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Como notificar uso de la
cuenta Fondo Dólar de
Distrito
Tutorial de Ingreso de Plataforma Virtual
Paso 1 – Ingresa a la pagina:
http://www.scoutsecuador.org/site/ elige la
opción “SIREG 2,0”
Paso 1 – Desde el Usuario de Comisionado
Distrital usted podrá ver el saldo de “Fondo
Dólar de Distrito” en la pestaña “Manejo
Económico”
Muy importante mencionar que cada Distrito
Tiene asignado su saldo de la Cuenta Fondo
tomado del reporte consolidado de los años
anteriores enviado por el departamento
Financiero al 31 de Diciembre de 2016.
Este valor se asigna a cada Distrito de la
siguiente manera:
Por cada chico que hayan pagado tarifa
Completa (15 dólares) se asigna un dólar
para el Distrito en este año.
Proceso asignar fondo para uso
de los Grupos Scout del Distrito
En el caso de que el Consejo de Distrito acuerde el
uso de fondo de dólar Distrito por cada Grupo Scout
(inscripciones, eventos, etc) adjuntamos el siguiente
proceso a seguir para formalizar el mismo
Paso 1 – En el módulo “Manejo Económico”
seleccione el botón “Más opciones Generales”
Se desplegará el Menu “Transferencias”
Paso 2 – Escoja la categoría Fondo, y “transferir a? – Grupos”, de
esta manera usted podrá llenar la descripción, el grupo y valor de
dinero acordado por el Consejo de Distrito
Para culminar la transacción haga click en “transferir”
Paso 3 – En el detalle de transacciones usted podrá ver el valor
entregado al Grupo Scout
Cada grupo Scout podrá hacer uso del fondo asignado –
adjuntamos un tutorial que puede ser difundido a cada Grupo
Scout
Proceso para usar Fondo en
Inscripciones tanto de membresía
como de eventos – para
miembros del equipo Distrital
Paso 4 – En el módulo “Manejo Económico”
seleccione el botón “Agregar transacción”
Paso 5 – Ingrese los datos y cifras del Egreso
con la categoría “Fondo” cuenta “Fondo”
Paso 2 – En el módulo “Manejo Económico”
seleccione el botón “Agregar transacción”
Paso 3 – Ingrese los datos y cifras del Egreso
con la categoría “Fondo” cuenta “Fondo”
Nota - De no contar con el monto
solicitado usted será notificado del
siguiente mensaje
Paso 4 – En su detalle de transacciones
aparecerá el siguiente mensaje
Con motivo de agilitar elproceso de formalizacióndel uso del fondo,automáticamente seenviara un correo a cadajefe de Grupo del Distrito,los mismos desde su correoelectrónico podránaceptar el gasto solicitado.
Paso 6 – Cuando la mitad más uno de los jefes de Grupo
hayan aceptado la transacción Se generará un egreso
con el valor solicitado. Haga click en botón recibo
Es bueno mencionar que con esto se cumple la formalización de uso del dólar del Distrito,
lo que agilita el proceso, (estamos consientes que el recopilar firmas para enviar un acta
de consejo de distrito por lo que este proceso se optimiza de esta manera, en el caso de
que algún Distrito desee seguir formalizando el uso de fondos por medio de firmas es libre
de seguirlo haciendolo)
Paso 7 – Haga click en el botón “pago de
inscripción o Pago eventos” en el Módulo
“Ordenes de Pago”
Paso 8 – Cree la orden de manera normal
pero escoja la opción de fondo
Muy importante mencionar que para cualquier otro tipo de pago (deposito transferencia) usted deberá seleccionar la categoría “Deposito o Transferencia”
Paso 9 – Elija el miembro y Adjunte el comprobante de egreso (El
mismo debe estar lleno y firmado) Caso contrario no podremos
avalar el pago. El valor debe ser exacto.
Proceso para usar Fondo en
Compras de la tienda Scout
Paso 4 – En el módulo “Manejo Económico”
seleccione el botón “Agregar transacción”
Paso 5 – Ingrese los datos y cifras del Egreso
con la categoría “Fondo” cuenta “Fondo”
Paso 9 – Usted debe enviar o hacer llegar el egreso lleno y firmado
lo cual se intercambiara por los artículos de la tienda Scout (El
valor del egreso debe ser exacto).
Como efectivizar el pago Gastos
Acordados por el Distrito -
Proveedores externos
Paso 2 – En el módulo “Manejo Económico”
seleccione el botón “Agregar transacción”
Paso 3 – Ingrese los datos y cifras del Egreso
con la categoría “Fondo” cuenta “Fondo”
Nota - De no contar con el monto
solicitado usted será notificado del
siguiente mensaje
Paso 4 – En su detalle de transacciones
aparecerá el siguiente mensaje
Con motivo de agilitar elproceso de formalizacióndel uso del fondo,automáticamente seenviara un correo a cadajefe de Grupo del Distrito,los mismos desde su correoelectrónico podránaceptar el gasto solicitado.
Paso 6 – Cuando la mitad más uno de los jefes de Grupo
hayan aceptado la transacción Se generará un egreso
con el valor solicitado. Haga click en botón recibo
Es bueno mencionar que con esto se cumple la formalización de uso del dólar del Distrito,
lo que agilita el proceso, (estamos consientes que el recopilar firmas para enviar un acta
de consejo de distrito por lo que este proceso se optimiza de esta manera, en el caso de
que algún Distrito desee seguir formalizando el uso de fondos por medio de firmas es libre
de seguirlo haciendolo)
Se generará un comprobante numerado el cual debe ser impreso firmado por
el Comisionado de Distrito
Este documento en conjunto con la factura original del consumo debe ser
remitido de manera original a la Oficina Nacional (el pago se realizara en
un lapso desde hasta 15 días en la cuenta notificada por el proveedor o el
solicitante del reembolso)
Nota importante: Recomendamos en la medida de posible las facturas
sean a nombre de la ASE (datos a continuación), de esta manera al
enviar la factura la Asociación podrá realizar los pagos y retenciones
respectivos dados por ley.
Se puede adjuntar la proforma con las especificaciones del caso y la
Asociación realizara la compra y entregará lo solicitado por el Distrito
En el caso de ser un reembolso de un valor ya gastado, compartimos la
siguiente información
Para facturas de hasta 50 dólares (reembolso completo)
A nombre de: Nicolás Zapata
Cédula No. 1722278437
Teléfono: 022525070
Dirección: Tamayo N21 – 229 y Roca
Para facturas de más de 50 dólares*
A nombre de: Asociación de Scouts del Ecuador
Cédula No. 1791230698001
Teléfono: 022252617
Dirección: America N-35 101 y Mañosca
*En este caso se reembolsará el valor de la factura restando el costo de la
retención que se debe hacer por ley.
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