conceptos basicos archivistica
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8/18/2019 Conceptos basicos Archivistica
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ÍNDICE
1.CONCE!O DE ARC"#$O.............................................................................. %&.CONCE!O DE ARC"#$'(!#CA..................................................................... )
&.1.Ciencia* au+iliare* de la archiv,*tica......................................................... -%.ARC"#$O( B#B/#O!ECA( 0 CEN!RO( DE DOCMEN!AC#2N................ 34.CONCE!O( DE DOCMEN!O( DE ARC"#$O 0 DOCMEN!AC#2N DE AO0O #NFORMA!#$O.................................................................................... 15
4.1. Documento* de archivo.......................................................................... 15
4.1.1.Caracter,*tica* de lo* documento* de archivo..................................154.1.&. /o* caractere* de lo* documento*.................................................. 114.1.%.Formaci6n de lo* documento* de archivo........................................ 11
4.&.Documentaci6n de a7o8o in9ormativo..................................................... 1&4.%.Analog,a* 8 di9erencia* entre documento de archivo 8 documentaci6n dea7o8o in9ormativo.......................................................................................... 1&
).!RA!AM#EN!O ARC"#$'(!#CO................................................................... 14).1./a identi9icaci6n....................................................................................... 1)).&. /a cla*i9icaci6n....................................................................................... 1:).%./a ordenaci6n.......................................................................................... 1;).4./a de*cri7ci6n.......................................................................................... 1;
).4.1./o* in*trumento* o 7rocedimiento* de control..................................&5).4.&./o* in*trumento* de in9ormaci6n...................................................... &1).)./a in*talaci6n........................................................................................... &&).-.An
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1.CONCEPTO DE ARCHIVO
El término archivo deriva etimol6gicamente del griego Archeion mue>le o localdonde *e guarda>an la* acta* 7>lica* 7ara *ervir de garant,a a lo* ciudadano* en
cu8o 7a*o al lat,n *e convirti6 en Archivum *egn !anodi. ara otro* autore* deriva
tam>ién del griego Arche origen Archaios antiguo.
De*de la é7oca cla archivo tanto al lugar donde *e guarda>an documento* e*
decir el edi9icio o continente como a lo* 7ro7io* documento* o contenido.
ara la UNESCO el archivo e* el conjunto de documento* *ea cual *ea *u 9echa onaturalea reunido* ela>orado* o reci>ido* 7or una 7er*ona 9,*ica o jur,dica 7>lica
o 7rivada 7ara la* nece*idade* de *u e+i*tencia 8 el ejercicio de *u* tarea*
con*ervado* 7rimero 7ara *ervir de 7rue>a 8 7ara *u* nece*idade* admini*trativa* 8
mido* 7or toda 7er*ona 9,*ica o moral 8 7or todo *ervicio uorgani*mo 7>lico o 7rivado en el ejercicio de *u actividad 8 *on 8a con*ervado*
7or *u* creadore* o 7or *u* *uce*ore* 7ara *u* 7ro7ia* nece*idade* 8a
tran*mitido* a la in*tituci6n de archivo* com7etente en ra6n de *u valor
archiv,*tico
&. in*tituci6n re*7on*a>le de la acogida tratamiento inventariado con*ervaci6n 8
*ervicio de lo* documento*
%. edi9icio o 7arte del edi9icio donde lo* documento* *on con*ervado* 8 *ervido*
or lo que re*7ecta a E*7aHa la "e# 1$%1&'() de *( de +,nio) de Pa!rimonio
Hi!-rico Ea/ol recoge la *iguiente de9inici6n en *u art,culo );.1 *on archivo*
lo* conjunto* orglica* o 7rivada* en el ejercicio de *u* actividade* al
*ervicio de *u utiliaci6n 7ara la inve*tigaci6n 8 la ge*ti6n admini*trativa. A*imi*mo *e
entiende 7or archivo* la* in*titucione* culturale* donde *e renen con*ervan
ordenan 8 di9unden 7ara lo* 9ine* anteriormente mencionado* dicho* conjunto*
org
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"a "e# 0%1&&) de *1 de a2ril) de Archivo # Pa!rimonio Doc,men!al de la
Com,nidad de 3adrid recoge tam>ién am>o* a*7ecto* 7ero dando un 7a*o muena ge*ti6n de la* in*titucione* 8 el 9omento de la inve*tigaci6n que a8ude al
7rogre*o 8 7romueva la cultura.
Cen!ro de archivo e* el lugar donde *e cu*todian organian 8 *irven lo*
documento* de lo* di9erente* 9ondo* de archivo de una o diver*a* 7rocedencia* 7ara
lo* 9ine* mencionado* en el 7lea 8 del Con*ejo de @o>ierno 8 la
Admini*traci6n de la Comunidad de Madrid.
&. El (u>*i*tema de Archivo* Munici7ale* de la Comunidad de Madrid.%. El (u>*i*tema de Archivo* de la* #gle*ia de la Comunidad de Madrid.
'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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4. El (u>*i*tema de Archivo* de Em7re*a de la Comunidad de Madrid.
E+ce7to la /e8 va*ca el re*to e*tructura el *i*tema de archivo* a 7artir de tre* eje*
>re archivo* (ervicio de Archivo* de la Con*ejer,a
de Cultura 8 Con*ejo Andalu de Archivo* 8 lo* archivo* de u*o 7>lico 8 7rivado que
*e integran en el *i*tema. /a* le8e* aragone*a canaria murciana ca*tellanoI
manchega con9iguran el *i*tema como un conjunto de 6rgano* 8 una red de centro*.
Cada le8 detalla lo* centro* que integran el *i*tema que *er< m
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En la organi7aci-n de lo archivo 7odemo* di*tinguir do* 7er,odo*
1. el eríodo rearchiví!ico durante el cual el tratamiento de lo* 9ondo*documentale* *e ha caracteriado 7or la inde9inici6n de *u* 7re*u7ue*to* e
inclu*o 7or la *umi*i6n a lo* 7rinci7io* de otra* di*ci7lina*
2. el eríodo de dearrollo archiví!ico durante el que *e ha logrado tanto en la
teor,a como en la 7rlar
7ro7iamente de archiví!ica. A mediado* del *iglo ?#? *e e*ta>lecieron lo*
enunciado* te6rico* o lo* 7rinci7io* archiv,*tico* entre lo* que de*taca el
Principio de respeto a la procedencia de los fondos, cu8o 7adre 9ue Natali* de
Jaill8 Circular de &4 de a>ril de 1341K a*, nace tam>ién la noci6n de 9ondo de
archivo.
/a archiv,*tica *e divide *iguiendo a L.R. Cru Mundet que com7endia a lo*
di*tinto* tratadi*ta* en
- archiví!ica o archivonomía que com7rende la con*trucci6n e in*talaci6n la
con*ervaci6n 8 la re*tauraci6n
- archiveconomía o archivin!endencia que com7rende la cla*i9icaci6n la
ordenaci6n 8 la de*cri7ci6n
- lo ervicio # la na!,rale7a +,rídica del archivo que e* el *ervicio a lo*
u*uario* 8 lo* a*7ecto* legale* de lo* documento*
- la hi!oria de lo archivo # de la archiví!ica
*.1.Ciencia a,8iliare de la archiví!ica.
)Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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/a archiv,*tica con*titu8e en *, mi*ma un conjunto de conocimiento* 8 método*
e*7ec,9ico* 8 originale* 7ara el logro de *u* 9ine*K 7ero nece*ita recurrir a otra*
rama* del conocimiento humano *in la* cuale* no 7odr,a alcanar 7lenamente *u*
o>jetivo* la* ciencia* au+iliare* a la* que recurre de modo 7arcial 8 como a8uda 7arala con*ecuci6n de uno* 9ine* determinado*.
/a* ciencia* au+iliare* de la archiv,*tica *on
1. /a 7aleogra9,a
!érmino 7rocedente del griego paleos antiguo 8 grafía e*critura. E* el tratado
de la* e*critura* antigua* traada* *o>re *o7orte* *uave* 7a7el 7ergamino
7a7iro mientra* que la* traada* *o>re materia* e*cri7toria* dura* mronce etc. 7ertenecen a la e7igra9,a.
(u conocimiento e* nece*ario 7ara leer 8 com7render lo* manu*crito* anteriore*
al *iglo ?$## momento a 7artir del cual la e*critura human,*tica o actual e*t<
e+tendida 7ara 7oder analiarlo* 8 de*cri>irlo*.
&. /a di7lomlado o 7legado en do* 7arte*
haciendo con ello re9erencia a lo* documento* que *e cerra>an mediante do>le7ara 7roteger *u contenido cuando era 7er*onal o re*ervado.
/a di7lomlecer *u valor
como 9uente hi*t6rica.
%. /a cronolog,aDel griego cronos tiem7o 8 logos tratado. E* la di*ci7lina que 7ermite conocer
la medida del tiem7o. "a8 que di*tinguir la cronolog,a matemjeto de atenci6n de la archiv,*tica 7ue*to que 7ermite
*ituar lo* acontecimiento* en el de*arrollo de la hi*toria de la humanidad.
E+i*ten di9erente* *i*tema* de dataci6n lo* mu*ulmane* 7or ejem7lo em7lean
el calendario lunar que comiena en el aHo de la "égira -%& d.C.K en E*7aHa *e
han em7leado diver*o* *i*tema* de dataci6n lo* m
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4. /a hi*toria
/a archiv,*tica recurre a ella 7ara ela>orar *u 7ro7ia hi*toria aunque no *ea é*ta
la nica ni la morda.
Recordar que lo* documento* *on 9uente 7rimaria 7ara la hi*toria.
). El derecho
El archivero de>e conocer determinado* cam7o* del derecho tale* como la
legi*laci6n >a la entidad a
cu8o *ervicio *e encuentra el archivo la legi*laci6n del ito archiv,*tico 8 la
legi*laci6n *o>re 7rocedimiento admini*trativo.
-. /a* tecnolog,a* de la in9ormaci6n(on el conjunto de medio* in9orme tratarK 7ara lo cual
nece*ita conocer *u naturalea el 7rocedimiento de creaci6n lo* *i*tema* de
acce*o etc. ara 7oder 7onerlo* en *ervicio adecuadamente.
7. /a ling,*tica
/a ling,*tica de>e conocer*e *o>re todo 7ara la realiaci6n de re*mene*
in9orme* la ela>oraci6n de ,ndice* la normaliaci6n etc .
3. /a *igilogra9,a
E*tudia lo* *ello* em7leado* antiguamente 7ara autoriar lo* documento* cerrar
7liegue* etc ...
.ARCHIVOS) 9I9"IOTECAS : CENTROS DE DOCU3ENTACI;N
/o* archivo* la* >i>lioteca* 8 lo* centro* de documentaci6n *on in*titucione*
e*7ec,9ica* 7ue* cada una de ella* tiene un cam7o de actividad una metodolog,a de
+Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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tra>ajo 8 un 7a7el en la *ociedad que le *on 7ro7io* 7ero a la ve *on
com7lementaria* 8a que *u o>jetivo comn no e* otro que el de reunir 7re*ervar 8
divulgar lo* documento* 7roducido* 7or el hom>re.
0a conocemo* la de9inici6n de archivoK conocamo* ahora la* de
- 9i2lio!eca. (egn la /e8 1-1;3) de &) de junio de atrimonio "i*t6rico
E*7aHol *on >i>lioteca* la* in*titucione* culturale* donde *e con*ervan
renen *eleccionan inventar,an catalogan cla*i9ican 8 di9unden conjunto* o
coleccione* de li>ro* manu*crito* 8 otro* materiale* >i>liogrlica o mediante
7ré*tamo tem7oral al *ervicio de la educaci6n la inve*tigaci6n la cultura 8 lain9ormaci6n.
- Cen!ro de doc,men!aci-n. E* una o9icina dentro de una organiaci6n
dedicada a la coordinaci6n de la 9unci6n documental ela>orando 8 7oniendo
en 7rro* 7uede con*iderar*e ai*ladamente. El documento e* 7roducto de
una acci6n continuada en el tiem7o *iem7re e*t< en relaci6n con otro documento 8 la
ma8or,a de la* vece* un documento ai*lado carece de valor. El li>ro e* mlti7le. El
documento e* nico e irre7eti>le. /a 9unci6n del li>ro e* relatar in9ormar in*truir 8 e*
9ruto de la voluntad de alguien 8a *ea una o>ra de creaci6n o de inve*tigaci6n. /o*
documento* *on re9lejo de 9uncione* 8 actividade* del hom>re 8 *on 7roducto de unage*ti6n.
El o>jeto de lo* centro* de documentaci6n e* la documentaci6n mlti7le im7re*o*
di*co* .. 8 *iem7re de*de el 7unto de vi*ta de *u contenido de *u in9ormaci6n. No
*uele utiliar originale*K *e valen de 9otoco7ia* re7roduccione* 8 la ado7ci6n de
*i*tema* mecaniado* *on medio* indi*7en*a>le* en la reco7ilaci6n 8 di9u*i6n de la
in9ormaci6n.
,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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0.CONCEPTOS DE DOCU3ENTOS DE ARCHIVO : DOCU3ENTACI;N DEAPO:O IN5OR3ATIVO
0.1. Doc,men!o de archivo
De*de el 7unto de vi*ta etimol6gico doc,men!o 7roviene de la 7ala>ra latina
documentum que deriva del ver>o latino docere que *igni9ica en*eHar.
El Diccionario de Terminología Archiví!ica entiende doc,men!o como la
com>inaci6n de un *o7orte 8 la in9ormaci6n regi*trada en él que 7uede *er utiliado
como elemento de 7rue>a o 7ara con*ulta.
/a "e# 1$%1&'() de *( de +,nio) de Pa!rimonio Hi!-rico Ea/ol entiende 7or
doc,men!o toda e+7re*i6n en lenguaje natural o convencional 8 cualquier otra
e+7re*i6n grliogrido* 7or una 7er*ona 9,*ica o jur,dica o
in*tituci6n 7>lica o 7rivada durante el cur*o de *u ge*ti6n o actividad 7ara el
cum7limiento de *u* 9ine* 8 con*ervado* como 7rue>a e in9ormaci6n.
*. S, car
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documento* de archivo no 7uedan conce>ir*e ai*lado* de ah, *u car
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/o* documento* lo* generan la* in*titucione* 8 organi*mo* en el de*arrollo de
determinada* actuacione* 8 en virtud de la* atri>ucione* que tienen a*ignada* 7or
una norma E*te ti7o de actuacione* *e 7ueden re9lejar o >ien mediante un nico
documento o >ien mediante vario*.
or tanto *e e*ta>lece el conce7to de unidad documental entendiendo que é*ta*
7ueden *er
- Unidades documentales simples. (on aquélla* que e*tido* o generado*I 7or la Admini*traci6n Auton6mica madrileHa de*de *u creaci6n
ha*ta 1;;) 8 que e*t
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Doc,men!o de archivo.
(on ejem7lare* nico* te*timonio de la*
actividade* de la* 7er*ona* 9,*ica* o
jur,dica* en el ejercicio de *u* 9uncione* 8contienen derecho* 8 o>ligacione* de la
Admini*traci6n 8 de lo* ciudadano*.
Doc,men!aci-n de ao#o in4orma!ivo.
E*t< con*tituida 7or ejem7lare* mlti7le*
im7re*o* 9otoco7ia* etc ... de origen 8
caracter,*tica* diver*o* cu8a utilidad en la Admini*traci6n re*ide en la in9ormaci6n
que contienen 7ara a8udar a la ge*ti6n.
De2en reci2ir !ra!amien!o adec,ado a,n?,e di4eren!e 7ara a*egurar la
e9icacia de la ge*ti6n admini*trativa 8 el *ervicio a la Admini*traci6n 7roductora al
ciudadano 8 a la inve*tigaci6n.
/a con9u*i6n terminol6gica ha contri>uido a la di9icultad 7ara di*cernir el documento
de archivo de la documentaci6n de a7o8o in9ormativo di9erencia que ha8 que tener 7re*ente 7ue* a cada uno le corre*7onde un tratamiento 8 una u>icaci6n di*tinto* 8
dan di9erente* *ervicio*.
CADRO COMARA!#$O
(#M#/#!DE(
#gual denominaci6n equ,voco Documento* documentaci6n.
O9recen in9ormaci6n Documento* de archivo 9uente 7rimaria de in9ormaci6n.
Documentaci6n de a7o8o in9ormativo 9uente *ecundaria de in9ormaci6n.
-&Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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Documento* de archivo
@enerado* 7or una in*tituci6n en el
ejercicio de *u* 9uncione*
@e*ti6n de una in*tituci6n te*timonio/o* valore* tem7orale* admini*trativo
legal 8 9i*cal tienen 9ijado* lo* 7lao* 7or
la normativa legalK el in9ormativo tiene lo*
7lao* 9ijado* 7or la utilidad de la
in9ormaci6n contenida. !iene valor
7ermanente hi*t6rico
Ejem7lare* nico* re9lejan una actuaci6n
o conjunto de actuacione* encaminada* ala re*oluci6n de un a*unto. (on 7or tanto
originale* o en cualquier ca*o *on
tratado* como tale*
(on o 7ueden *er atrimonio Documental
(on o 7ueden *er 9uente 7rimaria 7ara la
hi*toria
(on conjunto* org*olece 7ronto 9ijado* lo*
7lao* 7or la utilidad de la in9ormaci6n
contenida. No tiene valor 7ermanente
Ejem7lare* mlti7le* dan in9ormaci6n no*on originale* editado* o re7rogra9iado*.
I No e* atrimonio Documental
E* o 7uede *er 9uente *ecundaria
7ara la hi*toria
E* un conjunto 9acticio o arti9icialcla*i9icaci6n *i*tema*ada
e+clu*ivamente en el valor de la
in9ormaci6n de la documentaci6n
Do**ier conjunto de documentaci6n
ordenada *egn el a*unto de que *e trate
cu8o 9in nico e* 7ro7orcionar in9ormaci6n
*o>re dicho a*unto
(e de*tru8e 7uede con*ervar*e enalguno* ca*o* 7or *u valor de in9ormaci6n
No 7a*a al Archivo Central
ro9e*ional de la documentaci6n de a7o8o
in9ormativo documentali*ta
(.TRATA3IENTO ARCHIV6STICO
-'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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E* el conjunto de o7eracione* 8 tarea* que *e a7lican a lo* documento* en cada una
de *u* edade* 8 que tiene como o>jetivo *u con*ervaci6n *u organiaci6n 8 hacerlo*
rle* maneja>le* 8 tile* en *u* diver*o* 9ine*.
El tratamiento archiv,*tico com7rende la* oeracione de iden!i4icaci-n #
clai4icaci-n que *e englo>an dentro de la organiaci6n de lo* Fondo* de Archivo 8
la* !area de ordenaci-n) decrici-n e in!alaci-nK la* o7eracione* *on de ,ndole
intelectual 8 la* tarea* de ,ndole 9,*ico. (on com7lementaria* 8 en mucho* ca*o*
*imult
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2rgano* 8 unidade* admini*trativa*
(on la* entidade* en la* que *e organian in*titucione* 8 organi*mo* 7or ejem7lo
Direccione* @enerale* (ecretar,a* @enerale* !écnica* etc ... que e*t*eccione* 8 Negociado*.
!odo* e*to* 6rgano* tienen delimitaci6n de com7etencia* 8 9uncione* atri>uida* 7or
norma* reglamentaria* o jur,dica* determinaci6n de *u 9orma de integraci6n en la
Admini*traci6n corre*7ondiente 8 de *u de7endencia jerilidad.
A*, 7ue* #n*titucione* Organi*mo* 8 2rgano* tienen determinada*
a com7etencia*
E* citando a @arc,a de Enterr,a la medida de 7ote*tad que corre*7onde a
cada 6rgano *iendo *iem7re una determinaci6n normativaG. E* el elemento
e*encial de la organiaci6n admini*trativa 8 de la con9iguraci6n de lo* 6rgano*
8 unidade* que introduce la* materia* lo* lugare* 8 el tiem7o. E*to* 9actore*
dan lugar a lo* ,ndice* de recu7eraci6n de la in9ormaci6n 7ero no han deutiliar*e como elemento* de cla*i9icaci6n.
> 9uncione*
Funci6n e* la ca7acidad de acci6n 7ro7ia de lo* 6rgano* en e*te ca*o de la
Admini*traci6n *u ca7acidad de actuaci6n a travé* de actividade* 8 tarea*.
/a identi9icaci6n de la* 9uncione* 8 de lo* 6rgano* 7roductore* entendido* é*to*
como aquéllo* que tienen la com7etencia de emitir documento* 7ara la tramitaci6nadmini*trativa 8 *on re*7on*a>le* de la ge*ti6n 8 *eguimiento de e*ta tramitaci6n *on
9undamentale* 7ara el archivero 7ue* la 7la*maci6n 9,*ica de e*ta* 9uncione*
7roducida* 7or un determinado 6rgano dan lugar al tipo documental que e* la
e+7re*i6n ti7i9icada de unidade* documentale* con una* caracter,*tica* e*tructurale*
en general homogénea* de actuacione* nica* o *ecuenciale* normalmente
regulada* 7or una norma de 7rocedimiento derivada* del ejercicio de una 9unci6n 8
realiada* 7or un determinado 6rgano unidad o 7er*ona con com7etencia 7ara ello.
-)Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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(i 7onemo* en relaci6n la* unidade* documentale* 7erteneciente* a un mi*mo ti7o
documental con el 6rgano 7roductor 8 la 9unci6n tendremo* la serie documental que
e* el conjunto de documento* que re*7onde a un mi*mo ti7o documental 7roducido
7or un mi*mo 6rgano *u antecedente o *u con*ecuente *iem7re 8 cuando no 9orme7arte 8a de otro 9ondo de archivo en el ejercicio de una 9unci6n determinada dentro
de una in*tituci6n u organi*mo.
n 6rgano 7uede 7roducir tanta* *erie* documentale* como com7etencia 8 9uncione*
tenga a*ignada* 8 de acuerdo con la* norma* de 7rocedimiento 7uede generar
documento* 7erteneciente* a uno o vario* ti7o* documentale*.
/a identi9icaci6n de la *erie e* 9undamental 7ue* e* el elemento clave 7ara la
organiaci6n del Archivo.
na 4racci-n de erie e* cada una de la* divi*ione* cronol6gica* de una *erie quere*ultan del e*ta>lecimiento de 7lao* concreto* de tran*9erencia 8 e+7urgo.
(.*. "a clai4icaci-n
E* la o7eraci6n mediante la cual lo* documento* 7roducido* o reci>ido* 7or una
determinada unidad admini*trativa *e van *e7arando 9ormando conjunto* orgitrariamenteK 7or tanto la cla*i9icaci6n de>e
9undamentar*e en
A (i e*tamo* en un archivo de o4icina
- en el rinciio de ree!o a la e!r,c!,ra que e* el 7rinci7io 7or el que a
la hora de cla*i9icar *e re*7eta la e*tructura en la que *e generan lo*
documento*. (e a7lica en la* o9icina* *e mantiene a travé* de la* dem
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B (i no* encontramo* a ar!ir de la 4ae de archivo cen!ral
- en el rinciio de ree!o a la rocedencia de lo 4ondo que e* el
7rinci7io 7or el que *e re*7eta la jerarqu,a e+terna de lo* 9ondo* e* decirque hace mantener 8 no meclar lo* documento* 7roducido* 7or una
#n*tituci6n u Organi*mo con lo* que 7rocedan con lo* de otra #n*tituci6n u
Organi*mo aunque lo* ti7o* documentale* *ean *emejante*. !am>ién
*u7one el re*7eto de la jerarqu,a interna de lo* 9ondo* e* decir re*7etar la*
*erie* 7roducida* 7or la* di9erente* divi*ione* de un 9ondo de archivo 7or
ejem7lo Direccione* @enerale* 8 la (ecretar,a @eneral !écnica de una
Con*ejer,a 7ara 9ormar el Fondo de Archivo de una #n*tituci6n que e* la
Con*ejer,a.
- en el 7rinci7io de re*7eto al orden original que e* el 7rinci7io 7or el que *e
re*7eta la cla*i9icaci6n que *e ha8a dado a lo* documento* en *u 9a*e
inicial.
/a cla*i9icaci6n *e materialia en un e?,ema o c,adro de clai4icaci-n que
*irve 7ara la *i*tematiaci6n del 9ondo en *u* *eccione* 8 *erie*.
/a cla*i9icaci6n 7uede *er >
1. Orglecida re*7etando el
orden jer
-
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El anjetiva e+acta 8 *u9iciente 7ara o>tener in9ormaci6n.
-,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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(.0.1. "o in!r,men!o o rocedimien!o de con!rol.
(on documento* de archivo que re9lejan la* 9uncione* de control de lo*
documento* a travé* de la de*cri7ci6n de lo* mi*mo*.Entre é*to* *e 7ueden de*tacar
- Relaci-n de En!rega que e* el im7re*o donde *e recogen lo* dato* de lo*
documento* que *e tran*9ieren de una 9a*e de archivo a la *iguiente 8 que
con*titu8e el in*trumentodocumento de control de la tran*9erencia.
- Inven!ario eneral que e* el in*trumento que *irve 7ara controlar lo*
documento* 7or *erie* documentale* que ha 7roducido cada 6rgano o
unidad admini*trativa.
- Inven!ario Toogr
-
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- 5icha de olici!,d de con,l!a direc!a
- Ceno) di9erenciando entre>
Ceno de archivo que e* el 7rimer in*trumento de control de lo*
9ondo* de archivo que 7ro7orciona la in9ormaci6n >orar la
7lani9icaci6n archiv,*tica 8 7ara e*ta>lecer la* 7ol,tica* de 7rotecci6n 8
u*o adecuado del atrimonio Documental. Recoge de modo *omero lo*
dato* e*enciale* de lo* 9ondo* de archivo *erie* documentale*
7roducida* 8o reci>ida* 7or la* in*titucione* 9echa* e+trema* de lo*
documento* volumen de documento* crecimiento anual *o7orte de lo*
documento* e*tado de con*ervaci6n in*talacione* 7er*onal que
atiende lo* documento* acce*o entre otro*.
Ceno de rod,cci-n de doc,men!o que e* el in*trumento que
7ermite conocer 9undamentalmente cule 7ara e*ta>lecer la* dimen*ione*
de lo* Archivo* Centrale* 8 del Archivo #ntermedio o "i*t6rico e*ta>lecer
el nmero caracter,*tica* 8 cuali9icaci6n 7ro9e*ional del 7er*onal
nece*ario en cada Archivo Central 8 en el Archivo #ntermedio e "i*t6rico
reunida* o no e*ta* do* 9a*e* en un mi*mo centro 8 7oder realiar el
e*tudio de co*te* 8 7re7arar tran*9erencia* que 8a directamente ha8an
de realiar*e al Archivo Regional @eneral u otro Centro de archivo que
rena la* do* 9a*e* ante* citada* 7or ha>er *u7erado lo* documento* la
edad nece*aria 7ara 7ermanecer en la* do* 9a*e* anteriore* o9icina 8
Central
(.0.*. "o in!r,men!o de in4ormaci-n
(on documentaci6n de a7o8o in9ormativo que re9leja la in9ormaci6n contenida en lo*
documento* de archivo.
Entre é*to* *e 7ueden de*tacar
2-Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
-
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- C,adro de clai4icaci-n en lo* que *e re9lejar< la e*tructura del 9ondo de
archivo
- Organigrama de la e!r,c!,ra
- Ta2la de eval,aci-n de ,o de la erie doc,men!ale
- ,ía que *on el 7rimer nivel de de*cri7ci6n 8 *u o>jeto *on lo* archivo* 8
lo* 9ondo*. !ienen la mi*i6n de orientar haciendo valoracione* glo>ale* 8
de*tacando lo mlecen relacione* a7untan >i>liogra9,a 7untualian la
hi*toria de lo* organi*mo* 7roductore* 8 *u* 9ondo*. ueden *er @enerale*
Ide*cri>en un archivoI o E*7eciale* Ide*cri>en un 9ondo o divi*i6n de
9ondoI.
- Ca!en ordenadamente 8 de
9orma individualiada la* 7iea* documentale* o la* unidade* archiv,*tica*
de una *erie o de un conjunto documental que guardan entre ella* una
relaci6n o unidad ti7ol6gica temien 7or *u *o7orte o >ien 7or *u valor hi*t6rico
- 6ndice # 2anco de da!o que o9recen in9ormaci6n e+hau*tiva 8 de r
-
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nece*itar 7lanero* é*to* *eren e*tar en lugar 8 modo en que *e
garantice *u cu*todia 8 con9idencialidad./a ma 8 de iquierda a derecha.
En la* caja* 9igurar< la *ignatura to7ogr
-
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1. Primario regulado* 7or norma como *on el administrativo, el legal y el fiscal,
cu8o valor va unido a la 9inalidad 7ara la que *e genera el documento.
*. Sec,ndario que *on aquéllo* que *e derivan de un e9ecto indirecto a la 9inalidad7ara la que 9ueron generado* lo* documento*. Q*to* 7ueden *er e*ta>lecido*
convencionalmente como *on el informativo y el histórico.
$.SERVICIOS UE PRESTAN "OS ARCHIVOS
(u 9inalidad 7rimordial con*i*te en 9acilitar la con*ulta de lo* documento* a la*
in*titucione* 7roductora* al ciudadano 8 a la inve*tigaci6n.
$.1.El acceo # la accei2ilidad de lo doc,men!o de archivo
(e 7ueden de9inir como
a) el acceo a lo* documento* e* la 9acultad concedida 7or le8 que tienen lo*ciudadano* a la con*ulta de lo* documento*
b) la accei2ilidad e* la 7o*i>ilidad de con*ulta de lo* documento* de archivo 7or no
e*tar *ujeto* a re*erva determinada 7or la normativa vigente reguladora de e*ta
materia.
(e con*ideran documento* a9ectado* de reerva aquéllo* que *on *o7orte de lo*
derecho* de9inido* en la Con*tituci6n derecho de lo* ciudadano* a *u intimidad a la7ro7ia imagen la *eguridad del E*tado 8 la averiguaci6n de lo* delito*. E*to*
documento* no *on acce*i>le* ha*ta que tran*curren lo* 7lao* *eHalado* 7or la*
norma* o 7ueden *erlo con anterioridad *i lo ordena un jue o *e concede una
autoriaci6n e*7ecial de acuerdo a la normativa vigente.
$.*."a con,l!a # el r@!amo
/a* v,a* 7or la* que *e 7uede acceder a lo* documento* *on
2'Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
-
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- la con,l!a que 7uede *er
direc!a *e realiar< en la* de7endencia* del 7ro7io archivo *o>re el
original.
indirec!a 7uede *er ver>al o 7or e*crito.
- el r@!amo que e* la con*ulta o e+7o*ici6n de un original de un documento
cuando é*te *ale del archivo.
.El EFPURO
/a conservación e* la actividad que com7rende toda* la* actuacione* nece*aria*
7ara que lo* documento* de archivo *e con*erven en tanto duren *u* valore*. E*ta*
actuacione* *o>re todo 7reventiva* 8 tam>ién curativa* *on de diver*a ,ndole de*de
la de>ida calidad de lo* *o7orte* 8 tinta* ha*ta la* in*talacione* adecuada* en cada
9a*e de archivo 7a*ando 7or lo* tratamiento* 9,*ico* conveniente* la* correcta*
actuacione* re7rogriendo 7erdido *u* otro* valore*
no tienen ni *e 7revé que tengan valor hi*t6rico. El e+7urgo entraHa una o7eraci6n
la elecci-n 8 una tarea la eliminaci-n.
.1.O2+e!ivo
!re* *on lo* o>jetivo* del e+7urgo
1. o>tener una corriente 9luida de documento* e* decir *e trata de e*ta>lecer
el 7lao de retenci6n de documento* de cada 9a*e de archivo
&. lograr ahorro* *u*tanciale* en el tiem7o de >*queda como en e*7acio de
de76*ito
%. que una ve terminada la eliminaci6n *e *iga manteniendo la coherencia
archiv,*tica del 9ondo documental.
2(Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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.*."a elecci-n
E* la o7eraci6n intelectual 8 material de identi9icaci6n de evaluaci6n 8 de localiaci6n
de la* *erie* o 9raccione* de *erie que han de *er eliminada* o con*ervada* en virtudde lo* criterio* 8 7lao* que *e e*ta>lecan a travé* de la valoraci6n 7revio in9orme
del 6rgano colegiado corre*7ondiente en la Comunidad de Madrid el Con*ejo de
Archivo*
.*.1. "o cri!erio de elecci-n doc,men!al
(on
- rocedencia # evidencia. (uelen *er mle como un in9orme que lo* c
documento validado que uno *in validar o un documento rico o am7liado en
cautela* di7lomre el que e* 7o>re
en ella*
-cronol-gico. En mucho* 7a,*e* *e ha e*ta>lecido un aHo di*criminatorio ouna eta7a ante* de la cual no e* 7o*i>le realiar ningn e+7urgo.
.*.*. "o rocedimien!o de elecci-n doc,men!al
(on lo* *iguiente*
a) e+emlar o !e!igo. (e con*erva un documento de cada *erie 7ara dejar
con*tancia de una determinada 7r
-
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b) c,ali!a!ivo o elec!ivo. Con*i*te en la con*ervaci6n de aquello*
documento* con*iderado* lo* m
>a*ada en criterio* o>jetivo*. /o* mético* geogrilidade* que le* a9ectan. E*ta* re*7on*a>ilidade* *on de cu*todia de
2*Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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con*ervaci6n de tratamiento adecuado de *ervicio e9ica a lo* u*uario* 8 de
tran*9erencia a la 9a*e *iguiente. Son lo Ingreo ordinario.
"a 4ae de archivo. (on la* 9a*e* 7or la* que atravie*an *egn *u edad 8 en 9lujocon*tante lo* documento* generado* 7or una in*tituci6n que con*titu8en un >loque
unitario de*de que nacen en la o9icina ha*ta que ingre*an en la 9a*e de Archivo
"i*t6rico. /a* 9a*e* *on cuatro
1. Archivo de o4icina. /o* documento* 7ermanecen en e*ta 9a*e en tanto
dure *u trir< la totalidad de lo* e+7ediente* en que *e ha8an
dictado acto* admini*trativo* de re*oluci6n que a9ecten de algn modo a
lo* derecho* e intere*e* de la Admini*traci6n o de lo* ciudadano* cuando
dicho* acto* ha8an devenido 9irme* 8 *e ha8an 7racticado 7or la
Admini*traci6n la* actuacione* conducente* a la total ejecuci6n de *u*
7ronunciamiento* 8 lo* e+7ediente* o documento* en que no 7roceda
dictar acto* admini*trativo* de re*oluci6n del carle* de re*erva en cuanto a la acce*i>ilidad.
2+Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
-
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0. Archivo hi!-rico. (6lo llegan lo* documento* que 8a tengan treinta
aHo* de*de *u géne*i* 8 que *e ha e*ta>lecido que tienen valor hi*t6rico
e* decir documento* que han de con*ervar*e 7ermanentemente.
De7endiendo de lo* tratadi*ta* lo* 7lao* milidade*
- Re*7on*a>ilidad de la* cu*todia
- Re*7on*a>ilidad de con*ervaci6n- Re*7on*a>ilidad del tratamiento adecuado
- Re*7on*a>ilidad del *ervicio e9ica a lo* u*uario*
- Re*7on*a>ilidad de *u tran*9erencia a la 9a*e *iguiente
/a utilidad de la tran*9erencia e* 7or
a De*conge*tiona la* o9icina* de documento* con lo cual *e agilia la ge*ti6n
8 7ermite ganar e*7acio 7ara lo* documento* que *e van 7roduciendo.
> "ace 7o*i>le dar un tratamiento 8 *ervicio adecuado a lo* documento* en
cada 9a*e de archivo lo que redundar< en un e9ica *ervicio a la* unidade*
7roductora*.
c Agilia el *ervicio a la* unidade* 7roductora* mediante la con*ulta o
7ré*tamo de lo* documento*.
d Facilita 8 garantia la con*ulta de lo* documento* a lo* ciudadano* 7ara la
ge*ti6n de *u* intere*e*.
e @arantia la con*ervaci6n de lo* documento* al *ituarlo* en lugare*
adecuado* 8 al e*tar controlado* 8 tratado* convenientemente 7or
7ro9e*ionale*.
/a tran*9erencia quedar< 7la*mada en una Relaci-n de En!rega que e* un
im7ortante in*trumento jur,dico e* la 7rue>a de tra*7a*o de lo* documento* 8 e* un
in*trumento de ge*ti6n 7ara el remitente que 7uede a*, localiar lo* documento*
tran*9erido* 8 7ara el rece7tor que encuentra in9ormaci6n 7ara la cla*i9icaci6n ....
Adem*queda de documento* cum7liendo
tam>ién la 9unci6n de un inventario.
2,Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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/a* tran*9erencia* de2en reali7are eg=n ,n calendario 7reviamente 9ijado 8
*egn un 7rocedimiento e*ta>lecido.
'.*.Ingreo e8!raordinario.
Otra 9orma de llegar lo* documento* a lo* Centro* de archivo e* mediante lo*
denominado* Ingreo e8!raordinario que *on aquéllo* que *e 7roducen *in 7lao
determinado ni 7eriodicidad *in calendario etc ... tal como *e realia>an la*
tran*9erencia*.
ueden di*tinguir*e e*to* ti7o*
1. Donaci-n que e* la entrega de documento* *in mediaci6n de com7ra o
intercam>io de >iene*. No hace 9alta ninguna 9ormalidad jur,dica *alvo la
redacci6n de un Acta de entrega.
*. "egado. #gual que la modalidad anterior 7ero realiada 7or manda
te*tamentaria.
. Comra.
0. Rein!egraci-n que e* devolver al archivo lo* documento* que han e*tado
en 7oder de otro* organi*mo* 7er*ona* o nacione*.
(. De-i!o. E* el de76*ito 7or un 7er,odo de tiem7o determinado o
indeterminado que no im7lica tran*9erencia alguna de 7ro7iedad *alvo
cllico. En ca*o de que no ha8a
re*7on*a>le *e realiar< acorde lo e*ta>lecido en la /e8 de atrimonio
"i*t6rico E*7aHol *o>re 7rotecci6n del 7atrimonio.
&.Conceptos básicos e !"c#i$%stic!
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