guÍa para compra avanzada · la finalidad de la compra avanzada es disminuir el tiempo del proceso...
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SISTEMA SAZ ALL-IN-ONE
ADMINISTRA TUS
ZAPATERÍAS INTEGRANDO
TODAS LA ÁREAS DE TÚ
NEGOCIO A TRAVÉS DE
SAZ ALL IN ONE
GUÍA PARA COMPRA AVANZADA
MANUAL DE USUARIO SISTEMA SAZ ALL-
IN-ONE
Sistemas en Secuencia – Sistema SAZ all-in-one Página 1
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................................... 2
OPERACIÓN DEL SISTEMA.................................................................................................................................................................. 3
PASOS PARA REALIZAR LA COMPRA AVANZADA ............................................................................................................... 3
1. DAR DE ALTA UN ESTILO ................................................................................................................................................. 3
2. ACTIVACIÓN Y VALIDACIÓN DE ESTILOS ................................................................................................................. 4
3. DEFINIR EL MANUAL DE CURVAS INICIALES ......................................................................................................... 5
4. DEFINICIÓN DE PRODUCTOS BÁSICOS Y RESURTIBLES .................................................................................... 7
5. ASIGNACIÓN DE CURVAS A MODELOS BÁSICOS.................................................................................................... 8
6. GENERAR PEDIDO INICIAL ........................................................................................................................................... 11
APROBAR PEDIDO.................................................................................................................................................................. 14
MODIFICAR PEDIDO .............................................................................................................................................................. 15
IMPRIMIR ETIQUETAS ......................................................................................................................................................... 17
PEDIDOS ................................................................................................................................................................................ 18
DESGLOSE ............................................................................................................................................................................. 19
ETIQUETAS ........................................................................................................................................................................... 20
DOCUMENTOS ..................................................................................................................................................................... 21
LIBERAR PEDIDO ................................................................................................................................................................... 22
7. ESCANEO DE PRODUCTOS RECIBIDOS ......................................................................................................................... 26
8. INGRESO DE FACTURA DE COMPRA BASADA EN PEDIDO VALIDADO Y ESCANEADO ....................... 31
9. TRASPASO DE FACTURA ................................................................................................................................................ 38
10. RELACIÓN DE VIAJE..................................................................................................................................................... 42
11. VALIDAR TRASPASO.................................................................................................................................................... 46
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INTRODUCCIÓN
ZAS ALL-IN-ONE es un sistema de administración de zapaterías que integra las áreas de tu negocio
a través de internet. El sistema cuenta con control integral de inventarios por marcas, estilos,
tallas, colores, etc. Traspasos entre sucursales, Control de asistencia, Reportes estadísticos,
Compras, Punto de venta amigable y eficiente, Ventas por catálogo y créditos.
Este manual explicará los procedimientos básicos en la operación del almacén.
1. Dar de alta un estilo.
2. Activación y validación de estilos.
3. Definir el manual de curvas iniciales.
4. Definición de productos básicos y resurtibles.
5. Asignación de curvas a modelos básicos.
6. Generar pedidos iniciales.
7. Escaneo de productos recibidos.
8. Ingreso de factura de compra basada en pedido validado y escaneado.
9. Distribución de mercancías recibidas mediante hoja de viaje.
10. Recepción y validación de mercancías distribuidas en tiendas.
11. Validación y cierre de hoja de viaje en almacén origen.
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OPERACIÓN DEL SISTEMA
La finalidad de la COMPRA AVANZADA es disminuir el tiempo del proceso de compra para varias
tiendas. Para cumplir este objetivo se debe hacer compras para 2 o más tiendas. A continuación se
muestran los pasos que debe seguir para realizar una compra avanzada:
PASOS PARA REALIZAR LA COMPRA AVANZADA
1. DAR DE ALTA UN ESTILO
Los estilos se dan de alta en el módulo ABC ESTILOS; ingrese los datos requeridos y dé clic en el
botón GUARDAR ESTILO.
Nota: Para ver de forma detallada el procedimiento alta de estilos vea el manual DEPARTAMENTO
DE COMPRAS.
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2. ACTIVACIÓN Y VALIDACIÓN DE ESTILOS
Entre en la ruta ABC ESTILOS, luego seleccione la pestaña REPORTES DE ESTILOS opción ESTILOS
PENDIENTES DE ACTIVACIÓN.
Nota: Este paso es opcional ya que en el panel de control existe una opción en la cual todos sus
estilos pueden nacer activados.
Para activar un estilo el primer paso es llenar los filtros de acuerdo que deseamos activar,
seleccione la opción NUEVOS y dé clic en el botón MOSTRAR, seguidamente se desglosa una lista
de los estilos nuevos y pendientes por activar, allí seleccione el estilo y dé clic en el botón
ACTIVAR. El sistema muestra un cuadro donde le pide su nombre de usuario y contraseña, ingrese
ambos datos y dé clic en ACEPTAR.
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3. DEFINIR EL MANUAL DE CURVAS INICIALES
Para definir la curva de un estilo entre en la ruta que a continuación se muestra:
ALMACÉN- PEDIDOS A PROVEEDOR-DEFINIR CURVAS
En la pestaña CATÁLOGO DE CURVAS seleccione la línea/corrida, el tipo de curva (en este caso
seleccione la opción TODOS) y dé clic en el botón MOSTRAR CURVA.
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Luego entre en la pestaña ALTA MANUAL DE CURVAS, escriba el nombre de la nueva curva,
ingrese la cantidad deseada de cada talla y por último dé clic en GUARDAR NUEVA CURVA.
Los tipos de curva se pueden utilizar de la siguiente manera:
INICIAL: Se utiliza cuando es nuevo estilo.
MEDIO: Tiendas con ventas regulares.
MÁXIMO: Tiendas con mayores ventas.
Si desea visualizar la curva que agregó cámbiese a la pestaña CATÁLOGO DE CURVAS, seleccione
el tipo de curva y pulse el botón MOSTRAR CURVA.
Nota: Cada tipo de curva muestra por separado las curvas inicial, medio o máximo. Si selecciona
todas, el sistema le mostrará el contenido de los tres tipos.
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4. DEFINICIÓN DE PRODUCTOS BÁSICOS Y RESURTIBLES
Entre en la ruta ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR Y MODELOS RESURTIBLES.
Nota: Definir un estilo como básico es opcional ya que en el Panel de Control existe una opción en
la cual se configuran los estilos para que nacer como básicos.
El primer paso para definir un estilo como básico es llenar los filtros de acuerdo con el estilo que
buscamos o activando la opción TODOS, luego dé clic en el botón BUSCAR.
Nota: Debe asegurarse de que la opción SOLO BÁSICOS esté desactivada, de no hacerlo el sistema
le mostrará los estilos que ya fueron asignados como básicos.
Seleccione el estilo que desee cambiar, palomee y dé clic en el botón ACTUALIZAR.
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5. ASIGNACIÓN DE CURVAS A MODELOS BÁSICOS
Siga la ruta que a continuación se muestra para asignar las curvas a los modelos básicos.
Una vez que acceda a la ventana ASIGNAR CURVAS siga los pasos que se mencionan a
continuación:
1. Seleccione la línea y la corrida, los demás filtros son opcionales, los puede llenar o
seleccionar la opción TODOS.
2. Dé clic en el botón BUSCAR.
3. Elija el estilo al cual le asignará la curva, selecciónelo dando doble clic (para ver que el
estilo está seleccionado los datos del mismo deben estar de color azul).
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4. Enseguida se mostrarán las curvas disponibles, seleccione la que desee asignar dando
doble clic sobre la fila de la curva deseada.
5. Seleccione la tienda a la cual asignará la curva y dé clic en el botón ACTUALIZAR CURVAS.
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DETALLE DE CURVAS ASIGNADAS: Esta pestaña le permite ver a detalle las curvas asignadas al
estilo seleccionado, para ver los detalles dé doble clic sobre el estilo y de forma automática se
desglosa la información de las curvas que se le asignaron por tienda.
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6. GENERAR PEDIDO INICIAL
Entre en la ruta ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR/NUEVO PEDIDO:
Para realizar un pedido siga los pasos que se describen a continuación:
1. Seleccione el proveedor.
2. Seleccione el rango de fechas de llegada (fecha en que desea llegue el pedido), mínima
(fecha mínima en que podría recibir el pedido) y máxima (fecha máxima en la que podría
recibir el pedido).
3. Ingrese el número de orden de compra, este datos es opcional, en caso de que no ingrese
una el sistema le genera una de forma automática; llene las opciones transporte, convenio e
instrucciones especiales en caso de que usted tenga alguna instrucción especial para el
pedido.
4. Seleccione la tienda, recuerde que en el caso de la compra avanzada se debe realizar para 2
o más tiendas.
5. Seleccione el tipo de pedido (en este caso se debe seleccionar el pedido inicial):
Pedido Libre (pedido generado sin curvas, se puede pedir la cantidad que se desee), Pedido
Inicial (pedido que será generado con la curva inicial, asignada a esa tienda), Resurtido (se hace
el pedido de acuerdo a las existencias y faltantes de la curva asignada a la tienda).
6. En la pestaña SELECCIÓN DE ESTILOS ingrese los datos del estilo y dé clic en AGREGAR.
Nota: El sistema agrega de forma automática la curva que se asignó al estilo en los pasos
anteriores.
7. Dé clic en GUARDAR, para que quede registrado el nuevo pedido.
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Una vez que completó los datos del pedido y dio clic en GUARDAR, de forma automática se genera
un recibo del mismo y éste será enviado al proveedor; para ello ingrese el correo y pulse el botón
ENVIAR POR EMAIL, por último si desea puede imprimir la orden pulsando el ícono de impresión.
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APROBAR PEDIDO
Para aprobar un pedido, siga la ruta mostrada a continuación:
Luego verá la siguiente pantalla donde podrá aprobar los pedidos. Como primer paso debe llenar
los filtros de proveedor y tienda, o bien activar la opción TODOS. Luego seleccione el rango de
fechas, el estatus de pedido, el tipo de fecha y dé clic en BUSCAR.
A continuación se mostrará la información de acuerdo a los filtros seleccionados, allí ubique el
folio del pedido que realizó y palomee el cuadro de la columna AUTORIZAR.
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El siguiente paso será cambiar el estatus del pedido para que quede aprobado. Una vez que
seleccione el pedido dé doble clic sobre el número de folio, inmediatamente se activarán las
opciones Nueva fecha de entrega, Nueva fecha mínima, Nueva fecha máxima, Nuevo estatus. Si
usted desea modificar las fechas del pedido ingrese la nueva fecha según corresponda. En la
opción Nuevo estatus elija la opción APROBADO.
TIPOS DE ESTATUS
APROBADO: El pedido es aprobado y puede iniciar la compra.
CANCELADO: El pedido se cancela.
TERMINADO: Este estatus se asigna cuando el surtido del pedido llega de forma parcial o
falta mercancía y ésta nunca llegó, entonces se pone como pedido terminado para ya no
poder recibirlo y que el sistema no lo muestre como pedido pendiente de surtir.
Para finalizar de clic en el botón MODIFICAR LOTE.
MODIFICAR PEDIDO
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Esta pestaña le permite agregar estilos o exportar el contenido del pedido. Si quiere agregar un
estilo al pedido pulse el botón AGREGAR ESTILOS, ingrese los datos del mismo, la tienda y pulse
BUSCAR; enseguida se desglosa la corrida del estilo, ahí ingrese la cantidad por talla o active la
opción llenar curva (ésta se activa si el estilo tiene curva asignada), por último dé clic en
AGREGAR. Si desea exportar la información dé clic derecho sobre los estilos y pulse EXPORTAR.
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IMPRIMIR ETIQUETAS
Esta opción nos permite ver el estatus en que se encuentra el pedido e imprimir las etiquetas del
mismo, para entrar hágalo desde ALMACÉN/PEDIDOS A PROVEEDOR/STATUS DE PEDIDO.
El primer paso para desglosar la información es ingresar el proveedor y la tienda, estos datos son
opcionales, si lo desea puede activar la opción TODOS; luego ingrese el rango de fechas, tipo de
fecha (Alta, Llegada, Máxima, Mínima) y el status de pedido.
A continuación se describen los TIPOS DE PEDIDOS que se utilizan:
COLOCADO: El pedido ya se realizó pero aún no está aprobado.
APROBADO: El pedido ya fue aprobado.
CANCELADO: El pedido fue cancelado.
SURTIDO PARCIAL: El pedido se surtirá en partes.
COMPLETO: El pedido ya fue surtido en su totalidad.
TERMINADO: Este estatus se asigna a los pedidos que son terminados antes de ser
surtidos en su totalidad, puede que sólo te llegue una parte del pedido y el restante tenga
tiempo sin llegar entonces decides terminar el pedido.
SURTIDO EXTRA: Es cuando el pedido llega con más productos de los que se pidieron,
pero deseas comprarlos.
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TODOS: Muestra todos los pedidos anteriormente mencionados.
PEDIDOS
Un vez que se ingresaron los datos de búsqueda, dé clic en el botón BUSCAR, éste desglosa la
información de acuerdo a los filtros que seleccionó.
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DESGLOSE
Seleccione el pedido deseado y dé clic en el botón MOSTRAR PEDIDOS SELECCIONADOS, éste
desglosa de forma detallada los estilos del pedido como se muestra en la imagen que sigue.
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ETIQUETAS
El siguiente paso es la impresión de etiquetas, para ello entre en la pestaña ETIQUETAS,
seleccione la tienda o active la opción TODAS LAS TIENDAS, elija el tamaño de la etiqueta, si lo
desea elija la opción INCLUIR PRECIO (si desea incluir el precio en la etiqueta, de lo contrario sólo
deje la opción desactivada) y dé clic en el botón GENERAR ETIQUETAS.
Para finalizar imprima las etiquetas pulsando el ícono de impresión. Para que este paso se haga de
forma correcta usted deberá tener configurada su impresora de etiquetas.
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DOCUMENTOS
Esta pestaña le muestra la orden de compra del pedido. Para ver el documento dé doble clic sobre
la ubicación del archivo. Si desea puede mandar el archivo por Email, sólo debe ingresar el correo
y dar clic en el botón ENVIAR POR EMAIL.
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LIBERAR PEDIDO
Para liberar un pedido entre en la opción CONTROL DE PEDIDOS, ingrese la información de
búsqueda, seleccione en ESTATUS DE PEDIDO la opción APROBADO y pulse el botón BUSCAR.
Seguidamente seleccione el pedido que desea liberar y dé clic en LIBERAR PEDIDO.
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Luego se muestra la pantalla de liberar pedido, búsquelo (para ello seleccione el proveedor o
active la opción TODOS, seleccione el rango de fechas, el tipo de fecha, el estatus del pedido) y dé
clic en el botón BUSCAR.
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Seguidamente dé doble clic sobre el folio del pedido, esta acción lo traslada a la pantalla LIBERAR
PEDIDOS POR TIENDA, seleccione nuevamente los pedidos, el nuevo estatus LIBERADO (en esta
pantalla puede liberar o cancelar el pedido) y dé clic en ACTUALIZAR PEDIDOS SELECCIONADOS.
Nota: Este paso se realiza para que el estatus LIBERADO se actualice y pueda generar la etiqueta
de liberación.
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Una vez que se liberó el pedido se imprime la etiqueta de liberación, para ello entre en la pestaña
ETIQUETA DE LIBERACIÓN y pulse el ícono de impresión.
Nota: Esta etiqueta es importante para realizar el siguiente paso, de no tenerla el sistema no le
permite seguir con el proceso.
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7. ESCANEO DE PRODUCTOS RECIBIDOS
El siguiente paso para continuar con la compra avanzada es la toma de
lectura, este procedimiento se realiza en la ruta ALMACÉN/TOMA DE
LECTURA.
A continuación se describen los pasos para realizar la toma de lectura:
1. Ingrese el código de liberación que se generó en el paso anterior; para ello ponga el cursor
sobre el espacio en blanco, tome la lectura de la etiqueta de liberación con el lector de
código de barras y dé clic en BUSCAR, luego seleccione la tienda para mostrar el contenido
del pedido.
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2. Luego se hace la toma de lectura de las etiquetas. Posicione el cursor sobre el espacio en
blanco para escanear los códigos de los artículos con el lector de código de barras.
Nota: En automático las cantidades se van descontando del pedido hasta quedar en cero.
En caso de existir error, en la pestaña CÓDIGOS NO LOCALIZADOS O SOBRANTES se mostrarán los
códigos erróneos y deberá realizar la lectura nuevamente.
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Este paso también se puede hacer importando un archivo de texto que contenga los códigos del
pedido realizado, sólo debe dar clic en el botón , luego seleccionar el
archivo y dar clic en abrir.
Nota: Para que el archivo se importe correctamente los códigos deben estar acomodados por talla
como está organizado en el pedido y no debe existir ningún espacio entre ellos, como se muestra
en la siguiente imagen.
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3. Dé clic en el botón PRE GUARDAR, este botón muestra un mensaje que le indica si hay
errores en la lectura para que pueda corregirlos o si ya puede guardar la lectura.
4. Una vez que sus códigos sean correctos finalice la lectura, para ello dé clic en el botón
GUARDAR.
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Luego se genera la etiqueta de lectura que se muestra en la parte inferior de la pantalla,
imprímala. La etiqueta de lectura será pegada en la orden de compra que veremos más
adelante.
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8. INGRESO DE FACTURA DE COMPRA BASADA EN PEDIDO VALIDADO Y ESCANEADO
La ruta ALMACÉN/COMPRA AVANZADA, le muestra el acceso a la ventana REGISTRO DE
FACTURA Y RECEPCIÓN DE MERCANCÍA.
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Una vez que se encuentra en la ventana REGISTRO DE FACTURA Y RECEPCIÓN DE MERCANCÍA,
ingrese la RAZÓN SOCIAL perteneciente al proveedor (ésta le genera la TASA DE IVA de forma
automática, si desea cambiarla sólo ingrese la cantidad nueva), luego ingrese las OBSERVACIONES
ADICIONALES si son requeridas, el NO. FACTURA (número de pedido), FECHA DE LA FACTURA,
USUARIO Y CONTRASEÑA, dé clic en el botón VALIDAR, espere a que el sistema le muestre el
mensaje “Ahora ingrese su código de escaneo “y dé clic en OK.
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Como se mencionó en el mensaje, se ingresa el CÓDIGO DE ESCANEO; para ello posicione su
cursor en el espacio en blanco y tome la lectura con el lector de código de barras de la ETIQUETA
DE LECTURA generada en el paso anterior, de forma automática el sistema le arrojará la
descripción del pedido.
Si existe un descuento en % o $, o incluye flete; ingrese las cantidades y dé clic en CALCULAR, éste
monto se agregará al total del pedido.
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Dé clic en la pestaña PARES RECIBIDOS para ver el desglose del mismo, una vez que revise que la
información está correcta, dé clic en GUARDAR, espere a que se muestre el mensaje “Se realizó la
compra correctamente” y dé clic en OK.
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Lo siguiente es imprimir el TICKET DE COMPRA; dé clic en la pestaña TICKET para hacerlo, para
ello pulse el ícono de impresión.
Nota: En el ticket de compra se pegarán las etiquetas LIBERACIÓN DE PEDIDO, ETIQUETA DE
LECTURA Y ETIQUETA DE RECEPCIÓN.
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Seguidamente entre en la pestaña ETIQUETA DE RECEPCIÓN para imprimir la misma, para ello
pulse el ícono de impresión, también puede exportarla a los formatos Excel, Word y PDF.
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A continuación se muestra el TICKET DE COMPRA AVANZADA con sus etiquetas
correspondientes.
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9. TRASPASO DE FACTURA
Entre en la ruta ALMACÉN/ RELACIÓN DE FACTURAS /TRASPASO DESDE FACTURA.
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Está ruta nos muestra la ventana REPARTIR _ FACTURA. Siguiendo con el proceso de la compra
avanzada aquí se reparte la mercancía del pedido, para ello ingrese el proveedor, seleccione el
tipo de fecha (fecha de documento o fecha de llegada), seleccione el rango de fechas (del-al) y el
número de la factura.
Dé clic en MOSTRAR para visualizar el reporte del pedido.
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La pestaña SURTIDO ORIGINAL muestra el surtido original de la compra.
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La pestaña TRASPASO muestra el traslado de la tienda origen (donde se cargó la compra) a la
tienda destino (tienda que recibirá la mercancía). Para generar el traspaso dé clic en el botón
TRASPASAR (en este momento la existencia pasa a estado libre, esperando que la tienda destino la
reciba).
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10. RELACIÓN DE VIAJE
Siga la ruta que se muestra a continuación para generar la hoja de viaje:
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Seleccione la tienda de la cual se enviará la mercancía, active la opción AGRUPAR POR TRASPASO
(esta opción le permite agrupar la mercancía por folio de traspaso, usted decide la cantidad de
mercancía que se irá en la hoja de viaje), seleccione el traspaso que desea mandar a la tienda
destino y dé clic en el botón AGREGAR SELECCIONADOS.
Luego se mostrará el reporte general del traspaso seleccionado, dé clic en GUARDAR TRASLADO.
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Seguidamente entre en la pestaña DETALLE TRASLADO que genera la hoja de viaje, para
imprimirla pulse el ícono de impresión y si desea exportarla pulse el ícono de guardar (a formato
Excel, Word o PDF).
Nota: Esta hoja se manda con la mercancía a la tienda destino, debe ser firmada y sellada por la
persona a cargo de cedis, el chofer y la persona encargada de recibir la mercancía en la tienda
destino.
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En la pestaña REIMPRESIÓN DE HOJA DE VIAJE se obtiene un reporte de las hojas de viaje
generadas por fechas. Para buscar la información sólo ingrese el rango de fechas deseadas y dé clic
en el botón BUSCAR.
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11. VALIDAR TRASPASO
Para validar los traspasos de mercancía debe entrar al
módulo EXISTENCIAS - pestaña VALIDAR HOJA DE VIAJE.
NOTA IMPORTANTE: La validación de traspaso se realiza en la tienda destino donde se recibe la
mercancía.
El primer paso es buscar el traslado que desea recibir, para ello seleccione el rango de fechas, el
estatus del traspaso (Pendientes o Todos) y dé clic en el botón BUSCAR.
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Seguidamente dé doble clic sobre el pedido, inmediatamente se mostrará la información del
traspaso.
Si desea ver de forma detallada el contenido del pedido, entre a la pestaña DETALLE TRASLADO.
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Luego dé clic en el botón VALIDAR Y CARGAR A MI TIENDA, éste nos enviará el mensaje “Esta
seguro de validar el traslado”, confírmelo dando clic en el botón YES.
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Finalmente se genera el ticket de validación de traslado. Para imprimirlo o exportarlo (a formato
Excel, Word o PDF) pulse el ícono de impresión o de guardar, según sea el caso.
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