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MEJORA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS PARA SU USO ESTADÍSTICO EN EL CÁLCULO DE

INDICADORES

HECRA: HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE REGISTROS ADIMINISTRATIVOS

UTILIZADOS CON FINES ESTADÍSTICOS

Febrero 2015, Guanajuato.

Introducción al Uso de Registros Administrativos con fines

estadísticosLa producción estadística distingue 2 ámbitos: fuentes básicas y estadísticas derivadas. Básicas: registros administrativos, censos y encuestas.

Derivadas: producto de combinación de fuentes básicas, como: cuentas nacionales, balanza de pagos, finanzas públicas, entre otras.

Introducción al Uso de Registros Administrativos con fines

estadísticos

• Los censos y encuestas se producen sobre objetivos estadísticos, conceptos y metodologías formalmente establecidas. Hay estándares internacionales para su diseño y gestión, p.ej. encuesta de hogares; censos población y Vivienda, etc.

• También hay estándares de registros administrativos, pero sólo para algunos de uso frecuente como estadísticas vitales (nacimientos, defunciones, matrimonios, etc.).

Introducción al Uso de Registros Administrativos con fines

estadísticos• Los RRAA son datos sobre un hecho, evento,

suceso o acción sujeto a regulación o control que recaba una dependencia u organismo del sector público como parte de su función.

• Muchos de ellos responden a propósitos normativos y administrativos sujetas a regulación o control y no concebidos en su origen como fuentes de información estadística .

Registro Administrativo (RA)Definición:

• "todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimento de obligaciones legales de la sociedad". Fuente: CEPAL, II CEA, 2003: 10.

• "Serie de datos sobre un tipo de sujeto, acción, hecho o evento, obtenidos mediante un proceso de captación, con base en un formato específico ya sea impreso en papel o en medios computacionales, y que realiza una institución pública, bajo un marco de funciones y facultades formalmente establecidas en instrumentos jurídicos, reglamentarios o programáticos". Fuente: INEGI, 2010.

Fuente de datos administrativa o fuente administrativa:

• Es definida por la OCDE como: “la unidad de organización responsable de implementar una regulación administrativa (o grupo de regulaciones), cuyo registro correspondiente de unidades y transacciones se ven como fuente de datos estadísticos”.

• Dependencia u organismo público, privado o mixto responsable del Registro Administrativo y sus oficinas donde se llevan a cabo los procesos de captación y mantenimiento de los datos del registro.

• El Registro Administrativo es el resultado de la acción de registrar los datos de determinado evento administrativo; mientras que la fuente administrativa se refiere a la organización responsable del RA, los procesos y entorno institucional que involucran al mismo.

Registro con fines estadísticos o Registro Estadístico:

• Es el registro consolidado de datos provenientes de uno o más Registros Administrativos, que originalmente no fueron captados con fines estadísticos, pertenecientes a una o más fuentes de datos administrativos.

Proceso de captación de datos de los registros administrativos

Mejores prácticas basadas en experiencias y documentos de las siguientes instituciones:

● Eurostat (doc.: “Business registers - Recommendations manual”; “Quality assessment of administrative data for statistical purposes”; “Standard quality indicators”; “Handbook How to make a Quality Report”).

● Mercosur (Proyecto Cooperación UE-Mercosur. Grupo 8: Calidad Total en las Estadísticas, doc.: “Conjunto mínimo de indicadores de la calidad”).

● CBS de Holanda (doc.: “Quality framework for the evaluation of administrative data”; “Quality control of Dutch Administrative Registers: An inventory of quality aspects”).

● INE de Uruguay (doc.: “Reporte estándar de la calidad de RA”; “Manual de la calidad”; “Reporte estándar de la calidad de las operaciones estadísticas”).

● Statistics Sweden (Visita de estudio).● Istat de Italia (Visita de estudio).● DANE de Colombia (Visita de estudio).● Alejandro Medina Giopp (2011). “Revisión de marcos de

evaluación de calidad estadística”.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Características de la herramienta:

● Alto grado de objetividad (auto-diagnóstico basado en indicadores cuantitativos).

● Menor costo, comparado con otros modelos.

● Mejora continua de la herramienta e implementación en etapas.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Resultados esperados:● Detectar puntos críticos en el proceso● Mejorar intercambio de información entre las

instituciones● Detectar oportunidades de mejora● Guía de documentación ● Guía de buenas prácticas● Marco de la calidad de registros

administrativos a ser explotados con fines estadísticos

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Objetivo:

• Auto-evaluación o auto-diagnóstico de registros administrativos a ser aprovechados con fines estadísticos. Por medio de cuestionario auto-administrado, especialmente diseñado para la identificación de posibles problemas y generación de indicadores de la calidad de los registros administrativos.

• Detectar problemas y oportunidades de mejora los registros analizados.

• Identificar y analizar las causas de los problemas.

• Implementar planes de acciones correctivas y preventivas.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Alcance:

• Auto-diagnóstico de la calidad de los registros administrativos a ser explotados con propósitos estadísticos.

• No está dentro del alcance: evaluar la calidad desde el punto de vista registral, operativo, de gestión, mantenimiento o cumplimiento de los objetivos y requisitos administrativo-fiscales-normativos para los cuales fueron creados.

• Auto-diagnóstico de la calidad de los datos, pero también el entorno institucional, procesos, documentación, cumplimiento de los requisitos de los usuarios.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Alcance (cont.):

Áreas o aspectos de la calidad que se analizarán con la herramienta:

1. Fuente de datos administrativa.2. Metadatos.3. Datos.4. Producto estadístico final.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Ámbito de aplicación:

• Fuente administrativa (Unidad administrativa responsable del registro administrativo).

• Aplicada en los registros administrativos que ya se encuentran en la fase de captación de datos administrativos.

• En los casos donde el registro administrativo no haya sido aprovechado con propósitos estadísticos aún, la evaluación de la calidad estará limitada a la fuente administrativa, metadatos y los datos. No se evaluarán los atributos de la calidad asociados al producto estadístico final.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Responsables de su aplicación:

• Director de la unidad administrativa responsable del registro administrativo, o en su defecto, a quien éste designe (fuente administrativa).

• Responsable de la explotación del registro administrativo con fines estadísticos (usuario primario).

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Organización de la herramienta

• Estructura que sigue el proceso descripto anteriormente.

• Identificación de los usuarios del registro administrativo.– Usuario primario del registro administrativo.– Usuario final del producto estadístico.

• Orientaciones de la calidad• Reportes de la calidad

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Orientaciones de la calidad

• Fuente de datos administrativa

• Metadatos

• Datos

• Producto estadístico

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Orientaciones de la calidad (cont.)

• Fuente de datos administrativaAtributos de la calidad asociada al entorno institucional, marco

legal, seguridad de la información, procedimientos y entrega y tratamiento de los datos.

• MetadatosAtributos de la calidad vinculada la documentación de los

datos del registro administrativo.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Orientaciones de la calidad (cont.)

• DatosAtributos vinculados a controles técnicos sobre los datos, cobertura

del registro, métodos de unión de registros, omisiones, medición, claves de identificación, procesamiento y precisión de los datos, uso de códigos y clasificadores internacionales, actualidad de los datos, registros múltiples, entre otros.

• Producto estadísticoCalidad asociada a los productos estadísticos (cifras, cuadros

estadísticos y/o archivos de microdatos) elaborados a partir del o los registros administrativos, ya sea como marco de encuestas por muestreo, fuente secundaria de información, o bien generando cifras estadísticas directamente del procesamiento de los datos del registro administrativo.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Reportes de la calidad

• Reporte de la calidad asociada a la Fuente de datos

administrativa.

• Reporte de la calidad asociada a los Metadatos.

• Reporte de la calidad asociada a los Datos.

• Reporte de la calidad asociada al Producto estadístico.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Orientación I:Fuente Administrativa

Panel de Evaluación Global de la Calidad

Orientación II:Metadatos

Orientación III:Datos

Orientación IV:Producto Estadístico

Final

Atributos de la calidad asociada a la Fuente Administrativa, según fuente

Atributos de la calidad asociada a los Metadatos, según uso previsto

Atributos de la calidad asociada a la Datos del registro, segun fuente administrativa y previsto

Atributos de la calidad asociada al Producto Estadístico, según su uso previsto

Procedimiento de aplicación de la herramienta:

• Periodicidad: al menos una vez al año.• Contacto con los actores involucrados.• Identificación de usos previstos del registro

administrativo.• Llenado del cuestionario de auto-diagnóstico.• Cálculo de indicadores de la calidad.• Identificación y análisis de las causas de los

problemas.• Plan de acciones correctivas y preventivas.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Procedimiento de aplicación de la HECRA

Gracias