el plan operativo 1er taller 07 01-2013

El Plan Operativo07-01-2013

- el instrumento del (t)error -

„ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado)

Serie: Workshop-papers

¿Por qué estamos aquí?• WEM solicitó un colaborador que les apoyase en

trabajar ciertos temas que en su día se les dió gran

importancia.

• Bueno, ¡el colaborador llegó!

• Los dos temas „fuertes“ a trabajar son:

o El fortalecimiento de la organización y

o La planificación en toda su amplitud y complejidad

En vez de una propuesta ...

• Quisiera trabajar con ustedes temas que considero

relevantes para abordar el encargo que se me ha

dado.

• La visión al futuro mía es :

o Disponer de un instituto WEM preparado para los retos

actuales y de futuro y al mismo tiempo

o hacer florecer más las capacidades y destrezar de sus integrantes

¿Cómo haremos?

• Estamos iniciando un proceso... por lo tanto no nos limitaremos a dar un taller sino „X“, y

• Integrar las intevenciones en sus quehaceres (= planifiquen tiempos)

• Hay cierto nivel de flexibilidad, entiempos pero no hay mucha flexibilidad en el compromiso, pues son ustedes los primeros beneficiados de lo que aquí conjuntamente trabajemos

• El formato de „taller“ es solamente una forma de abordar los temas.

• En general, los talleres no concluyen temas ... más bien orientan y estimulan.

• Todo lo que hagamos conjuntamente se documentará.

• Taller de tres horas

• Un receso si lo ven necesario

• Una retroalimentación al final

• Un compromiso de seguimiento

(tema y fecha)

¿Cómo haremos?

• Estamos iniciando un proceso... por lo tanto no nos limitaremos a dar un taller sino „X“, y

• Integrar las intevenciones en sus quehaceres (= planifiquen tiempos)

• Hay cierto nivel de flexibilidad, entiempos pero no hay mucha flexibilidad en el compromiso, pues son ustedes los primeros beneficiados de lo que aquí conjuntamente trabajemos

• El formato de „taller“ es solamente una forma de abordar los temas.

• En general, los talleres no concluyen temas ... más bien orientan y estimulan.

• Todo lo que hagamos conjuntamente se documentará.

• Taller de tres horas

• Un receso si lo ven necesario

• Una retroalimentación al final

• Un compromiso de seguimiento

(tema y fecha)

Objetivo del proceso• Trabajar conjuntamente „herramientas de gestión“

• Rescatar conocimientos, buenas prácticas y

valores de la organización

• Disponer de herramientas amigables que sean de

uso cotidiano

• Resolver „cuellos de botella“ de la organización

• Desarrollar fortalezas y disminuir debilidades

• ...

Objetivo del proceso

... con el fin de

Hoy hablaremos de „Planes operativos anuales“ (POA)

Identificar interés o

demanda por trabajar

el tema „planificación“

con más profundidad.o Es clave para garantizar

la calidad de la

prestación de servicios de

WEM.

• ¿Qué es planificación?

• Introducción al ciclo de

planificación

• Elementos del ciclo

• PLAN OPERATIVO

o Qué es

o Para qué sirve

o Qué hacer para que sirva

a lograr la visión de WEM

• Crear formato orientador

para la elaboración de

planes operativos

Ya arrancando ...

Ejercicio 1:Lluvia de ideas:

Planeación, ¿para qué?

Ejercicio 2:... Después de la dinámica para definir grupos,

Dos grupos:

1. Planificar una salida de fin de semana con amigos

2. Preparar un plato típico de Costa Rica

Objetivo: Identificar elementos claves de una

planificación

Resultado visual del ejercicio ...

Definición: Primer acercamiento

„La planificación se efectúa para dar orden y sistema

a nuestro actuar de futuro.“

„Un proceso que define las pautas y acciones a

realizar para llegar a un determinado fin.“

Conceptualizando

La planeación es el proceso de establecer objetivos y

escoger los medios más apropiados para el logro de

los mismos – antes de emprender la acción.

Es un proceso orientado a conducir un futuro.

y

Estamos anticipando los sucesos!

Proceso de planeación

Objetivos

Medios

... y más técnicoEs una herramienta que permite relacionar OBJETIVOS

(= lo que se pretendde lograr) con ESTRATEGIAS (= los

caminos para lograrlo) y ACCIONES (= poner en

práctica las estrategias) y define el procedimiento

para su seguimiento y evaluación.

Estrategias

Acciones

Objetivos

Pero intentemosnosotros ...

Ejercicio 4:

¿Qué es para nosotros planeación? y ¿para qué nos

sirve en el marco de nuestra organización WEM?

...

Ejercicio 5:

¿Qué clase de

planeación hago yo

en el Instituto WEM?

Corto plazo vs Largo plazo

„operativa“ vs „estrategica“

Operativo vs estratégico Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto

plazo y se definen:• Metas

• Actividades• Responsables• Recursos requeridos• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo plazo y se determinan:• El marco para el actuar a nivel MACRO• Los valores, políticas, normas y lineamientos• La misión y visión• La naturaleza y el tipo de la población meta• Los objetivos de largo y mediano plazo

• Las pautas del camino cómo lograrlos• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución• La organización de los recursos

Operativo vs estratégico Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto

plazo y se definen:• Metas

• Actividades• Responsables• Recursos requeridos• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo plazo y se determinan:• El marco para el actuar a nivel MACRO• Los valores, políticas, normas y lineamientos• La misión y visión• La naturaleza y el tipo de la población meta• Los objetivos de largo y mediano plazo

• Las pautas del camino cómo lograrlos• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución• La organización de los recursos

Operativo vs estratégico Hablamos de Planificación operativa , cuando el periodo es a corto

plazo y se definen:• Metas

• Actividades• Responsables• Recursos requeridos• Plazos

Hablamos de Planificación estratégica, cuando es a mediano o largo plazo y se determinan:• El marco para el actuar a nivel MACRO• Los valores, políticas, normas y lineamientos• La misión y visión• La naturaleza y el tipo de la población meta• Los objetivos de largo y mediano plazo

• Las pautas del camino cómo lograrlos• Las medidas de control en le transcurso y al final de la ejecución• La organización de los recursos

Ciclo de proyecto

Lineamientos y Formatos

Ciclo de un

Proyecto

¿Que se quiere cambiar?

¿Cómo observar los cambios?

¿De que manera informar?

¿Cómo lograrlo?

Cuáles son nuestras preguntas clave?

Monitoreo y Evaluación

Mh, seguimos bien en curso?

Sí mi capitan como dice el plan! Por qué lo dice?

Es que pareciese que que el ambito ha cambiado.

Ejercicio 6:Elaborar una matriz de Plan operativo:

Identificar elementos:

• ...

¿Y a qué preguntas responden?

Cómo, cuándo, dónde, quiénes, con qué,

Ejemplo: Cómo se va a ejecutar el proyecto /

Cuándo se desarrollarán las actividades /

Dónde estará localizado / Quiénes estarán involucrados /

Qué recursos se utilizarán

Ejemplo de matriz:Estrategia del proyecto Indicadores Medios de

verificaciónSupuestos

Objetivo global

Objetivo del proyecto• Situación de inicio

Resultados• Efectos directos e

impacto

Actividades• Fecha de inicio y final• Responsable

• no olvidarse de actividades de monitoreo y evaluación; y de sistematización

Recursos & Cronograma

Nuestra influencia tiene límites…

Recursos, actividades, productosNuevos conocimientos, capacidades,habilidades, recursos...

Efectos directosCambios en el comportamiento, uso de los productos

ImpactoCambios en las condiciones de vida,cambios sociales, políticos , económicos, culturales

Esfera de control

Esfera de responsabilidad

Esfera de interés

¿Qué se hizo? ¿Qué pasó? ¿Qué cambió?

Adaptación de Mapeo de Alcances

Criterios básicos de calidad...

Tanto los objetivos del proyecto como sus indicadores tienen que

- expresar un cambio

- estar a nivel de uso de producto o efecto directo

- ser alcazables durante el período del proyecto

Los indicadores deben ademas

- tener estrecha relación con objetivos y actividades (atribución)

- ser eficientes (esfuerzo razonable para levantar datos)

- referirse al y ser llevantable durante el periodo del proyecto

- expresar ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Cuánto?

Identificando temas

¿Qué necesito yo?

• Profundizar los temas

• Más práctico

• Más ejemplos

• Más tiempo

RetroalimentaciónPositivo

Indicaciones

Negativo

Qué me llevo

Qué me faltó

¡Gracias!

Próximo taller: 18-01-2013

Tema: Plan Operativo Anual (POA re-loaded)