guia cÓdigo:mc-g01 lineamientos para la elaboraciÓn y ... · guia lineamientos para la...
Post on 16-Aug-2021
13 Views
Preview:
TRANSCRIPT
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 1 de 18
1. OBJETIVO:
Definir los lineamientos para la elaboración, presentación y/o actualización de los documentos del sistema de integrado de gestión institucional del Club Militar, con el fin de asegurar su normalización, control y actualización.
2. DEFINICIONES:
Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o etapa de
un proceso, procedimiento o trámite
Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las áreas,
servicios y/o procesos que cubre.
Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del
mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos
relacionados.
Caracterización de proceso. Se refiere a la información necesaria para la descripción y precisión de los
procesos del sistema integrado de gestión, incluye proveedor, entradas/insumos, flujo de actividad,
actividades, salidas/Producto, clientes, así como su interacción, adicionalmente, contiene los riesgos,
controles, requisitos que cumple el proceso, recursos e indicadores de gestión.
Circular: Comunicación de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios
destinatarios. La circular da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo y general.
Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo sobre un tema en particular, requerido
por solicitud interna o externa.
Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del sistema de gestión que controla
los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la
descripción del cambio y la nueva versión del documento.
Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados en el documento
que facilitan la comprensión del mismo.
Desarrollo: Parte del documento que describe el desarrollo de las tareas y da respuesta a las preguntas,
¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?, incluye la descripción de la tarea y el
responsable.
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 2 de 18
Distribución: Los documentos se distribuyen a los líderes del proceso en medio magnético a través del
servidor en una carpeta compartida del sistema integrado de gestión, dicha entrega se evidencia a través de
una lista de distribución y de las notificaciones realizadas mediante correo Outlook.
Documento: Información y su medio de soporte ej: especificación, procedimiento documentado, dibujo,
informe, foto, video. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra, patrón o una combinación de éstos).1
Documento Externo: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden incidir directa o
indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad como leyes, decretos, resoluciones
externas, disposiciones de entes de Control, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware,
normas técnicas, entre otros.
Fecha: Parte del encabezado o pie de página de los documentos que corresponde a su fecha de aprobación.
Formato: Documento que tiene el objetivo estandarizar la presentación y contenido de datos e información,
que permita registrar y evidenciar las actividades de un proceso o actividad.
Gestión por procesos: Dirección de las organizaciones bajo un enfoque basado en procesos.
Guía: Documento interno que brinda lineamientos para la acción a seguir en el desarrollo de una actividad y
brinda recomendaciones asociadas de manera grafica.
Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas2.
Manual del sistema integrado de gestión institucional: Documento que enuncia la política de gestión
integral, especifica el alcance del sistema de gestión, exclusiones, descripción de la interacción entre
procesos y referencia los procedimientos documentados exigidos en la norma NTCGP 1000:2009.
Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia,
actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y
Reglamentos Técnicos, entre otros.
Líder del proceso: Corresponde al cargo que tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la
planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento de un proceso de la entidad.
1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009.
p. 32.
2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013:2002).
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 3 de 18
Normalización: Actividad que consiste en establecer, con respecto a problemas reales o potenciales
disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado optimo de orden en un contexto
dado.
Objetivos de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, permiten el
cumplimiento de la política de gestión integral.
Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre el Club Militar y otras entidades y
personas naturales o jurídicas.
Política de gestión integral: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la gestión y mejora de
desempeño de la entidad, tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.3
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.4
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.5
Registro de asistentes: Registro que evidencia la asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo,
resumen las actividades realizadas, los compromisos y conclusiones del evento.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la
revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Resolución: Es una forma de manifestación de la administración, tendiente a cumplir con el fin y objeto
social de la entidad, se constituye en un documento con valor jurídico, emitido por la Dirección General de la
entidad, destinado a decidir asuntos de competencia de la misma.
Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.
Versión: Parte del encabezado de los documentos que indican la última edición aprobada del documento,
esta va desde 1 hasta n.
3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2000.p.32
4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2000.p.32 5 Ibíd. P. 35
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 4 de 18
DOCUMENTOS
(Manuales, Procedimientos, instructivos, planes, formatos. etc)
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
POLITICA INTEGRADA
ESTATUTO DE
SOCIOS
RESOLUCIONE
S
Documentos de origen interno
3. DESARROLLO:
3.1 Estructura de la Documentación La estructura documental del Club Militar se agrupa en documentos de origen interno y externo,
subdividiéndose a su vez como se describe a continuación:
3.2 Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del sistema integrado de gestión institucional. Los documentos del sistema integrado de gestión integral se deben elaborar según la necesidad en papel
tamaño carta u oficio en letra tipo Arial Narrow, con un tamaño entre 11 y 12 puntos, con interlineado sencillo. Sin embargo cuando un documento incluya cuadros, tablas, figuras, flujogramas, formatos, éstos pueden elaborarse con un tamaño de letra entre 6 y 12 puntos.
Los documentos deben encontrarse libres de daños, enmendaduras, tachones y suciedad.
La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico, sin embargo estos se deben aclarar en el numeral de definiciones del documento.
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 5 de 18
Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas. Ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento.
Cuando se requiera asociar formatos o documentos a los procedimientos, instructivos y/o a las guías, se hará referencia de dichos documentos en el paso del procedimiento.
Las márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los siguientes: Estatuto de socios y Resoluciones: (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm). Manuales, Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 2 cm, derecha 2 cm, encabezado 1,5 cm y pie de página 1 cm). Cuando se requiera imprimir formatos en papel tamaño oficio pueden utilizarse los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 1 cm, encabezado 1,5 cm y pie de página 1 cm). Circulares, Oficios, Informes y Memorandos (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm).
Todos los documentos deben utilizar el sistema arábigo para identificar las divisiones y subdivisiones.
En todo momento se debe evitar el exceso de subdivisiones.
Cuando se numera las subdivisiones de un numeral, debe existir mínimo dos numerales en la misma.
No se debe corregir sobre los documentos elaborados, se debe seguir el procedimiento de control de documentos para la modificación y actualización de los mismos.
El modelo genérico de encabezado para los manuales, caracterizaciones de procesos, procedimientos,
instructivos, guías y formatos, está formado por tres (3) cuadrantes, el primero contiene el logo de la entidad, en el segundo se incluye el nombre del tipo de documento y debajo de éste el nombre del documento, un tercer cuadrante que incluye código, versión y fecha de aprobación del documento, se excluye de esta regla estatuto, resoluciones, circulares, memorandos y oficios, los cuales manejaran el logo de la entidad en la parte superior del documento según modelo establecido en la presente guía.
GUIA
DE TRABAJO ELABORACION PLANES DE ACCION
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
Tipo de Documento
Nombre del Documento
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 6 de 18
La paginación de los documentos señalados por esta guía, se incluye en la parte inferior derecha de la
hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). Se exceptúan de esta regla las Resoluciones y caracterizaciones de proceso, cuya paginación está contenida en el encabezado de dichos documentos.
La identificación de circulares, oficios, actas, plan de acción, balance y documentos similares se incluirán en el pie de página y contendrá: codificación, versión, fecha de aprobación y número de páginas del documento (Página 1 de X), adicionalmente, para los oficios y comunicaciones externas se incluirá información de la entidad (dirección, conmutador o PBX, página Web), tal como se muestra a continuación:
Nota. Para el contenido del pie de página se usa letra tipo Arial Narrow 9, para la paginación y codificación tipo 8
3.3 Formatos para la elaboración y presentación de los documentos del sistema integrado de gestión
institucional.
3.3.1 Manuales y/o Plan
MANUAL Y/O PLAN
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
1. INDICE O CONTENIDO
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. DEFINICIONES
5. NORMATIVIDAD
6. DESARROLLO DEL MANUAL
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
ELABORÓ:
Nombre: Cargo: Firma:
REVISÓ:
Nombre: Cargo: Firma:
APROBÓ:
Nombre: Cargo: Firma:
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 7 de 18
3.3.2 Procedimiento
PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
4. NORMATIVIDAD:
5. FLUJOGRAMA
6. DESARROLLO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE/
REGISTRO OBSERVACIONES
Descripción de cómo va a realizar la tarea.
Cargo responsable o funcionario designado de la
tarea.
Especificaciones adicionales
7. ANEXOS
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
ELABORÓ: Nombre: Cargo: Firma:
REVISÓ: Nombre: Cargo: Firma:
APROBÓ: Nombre: Cargo: Firma:
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 8 de 18
PROCEDIMIENTO
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 9 de 18
3.3.3 Guía
GUIA
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
1. OBJETIVO:
2. DEFINICIONES:
3. DESARROLLO
4. REGISTROS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
5. CONTROL DE CAMBIOS
6.
3.3.4 Instructivo
INSTRUCTIVO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
1. OBJETIVO:
2. DEFINICIONES:
3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
ELABORÓ: Nombre: Cargo: Firma:
REVISÓ: Nombre: Cargo: Firma:
APROBÓ: Nombre: Cargo: Firma:
FECHA CAMBIO VERSIÓN
ELABORÓ: Nombre: Cargo: Firma:
REVISÓ: Nombre: Cargo: Firma:
APROBÓ: Nombre: Cargo: Firma:
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 10 de 18
3.3.5 Caracterización de proceso
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
PAGINA:
PROCESO: TIPO DE PROCESO LIDER DE PROCESO:
Proveedor PHVA Salida/Producto Cliente Controles
BASE LEGAL HUMANOSTECNOLOGICO (Software, Hadware,
virtuales e información)FISICOS
Entrada/ Insumo
Aprobo:Revisó:
CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró:
Fecha
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
OBJETIVO: ALCANCE:
Descripción del Cambio
RECURSOS
INDICADORES RIESGOS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
RELACIONADOSREQUISITOS MECI
REQUISITOS NORMAS
NTCGP1000- ISO 9001
REQUISITOS QUE CUMPLE EL PROCESO
Descripcion de la Actividad Cargo del Responsable
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 11 de 18
Instrucciones para el diligenciamiento del formato de caracterización de procesos. Proceso: Aquí se incluye el nombre del proceso identificado en el mapa de procesos de la entidad.
Tipo de proceso: Hace referencia a la clasificación de los procesos estratégico, misional, apoyo, control y
evaluación.
Líder de Proceso: Corresponde al cargo que tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la
planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento de un proceso de la entidad.
Objetivo del proceso: El objetivo corresponde a lo que pretende lograr el proceso, éste debe ser claro,
preciso, medible y debe estar relacionado con el producto.
Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las
actividades, áreas y/o servicios que cubre.
Proveedor: Corresponde a quien entrega insumos al proceso, pueden ser otros procesos del sistema de
gestión, entidades, roles específicos dentro de la organización o entidades externas (Ministerio de Defensa,
entes de control, etc.)
Entradas/Insumos: Todo lo que se requiere como materia prima para ser transformada en producto final,
incluye también información
PHVA: Se debe identificar considerando el ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P,H,V,A) para cada una
de las actividades del proceso.
Actividades: en esta casilla se incluyen las actividades que describen el proceso, las cuales se redactan y
ordenan considerando el ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P,H,V,A).
Responsables: Cuando la actividad deba ser ejecutada por un cargo determinado, se debe colocar el
nombre de dicho cargo, en los demás casos se incluye el enunciado “funcionario designado”
Salidas: estas incluyen los productos y/o servicios intermedios y/o finales, como resultado de la operación del
proceso.
Clientes, los clientes se constituyen en los otros procesos, entidades, roles o empresas que reciben los
productos y/o servicios que arroja la operación del proceso.
Requisitos que cumple el proceso:
Recursos: en esta casilla se incluyen los recursos físicos, humanos y tecnológicos requeridos por el proceso.
Registros. en esta casilla se incluyen los registros que soportan y evidencian las actividades realizadas.
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 12 de 18
Mecanismos de control y Seguimiento – Informes, esta columna tiene cinco (5) subcolumnas, de izquierda
a derecha la primera contiene:
El tipo de requerimiento (requisito legal, norma interna, requisitos de los órganos de control, etc.),
La segunda incluye nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, etc.),
La tercera y la cuarta dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y autorización
respectivamente.
La quinta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención documental de la
Dependencia.
Indicadores, en esta casilla se describen los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, relacionados
con el proceso, indicando nombre del indicador, meta, frecuencia, tipo de indicador y responsable.
Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:
Fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación del documento modificado,
Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento que fue
objeto del cambio o de la modificación,
Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (02, 03…),
Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean
responsables de la elaboración, revisión y aprobación del proceso.
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 13 de 18
3.4 Elaboración de Formatos del SIGI (Excel y Word)
Para la elaboración de los formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional se deben considerar los
siguientes aspectos:
a. Analizar si la información que se va registrar se pueden estandarizar, es decir que se requieran los mismos datos.
b. Que la información solicitada requiera una secuencia especifica
c. Que la información que se requiera registrar en el formato sea diligenciada por los funcionarios de la entidad
d. Definir los campos necesarios para que la información registrada proporcione evidencia de la realización de una
actividad o tarea, de manera coherente y eficiente.
Estos documentos constan de tres (3) partes a saber:
El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos, procedimientos y guías,
es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta, siguiendo los lineamientos definidos en
este guía y procedimiento de control de registros, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros
formatos definida por el usuario, debe incluir:
Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean
responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los formatos previstos para su conversión en registros.
Número de páginas del formato.
3.5 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN SIGI
La codificación de los procesos, tiene la finalidad de identificar y controlar los documentos que se desprenden de
ellos, tales como los procedimientos, instructivos, guías, actas y formatos especialmente. Esta codificación será
asignada únicamente por el líder del proceso de Gestión Integral y Mejora Continua.
Los códigos de los documentos que sean eliminados no podrán ser utilizados nuevamente.
En las siguientes numerales se aprecian los códigos que se aplican a cada uno de los documentos referenciados en esta guía, especialmente del Manual de la Calidad, Caracterizaciones de Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 14 de 18
3.5.1 Identificación de los procesos y tipos de documentos
Para identificar los documentos del sistema integrado de gestión institucional es necesario conocer la codificación
de los procesos y de la documentación, así:
TIPO PROCESO PROCESO SIGLA
ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE
GESTION INTEGRAL Y MEJORA CONTINUA
MC
MISIONALES
ALIMENTOS Y BEBIDAS AB
ALOJAMIENTO AL
EVENTOS EV
RECREACIÓN Y DEPORTES RD
APOYO
GESTION DE MERCADEO Y VENTAS GM
GESTIÓN LOISTICA ADMINISTRATIVA
LA
GESTIÓN DE TICS TG
GESTIÓN FINANCIERA GF
GESTION DOCUMENTAL GD
GESTION JURIDICA GJ
GESTION DE TALENTO HUMANO TH
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO
GI
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD GS
CONTROL Y EVALUACIÓN GESTION DE EVALUACIÓN Y
CONTROL EC
TIPO DE DOCUMENTO SIGLA
CARACTERIZACIÓN C
MANUAL M
PLAN Q
PROCEDIMIENTO P
GUIA G
INSTRUCTIVO I
FORMATO F
NORMA PERMANENTE NP
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 15 de 18
3.5.2 Codificación documentos del SIGI
El código de los documentos está compuesto por cinco (5) caracteres: los dos (2) primeros son letras mayúsculas
que identifican el proceso, seguidos de un guion; el tercer carácter en letra mayúscula identifican el tipo de
documento; el cuarto y quinto carácter corresponden dos (2) números que indican el consecutivo del total de
documentos de un proceso
Ejemplos:
Codificación de Caracterizaciones de Procesos
Codificación de Manuales
Codificación de Plan
D
E C 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
DE-C01
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
CARACTERIZACION DE
PROCESO
G
A M 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
GA-M01
GESTIÓN LOGISTICA
ADMINISTRATIVA
MANUAL DE
CONTRATACIÓN
T
H Q 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
TH-Q01
GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO
PLAN DE BIENESTAR
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 16 de 18
Codificación de procedimientos
Codificación de Guías
Las Guías contienen directrices y pautas para orientar la acción.
Codificación de instructivos
Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea.
G
I P 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
GI-P01
GESTIÓN INTEGRAL Y
NEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
A
L G 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
AL-G01
ALOJAMIENTO
GUIA ARREGLO
HABITACIONES
A
B I 0 1
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
AB-I01
ALIMENTO Y BEBIDAS
INSTRUCTIVO
RECOLECCIÓN MUESTRAS
TESTIGOS
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 17 de 18
3.5.3 Codificación formatos del SIGI
El código de los documentos está compuesto por seis (7) caracteres: los dos (2) primeros son letras mayúsculas
que identifican el proceso, seguidos de un guion; el tercer carácter en letra mayúscula y consecutivo identifica la
codificación de la documentación; el cuarto corresponde a la letra F que identifica los formatos; el cuarto y quinto
carácter corresponden dos (2) números que indican el consecutivo que inicia en el 01 para el primer formato y así
sucesivamente para los demás que pertenezcan al mismo documento
Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número consecutivo que
corresponda.
Cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento, por lo que su código es:
4. REGISTROS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato para Caracterización de Proceso Plantilla de Procedimiento Plantilla para Guía Plantilla para Instructivo
A
B I 0 1
PROCESO
CODIGO DOCUMENTO
CONSECUTIVO
CÓDIGO
AB-I01-F01
ALIMENTO Y BEBIDAS
INSTRUCTIVO
RECOLECCIÓN MUESTRAS
TESTIGOS
F
0
1
FORMATO
FORMATO TOMA DE
MUESTRAS
GUIA
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO:MC-G01
VERSIÓN: 6
FECHA: 2014/12/01
“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 18 de 18
5. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
2014/12/10 Se cambió la codificación, se incluyeron las
plantillas de la documentación de los procesos y
se especificó el paso a paso para la asignación
de la nueva codificación.
6
ELABORÓ: Nombre: Erika Janeth Perez Rodríguez Cargo: Técnico Para Apoyo Seguridad y Defensa Firma:
REVISÓ: Nombre: Cr (RA) Juan Vicente Blanco Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación Firma:
APROBÓ: Nombre: Cr (FAC) Hersay Bejarano Gómez Cargo: Director General Firma:
top related