dePlaneación y Control, realizaseguimiento mensual de los informes deejecución presupuestal de rentas eingresos, con el objeto de identificaraquellos rubros susceptibles a bajorecaudo.Dichoanálisisquedaconsignadoen un informe, el cual va a servir deherramientaparalatomadedecisionesde

los entes colegiados responsablesdelpresupuesto.

Desfinanciaciónderubros.

LosProfesionalesdelaOficinaAsesoradePlaneación y Control (Banco deProyectos y Equipo de Planes), realizanseguimiento mensual de los informesde ejecución presupuestal de gastos einversiones, con el objeto de identificaraquellos rubros que presentan bajaejecución. Dicho análisis sirve comoherramientaparapresentarpropuestasdemodificaciones presupuestales anteel Consejo Superior Universitario omodificaciones al Plan Anual deAdquisiciones,segúnseaelcaso,apoyandola toma de decisiones de los entescolegiadosresponsablesdelpresupuesto.

Afectación de lacalidad académicadebido a ladisminución delrecurso financieroque soporta lasfuncionesmisionales yprocesos deacreditación deprogramas einstitucional.

Disminución en lacapacidad decrecimientoinstitucional.

Incumplimientodelas

actividadesestablecidasenlosPlanes

Institucionales..

Incumplimientodelas metasestratégicas de lainstitución.

EXTREMO

El Profesional de la Oficina Asesora dePlaneación y Control, realiza proceso deseguimiento anual al avance del PlanEstratégicodeDesarrollo2018-2030y elPlanIndicativo2018-2021.Elseguimientose realiza en el instrumentoconstruido por la Oficina, en el que seconsolidanlosreportesgeneradosporlasUnidades encargadas de cada una de lasmetas, las cuales se comparan con loestablecido en dichos planes. Losresultadosysusdesviacionessesocializanante el Equipo de Seguimiento yEvaluación del PED, el cual tomadecisionesrespecto a los resultados institucionalesobtenidos. La decisiones del mismoquedanregistradasenlasactasdereunión.

ALTOIncumplimientoderequisitosnormativos.

LosProfesionalesdelaOficinaAsesoradePlaneación y Control - Equipo Bancode Proyectos, realizan el seguimientopresupuestal, metas y actividades en elsistema de seguimiento a los programasproyectos y metas del Plan deDesarrollo de Bogotá D.C.- SEGPLAN,trimestralmente, y en la herramientainformática de gestión y monitoreo a laejecución de proyectos GESPROY – SGR,mensualmente.Adicionalmente,serealizael informe de seguimiento y seremiteaGestoresyOrdenadoresdeGastoinformando las alertascorrespondientes de ejecución, para queestostomenlasmedidasrespectivas

Hallazgos y/oprocesosporpartedeentesdecontrol(ContraloríaDistrital, VeeduríaDistrital, entreotros

LosProfesionalesdelaOficinaAsesoradePlaneación y Control - Equipo Planes,realizan seguimiento trimestral aldesarrollodelasactividadesplanteadasenelplandeacciónporpartedecadaUnidadAcadémica y/o Administrativa, apartir de lo cual se genera el informe deseguimiento trimestral al Plan deAcciónInstitucional.

Afectación a laprestación deserviciosmisionales y deapoyo alomisional.

Manejodenormatividaddesactualizada.

Deficiencias en laejecución de losProcedimientos.

EXTREMO

ElSecretarioGeneral,dependiendoeltipoy contenido del acto administrativoallegado (en caso de que el actoadministrativosealleguesuscrito,soloserealiza el trámite de numeración ypublicación),revisaydaVo.Boconelfindedevolverlo al productor del documento ydar continuidad al trámite desuscripción,enelcasodeencontraralgunainconsistencia se solicita que serealicen los ajustes pertinentes antes deproceder con la firma. La evidenciaquedareflejadaen la respuestaqueda laSecretaría General, ya sea en físico omediantecorreoelectrónico.

ALTOVacíos y/oincumplimientosnormativos.

El Secretario General con apoyo de unfuncionario de la Universidad(dependiendo la temática), realizaseguimiento a la normatividad previa yrevisa la proyección de los actosadministrativosexpedidosporlosórganosdedirecciónfrentealaLeyyalasnecesidadesde la Universidad. La evidencia dela revisión se refleja en el cuadro deresponsabilidad de cada actoadministrativo.

Reprocesos en lasactividadesadministrativas yacadémicas.

El Profesional o secretario/ria deSecretaría General cada vez que sealleguenactosadministrativosprocedearevisareluso del formato dispuesto para estetipo de documentos, con el fin degarantizar la correcta formulación de lanormatividad, en caso de encontrarinconsistencias solicita al productor deldocumento que realice los ajustesrequeridos lo cual queda evidenciado enloscorreoselectrónicosdesolicitud.

Fuente:MapadeRiesgosUDFJC

Enla informaciónpresentadaporelauditadoseremitensoportesparacadaacciónqueseresumenenelsiguientecuadro,alcualselerealizoelanálisisenlaúltimacolumna.

Riesgo Controlesexistentes Evidenciasdeejecución RevisiónevidenciaOACI

Desfinanciacióndela

Universidad.

1. Los Profesionales de laOficina Asesora dePlaneación y Control (Bancode Proyectos y Equipo dePlanes) anualmentecuantifican las necesidadesde la Universidad y lascomparan con el recursodisponible con el fin de:identificar el déficitfinanciero, informaroportunamente al ConsejoSuperiorUniversitarioyalasentidadesexternas,yanalizarla posibilidad de negociarrecursos adicionales. Eldéficit queda evidenciadocuando se compara elpresupuesto proyectado conel asignado, y el reporte delmismo se visualiza en lasactas del Consejo SuperiorUniversitario.

1.1PPTANTEPROYECTODEPRESUPUESTO2021UDFJC

1-seevidenciaunapresentaciónenpowerpointenelcualsedeterminanuninformedeavance,logrosyrecursosdestinados.2-Sinembargoelcontrodeterminaunacomparacionentrelosrecursosdisponiblesylasnecesidadesdelauniversidad,deigualformasedeterminaqueestereportesevisualizaenlasactasdelconsejosuperioruniversitariolascualesnoseadjuntan

2. El Profesional de la OficinaAsesora de Planeación yControl, realiza seguimientomensual de los informes deejecución presupuestal derentas e ingresos, con elobjetodeidentificaraquellosrubros susceptibles a bajorecaudo.Dichoanálisisquedaconsignadoenuninforme,elcual va a servir deherramientapara latomadedecisiones de los entescolegiados responsables delpresupuesto.

Informesdeejecuciónpresupuestal(evidenciasmarcadasconelnúmero2.)

1-Seevidenciancuatropresentacionesenpowerpointcorrespondientealosmesesdemayojuniojulioyagosto,delaejecucionpresupuestal.2-deacuerdoalaaccionsedeterminarealizarseguimientosmensualesyloscualesseconsignaranenuninformeelcualnoseaporta

3. Los Profesionales de laOficina Asesora dePlaneación y Control (Bancode Proyectos y Equipo dePlanes),realizanseguimientomensual de los informes deejecución presupuestal degastos e inversiones, con elobjetodeidentificaraquellosrubros que presentan baja

-InformesdeseguimientoProyectosdeInversión:ReportesSPI(evidenciasmarcadasconelnúmero5.)-Informesdeseguimientoal

1-LossoportesremitidospertenecenareportesrealizadosporpartedelaOficinaasesoradePlaneaciónycontrol,encumplimientoderequerimientosdelosdiferentesentidades.2-elcontrolidentificarealizarunanálisisconelfindeserpresentado,conelfindejustificarmodificacionespresupuestales

ejecución.Dichoanálisissirvecomo herramienta parapresentar propuestas demodificacionespresupuestales ante elConsejo SuperiorUniversitario omodificacionesalPlanAnualde Adquisiciones, según seaelcaso,apoyandolatomadedecisiones de los entescolegiados responsables delpresupuesto.

PlandeAcción:http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/planes-de-accion

IncumplimientodelasactividadesestablecidasenlosPlanesInstitucional

4. El Profesional de la OficinaAsesora de Planeación yControl, realiza proceso deseguimiento anual al avancedel Plan Estratégico deDesarrollo 2018-2030 y elPlanIndicativo2018-2021.Elseguimiento se realiza en elinstrumento construido porla Oficina, en el que seconsolidan los reportesgenerados por las Unidadesencargadasdecadaunadelasmetas,lascualessecomparancon lo establecido en dichosplanes. Los resultados y susdesviaciones se socializanante el Equipo deSeguimientoyEvaluacióndelPED,el cual tomadecisionesrespecto a los resultadosinstitucionalesobtenidos.Lasdecisionesdelmismoquedanregistradas en las actas dereunión.

4.1 InformedeSeguimiento-PED,PIvigencias2018y2019Actualizadoobservaciones

1- Seevidenciaelinformedeseguimientoalasvigencia2018y2019

2- SinembargonoseevidencialasocializaciónanteelequipodeseguimientoyevaluacióndelPED,aligualquelasactasdetomadedecisiones

5. Los Profesionales de laOficina Asesora dePlaneaciónyControl-EquipoBancodeProyectos, realizanel seguimiento presupuestal,metas y actividades en elsistemadeseguimientoalosprogramasproyectosymetasdel Plan de Desarrollo deBogotá D.C.- SEGPLAN,trimestralmente, y en laherramienta informática degestión y monitoreo a laejecución de proyectos

-InformesdeseguimientoProyectosdeInversión:5.1REPORTEPRIMERSEGUIMIENTOPLANDEACCIÓN2020ReportesSPI(evidenciasmarcadasconelnúmero5.)

1- Seevidencianlosreportesrealizadosalasherramientasinformáticasestablecidas

2- Noseevidenciaelinformedeseguimientoyremisiónalosgestoresyordenadoresdelgastoenelcualseinformenlasalertas

GESPROY – SGR,mensualmente.Adicionalmente, se realiza elinformede seguimiento y seremite a Gestores yOrdenadores de Gastoinformando las alertascorrespondientes deejecución, para que estostomen las medidasrespectivas.

6. Los Profesionales de laOficina Asesora dePlaneaciónyControl-EquipoPlanes, realizan seguimientotrimestralaldesarrollodelasactividades planteadas en elplan de acción por parte decada Unidad Académica y/oAdministrativa,apartirdelocual se generael informedeseguimiento trimestral alPlandeAcciónInstitucional.

-InformesdeseguimientoalPlandeAcción:http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/planes-de-accion

Seevidencianlosinformesdeseguimientotrimestralesparalavigencia2019,enellinkanexo,sinembargoparalavigencia2020seencuentraúnicamenteunseguimientoalprimertrimestre

Manejodenormatividaddesactualizad

El Secretario General,dependiendo el tipo y contenidodel acto administrativo allegado(en caso de que el actoadministrativosealleguesuscrito,solo se realiza el trámite denumeraciónypublicación),revisaydaVo.Boconelfindedevolverloalproductordeldocumentoydarcontinuidad al trámite desuscripción, en el caso deencontrar alguna inconsistenciase solicita que se realicen losajustes pertinentes antes deproceder con la firma. Laevidencia queda reflejada en larespuesta que da la SecretaríaGeneral, ya sea en físico omediantecorreoelectrónico.

NoseaportóinformaciónporestecontrolquecorrespondealaSecretariaGeneral

ElSecretarioGeneralconapoyodeun funcionario de la Universidad(dependiendolatemática),realizaseguimiento a la normatividadprevia y revisa la proyección delos actos administrativosexpedidos por los órganos dedirección frente a la Ley y a lasnecesidadesdelaUniversidad.Laevidenciadelarevisiónserefleja

en el cuadro de responsabilidaddecadaactoadministrativo.

ElProfesionalosecretario/riadeSecretaríaGeneralcadavezquesealleguen actos administrativosprocede a revisar el uso delformato dispuesto para este tipode documentos, con el fin degarantizarlacorrectaformulaciónde la normatividad, en caso deencontrar inconsistencias solicitaal productor del documento querealice los ajustes requeridos locual queda evidenciado en loscorreoselectrónicosdesolicitud.

Deacuerdoalanálisisrealizadoalossoportesremitidos,sereflejaavanceenlaejecucióndeloscontrolesenunporcentajedelcincuentaporciento(50%),enrazónquefaltansoportesdecontroles, por locuales importantemantener lossoportesde laejecucióndeestos,deigualformasedestacaenlazonaderiesgoresidualalnoevidenciarselaejecucióntotaldeloscontrolesquedaexpuestoelprocesoalriesgoinherente.Seobservaquelaúltimaactualizacióncorrespondeal13deagostode2020,comoseevidenciaenelformato.

Valoraciónrespuestaalhallazgo:

Manifiesta la dependencia en su respuesta que “nos permitimos dar alcance a los soportesremitidos,precisandoparacadacontrollasconsideracionesatenerencuentaenreferenciaalasobservacionesrealizadasenelinformepreliminardeauditoria

Respectoalriesgo“DesfinanciacióndelaUniversidad”seevidencialafaltadealgunossoportesquerespondenalcontrolrealizadoporlaOAPCylafaltadeclaridadrespectoalosremitidos,motivoporelcualacontinuaciónsepresentalatrazabilidadrealizadaparaloscontrolescon

observacionesporpartedelaOACIylanuevadocumentaciónquesesolicitatenerencuentacomorespuestadelasmismas.(…)”,eneloficioremitidoseaportansoportesadicionalesparacada control establecido los cuales fueron analizados y se evidencia la ejecución de losdiferentescontroles,sinembargoloscontrolesnoestablecendeformaclaraelsoportequepermita evidenciar de manera clara la ejecución del control para cualquier tercero querequiera establecer la ejecución del control, como se establece en la guía para laadministracióndelriesgoydiseñodecontrolesenentidadespúblicasasí:

“Elcontroldebedejarevidenciadesuejecución.Estaevidenciaayudaaquesepuedarevisarlamismainformaciónporpartedeunterceroylleguealamismaconclusióndequienejecutóelcontrol,ysepuedaevaluarqueelcontrolrealmentefueejecutadodeacuerdoconlosparámetrosestablecidosydescritosanteriormente:

1.Fuerealizadoporelresponsablequesedefinió.2.Serealizódeacuerdoalaperiodicidaddefinida.3.Secumplióconelpropósitodelcontrol.4.Sedejólafuentedeinformaciónquesirviódebaseparasuejecución.5.Hayexplicaciónalasobservacionesodesviacionesresultantesdeejecutarelcontrol.“

Porlocualsemodificacomoobservaciónyserecomiendamantenerlossoportesdemanera adecuada y organizada los soportes haciendo claridad del tipo de soporteasociadoacadacontrol.Segundaobservación.En elmapa de riesgos en elmódulo de corrupción, se establece un controlcorrespondiente a “8.Los Gestores de los Proyectos de Inversión elevan lasolicituddemodificacionesdeactividadesqueseencuentranenelPlanAnualdeAdquisiciones (PAA), ante la Oficina Asesora de Planeación y Control, quienverifica la pertinencia de dichamodificación….”, del cual no se evidencian lossoportesdeejecucióndelcontrol.En este Subsistema se identifican un (1) riesgo, este se encuentra en una zona de riesgoinherentecomoExtrema,indicandoconloanterior,laprobabilidaddeunaposibleocurrenciaomaterializacióndeestosyquepodríanafectaralaUniversidad,deigualmaneralazonaderiesgoresidualefectuadoelcontrolsedeterminaenExtremo,así:

Riesgo Consecuencias ZonadeRiesgoInherente Controlesexistentes

ZonadeRiesgoResidual

Programaciónderecursosenlosproyectos

deinversiónparabeneficiarintereses

particulares.

Afectación a acciones deinversión prioritarias,impactandonegativamenteel cumplimientodel Plan Plurianual deInversiones y el Plan deDesarrolloInstitucional.

EXTREMO

Los profesionales del banco deproyectos de la Oficina Asesora dePlaneación yControl acompañanmetodológicamentelaformulacióndelos proyectos deinversiónporpartedelosgestoresdecadaunodeéstos,enelmarcodelPlandeDesarrolloDistrital.LosProyectossonsocializados y aprobados por elComité deGestión y el Consejo SuperiorUniversitario, los cuales, deconsiderarlo necesariopuedensolicitarmodificacionesen laprogramación de los proyectos. Lasactividadesde cada proyecto se incluyenanualmenteenelSistemaSEGPLANyel Plan Anual deAdquisicionesdelaentidad.

EXTREMOProcesos administrativos,disciplinarios,fiscalesypenalesporpartede entes decontrol.

Los Gestores de los Proyectos deInversión elevan la solicitud demodificaciones deactividades que se encuentran en elPlan Anual de Adquisiciones (PAA),ante laOficina Asesora de Planeación yControl, quien verifica la pertinenciade dichamodificación.Encasodeconsiderarsepertinente se eleva al Comité deContrataciónparasurevisión.LasmodificacionesalPAAseapruebana travésdeunactoadministrativo de Rectoría. En casocontrario se comunica al Gestor lanecesidad dejustificarlasolicitud.

Deterioro de la imageninstitucional ante laComunidadUniversitariaysociedad engeneral.

Afectación del beneficiosocial esperado porla Universidad a lapoblaciónobjetivo.

Incumplimiento de lanormatividad asociada adestinación especifica delosrecursos.

Fuente:MapadeRiesgosUDFJD

Enlainformaciónpresentadaporelauditadoseremiteel soporteparauncontrol,queseresumen en el siguiente cuadro, en el cual se le realizo el análisis por parte de laOficinaAsesoradeControlInternoenlaúltimacolumna

Riesgo Controlesexistentes EvidenciasdeejecuciónRevisión

evidenciaOACI

Programaciónde recursosen losproyectos deinversiónparabeneficiarinteresesparticulares.

7. Los profesionales delbanco de proyectos de laOficina Asesora dePlaneación y Controlacompañanmetodológicamente laformulación de losproyectosdeinversiónporparte de los gestores decada uno de éstos, en elmarco del Plan deDesarrollo Distrital. LosProyectossonsocializadosyaprobadosporelComitéde Gestión y el ConsejoSuperior Universitario, loscuales, de considerarlonecesario pueden solicitarmodificaciones en laprogramación de losproyectos. Las actividadesde cada proyecto seincluyen anualmente en elSistemaSEGPLANyelPlanAnualdeAdquisicionesdelaentidad.

Formulaciónproyectos(evidenciasmarcadosconelnúmero7.)

1-Serevisaronlossoportes,loscualescorrespondenalosreportesdelproyectogeneradosalbancodistritaldeprogramasyproyectos.2-noseevidencialasocializacióndelosproyectosylaaprobaciónporpartedelcomitédegestiónyelconsejouniversitario.

8. Los Gestores de losProyectos de Inversiónelevan la solicitud demodificaciones deactividades que seencuentran en el PlanAnual de Adquisiciones(PAA), ante la OficinaAsesora de Planeación yControl, quien verifica lapertinencia de dichamodificación. En caso deconsiderarsepertinenteseeleva al Comité deContratación para surevisión. Lasmodificaciones al PAA seaprueban a través de unacto administrativo deRectoría.Encasocontrariose comunica al Gestor la

Noseevidenciasoportedelcontrol

Riesgo Controlesexistentes EvidenciasdeejecuciónRevisión

evidenciaOACInecesidad de justificar lasolicitud.

De acuerdo a la revisión realizada a los soportes , se evidencia la ejecuciónparcial de uncontrolyasuveznoseremitiósoportesparauno,porlocualesimportantemantenerlossoportesdelaejecucióndeestos.DeigualformasedestacaenelriesgoresidualquecorrespondealaocurrenciadespuésdegenerarlasaccionesdecontrolqueseencuentraenelprimercuadroseidentificaenelnivelExtremo, es decir como si el riesgo no fuera tratado, se invita a fortalecer los controlesestablecidos,enrazónaqueelriesgoinherenteyelresidualsiguenenlamismaZona.Seevidenciaquelaúltimaactualizacióndelosriesgosporcorrupcióncorrespondeal13deagostode2020,comoseevidenciaenelformato.

Manifiesta la dependencia en su respuesta que “nos permitimos dar alcance a los soportesremitidos,precisandoparacadacontrollasconsideracionesatenerencuentaenreferenciaalasobservacionesrealizadasenelinformepreliminardeauditoria

(…)Control7: Inicialmente, respectoa lapresentaciónde losproyectosde inversiónparaelcuatrienio2020-2024,nospermitimosadjuntarlaevidenciadelasesióndelComitéInstitucionaldeGestión y desempeño(Anexo1) realizada el 25de juniode2020, donde laOAPC lideró lapresentación de los proyectos de inversión ante el Comité de Gestión institucional,adicionalmente los documentos adjuntos en el hallazgo 1.1 muestran la trazabilidad de laprogramación de la vigencia 2021 en el marco de las metas y actividades allí discutidas;finalmenteseadjuntaelreporteSEGPLANacorte31/12/2020(anexo2)dondeseevidencialaprogramaciónpormetasdeacuerdoalosmovimientosenactividadesypresupuestosdescritosa continuaciónque refierena lamodificacióndelPlanAnualdeAdquisiciones, respectoa laprogramación2021seadjuntaPOAI2021(anexo3)elcualguardacoherenciaconloaprobado

paraelpresupuestodelavigenciadereferenciayfueronigualmenteprogramadosyajustadosa los planes de acción por parte de los gestores de los proyectos adjunto soportes (anexo 4CarpetasPlanesdeACCIÓN)Control8:Enlavigencia2020seelevaronporpartedelaOficinaAsesoradePlaneaciónyControlcincopropuestasdemodificaciónalPlanAnualdeAdquisicionesaprobadoinicialmenteel23deenerode2020medianteresolución022deRectoríaasí:• o Resolución 064 del 25 de febrero de 2020(http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2020-022.pdf):Semodificaladistribucióndelasactividades del PlanAnual deAdquisiciones en lo que refiere a Inversión, debido a la nuevainstruccióndelComitédeGestiónquienindicólasactividadesdebíandividirsedeacuerdoalamodalidaddeselección(adjunto8.1)• o Resolución 158 del 26 de mayo de 2020(http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2020-158.pdf): Se presentaron modificacionesentre actividades de los proyectos y se incluyeron actividades financiadas con la adición dereferenciaresolución06del2020delCSU(adjunto8.2)• o Resolución 191 del 31 de julio de 2020http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2020-191.pdf: Esta modificación surte luego decompletarelprocesodeArmonizaciónpresupuestal,enelcuallosrecursosnoejecutadosa31demayode2020fuerontrasladadosalosnuevosproyectosdeinversión,laprogramaciónencadaunade lasactividadescorrespondea la formulaciónde losProyectosdeInversiónysusplanesdeacción,porlotantoelsoportepresentadoeselactadepresentaciónanteelcomitédeGestiónInstitucional.(adjunto8.3)• o Resolución 235 del 9 de octubre de 2020(http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2020-235.pdf): Esta modificación surte delprocesodeadiciónpresupuestalgeneradaporlaaprobacióndelacompradelPREDIOparalaFacultad de artes (resolución 017 de 2020 del CSU), por tanto el oficio de propuesta demodificación enviado a la vicerrectoría no incluye solicitud del gestor, puesto el recurso fueadicionadocondestinaciónespecifica.• oResolución282de2020(http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/rec/res_2020-282.pdf):Estamodificaciónsurteenelmarcodelareducciónpresupuestaldelosproyectosdeinversión(adjunto 8.4) “en el oficio remitido se aportan soportes adicionales para cada controlestablecidoloscualesfueronanalizadosyseevidencialaejecucióndelosdiferentescontroles, sinembargo los controlesno establecende formaclarael soportequepermitaevidenciardemaneraclara laejecucióndelcontrolparacualquierterceroque requiera establecer la ejecución del control, como se establece en la anteriorobservación.Porlocualsemodificacomoobservaciónyserecomiendamantenerlossoportesdemanera adecuada y organizada los soportes haciendo claridad del tipo de soporteasociadoacadacontrol.

2. RevisióndelprocesodePlaneaciónEstratégicaeInstitucional(PEI) ElprocesodePlaneaciónEstratégicaeInstitucional(PEI)seencuentraenlosprocesosdeapoyotienecomoobjetivo“Coordinaryorientareldiseñoylaimplementacióndeestrategias,políticas,programas,yproyectosconelfindedarcumplimientoalamisión,visiónyobjetivosinstitucionales,enmarcadosenelSistemadePlaneaciónInstitucional.”,enelsistemaintegradodegestiónSIGUDseencuentranochopestañasquedescribenelprocesoasí

Fuente:http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pe/pei

ProcedimientosEnestapestaña,seencuentranquince(15)procedimientosquetieneestablecidoelProcesocomosereflejaenlasiguienteimagen

Fuente:http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pe/pei

losprocedimientosseencuentrandesactualizadosporcuanto laúltimaelaboración,revisiónyaprobacióncorrespondealavigencia2017.

Realizadalarevisiónacadaprocedimiento,sereflejaqueseactualizaronenlavigencia2017,locualevidenciaquepuedengenerardesinformaciónalaspersonasqueloconsultenolosentesdecontrolqueaccedanaestos,comosereflejaenlassiguientesimágenes.

Fuente:http://sigud.udistrital.edu.co/vision/filesSIGUD/SIGUD%202018/Planeacion%20Estrategica%20e%20Institucional/PEI-PR-

001/#dialog/element/9158234a-4a95-4750-876e-ec9709dd1f05

008/#dialog/element/589b2ff3-65c4-480c-8b30-3892284fc6dc

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Como es el caso de la Resolución 297 de 2019 de Rectoría "Por la cual se reglamenta elfuncionamientoyoperativizacióndelosEquiposTécnicosdeGestiónyDesempeñoInstitucional,como instancias de apoyo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y se corrige laResolucióndeRectoríaNo.163demayo9de2019",aligualqueResoluciónRectoría163del2019“PorlacualseajustaelSistemaIntegradodeGestióndelaUniversidadDistritalFranciscoJosédeCaldas,SIGUD,seimplementaelModeloIntegradodePlaneaciónyGestión-MIPG,comosuMarcodeReferencia,ysecreaelComitéInstitucionaldeGestiónyDesempeño”ylaResolución444 del 2018 “Por la cual se adopta el Plan Indicativo para el período 2018 - 2021 de laUniversidadDistritalFranciscoJosédeCaldas”.

Manifiestaladependenciaensurespuestaque“Esnecesarioprecisarquelacreacióndeladocumentacióndelosprocesos(procedimientos,formatos,instructivos,manuales,etc.)sehace teniendo en cuenta la normatividad externa e interna aplicable, el quehacer delproceso, los roles y responsabilidades asignados a cada Unidad, las condiciones de lainstituciónydemásfactoresquesoportancadaunodelosdocumentos.De esta manera, los modificaciones y actualizaciones en los procedimientos y demásdocumentaciónengeneral,dependendelascambios,adiciónoeliminaciónenalgunosdelosfactoresquelosestructuraroninicialmente.Enesesentido,demanerarespetuosaconsideramosdesdelaOficinaAsesoradePlaneaciónyControlqueelhechoquelosprocedimientoscuentenconfechadeaprobaciónenel2017(o incluso anterior) no es un argumento lo suficientemente sólido para concluir que losmismosseencuentrandesactualizados.Porelcontrario,paraestablecerdichaconclusióndeberáevaluarse lapertinenciayaplicabilidadde lasactividadesque lo componeny losmarcos de referencia y normativos que los determinan. De hecho, como resultado de larevisión y evaluación de la documentación puede concluirse que estos no requierenactualizaciones.”,realizadoelanálisisdelarespuestaporpartedelauditadoseretiraelHallazgolos indicadores se encuentran desactualizados por cuanto la última actualización,elaboraciónyaprobacióncorrespondealavigencia2017.Realizadalarevisiónalafechadecreacióndecadaindicador,sereflejaqueseactualizaronenlavigencia2017,locualevidenciaquepuedengenerardesinformaciónalaspersonasqueloconsulten o los entes de control que accedan a estos, como se refleja en las siguientesimágenes.IndicadorPEI-001

IndicadorPEI-007

Manifiestaladependenciaensurespuestaque“Enconcordanciaconelargumentoplanteadoanteriormente,lahojadevidadecadaindicadorasociadoalprocesoestablecelascondicionesycriteriosquesetienenencuentaparalamedición,reporteyanálisisdecadaindicador.Enesesentido,elhechoquelashojasdevidacuentenconfechadeaprobaciónenel2017noesun argumento lo suficientemente contundente para concluir que las mismos se encuentrandesactualizados. Para establecer dicha conclusión deberían revisarse los elementos quecomponencadahojadevida,talescomofuentesdeinformación,variables,formasdecálculo,etc..”,realizadoelanálisisdelarespuestaporpartedelauditadoseretiraelHallazgo

Recomendaciones• Sedestacaenelriesgoresidualquecorrespondealaocurrenciadespuésdegenerar

los controles se identifica en el nivel Extremo, es decir como si el riesgo no fueratratado,serecomiendaafortalecerloscontrolesestablecidos,enrazónaqueelriesgoinherenteyelresidualsiguenenlamismazonaenelcasodelosriesgosdecalidadycorrupción.

• Enrelacióna loscontrolesnoseestablecende formaclarael soportequepermitaevidenciarlaejecucióndelcontrolparacualquierterceroquerequieraestablecerlaejecucióndelcontrol,comoseestableceenlaguíaparalaadministracióndelriesgoydiseño de controles en entidades públicas, por lo cual se recomienda determinarclaramenteeltipodesoporteysuformadepresentación.

RepresentanteAltaDirección JefeOficinaAsesoradeControlInterno AuditoresResponsables

N.A. NohoraAdrianaBoteroPinilla

CarlosAndrésPovedaC.

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