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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANO DE FISCALIZACION SUPERIOR
Fecha de Rev.
Codificación:
14/01/10 MP-OFSG-02
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PD-OFSG-ED01 Rev. Copia: Pág.
2 00 1/18
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 29/01/2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DGPPCS
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
PD-OFSG-ED01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ORGANO DE FISCALIZACION SUPERIOR
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ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PD-OFSG-ED01 Rev. Copia: Pág.
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Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 29/01/2010
AUTORIZACIONES (F-OFSG-CD01)
REGISTRO DE CAMBIOS (F-OFSG-CD02)
FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBÓ
14/01/10 Nivel de revisión debió iniciar con “1” DG-RD
14/01/10 Hoja 2 Responsables del Staff de Calidad. DG-RD
14/01/10 Inclusión del Procedimiento de Acciones Preventivas código AP24. Modificación de código ACP, por AC
DG-RD
Fecha de emisión Elaboró Revisó Autorizó
29/01/2010
Staff de Calidad
C.P. Karla Celene Mosqueda Soto y
C.P. Yamile Teresita Betancourt Cabrera
Representante de la Dirección
Arq. Jorge Martín Amaya Rodríguez
Dirección General
C.P. Patricia Aguilar Gallardo
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CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
6. REFERENCIAS
7. ANEXOS
8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO
1.1 Tener documentada la manera correcta de cómo enlistar todas las actividades a seguir para
estructurar, desarrollar y mantener la documentación necesaria que asegure un Sistema
de Gestión de Calidad adaptado y eficaz a las necesidades especificas de la DGPPCS.
2. ALCANCE
2.1 Este procedimiento aplica para la elaboración y revisión de todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad y operativos de la DGPPCS.
3. RESPONSABILIDADES
3.1 Del Representante de la dirección
Es responsable del contenido de este procedimiento documentado y de asegurarse que sea implantado y vigente.
3.2 De otros miembros de la organización Es responsabilidad de todo el personal, que elabora, emite y revisa la documentación correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad, aplicar este procedimiento.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
4.1 Documento: información y su medio de soporte. Ejemplo: registro, especificaciones,
procedimiento documentado, informe, norma.
4.2 Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
4.3 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
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4.4 Formulario y/o formato: documento utilizado para registrar los datos requeridos por el
Sistema de Gestión de Calidad o por los procesos operativos. Nota: un formulario se
transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.
4.5 DGPPCS: Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento.
4.6 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Generalidades
El Sistema de Gestión de Calidad esta documentado formalmente y es accesible para su consulta por el personal que lo requiera.
5.1.1 Definiciones Para el propósito de este procedimiento, son aplicables los términos y definiciones dados en la norma ISO 9000:2005/NMX-CC-9000-IMNC-2005.
5.2 Documentación del Sistema Gestión de Calidad La estructura de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la DGPPCS es la siguiente:
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A: Especifica el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización
B: Especifica los procesos, procedimientos y recursos asociados que deben
aplicarse, quien debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un producto o
servicio.
D: Son documentos de trabajo detallados, para la realización de
tareas muy específicas.
E: Documentos que presentan resultados obtenidos por el
SGC y los procesos operativos.
(A)
MANUAL DE CALIDAD
(B)
PLAN DE CALIDAD
(C)
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD
(D)
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
(E)
REGISTROS DE CALIDAD
C: Describe de forma especifica cómo llevar a cabo una actividad o un proceso.
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5.3 ESTRUCTURA DE NUMERACIÓN PARA LA DOCUMENTACIÓN
La estructura de la numeración de la documentación base del SGC de la DGPPCS, esta formada de
la siguiente manera:
XXX- XX- XXXXX
En la elaboración de un Manual sólo se tomaran dos dígitos los
cuales corresponderán al número de manual. Para la demás
documentación, los dos (ó tres) primeros dígitos corresponden a las
iniciales del procedimiento al que pertenece el documento y las dos
últimas al número consecutivo.
Iníciales de la Organización: “OFSG” Órgano de Fiscalización
Superior del Estado de Guanajuato
Tipo de documento: El número de iníciales depende de las claves
asignadas a continuación.
“M” Manual
o “MGC” Manual de Calidad
o “MP” Manual de procedimientos
o “MIT” Manual de Instrucciones de trabajo
“PL” Plan
“PD” Procedimiento
“IT” Instrucción de Trabajo
“F” Formato
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Identificación de los tipos de documentos que formarán parte del SGC de la DGPPCS
Nº de Identificación Documento
M Manual
PL Plan de calidad
PD Procedimientos
IT Instrucción de trabajo
F Formato de sistema de gestión de
calidad
Identificación de iniciales de procedimientos del SGC para la asignación de claves en un tercer nivel.
Clave Procedimiento
ED Elaboración de documentos
CD Control de documentos
CR Control de los registros
RD Revisión por la dirección
CNC Control de producto no conforme
AI Auditorías internas
AC Acciones correctivas
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AP Acciones preventivas
5´S Ejecución y evaluación de 5´s
Identificación de iniciales de coordinaciones para claves de procedimientos en un 3er. nivel del Sistema de Gestión de Calidad.
Claves de procedimientos en base a la coordinación que pertenecen
Planeación y Programación PP
Control y Seguimiento CS
Ejemplo de codificación para el Procedimiento documentado: La identificación del Procedimiento PD-OFSG-PP01 significa que es el primer procedimiento de la Coordinación de Planeación y Programación perteneciente al Manual de Procedimientos, emitido por la DGPPCS.
PD- OFSG- PP01
Procedimiento Órgano de Fiscalización Superior del
Estado de Guanajuato
Número de procedimiento
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Ejemplo para las Instrucciones de Trabajo documentadas:
La identificación de esta Instrucción de Trabajo es IT-OFSG-PP01 lo cual significa que es la primer Instrucción de Trabajo perteneciente a la coordinación de Planeación y Programación, emitido por la DGPPCS: Ejemplo de formato del sistema de gestión de calidad documentado:
IT- OFSG- PP01
Instrucción de
Trabajo
Órgano de Fiscalización Superior del
Estado de Guanajuato
Número de Instrucción de
Trabajo
F- OFSG- CD01
Formato de
sistema de
gestión de
calidad
Órgano de Fiscalización Superior
del Estado de Guanajuato
CD Nombre del
procedimiento al que
pertenece y 01 número de
formato
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La identificación de este formato es F-OFSG-CD01 lo cual significa que es el primer formato perteneciente al procedimiento de control de documentos, emitido por la DGPPCS.
Nota: Para los formatos relacionados con los procedimientos operativos la codificación estará regida de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de los registros (PD-OFSG-CR03) y las Instrucciones de Trabajo que de este se derivan (IT-OFSG-CR01 e IT-OFSG- CR02).
5.4 Contenido y formato de la documentación
5.4.1 Manual de calidad
El manual de calidad debe incluir el alcance de todo el Sistema de Gestión de Calidad, los detalles
de cualquier exclusión y su justificación, la descripción de los procesos del sistema de gestión de
calidad con sus interacciones y la referencia a los procedimientos documentados.
El Manual de calidad de la DGPPCS debe contener lo siguiente:
5.4.1.1 Formato de encabezado de página, con logotipo del Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato
5.4.1.2 Titulo y código 5.4.1.3 Autorizaciones (F-OFSG-CD1) 5.4.1.4 Registro de cambios (F-OFSG-CD02)
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Título y código
Encabezado con logo
Autorizaciones
Registro de
cambios
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5.4.1.5 Tabla de contenido
La tabla de contenido del Manual de calidad debe incluir el número y título de cada sección y su
localización.
5.4.1.5.1 Introducción 5.4.1.5.2 Alcance y exclusiones 5.4.1.5.3 Sistema de Gestión de Calidad 5.4.1.5.4 Responsabilidad de la Dirección 5.4.1.5.5 Gestión de los Recursos 5.4.1.5.6 Realización del servicio 5.4.1.5.7 Medición, Análisis y mejora 5.4.1.5.8 Vocabulario 5.4.1.5.9 Anexos 5.4.1.5.10 Distribución de documentos (F-OFSG-CD04)
5.4.2 Procedimientos del sistema de gestión de calidad
Un procedimiento nos describe de forma precisa como llevar una actividad o proceso. Los
procedimientos documentados hacen referencia a instrucciones de trabajo que definan como se
desarrolla una actividad.
Los procedimientos documentados deben contener la información necesaria y cada uno de ellos una
identificación única.
5.4.2.1 Estructura y formato de procedimientos
Título Debe identificar claramente el procedimiento documentado
Autorizaciones (F-OFSG-CD01)
Registro de cambios (F-OFSG-CD02)
Tabla de contenido
Objetivo Definir el para qué del procedimiento
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Alcance Describir las áreas a las que va dirigido y las que no.
Responsabilidades La responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la organización, así
como sus interrelaciones asociadas con los procesos y las actividades descritas en el
procedimiento, deben estar identificadas.
Definiciones
Desarrollo del procedimiento Es la parte medular del procedimiento en la cual se establecen implícita o
explícitamente: A) Los debes de la norma correspondientes a la actividad tratada, B) El
“qué” se debe hacer, C) “Quién” las hace, y D) “Donde” se hacen.
Referencias
Anexos Agregar en este apartado los diagramas de flujo de los procedimientos de acuerdo a la simbología establecida en el Anexo A del apartado 7. Anexos del este procedimiento, así como los formatos a utilizar para dar evidencia de su cumplimiento. Cuando los formatos a utilizar se repitan en los procedimientos relacionados con un proceso, estos podrán anexarse al final del conjunto de procedimientos, en afán de no tener que incluirlos en cada procedimiento. Para ello en cada procedimiento se hará mención en este apartado sobre la excepción establecida. Este punto puede o no aplicar en nuestro procedimiento.
Distribución de documentos (F-OFSG-CD04)
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5.4.2.2 Título, control de autorizaciones y contenido del procedimiento
Encabezado obligatorio para
cada procedimiento
Título y clave del procedimiento
Registro de cambios
Autorizaciones
Pie de página obligatorio para
cada procedimiento
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5.4.3 Instrucciones de trabajo
Las instrucciones de Trabajo son derivados de procedimientos y contienen descripciones detalladas
para la realización de tareas. Las instrucciones de trabajo deben describir las actividades críticas.
Las instrucciones de trabajo deben contener el título y una identificación única.
5.4.4 Plan de calidad
El Plan de Calidad señala procesos, procedimientos, Instructivos de Trabajo y Registros para
verificar y controlar los procesos operativos de la Organización.
5.4.5 Registros
Los registros se derivarán de los procedimientos e instrucciones de trabajo; existen dos tipos de registro, los de Sistema de Gestión de Calidad y de Procedimientos operativos. El diseño de estos estará en función de lo descrito en los procedimientos e instrucciones de trabajo y deberán tener como mínimo el logotipo institucional y el código asignado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de registros (PD-OFSG-CR03).
6. REFERENCIAS
Este procedimiento está basado en la Sección 5.2 “Requisitos de la documentación” del Manual de
calidad de la DGPPCS y en la norma ISO 9001:2008 y su equivalente NMX-CC-9001-IMNC-2008.
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7. ANEXOS Anexo A. Símbolos para la Construcción de un Diagrama de Flujo
Símbolo Representa
Inicio / Fin
Punto de Decisión
Actividad
Conector a otra parte del
diagrama
Conector de salida a la
página siguiente
Conector de entrada de la
página anterior
Representa dirección del
flujo
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Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG Fecha: 29/01/2010
Representa la existencia de
documento(s) para
evidenciar actividades. Son
conocidos como Registros.
8. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (F-OFSG-CD04)
CLAVE DE LA
COPIA PERSONAL RESPONSABLE A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO
Controlada Departamento Nombre Firma Fecha
Original DGPPCS C.P. Patricia Aguilar Gallardo
1 Coordinación de Planeación y
Programación C.P. Edgar Díaz Navarro
2 Coordinación de Control y Seguimiento
Arq. Jorge Martín Amaya
Rodríguez
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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