empresas que manejan archivos virtuales
Post on 18-Dec-2014
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ARCHIVOS VIRTUALES Daniel Blanco Gina Torres Karen Monroy Andrea Ayala Blanca Hoyos Catalina Pérez
DEFINICION
Es el proceso virtual e informático en el cual se almacena información detallada, de toda la correspondencia, y de los documentos diligenciados en cada departamento como, soportes contables, causaciones, pagos, contratos, liquidaciones entre otros.
ESTRUCTURADiferentes puntos para tener en cuenta:Organización del sistema de archivos
físicos Implementación de archivos y
directorios Administración de espacio en disco Seguridad
CREADA EN 1992 EN BUENOS AIRES, ARGENTINA
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
El desarrollo de la tecnología en Gral. y especialmente de la informática e imágenes permite digitalizar un documento en papel a través de scanner, duplicando la misma y almacenándola en un computador.
A partir de allí es posible reproducirla en cualquier puesto de trabajo, ya sea mediante un visualizador (monitor) o impresión, de manera local o remota (Internet).Los documentos escaneados son indexados y almacenados en una base de datos de manera tal de poder acceder a los mismos por los distintos sectores autorizados de la organización, así como los clientes o proveedores, vía Intranet, Extranet o Internet utilizando navegadores web, o desde un CD-ROM en el cual se encuentran auto contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.
MANEJO DE DOCUMENTOS • Básicamente podemos aplicar nuestro servicio a
cualquier documento que se encuentre soportado en un papel como por ejemplo:
• Legajos de Personal• Legajo de pago a proveedores (Facturas, Remitos,
etc…)• Legajos de comercio exterior• Legajos de Siniestros• Contratos• Manuales• Historias Clínicas• Hojas de Ruta, Cartas de Porte• Registro de Firmas
BENEFICIOS
MAYOR PRODUCTIVIDAD
• Acceso a la información de manera oportuna y precisa
• Automatización de flujo de tareas• Reducción del manejo de volúmenes de
papel• Acceso instantáneo y simultaneo de varios
sectores• Disponibilidad de acceso a la información• Mejora de Servicios al cliente externo e
interno• Integración a aplicaciones de gestión
existentes en la empresa
REDUCCION DE COSTOS
• Aprovechamiento de espacios utilizados en archivos físicos protección del documento original
• Ahorro de papel• Cuidado del medioambiente• Sistematización y automatización de
Procesos
CONSULTORÍA DOCUMENTALLa Consultoría Documental es un servicio de asesoramiento que Bank S.A. propone y tiene como finalidad poder brindarles a sus clientes la posibilidad de un manejo efectivo de los documentos basándose en las mejores prácticas de gestión documental del mercado y redundando esto en sustanciales ahorros en tiempo y dinero para los clientes. • Principales beneficios de la consultoría
Documental• Optimización de espacios físicos• Reducción de costos• Mayor cantidad de oportunidades comerciales• Mejores experiencias con los clientes• Mayor productividad
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