guÍa de trabajo transitorio en casa...
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GUÍA DE TRABAJO TRANSITORIO EN CASA BIBLORED
(EN EL MARCO DE ACUERDO TEMPORAL,
TRANSITORIO Y EXTRAORDINARIO DE TRABAJO EN CASA PARA LA PREVENCIÓN DE
CONTAGIO Y PROPAGACIÓN DEL COVID 19)
DOCUMENTO
Gestión TIC
2020
TABLA DE CONTENIDO
Pág. OBJETIVO.......................................................................................................... 4
ALCANCE .......................................................................................................... 4
1. ¿QUÉ ES EL TRABAJO EN CASA? ........................................................ 5
2. ASPECTOS NECESARIOS PARA REALIZAR TRABAJO EN CASA ...... 5
3. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO ...................................... 6
3.1. Área de trabajo con equipo de cómputo .................................................. 6
4. CONEXIÓN VPN ...................................................................................... 7
4.1. TIPOS DE CONEXIÓN ............................................................................ 7
4.1.1 Conexión desde equipo de escritorio ........................................................ 7
4.1.2. Conexión desde dispositivo móvil .......................................................... 12
5. CONEXIÓN RDP .................................................................................... 16
5.1. TIPOS DE CONEXIÓN ........................................................................... 16
5.1.1. EQUIPO DE ESCRITORIO .................................................................... 16
5.1.2. DISPOSITIVO MOVIL ............................................................................ 18
Red Distrital de Bibliotecas Públicas BIBLORED
GESTIÓN TIC
VERSIÓN 1.0
Fecha Aprobación 12/03/2020
TRABAJO EN CASA BIBLORED CÓDIGO: DCTB01
ELABORÓ/MODIFICÓ REVISÓ APROBÓ Original COPIAS O MODIFICACIONES
A ESTÉ DOCUMENTO DEBEN SER SOLICITADAS
AL GRUPO DE GESTIÓN TIC
NOMBRE CARGO ÁREA Fecha Elaboró/Modificó: dd/mm/aaaa
NOMBRE CARGO ÁREA Fecha revisión: dd/mm/aaaa
NOMBRE CARGO ÁREA Fecha revisión: dd/mm/aaaa
TABLA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN ELABORÓ
1.0 12/03/2020 Elaboración del documento Catherine Bolaños Cristian Martínez
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TRABAJO EN CASA BIBLORED OBJETIVO Este documento pretende establecer conceptos básicos y lineamientos generales en la aplicación del modelo de TRABAJO EN CASA por parte de los funcionarios que laboran para la Red de Bibliotecas Públicas-BIBLORED. ALCANCE El documento se encuentra dirigido a los funcionarios que son objeto del modelo de TRABAJO EN CASA.
CONDICIONES EXCEPCIONALES DEL ALCANCE
1. Fundalectura no realizará revisión previa de los lugares de trabajo en casa,
dada la transitoriedad, grado de novedad inminente de necesidad prioritaria
del caso y excepcionalidad de la medida ocasionada por la Pandemia del
Covid-19. Por tanto, cada trabajador, en atención y cumplimiento de la
circular emitida por la ARL y socializada mediante capacitación virtual por el
Área de SST, deberá cumplir sus instrucciones y garantizar el adecuado
espacio y herramientas de trabajo, para su trabajo transitorio en casa.
2. Entre el Jefe directo y Trabajador se acordará los términos del temporal,
transitorio y extraordinario de trabajo en casa para la prevención de contagio
y propagación del Covid 19, mediante el formato diseñado por el Área jurídica
de Biblored.
3. El Trabajador diligenciará el formato de auto reporte de condiciones de
trabajo en casa que dispondrá el Área de SST.
4. El Área de SST efectuará revisiones aleatorias de forma virtual, a los lugares
de trabajo de los Colaboradores de la Red, de acuerdo a su capacidad de
carga laboral.
5. Fundalectura, conforme la causa de fuerza mayor origen de la medida
temporal, transitorio y extraordinario de trabajo en casa para la prevención
de contagio y propagación del Covid 19, no suministrará equipo alguno ni
conexiones inalámbricas esto deberá correr por cuenta y riesgo directo del
Trabajador; El Área de Gestión Tic, sólo garantizará el acceso por VPN para
que el TRABAJADOR EN CASA pueda desarrollar su labor de manera
remota, conforme la GUÍA DE TRABAJO TRANSITORIO EN CASA DE
BIBLORED. Nota: El trabajador que no cuente con equipo o conexión
inalámbrica (Internet), deberá informarlo en el acuerdo suscrito y relacionado
en el numeral 2 del presente.
6. El Área de SST notificará a la ARL el acuerdo transitorio de TRABAJO
OCASIONAL EN CASA y relacionará a todos aquellos colaboradores que
opten por esta modalidad, para su cobertura en casa.
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7. El Trabajador deberá disponer de un celular o teléfono local, y equipo
computador, portátil o de escritorio.
8. En caso de accidente laboral o presencia de sintomatología relacionada al
COVID 19 o gripe normal, o afectación de salud alguna, se deberá informar
vía correo electrónico al Área de SST (saludocupacional@biblored.gov.co)
9. El trabajador y Fundalectura se responsabilizan de mantenerse informados
de todas las recomendaciones, directivas, resoluciones y/o decretos que se
expidan en torno a la Pandemia del Covid 19, para su cumplimiento y
acatamiento., por lo que la medida transitoria se mantendrá conforme la
evolución del país y en específico de la ciudad capital, respecto la fuerza
mayor.
10. El trabajo ocasional en casa, podrá aleatoriamente combinarse con trabajo
físico en el lugar habitual de trabajo (Bibliotecas) según organización y
acuerdo del numeral 2.
1. ¿QUÉ ES EL TRABAJO EN CASA? Para desarrollar TRABAJO EN CASA se debe contar con herramientas tecnológicas tales como el computador, conexión a internet, puesto de trabajo ergonómico, iluminación, herramientas de comunicación, aplicaciones y software especializado. 2. ASPECTOS NECESARIOS PARA REALIZAR TRABAJO EN CASA Es importante que el personal aprobado para realizar TRABAJO EN CASA cuente como mínimo con las siguientes soluciones tecnológicas:
Necesidad Herramienta Descripción
Conectividad Redes Fijas
/Redes móviles
Para la realización del TRABAJO EN
CASA es indispensable la conexión
de manera permanente.
Infraestructura
Informática
Computador Fijo
/Portátil
/Tableta
y Teléfono móvil
Dependiendo de su labor, el
colaborador deberá contar con su
equipo de trabajo fijo o móvil.
Aplicaciones Telefonía El funcionario contará con la
disposición de su número celular, al
cual se desviarán las llamadas de su
extensión. Adicional de contar con
aplicaciones de video conferencia
como Skype para tener contacto con
BibloRed de ser necesario.
Escritorio Compartido Como la información y herramientas
para desarrollar la labor de los
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funcionarios se encuentra en los
equipos dispuestos en las sedes, se
generaran VPN’s que les permitan la
conexión al escritorio compartido.
Manejo de Agendas Reuniones, compromisos, citas y
demás eventos para los funcionarios
serán manejadas a través de Google
Calendar.
Registro de trabajo El registro estará a cargo del área de
Gestión TIC.
Seguridad Seguridad de la
información sensible
de BibloRed
Teniendo presente que como funcionario de BibloRed se debe contar con los principios de lealtad, honradez, responsabilidad y transparencia. Y valores tales como honestidad, compromiso y diligencia. Toda información que se comparta, sustraiga o corrompa desde el equipo que el funcionario disponga para TRABAJO EN CASA será responsabilidad suya y por tanto cualquier acción legal recaerá en el mismo.
De su parte BibloRed asegura la conexión por VPN SSL con el fin de establecer una conexión segura de equipos externo hacia los servicios de TI de BibloRed.
3. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO Para ejercer TRABAJO EN CASA como funcionario de BibloRed, usted deberá:
Contar con la capacidad de poder separar la vida profesional de la vida
familiar, esto implica manejar horarios dedicados al trabajo, recuerde que a
pesar que se encuentre en casa deberá discriminar sus horarios laborales de los
personales y evitar que otras actividades interfieran en sus tareas.
Contar con un espacio adecuado para poder realizar TRABAJO EN CASA.
Para evidenciar que efectivamente cuenta con un espacio adecuado para ejercer TRABAJO EN CASA se debe comprobar:
3.1. Área de trabajo con equipo de cómputo La utilización habitual y prolongada de equipos con pantallas puede ocasionar trastornos visuales y oculares, fatiga mental, molestias o dolor en la espalda,
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cuello y manos. La mayoría de las veces esos trastornos tienen como causa la forma en la que se utilizan esos equipos, más que los equipos en sí mismos. Como funcionario que ejerce TRABAJO EN CASA usted debe tener en cuenta:
1. Optar por una postura ergonómica adecuada, tal y modo se indica a
continuación:
2. Asegurar que existe suficiente espacio de trabajo para el equipo de cómputo,
monitor, teclado, mouse y documentos.
3. Asegurar una buena iluminación.
4. Ubicar la mesa y el monitor de tal manera que se eviten los reflejos.
5. El monitor siempre debe estar limpio.
6. Se debe contar con espacio suficiente delante del teclado para descansar las
manos cuando no se usando.
7. Elegir los colores de modo que sea confortables a la vista, evitar letras rojas
sobre fondos azules o viceversa.
8. Realizar pausas activas tanto para la vista como para la postura.
9. Evitar el ruido excesivo recomendable de 55dB a 70dB.
10. El área de trabajo debe contar con buena ventilación.
4. CONEXIÓN VPN La conexión por VPN le permitirá conectarse a su equipo de trabajo directamente, de modo tal que pueda acceder a sus archivos, trabajar sobre éstos, su correo electrónico, y demás herramientas que tenga instaladas, sin necesidad de extraer ningún archivo en USB o cualquier otro medio externo, además de contar con las herramientas administrativas (Microsoft Office, Novasoft, Adobe Suite, navegación, etc.).
4.1. TIPOS DE CONEXIÓN
4.1.1 Conexión desde equipo de escritorio
La conexión por VPN puede realizarse desde un equipo con sistema operativo Windows y MacOS, descargando la aplicación Forticlient de la URL https://www.forticlient.com/downloads,
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Instalación:
Al ejecutar la instalación se iniciará la descarga de elementos necesarios para el
funcionamiento de la aplicación:
Marque la opción Sí, he leído y acepto en la parte inferior de la ventana y
haga clic en Siguiente.
Haga clic en Instalar y luego Siguiente en todas las ventanas que aparezcan,
manteniendo las opciones por defecto.
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Al terminar la instalación mostrará la siguiente ventana. Haga clic en Finalizar:
Al finalizar la instalación, se generará el siguiente acceso directo en el escritorio
del equipo o en las aplicaciones de iOS
De igual manera se generará el acceso en el menú de Inicio en equipos
Windows:
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Configuración:
Una vez finalizada la instalación ejecute la aplicación. Aparecerá inicialmente un
mensaje de aceptación de uso de la aplicación. Marque la casilla y haga clic en
I accept
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Haga clic en Configure VPN
En la siguiente ventana brinde la siguiente configuración. Mantenga las demás
opciones por defecto y haga clic en Save para guardar la configuración.
- Connection Name: VPN BIBLORED
- Remote Gateway: 201.244.104.26
- Customize port: Habilitarlo y modificar el número por 10443
- Do not Warn Invalid Server Certificate: Habilitar la casilla
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Al finalizar la configuración, la ventana deberá aparecer como se muestra a
continuación:
Ingrese el usuario y contraseña entregados para habilitar la conexión.
Al estar conectado, aparecerá la ventana con la información de la conexión.
Haga clic en Disconnect para cerrar la conexión al terminar sus actividades.
4.1.2. Conexión desde dispositivo móvil
La conexión desde móvil se puede realizar desde Android y OSx con la siguiente configuración. NOTA: Se recomienda evitar el uso de la conexión por móvil y realizar la conexión desde un equipo de escritorio, ya que por los tamaños de la ventana dificulta el uso del escritorio remoto, pero se habilita por emergencia.
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Acceda a la App store de iOS o Google Play de Android, e instale la
aplicación FortiClient VPN. Asegúrese que el fabricante sea Fortinet, como
se ve en las imágenes, para garantizar el uso de la aplicación correcta.
Se generará el siguiente acceso en su dispositivo móvil:
Al abrir la aplicación, solicitará crear la VPN. Brinde la siguiente información
y haga clic en Create para crear la conexión:
- Input the VPN Name: VPN BIBLORED
- VPN TYPE: Seleccione SSL VPN
Al finalizar mostrará la configuración, que deberá modificarse con la siguiente
información. Los demás datos se deben mantener por defecto:
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- Server: 201.244.104.26
- Port: 10443
- Username: El usuario entregado a cada funcionario para la conexión
Vuelva a la pantalla anterior, y aparecerá la VPN creada. Oprima Connect
para iniciar sesión e ingrese la contraseña entregada cuando la solicite.
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En la siguiente ventana se mostrará la conexión creada
Por último, para el dispositivo móvil, aparte del Forticlient, se debe instalar la
aplicación RD Client de Microsoft, la cual se encuentra en la tienda de Google
Play para Android y App Store para iOS. Asegúrese que el fabricante
Microsoft aparezca, para garantizar que es la aplicación correcta.
Se generará el siguiente acceso en su dispositivo móvil:
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5. CONEXIÓN RDP La conexión se realizará por la aplicación de Escritorio remoto (RDP) tanto en el equipo de escritorio como el móvil 5.1. TIPOS DE CONEXIÓN 5.1.1. EQUIPO DE ESCRITORIO
En los programas del equipo, busque la aplicación Conexión a escritorio
remoto
Al abrir la aplicación, ingrese la dirección IP entregada seguida de :5995
como se muestra en la imagen. Ejemplo: 192.168.41.99:5995
Solicitará el usuario de su equipo y la contraseña. Debe ingresarla con el
dominio, como se muestra a continuación. Ejemplo:
VBARCO\profesionalprocesos
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En caso de aparecer la ventana de alerta de la identidad del equipo, haga
clic en Si para continuar con la conexión.
Por último, estará conectado en su equipo y podrá trabajar directamente
sobre él normalmente.
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Para cerrar la conexión, en la parte superior del escritorio remoto aparecerá
una barra azul, y haga clic en el botón X. Por último, cierre la conexión de la
VPN.
5.1.2. DISPOSITIVO MOVIL
Acceda a la aplicación de Escritorio remoto instalada.
Al abrirla, la aplicación no tiene ninguna conexión configurada, por lo cual se
deberá oprimir el + de la esquina superior derecha y oprimir Desktop.
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Haga clic en ADD MANUALY para agregar manualmente la conexión.
En el espacio Host name or IP address ingrese la dirección IP de su equipo
y oprima SAVE en la esquina superior derecha. Mantenga las demás
opciones por defecto.
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En la ventana siguiente aparecerá la conexión creada, oprímala.
Oprima Connect en la siguiente ventana, confirmando que la IP corresponda
a la asignada.
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Solicitará el usuario de su equipo y la contraseña. Debe ingresarla con el
dominio, como se muestra a continuación. Ejemplo:
VBARCO\profesionalprocesos y oprima CONNECT
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Por último, estará conectado en su equipo y podrá trabajar directamente
sobre él. La pantalla de su equipo se ajustará al ancho de la pantalla
En la parte superior de la conexión aparece el botón de teclado, y el botón
del menú de la aplicación.
Para cerrar la conexión, abra el menú de la aplicación. En el panel derecho
aparecerá la conexión existente. Oprima la X que aparece en la esquina
izquierda. Por último, cierre la conexión de la VPN.
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