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Metodología y aplicación del proceso de traslado de la documentación de los institutos de humanidades y ciencias sociales del CSIC a la sede del CCHS

Cuartas Jornadas ArchivoyMemoria: "La memoria de los conflictos: Legados documentales para la historia"

Gloria de la Chica, Raquel Ibáñez, Juan Pedro López, Eva Poves, Samuel Ruiz y Rosa Villalón

Introducción

En el año 2000 el CSIC comienza a planificar la preunión de los centros e institutos de humanidades y ciencias sociales de Madrid. Se decidió que el nuevo Centro de Ciencias Humanas y Sociales tendría sede en la C/Albasanz 26-28 y que los institutos que lo integran estarían instalados en noviembre de 2007.

E b il d 2007 3 i d t b j lEn abril de 2007 se crean 3 equipos de trabajo, el primero para el traslado de los equipos informáticos (ET1), el segundo para el traslado de la documentación (ET2) y el tercero (ET3) para el mobiliario y los enseres.

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I. Institutos

II. FechasEl proceso de traslado de los institutos se desarrolló desde marzo-abril de 2007 hasta enero del 2008. En una fase posterior se trasladó el IEDCYT (Joaquín Costa) en noviembre de 2008.

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III. FondosHistóricos

III. FondosFotográficos

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III. FondosGrabaciones sonoras:- discos de pizarra - cintas magnéticas

III. Fondos

Documentación científica

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III. FondosFicheros

- Tesoro Lexicográfico - Diccionario de latíng

III. FondosDocumentación administrativa

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IV. Principios que han regido el traslado

Evitar la pérdida de patrimonio documental. Respetar el origen la procedencia y laRespetar el origen, la procedencia y la morfología de los fondos.Creación de una herramienta básica para la descripción y recuperación de la documentación.Conservación de los fondos, tomando las ,medidas adecuadas para evitar deterioros durante el proceso de traslado. Eliminación controlada de la documentación de expurgo.

V. Tratamiento de los fondos

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V. Tratamiento de los fondos1. Revisión y localización de documentación.

V. Tratamiento de los fondos2. Valoración, Selección y Clasificación.

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V. Tratamiento de los fondos2. Valoración, Selección y Clasificación

V. Tratamiento de los fondos2.1. Formulario de salida de documentación

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V. Tratamiento de los fondos2.2. Base de datos para la descripción de los documentos

V. Tratamiento de los fondos3. Preparación de la documentación a trasladar.

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V. Tratamiento de los fondos4. Eliminación de documentos

V. Tratamiento de los fondos5. Tratamiento de materiales especiales (fotografías, mapas y

planos, documentos sonoros).

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V. Tratamiento de los fondos6. Revisión final

V. Tratamiento de los fondos7. Recepción de los fondos en la nueva sede.

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CONCLUSIONES

V l d d t ió t l d dVolumen de documentación trasladada:

ARCHIVO TEXTUAL: 3500 unidades de instalaciónARCHIVO FOTOGRÁFICO: 472 unidades de instalación + 242.488 artefactos fotográficosARCHIVO SONORO: 241 unidades de instalaciónARCHIVO VISUAL: 4 cajas con películas de nitratoARCHIVO VISUAL: 4 cajas con películas de nitratoMICROFILMS: 16.000 rollos de microfilmTESIS DOCTORALES: 800 Otros materiales especiales: mapas, planos, posters, clisés, sellos, etc.

Recomendaciones

R ld d l di ióRespaldo de la direcciónEstablecer una comunicación fluida con los responsables del traslado de cada centro Disponibilidad de medios económicos, técnicos y humanosTener una buena planificación, que sea realista y abordarla por etapas

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Recomendaciones

Involucrar a todo el mundo para queInvolucrar a todo el mundo para que coopereComunicación con las empresas contratadasPautas sencillas y claras para el personalI i l i i tIngenio para los imprevistosCapacidad de previsión, flexibilidad y adaptación

Recomendaciones

Conocimiento de la institución y de losConocimiento de la institución y de los fondosConocer los calendarios de trasladoPacienciaSimplicidad en las tareasDocumentar gráficamente todo el proceso

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Recomendaciones

Saber poner límitesSaber poner límites Crear un buen equipo de trabajo cualificado Coordinación de las tareasIncentivar al personal que trabaje en las tareas de trasladoMantener reuniones periódicas entre los diferentes equipos de mudanza

Recomendaciones

Excelente forma física y buen sentido del humor

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