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Gestión eficaz del Tiempo

Alfredo Bastida CaroAlfredo Bastida Caro

La duración de 1 minuto depende del lado de la puerta del baño en

la que estemos.

¿Cómo manejas tu

tiempo?tiempo?

EGT_G_010

¿Eres saltón?¿Eres saltón?

� Te gusta tener muchos asuntos entremanos� Trabajar en varias tareas al mismotiempo� Saltar de una cosa a otra� Saltar de una cosa a otra� Nunca terminar ninguna____________________________

• Disminuye un momento la velocidad• Elimina distracciones• Divide proyectos en mini-tareas• Estructura tu jornada de trabajo

¿Eres ultra¿Eres ultra--perfeccionista?perfeccionista?

� crees que todo lo puedes hacer mejory provoca que se retrasen los proyectos�No estás nunca satisfecho con losresultados______________________________________________________

• Céntrate en lo básico• Identifica prioridades• Si temes hacer un trabajo menos que perfecto imagínate lo que podría ocurrir ¿es tan terrible? ¿podrías manejar la situación?

¿Eres alérgico a los detalles?¿Eres alérgico a los detalles?

� Prefieres formular planes a llevarlos ala práctica�Cuando comienza el proyecto no tegusta su seguimiento______________________________________________________

• Anota las ideas• Plantea el seguimiento al crear el proyecto,apóyate en alguna persona• Recordatorios en lugares visibles

¿Eres un poco desidioso?¿Eres un poco desidioso?

� Lo dejas todo para última hora� Necesitas presión exterior paraterminar la tarea___________________________

• Toma conciencia de cuanto tiempo necesitas• Toma conciencia de cuanto tiempo necesitaspara completar la tarea• Fija mini-metas para sentir satisfacción porel trabajo• Adelanta las fechas tope•Consulta tu lista maestra de cosas por hacer

ES MÁS FACIL SER

ORGANIZADOORGANIZADOQUE RECORDAR

COSAS

PPlanificaciónlanificación

Matriz

del 67

89

10

IMP

OR

TAN

TE

Muy Importante

Poco Urgente

Muy Importante

Muy Urgente

12

del

Tiempo

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

12

34

5

IMP

OR

TAN

TE

URGENTE

Poco Importante

Muy Urgente

Poco Importante

Poco Urgente

34

Con respecto a la importancia ¿?

• ¿Qué repercusión tiene el asunto en la cuenta

de resultados? ¿Qué repercusión tiene ante

los socios?

• ¿Que opinión tendría tu jefe al respecto?

• ¿Te pagan por atender ese asunto?

• …

Con respecto a la urgencia ¿?

Y si no lo hago hoy ¿qué pasaría?

NADANADA

Pues entonces no es URGENTE

“GettingThingsDone”

David Allen

PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

• Captura todo en tus bandejas de entrada (mail, libretas, bandeja, contestador,…).

¡SÁCALO DE TU MEMORIA¡SÁCALO DE TU MEMORIAA CORTO PLAZO!

• Ten el mínimo de bandejas• Vacíalas periódicamente.

¿Dejarías que alguien

llegara llegara y te robara tu dinero?

¿Qué o quién nos roba el tiempo?

10 LADRONES DEL TIEMPO LADRONES DEL TIEMPO Impuestos

1.Interrupciones2.Esperar por respuestas3.Indefinición del trabajo a realizar4.Comunicaciones deficientes5.Trabajo excesivo5.Trabajo excesivo6.Cambio continuo de prioridades7.Prioridades en conflicto 8.Reuniones innecesarias. 9.Baja moral en la empresa.

10.Jefe desorganizado.

10 LADRONES DEL TIEMPO LADRONES DEL TIEMPO Auto-Impuestos

1.Incapacidad para delegar

2.Desorden personal

3.Falta de concentración

4.No saber escuchar

5.Falta de autodisciplina 5.Falta de autodisciplina

6.No tomar decisiones.

7.No completar las tareas ya iniciadas

8.Postergar frecuentemente las tareas

9.Fatiga

10.No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan

El entorno de trabajoLADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

Estrés de mesa

El entorno de trabajoMesa limpia de “cosas”

Solo documentos de la tarea en curso

Evita las notas (post it). Usa la agenda

LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

Bandeja de Entrada física

Papelera cerca

Sistema de organización de espacios y archivos

Temperatura adecuada

LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

El entorno de trabajo

El correo electrónico

LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

Programa momentos del día para leerlo

Organízalo con reglas por prioridad

Acuérdate de la papeleraAcuérdate de la papelera

Deja la bandeja de entrada a 0

El teléfono

LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

El teléfono sirve para …..

Establece un filtro de llamadas

Planifica y agrupa las llamadasPlanifica y agrupa las llamadas

Prepara las llamadas

Interrupciones

LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO

Los inoportunos: ¿TIENES UN MINUTO?

El jefe

Las visitas

• Que no entren.• Que no entren.• Que no se sienten.

• Que se vayan lo antes posible.• Da un plazo de tiempo de manera educada.• Mantén la atención.• No bromear.• Levántate y da por terminado.• No agradezcas la visita.

“Encarcela” a los LADRONES DEL TIEMPO“Encarcela” a los LADRONES DEL TIEMPO

Aprendiendo a decir NO

“lo bueno de

cumplir 40 años cumplir 40 años

es que aprendes

a decir NO sin

sentirte culpable

Groucho Marx

¿Cuántas vidas tenemos?

Solo Hay Una Vida

Vida PersonalVida Vida personal

Vida profesional

Vida PersonalVida profesional

PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

Antes de salir…

�Evaluar el cumplimiento de la programación.

�Examinar que no se pudo hacer y:

� - Analizar las causas por si se pueden corregir.corregir.

� - Programar para mañana si procede.

�Realizar la programación de mañana.

�Piensa como te gustaría pasar la noche.

Sobre todo NO pasear al “perrito”

LO VERDADERAMENTEURGENTE

ES OCUPARSE DE LO IMPORTANTEIMPORTANTE

Alfredo Bastida Caro

Gestor de soluciones en www.tiempod.es

Coach profesional www.fitnesscoaching.es

676 460 009

abastida@tiempod.es