existencia del archivo de gestiÓn.webapp.regionsanmartin.gob.pe/sisarch/noticias... ·...

1

Lic. Norman Berríos Silva

Director de Programa Sectorial I – DNDAAI

DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

TEMA: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DECONTROL DE DOCUMENTOS (PCD)

2

DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

1 ra. ParteCONCEPTOS OPERATIVOS

OBJETIVOS

1. Diferenciar el tipo y la serie documental2. Analizar las fases y momentos del ciclo

vital de los documentos.3. Identificar los archivos y establecer las

agrupaciones documentales.4. Determinar el valor de las series

documentales.5. Formular el Inventario, Tabla de Retención

y el Índice Alfabético de un PCD.

¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Información contenida en cualquiersoporte y tipo documental,producida, recibida y conservada porcualquier organización o persona enel ejercicio de sus competencias o enel desarrollo de su actividad” (CIA -2000)

SOPORTEDOCUMENTAL

Además de losarchivos en papelexisten los Archivosaudiovisuales,fotográficos, fílmicos,informáticos, orales ysonoros.

Medios en loscuales secontieneinformación,según losmaterialesempleados.

TIPO DOCUMENTAL

“ la unidad documentalproducida por un organismo enel desarrollo de unacompetencia concreta, reguladapor una norma deprocedimiento y cuyo formato,contenido informativo y soporteson homogéneos”

Diccionario de Terminología Archivística

¿CÓMO SE DENOMINA CADA UNA DE LASPARTES QUE FALTA EN ESTE ROMPECABEZAS?

CUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOSCUANDO ESTÁN TODAS LAS PIEZAS TENEMOSLA INFORMACIÓN COMPLETALA INFORMACIÓN COMPLETA

Es la parte menor indivisible de una seriedocumental, que puede ser simple ocompuesta.SIMPLE.- Formado por un tipodocumental cuyo contenido mantiene unaunidad de información: El oficio, la carta, elinforme, la solicitud, el memorando, recibo,etc.COMPUESTA.- Formado por dos o másdocumentos o tipos documentales que sesustentan, cuyo contenido mantienen unaunidad de información: El legajo de personal,el expediente, la historia clínica, etc.

UNIDAD DOCUMENTAL OPIEZA DOCUMENTAL

UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADESDE CONSERVACIÓN

LEGAJO

CAJA DEARCHIVO CD, DVD, USBCAPETA O FOLDER

DISCO DURO PAQUETE

VOLUMEN SOBRE 10

CUERPO

BALDA: 90 x40cm.

1 2

A

B

CD

E

EL ESTANTE

Fases delos

Archivos

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO PERIFERICO

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

A

G

N

SIA

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ESTRUCTURA DEL SIA

¨ Los documentos de este archivo permanecerán en élmientras se encuentren sin finalizar su trámite.

Archivo PeriféricoArchivo Periférico¨ Se constituyen por razones de conservación y uso de

los documentos.

Archivo CentralArchivo Central¨ Es la unidad responsable de los documentos cuya

consulta es esporádica.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

• MINISTERIO DETRABAJO

• OF. DE RR. HH.• Legajo de Personal

• MINISTERIO DECULTURA

•OF. DE RR. HH.•Legajo de Personal

RENIEC.- Reg. de nacimiento, Reg. de matrimonio, DNIUNMSM.- grado de bachiller, título profesional.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

•• PROCEDENCIAPROCEDENCIA

Cada documentodebe conservarseen el fondodocumental al quenaturalmentepertenece.

Los principios que rigen la organización de losfondos documentales:

••ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el ordeninterno de cada fondomanteniendo laestructura que tuvodurante el servicioactivo.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOSORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN SELECCIÓN

CONSERVACIÓN SERVICIO

16

ADMINISTRACION

ADMI/00

CONTROL INSTITUCIONAL

COIN/00

PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTOPLAP /00

ARCHIVO CENTRALARCE/00

IMAGEN INSTITUCIONAL

IMIN/00

TESORERIATESO/00

RECURSOSHUMANOS

CONTABILIDADCONT/00

FONDO DOCUMENTAL

SECCION OA.PRINCIPAL

SERIES

FUNCIONES

. .

DIRECCIÓN: conducir, gobernar la organización

LINEA: Ejecutar y realizar, materializar la razón porla cual existe la organización.

APOYO: Dan soporte a la institución en recursoshumanos y materiales, financieros y servicios.

ASESORÍA: Brindan consejo y orientación a laorganización.

CONTROL: Apoyar a la dirección en la evaluación ycontrol de acciones, metas y objetivos.

CONSULTIVAS: Participar opinando sobre temas deespecialidad.

19

DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

2da. ParteFORMACIÓN Y VALORACIÓN DE

LA SERIE DOCUMENTAL

La serie documental,es el conjunto dedocumentos que tienencaracterísticas comunes,el mismo asunto o elmismo tipodocumental y que porconsiguiente, sonarchivados, usados oeliminados comounidad.

Personal

Legajosde

Personal

PEREZJUAN

¿Qué es la serie¿Qué es la seriedocumental ?documental ?

MODELO DE CUADRO DECLASIFICACION

CONT/00 CONTABILIDAD01. Auxiliar Standard02. Libros Contables

01. Diario02. Mayor03. Caja Bancos

03. Balance01. General02. Comprobación y Estados

Presupuestarios03. Constructivo

04. Evaluación Física Financiera............ 21

La sección y las seriesLa sección y las seriesdocumentalesdocumentales

PERS/00 PERSONAL01. Cuadro de asignación de personal02. Presupuesto analítico de personal03. Legajos de personal04. Licencias

01. Con goce de haber02. Sin goce de haber

05. Planillas de pago (copia)06. Correspondencia

VALORACIÓN DOCUMENTAL

“la trascendencia como testimonio de laEntidad, la trascendencia de laactuación de la administración y latrascendencia de la sociedad en suconjunto, para cada dependencia.” 1

CONDE VILLAVERDE MARÍA LUISA

DETERMINACIÓN DE LOS VALORES

•Si reflejan los objetivos de la entidad productora:funciones sustantivas.• Si evidencian la relevancia económica y social de losfenómenos: crisis, bonanzas, conflictos sociales.• Si evidencian o testimonian el origen, desarrollo ydesaparición de las instituciones.• Para los documentos informativos:

- criterio de importancia o- muestras.

• Límite de años: mayor de 30 años (decreto ley 19414,ley de defensa, conservación e incremento del PDN).

.DOCUMENTOS DE VALOR TEMPORAL

•Por su contenido dejan deser imprescindibles y sintrascendencia.•Carecen de valor alcumplirse su finadministrativo, fiscal,contable, legal, y otros quelos originó. correspondencia

Los documentos de valor permanente

Los documentos de valor permanente, son aquellos quepor su contenido son imprescindibles, es testimonio yfuente de información para la investigación histórica y eldesarrollo cultural, social, económico, jurídico u otros, eintegran el patrimonio documental de la Nación.

§Interesa a la investigación y a la cultura.

§Se clasifica en documentos de valor:

- Evidencial o testimonial e

- informativos

DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE

N.B.S. 27

PLAZOS DE RETENCIÓNSon los tiempos establecidos encada nivel de archivo, según lanecesidad de uso administrativo deldocumento y su prescripción parala transferencia y/o eliminación delas series documentales de unaentidad.

A.G.

A.P.

A.C. A.I.

ARCHIVO

HISTÓRICO

28

DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLOARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO INTERMEDIIO

3ra. ParteFORMULACION DEL PCD

(R.J. Nº 173-86 /AGN–J)DIRECTIVA N° 004-86-AAGN-DGAI: NORMAS PARA LA FORMULACIÓNDEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS ARCHIVOSADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL.

PCD

INVENTARIO DE

SERIESDOCUMENTALES

TABLA GENERAL

DE RETENCIÓN DE

DOCUMENTOS

INDICE

ALFABETICO

DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICADOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICAPROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOSPROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

N.B.S. 30

EL PROGRAMA DE CONTROL DEDOCUMENTOS

PCD Herramienta de gestiónarchivística

Series documentalesde una institución

Valores Períodos deretención

Diferentes fases de archivo

esunase definen

se establecen

en las en las

N.B.S. 31

CED Resolución alta autoridad

Un representante de la AltaDirecciónPresidente El Asesor Legal

Jefes responsables de ladocumentación

Jefe o encargado delArchivo Central

Secretario

Conformado por

Aprobado

EL COMITÉ EVALUADOR DEDOCUMENTOS

El Comité Evaluador de Documentos(CED) debe ser designado por la más altaautoridad institucional y es el encargado deconducir el proceso de formulación delPCD.

A efecto, de acuerdo a la Directiva 004-86-AGN-DGAI, estará integrado por:

N.B.S. 33

INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALESPag. 1 de…………...págs

DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO

1. SECTOR 2. ENTIDAD 4. NOMBRES Y APELLIDOS

3. Unidad Orgánica: 5. Cargo: 6. Teléfono

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL7. Asunto Principal 8. Título de la Serie 9. Código de la Serie

10. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLAS DE CONTROL

(RESUMEN DEL CONTENIDO DE LA SERIE) TOTAL AÑOS DE RETENCIÓN11. Valor de 12. Período de Retención

la Serie A.G. A.P. O.A.A.

13. COM. EV. DE DOC. 14. Lugar y fecha 15. V° B° DEL A.G.N. - D.N.D.A.A.I.

Resp. De Alta Dirección Resp. Of. Asesoría Legal

Jefe Doc. Evaluada Jefe del O.A.A. Aprobado Lugar y fecha

N.B.S. 34

CODIGO TITULO DE LA SERIE VALOR DEDOCUMENTAL LA SERIE A.G. A.P. A.C. TOTAL AÑOS

DESARROLLO URBANO1 PLAN DE DESARROLLO URBANO P 2 28 302 ZONAS DE EXPANSION URBANA P 2 28 303 LICENCIAS03.01 CONSTRUCCIÓN P 2 28 3003.02 REMODELACIÓN P 2 28 3003.03 AMPLIACIÓN P 2 28 3003.04 DEMOLICION P 2 28 304 CONFORMIDAD DE OBRA P 2 28 305 ANUNCIOS T 2 9 116 ZONIFICACION T 2 9 117 NOTIFICACIONES T 2 9 118 MULTAS T 2 9 119 COMPATIBILIDAD DE USO T 2 9 1110 CERTIFICADOS10,01 HABITABILIDAD T 2 4 610,02 JURISDICCIÓN T 2 4 610,03 NUMERACIÓN P 2 28 3010,04 ALINEAMIENTO P 2 28 3010,05 ACONDICIONAMIENTO ACUSTICO P 2 28 3010,06 DE PARAMETROS P 2 28 3011 CORRESPONDENCIA T 2 4 6EDUCACION Y CULTURA (EDCU)1 PLAN DE ACTIVIDADES T 2 9 112 MUSEOS T 2 9 1102.01 INVESTIGACIONES P 2 28 3002.02 ESTADISTICAS T 2 4 6

PERIODOS DE RETENCIONOB SER VA C ION ES

N.B.S. 35

DIRECTIVA N° 004-86-AGN-DGAI

1. Titulo de la Serie Documental 2. Asunto Pricipal 3. Código

ÍNDICE ALFABÉTICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DEDOCUMENTOS

Pág. ……de ……..Págs

N.B.S. 36

MUCHASGRACIASberriosnorman1@hotmail.com

nberrios@agn.gob.pe

www.agn.gob.pe