gestión de operaciones
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1 GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
Gestión de OperacionesGestión de Operaciones
CEMA – MADE
Semana 8
Administración de Proyectos en Operaciones
2 - GESTION DE OPERACIONES –
ObjetivosObjetivos
• Identificar los factores de éxito de la administración de proyectos
• Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administración de proyectos
• Representar graficamente una red de actividades• Identificar la secuencia de actividades críticas de
un proyecto• Determinar el programa apropiado para que el
proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo
3 - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones PreliminaresDefiniciones Preliminares
• PROYECTOPROYECTO:
es un esfuerzo temporario,
llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
temporario: principio y fin definidos
único: definido específicamente
4 - GESTION DE OPERACIONES –
Ejemplos de proyectosEjemplos de proyectos
• Adquisición de una empresa
• Desarrollo de nuevos productos
• Planificación de nuevas localizaciones
• Ejecución de auditorías
• Campañas publicitarias
• Administración de una campaña de ayuda en desastres
• Certificación de calidad
• Alianza estratégica
5 - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones PreliminaresDefiniciones Preliminares
• ADMINISTRACION DE PROYECTOSADMINISTRACION DE PROYECTOSPROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
técnicas;
aplicadas a las actividades a realizar,
para satisfacer los requerimientos del
Proyecto
6 - GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones PreliminaresDefiniciones Preliminares
• STAKEHOLDERSTAKEHOLDER
– personas u
– organizaciones
– activamente comprometidas en el
proyecto o
– cuyos intereses puedan ser afectados
como resultado de la ejecución o
finalización del Proyecto
7 - GESTION DE OPERACIONES –
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de Proyectos
8 - GESTION DE OPERACIONES –
Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
Preliminar
Aprobación
FASE I
Concepción
Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de Proyectos
9 - GESTION DE OPERACIONES –
Plan de Recursos
Personal
Materiales
Equipos
Fondos
Plan General
Alcance
Tiempos
Costos
Especificaciones
Riesgos
FASE II
Desarrollo
Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de Proyectos
10 - GESTION DE OPERACIONES –
Organización
Comunicación
Liderazgo del Proyecto
Motivación
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Acción Correctiva
FASE III
Implementación
Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de Proyectos
11 - GESTION DE OPERACIONES –
•Negociar desactivación
•Reducción progresiva
equipos proyecto
•Evaluación Final
•Lecciones aprendidas
FASE IV
Cierre
Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de Proyectos
12 - GESTION DE OPERACIONES –
Recursos del ProyectoRecursos del Proyecto
Personas
Información y Tecnología
Equi
pos
Materiales
Fondos
Edific
ios
y
Terr
enos
13 - GESTION DE OPERACIONES –
Recursos
Tie
mpo
s Costos
Resultados / Tecnología
Fuente: Harold Kezner
14 - GESTION DE OPERACIONES –
Factores críticos en la Administración de ProyectosFactores críticos en la Administración de Proyectos
Sistemade
Administración Equipo
de Proyecto
Gerentede Proyecto
15 - GESTION DE OPERACIONES –
El Gerente de Proyecto - ResponsabilidadesEl Gerente de Proyecto - Responsabilidades
• Responsabilidades– integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
áreas de la organización
– para alcanzar los objetivos del proyecto
– definir la metodología de trabajo
– proveer recursos
– asegurar contrataciones adecuadas
– evaluar progresos
– establecer medidas correctivas
Gerentede Proyecto
16 - GESTION DE OPERACIONES –
El Gerente de Proyecto - ResponsabilidadesEl Gerente de Proyecto - Responsabilidades
• Competencias– Liderazgo– Comunicación– Coordinación– Motivación– Negociación– Capacitación
Gerentede Proyecto
17 - GESTION DE OPERACIONES –
Equipo de ProyectoEquipo de Proyecto
• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
• representan generalmente áreas funcionales u organizaciones
• desempeñan roles específicos
• su número suele variar durante el avance del proyecto
• al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones
Equipode Proyecto
18 - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de ProyectosSistema
de Administración
Sistema de Información
Estructura Organizacional
19 - GESTION DE OPERACIONES –
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Personal afectado a Proyectos
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de ProyectosSistema
de Administración
20 - GESTION DE OPERACIONES –
DirectorEjecutivo
ProjectManager
ProjectManager
ProjectManager
Coordinaciónde Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Personal afectado a Proyectos
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de ProyectosSistema
de Administración
21 - GESTION DE OPERACIONES –
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinación
del Proyecto A
ORGANIZACION MIXTA
Personal afectado a Proyectos
Coordinación
Proyecto B
Estructura de Matriz
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de ProyectosSistema
de Administración
22 - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de Proyectos
• Sistema de Información– proporciona los medios para la planificación
integradora y el control del proyecto
– provee una base de información de• desempeño• el uso de recursos• los costos incurridos• interrelaciones• tiempos y costos proyectados para la terminación
del proyecto
Sistemade
Administración
23 - GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de ProyectosSistema de Administración de Proyectos
Condiciones que destacan su importancia
• Esfuerzo de magnitud
• Necesidad de coordinación
• Incorporación de conocimientos y competencias
• Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
• Independencia de las áreas funcionales
• Importancia crucial del éxito del Proyecto
Sistemade
Administración
24 - GESTION DE OPERACIONES –
Métodos de Planificación de RedMétodos de Planificación de Red
• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí
• que pueden representarse por un diagrama de red
• formado por nodos y arcos que representan las relaciones
25 - GESTION DE OPERACIONES –
PERT (Program Evaluation and Review Technique)PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• Creada en la década del 50
• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU
• Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
26 - GESTION DE OPERACIONES –
CPM (Critical Path Method)CPM (Critical Path Method)
• Creada en la década del 50
• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont
• para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades
27 - GESTION DE OPERACIONES –
• Identifican y organizan las actividades• Proporcionan una base de discusión• Permite estimar el tiempo de finalización de los
proyectos y sus interrelaciones• Se ponen de relieve actividades que pueden
retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades
• Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
Ventajas de los métodosVentajas de los métodos
28 - GESTION DE OPERACIONES –
Pasos en la Administración de ProyectosPasos en la Administración de Proyectos
1.1. descripción del proyectodescripción del proyecto
2.2. elaboración del diagrama de redelaboración del diagrama de red
3.3. estimación del tiempo de terminaciónestimación del tiempo de terminación
4.4. monitoreo de los progresos del proyectomonitoreo de los progresos del proyecto
29 - GESTION DE OPERACIONES –
1.- Descripción del Proyecto1.- Descripción del Proyecto
• Punto final: producto / servicio
• Descripción de todos los aspectos que lo componen
• Actividades y relaciones de precedencia
– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
– Precedencia: secuencia de actividades
30 - GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red2.- Elaboración del diagrama de red
• Red de actividades en arcos (AOA)– Actividades = arcos
– Nodos = eventos
1
2
3 4
S
T
U
S y T deberán completarseantes de que se inicie U
31 - GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red2.- Elaboración del diagrama de red
• Red de actividades en nodos (AON)– Enfoque orientado a actividades
S
T
US y T deberán completarseantes de que se inicie U
32 - GESTION DE OPERACIONES –
Traslado de HospitalTraslado de Hospital
Actividad Descripción PredecesorA Seleccionar personal administrativo y médicoB Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismoC Seleccionar el equipo AD Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitivaE Llevar los servicios públicos al predio BF Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad AG Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo CH Construir el hospital DI Desarrollar un sistema de información AJ Instalar el equipo E,G,H,K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J
33 - GESTION DE OPERACIONES –
Actividad en los nodosActividad en los nodos
12 C 2214 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
34 - GESTION DE OPERACIONES –
Red AON para el proyecto del HospitalRed AON para el proyecto del Hospital
I15
A F K12 10 6
C GINICIO 10 35 FIN
B D H9 10 40
E J24 4
35 - GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminaciónEstimación de tiempos de terminación
• Fecha temprana de comienzo Ftc– es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la
precede en forma inmediata
– cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos
• Fecha temprana de finalización Ftf– es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE
– Ftf = Ftc + dE
36 - GESTION DE OPERACIONES –
Nodos – Fechas tempranasNodos – Fechas tempranas
12 C 2214 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
Fecha tempranade comienzoFtc
Fecha tempranade finalizaciónFtf
37 - GESTION DE OPERACIONES –
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 K12 10 6
C GINICIO 10 35 FIN
B D H9 10 40
E J24 4
Rutas A-I , A - FRutas A-I , A - F
38 - GESTION DE OPERACIONES –
Ruta A – C – G Ruta A – C – G
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 K12 10 6
12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN
B D H9 10 40
E J24 4
39 - GESTION DE OPERACIONES –
Rutas B – D – H , B – E - J Rutas B – D – H , B – E - J
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 K12 10 6
12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 J24 4
40 - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo JLlegada al nodo J
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 K12 10 6
12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 59 J24 4
41 - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo KLlegada al nodo K
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 63 K 6912 10 6
12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 59 J 6324 4
42 - GESTION DE OPERACIONES –
12 I 2715
0 A 12 12 F 22 63 K 6912 10 6
12 C 22 22 G 57INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 59 J 6324 4
Camino CríticoCamino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y : secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo final, que requiere más tiempo
43 - GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminaciónEstimación de tiempos de terminación
• Fecha Tardía de Finalización FTF– es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue
en la secuencia en forma inmediata.
– Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
• Fecha Tardía de Comienzo FTC– es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración
esperada de la tarea
– FTC = FTF – dE
44 - GESTION DE OPERACIONES –
Representación completa del nodoRepresentación completa del nodo
12 C 2214 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
Fecha tempranade comienzoFtc
Fecha tempranade finalizaciónFtf
Fecha Tardía de ComienzoFTC
Fecha Tardíade Finalización FTF
45 - GESTION DE OPERACIONES –
12 I 2748 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 6912 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 59 J 6324 59 4 63
46 - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo ALlegada al nodo A
12 I 2748 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 692 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 599 10 40
9 E 33 59 J 6324 59 4 63
47 - GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo BLlegada al nodo B
12 I 2748 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 692 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 590 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 6335 24 59 59 4 63
48 - GESTION DE OPERACIONES –
Traslado HospitalTraslado Hospital
Id Nombre de tarea Duración
1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días
2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días
3 Seleccionar el equipo 10 días
4 Preparar planos y distribución 10 días
5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días
6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días
7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días
8 Construir el hospital 40 días
9 Desarrollar un sistema de información 15 días
10 Instalar el equipo 4 días
11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días
30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01septiembre octubre noviembre diciembre enero
49 - GESTION DE OPERACIONES –
HolguraHolgura
• La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto
• Se puede calcular de dos modos
– H = FTF – Ftf
– H = FTC - Ftc
50 - GESTION DE OPERACIONES –
Cálculo de HolgurasCálculo de Holguras
Nodo Duración Ftc FTC HolguraA 12 0 2 2B 9 0 0 0C 10 12 14 2D 10 9 9 0E 24 9 35 26F 10 12 53 41G 35 22 24 2H 40 19 19 0I 15 12 48 36J 4 59 59 0K 6 63 63 0
51 - GESTION DE OPERACIONES –
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Supuestos– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo Duración Ftc FTC HolguraC 10 16 14 -2G 35 26 24 -2J 4 61 59 -2K 6 65 63 -2D 10 10 9 -1H 40 20 19 -1E 24 10 35 25I 15 16 48 32F 10 16 53 37
52 - GESTION DE OPERACIONES –
• Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H
• Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
5 0 - G E S T I O N D E O P E R A C I O N E S –
4 .4 . -- M o n i t o r e o d e l o s a v a n c e s d e l P r o y e c t o M o n i t o r e o d e l o s a v a n c e s d e l P r o y e c t o
• S u p u e s t o s
– D u r a c i ó n r e a l d e A 1 6 e n v e z d e 1 2 ( 4 s e m + )
– D u r a c i ó n r e a l d e B 1 0 e n v e z d e 9 ( 1 s e m + )
N o d o D u r a c i ó n F t c F T C H o l g u r aC 1 0 1 6 1 4 - 2G 3 5 2 6 2 4 - 2J 4 6 1 5 9 - 2
K 6 6 5 6 3 - 2D 1 0 1 0 9 - 1H 4 0 2 0 1 9 - 1E 2 4 1 0 3 5 2 5I 1 5 1 6 4 8 3 2
F 1 0 1 6 5 3 3 7
53 - GESTION DE OPERACIONES –
Estimaciones probabilísticas de TiempoEstimaciones probabilísticas de TiempoIntroducción de factores de incertidumbreIntroducción de factores de incertidumbre
1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien
2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea
54 - GESTION DE OPERACIONES –
Distribución de probabilidadesDistribución de probabilidades
• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta
a m b
media
55 - GESTION DE OPERACIONES –
SupuestosSupuestos
• Es posible estimar con precisión a,m, y b.
• Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades
• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas
56 - GESTION DE OPERACIONES –
CálculoCálculo
• La media se calcula ponderando
• La varianza para cada actividad
64 bma
te
)6
(2
2 ab
57 - GESTION DE OPERACIONES –
Análisis de probabilidadesAnálisis de probabilidadesActividades variables independientesActividades variables independientes
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto– Te=Σ tiempos en la ruta crítica
• Varianza en la ruta
• Probabilidad de terminación en una fecha determinada
)6
(2
2 ab Σ(Varianzas en la ruta crítica)
2
TeTz
Tabla distribuciónNormal
58 - GESTION DE OPERACIONES –
Consideraciones sobre costosConsideraciones sobre costos
• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana
– Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI
59 - GESTION DE OPERACIONES –
Relaciones entre costos y tiempo Relaciones entre costos y tiempo
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
05 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal
Cost
o d
irect
o (
peso
s)
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo Normal
Costo de reducirel tiempo dos semanas
60 - GESTION DE OPERACIONES –
Programa de costo mínimoPrograma de costo mínimo
• Se determina el camino crítico
• Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de
costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos
61 - GESTION DE OPERACIONES –
Software de proyectosSoftware de proyectos
• Capacidades– Diagramas Gantt– Diagramas PERT/CPM– Informes de estado– Informes de rastreo– Múltiples proyectos
• Productos– Primavera– Microsoft Project– Scitor
62 - GESTION DE OPERACIONES –
ConclusionesConclusiones
• Solamente mediante la administración de Proyectos
• se puede garantizar
– la coordinación de diferentes actividades
– la disponibilidad oportuna de los recursos
– lograr los resultados del Proyecto
• en los tiempos programados
• a los costos presupuestados
– y la satisfacción de los clientes del Proyecto
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