correspondencia de entrada

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

El Registro de Entrada es un

proceso corporativo fundamental y

obligatorio en los organismos públicos.

RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Son muchos los escritos que recibe la empresa y para que lleguen a las personas a las que van destinados, nada mejor que una buena organización.

Una persona es la responsable de la recepción de la correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de correspondencia formado por varias personas.

La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución según donde corresponda.

La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse, salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al destinatario.

•La organización diaria de la correspondenciaOrganización del correo de entrada.- Las fases que comprende la entrada de la correspondencia son: recepción clasificación distribución

La clasificación de la correspondencia de

entrada, puede efectuarse con la siguiente

distribución:

•cartas cerradas dirigidas a la atención de

superiores o personas determinadas.

•Facturas

•comunicaciones bancarias (avisos de remesa,

descuentos, estado de cuenta, etc.).

•Circulares y anuncios publicitarios diversos.

•Material impreso (Diarios, revistas y libros).

REGISTROS DE CORRESPONDENCIA

Para llevar una buena gestión de la correspondencia en una oficina es necesario disponer de dos registros:

El registro de entrada

Registro de salida.

REGISTRO DE ENTRADA

Denominamos (Registro de Entrada) tanto al libro en el que se llevan las anotaciones de la correspondencia que entra en la empresa, como al número que se le asigna a dicha correspondencia.

Ejemplo:

PUNTOS IMPORTANTES:

Es necesario llevar un registro de entrada y otro de salida para una correcta gestión de la correspondencia

La correspondencia que llega a la empresa se puede controlar a través del registro de entrada

Es necesaria una buena organización en la gestión de la correspondencia

Dentro de la empresa suele haber una persona responsable de la recepción de la correspondencia

La correspondencia personalizada no debe abrirse

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