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IEEE Sección Panamá

Capacitación de Voluntarios 2013

Ramas Estudiantiles

Tania QuielSM01071992t.quiel@ieee.org

Agenda

Servicios electrónicos

– Listas de distribución

– Enotice

– Alias funcionales de correo electrónico

– El Roster

– Webaccount– Webaccount

Servidores de Web

– EWH / Wordpress

Samieee

Vtools

– Reporte de Directivos

– Reporte de Actividades y Plan Anual

– Videoconferencias

– Encuestas

Servicios ElectrónicosServicios Electrónicos

Listas de Distribución

Los voluntarios y el personal de IEEE pueden solicitar la creación de las listas de email de IEEE.

Una lista de E-mail es una colección de direcciones del email que representan a la gente o a un grupo específico, identificada por un único alias de email (pma-directivos@ieee.org). directivos@ieee.org).

Cualquier información enviada a este alias se distribuye a todas las direcciones del email y/o a los alias de email en la lista.

Las listas de distribución de correo electrónico es uno de los métodos mas usados y efectivos para diseminar información

Estas listas son establecidas solo para el uso de propósitos del IEEE.

listserv.ieee.org

Enotice

El e-notice de IEEE es un servicio de suscripción del boletín de noticias electrónico.

Se ha desarrollado para que las unidades de la organización de IEEE faciliten la distribución de email de boletines de noticias, avisos de reuniones y avisos de las conferencias de IEEE, sin utilizar listas de distribución.

Los envíos de email de la unidad de la organización (OU) se limitan a los miembros de esa unidad de organización.

Hay restricciones para envíos a miembros de algunas Sociedades.

www.ieee.org/enotice

Alias de Correo Electrónico

Este servicio es exclusivo de los miembros de IEEE

Le identifica como miembro de IEEE con una dirección de email de @ieee.org mientras que todo el correo entrante es redirigido a su cuenta real del Internet.

Todos los archivos adjuntos entrantes se exploran Todos los archivos adjuntos entrantes se exploran automáticamente para verificar contra virus.

La cuenta personal del alias de IEEE también ofrece una característica opcional contra-Spam. Elija su propio nivel de sensibilidad de filtración para tener UCE marcados con etiqueta para su revisión o bloqueados totalmente.

La cuenta del alias de IEEE es fácil de obtener y fácil de actualizar. No importa a dónde usted se mueva o cuántas veces usted cambia de carrera, su dirección de email permanecerá igual.

Alias Funcionales

Este servicio es exclusivo de IEEE.

Le identifica como unidad del IEEE con una dirección de email de @ieee.org mientras que todo el correo entrante es redirigido a una cuenta real del Internet. Son de la forma service@ieee.org .service@ieee.org .

Por ejemplo se utilizan en Páginas Web de IEEE como contacto para un servicio. webmaster@ieee.org

http://www.ieee.org/organizations/rab/functionalalias.html

Alias activos de Ramas

– sb.utp@ieee.org

– sb.usma@ieee.org

– sb.ulatpanama@ieee.org

Alias Funcionales

Alias Funcionales

Alias Funcionales

Roster: http://www.ieee.org/roster

Webaccount

Proporciona acceso a una variedad de servicios en línea. Están disponibles para los miembros del IEEE y el acceso a los servicios varía en función de la pertenencia y el estado de la suscripción.

– http://www.ieee.org/web/account

Webaccount

Servidores de Web

Servicios Web

IEEE EWH es un servicio de web hosting proporcionado sin

ningún costo a las unidades de organización de IEEE.

– Regiones, Consejos, Secciones, Capítulos, Sociedades, Consejos Técnicos, Comités, Ramas Estudiantiles y Conferencias

El objetivo es resolver las necesidades de las entidades de El objetivo es resolver las necesidades de las entidades de IEEE que desean desarrollar, crear y mantener su propio Web site en un host de IEEE.

Cada entidad será responsable de su contenido, de su mantenimiento y de su cumplimiento con la política de IEEE.

Las entidades deben elegir un webmaster que sea experto en el manejo de contenido de web y quien será el contacto de la entidad.

EWH-1

EWH es un servicio de web hosting (web1) proporcionado sin ningún costo a las unidades de organización de IEEE. Basado en Apache, PHP y Mysql. Utiliza códigos html, css, joomla.

Se requiere contar con un programa de diseño html para la Se requiere contar con un programa de diseño html para la creación y edición de las páginas web. Se recomienda usar Dreamweaver o similar.

Además se requiere de un programa de transferencia de archivos, FTP. Se recomienda usar Filezilla.

Estos sitios pueden resultar difíciles de mantener de manera eficiente, oportuna y segura. Es posible que sea conveniente mover el sitio a cualquiera de las otras dos opciones que se ofrecen: Webinabox o Wordpress.

EWH-1

http://ewh.ieee.org/r9/panama (old)

http://ewh.ieee.org/sb/panama/utp/

http://ewh.ieee.org/sb/panama/up/

http://www.ieeeulatina.org/

Wordpress

SITES (web2) basado en WordPress. WordPress es un sistema de gestión de contenidos con característica blogs.

Permite la gestión de su sitio web fácilmente con plugins.

http://sites.ieee.org

www.ieee.org/panama

Naveguemos por el panel de Naveguemos por el panel de administración de Wordpress

Samieee

Samieee

Es una herramienta de consulta que permite el acceso a los datos de los miembros y voluntarios del IEEE.

Permite realizar consultas, obtener informes y Permite realizar consultas, obtener informes y descargar los datos de los miembros del IEEE.

El acceso está limitado a usuarios registrados con acceso designado o automático.

Se requiere el Webaccount.http://www.ieee.org/web/account

SAMIEEE

Puede ser utilizado para:

–Preparar etiquetas y enviar correspondencia a los miembros

–Obtener direcciones electrónicas de los –Obtener direcciones electrónicas de los miembros para comunicación electrónica de actividades, noticias, etc.

–Realizar análisis y preparar programas de desarrollo de membresía.

Accesos a Samieee

Hay 2 tipos de acceso

–Designado

–Automático

El acceso designado es dado a:

–Directivos de las unidades organizacionales

–Ejemplo: Coordinador Samieee de Sección o Capítulo

Accesos a Samieee

El acceso automático es dado a:

–Directores Regionales

–Directivos de Sociedades

–Directivos de Sección–Directivos de Sección

–Presidentes de Capítulos

–Presidentes de Ramas Estudiantiles

–Consejeros

–Directivos de Membresía

Acceso al DashboardVaya al sitio de SAMIEEE en www.ieee.org/samieee

De click en “Access SAMIEEE” y en “Click here to Access SAMIEEE”, ingrese utilizando su IEEE web account.

Si ya ha convertido a la nueva plataforma IEEE - introduzca la dirección de correo electrónico y la contraseña de la cuenta.cuenta.

Menú de ContenidoMenú de Contenido

Menú para CrearMenú para Crear

DashboardDashboard de creaciones más recientesde creaciones más recientes

Pantalla de Inicio

Menú de AyudaMenú de Ayuda

Menú de ContenidoMenú de ContenidoDashboardDashboard de creaciones más recientesde creaciones más recientes

Otros elementos de creaciones recientesOtros elementos de creaciones recientes

Elementos más usadosElementos más usados

Acceso al Menú

Tab de Inicio

Análisis Disponibles

Abrir un dashboard

Crear un nuevo análisis

Abrir un archivo privado Inicio Disponibles dashboard

existentenuevo análisis archivo privado

o compartido

Carpetas

En las carpetas se pueden almacenar los análisis y otros objetos

Hay dos tipos diferentes de carpetas

–Mis Carpetas - carpeta personal, visible sólo –Mis Carpetas - carpeta personal, visible sólo para el usuario

–Carpetas Compartidas –� la carpeta "SAMIeee“ contiene las consultas predefinidas

para los voluntarios

� Y la carpeta "Búsquedas de Voluntarios IEEE“ es para para compartir consultas de voluntarios con otros directivos en la unidad organizativa.

Carpetas

Haga click en “AllContent” y seleccione “Browse Oracle BI Presentation Catalog”

Seleccione “Catalog” para abrir una lista de carpetas

Seleccione “open” de la barra de acceso rápido

Consultas predefinidas

La carpeta compartida SAMIeeecontiene varias subcarpetas:

– Consultas Predefinidas Geográficas: contienen los análisis creados para uso por las análisis creados para uso por las unidades organizativas como las regiones, secciones, capítulos, grupos de afinidad y ramas estudiantiles.

– Consultas Predefinidas de Sociedad: contienen los análisis creados para ser utilizados por los usuarios de la Sociedad.

Consultas predefinidas

– Consultas Predefinidas MD: contienen los análisis creados para uso de los directivos de Desarrollo de Membresía.

– Los voluntarios con acceso a – Los voluntarios con acceso a SAMIEEE pueden utilizar cualquiera de las consultas predefinidas.

– Las consultas se pueden ejecutar "tal cual" o "modificadas". Si se modifican, se pueden guardar en "Mis carpetas“.

Abrir Consultas Predefinidas

Seleccione “Catalog” para abrir una lista

Doble click para abrir la carpeta compartida SAMieee y abrir cualquier compartida SAMieee y abrir cualquier subcarpeta

Desplazarse para encontrar la consulta. Haga click en “Open” para ejecutar al instante o “Edit” para abrir el área de Criterios/Resultados y modificar

Usando Consultas Predefinidas

Seleccionar el tab de “Criteria” para modificar o agregar columnas y/o modificar o agregar filtros

Seleccionar el tab de “Results” para ver el análisis o búsqueda terminada o agregar columnas sencillas al análisis

Crear un Análisis

Antes de crear el análisis es importante planificarlo cuidadosamente para que no tenga que hacer cambios continuamente.

Crear un Análisis

Bajo el Menú“Create”, seleccione “Analysis”

Seleccione “New” desde la barra de acceso

Crear un Análisis

Crear un Análisis

Adición de criterios para un análisis

Acceder a las carpetas y subcarpetas para encontrar la columna que se desea agregar.

Cuando encuentre la columna, haga doble click en ella o arrástrelo a la pantalla de la columna seleccionada.seleccionada.

Las columnas pueden venir de cualquier lugar dentro del área temática.

Columnas

Carpeta

Nombre de la Columna

Criterios añadidos a las columnas seleccionadas

Ejecución de un análisis

Cuando las columnas se hayan colocado, seleccione la pestaña de “Results”.

La pantalla mostrará que el análisis La pantalla mostrará que el análisis se está ejecutando.

Los resultados se completaran cuando el análisis haya finalizado.

Pantalla del resultado del análisis

Guía de resultados

Hay 25 registros por pantalla

Se puede:-Avanzar hacia una pantalla-Volver a una pantalla-Volver a una pantalla-Ir al principio-Mostrar todos los resultados (no recomendado)

Guardar el análisis

Puede hacer “Guardar” o “Guardar Como”.

Navegue a la carpeta donde desea guardar el análisis.guardar el análisis.

Escriba un nombre y una descripción.

Acceso al menú para ordenar

En el tab de “Criteria”, en la columna seleccionada, haga click en la lista con viñetas en el lado derecho del nombre de la columna.

Seleccionar el menú drop-down para aplicar funciones como ordenar y otras

Acceso al menú para ordenar

Puede ordenar cualquier columna

Puede ordenar varias columnas

–La primera columna está ordenada como principalprincipal

–La segunda columna está ordenada como secundaria

Cuando cambie/modifique el resultado del análisis se ejecutará automáticamente de nuevo

Acceso al menú para ordenar

Filtros

La opción de filtro elimina los datos innecesarios y despliega sólo los resultados que se necesitan.

Se puede aplicar a cualquier columna, ya sea si se muestra en el análisis o no.

Se pueden tener varios filtros.

Filtro en una columna

El Icono de Filtro

Los filtros están consolidados en un botón o icono.

Creación de un filtro

Seleccione la columna que desea filtrar

En la siguiente pantalla, seleccione el operador

–Ejemplo: incluyen Mayor que, Menor que, Entre

Elija su criterio:Elija su criterio:

–Escribiéndolo

–Eligiendo de un menú desplegable

–Utilizando la función de Más/Buscar

Usando filtros

Operador

Menú de opciones

Cambios en los criterios de filtro de visualización

Se pueden Se pueden seleccionar múltiples opciones al mismo tiempo

Si es necesario puede utilizar la opción “Search”

Usando More/Search

Escriba el nombre completo o parcial

Selecciones “Move” o “Move All”

completo o parcial y seleccione “Search”

Los resultados aparecerán en el cuadro

Y su opción será movida a este cuadro Seleccione

OK

Filtros se agregan al área de filtros

Creando filtros a las columnas que no se muestran

Le permite crear un filtro para el análisis sin tener que mostrar la columna.

Mantiene su pantalla de análisis limpia.

Es bueno para cuando un solo valor o algunos Es bueno para cuando un solo valor o algunos pocos valores se muestran.

Creando filtros a las columnas que no se muestran

Seleccionar el botón de filtro y escoger la opción de “More Columns”

Creando filtros a las columnas que no se muestran

Escoja la columna que desea usar y que desea usar y escriba el criterio del filtro”

Descarga de un análisis

Los análisis se pueden descargar en formatos:-Excel-PowerPoint-PDF-Página web (.mhtml)-Página web (.mhtml)-Data (.csv, .txt)

Permite un mayor refinamiento de los datos o la capacidad de difundir los resultados.

Descarga de un análisis

Botón para descargar

Opciones disponibles

Agregando una columna en la vista de resultados

Permite adiciones rápidas a los resultados de análisis

Sólo se puede hacer una columna a la vez

Los resultados serán inmediatamente recalculados

Es bueno para obtener resultados pequeños o para la Es bueno para obtener resultados pequeños o para la inserción de una pequeña cantidad de columnas

Puede llevar mucho tiempo para obtener resultados de gran tamaño o de varias columnas

Agregando una columna

En el tab de “Results” En el tab de “Results” seleccione la columna y de doble click para agregarla al análisis

Agregando una columna, resultado

El análisis se ejecutará nuevamente y la columna aparecerá en el resultado

Agregando columnas múltiples –Vista de “Criteria”

Proceso que permite añadir varias columnas a los resultados de inmediato.

Proceso de múltiples pasos.

Consiste en la edición del análisis.Consiste en la edición del análisis.

Le da la flexibilidad para personalizar el aspecto del análisis.

Agregando columnas múltiples

En el tab de “Criteria” seleccione las columnas y seleccione las columnas y agréguelas arrastrándolas. Cuando termine seleccione el tabde “Results”

Columnas que no se muestran

Una vez ejecutado el análisis, en las columnas seleccionadas no aparece el resultado

Es necesario realizar un paso adicional para que las columnas sean vistas.

Agregando columnas “Perdidas”

En la vista de “Results” busque y busque y seleccione el botón de Edición

Botón de Edición

Vista de “Layout”

La vista de “Layout” es presentada debajo de la vista de “Results”

En la vista de “Layout”, busque el área busque el área de “Excluded” .

Aquí aparecerán las columnas excluidas. Muévalas arrastrándolas hacia “Columnsand Measures”

Agregando columnas múltiples, resultados

El análisis se ejecutará en la vista de “Results” mostrando las columnas agregadas.

Terminando la edición

Cuando termina de editar seleccione el botón “Done” para ver los resultados

Si no le gusta el resultado, puede seleccionar “Revert” para ir al resultado inicial

Vtools

Vtools

Se desarrolló y se hizo posible gracias a los voluntarios del IEEE.

Simplifica la administración al ofrecer un software basado en la web, reduce el tiempo dedicado a la gestión de las actividades y ayuda en el desarrollo de los miembros.actividades y ayuda en el desarrollo de los miembros.

Proporciona herramientas a los voluntarios de las secciones, capítulos, grupos de afinidad y ramas estudiantiles que apoyan las necesidades de los miembros de IEEE.

vTools es patrocinado por IEEE Membership and GeographicActivities (MGA).

Reporte de Directivos

Reporte de cambio de directiva

Cuando: en cualquier momento, cuando hay cambio de directivos

–http://officers.vtools.ieee.org

Agregar directivos:

– Se debe proveer los 8 dígitos del numero de miembro y la fecha de inicio del periodo.

– Al hacer click en “Validate & Submit” el sistema mostrará los datos del voluntario y validará si puede ocupar la los datos del voluntario y validará si puede ocupar la posición según las políticas de IEEE.

Plan y Actividades

Reporte de Actividades

–http://sbr.vtools.ieee.org/

Beneficios del reporte online de actividades

La Rama recibe un pago combinado que incluye un rebate de $2 por miembro hasta el 31 de diciembre y el allotment de $50 para ramas de menos de 49 miembros y $100 para rama con más de 50 miembros.más de 50 miembros.

La Rama no tiene que completar ningún otro reporte en el año

Los directivos de la Rama podrán ver los reportes que fueron enviados “online” anteriormente y ver lo que se hizo en el pasado.

Para ser una rama eficiente, al menos debe

Cumplir con los reportes mínimos exigidos por IEEE

Llevar un calendario de actividades

Organizar un SPAC o SPAVeOrganizar un SPAC o SPAVe

Tener buenas relaciones con la Universidad, otras Ramas, Sección y Región

Conferencias Web, Webex.

Usos: reuniones en línea, seminarios, entrenamientos, demostraciones y presentaciones

Para registrar o solicitar el servicio hágalo aquí:

– http://sites.ieee.org/vtools/products/webex/webex-registration/

Es compatible para webinars de las unidades

Es compatible con las sesiones de capacitación electrónica

Permite la grabación de las sesiones para su reutilización posterior

Reduce los gastos de viaje

Permite la asistencia a las reuniones que la distancia o el tiempo prohíbe

Conferencias Web, Webex.

Encuestas: FluidSurveys

Es una herramienta de estudio a disposición de los directivos de la Región y de la Sección.

La herramienta puede ser utilizada para crear encuestas en línea utilizando una interfaz intuitiva y distribuirlos a través del correo electrónico. del correo electrónico.

Los resultados pueden ser fácilmente analizados, se pueden obtener informes gráficos y compartir con otros.

Integrada con las cuentas de web IEEE

http://surveys.vtools.ieee.org/