diez aspectos claves para la - prodetur
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PRODETUR
DIEZ ASPECTOS CLAVES para la
Lora del Río, 28 de noviembre de 2018
formacion@prodetur.es Telf.: 954 486 800
PRODETUR
Entrenar las Competencias
Comportamentales, para
potenciar la eficacia de sus
profesionales optimizando su
trabajo personal.
OBJETIVO GENERAL
PRODETUR
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar las características específicas del recurso TIEMPO y
entrenar las habilidades necesarias para su adecuada gestión.
Realizar un análisis personal del desempeño individual de cada
profesional para desarrollar pautas y técnicas que le permitan
priorizar sus tareas y organizar su rendimiento.
Conocer y manejar los distintos factores que tienen influencia en el
desarrollo y eficacia de las reuniones de trabajo.
Entrenar las habilidades necesarias para intervenir en las reuniones
desde diferentes papeles: coordinador y participante.
Establecer sistemas de administración del tiempo en equipos de
trabajo.
PRODETUR
CONTENIDOS
MODULO 1. GESTIÓN DEL TIEMPO
MODULO 2. COORDINACIÓN DE
EQUIPOS
MODULO 3. DIRECCIÓN DE
REUNIONES
OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO PERSONAL Y DEL EQUIPO
PRODETUR
MODULO 1. GESTIÓN DEL TIEMPO
I. La gestión de la Eficacia Personal.
II. Autoconocimiento del desempeño
personal.
III. Gestión de Tareas.
IV. Técnicas de Gestión del Tiempo.
MODULO 3. GESTIÓN DEL TIEMPO
I. Las reuniones de trabajo.
II. Preparación de una reunión.
III. Ejecución de la reunión.
IV. Control de resultados.
MÓDULO 2. COORDINACIÓN DE EQUIPOS
I. La Gestión de Equipos y Personas.
II. Técnicas de Gestión del Tiempo.
III. Habilidades clave para aumentar la
eficacia personal.
IV. Estilos de liderazgo.
CONTENIDOS
PRODETUR
JUSTIFICACIÓN: ¿Por qué es necesario?
ANÁLISIS: ¿Cómo lo hago y cómo lo podría hacer?
HERRAMIENTAS: ¿Qué técnicas puedo utilizar para mejorar?
DIVERTIDO ÚTIL CONCRETO
METODOLOGÍA: TALLER DE TRABAJO
PRODETUR
Nombre y Apellidos
Edad
Experiencia Total
¿Qué harías si tuvieras todo el
tiempo del mundo?
PRODETUR
MÓDULO DE TRABAJO CONTENIDOS
I. La gestión de la
Eficacia Personal.
Modelo de Gestión de la Eficiencia Personal.
El tiempo como recurso.
Análisis de las dificultades para la gestión del tiempo
II. Autoconocimiento del
desempeño personal.
Análisis del nivel de procrastinación.
Ladrones del tiempo personal.
Estudio personal de los Ciclos de Concentración.
La Curva de Rendimiento.
III. Gestión de Tareas.
Matriz de lo Urgente y lo Importante.
Criterio ABC de distribución de tareas.
Principio de Pareto.
Herramientas de priorización de tareas.
IV. Técnicas de
Gestión del Tiempo.Personal:
Gestión de Agenda.
Lista de Tareas.
Cuaderno de Control.
PRODETUR
MODELO DE GESTIÓN DEL TIEMPO
HÁBITOS
TÉCNICAS DE
PRIORIZACIÓN
AUTOCONOCIMIENTO
HERRAMIENTAS
DE PLANIFICACIÓN
LADRONES
DEL TIEMPO
PRODETUR
Aspecto 1.- Las 6 “i” del tiempo
PRODETUR
Las 6 i del tiempo:
IMPRESCINDIBLE: Diferente de todos los demás recursos, es necesario para cualquier
acto humano.
IGUALDAD: Cada persona recibe exactamente las mismas 24 horas cada jornada.
INELÁSTICO: No es almacenable, no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse
prestado.
INSUSTITUIBLE: A diferencia de los demás recursos no cabe sustituir el tiempo por
ningún otro.
INDISPENSABLE: No hay acción humana que pueda realizarse sin él, no tiene precio.
INEXORABLE: Fluye en un solo sentido y no conocemos el modo de cambiarlo, no es
recuperable ni siquiera la velocidad de ese flujo.
EL TIEMPO COMO RECURSO
PRODETUR
PRODETUR
Aspecto 2.- Procrastinar
PRODETUR
PRO: HACIA
CRASTINUS:MAÑANA
¿Qué significa procrastinar?
¿SIGNIFICARÁ MIRAR HACIA EL MAÑANA CON UNA
PERSPECTIVA ILUSIONANTE?... PUES NO, ES
SIMPLEMENTE EL HÁBITO DE POSPONER, PERO …
¿ POR QUÉ POSPONEMOS?
PROCRASTINAR
PRODETUR
TIPOLOGIA:
Por evasión, cuando se evita empezar una tarea por
miedo al fracaso.
Por activación, cuando se posterga una tarea hasta que
ya no hay más remedio que realizarla.
Por indecisión, típico de las personas indecisas que
intentan realizar la tarea pero se pierden en pensar la mejor
manera de hacerlo sin llegar a tomar una decisión.
NIVEL DE PROCRASTINACIÓN
PRODETUR
Aspecto 3.- Ladrones del Tiempo
PRODETUR
LADRONES DE TIEMPO
PRODETUR
LADRONES DE TIEMPO
Exceso de burocracia.
Errores de terceros.
Visitas al exterior y salidas para
resolver problemas.
Exceso de reuniones.
Incompetencia de los jefes.
Falta de información.
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes.
Desorganización de los colaboradores
más próximos.
Exceso de urgencias.
Llamadas telefónicas.
Excesiva ayuda.
PRODETUR
Falta de organización.
Confusión de las prioridades.
Escasa delegación en los colaboradores.
Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo.
Poca puntualidad y control del horario.
Dilación de las decisiones importantes.
Precipitación en las decisiones.
FACTORES PROPIOS
PRODETUR
La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante todo,
nosotros mismos con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.
A veces el profesional parece más una marioneta (profesional reactivo) que lo
que debe ser: un gestor de resultados.
No hay que esperar a que el reloj vaya regulando y controlando mi vida
profesional, sino que debo ser su controlador (profesional proactivo).
FACTORES PROPIOS
PRODETUR
SON USUALES FRASES COMO…
“No he tenido tiempo para…”.
“Si yo tuviera tiempo…”.
“Se me ha pasado la mañana volando”.
“No sé como me las arreglo, pero no he hecho nada de lo que tenía que
hacer”.
FACTORES PROPIOS
PRODETUR
Aspecto 4.- La Curva del Rendimiento y
Ciclos de Concentración
PRODETUR
EQUILIBRA TIEMPO Y RESULTADOS.
Recursos (tiempo)
Calidad
50%
75%
90%
R1 R2 R3
LA CURVA DEL RENDIMIENTO Y CICLOS DE CONCENTRACIÓN
PRODETUR
A.M
.P.M.100
%100
%
0%0%
50% 50%
8 9 10 11 12 13 14 1516 17 18 19 20 21 22
LA CURVA DEL RENDIMIENTO Y CICLOS DE CONCENTRACIÓN
PRODETUR
Aspecto 5.- Organización del tiempo
PRODETUR
¿NECESITA REORGANIZAR SU TIEMPO?
ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Actividad
directa
(minutos
de oro)
Actividad
Indirecta
Desplaza-
mientos y
esperas
BurograciaTiempo
Personal
1 2 3 4 5
Realidad 15 % 35 % 20 % 15 % 15 %
Optimo 40 % 30 % 20 % 5 % 5 %
Tú
PRODETUR
¿Cómo Organizamos nuestro día a día?HOTEL
P H
PRODETUR
Acciones que me requieren
en un plazo inmediato.
¿QUÉ ES URGENTE?
MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
PRODETUR
Aquello que contribuye más
directamente a la consecución de
resultados profesionales.
¿QUÉ ES IMPORTANTE?
¿Qué se espera de mi?
MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
PRODETUR
Aspecto 6.- Matriz de lo urgente y lo
importante
PRODETUR
Crisis.
Problemas acuciantes.
Proyectos con fecha de
vencimiento, reuniones y
preparaciones.
Preparación
Prevención
Clarificación de valores
Planificación
Creación de relaciones
Verdadera recreación
Catalizar el poder interior
Interrupciones, algunas
llamadas telefónicas
Correspondencia, informes
Reuniones
Muchos asuntos acuciantes e
inmediatos
Muchas actividades populares
Trivialidades, ajetreo
Correspondencia publicitaria
Algunas llamadas telefónicas
Acciones que representan
pérdida de tiempo
Actividades “de escape”
IMPORTANTE
NO
IMPORTANTE
NO URGENTEURGENTE
MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
PRODETUR
URGENTE NO URGENTE
I. II.
III. IV.
IMPO
RTA
NT
EN
O IM
PO
RTA
NT
E
URGENTE IMPORTANTE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
PRODETUR
URGENTE NO
URGENTEI. II.
III. IV.
IMPO
RTA
NT
EN
O IM
PO
RTA
NT
E
1
2
MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
PRODETUR
LA MAYOR PARTE DE NUESTROS PROBLEMAS
DE TIEMPO LO OCASIONAN LOS TEMAS
URGENTES
LAS URGENCIAS IMPREVISTAS SON LAS QUE
ROMPEN NUETRA PLANIFICACIÓN
PRODETUR
Muchas de estas tareas
son actuaciones a largo
plazo y que consumen
mucho tiempo.
IMPORTANTE Y NO URGENTE
PRODETUR
Aspecto 7.- Principio de Pareto
PRODETUR
“Los elementos críticos de cualquier
conjunto constituyen una minoría”
Es conocido como la regla 80/20
PRINCIPIO DE PARETO
TIEMPO
RESULTADOS
PRODETUR
Resultados
15 20 65
65 20 15
Esfuerzos
Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de
los resultados.
CRITERIO ABC: PRIORIZACIÓN DE TAREAS
PRODETUR
RESULTADOS
A B C
XA XB XC X
ESFUER
ZOS
YA YB YC Y
ZA ZB ZC Z
A- RESULTADOS ALTOS
B- RESULTADOS MEDIOS
C- RESULTADOS BAJOS
X- ESFUERZO ALTO
Y- ESFUERZO MEDIO
Z- ESFUERZO BAJO
CRITERIO ABC: PRIORIZACIÓN DE TAREAS
PRODETUR
Aspecto 8.- Leyes de la Gestión del Tiempo
(Las tres leyes de Acosta)
PRODETUR
LAS TRES LEYES DE ACOSTA
El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y reanudado
Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una
larga nunca hay tiempo
Lo perfecto rara vez resulta rentable. El valor de una
tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le
dedica
LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
Aspecto 9.- Leyes de la Gestión del Tiempo
(Ley de Murphy)
PRODETUR
LAS TRES LEYES DE MURPHY
Nada es tan sencillo como parece al principio
Todo lleva más tiempo de lo que se piensa
Si algo puede ir mal irá mal
LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
44
LA LEY DE PARKINSON
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo de trabajo disponible para su completa
realización”
LEYES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
PRODETUR
Aspecto 10.- Algunas Técnicas de Gestión del
Tiempo
PRODETUR
La agenda: control de dedicaciones
Es un instrumento que sirve para controlar lo realizado
cada día.
Nos permite conocer la realidad de nuestro tiempo y
formular un diagnóstico que nos lleve a la acción.
Anota a intervalos de media hora la actividad que estas
realizando.
Solo a través de un instrumento como este podremos
comenzar a mejorar la gestión del tiempo.
ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
1. Al finalizar la jornada laboral, anotar las cosas que tiene pendientes.
2. Clasifique cada tarea de la lista en función de su orden de prioridad.
3. Durante todo el día tenga la lista en un sitio visible.
4. Este preparado para lo inesperado en cualquier sitio.
5. Es importante reservar al día al menos una hora para trabajar solo.
6. Revise la lista antes de acometer cada tarea nueva. Consúltela periódicamente durante el
día para conservar en mente sus objetivos.
7. Haga una estimación de tiempo de ejecución.
8. Antes de hacer cada una de las tareas de la lista pregúntese: ¿por qué yo?. Si algún otro
puede o debe encargarse del asunto, páselo sin más.
9. Tache los asuntos realizados en el momento de cumplirlos.
10.Si durante el día hace algo que no aparece en la lista, añádalo. Al terminar la jornada verá
que ha hecho más de lo que recuerda
Lista de tareas: ¿cómo trabajarla?
ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
Si tenemos tiempo para preparar la reunión o entrevista, fecharla, poner hora de
comienzo, anotar el nombre del cliente o clientes con los que vamos a vernos.
Si no tenemos tiempo, realizar esto mismo delante de las personas con las que
vamos a mantener la reunión. No tema molestar, es una práctica muy extendida
que muestra profesionalidad.
Si nuestros interlocutores o el tema son conocidos o tenemos un propósito para
la entrevista, anotémoslo. Hagámoslo al principio de una hoja.
Si carecemos de información y de propósito, es a nuestro interlocutor al que
corresponde la iniciativa. A lo largo de la conversación no nos recatemos en
tomar notas. Al cliente le gustará, sentirá que tomamos interés en lo que nos dice.
El cuaderno de control.
ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
Hablemos de lo que hablemos, y divaguemos tanto como queramos, no nos importe de un
vistazo rápido revisar lo escrito. Nos servirá para centrar el tema y que nada nos quede
pendiente. También nos servirá para hacer resúmenes, centrar la conversación y
podremos usarlo como elemento de ayuda en la negociación o cierre.
Finalizada la entrevista, dedíquele 5 minutos a anotar conclusiones y temas pendientes de
resolver.
Si todo lo anotado queda resuelto, cortemos una esquina de la página, como se hace en
algunas agendas. Sabremos que cosas tenemos que hacer y cuales no.
Cuando acabemos el cuaderno, fechémoslo en la portada y guardémoslo
cuidadosamente. Su contenido es una gran fuente de información y recuerdo de asuntos y
personas que en algún momento puede sernos vital.
El cuaderno de control
ALGUNAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
PRODETUR
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