emc 150 clase nº 2

GestióndeProyectosenTelecomunicaciones

MagísterenIngenieríadeRedesdeComunicaciones

EMC150

ClaseNº2

March28,2014 1

2.0OrganizaciónyCiclodeVidadelProyecto

A. Lascaracterísticasdelaorganización(historia,cultura,prácticas,objetivos,etc)influiránfuertementeencomosedesarrollaránsusproyectos.ElentendimientodeestoesdegranimportanciaparaelDirectordeProyecto(DdP).

Contexto

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2.1InfluenciadelaOrganizaciónenlaDireccióndeProyectos

CULTURAORGANIZACIONAL

COMUNICACIONES

ESTRUCTURAORGANIZACIONAL

ACTIVOSDELOSPROCESOSDELAORG.

FACTORESAMBIENTALES3

2.1.1CulturasyEstilosdeOrganizaciónCulturaOrganizacional

“Eselnivelmásprofundodepresuncionesbásicasycreenciasquecompartenlosmiembrosdeunaorganización.Estascreenciasoperandemanerainconscientedefiniendolavisiónquelosmiembrosdelaorganizacióntienendeella.Estaspresuncionesycreenciassonrespuestasqueelgrupohaaprendidoantesusproblemasdesubsistenciaenelmedioexternoyantesusproblemasdeintegracióninterna.”

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2.1.1CulturasyEstilosdeOrganizaciónFactoresorganizacionalesqueimpactanenlaCultura:

•Visión,misión,valores,creenciasyexpectativascompartidas.•Normas,políticas,métodosyprocedimientos.•Sistemademotivacióneincentivos•Liderazgo,jerarquíaypercepcionesdelaautoridad.•Toleranciaalriesgo•Códigodeconducta,éticalaboralyhorariosdetrabajo•Entornosoperativos

ElDdPdebesabercaptarlaculturadelaorganización,conocerlasprácticasdecisiones,quienesinfluyenrealmenteenlaempresayquepuedenincidirsobreelproyecto.Estoestantoomásimportanteenproyectosinternacionales.

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2.1.2ComunicacionesenlaOrganización

ElDirectordeProyectosesuncomunicador,entantodebeestarefectuandocoordinacionesyconsultandopermanentementepersonasdesuequipodetrabajo,delrestodelaempresayexternas.

Debeasíconocerlaestructuracomunicacionalqueesnormalmenteutilizadaylosmediosdisponibles(correos,videoconferencia,teléfonosfijosymóviles,reuniones,almuerzos,etc.)

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2.1.3EstructuradelaOrganización

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2.1.3OrganizaciónFuncionalNohayunDdPasignado,solocoordinacionesentreGerentesFuncionales(Ingeniería,Operaciones,etc)

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2.1.3OrganizaciónMatricialDébilHayunDdPperosusfuncionessonesencialmentedecoordinaciónentrepersonasquesiguenreportandoasusgerentesfuncionales

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2.1.3OrganizaciónMatricialEquilibradaHayunDdPnominado,quereportaaunGerenteFuncionalyquecoordinalasactividadesdelproyectocongentesdediferentesáreas.

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2.1.3OrganizaciónMatricialFuerteHayunDdPconniveldeGerenteFuncional,queposeeademáspersonalexclusivoparaeltrabajoenproyectos,ademásdelosotros.

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2.1.3OrganizaciónOrientadaaProyectosLosDdPtienenaltaindependenciayautoridad.Losrecursosdelaorganizaciónestánprincipalmentededicadosaltrabajoenproyectos.

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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganizaciónSonelcapitalquelaorganizaciónhaidodesarrollandoyquepuedeutilizarseensuquehacereneláreadedesarrollodeproyectos(planes,procesos,políticas,procedimientosbasesdeconocimientos).Constituyenentradasparalamayoríadelosprocesosdelproyectoyseenriquecenconcadaexperienciarelacionadaconproyectos.

•ProcesosyProcedimientos•InicioyPlanificación:

•Guíasycriteriosparaadaptarprocesosyprocedimientospropiosdelaorganización,alproyecto.•EstándarespropiosdelaorganizacióncomopolíticasdeRRHH,deincentivos,deauditoría,etc.•Plantillasyotrosformatosestándares.

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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganización•ProcesosyProcedimientos

•Ejecución,MonitoreoyControl:•Procedimientosdecontroldecambios,incluidoslosdeaprobaciónyvalidacióndecualquiercambio.•Procedimientosdecontrolfinanciero.•Procedimientosparagestióndeincidentesydefectosyelprocederconsecuente.•Requisitosdecomunicacióndelaorganización.•Procedimientosparaprocesarautorizacionesdetrabajo(prioridad,aprobacionesyautorizaciones.•Procedimientosdecontrolderiesgos.•Criteriosparaevaluaciónygestióndepropuestas.

•Cierre:•Guíasyrequisitosdecierredelproyecto.

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2.1.4ActivosdelosProcesosdelaOrganización

•BasedeConocimientosCorporativa.Estácompuestoentreotrospor:•Basesdeconocimientosquecontienenlasversionesylíneaslasdetodoslosestándares,políticasyprocedimientosycualquierotroprocedimientodelproyecto.•Basededatosfinancierasycontables(costoHH,kmvehículo,tasadedescuento,etc).•Informaciónhistóricadelasleccionesaprendidas•Basesdedatosdeincidentesydefectos.•Basededatosdemedicionesanteriores.•Archivosdeproyectosanteriores.

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2.1.5FactoresAmbientalesdelaEmpresa

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Sonaquellosfactoresdecontextodelproyectoyquenodependendeel,sinodeotrascondiciones.Constituyenentradasparalamayoríadelosprocesosdeplanificaciónypuedenaceleraroretardarelproyecto.Sonentreotros:

• Estructura,Culturaydirigenciadelaorganización.• Distribucióngeográficadeinstalacionesyrecursos.• Estándaresdelaindustriaynormasgubernamentales.• Infraestructuraexistente(instalaciones,redes,movilización).• RRHHexistentes.• Gestióndepersonal(selecciónpersonal,políticaderemuneraciones,evaluacionesdecargo,retribuciones,etc)

• Sistemadeautorizacióndetrabajos.• Condicionesdelmercado.• Toleranciaalriesgo.• Climapolitico.• Canalesdecomunicaciónestablecidos• Basesdedatoscomerciales• Sistemasdeinformación.

2.2InteresadosyGobiernodelProyectoInteresadoestodoindividuo,grupouorganizaciónquepuedeafectar,verseafectadoopercibirsecomoafectadoporunadecisión,actividadoresultadodelproyecto.Sontantointernoscomoexternosalproyecto.

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DEMANDAS,NECESIDADES,EXPECTATTIVAS

2.2InteresadosyGobiernodelProyectoGobernabilidaddelproyecto:alineacióndelproyectoconlasnecesidadesuobjetivosdelosinteresados.UnadecuadomanejodelarelacióndelDdPconlosinteresados,resultafundamentalparaeléxitodelproyecto.Lasexpectativasdelosinteresadosdebentenersepresentealmomentodeestablecerlosrequerimientosdelproyecto.

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2.2InteresadosdelProyecto

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PATROCINADOR

DIRECCIÓNDELPROYECTO

CLIENTESYUSUARIOS

PROVEEDORES

SOCIOSDELNEGOCIO

OTRASUNIDADESDELAORGANIZACIÓN

GERENTESFUNCIONALES

ORGANISMOSREGULADORESOTROSINTERESADOS

EQUILIBRARINTERESES

GESTIONAREXPECTATIVAS

INVOLUCRARAOTROS

2.2InteresadosdelProyecto

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2.2GobernabilidaddelProyecto

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Funcióndesupervisiónygestióndelproyecto,alineadaconelmodelodegobiernodelaorganización.Permanecedurantetodalavidaútildelproyecto.

2.2GobernabilidaddelProyecto

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Funcióndesupervisiónygestióndelproyecto,alineadaconelmodelodegobiernodelaorganización.Permanecedurantetodalavidaútildelproyecto.Eselmarcoenelquesedesempeñaelequipodelproyectoyconsideraalmenos:

• Criteriosdeéxitodelproyectoydeaceptacióndelosentregables.• Procesoparaidentificar,escalaryresolverincidentessurgidos.• Relaciónentreequipodelproyecto,otrasunidadesdelaorganizaciónyentidadesexternas.

• Organigramadelproyectoyfuncionesasignadas.• Procesosyprocedimientosusadosenlacomunicacióndelainformación.• Procesosusadosparalatomadedecisiones.• Guíasusadasenlaalineacióndelproyectoconlaestrategiaorganizacional.• Enfoquedelciclodevidadelproyecto.• Procesopararevisióndefasesdelproyectoy/ocambiodeetapas.• Procesoderevisiónyaprobacióndecambiosalpresupuesto,alalcance,alacalidadyalcronograma,queestánfueradelámbitodeautoridaddelDdP.

• Procesodealineamientodeinteresadosinternosconrequerimientosdelproyecto.

2.2ÉxitodelProyecto

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¿Cuandoseconsideraquesealcanzóunresultadoexitosoenladireccióndeunproyecto?

Eléxitodeunproyecto,sealcanzacuandoescompletadodentrodelasrestriccionesdealcance,tiempo,costo,calidad,recursosyriesgoestablecidoporladireccióngeneral.Estosfactoresactúanenformadinámicayasísevanmodificandodurantelavidadelproyecto.

Esteéxitodebehacerreferenciaalasúltimaslíneasbaseestablecidasporlosinteresadosautorizados.

2.3EquipodelProyecto

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DIRECCIÓNDELPROYECTO

PERSONALDELPROYECTO

EXPERTOSDEAPOYO

• DIRECCIÓNDELPROYECTO• PERSONALDELPROYECTO(INTERNOSYEXTERNOS)• EXPERTOSDEAPOYO(INTERNOSYEXTERNOS)• REPRESENTANTESDELCLIENTE• CONTRATISTAS• REPRESENTANTESDELOSSOCIOSDELNEGOCIO

2.3ComposicióndelEquipodelProyecto

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Respondeavariablescomo:• Tipodeorganización(FuncionaloDedicadaaProyectos)• Culturaorganizacional• Recursosasignados• Alcancedelproyecto• Distribucióndelasobras• Tecnologíasdisponible(EquiposVirtuales)

Elpersonaldelproyectopuedetrabajaratiempocompleto(dedicados)oatiempoparcialypuedenserpropiosdelaorganizaciónotercerizados(contratotemporalporservicios).Generalmentelosintegrantessetomandediferentesáreasdelaorganizaciónylosrebotespuedenserjerárquicosomatriciales.

2.4CiclodeVidadelProyecto

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Conjuntodefasesporlasqueatraviesaunproyectodesdesuiniciohastasutermino.Lasfasessedeterminanenfunciónde:• Alcancedelproyecto• Necesidadesdecontrolydireccióndelproyecto(Gobernabilidad).

• Áreadeaplicacióndelproyecto.• Disponibilidadfinanciera• Hitosespecíficosyrelevantes.• Consideracionespropiasdelaindustriaodelatecnología.• Consideracionespolíticas(deconveniencia).

2.4CiclodeVidadelProyecto

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LoscostosRRHHasignadosalproyecto,varíansegúnlasfasesdeeste.Elsiguientediagramaesdeaplicacióngeneral,sinembargohayproyectosquedemandanfuertescostosalinicio(proyectoscientíficosparabuscarunavacunaporejemplo.

2.4CiclodeVidadelProyecto.RiesgosyCostodeCambios.

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Generalmentelosriesgos(incertidumbre)sonmayoresalinicioydecrecenamedidasqueelproyectoavanza,sevanobteniendoresultados(entregables)yelequipodeproyectoseafiatayoperaenrégimenpermanente.Inversamente,elcostodeefectuarcambiosaumentaamedidaqueelproyectoavanza.Asíesposibleinfluirmásparagenerarcambiosaliniciodelproyecto.

2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.

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TRABAJOSCLARAMENTE

DIFERENCIADOS

TERMINODELAFASEESCLARAMENTEDISTINGUIBLE

2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.

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2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.

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PROYECTODEFASEÚNICA

PROYECTODEFASESSECUENCIALES

PROYECTODEFASESTRASLAPADAS

2.4CiclodeVidadelProyecto.Fases.

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Trabajoparalacasa

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