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Portafirmas 3.08- Novedades -

Resumen

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• Soporte de firma interoperable de documentos PDF para solicitudes generadas por usuarios.

• Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos.

• Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos.

• Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación.

• Borrado de la documentación relacionada de solicitudes CADUCADAS y que hayan sido RECHAZADAS o COMPLETADAS hace más de 3 meses.

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Soporte de firma interoperable de documentos PDF para solicitudes generadas por usuarios

Firma interoperable de documentos PDF para solicitudes generadas por usuario

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• Soporta la firma de documentos PDF como parte de un proceso de firma conjunto entre la Universidad de Murcia y entidades externas.

• Hasta el momento, tras firmar un documento PDF sólo se podía obtener la copia auténtica del mismo, como versión final del documento firmado.

• Ahora, además, es posible descargar el documento PDF firmado original, permitiendo agregar firmas adicionales a través de otros medios.

• Sólo para solicitudes generadas por usuario(próximamente también estará disponible para solicitudes generadas por aplicaciones).

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Firma interoperable de documentos PDF para solicitudes generadas por usuario

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Descarga del documento PDFfirmado original

Firma interoperable de documentos PDF para solicitudes generadas por usuario

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Documento PDF firmado original

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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• Permite escenarios donde un documento PDF debe ser firmado por personal de la Universidad y, además, por un usuario de una entidad externa.

• De especial utilidad para la firma de convenios o contratos con entidades externas.

• La necesidad de firma por un usuario de una entidad externa se indica en la definición del flujo de firma, durante la creación de una solicitud de firma.

• La solicitud se completa tras incluir el documento firmado por el usuario de la entidad externa.

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Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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1. Al crear la solicitud, definimos un Flujo de firmantes

2. Marcamos la opción “Firma de usuarioexterno” y nos solicita sunombre

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Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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3. El firmante externo SIEMPREva a aparecer como último paso delflujo de firma

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3. El firmante externo SIEMPREva a aparecercomo último pasodel flujo de firma

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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4. Agregamos los pasos de firma y firmantes de la Universidad que sean necesarios. Todos ellos firmarán antes que el firmante externo

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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5. Una vez hayan firmado los firmantes de la Universidad, la solicitud queda en estado PENDIENTE DE FIRMA EXTERNA

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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Portafirmas 3.08 - Novedades

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6. El solicitante debe acceder al detalle de la solicitud, descargar el documento PDF firmado original y enviarlo al firmante externo para que lo firme

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Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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7. El firmante externo firma el documento por sus propios medios (AutoFirm@, Adobe Acrobat Reader DC, etc.) y lo devuelve al solicitante.Para firma de documentos PDF con AutoFirm@y Adobe Acrobat Reader DC, consultar el manual de Generación de firmas sobre documentos en formato PDF.

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8. El solicitante incorpora el documento firmado final a la solicitud 8

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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9. Una vez incorporado el documento firmado a la solicitud, hay que pulsar el botón “Guardar documentos con firma externa y completar la solicitud”. La solicitud se completa y el documento firmado se almacena en el Archivo Electrónico de la Universidad

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Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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10. Cuando la solicitud se ha completado, la copia auténtica incorpora información de todos los firmantes

Descarga del documento PDF firmado para firma por usuarios externos

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11. También es posible descargar el documento firmado final

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

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• Es posible generar solicitudes con documentos a firmar que hayan sido previamente firmados por usuarios externos.

• A estos documentos firmados se agregarán las firmas de los firmantes de la Universidad que se definan en el flujo de firma.

• De especial utilidad para la firma de convenios o contratos con entidades externas, cuando el primer firmante es la entidad externa.

• Para firma de documentos PDF con AutoFirm@ y Adobe Acrobat Reader DC, consultar el manual de Generación de firmas sobre documentos en formato PDF.

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

Documento a firmar con firmas previas (firmante externo)

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

Al seleccionar un documento PDF firmado, Portafirmas es capaz de detectar las firmas previas y refleja la información de los firmantes en el detalle del flujo de firma

Información del firmante externo que firmó el documento a firmar

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

Los firmantes pueden ver que el documento ha sido firmado previamente por otro firmante

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

Una vez completada la solicitud, se obtiene la copia auténtica con la información de todos los firmantes

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Incorporación de documentos PDF firmados por usuarios externos

Y es posible descargar el documento firmado PDF original

Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación

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• Aquellas solicitudes generadas que no se hayan firmado 3 meses después de su creación, pasarán a estado CADUCADA:– Solicitudes que no han empezado a ser firmadas

(PENDIENTES DE FIRMA).– Solicitudes que han sido firmadas por algún

firmante, pero no por todos (EN PROGRESO).• Las solicitudes CADUCADAS desaparecen de

los Portafirmas de los firmantes. Únicamente están visibles para el perfil solicitante.

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Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación

27Portafirmas 3.08 - Novedades 27

Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación

• Solicitudes CADUCADAS

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Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación

• Filtrado de solicitudes CADUCADAS

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Nuevo estado CADUCADA para solicitudes sin firmar 3 meses después de su creación

Borrado de la documentación relacionada de solicitudes CADUCADAS y RECHAZADAS/COMPLETADAS hace más de 3 meses

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• Con el objetivo de optimizar el espacio de almacenamiento y mejorar el rendimiento de la aplicación, se realizan borrados de documentación relacionada en las siguientes situaciones:– Solicitudes en estado CADUCADA.– Solicitudes que han sido firmadas (COMPLETADAS)

y RECHAZADAS hace más de 3 meses. • La documentación relacionada en estos casos

ya no suele ser necesaria.

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Borrado de la documentación relacionada de solicitudes CADUCADAS y RECHAZADAS/COMPLETADAS hace más de 3 meses

¡ Gracias por su atención !

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Grupo de Administración ElectrónicaÁrea de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones AplicadasUniversidad de Murcia (https://sede.um.es)