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MEJORA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS PARA SU USO ESTADÍSTICO EN EL CÁLCULO DE

INDICADORES

HECRA: HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE REGISTROS ADIMINISTRATIVOS

UTILIZADOS CON FINES ESTADÍSTICOS

Febrero 2015, Guanajuato.

Introducción al Uso de Registros Administrativos con fines

estadísticosLa producción estadística distingue 2 ámbitos: fuentes básicas y estadísticas derivadas. Básicas: registros administrativos, censos y encuestas.

Derivadas: producto de combinación de fuentes básicas, como: cuentas nacionales, balanza de pagos, finanzas públicas, entre otras.


estadísticos

• Los censos y encuestas se producen sobre objetivos estadísticos, conceptos y metodologías formalmente establecidas. Hay estándares internacionales para su diseño y gestión, p.ej. encuesta de hogares; censos población y Vivienda, etc.

• También hay estándares de registros administrativos, pero sólo para algunos de uso frecuente como estadísticas vitales (nacimientos, defunciones, matrimonios, etc.).


estadísticos• Los RRAA son datos sobre un hecho, evento,

suceso o acción sujeto a regulación o control que recaba una dependencia u organismo del sector público como parte de su función.

• Muchos de ellos responden a propósitos normativos y administrativos sujetas a regulación o control y no concebidos en su origen como fuentes de información estadística .

Registro Administrativo (RA)Definición:

• "todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimento de obligaciones legales de la sociedad". Fuente: CEPAL, II CEA, 2003: 10.

• "Serie de datos sobre un tipo de sujeto, acción, hecho o evento, obtenidos mediante un proceso de captación, con base en un formato específico ya sea impreso en papel o en medios computacionales, y que realiza una institución pública, bajo un marco de funciones y facultades formalmente establecidas en instrumentos jurídicos, reglamentarios o programáticos". Fuente: INEGI, 2010.

Fuente de datos administrativa o fuente administrativa:

• Es definida por la OCDE como: “la unidad de organización responsable de implementar una regulación administrativa (o grupo de regulaciones), cuyo registro correspondiente de unidades y transacciones se ven como fuente de datos estadísticos”.

• Dependencia u organismo público, privado o mixto responsable del Registro Administrativo y sus oficinas donde se llevan a cabo los procesos de captación y mantenimiento de los datos del registro.

• El Registro Administrativo es el resultado de la acción de registrar los datos de determinado evento administrativo; mientras que la fuente administrativa se refiere a la organización responsable del RA, los procesos y entorno institucional que involucran al mismo.

Registro con fines estadísticos o Registro Estadístico:

• Es el registro consolidado de datos provenientes de uno o más Registros Administrativos, que originalmente no fueron captados con fines estadísticos, pertenecientes a una o más fuentes de datos administrativos.

Proceso de captación de datos de los registros administrativos

Mejores prácticas basadas en experiencias y documentos de las siguientes instituciones:

● Eurostat (doc.: “Business registers - Recommendations manual”; “Quality assessment of administrative data for statistical purposes”; “Standard quality indicators”; “Handbook How to make a Quality Report”).

● Mercosur (Proyecto Cooperación UE-Mercosur. Grupo 8: Calidad Total en las Estadísticas, doc.: “Conjunto mínimo de indicadores de la calidad”).

● CBS de Holanda (doc.: “Quality framework for the evaluation of administrative data”; “Quality control of Dutch Administrative Registers: An inventory of quality aspects”).

● INE de Uruguay (doc.: “Reporte estándar de la calidad de RA”; “Manual de la calidad”; “Reporte estándar de la calidad de las operaciones estadísticas”).

● Statistics Sweden (Visita de estudio).● Istat de Italia (Visita de estudio).● DANE de Colombia (Visita de estudio).● Alejandro Medina Giopp (2011). “Revisión de marcos de

evaluación de calidad estadística”.

Herramienta de auto-diagnóstico de la calidad de registros administrativos

Características de la herramienta:

● Alto grado de objetividad (auto-diagnóstico basado en indicadores cuantitativos).

● Menor costo, comparado con otros modelos.

● Mejora continua de la herramienta e implementación en etapas.


Resultados esperados:● Detectar puntos críticos en el proceso● Mejorar intercambio de información entre las

instituciones● Detectar oportunidades de mejora● Guía de documentación ● Guía de buenas prácticas● Marco de la calidad de registros

administrativos a ser explotados con fines estadísticos


Objetivo:

• Auto-evaluación o auto-diagnóstico de registros administrativos a ser aprovechados con fines estadísticos. Por medio de cuestionario auto-administrado, especialmente diseñado para la identificación de posibles problemas y generación de indicadores de la calidad de los registros administrativos.

• Detectar problemas y oportunidades de mejora los registros analizados.

• Identificar y analizar las causas de los problemas.

• Implementar planes de acciones correctivas y preventivas.


Alcance:

• Auto-diagnóstico de la calidad de los registros administrativos a ser explotados con propósitos estadísticos.

• No está dentro del alcance: evaluar la calidad desde el punto de vista registral, operativo, de gestión, mantenimiento o cumplimiento de los objetivos y requisitos administrativo-fiscales-normativos para los cuales fueron creados.

• Auto-diagnóstico de la calidad de los datos, pero también el entorno institucional, procesos, documentación, cumplimiento de los requisitos de los usuarios.


Alcance (cont.):

Áreas o aspectos de la calidad que se analizarán con la herramienta:

1. Fuente de datos administrativa.2. Metadatos.3. Datos.4. Producto estadístico final.


Ámbito de aplicación:

• Fuente administrativa (Unidad administrativa responsable del registro administrativo).

• Aplicada en los registros administrativos que ya se encuentran en la fase de captación de datos administrativos.

• En los casos donde el registro administrativo no haya sido aprovechado con propósitos estadísticos aún, la evaluación de la calidad estará limitada a la fuente administrativa, metadatos y los datos. No se evaluarán los atributos de la calidad asociados al producto estadístico final.


Responsables de su aplicación:

• Director de la unidad administrativa responsable del registro administrativo, o en su defecto, a quien éste designe (fuente administrativa).

• Responsable de la explotación del registro administrativo con fines estadísticos (usuario primario).


Organización de la herramienta

• Estructura que sigue el proceso descripto anteriormente.

• Identificación de los usuarios del registro administrativo.– Usuario primario del registro administrativo.– Usuario final del producto estadístico.

• Orientaciones de la calidad• Reportes de la calidad


Orientaciones de la calidad

• Fuente de datos administrativa

• Metadatos

• Datos

• Producto estadístico


Orientaciones de la calidad (cont.)

• Fuente de datos administrativaAtributos de la calidad asociada al entorno institucional, marco

legal, seguridad de la información, procedimientos y entrega y tratamiento de los datos.

• MetadatosAtributos de la calidad vinculada la documentación de los

datos del registro administrativo.


Orientaciones de la calidad (cont.)

• DatosAtributos vinculados a controles técnicos sobre los datos, cobertura

del registro, métodos de unión de registros, omisiones, medición, claves de identificación, procesamiento y precisión de los datos, uso de códigos y clasificadores internacionales, actualidad de los datos, registros múltiples, entre otros.

• Producto estadísticoCalidad asociada a los productos estadísticos (cifras, cuadros

estadísticos y/o archivos de microdatos) elaborados a partir del o los registros administrativos, ya sea como marco de encuestas por muestreo, fuente secundaria de información, o bien generando cifras estadísticas directamente del procesamiento de los datos del registro administrativo.


Reportes de la calidad

• Reporte de la calidad asociada a la Fuente de datos

administrativa.

• Reporte de la calidad asociada a los Metadatos.

• Reporte de la calidad asociada a los Datos.

• Reporte de la calidad asociada al Producto estadístico.


Orientación I:Fuente Administrativa

Panel de Evaluación Global de la Calidad

Orientación II:Metadatos

Orientación III:Datos

Orientación IV:Producto Estadístico

Final

Atributos de la calidad asociada a la Fuente Administrativa, según fuente

Atributos de la calidad asociada a los Metadatos, según uso previsto

Atributos de la calidad asociada a la Datos del registro, segun fuente administrativa y previsto

Atributos de la calidad asociada al Producto Estadístico, según su uso previsto

Procedimiento de aplicación de la herramienta:

• Periodicidad: al menos una vez al año.• Contacto con los actores involucrados.• Identificación de usos previstos del registro

administrativo.• Llenado del cuestionario de auto-diagnóstico.• Cálculo de indicadores de la calidad.• Identificación y análisis de las causas de los

problemas.• Plan de acciones correctivas y preventivas.


Procedimiento de aplicación de la HECRA

Gracias

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